חל על
Access 2010 Access 2007

מאמר זה מסביר כיצד להציג את תשובות איסוף הנתונים שלך, כיצד תוכל לאמת את הגדרות עיבוד הדואר האלקטרוני שלך ואת השלבים שבאפשרותך לבצע כדי לפתור סוגים נפוצים של הודעות שגיאה או בעיות עם התשובות.

תיבת הדו-שיח ניהול הודעות איסוף נתונים עוזרת לך לנהל הן את הודעות איסוף הנתונים ששלחת לנמעני הדואר האלקטרוני והן את התשובות שקיבלת עבור כל אחת מהודעות אלה בתיבת הדואר הנכנס שלך ב- Outlook.

תיבת הדו-שיח 'ניהול של הודעות איסוף נתונים'

אם תיבת הדו-שיח אינה גלויה, בצע את הפעולות הבאות כדי לפתוח אותה:

  1. פתח את מסד הנתונים המכיל את ההודעה שברצונך לנהל.

  2. בכרטיסיה נתונים חיצוניים , בקבוצה איסוף נתונים, לחץ על נהל תשובות.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

הצג תשובות

זה מה שקורה לאחר שליחת טופס איסוף הנתונים בדואר אלקטרוני. הנמענים מגיבים להודעה על-ידי לחיצה על השב, השלמת הטופס ולאחר מכן לחיצה על שלח. סעיף זה מסביר כיצד תוכל להציג את התשובות ומה ניתן לעשות אם אחת מהן אינה מעובדת כראוי. בין אם בחרת שהתגובות יעובדו באופן אוטומטי או ידני, באפשרותך לפתוח את התשובות באופן ידני או לגלות מי הגיב. לקבלת מידע נוסף אודות הגדרת אפשרויות של תהליך מענה, עיין במאמר הוספת הנתונים הנאספים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני למסד הנתונים של Access.

כדי להציג את התשובות, בצע את הפעולות הבאות:

  1. פתח את Microsoft Outlook 2007 או Microsoft Outlook 2010 ואתן לתיקיה שבחרת לאחסון תשובות לאיסוף נתונים.

    עצה: אם אינך זוכר את שם התיקיה, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה איסוף נתונים, לחץ עלנהל תשובות. בתיבת הדו-שיח ניהול הודעות איסוף נתונים, תמצא את שם התיקיה בעמודה תיקיית Outlook , בשורה המתאימה להודעה שאת התשובות שלה ברצונך להציג.

  2. כדי לפתוח תשובה ב- Outlook, לחץ פעמיים על התשובה. תראה את הטופס, כפי שהושלם על-ידי השולח.

Access לא יעבד תשובות בהודעת תשובה. לכן, אם תראה שפריט אחד או יותר מהנמענים ריקים, לא שלמים או לא הושלמו כראוי, עליך לשלוח מחדש את הודעת הדואר האלקטרוני המקורית למשתמשים אלה, במקום להשתמש בפקודה השב. לקבלת מידע נוסף אודות לשלוח מחדש הודעת איסוף נתונים, ראה לשלוח מחדש הודעת איסוף נתונים.

באופן דומה, אם ברצונך לשלוח את הבקשה לאנשים נוספים, עליך לשלוח מחדש את ההודעה המקורית, במקום להעביר אותה.

לראש הדף

אימות הגדרות לעיבוד אוטומטי של תשובות

אם בחרת לעבד את התשובות שלך באופן אוטומטי, בצע את הפעולות הבאות כדי להבטיח שתשובות יעובדו כראוי:

  • עבור כל תשובה, סקור את הערכים בעמודות דגל המשך טיפול, מצב איסוף נתונים וקטגוריות .

    עצה: אם אינך רואה את העמודות דגל המשךטיפול, מצב איסוף נתונים וקטגוריות בתצוגה שלך, הוסף אותן באמצעות בוחר השדות. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כותרת העמודה ולאחר מכן לחץ על בוחר השדות. בתיבת הדו-שיח בוחר השדות, גרור כל שדה ושחרר אותו מימין או משמאל לכותרת עמודה קיימת.

    בתיקיה Outlook, אם דגל המשך טיפול הוגדר לפעולת איסוף נתונים הצליחה, העמודה מצב איסוף נתונים ריקה, ויש מחוון ירוק בעמודה קטגוריות, התשובה עובדה בהצלחה.

  • בנוסף, ייתכן שתרצה לסקור את התוכן של טבלאות היעד כדי לוודא שאתה רואה את הנתונים שנאספו המאוחסנים כרשומות חדשות או כעדכונים לרשומות קיימות.

    הערה:  לא תוכל להוסיף את הנתונים מהשבה בדואר אלקטרוני אם הנמען השתמש ב- Hotmail או ב- Yahoo כדי לשלוח לך את טופס איסוף הנתונים.

פתרון בעיות עבור תשובות שעובדו באופן אוטומטי

נמעני הדואר האלקטרוני שלך עשויים לדווח שהם מילאו את הטפסים וישלחו אותם בחזרה אליך כתגובות. עם זאת, אינך רואה את התוצאות הצפויות ב- Access או ב- Outlook. לדוגמה:

  • אינך רואה את הנתונים בטבלאות היעד ב- Access. רשומות חדשות אינן מתווספות, או שהרשומות הקיימות אינן מתעדכנת.

  • העמודה מצב איסוף נתונים עבור ההודעה ב- Outlook מציגה הודעת שגיאה או את המחרוזת "ההודעה לא תותעד". בנוסף, העמודה קטגוריות עבור ההודעה מציגה ריבוע אדום או ריקה.

אם אתה נתקל בבעיות מסוג זה, עיין בשלבי פתרון הבעיות במאמר תשובות איסוף הנתונים שלי אינן מעובדות באופן אוטומטי.

בנוסף, ראה הוספת הנתונים הנאספים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני למסד הנתונים של Access אם ברצונך לוודא שהגדמת כראוי את העיבוד האוטומטי.

לראש הדף

עיבוד ידני של תשובות

עיבוד ידני של תשובה כרוך בהפעלת פעולת הייצוא מ- Outlook. באפשרותך לייצא תשובה אחת בלבד בכל פעם. הימנע מתגובות שעבורן העמודה מצב איסוף נתונים מוגדרת לאיסוף נתונים באמצעות דואר אלקטרוני הצליחה. מצב זה מציין שהתשובה כבר עובדה בהצלחה. יש לעבד באופן ידני תשובות שעבורן העמודה 'מצב איסוף נתונים' מוגדרת כ'הודעה לא מעובדת'. תשובה המכילה הודעת שגיאה בעמודה זו לא תעובד באופן אוטומטי, ותדרוש פתרון בעיות לפני שתוכל לייצא אותה באופן ידני. לקבלת עזרה בפתרון בעיות, ראה תשובות איסוף הנתונים שלי אינן מעובדות באופן אוטומטי.

  1. ב- Outlook, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התשובה שברצונך לעבד באופן ידני.

  2. לחץ על ייצוא נתונים ל- Microsoft Office Access.

  3. בתיבת הדו-שיח ייצוא נתונים ל- Microsoft Access , סקור את פרטי התשובה ולאחר מכן לחץ על אישור כדי לייצא. אם פעולת הייצוא מצליחה, תראה את ההודעה נתונים מיוצאים בהצלחה למסד הנתונים. אם הפעולה נכשלת, תראה את ההודעה אין אפשרות לייבא נתונים עקב שגיאות, ולאחר מכן תיאור של הבעיות שגרמו לכשל. הטבלה הבאה מפרטת את הבעיות שעלולות לגרום לפעולת ייצוא להיכשל.

פתרון בעיות עבור תשובות שעובדו באופן ידני

הודעת העמודה 'בעיה ' או 'מצב איסוף נתונים'

סיבה

פתרון

כאשר אני לוחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תשובה, איני רואה את הפקודה ייצוא נתונים ל- Microsoft Access .

ההודעה שנבחרה אינה תשובה חוקית לאיסוף נתונים.

מחק הודעות אינן תשובות לאיסוף נתונים מהתיקיה המיועדת.

תשובה אינה מתכוונת לעבור לתיקיה הנכונה.

רק תשובות מקוריות להודעה יועברו לתיקיה המיועדת.

התשובות שלך להודעות שלך (אלא אם השתמשת בעותק של ההודעה בתיקיה פריטים שנשלחו כדי ליצור את התשובה) ותשובות שהם חלק מרצף הודעות דואר אלקטרוני המשמש לדיון עשויות שלא לעבור לתיקיה המיועדת.

סיבות אפשריות אחרות כוללות: ש- Access אינו מותקן, או שתוספת הנדרשת לעיבוד התשובות חסרה או פגומה.

אם אחת מהתשובות שלך אינה מעובדת, מלא את הטופס שמופיע בהודעה שנשלחה שנמצא בתיקיה פריטים שנשלחו.

אם משתמש מילא טופס בתשובה לתשובה, בקש מהמשתמש להשיב להודעה המקורית.

אם אתה חושד כי התוספת חסרה או פגומה עבור ל- Outlook ובצע את השלבים הבאים:

  1. לחץ על אפשרויות, ובתיבת הדו-שיח אפשרויות Outlook, לחץ על תוספות.

  2. תחת תוספות יישומים פעילות, ודא שאתה רואה את התוספת Microsoft Access Outlook עבור איסוף נתונים ופרסום.

אם אתה רואה את הערך תחת תוספות יישומים לא זמינות, לחץ על החץ בתיבה נהל, בחר פריטים לא זמינים ולאחר מכן, בתיבת הדו-שיח פריטים לא זמינים, בחר תוספת של Microsoft Access Outlook עבור איסוף ופרסום נתונים ולחץ על הפוך לזמין.

אם אינך רואה את התוספת של Microsoft Access Outlook עבור איסוף נתונים ופרסום נתונים , נסה להתקין שוב את Access.

אין אפשרות למצוא את מסד הנתונים. אתר את מסד הנתונים ויבא את הנתונים באופן ידני.

מסד הנתונים הועבר למיקום אחר, ששמו השתנה או נמחק, או שהוא נפגם.

שחזר את מסד הנתונים למיקום המקורי ולאחר מכן נסה שוב.

מסד הנתונים נמצא כבר בשימוש.

מסד הנתונים פתוח במצב בלעדי ולא ניתן לבצע שינויים במסד הנתונים עד להפצת הנעילה הבלעדית.

בקש מהמשתמש שמסד הנתונים פתוח במצב בלעדי לסגור ולפתוח את מסד הנתונים במצב רגיל. לאחר מכן נסה לייצא את התשובה באופן ידני.

טבלה, שאילתה או שדה חסרים.

טבלת יעד או שאילתת יעד נמחקה או ש שמה השתנה, או שהמבנה שלה השתנה באופן שלא ניתן להוסיף את תוכן הטופס לטבלאות.

צור את טבלאות היעד והשאילתות החסרות, או צור ושלח הודעת איסוף נתונים חדשה.

הטופס פגום או השתנה.

הטופס בתשובה פגום, או שמישהו (הנמען או השולח) שינה את הטופס.

אם הנמען שינה את הטופס, בקש ממנו לשלוח לך מחדש את הטופס ולאחר מכן יצא את התשובה באופן ידני.

אם הטופס בהודעה המקורית פגום או אינו חוקי, עליך ליצור ולשלוח הודעה חדשה.

חסר מידע הדרוש להשלמת העיבוד.

המידע הדרוש למיפוי התשובה אל הרשומה הקיימת שיש לעדכן חסר.

יש לסנכרן את הגדרות ההודעה עם Outlook. ב- Access, בכרטיסיה נתונים חיצוניים , בקבוצה איסוף נתונים , לחץ על נהל תשובות. בתיבת הדו-שיח ניהול תשובות, בחר את ההודעה. תחת פרטי הודעה, Access מציג תיבת אזהרה. לחץ על האזהרה כדי לסנכרן את ההגדרות ולאחר מכן סגור את תיבת הדו-שיח. חזור ל- Outlook ולאחר מכן נסה לייצא את התשובה באופן ידני.

אין אפשרות להוסיף או לעדכן נתונים מאחר שהנתונים התוצאה תהיה ערך כפול בשדה שמקבל ערכים ייחודיים בלבד.

שדה שהמאפיין Indexed שלו מוגדר לכן (ללא כפילות) אינו יכול להכיל ערכים כפולים. אם הערך שהוקצה לשדה הטופס כבר קיים בשדה המתאים בטבלה, הפעולה תיכשל.

בקש מהנמענים לשלוח תשובה נוספת, עם ערך אחר בשדה הטופס.

הערך שהזנת אינו פריט ברשימת האפשרויות.

הטופס כולל שדה נדרש שבוחן ערכים, אך המשתמש לא ציין ערך עבור השדה, או שהמאפיין LimitToList של השדה מוגדר לכן והמשתמש ציין ערך שאינו ברשימה.

בקש מהנמענים לשלוח מחדש את התשובה לאחר מילוי כל השדות, או למלא ולשמור את הטופס ולאחר מכן לנסות לייצא שוב.

ערך לא חוקי בשדה טופס.

הנמען הזין נתונים לא חוקיים בשדה אחד או יותר.

בקש מהנמענים לשלוח מחדש את התשובה לאחר מילוי כל השדות, או למלא ולשמור את הטופס ולאחר מכן נסה לייצא שוב.

השב מכיל טופס שעליך למלא. לאחר שתסיים, שלח אותו לשולח של הודעת דואר אלקטרוני זו.

הנמען לא ממלא את הטופס.

בקש מהנמענים לשלוח תשובה נוספת לאחר מילוי הטופס.

אם ההודעה המקורית לא הגיע לחלק מהמשתמשים, נסה לשלוח מחדש את ההודעה במקום להעביר אותה. לקבלת מידע נוסף המציין שההודעה נשלחת מחדש, ראה לשלוח מחדש הודעת איסוף נתונים.

לראש הדף

זקוק לעזרה נוספת?

מעוניין באפשרויות נוספות?

גלה את יתרונות המנוי, עיין בקורסי הדרכה, למד כיצד לאבטח את המכשיר שלך ועוד.