Vi i vaši suradnici možete otvoriti istu radnu knjigu programa Excel i na njoj zajedno raditi. To se naziva suautorstvo. Suautorstvo vama i vašim suradnicima omogućuje brzo praćenje unesenih promjena – u samo nekoliko sekundi. Određene verzije programa Excel omogućuju vam prikaz odabira drugih korisnika u različitim bojama. Ako koristite verziju programa Excel koja podržava suautorstvo, možete odabrati Zajedničko korištenje u gornjem desnom kutu, upisati adrese e-pošte pa odabrati mjesto u oblaku. Ako su vam potrebne dodatne informacije, primjerice o podržanim verzijama i mjestima na koja je moguće spremiti datoteke, u ovom ćete članku pronaći detaljan opis postupka.
Napomena
Ta je značajka dostupna samo ako imate pretplatu na Microsoft 365. Ako ste pretplatnik na Microsoft 365, provjerite imate li najnoviju verziju sustava Office.
Da biste koristili značajku suautorstva u programu Excel za stolna računala sa sustavom Windows, prije početka morate provjeriti jesu li zadovoljeni određeni preduvjeti. Nakon toga za početak suautorstva s drugim korisnicima potrebno je samo nekoliko koraka.
Preduvjeti za suautorstvo
- Potrebna vam je pretplata na Microsoft 365.
- Morate imati instaliranu najnoviju verziju programa Excel za Microsoft 365. Ako koristite račun tvrtke ili obrazovne ustanove, možda još nemate verziju koja podržava suautorstvo. Vaš administrator možda nije ponudio najnoviju verziju za instalaciju.
- Morate se prijaviti u Microsoft 365 pomoću pretplatničkog računa.
- Morate koristiti radne knjige programa Excel u obliku datoteke .xlsx, .xlsm ili .xlsb. Ako datoteka nije u tom obliku, otvorite je pa odaberite Datoteka>spremi kopiju. Promijenite oblik u Radna knjiga programa Excel (*.xlsx). Imajte na umu da suautorstvo ne podržava proračunske tablice u obliku Strict Open XML.
1. korak: prijenos radne knjige
Pomoću web-preglednika prenesite ili stvorite novu radnu knjigu na servisu OneDrive ili OneDrive za tvrtke ili u biblioteci sustava SharePoint Online. Imajte na umu da lokalna web-mjesta sustava SharePoint (web-mjesta koja ne hostira Microsoft) ne podržavaju suautorstvo. Ako niste sigurni što koristite, zatražite pomoć od osobe zadužene za web-mjesto ili IT odjela.
2. korak: zajedničko korištenje
- Ako ste prenijeli datoteku, odaberite naziv datoteke da biste je otvorili. Radna knjiga otvorit će se u novoj kartici u web-pregledniku.
- U gornjem desnom kutu odaberite Uređivanje (ili Prikaz)>Otvori na radnoj površini.
- Kada se datoteka otvori u aplikaciji Excel za stolna računala, možda će vam se prikazati žuta traka u kojoj piše da je datoteka u zaštićenom prikazu. Ako je tome tako, odaberite gumb Omogući uređivanje .
- U gornjem desnom kutu odaberite Zajedničko korištenje .
- U okvir za adresu upišite adrese e-pošte. Odvojite ih točkom sa zarezom ili potvrdite adrese na padajućem popisu dok ih unosite.
- Svi će primatelji po zadanom moći uređivati radnu knjigu, no postavke možete promijeniti tako da odaberete mogućnost Može uređivati .
- Ako želite, dodajte neobaveznu poruku za primatelje.
- Odaberite Dodaj sažetak datoteke uz Copilot za pomoć za opisivanje dokumenta.
- Odaberite Dodaj da biste je poslali.
Napomena
Ako želite sami poslati vezu, nemojte odabrati gumb Dodaj . Umjesto toga, u gornjem desnom kutu dokumenta odaberite Zajednički koristivezu Kopiraj>.
3. korak: omogućivanje otvaranja drugim korisnicima
Ako ste odabrali gumb Zajednički koristi , korisnici će primiti poruku e-pošte s pozivom da otvore datoteku. Da bi otvorili radnu knjigu, moraju odabrati vezu. Možda će se otvoriti web-preglednik, a radna knjiga može se otvoriti u programu Excel za web. Ako ti korisnici žele koristiti aplikaciju Excel za stolna računala za suautorstvo, mogu odabrati mogućnost Uređivanje (ili Prikaz)>Uređivanje na računalu. Međutim, za to će im trebati verzija aplikacije Excel koja podržava suautorstvo. Suautorstvo podržavaju pretplate na Excel za Android, Excel za iOS, Excel Mobile i Excel za Microsoft 365. Ako nemaju verziju koja podržava suautorstvo, mogu uređivati u pregledniku.
Napomena
Ako koriste najnoviju verziju programa Excel, PowerPoint ili Word, postoji i jednostavniji način – mogu odabrati Datoteka>, a zatim Zajednički se koristi sa mnom.
4. korak: suautorstvo s drugim korisnicima
U otvorenoj datoteci u programu Excel provjerite je li u gornjem lijevom kutu uključeno automatsko spremanje . Kada drugi korisnici otvore datoteku, počet će zajedničko suautorstvo. Suautorstvo možete prepoznati po slikama korisnika u gornjem desnom kutu prozora programa Excel. (Možda ćete vidjeti i njihove inicijale ili "G", što je oznaka za gosta.)
Savjeti za suautorstvo:
- Odabiri drugih korisnika mogu vam se prikazivati u različitim bojama. To će se dogoditi ako ti korisnici koriste Excel za pretplatnike na Microsoft 365, Excel za web, Excel za Android, Excel Mobile ili Excel za iOS. Ako koriste neku drugu verziju, nećete vidjeti njihove odabire, ali ćete vidjeti promjene koje unose tijekom rada.
- Ako vam se odabiri drugih korisnika prikazuju u različitim bojama, prikazivat će se u plavoj, ljubičastoj itd. Vaš odabir uvijek će biti zelene boje. Na zaslonima drugih korisnika vaši će odabiri također biti zelene boje. Ako zaboravite koja je boja povezana s kojim korisnikom, postavite pokazivač iznad odabira da biste vidjeli ime i prezime korisnika. Ako se želite prebaciti na mjesto koje trenutno uređuje drugi korisnik, odaberite sliku ili inicijale tog korisnika pa mogućnost Idi na .
Pronalaženje prethodnih verzija datoteke u Excel za Microsoft 365
OdaberiteInformacije odatoteci>>Povijest verzija. Zatim na popisu pronađite prethodnu verziju pa je odaberite da biste je otvorili. Ako želite vratiti trenutnu verziju, pričekajte da svi završe s korištenjem značajke suautorstva pa je odaberite da biste je vratili na tu verziju. Dodatne informacije o verzijama potražite u članku Prikaz povijesnih verzija datoteka okruženja Microsoft 365.
Dozvole želite dodijeliti na temelju web-mjesta, a ne pojedinačnih dokumenata.
Što je automatsko spremanje?
U programu Excel za pretplatnike na Microsoft 365 možda ćete primijetiti Automatsko spremanje u gornjem lijevom kutu. Automatsko spremanje omogućeno je kada se datoteka sprema na OneDrive ili OneDrive za tvrtke ili u SharePoint Online. Ta mogućnost tijekom rada automatski sprema promjene u oblak. Ako na datoteci rade i drugi korisnici, automatsko spremanje omogućuje im da već za nekoliko sekundi vide koje ste promjene unijeli. Pročitajte članak Što je automatsko spremanje? da biste saznali više o automatskom spremanju, uključujući razloge zašto možda nije dostupno.
Zašto mi se prikazuje pogreška "Datoteka je zaključana"?
Do te pogreške može doći zbog niza razloga. Najčešći je razlog da je netko otvorio datoteku u verziji programa Excel koja ne podržava suautorstvo. Dovoljno je da to učini samo jedna osoba i svima ostalima prikazat će se pogreška da je datoteka zaključana – čak i ako svi ostali koriste verziju programa Excel koja podržava suautorstvo.
Verzije programa Excel koje podržavaju suautorstvo:
- Excel za Microsoft 365*
- Excel za Microsoft 365 za Mac*
- Excel za web
- Excel za Android
- Excel za iOS
- Excel Mobile
* Suautorstvo u toj verziji zahtijeva instaliranu najnoviju verziju programa Excel za Microsoft 365 i pretplatnički račun za Microsoft 365. Ako koristite račun tvrtke ili obrazovne ustanove, možda još nemate verziju koja podržava suautorstvo. Vaš administrator možda nije ponudio najnoviju verziju za instalaciju.
Ako vam se pogreška da je datoteka zaključana prikazuje i dalje, pročitajte članak Datoteka programa Excel zaključana je za uređivanje da biste pronašli dodatna rješenja tog problema.
Zašto ne vidim odabire drugih korisnika?
Odabiri drugih korisnika mogu vam se prikazivati u različitim bojama, ali samo ako vi i drugi korisnici koristite Excel za pretplatnike na Microsoft 365, Excel za web, Excel za Android, Excel Mobile ili Excel za iOS. Osim toga, ako korisnici koriste Excel za pretplatnike na Microsoft 365, svi moraju imati uključeno automatsko spremanje da bi vidjeli odabire u boji.
Ako koristite Excel za Microsoft 365, Excel za web, Excel za Android ili Excel za iOS i ne vidite odabire drugih korisnika, pričekajte nekoliko sekundi. Ako i dalje ne vidite nečije odabire, provjerite koristi li ta osoba Excel za Microsoft 365, Excel za web, Excel za Android ili Excel za iOS. Ako koriste neku drugu verziju, kao što je Excel Mobile, njihovi odabiri neće vam se prikazati. No sve promjene koje unesu prikazat će se gotovo u trenu. Nadalje, ako koriste stariju verziju programa Excel, neće moći uređivati datoteku istodobno s vama, a vi nećete moći vidjeti njihove odabire.
Zašto mi se ne prikazuju promjene koje unose drugi korisnici?
Da biste koristili značajku suautorstva i pratili promjene koje unose drugi korisnici, svi korisnici moraju koristiti verziju aplikacije Excel koja podržava suautorstvo. Excel za Android, Excel za iOS, Excel Mobile i Excel za Microsoft 365 verzije su koje trenutno podržavaju suautorstvo. Ako nemaju podržanu verziju, mogu u web-pregledniku koristiti Excel za web. Ako time ne riješite problem, isprobajte jedno od sljedećih rješenja ili više njih:
- Pričekajte par minuta. Ponekad je za međusobnu komunikaciju programa Excel i oblaka potrebno nešto vremena.
- Recite svima da odaberu gumb Omogući uređivanje ako se on pojavi.
- Pobrinite se da svi koji rade u programu Excel za pretplatnike na Microsoft 365 uključe mogućnost Automatsko spremanje u gornjem lijevom kutu prozora programa Excel.
- Ako koristite OneDrive za sinkroniziranje datoteka, provjerite nije li pauziran i sinkronizirate li datoteke i mape na računalu sa servisom OneDrive.
- Pobrinite se da korisnici koji koriste Excel za Android uključe mogućnost Automatsko spremanje. Da bi je uključili, moraju dodirnuti Datoteka
>, Automatsko spremanje. - Pobrinite se da korisnici koji koriste Excel za iOS uključe mogućnost Automatsko spremanje. Da bi je uključili, moraju dodirnuti
>DatotekaAutomatsko spremanje. - Provjerite nije li datoteka samo za čitanje.
- Na PC-ju sa sustavom Windows otvorite datoteku pa otvoriteInformacije odatoteci>. Riješite sve prikazane pogreške.
Što učiniti kada se prikažu poruke "Preporučuje se osvježavanje" i "Prijenos nije uspio"?
Do toga može doći kada netko od korisnika upotrijebi značajku programa Excel koja još nije u potpunosti podržana za suautorstvo. To može uzrokovati privremeno zaustavljanje postupka suautorstva. Ako ste spremili sve promjene, jednostavno odaberite Osvježi. Ako imate nespremljenih promjena koje ne želite zadržati, možete odabrati mogućnost Odbaci promjene. Za stavke koje želite zadržati odaberite Spremi kopiju pa spremite datoteku pod drugim nazivom. Zatim odaberite i kopirajte promjene koje želite zadržati. U zadnjem koraku ponovno otvorite izvornu datoteku koja je u oblaku i u nju zalijepite promjene.
Što se događa kada dva korisnika unesu promjenu za istu stavku?
Zadnja promjena spremljena pomoću gumba Spremi ili automatski pomoću automatskog spremanja u načelu je ona koja "pobjeđuje". Postoje neke iznimke, ali to je uobičajeni princip. Ako ne želite da se događaju takvi sukobi s drugim korisnicima, svakom korisniku dodijelite različito područje ili radni list. Dodjelu možete objasniti prilikom slanja veze ili pak možete u ćelije zaglavlja ili u nazive radnih listova u radnoj knjizi upisati imena i prezimena korisnika da bilo jasno što je kome dodijeljeno.
Imajte na umu da ako koristite OneDrive za sinkroniziranje datoteka, promjene koje unesete dok je računalo izvan mreže spojit će se tek kad računalo ponovno bude na mreži. A kad se povežete s mrežom, sve promjene spojit će se odjedanput.