מהו אתר של 'מרכז המסמכים'?

SharePoint מציע חוויה מדרגית ועשירה בתכונות לניהול תוכן. אם עליך לנהל כמות גדולה של קבצים, שקול להשתמש בתבנית אתר של מרכז המסמכים. תבנית זו ממוטבת לניהול מסמכים בקנה מידה גדול. היא יכולה לחסוך זמן ולעזור לך להיות יעיל יותר. התבנית כוללת גירסאות, מזהי מסמכים, ערכות מסמכים, ניווט במטה-נתונים וסוגי תוכן.

אתר מרכז המסמכים מתאים לשני התרחישים הבאים:

• סביבת עריכה בסביבת עריכה של מרכז המסמכים, משתמשים יוצרים ועורכים אלפי מסמכים או נכסי מדיה המאוחסנים במאגר מרכזי.
• ארכיון תוכן בארכיון תוכן, כגון Knowledge Base, משתמשים מאחסנים או מציגים מסמכים.

מאמר זה מתאר את התכונות בתבנית אתר של מרכז המסמכים.

כדי ליצור מרכז מסמכים, ראה שימוש בתבניות כדי ליצור סוגים שונים של אתרי SharePoint

מה נמצא באתר מרכז המסמכים?

תבנית האתר 'מרכז המסמכים' מכילה תכונות שמאפשרות ליצור ולנהל ערכות גדולות של מסמכים ביתר קלות ויעילות. ברוב המקרים, בעל אתר יכול להוסיף כל אחת מתכונות אלה בנפרד. תבנית האתר 'מרכז המסמכים' הופכת את תכונות ניהול המסמכים המומלצות לזמינות באופן אוטומטי. הסעיפים הבאים מתארים בקצרה תכונות אלה.

באפשרותך להשתמש באתר 'מרכז המסמכים' כסביבת עריכה או כארכיון תוכן. בסביבת עריכה, משתמשים מוציאים ומכניסים קבצים לעתים קרובות ויוצרים מבני תיקיות עבור קבצים אלה. ניהול הגירסאות זמין, וגירסאות קודמות של כל מסמך נשמרות. בנוסף, זרימות עבודה יכולות לשלוט במחזורי החיים של מסמכים.

לעומת זאת, מעט מאוד עריכה מתרחשת בארכיון תוכן. משתמשים רק מציגים או מעלים מסמכים. תבנית האתר 'מרכז המסמכים' תומכת ביצירת סוג של ארכיון תוכן שנקרא ארכיוני Knowledge Base. בדרך כלל, מאגרי ידע מכילים גירסאות בודדות של מסמכים ואתר יכול להתרחב לכדי מיליוני קבצים. בתרחיש אופייני, כגון מרכז תמיכה טכנית של ארגון גדול, אלפי אנשים עשויים לגשת לתוכן, בעיקר כדי לקרוא אותו. רק חלקם העלו תוכן חדש לאתר.

הפריטים הבאים מתארים כמה תכונות של SharePoint שבאפשרותך לכלול באתר מרכז המסמכים. בנוסף ליכולות אלה, ארגונים מסוימים מתאימים אישית את המראה והניווט של מרכז המסמכים. חלקם מוסיפים רכיבי Web Part מותאמים אישית.

ניווט במטה-נתונים

מטה-נתונים מנוהלים הם מערכת שמקצה מונחים מסוימים למסמכים ב- SharePoint. לאחר מכן, תוכל להשתמש במונחים אלה כדי לסווג את המסמכים. באפשרותך גם להשתמש במטה-נתונים כדי ליצור כלי ניווט רב-עוצמה עבור המשתמשים שיסייע להם למצוא את מה שהם רוצים במהירות.

לדוגמה, נניח שלחברה שלך יש Knowledge Base המכיל מאמרים המסייעים לאנשים לפתור בעיות במוצרים. באפשרותך ליצור מונחי מטה-נתונים המאפשרים למשתמשים לסנן מידע לפי מוצר, לפי סוג בעיה או מאפיינים אחרים.

מזהי מסמכים

באתר מרכז המסמכים, כל פריט תוכן מקבל מזהה ייחודי שאינו קשור למיקום המסמך, כגון קישור לכתובת URL. משמעות הדבר היא שאם תעביר את המסמך או תשנה את שמו, המזהה נשאר זהה. באפשרותך להשתמש במזהה כדי ליצור קישור קבוע עבור המסמך ולמזער קישורים מנותקים.

גירסאות

גירסאות זמינות באופן אוטומטי באתר מרכז המסמכים. משמעות הדבר היא שיש לך באופן אוטומטי היסטוריה של כל הגירסאות השונות של קובץ. בתהליך סקירת מסמך, לדוגמה, משמעות הדבר היא שיש לך תיעוד של כל העדכונים שהוזנו במהלך מחזור הסקירה. באפשרותך לעקוב אחר עדכונים, ליצור קשר עם מגיבים וכן הלאה. בנוסף, אם מתעוררת בעיה עם הגרסה הנוכחית של ערך, אתה יכול לחזור במהירות לגרסה הידועה האחרונה.

סוגי תוכן

סוג תוכן הוא סוג מסוים של תוכן, יחד עם קבוצה של הגדרות עבור התוכן. כאשר משתמש יוצר מסמך בעל סוג תוכן מוגדר, הוא מקבל באופן אוטומטי את כל ההגדרות המתאימות לסוג תוכן זה. מרכז מסמכים עשוי להכיל אוסף של סוגי תוכן – סוגים שונים של מסמכים, וידאו, תבניות וכן הלאה.

סדרן התוכן

סדרן התוכן אינו נכלל באופן אוטומטי באתר מרכז המסמכים, עם זאת, משתמשים רבים מוסיפים אותו. סדרן התוכן הוא תכונה של SharePoint המאפשרת לך לנהל את הארגון והמבנה הכוללים של פריטים. באמצעות מטה-נתונים או סוגי תוכן, סדרן התוכן יכול לנתב באופן אוטומטי מסמכים ופריטים אחרים למיקומים ספציפיים. לדוגמה, ב- Knowledge Base, ייתכן שסדרן התוכן ינתב באופן אוטומטי את כל ההגשות החדשות לספריה מיוחדת שאוספת מאמרים עבור מוצר ספציפי.