באמצעות אשף הייצוא, באפשרותך לייצא נתונים ממסד נתונים Access בתבנית קובץ שניתן לקרוא אותה על-ידי Excel. מאמר זה מראה לך כיצד להכין ולייצא את הנתונים שלך ל- Excel, ומספק לך גם כמה עצות לפתרון בעיות נפוצות שעשויות להתרחש.
במאמר זה
ייצוא נתונים Excel: היסודות
בעת ייצוא נתונים ל- Excel, Access יוצר עותק של הנתונים שנבחרו ולאחר מכן מאחסן את הנתונים שהועתקו בקובץ שניתן לפתוח ב- Excel. אם אתה מעתיק נתונים Access ל- Excel לעתים קרובות, באפשרותך לשמור את הפרטים של פעולת ייצוא לשימוש עתידי, ואף לתזמן את פעולת הייצוא כך שתפעל באופן אוטומטי במרווחי זמן מוגדרים.
תרחישים נפוצים לייצוא נתונים Excel
-
המחלקה או קבוצת העבודה שלך משתמשות הן Access והן Excel כדי לעבוד עם נתונים. אתה מאחסן את הנתונים Access נתונים, אך אתה משתמש Excel כדי לנתח את הנתונים ולהפיץ את תוצאות הניתוח. הצוות שלך מייצא כעת נתונים Excel לנתונים לפי ומתי יש לעשות זאת, אך ברצונך להפוך תהליך זה ליעיל יותר.
-
אתה משתמש זמן רב ב- Access, אך המנהל שלך מעדיף לעבוד עם נתונים ב- Excel. במרווחי זמן קבועים, אתה עושה את העבודה של העתקת הנתונים ל- Excel, אך ברצונך להפוך תהליך זה לאוטומטי כדי לחסוך זמן.
אודות ייצוא נתונים Excel
-
Access אינה כוללת את הפקודה "שמירה בשם" עבור Excel שלך. כדי להעתיק נתונים Excel, עליך להשתמש בתכונת הייצוא המתוארת במאמר זה, או להעתיק Access נתונים ללוח ולאחר מכן להדביק אותם Excel אלקטרוני.
-
באפשרותך לייצא טבלה, שאילתה,טופס או דוח. באפשרותך גם לייצא רשומות נבחרות בתצוגה מרובת רשומות, כגון גליון נתונים.
-
Excel כולל פקודה לייבוא נתונים ממסד Access נתונים. באפשרותך להשתמש בפקודה זו במקום בפקודת הייצוא ב- Access; עם זאת, Excel הייבוא מאפשרת לך לייבא טבלאות או שאילתות בלבד. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר Excel העזרה התחברות לנתונים חיצוניים (ייבוא).
-
אין באפשרותך לייצא פקודות מאקרו או מודולים Excel. בעת ייצוא טופס, דוח או גליון נתונים המכילים טפסי משנה, דוחות משנה או גליונות משנה של נתונים, רק הטופס, הדוח או גליון הנתונים הראשיים מיוצאים. עליך לחזור על פעולת הייצוא עבור כל טופס משנה, דוח משנה וגליון נתונים משני שברצונך לייצא Excel.
-
ניתן לייצא רק אובייקט מסד נתונים אחד בפעולת ייצוא. עם זאת, באפשרותך למזג גליונות עבודה מרובים Excel לאחר השלמת פעולות הייצוא הבודדות.
הכנה לפעולת הייצוא
לפני ביצוע הליך ייצוא, כדאי לסקור את הנתונים שברצונך לייצא כדי לוודא שאינם כוללים מחווני שגיאה או ערכי שגיאה. אם קיימות שגיאות, נסה לפתור אותן לפני ייצוא הנתונים Excel. אחרת, עלולות להתרחש בעיות במהלך פעולת הייצוא, וערכי Null עשויים להתווסף לתאים Excel העבודה. לקבלת מידע נוסף אודות בעיות שעלולות להתרחש בעת ייצוא ל- Excel, עיין בסעיף פתרון בעיות של ערכים חסרים וש שגויים.
אם אובייקט המקור הוא טבלה או שאילתה, החלט אם ברצונך לייצא את הנתונים עם העיצוב שלהם או בלעדיו. החלטה זו משפיעה על שני היבטים בחוברת העבודה שמתקבלת - כמות הנתונים המיוצאים ותבנית התצוגה של הנתונים. הטבלה הבאה מתארת את התוצאה של ייצוא נתונים מעוצבים או נתונים שאינם מעוצבים.
|
ייצוא |
אובייקט מקור |
שדות ורשומות |
עיצוב |
|---|---|---|---|
|
ללא עיצוב |
טבלה או שאילתה הערה: לא ניתן לייצא טפסים ודוחות ללא העיצוב שלהם. |
כל השדות והרשומות באובייקט המשמש כבסיס מיוצאים. |
המערכת מתעלמת מהגדרות המאפיין 'עיצוב' במהלך הפעולה. עבור שדות בדיקת מידע, רק הערכים של מזהי בדיקת המידע מיוצאים. עבור שדות היפר-קישור, התוכן מיוצא כעמודת טקסט המציגה את הקישורים בתבנית displaytext#address#. |
|
עם עיצוב |
טבלה, שאילתה, טופס או דוח |
רק שדות ורשומות המוצגים בתצוגה או באובייקט הנוכחיים מיוצאים. רשומות מסוננות, עמודות מוסתרות בגליון נתונים ושדות שאינם מוצגים בטופס או דוח, אינם מיוצאים. |
האשף מתחשב בהגדרות המאפיין 'עיצוב'. עבור שדות בדיקת מידע, ערכי בדיקת המידע מיוצאים. עבור שדות היפר-קישור, הערכים מיוצאים כהיפר-קישורים. עבור שדות טקסט עשיר, הטקסט מיוצא, אך העיצוב אינו מיוצא. |
בחר בחוברת העבודה של היעד ובתבנית הקובץ. שים לב שניתן לייצא דוחות בתבנית הקובץ הישנה *.xls בלבד ולא בתבנית הקובץ החדשה *.xlsx.
במהלך פעולת הייצוא, Access לציין את השם של חוברת העבודה המשמשת כיעד. הטבלה הבאה מסכמת את המקרים שבהם נוצרת חוברת העבודה (אם לא הייתה קיימת קודם לכן) ואת המקרים שבהם היא מוחלפת (אם היא אכן קיימת).
|
אם חוברת העבודה של היעד היא |
ואובייקט המקור הוא |
וברצונך לייצא |
אז |
|---|---|---|---|
|
לא קיים |
טבלה, שאילתה, טופס או דוח |
הנתונים, עם עיצוב או ללא עיצוב |
חוברת העבודה נוצרת במהלך פעולת הייצוא. |
|
קיים כבר |
טבלה או שאילתה |
הנתונים, אך לא העיצוב |
חוברת העבודה אינה מוחלפת. גליון עבודה חדש מתווסף לחוברת העבודה ומקבל את שם האובייקט שממנו יוצאו הנתונים. אם גליון עבודה בעל שם זה כבר קיים בחוברת העבודה, Access מתבקש להחליף את התוכן של גליון העבודה המתאים או לציין שם אחר עבור הגיליון החדש. |
|
קיים כבר |
טבלה, שאילתה, טופס או דוח |
הנתונים, כולל העיצוב |
חוברת העבודה מוחלפת בנתונים המיוצאים. כל גליונות העבודה הקיימים מוסרים ונוצר גליון עבודה חדש בעל אותו שם כמו של האובייקט שיוצא. הנתונים בגליון העבודה Excel יורשים את הגדרות העיצוב של אובייקט המקור. |
הנתונים מתווספים תמיד לגליון עבודה חדש. לא ניתן לצרף את הנתונים לגליון עבודה קיים או לטווח בעל שם.
הפעלת פעולת הייצוא
-
אם חוברת Excel היעד פתוחה, סגור אותה לפני שתמשיך.
-
בחלונית הניווט של מסד הנתונים המשמש כמקור, בחר את האובייקט שברצונך לייצא.
ייצוא של חלק מהנתונים בלבד
אם האובייקט הוא טבלה, שאילתה או טופס וברצונך לייצא חלק מהנתונים בלבד, פתח את האובייקט בתצוגת גליון נתונים ובחר ברשומות הרצויות.
כדי לפתוח טופס בתצוגת גליון נתונים:
-
לחץ פעמיים על הטופס כדי לפתוח אותו.
-
לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטופס ולאחר מכן לחץ על תצוגת גליון נתונים. אם אפשרות זו אינה זמינה:
-
לחץ על תצוגת עיצוב.
-
הקש F4 כדי להציג את חלונית המשימות של גליון המאפיינים.
-
בחר טופס מהרשימה הנפתחת בחלקו העליון של גליון המאפיינים.
-
בכרטיסיה 'תבנית' של גליון המאפיינים, הגדר את המאפיין אפשר תצוגת גליון נתונים לערך כן.
-
בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה תצוגות, לחץ על תצוגת גליון נתונים.
הערה: לא ניתן לייצא חלק מדוח. עם זאת, באפשרותך לבחור או לפתוח את הטבלה או השאילתה שעליה מבוסס הדוח ולאחר מכן לייצא חלק מהנתונים באובייקט זה.
-
-
-
בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייצוא, לחץ עלExcel.
-
בתיבת הדו- Excel ייצוא - Excel אלקטרוני, סקור את שם הקובץ המוצע עבור חוברת העבודה של Excel (Access משתמש בשם של אובייקט המקור). אם תרצה, באפשרותך לשנות את שם הקובץ.
-
בתיבה תבנית קובץ, בחר בתבנית הקובץ הרצויה.
-
אם אתה מייצא טבלה או שאילתה וברצונך לייצא נתונים מעוצבים, בחר יצא נתונים עם עיצוב ופריסה. לקבלת מידע נוסף, עיין בסעיף הכנה לפעולת הייצוא.
הערה: אם אתה מייצא טופס או דוח, אפשרות זו מסומנת תמיד, אך היא אינה זמינה (מופיעה כמעומעמת).
-
כדי להציג את חוברת Excel היעד לאחר השלמת פעולת הייצוא, בחר בתיבת הסימון פתח את קובץ היעד לאחר השלמת פעולת הייצוא.
אם אובייקט המקור פתוח ובחרת ברשומה אחת או יותר בתצוגה לפני שהתחלת בפעולת הייצוא, באפשרותך לבחור יצא את הרשומות שנבחרו בלבד. כדי לייצא את כל הרשומות המוצגות בתצוגה, אל תסמן תיבת סימון זו.
הערה: תיבת סימון זו נשארת לא זמינה (מעומעמת) אם לא נבחרו רשומות.
-
לחץ על אישור.
אם פעולת הייצוא נכשלת עקב שגיאה, Access מציגה הודעה המתארת את הגורם לשגיאה. אחרת, Access מייצא את הנתונים, ובהתאם לבחירתך בשלב 7, פותח את חוברת העבודה המהווה יעד ב- Excel. Access מכן מציגה תיבת דו-שיח שבה באפשרותך ליצור מפרט המשתמש בפרטים של פעולת הייצוא.
מה עוד עליי לדעת אודות ייצוא?
-
לקבלת מידע אודות אופן השמירה של פרטי הייצוא שלך במפרט שניתן להשתמש בו שוב במועד מאוחר יותר, עיין במאמר שמירת הפרטים של פעולת ייבוא או ייצוא בתור מפרט.
-
לקבלת מידע אודות אופן ההפעלה של מפרטי ייצוא שנשמרו, עיין במאמר הפעלת פעולת ייבוא או ייצוא שנשמרה.
-
לקבלת מידע אודות אופן תזמון ההפעלה של מפרטים במועדים ספציפיים, עיין במאמר תזמון פעולת ייבוא או ייצוא.
-
לקבלת מידע אודות שינוי שם של מפרט, מחיקה של מפרטים או עדכון שמות של קבצי מקור במפרטים, עיין במאמר ניהול משימות נתונים.
פתרון בעיות של ערכים חסרים ושגויים
הטבלה שלהלן מתארת דרכים שונות לפתרון בעיות של שגיאות נפוצות.
עצה: אם אתה מציין שחסרים ערכים ספורים בלבד, תקן אותם בחוברת Excel העבודה. אחרת, תקן את אובייקט המקור במסד Access הנתונים ולאחר מכן חזור על פעולת הייצוא.
|
בעיה |
תיאור ופתרון |
|---|---|
|
שדות מחושבים |
התוצאות של שדות מחושבים מיוצאים; הביטויים הבסיסיים אשר מבצעים את החישובים אינם מיוצאים. |
|
שדות מרובי ערכים |
שדות התומכים בערכים מרובים מיוצאים כרשימת ערכים המופרדים באמצעות נקודה-פסיק (;). |
|
תמונות, אובייקטים וקבצים מצורפים |
רכיבים גרפיים (כגון סמלים, תוכן של שדות אובייקט OLE וקבצים מצורפים המהווים חלק מנתוני המקור) אינם מיוצאים. הוסף אותם לגליון העבודה באופן ידני לאחר סיום פעולת הייצוא. |
|
גרף |
בעת ייצוא טופס או דוח המכיל אובייקט Microsoft Graph, אובייקט הגרף אינו מיוצא. |
|
נתונים בעמודה הלא נכונה |
ערכי Null בגליון העבודה שנוצר מוחלפים לעתים על-ידי הנתונים שצריכים להופיע בעמודה הבאה. |
|
ערכי תאריך חסרים |
ערכי תאריך המוקדמים יותר מה-1 בינואר, 1900 אינם מיוצאים. התאים המתאימים בגליון העבודה יכילו ערך Null. |
|
ביטויים חסרים |
ביטויים המשמשים לחישוב ערכים אינם מיוצאים אל Excel. רק תוצאות החישובים מיוצאות. הוסף את הנוסחה באופן ידני לגליון Excel לאחר השלמת פעולת הייצוא. |
|
טפסי משנה, דוחות משנה וגליונות נתונים משניים חסרים |
בעת ייצוא טופס, דוח או גליון נתונים, רק הטופס, הדוח או גליון הנתונים הראשיים מיוצאים. עליך לחזור על פעולת הייצוא עבור כל טופס משנה, דוח משנה וגליון נתונים משני שברצונך לייצא. |
|
עמודות חסרות או מעוצבות בצורה לא נכונה |
אם אף אחת מהעמודות אינה נראית מעוצבת בגליון העבודה שנוצר, חזור על פעולת הייצוא, הקפד לבחור בתיבת הסימון יצא נתונים עם עיצוב ופריסה באשף. לעומת זאת, אם רק חלק מהעמודות מופיעות כעיצוב שונה מהגרסאות באובייקט המקור, החל את העיצוב הרצוי באופן ידני ב- Excel. עיצוב עמודה ב- Excel
|
|
הערך "#" בעמודה |
ייתכן שתראה את הערך # בעמודה המתאימה לשדה 'כן/לא' בטופס. הדבר יכול להיות תוצאה של הפעלת פעולת הייצוא מחלונית הניווט או בתצוגת טופס. כדי לפתור בעיה זו, פתח את הטופס בתצוגת גליון נתונים לפני ייצוא הנתונים. |
|
מחווני שגיאה או ערכי שגיאה |
חפש מחווני שגיאה (משולשים ירוקים בפינות) או ערכי שגיאה (מחרוזות המתחילות בתו # במקום בנתונים המתאימים) בתאים. |
