אם אתה מבצע עבודה הכרוכה בשיתוף מסמכים או שיתוף פעולה ישירות עם ספקים, לקוחות או לקוחות, ייתכן שתרצה לשתף תוכן באתר הצוות שלך או OneDrive לעבודה או לבית הספר עם אנשים מחוץ לארגון שלך שאין להם רשיונות עבור מנוי Microsoft 365 Small Business שלך.
יש שלוש דרכים לעשות זאת:
-
באפשרותך לשתף אתר שלם על-ידי הזמנת משתמשים חיצוניים להיכנס לאתר שלך באמצעות חשבון Microsoft או חשבון בעבודה או בבית ספר.
-
באפשרותך לשתף מסמכים בודדים על-ידי הזמנת משתמשים חיצוניים להיכנס לאתר שלך באמצעות חשבון Microsoft או חשבון בעבודה או בבית ספר.
-
באפשרותך לשלוח למשתמשים קישור אורח שהם יכולים להשתמש בו כדי להציג מסמכים בודדים באתר שלך באופן אנונימי.
אם אתה מחפש מידע נוסף אודות שיתוף מסמך או אתר ומי נחשב למשתמש חיצוני, ראה שיתוף קבצים או תיקיות של SharePoint ב-Microsoft 365.
הערה: שלבים אלה חלים על Office 365 Small Business, שאינו זמין עוד לרכישה. אם אתה משתמש בתוכנית Microsoft 365 אחרת, ראה מבט כולל על שיתוף חיצוני.
במאמר זה
כיצד לשתף ללא שיתוף יתר
שיטות עבודה מומלצות עבור אתרי שיתוף
אם שיתפת אתר שלם עם משתמש, משתמש זה יוכל להיכנס לאתר ולפעול כחבר מלא באתר. הוא יוכל לדפדף, לחפש, להציג ולערוך תוכן (בהתאם לקבוצת ההרשאה שאתה מקצה אותו אליה). הוא יוכל לבצע פעולות כגון הצגת השמות של משתמשי אתר אחרים ב'בורר האנשים' או להציג מטה-נתונים של מסמך. משתמשים חיצוניים יופיע גם ב'בורר האנשים' כמשתמשי אתר. משמעות הדבר היא שאנשים אחרים המשתמשים באתר שלך עשויים להעניק למשתמשים אלה הרשאות שונות מאלה שהענקת להם בתחילה כאשר שיתפת איתם את האתר. ודא שזהותם של המשתמשים החיצוניים ידועה לך לפני שאתה מזמין אותם לאתר.
אם אתה מזמין משתמשים חיצוניים לאתר הצוות, הם יוכלו להציג תוכן באתר הצוות ובכל אתרי המשנה. אם ברצונך להימנע מהענקת גישה למשתמשים חיצוניים לתוכן חשוב או רגיש באתר הצוות שלך, עליך ליצור אתר משנה של אתר הצוות שלך בעל הרשאות ייחודיות, ולאחר מכן לשתף רק אתר משנה זה עם משתמשים חיצוניים. לקבלת מידע נוסף אודות ירושה של הרשאות, ראה מהי הרשאות בירושה?
באופן דומה, אם ברצונך לשתף אתר משנה שיצרת באתר OneDrive לעבודה או לבית הספר שלך, תרצה לוודא שהוא בעל הרשאות ייחודיות כדי שלא תעניק למשתמשים בטעות הרשאה לאתרים נוספים או לתוכן באתר OneDrive לעבודה או לבית הספר שלך.
שיטות עבודה מומלצות עבור שיתוף מסמכים
אם אתה משתף מסמכים באמצעות קישורי אורח אנונימי, ייתכן שנמעני ההזמנה ישתפו קישורי אורח אלה עם אחרים שעשויים להשתמש בהם להצגת תוכן. אל תשתמש בקישורי אורח לשיתוף מסמכים רגישים. אם ברצונך לצמצם את הסיכון שמישהו עשוי לשתף קישור אנונימי, שתף מסמך על-ידי דרישת כניסה במקום זאת.
החלטה כיצד לשתף
כאשר אתה שוקל אם ברצונך לשתף תוכן באופן חיצוני וכיצד לעשות זאת, חשוב על הפרטים הבאים:
-
למי ברצונך להעניק גישה לתוכן באתר הצוות ואתרי המשנה שלך, ומה ברצונך שיוכלו לעשות?
-
למי בארגון שלך ברצונך להעניק הרשאה לשיתוף תוכן באופן חיצוני?
-
האם קיים תוכן שברצונך להבטיח שלא יהיה אף פעם זמין להצגה על-ידי אנשים מחוץ לארגון שלך?
התשובות לשאלות אלה יעזרו לך לתכנן את האסטרטגיה שלך לשיתוף תוכן.
|
נסה זאת: |
אם עליך לבצע את הפעולות הבאות: |
|---|---|
|
שיתוף אתר אם ברצונך לשתף אתר, אך ברצונך גם למנוע ממשתמשים חיצוניים לקבל גישה לחלק מהתוכן הפנימי של הארגון שלך, שקול ליצור אתר משנה עם הרשאות ייחודיות שאתה משתמש בהן רק עבור שיתוף חיצוני. |
ספק לאדם מחוץ לארגון שלך גישה מתמשכת למידע ולתוכן באתר. הוא זקוק ליכולת לפעול כמשתמש מלא באתר וליצור, לערוך ולהציג תוכן. |
|
שתף מסמך ודרוש כניסה. |
ספק לאדם אחד או לכמה אנשים מחוץ לארגון שלך גישה מאובטחת למסמך ספציפי לצורך סקירה או שיתוף פעולה, אבל אנשים אלה אינם זקוקים לגישה מתמשכת לתוכן אחר באתר הפנימי שלך. |
|
שתף מסמך, אך אל תדרוש כניסה. |
שתף קישור למסמך לא רגיש או לא חסוי עם אנשים מחוץ לארגון שלך, כדי שיוכלו להציג או לעדכן אותו עם משוב. אנשים אלה אינם דורשים גישה מתמשכת לתוכן באתר הפנימי שלך. |
הפעלה או ביטול של שיתוף חיצוני
היכולת להזמין משתמשים חיצוניים לאתר הצוות זמינה כברירת מחדל, כך שבעלי אתרים ומנהלי אוסף אתרים יכולים לשתף את אתר הצוות או כל אחד מאתרי המשנה שלו עם משתמשים חיצוניים בכל עת. עם זאת, אם אתה מנהל הMicrosoft 365, באפשרותך לבחור להפוך ללא זמין את התכונה עבור כל האתרים כך שלא ניתן יהיה לשלוח הזמנות עתידיות. כאשר תכונה זו אינה פעילה, כל משתמש חיצוני המוזמן באותה עת לאתרים, לא יוכל עוד לגשת לאתרים.
הפיכת שיתוף חיצוני לזמין אינה אותה פעולה כמו הפיכת גישה אנונימית לזמינה. כאשר שיתוף חיצוני זמינה, המשתמשים נדרשים לעבור אימות (על-ידי כניסה) כדי לגשת למשאבים פנימיים.
-
עבור אל מנהל מערכת > הגדרות שירות > שיתוף אתרים ומסמכים.
-
בצע אחת מהפעולות הבאות:
-
הפעלת שיתוף חיצוני
-
ביטול שיתוף חיצוני
-
הערת אבטחה:
-
בעת ביטול הפעלה של שיתוף חיצוני, משתמשים חיצוניים שהיתה להם גישה לאתר בזמן ביטול ההפעלה של התכונה, לא יוכלו לגשת לאתר, ובעתיד לא תהיה עוד אפשרות לשלוח הזמנות. אם התכונה מופעלת מחדש עם שמות של משתמשים חיצוניים בקבוצות ההרשאות של SharePoint, משתמשים אלה יוכלו לגשת שוב לאתר באופן אוטומטי. כדי למנוע ממשתמש מסוים גישה לאתר SharePoint לצמיתות, באפשרותך להסיר אותו מהרשימה של המשתמשים החיצוניים.
-
אם שיתוף חיצוני מבוטל באופן כללי, גם כל קישורי האורח המשותפים יפסיקו לפעול. אם התכונה תופעל מחדש בהמשך, קישורים אלה ימשיכו לפעול. ניתן גם להפוך קישורים בודדים ששותפו ללא זמינים, אם ברצונך לבטל לצמיתות את תוקף הגישה למסמך ספציפי.
הסרת משתמשים חיצוניים בודדים
אם עליך להסיר משתמשים חיצוניים כך שאין להם עוד גישה לאתרים ששותפו איתם, באפשרותך לעשות זאת על-ידי הסרתם מרשימת המשתמשים החיצוניים בהגדרות שירות Microsoft 365.
-
עבור אל מנהל מערכת > הגדרות שירות > שיתוף אתרים ומסמכים.
-
לחץ על הסר משתמשים חיצוניים.
-
בחר את המשתמשים החיצוניים שברצונך להסיר ולאחר מכן לחץ על מחק (סמל פח האשפה).
הפיכת קישור של אורח אנונימי ללא זמין
כאשר מסמך שותף דרך קישור אורח, באפשרותך לראות מידע זה בתפריט המאפיינים עבור המסמך. כדי ללמוד כיצד ניתן לשתף מסמכים באמצעות קישורי אורח, ראה שיתוף קבצים או תיקיות של SharePoint ב-Microsoft 365.
באפשרותך לבטל את הגישה למסמך ששותף באמצעות קישור אורח על-ידי הפיכת הקישור ללא זמין.
-
עבור אל הספריה המכילה את המסמך שעבורו ברצונך להסיר קישור אורח.
-
הצבע על המסמך, ולחץ על פתח תפריט.
-
לחץ על קישור אורח במשפט פתוח לכל אחד בעל קישור אורח.
-
לצד כתובת ה- URL עבור קישור האורח, לחץ על לחצן מחק.
-
כאשר תישאל אם ברצונך להפוך את הקישור ללא זמין, לחץ על הפוך קישור ללא זמין.
כאשר אנשים מחוץ לארגון שלך מנסים לגשת לתוכן באמצעות קישור האורח, הם יראו הודעה המציינת שהם לא יכולים לגשת אליו.
משיכת הזמנות
אם ברצונך למשוך הזמנה ששלחת אל משתמש חיצוני, באפשרותך לבטל את ההזמנה לפני שתתקבל.
עבור אל האתר שבו ברצונך למשוך הזמנה
-
עבור אל הגדרותהאתר
-
תחת משתמשים והרשאות, לחץ על בקשות גישה והזמנות.
-
תחת הזמנות משתמש אורח, חפש את האדם שברצונך לבטל את ההזמנה שלו לאתר ולחץ על פתח תפריט.
-
בחלון המאפיינים, לחץ על משוך.
אם המשתמש החיצוני כבר קיבל הזמנה, וברצונך להסיר את הגישה שלו, באפשרותך לעשות זאת על-ידי הסרתו מקבוצת ההרשאות של SharePoint שאליה הקצית אותו.
