Pregled: upravljanje web-mjestom, dozvola i zajedničko korištenje za vlasnike web-mjesta

Moderno upravljanje web-mjestom

U modernom sustavu SharePoint upravljanje web-mjestom važnije je nego u starijim verzijama jer je za stvaranje web-mjesta dostupno više kontrola i mogućnosti. Upravljanje tvrtkom ili ustanovom ovisi o tome koliko kontrole treba nad sadržajem, a to će odrediti pojedinosti za stvaranje web-mjesta i upravljanje vlasnika web-mjesta. Administrator sustava SharePoint može vam pomoći da razumijete pravilnike o sigurnosnim zahtjevima, državnim propisima, korporacijskom brendiranju, pristupačnosti i smjernicama za obuku. Prije stvaranja plana upravljanja web-mjestom saznajte više o pravilnicima za stvaranje i korištenje web-mjesta u tvrtki ili ustanovi.

Moderna struktura navigacije web-mjesta sustava SharePoint

Najučinkovitija web-mjesta sustava SharePoint korisnicima olakšavaju brzo pronalaženje onoga što im je potrebno te informacije da bi na temelju informacija mogli donositi odluke, saznati što se događa, pristupiti alatima koji su im potrebni ili komunicirati s kolegama u rješavanju problema. Saznajte više o planiranu navigaciji web-mjestom u sustavu SharePoint.

Dio vaše informacijske arhitekture može uključivati klasifikaciju informacija. Ako su podaci koje objavljujete vrlo vrijedni za tvrtku, zahtijevaju posebnu sigurnost ili su obuhvaćeni pravilima o usklađenosti s propisima, razmislite o postavljanju sheme klasifikacije da biste prepoznali određene vrste sadržaja kojima je potrebno pažljivo upravljati. Kada informacije organizirate na posebnim popisima i u bibliotekama, pomoću značajki upravljanja možete upravljati načinom prikaza sadržaja.

Moderna arhitektura sustava SharePoint osmišljena je tako da bude fleksibilna i prilagodljiva promjenjivim potrebama vaše tvrtke ili ustanove. Moderna web-mjesta mogu se povezati sa središnjim web-mjestima. Povezana web-mjesta dijele navigaciju i brendiranje sa središtem. Ako vlasnik središnjeg web-mjesta omogući i vlasnici web-mjesta to odobre, povezana web-mjesta također mogu dijeliti dozvole za središte.

Prilikom određivanja navigacijske strukture web-mjesta imajte na umu sljedeće:

• Kakav ćete sadržaj imati na web-mjestu? Kako će se to prenijeti na stranice, popise i biblioteke?
• Kako će informacije biti predstavljene na web mjestu?
• Kako će se korisnici web-mjesta kretati po web-mjestu?
• Kako će se informacije usmjeriti prema određenim ciljnim skupinama?
• Kako će se konfigurirati i optimizirati pretraživanje?

Upravljanje dozvolama na modernim web-mjestima

Integritet, povjerljivost i zaštita privatnosti ključnih informacija vaše tvrtke ili ustanove ovise o tome koliko ćete zaštititi svoje web-mjesto, odnosno kome ćete dopustiti pristup web-mjestu. Upravljanje dozvolama na modernim web-mjestima obuhvaća i korisnike i grupe korisnika. Dozvole za modernu komunikaciju i timska web-mjesta potječu od predložaka web-mjesta koji nude različite mogućnosti. za svako web-mjesto.

Komunikacijska web-mjesta nisu povezana s grupama okruženja Microsoft 365 i imaju tri zadane uloge – vlasnike web-mjesta, članove web-mjesta i posjetitelje web-mjesta.

Evo nekoliko savjeta koje valja imati na umu prilikom razvoja strategije dozvola:

• Slijedite načelo najmanje povlastice: Korisnicima dodijelite najniže razine dozvola koje su im potrebne za izvršavanje zadataka koji su im dodijeljeni.
• Koristite standardne zadane grupe: Omogućite korisnicima pristup tako da ih dodate u standardne, zadane grupe (na primjer Članovi, Posjetitelji i Vlasnici).
• Razmislite o segmentiranju sadržaja prema razini sigurnosti: Stvorite web-mjesto ili biblioteku posebno za osjetljive dokumente umjesto da ih razbacujete po većoj biblioteci i štitite jedinstvenim dozvolama.

Dozvole za moderno web-mjesto prema naslovu

Dodatni resursi za vlasnike web-mjesta:

• Prilagodba web-mjesta sustava SharePoint.
• Prilagodba navigacije web-mjesta sustava SharePoint
• Pretraživanje u modernom sustavu SharePoint
• Postavljanje središnjeg web-mjesta sustava SharePoint
• Upravljanje komunikacijskim web-mjestom sustava SharePoint
• Upravljanje postavkama web-mjesta sustava SharePoint
• Zajedničko korištenje web-mjesta
• Uređivanje dozvola za popis, biblioteku ili pojedinačnu stavku

Upravljanje web-mjestom

Važan, ali često nevidljiv dio svakog web-mjesta njegov je model upravljanja – skup pravilnika, uloga, odgovornosti i procesa koje uspostavljate da biste odredili način na koji će osobe u vašoj grupi koristiti SharePoint.

U mnogim tvrtkama ili ustanovama postoji model upravljanja za web-mjesta na razini središnje administracije ili zbirke web-mjesta, koje može stvarati i održavati IT odjel ili tim. Kao vlasnik web-mjesta morate saznati postoji li već model upravljanja za zbirku web-mjesta ili farmu. Ako je tako, to možete koristiti kao smjernice za korisnike web-mjesta ili stvoriti dodatni model upravljanja za rješavanje konkretnih problema. Ako ste, primjerice, vlasnik web-mjesta za podmjesto u zbirci web-mjesta, kao što je klasično timsko web-mjesto, bilo bi dobro stvoriti vlastiti dodatni model upravljanja. Da biste riješili određene probleme na web-podmjestu.

Model upravljanja web-mjestom korisnicima web-mjesta olakšava upoznavanje s time kada je potrebno stvoriti novo web-podmjesto, popis ili drugi sadržaj web-mjesta. Osigurava povlačenje web-podmjesta i sadržaja kada završe postupak povlačenja radi uštede prostora za pohranu i točnih rezultata pretraživanja. Korisnicima daje pristup odgovarajućem sadržaju, Zadrži isti brendiranje web-mjesta i tako da vlasnike podmjesta obavještava koji su predlošci i teme dostupni. Pojednostavnjuje i promjenu vlasnika web-mjesta kada osobe napuste tvrtku ili ustanovu ili se promjene uloge.

Dobar model upravljanja web-mjestom trebao bi se usredotočiti na sljedeće dijelove:

• Stvaranje web-mjesta
• Upravljanje dozvolama
• Arhitektura informacija
• Životni ciklus web-mjesta i povlačenje iz upotrebe
• Ograničenja prostora za pohranu
• Klasifikacija podataka
• Prilagodba
• Zaštita podataka
• Navigacija
• Pretraživanje
• Uloge i odgovornosti za podršku web-mjestu

Neke dijelove na prethodnom popisu možda će već odlučiti na temelju modela upravljanja na razini zbirke web-mjesta ili tvrtke ili ustanove, kao što su količina prostora za pohranu koju imate za web-mjesto i vrste prilagodbi izgleda web-mjesta. Druge mogućnosti možda nisu relevantne, ovisno o kompleksnosti timskog web-mjesta i broju korisnika koji ga koriste. No čak i ako ne morate donositi odluke o tim temama, bilo bi dobro znati koje su odluke donesene da biste mogli informirati korisnike web-mjesta i na odgovarajući način primijeniti pravilnike.

Stvaranje web-podmjesta

Možda ćete htjeti da članovi tima mogu stvarati web-podmjesta u sklopu timskog web-mjesta za korištenje na određenim projektima.

Mogućnost spontanog stvaranja novih web-podmjesta može biti od velike koristi grupi, ali neograničeno stvaranje web-mjesta može izmaknuti kontroli. Kada se web-podmjesta slobodno razmnožavaju, mogu se pojaviti problemi. Na primjer:

• Korisnici teško mogu pronaći odgovarajuće web-podmjesto ili biti sigurni jesu li ga pronašli.
• Informacije se mogu duplicirati na nekoliko web-podmjesta, čime se zauzimaju skupi prostor za pohranu i zahtijevaju duplicirane napore za održavanje.
• Zastarjeli podaci mogu se nalaziti na web-podmjestima, potencijalno godinama, i prikazivati se u rezultatima pretraživanja. Može biti teško vidjeti koja je verzija informacija točna.
• Upravljanje dozvolama za velik broj web-podmjesta može postati veliki zadatak i korisnici nehotice mogu dobiti pristup informacijama koje zapravo ne bi trebali imati.
• Kada zaposlenici napuste grupu, web-podmjesta koja stvore mogu biti napuštena, što dovodi do konfuzije i mutnih rezultata pretraživanja za preostale korisnike web-mjesta.

Da biste uštedjeli vrijeme i energiju, možete postaviti neke pravilnike za stvaranje web-mjesta koji se odnose na sljedeća područja:

• Tko smije stvarati web-podmjesta?
• Je li nova web-podmjesta potrebno unaprijed odobriti? Ako jesu, koji su kriteriji za odobrenje i tko odobrava odobrenje?
• Trebaju li nova web-podmjesta koristiti ustaljene predloške i teme?
• Koliko se podataka može pohraniti na web-mjestu? Odnosno, koliko diskovnog prostora na poslužitelju može zauzeti?
• Koja su pravila za uključivanje strategija navigacije na web-mjesto?
• Koliko bi dugo informacije trebale biti pohranjene na web-podmjestima prije brisanja ili arhiviranja?

Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje web-mjesta ili web-podmjesta .

Upravljanje dozvolama

Integritet, povjerljivost i zaštita privatnosti ključnih informacija vaše tvrtke ili ustanove ovise o tome koliko ćete zaštititi svoje web-mjesto, odnosno kome ćete dopustiti pristup web-mjestu.

Odobravanje i ograničavanje pristupa web-mjestu naziva se upravljanje dozvolama i to je jedna od najvažnijih odgovornosti vlasnika web-mjesta.

Evo nekoliko savjeta koje valja imati na umu prilikom izrade strategije dozvola.

• Slijedite načelo najmanje povlastice: korisnicima dodijelite najniže razine dozvola potrebne za izvršavanje zadataka koji su im dodijeljeni.
• Omogućite korisnicima pristup tako da ih dodate u standardne, zadane grupe (na primjer Članovi, Posjetitelji i Vlasnici). Većinu osoba učinite članovima grupa Članovi i Posjetitelji te ograničite broj osoba u grupi Vlasnici.
• Pomoću nasljeđivanja dozvola stvorite čistu hijerarhiju koju je jednostavno vizualizirati. To jest, izbjegavajte davanje dozvola pojedincima, nego radite s grupama. Kada je to moguće, postavite podmjesta da jednostavno nasljeđuju dozvole od timskog web-mjesta, a ne imaju jedinstvene dozvole.
• Organizirajte sadržaj da biste iskoristili prednosti nasljeđivanja dozvola: Preporučujemo segmentiranje sadržaja prema razini sigurnosti – stvorite web-mjesto ili biblioteku posebno za osjetljive dokumente umjesto da ih razbacujete po većoj biblioteci i štitite jedinstvenim dozvolama.

Informacije o postavljanju dozvola potražite u članku Objašnjenje razina dozvola u sustavu SharePoint ili uređivanje dozvola za popis, biblioteku ili pojedinačnu stavku .

Arhitektura informacija

Informacijska arhitektura web-mjesta slična je sadržaju knjige: ona određuje način organizacije i prikaza informacija na web-mjestu – web-stranice, dokumenti, popisi i podaci – i njihovim korisnicima. Informacijska arhitektura često se bilježi kao hijerarhijski popis sadržaja web-mjesta, ključnih riječi pretraživanja, vrsta podataka i drugih koncepata.

Da biste stvorili informacijsku arhitekturu, morate analizirati informacije koje će biti predstavljene na web mjestu. Evo nekih pitanja koja možete upotrijebiti za razvoj informacijske arhitekture:

• Kakav ćete sadržaj imati na web-mjestu? Kako će se to odraziti u podmjesta, popise, biblioteke i tako dalje?
• Kako će informacije biti predstavljene na web mjestu?
• Kako će se korisnici web-mjesta kretati po web-mjestu?
• Kako će informacije biti usmjerene na određene ciljne skupine?
• Kako će se konfigurirati i optimizirati pretraživanje?

Dio vaše informacijske arhitekture može uključivati klasifikaciju informacija.

Ako su podaci s kojima radite imaju veliku vrijednost za tvrtku, zahtijevaju posebnu sigurnost ili su obuhvaćeni pravilima o usklađenosti s propisima, preporučujemo da postavite klasifikacijsku shemu da biste prepoznali određene vrste sadržaja kojima je potrebno pažljivo upravljati.

Kada informacije organizirate na posebnim popisima i u bibliotekama, pomoću značajki upravljanja možete upravljati sadržajem. Na primjer:

Obavezna odjava datoteka

Kada je obavezna odjava datoteke, samo jedna osoba može uređivati datoteku dok se datoteka ne prijavi. Obaveznom odjavom dokumenata sprječava se da više osoba istovremeno unese promjene, što može dovesti do sukoba uređivanja i zabune. Obaveza odjave može članovima tima pomoći i da se prilikom prijave datoteke podsjete na dodavanje komentara da biste lakše mogli pratiti promjene u svakoj verziji. Dodatne informacije potražite u članku Postavljanje obavezne odjave datoteka u biblioteci.

Praćenje verzija

Ako morate zadržati prethodne verzije datoteka, biblioteke vam mogu pomoći u praćenju, pohrani i vraćanju datoteka. Možete odabrati da sve verzije pratite na isti način. Također, neke verzije možete označiti kao glavne, kao što je dodavanje novog poglavlja u priručnik, a neke verzije kao pomoćne, kao što je ispravljanje pravopisnih pogrešaka. Da biste upravljali prostorom za pohranu, možete odabrati broj svake vrste verzije koju želite pohraniti. Da biste saznali više o upravljanju verzijama, pogledajte Kako se upravlja verzijama na popisu ili u biblioteci?.

Zatraži odobrenje dokumenta

Možete odrediti da je potrebno odobrenje dokumenta. Dokumenti ostaju u neriješenom stanju dok ih ne odobri ili odbije osoba koja ima dozvolu za to. Možete odrediti koje grupe korisnika mogu pregledavati dokument prije nego bude odobren. Ta značajka može biti korisna ako biblioteka sadrži važne smjernice ili postupke koji moraju biti konačni prije nego što ih drugi vide. Dodatne informacije o odobravanju dokumenata potražite u članku Obavezno odobravanje stavki na popisu web-mjesta ili u biblioteci.

Informirajte se o promjenama

Biblioteke podržavaju RSS tehnologiju da bi članovi radne grupe mogli automatski primati i pregledavati ažuriranja ili sažetke sadržaja vijesti i informacija na konsolidiranom mjestu. RSS tehnologiju možete koristiti kao upozorenja na sve promjene biblioteke, na primjer, kada se promijene datoteke pohranjene u biblioteci. RSS sažeci sadržaja članovima radne grupe omogućuje da pogledaju objedinjeni popis datoteka koje su se promijenile. Možete stvoriti i upozorenja e-poštom da biste primali obavijesti kada se datoteke promijene. Dodatne informacije o RSS sažecima sadržaja potražite u članku Upravljanje RSS sažecima sadržaja za web-mjesto ili zbirku web-mjesta.

Stvaranje tijekova rada

Biblioteka dokumenata ili vrsta sadržaja mogu koristiti tijekove rada koje je tvrtka ili ustanova definirala za poslovne procese, kao što su upravljanje odobravanjem ili pregledavanjem dokumenata. Grupa na svoje dokumente može primjenjivati poslovne procese, poznate kao tijekovi rada, koji određuju akcije koje je potrebno poduzeti u nizu, kao što su odobravanje ili prevođenje dokumenata. Tijek rada automatizirani je način premještanja dokumenata kroz niz akcija ili zadataka. po zadanom su bibliotekama dostupna tri tijeka rada: odobrenje, koje usmjerava dokument određenoj skupini zaposlenika radi odobravanja; značajku prikupljanja povratnih informacija, koja određeni dokument usmjerava određenoj skupini zaposlenika radi prikupljanja povratnih informacija i vraća dokument osobi koja je pokrenula tijek rada kao kompilaciju i zbirka potpisa, koja određeni dokument usmjerava određenoj skupini zaposlenika radi prikupljanja njihovih digitalnih potpisa. Dodatne informacije o tijekovima rada potražite u članku Pregled tijekova rada ugrađenih u SharePoint

Definiranje vrsta sadržaja

Ako grupa radi s nekoliko vrsta datoteka, kao što su radni listovi, prezentacije i dokumenti, možete proširiti funkcionalnost biblioteke omogućivanjem i definiranjem više vrsta sadržaja. Vrste sadržaja pridonose fleksibilnosti i dosljednosti u više biblioteka. Svaka vrsta sadržaja može navesti predložak, pa čak i procese tijeka rada. Predlošci služe kao početna točka za oblikovanje i standardne tekstove te svojstva koja se odnose na dokumente te vrste, kao što su naziv odjela ili broj ugovora. Dodatne informacije o vrstama sadržaja potražite u članku Uvod u vrste sadržaja i objavljivanje vrsta sadržaja

Praćenje revizije

Ako imate grupu osjetljivih datoteka i bilo bi korisno znati kako se dokumenti koriste, možete definirati pravilnik koji omogućuje omogućivanje praćenja nadzora događaja, kao što su promjene, kopiranje ili brisanje datoteka. Informacije o postavljanju nadzora potražite u članku Konfiguriranje postavki nadzora za zbirku web-mjesta

Životni ciklus web-mjesta i povlačenje iz upotrebe

Web-mjesta kao što su dokumenti, radna mjesta i web-mjesta za raspravu obično se motaju nakon što više nisu korisna, zauzimaju dragocjeni prostor za pohranu i zamagljuju rezultate pretraživanja. Bilo bi dobro da barem jednom godišnje postavite termin pregleda web-mjesta i njihova sadržaja da biste provjerili isplati li ih čuvati.

Dobro je imati na umu i da je veći model upravljanja vaše tvrtke ili ustanove možda u potrazi za zastarjelim web-mjestima. Administrator može, primjerice, automatski izbrisati web-mjesta koja nisu taknuta 90 dana. Kao vlasnik web-mjesta primit ćete poruku e-pošte s upozorenjem da će se to dogoditi. Dodatne informacije o životnom ciklusu i pravilnicima o povlačenju iz upotrebe potražite u pravilnicima o zatvaranju web-mjesta.