כאשר תוכן האתר מאורגן בצורה לוגית וקל לאיתור, קל יותר לתחזק ולנהל אותו, והמשתמשים באתר פרודוקטיביים יותר. כמנהל אוסף אתרים או כבעלים של אתר, מומלץ לתכנן את אסטרטגיית האתר שלך לפני יצירת האתר. במאמר זה, נחקור:
- איזה סוג תוכן יופיע באתרים?
- כיצד המשתמשים שלך ימצאו תוכן וייגשו אליו?
- מה המשתמשים צריכים לעשות עם התוכן?
איזה סוג תוכן יופיע באתרים?
לאחר שהקדשת מחשבה למספר ולסוג האתרים הרצויים, תכנן את התוכן שיאוחסן באתרים אלה. המטרה של תכנון תוכן זה היא לקבוע:
- אילו סוגים של רשימות, ספריות או דפים ברצונך ליצור באתרים כדי לארגן תוכן ניתן להשתמש בספריות כדי לאחסן מסמכים וקבצים אחרים, ורשימות יכולות להיות שימושיות למעקב אחר משימות או בעיות. דפים הם פריטים בודדים בתוך אתר שבו ניתן להציג תוכן, יישומים, קישורים ועוד.
- אילו סוגי יישומים ברצונך לכלולSharePoint - יישומים מוכללים כגון ספריות מסמכים ורשימות, אך תוכל גם ליצור יישומים משלך או לקנות יישומים מספקים חיצוניים בחנות SharePoint.
- אם ברצונך ליצור סוגי תוכן סוגי תוכן עוזרים לך להתאים אישית את האופן שבו אתה מטפל בסוגי תוכן ספציפיים ועוקבים אחריהם.
ייתכן שהארגון שלך ירצה לבצע סוג זה של תכנון באופן מרוכז (במיוחד עבור סוגי תוכן), אך זהו גם סוג התכנון שעליך לעודד בעלי אתרים בודדים לבצע כאשר הם מתאימים אישית את האתרים שעליהם הם אחראים.
אילו סוגי יישומים ברצונך להוסיף?
בנוסף לחשיבה על סוגי תוכן, ייתכן שתרצה לחשוב על סוגי המידע האחרים שיאוחסן באתרים, או על סוגי המשימות שאנשים בארגון שלך היו רוצים להשתמש באתרים לניהול. הדבר יעזור לך לתכנן את הסוגים השונים של היישומים שייתכן שתרצה להוסיף לאתרים כדי להתחיל בעבודה. לדוגמה, אם אתה יודע שאתה מעוניין במקום לאחסון מסמכים, סביר להניח שתרצה להוסיף ספריית מסמכים. אם אתה יודע שברצונך לעקוב אחר תאריכים חשובים, ככל הנראה תרצה לוח שנה.
אינך צריך להוסיף את כל היישומים שייתכן שתזדקק להם בסופו של דבר באופן מיידי. בעלי אתרים יכולים להוסיף ולהסיר יישומים חדשים לאורך זמן, כאשר צרכי העסק משתנים. אך תכנון מוקדם לגבי האופן שבו ברצונך להתאים אישית את תוכן האתרים שלך יכול לסייע להבטיח שהאתרים יהיו שימושיים למשתמשים באופן מיידי.
SharePoint כולל יישומים מוכללים שימושיים למגוון מטרות עסקיות, החל מאחסון וניהול מסמכים, דרך ניהול ומעקב אחר פרוייקטים וכלה בתקשורת. באפשרותך להוסיף מופעים מרובים של סוגים אלה של יישומים לאתר באפשרותך גם לקנות ולהוסיף יישומים של ספקים חיצוניים מחנות SharePoint לאתר שלך.
לקבלת מידע נוסף, ראה הוספת יישום לאתרוקניית יישום מחנות SharePoint.
האם עליך להגדיר סוגי תוכן?
סוגי תוכן מאפשרים למשתמשי אתר ליצור במהירות סוגי תוכן מיוחדים באמצעות הפקודה 'פריט חדש ' או 'מסמך חדש ' ברשימה או בספריה. סוגי תוכן הם שימושיים מאחר שהם מספקים לבעלי אתרים דרך להבטיח שהתוכן יהיה עקבי בכל האתרים. סוגי תוכן גם מאפשרים לרשימה או לספריה בודדת להכיל סוגי פריטים או סוגי מסמכים מרובים. בעלי אתרים יכולים לקבוע מראש פרטים ספציפיים אודות התוכן כאשר הם מגדירים סוגי תוכן עבור אתר, רשימה או ספריה.
בעלי אתר יכולים להגדיר סוגי תוכן עבור פריטי רשימה, מסמכים או תיקיות.
ייתכן שיהיה לך נוח להגדיר סוגי תוכן עבור חלק מהתוכן שלך אם התוכן שלך עומד באחד מהקריטריונים הבאים:
| אם זה נכון: | סוגי תוכן עשויים להיות שימושיים עבורך בדרכים הבאות: |
|---|---|
| יש לך סוגים ספציפיים של מסמכים בעלי תבנית או מטרה סטנדרטית וברצונך שהם יהיו עקביים ברחבי הארגון. | קבע את התצורה של סוגי תוכן אתר עבור סוגים אלה של מסמכים ברמת אתר הצוות כדי שיהיו זמינים לשימוש בכל אתרי המשנה של אתר הצוות. באופן זה, כל המשתמשים בארגון שלך ייצרו מסמכים אלה בדרכים עקביות. |
| יש לך תבניות ספציפיות שאנשים חייבים להשתמש בהן עבור סוגים ספציפיים של מסמכים. | הוסף תבניות מסמך אלה לסוגי התוכן הרלוונטיים כך שכל המסמכים החדשים שנוצרו מסוג התוכן ישתמשו בתבנית. |
| קיימת ערכה סטנדרטית של מידע שברצונך לעקוב אחריה עבור סוגים ספציפיים של מסמכים או פריטים. | הוסף עמודות לסוג התוכן שלך כדי לעקוב אחר מידע זה. אם חלק כלשהו מהמידע חיוני במיוחד, באפשרותך להגדיר עמודות אלה כנדרש. באפשרותך גם לספק ערכי ברירת מחדל עבור עמודות ספציפיות בעת קביעת התצורה של סוג התוכן. |
| קיים תהליך עסקי מוגדר עבור האופן שבו סוגים מסוימים של מסמכים מטופלים או נסקרים תמיד. | שקול לקבוע את תצורתן של זרימות עבודה עבור סוגי תוכן ספציפיים. באפשרותך להשתמש בזרימות עבודה לניהול תהליכים עסקיים, כגון סקירה או אישור של מסמכים. |
לאחר זיהוי תוכן שעבורו ברצונך להגדיר סוגי תוכן, עליך לחשוב היכן ברצונך להגדיר סוגי תוכן. אם תגדיר סוגי תוכן אתר ברמת אתר הצוות, הם יהיו זמינים באופן נרחב לשימוש חוזר ברשימות ובספריות בתוך כל אתרי המשנה של אתר הצוות שלך. בעלי אתר בודדים יכולים גם להגדיר סוגי תוכן אתר עבור האתרים שלהם, אם כי סוגי תוכן אלה יהיו זמינים לשימוש ברשימות ובספריות באתר זה ובכל האתרים שתחתיו.
ייתכן שיהיה מועיל ליצור גיליון אלקטרוני או טבלה שמתעדים את המידע שברצונך לכלול בעת הגדרת סוגי התוכן שלך. לדוגמה, תוכל להתחיל ביצירת פריט בסיסי כמו הטבלה שלהלן, ולאחר מכן להתאים אותו כך שיכלול כל מידע נוסף שעשוי להועיל לך למעקב, כגון האתרים או הצוותים שישתמשו בסוגי התוכן:
| סוג תוכן חדש | סוג תוכן אב | עמודות | תבנית מסמך | זרימות עבודה |
|---|---|---|---|---|
| ציין את שם סוג התוכן שברצונך ליצור. | ציין את סוג תוכן האב שממנו הוא ייווצר. | פרט את העמודה החדשה או הקיימת שברצונך להוסיף לסוג התוכן. | ציין אם תהיה תבנית מסמך המשויכת לסוג התוכן. | ציין אם יהיו זרימות עבודה המשויכות לסוג התוכן. |
לקבלת מידע נוסף אודות עבודה עם סוגי תוכן, ראה יצירה או התאמה אישית של סוג תוכן.
כיצד המשתמשים שלך ימצאו תוכן וייגשו אליו?
חשוב על האופן שבו משתמשי האתר ימצאו את התוכן באתרי SharePoint שלך וישתמשו בו. תכנון מסוג זה יעזור לך לקבל החלטות לגבי אופן קביעת התצורה של הניווט והחיפוש עבור אתר הצוות ואתרי המשנה שלו.
אילו אתרים ברצונך לכלול בניווט הכללי שלך?
כדי לתכנן את הניווט, כדאי ליצור דיאגרמה של האתרים בהירארכיית האתרים שלך. אם כבר יצרת דיאגרמה בעת תכנון אתרים, תוכל להתחיל עם הדיאגרמה ולשנות אותה. כלול את כל אתרי המשנה של אתר הצוות שלך. ייתכן שתרצה לכלול רשימות או ספריות חשובות הקיימות באתר הצוות ובאתרי המשנה שלו. פעולה זו תסייע לך לזהות במבט מהיר את היעדים החשובים שמשתמשי האתר עשויים לרצות למצוא אם הם מתחילים מדף הבית של אתר הצוות שלך.
הניווט העליון באתר מספק את מה שנקרא ניווט כללי.
כברירת מחדל, כל אתר משתמש בניווט עליון משלו, אך באפשרותך להחליט לאפשר לאתרים לקבל בירושה ניווט עליון מאתר האב, כך שחווית הניווט תהיה עקבית בכל האתרים. באפשרותך לקבוע אילו אתרים יופיעו בניווט העליון. באפשרותך גם לכלול קישורים לכל כתובת URL אחרת שתרצה, למקרה שתרצה לשלב קישורים למשאבים חיצוניים בניווט של האתר שלך. לקבלת מידע נוסף אודות התאמה אישית של הניווט העליון, ראה התאמה אישית של הניווט באתר הצוות שלך.
אם יש אתרי משנה רבים עבור אתר הצוות שלך, ייתכן שלא תרצה לחשוף את כולם בסרגל הקישורים העליון מאחר שהדבר עלול להכביד על משתמשי האתר. אך בנוסף, אינך מעוניין להפוך אתרים או תוכן חשובים לבלתי ניתנים לגילוי. השתמש בדיאגרמת הירארכיית אתרים כדי לזהות את אתרי המפתח שברצונך לחשוף בניווט הכללי שלך.
כיצד אנשים ינווטו בתוך אתרים?
בנוסף לניווט העליון, אתרים מציגים גם רכיב ניווט בצד הימני של הדף שנקרא 'הפעלה מהירה'.
בדרך כלל, ההפעלה המהירה מציגה קישורים ספציפיים לאתר הנוכחי, וניתן להשתמש בה כדי להדגיש את התוכן החשוב ביותר. בעת יצירת רשימה או ספריה חדשה, קישור חדש יופיע באופן אוטומטי תחת אחרון בהפעלה המהירה. רק חמשת הקישורים החדשים ביותר מופיעים במקטע אחרון.
באפשרותך להתאים אישית את ההפעלה המהירה כדי להוסיף או להסיר קישורים לרשימות ולספריות באתר. באפשרותך גם לקבץ קישורים תחת כותרות מותאמות אישית. אם תבחר שכל אתרי המשנה יירשו את הניווט הכללי, יהיה חשוב לבעלי אתרים להתאים אישית את הניווט בהפעלה המהירה מכיוון שזו תהיה הדרך העיקרית שבה משתמשים ימצאו תוכן בתוך אתר כשיבקרו בו. אם תחליט שאתרי המשנה לא יקבלו בירושה את הניווט הכללי מאתר הצוות, המשתמשים יוכלו להשתמש הן בסרגל הקישורים העליון והן בהפעלה המהירה באתר משנה כדי למצוא את התוכן בתוכו. לקבלת מידע נוסף אודות עריכת הקישורים בהפעלה המהירה, ראה התאמה אישית של הניווט באתר הצוות שלך.
על מה עליך לחשוב בעת תכנון חיפוש?
סביר יותר שהמשתמשים ירצו להשתמש ב- SharePoint כאשר הם יוכלו למצוא בקלות את המידע הדרוש להם. על-ידי שימוש בתכונות תוכן כגון סוגי תוכן, או על-ידי הוספת עמודות מטה-נתונים לרשימות ולספריות, באפשרותך לסייע בהפיכת התוכן לקל יותר לגילוי באמצעות חיפוש.
מנהלי אוסף אתרים ומנהלי אתרים יכולים לבצע מספר תצורות כדי להתאים אישית את חוויית החיפוש עבור המשתמשים.
| לשם כך: | עיין בנושא זה: |
|---|---|
| התאמה אישית של הסגנון וההגדרות המשפיעים על תוצאות החיפוש, באפשרותך להתאים אישית את מרכז החיפוש ואת רכיבי ה- Web Part הנמצאים בשימוש בדפי מרכז החיפוש. | ניהול מרכז החיפוש ב- SharePoint |
| צור כללי שאילתה כדי לשפר את האופן שבו החיפוש מגיב לכוונת המשתמש. | ניהול כללי שאילתה |
| התאמה אישית של מקורות התוצאות עבור חיפושים. | ניהול מקורות של תוצאות |
| הצגה, יצירה או שינוי של מאפיינים מנוהלים או מיפוי מאפיינים סרוקים למאפיינים מנוהלים. | ניהול סכימת החיפוש ב- SharePoint |
| כדי לייצא ולייבא הגדרות תצורה מותאמות אישית של חיפוש בין אתרים. ההגדרות שאתה מייצא ומייבא כוללות את כל מקורות התוצאות, סוגי התוצאות, מודלי הדירוג, הגדרות חיפוש האתרים וכללי השאילתות המותאמים אישית. | ייצוא וייבוא של הגדרות תצורה מותאמות אישית של חיפוש |
כיצד תוכן הופך לזמין בחיפוש
שירות החיפוש מתוזמן לסרוק תוכן של SharePoint כל חמש דקות. לאחר הוספת פריט לאתר SharePoint, יחלוף פרק זמן לפני שהוא ייכלל באינדקס ויוחזר בתוצאות החיפוש. משך זמן זה משתנה בהתאם לפעילויות המשתמש הנוכחיות. משימות כגון העברת אתרים, שדרוג ותחזוקה מגדילות את העומס על צינור יצירת האינדקס. לרוב, פריטי תוכן חדשים אמורים להופיע בתוצאות חיפוש בתוך שעה.
מה המשתמשים צריכים לעשות עם התוכן?
על-ידי הצגת שאלות בסיסיות אודות הפעולות שמשתמשי אתר צריכים לעשות עם תוכן, באפשרותך לקבוע כיצד ייתכן שיהיה עליך לקבוע את התצורה של אתרים, רשימות או ספריות ספציפיים, וכן באילו תכונות ספציפיות משתמשי האתר צריכים להשתמש.
| שאלות שכדאי לחקור: | שיקולים עבור תצורת תוכן: |
|---|---|
| האם עליך לעקוב אחר גירסאות של סוגים מסוימים של מסמכים או פריטי רשימה? |
|
| האם משתמשי האתר יזדקקו ליכולת לעבוד או לשתף פעולה בו-זמנית על סוגי מסמכים ספציפיים? |
|
| האם סוגי תוכן ספציפיים דורשים אישור לפני שהם נגישים באופן נרחב |
|
| האם סוגים מסוימים של מסמכים כפופים לתהליכים עסקיים ספציפיים או לזרימות עבודה אנושיות? |
|
| האם תשתמש ברשימות כדי להניע או לנהל תהליכים |
|
| האם יופיע תוכן רגיש באתרים שיש להגביל אותו לגישה כללית |
|
| האם המשתמשים יצטרכו לקבל עדכונים אודות שינויי תוכן? |
|