באמצעות אשף הייצוא, באפשרותך לייצא נתונים ממסד נתונים של Access ל- Excel בתבנית קובץ הניתנת לקריאה ב- Excel. מאמר זה מראה לך כיצד להכין ולייצא את הנתונים ל- Excel, ומציע כמה עצות לפתרון בעיות נפוצות שעשויות להתרחש.
במאמר זה
ייצוא נתונים ל- Excel: היסודות
בעת ייצוא נתונים ל- Excel, Access יוצר עותק של הנתונים שנבחרו ולאחר מכן מאחסן את הנתונים שהועתקו בקובץ הניתן לפתיחה ב- Excel. אם אתה מעתיק נתונים מ- Access ל- Excel, באפשרותך לשמור את הפרטים של פעולת ייצוא לשימוש עתידי ואף לתזמן את פעולת הייצוא כך שתפעל באופן אוטומטי במרווחים קבועים.
תרחישים נפוצים של ייצוא נתונים ל- Excel
-
המחלקה או קבוצת העבודה שלך משתמשות הן ב- Access והן ב- Excel לעבודה עם נתונים. אתה מאחסן את הנתונים במסדי נתונים של Access, אך משתמש ב- Excel לצורך ניתוח הנתונים והפצה של תוצאות הניתוח. הצוות שלך מייצא כעת נתונים ל- Excel כפי שהוא צריך וכאשר הוא צריך, אך ברצונך להפוך תהליך זה ליעיל יותר.
-
אתה משתמש ותיק ב- Access, אך המנהל שלך מעדיף לעבוד עם נתונים ב- Excel. במרווחים קבועים, אתה מבצע את פעולת ההעתקה של הנתונים ל- Excel, אך ברצונך להפוך תהליך זה לאוטומטי כדי לחסוך בזמן.
אודות ייצוא נתונים ל- Excel
-
Access אינו כולל פקודת “שמירה בשם” עבור התבנית של Excel. כדי להעתיק נתונים ל- Excel, עליך להשתמש בתכונת הייצוא המתוארת במאמר זה או להעתיק את נתוני Access אל הלוח ולהדביק אותם בתוך גיליון אלקטרוני של Excel.
-
באפשרותך לייצא טבלה, שאילתה,טופס או דוח. באפשרותך גם לייצא רשומות נבחרות בתצוגה מרובת רשומות, כגון גליון נתונים.
-
Microsoft Excel כולל פקודה לייבוא נתונים ממסד נתונים של Access. באפשרותך להשתמש בפקודה זו במקום פקודת הייצוא ב- Access; עם זאת, פקודת הייבוא של Excel מאפשרת לך לייבא טבלאות או שאילתות בלבד. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר העזרה של Excel התחברות אל (ייבוא) נתונים חיצוניים.
-
לא ניתן לייצא פקודות מאקרו או מודולים ל- Excel. בעת ייצוא טופס, דוח או גליון נתונים המכילים טפסי משנה, דוחות משנה או גליונות משנה של נתונים, רק הטופס, הדוח או גליון הנתונים הראשיים מיוצאים. עליך לחזור על פעולת הייצוא עבור כל טופס משנה, דוח משנה וגליון נתונים משני שברצונך לייצא ב- Excel.
-
ניתן לייצא רק אובייקט מסד נתונים אחד בפעולת ייצוא. עם זאת, באפשרותך למזג גליונות עבודה מרובים ב- Excel לאחר סיום פעולות הייצוא הבודדות.
הכנה לפעולת הייצוא
לפני ביצוע הליך ייצוא, כדאי לסקור את הנתונים שברצונך לייצא כדי לוודא שאינם כוללים מחווני שגיאה או ערכי שגיאה. אם קיימות שגיאות, נסה לפתור אותן לפני שתייצא את הנתונים ל- Excel. אחרת, עשויות להתעורר בעיות במהלך פעולת הייצוא והמערכת עשויה להוסיף ערכי Null לתאים בגליון העבודה ב- Excel. לקבלת מידע נוסף אודות בעיות שעלולות להתרחש בעת ייצוא ל- Excel, עיין בסעיף פתרון בעיות של ערכים חסרים ושגויים.
אם אובייקט המקור הוא טבלה או שאילתה, החלט אם ברצונך לייצא את הנתונים עם העיצוב שלהם או בלעדיו. החלטה זו משפיעה על שני היבטים בחוברת העבודה שמתקבלת - כמות הנתונים המיוצאים ותבנית התצוגה של הנתונים. הטבלה הבאה מתארת את התוצאה של ייצוא נתונים מעוצבים או נתונים שאינם מעוצבים.
|
ייצוא |
אובייקט מקור |
שדות ורשומות |
עיצוב |
|---|---|---|---|
|
ללא עיצוב |
טבלה או שאילתה הערה: לא ניתן לייצא טפסים ודוחות ללא העיצוב שלהם. |
כל השדות והרשומות באובייקט המשמש כבסיס מיוצאים. |
המערכת מתעלמת מהגדרות המאפיין 'עיצוב' במהלך הפעולה. עבור שדות בדיקת מידע, רק הערכים של מזהי בדיקת המידע מיוצאים. עבור שדות היפר-קישור, התוכן מיוצא כעמודת טקסט המציגה את הקישורים בתבנית displaytext#address#. |
|
עם עיצוב |
טבלה, שאילתה, טופס או דוח |
רק שדות ורשומות המוצגים בתצוגה או באובייקט הנוכחיים מיוצאים. רשומות מסוננות, עמודות מוסתרות בגליון נתונים ושדות שאינם מוצגים בטופס או דוח, אינם מיוצאים. |
האשף מתחשב בהגדרות המאפיין 'עיצוב'. עבור שדות בדיקת מידע, ערכי בדיקת המידע מיוצאים. עבור שדות היפר-קישור, הערכים מיוצאים כהיפר-קישורים. עבור שדות טקסט עשיר, הטקסט מיוצא, אך העיצוב אינו מיוצא. |
בחר בחוברת העבודה של היעד ובתבנית הקובץ. שים לב שניתן לייצא דוחות בתבנית הקובץ הישנה *.xls בלבד ולא בתבנית הקובץ החדשה *.xlsx.
במהלך פעולת הייצוא, Access מבקש ממך לציין את שם חוברת העבודה של היעד. הטבלה הבאה מסכמת את המקרים שבהם נוצרת חוברת העבודה (אם לא הייתה קיימת קודם לכן) ואת המקרים שבהם היא מוחלפת (אם היא אכן קיימת).
|
אם חוברת העבודה של היעד היא |
ואובייקט המקור הוא |
וברצונך לייצא |
אז |
|---|---|---|---|
|
לא קיים |
טבלה, שאילתה, טופס או דוח |
הנתונים, עם עיצוב או ללא עיצוב |
חוברת העבודה נוצרת במהלך פעולת הייצוא. |
|
קיים כבר |
טבלה או שאילתה |
הנתונים, אך לא העיצוב |
חוברת העבודה אינה מוחלפת. גליון עבודה חדש מתווסף לחוברת העבודה ומקבל את שם האובייקט שממנו יוצאו הנתונים. אם גליון עבודה בעל שם זה כבר קיים בחוברת העבודה, Access מבקש ממך להחליף את תוכן גליון העבודה המתאים או לציין שם אחר עבור הגיליון החדש. |
|
קיים כבר |
טבלה, שאילתה, טופס או דוח |
הנתונים, כולל העיצוב |
חוברת העבודה מוחלפת בנתונים המיוצאים. כל גליונות העבודה הקיימים מוסרים ונוצר גליון עבודה חדש בעל אותו שם כמו של האובייקט שיוצא. הנתונים בגליון העבודה של Excel יורשים את הגדרות העיצוב של אובייקט המקור. |
הנתונים מתווספים תמיד לגליון עבודה חדש. לא ניתן לצרף את הנתונים לגליון עבודה קיים או לטווח בעל שם.
הפעלת פעולת הייצוא
-
אם חוברת העבודה של היעד ב- Excel פתוחה, סגור אותה בטרם תמשיך.
-
בחלונית הניווט של מסד הנתונים המשמש כמקור, בחר את האובייקט שברצונך לייצא.
ייצוא של חלק מהנתונים בלבד
אם האובייקט הוא טבלה, שאילתה או טופס וברצונך לייצא חלק מהנתונים בלבד, פתח את האובייקט בתצוגת גליון נתונים ובחר ברשומות הרצויות.
כדי לפתוח טופס בתצוגת גליון נתונים:
-
לחץ פעמיים על הטופס כדי לפתוח אותו.
-
לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטופס ולאחר מכן לחץ על תצוגת גליון נתונים. אם אפשרות זו אינה זמינה:
-
לחץ על תצוגת עיצוב.
-
הקש F4 כדי להציג את חלונית המשימות של גליון המאפיינים.
-
בחר טופס מהרשימה הנפתחת בחלקו העליון של גליון המאפיינים.
-
בכרטיסיה 'תבנית' של גליון המאפיינים, הגדר את המאפיין אפשר תצוגת גליון נתונים לערך כן.
-
בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה תצוגות, לחץ על תצוגת גליון נתונים.
הערה: לא ניתן לייצא חלק מדוח. עם זאת, באפשרותך לבחור או לפתוח את הטבלה או השאילתה שעליה מבוסס הדוח ולאחר מכן לייצא חלק מהנתונים באובייקט זה.
-
-
-
בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייצוא, לחץ על Excel.
-
בתיבת הדו-שיח ייצוא - גיליון אלקטרוני של Excel, סקור את שם הקובץ המוצע עבור חוברת העבודה של Excel (Access משתמש בשם של אובייקט המקור). אם תרצה, באפשרותך לשנות את שם הקובץ.
-
בתיבה תבנית קובץ, בחר בתבנית הקובץ הרצויה.
-
אם אתה מייצא טבלה או שאילתה וברצונך לייצא נתונים מעוצבים, בחר יצא נתונים עם עיצוב ופריסה. לקבלת מידע נוסף, עיין בסעיף הכנה לפעולת הייצוא.
הערה: אם אתה מייצא טופס או דוח, אפשרות זו מסומנת תמיד, אך היא אינה זמינה (מופיעה כמעומעמת).
-
כדי להציג את חוברת העבודה של היעד ב- Excel לאחר סיום פעולת הייצוא, בחר בתיבת הסימון פתח את קובץ היעד לאחר השלמת פעולת הייצוא.
אם אובייקט המקור פתוח ובחרת ברשומה אחת או יותר בתצוגה לפני שהתחלת בפעולת הייצוא, באפשרותך לבחור יצא את הרשומות שנבחרו בלבד. כדי לייצא את כל הרשומות המוצגות בתצוגה, אל תסמן תיבת סימון זו.
הערה: תיבת סימון זו נשארת לא זמינה (מעומעמת) אם לא נבחרו רשומות.
-
לחץ על אישור.
אם תהליך הייצוא נכשל כתוצאה משגיאה, Access מציג הודעה המתארת את סיבת השגיאה. אחרת, Access מייצא את הנתונים ופותח את חוברת העבודה של היעד ב- Excel בהתאם לבחירה שלך בשלב 7. Access מציג תיבת דו-שיח שבה באפשרותך ליצור מפרט המשתמש בפרטים מפעולת הייצוא.
מה עוד עליי לדעת אודות ייצוא?
-
לקבלת מידע אודות אופן השמירה של פרטי הייצוא שלך במפרט שניתן להשתמש בו שוב במועד מאוחר יותר, עיין במאמר שמירת הפרטים של פעולת ייבוא או ייצוא בתור מפרט.
-
לקבלת מידע אודות אופן ההפעלה של מפרטי ייצוא שנשמרו, עיין במאמר הפעלת פעולת ייבוא או ייצוא שנשמרה.
-
לקבלת מידע אודות אופן תזמון ההפעלה של מפרטים במועדים ספציפיים, עיין במאמר תזמון פעולת ייבוא או ייצוא.
-
לקבלת מידע אודות שינוי שם של מפרט, מחיקה של מפרטים או עדכון שמות של קבצי מקור במפרטים, עיין במאמר ניהול משימות נתונים.
פתרון בעיות של ערכים חסרים ושגויים
הטבלה שלהלן מתארת דרכים שונות לפתרון בעיות של שגיאות נפוצות.
עצה: אם גילית כי חסרים ערכים ספורים בלבד, תקן אותם בחוברת העבודה של Excel. אחרת, תקן את אובייקט המקור במסד הנתונים של Access ולאחר מכן חזור על פעולת הייצוא.
|
בעיה |
תיאור ופתרון |
|---|---|
|
שדות מחושבים |
התוצאות של שדות מחושבים מיוצאים; הביטויים הבסיסיים אשר מבצעים את החישובים אינם מיוצאים. |
|
שדות מרובי ערכים |
שדות התומכים בערכים מרובים מיוצאים כרשימת ערכים המופרדים באמצעות נקודה-פסיק (;). |
|
תמונות, אובייקטים וקבצים מצורפים |
רכיבים גרפיים (כגון סמלים, תוכן של שדות אובייקט OLE וקבצים מצורפים המהווים חלק מנתוני המקור) אינם מיוצאים. הוסף אותם לגליון העבודה באופן ידני לאחר סיום פעולת הייצוא. |
|
גרף |
כאשר אתה מייצא טופס או דוח המכיל אובייקט גרף של Microsoft, אובייקט הגרף אינו מיוצא. |
|
נתונים בעמודה הלא נכונה |
ערכי Null בגליון העבודה שנוצר מוחלפים לעתים על-ידי הנתונים שצריכים להופיע בעמודה הבאה. |
|
ערכי תאריך חסרים |
ערכי תאריך המוקדמים יותר מה-1 בינואר, 1900 אינם מיוצאים. התאים המתאימים בגליון העבודה יכילו ערך Null. |
|
ביטויים חסרים |
ביטויים המשמשים לחישוב ערכים אינם מיוצאים ל- Excel. רק תוצאות החישובים מיוצאות. הוסף באופן ידני את הנוסחה לאחר סיום פעולת הייצוא. |
|
טפסי משנה, דוחות משנה וגליונות נתונים משניים חסרים |
בעת ייצוא טופס, דוח או גליון נתונים, רק הטופס, הדוח או גליון הנתונים הראשיים מיוצאים. עליך לחזור על פעולת הייצוא עבור כל טופס משנה, דוח משנה וגליון נתונים משני שברצונך לייצא. |
|
עמודות חסרות או מעוצבות בצורה לא נכונה |
אם אף אחת מהעמודות אינה נראית מעוצבת בגליון העבודה שנוצר, חזור על פעולת הייצוא, הקפד לבחור בתיבת הסימון יצא נתונים עם עיצוב ופריסה באשף. ולהפך, אם רק חלק מהעמודות נראות מעוצבות בצורה שונה מהגירסאות באובייקט המקור, החל את העיצוב הרצוי באופן ידני ב- Excel. עיצוב עמודה ב- Excel
|
|
הערך "#" בעמודה |
ייתכן שתראה את הערך # בעמודה המתאימה לשדה 'כן/לא' בטופס. הדבר יכול להיות תוצאה של הפעלת פעולת הייצוא מחלונית הניווט או בתצוגת טופס. כדי לפתור בעיה זו, פתח את הטופס בתצוגת גליון נתונים לפני ייצוא הנתונים. |
|
מחווני שגיאה או ערכי שגיאה |
חפש מחווני שגיאה (משולשים ירוקים בפינות) או ערכי שגיאה (מחרוזות המתחילות בתו # במקום בנתונים המתאימים) בתאים. |
