Čuli ste za grupe sustava Microsoft 365 i kako ih možete koristiti u programu Outlook, ali možda niste sigurni kako početi s radom. U ovom ćemo vam članku objasniti nekoliko osnovnih koraka za početak rada s grupama sustava Microsoft 365 u programu Outlook. Pružit ćemo vam i neke veze na dubinski sadržaj kada budete spremni učiniti više.
Ako niste sigurni koje su grupe, možda najprije želite posjetiti članak Saznajte više o grupama sustava Microsoft 365 .
Da biste iskoristili sve prednosti grupa sustava Microsoft 365 u programu Outlook, morate imati tarifu za Microsoft 365 koja podržava Exchange online i SharePoint online, kao što su Business Premium, E3 ili E5.
Napomena: Da biste koristili grupe sustava Microsoft 365 u programu Outlook u sustavu Windows, morate koristiti Outlook u predmemoriranom načinu sustava Exchange. Dodatne informacije o tome potražite u članku Uključivanje predmemoriranog načina sustava Exchange.
Odaberite karticu u nastavku da biste saznali više o tome kako započeti s radom s tom značajkom.
Prvo morate stvoriti grupu. Stvaranje grupe u Outlook je vrlo jednostavan proces. Kratka verzija priče je:
-
U odjeljku Grupe na vrpci kliknite Nova grupa. Ako koristite aplikaciju Outlook na webu verziju za stolna računala, taj postupak možete pokrenuti klikom na strelicu padajućeg izbornika pokraj mogućnosti Novo i odabirom mogućnosti Grupiraj. Možete i otići na navigacijsku traku na lijevoj margini i odabrati ikonu Grupe koja se nalazi ispod Osobe ikone. Zatim u gornjem lijevom kutu odaberite "Nova grupa".
-
Dodijelite naziv grupi.
-
Postavite postavku zaštite privatnosti. Grupe su po zadanom privatne. To znači da ih mogu pregledavati samo članovi grupe i da im je potrebna dozvola vlasnika grupe za pridruživanje. Javne grupe mogu pregledavati i pridružiti se bilo kome u tvrtki ili ustanovi. Nijedna postavka ne izlaže vaše grupe osobama izvan tvrtke ili ustanove osim ako ih izričito ne pozovete kao goste.
Savjet: Grupe su po zadanom privatne prilikom stvaranja pomoću programa Outlook na webu. U sljedećih će mjeseci po zadanom biti privatne prilikom stvaranja pomoću bilo koje od Outlook aplikacija.
-
Odlučite želite li da novi članovi prate grupu (dodatne mogućnosti). Članovi koji prate grupu dobit će kopije svake poruke grupe u svojoj osobnoj ulaznoj pošti. Članovi koji su samo pridruženi morat će otići u zajedničku ulaznu poštu grupe da bi sudjelovali u grupnim razgovorima.
Učinite više:
-
Dodatne informacije o stvaranju grupe potražite u članku Stvaranje grupe u programu Outlook.
-
Dodatne informacije o pridruživanju grupi koju je stvorio netko drugi potražite u članku Pridruživanje grupi u programu Outlook.
-
Dodatne informacije o prekidu primanja grupnih poruka u ulaznoj pošti ili napuštanju grupe potražite u članku Napuštanje grupe u programu Outlook.
Kada stvorite grupu, možete dodati članove u grupu. Dodavanje novih članova:
-
Otvorite grupu u Outlook tako da je pronađete u navigacijskom oknu s lijeve strane. Trebao bi se nalaziti ispod poštanskog sandučića u odjeljku Grupe. Ako koristiteOutlook na webu,
-
Kada se uključite u grupu, na vrpci kliknite Dodaj članove. Ako koristite aplikaciju Outlook na webu na kojem piše koliko članova grupa ima, u gornjem desnom kutu prozora kliknite Dodaj članove. Možete i otići na navigacijsku traku na lijevoj margini i odabrati ikonu Grupe koja se nalazi ispod Osobe ikone. U lijevom oknu u odjeljku Grupe odaberite grupu kojoj želite pozvati osobe da se pridruže. Odaberite ikonu "Dodaj članove" pokraj gumba za slanje e-pošte i ikone postavki.
-
Unesite ime ili adresu e-pošte svake osobe koju želite dodati u navedeno polje. Kada završite, kliknite U redu i dodat će se. Svaki od njih primit će poruku e-pošte u koju će ih primiti u grupu i dati im praktične veze za pristup sadržaju grupe.
Savjet: Ako želite dodati sve članove postojećeg popisa za raspodjelu, samo upišite naziv popisa za raspodjelu i svi će se oni dodati u jednom koraku.
Učinite više:
-
Dodatne informacije o pozivanje gostiju izvan tvrtke u grupu potražite u članku Pristup gosta u grupama okruženja Microsoft 365.
-
Dodatne informacije o dodavanju ili uklanjanju članova iz grupe potražite u članku Dodavanje i uklanjanje članova grupe u programu Outlook.
Razgovori u grupama okruženja Microsoft 365 Outlook se u zajedničkoj ulaznoj pošti za grupu. Korisnici mogu čitati poruke i odgovarati na njih, a članovi se mogu jednostavno pretraživati ili se pomicati po povijesti poruka da bi se informirali o prethodnom pitanju. Zajednička ulazna pošta mnogo izgleda kao osobna ulazna pošta Outlook korisnicima. Svaki se razgovor prikazuje zasebno na popisu poruka s lijeve strane, a klikom na jedan otvorit će se u oknu za čitanje. Ako korisnik označi poruku ili razgovor kao pročitanu, ne utječe na način na koji se poruke prikazuju drugim članovima grupe, pa ne morate brinuti da će drugi članovi propustiti važnu poruku.
Savjet: Nedavna promjena načina na koji se poruke prikazuju i broje uOutlook možda su ponovno postavili broj koji se prikazuje pokraj naziva grupe u navigacijskom Outlook navigacijskom oknu. Ako taj broj želite vratiti na nulu, desnom tipkom miša kliknite grupu i odaberite Označi sve kao pročitano.
Sada kada ste stvorili grupu, započnimo novi razgovor. Novu poruku možete objaviti tako da otvorite zajedničku ulaznu poštu za grupu i kliknete Novi razgovor na vrpci. Možete i jednostavno poslati poruku e-pošte na pseudonim grupe. Svi članovi grupe moći će pročitati novu poruku koju ste objavili, a svi članovi koji prate grupu dobit će kopiju vaše poruke u svojoj osobnoj ulaznoj pošti.
Učinite više:
-
Ako želite koristiti aplikaciju Outlook na webu pogledajte Članak Grupni razgovor u programu Outlook.
Svaka grupa sustava Microsoft 365 dobiva biblioteku zajedničkih datoteka u kojoj možete pohranjivati, zajednički koristiti dokumente, radne knjige, prezentacije ili surađivati na njima ili na bilo kojoj vrsti datoteke.
Pristupite biblioteci datoteka tako da otvorite grupu u Outlook (u lijevom navigacijskom oknu) pa na vrpci kliknete Datoteke. Biblioteka datoteka otvorit će se u pregledniku, a zatim možete stvarati nove datoteke, prenositi datoteke s računala i raditi sve ostalo što biblioteka dokumenata sustava SharePoint može učiniti. Razmislite o tome koje bi datoteke bilo korisno zajednički koristiti s grupom i nemojte se osjećati ograničenim na datoteke sustava Microsoft Office. Možete i zajednički koristiti PDF-ove, fotografije ili bilo koju drugu vrstu datoteke koja bi vašoj grupi bila korisna.
Da biste preuzeli ili izbrisali datoteku, samo je odaberite i te će se mogućnosti pojaviti na alatnoj traci pri vrhu.
Učinite više:
-
Dodatne informacije o radu s datotekama u grupi potražite u članku Zajedničko korištenje datoteka grupe.
Svaka grupa sustava Microsoft 365 ima vlastitu zajedničku OneNote bilježnicu u kojoj mogu prikupljati ideje, surađivati i pohranjivati istraživanja.
Otvorite grupu u Outlook tako da je pronađete u lijevom navigacijskom oknu ili uOutlook na webu tako da otvorite Osobe pločicu. Kada otvorite bilježnicu na vrpci , kliknite Bilježnica da biste otvorili zajedničku bilježnicu grupe.
Kada prvi put otvorite zajedničku bilježnicu grupe, ona će se otvoriti u pregledniku u OneNote za web. Ondje možete uređivati ili, ako imate OneNote 2016 i želite ga koristiti, na vrpci kliknite Uredi u programu OneNote . Kada je otvorite u programu OneNote, bilježnica će se sinkronizirati s popisom otvorenih bilježnica i moći ćete joj pristupiti izravno iz programa OneNote, a da prije toga ne morate ići u grupu.
Pokušajte otvoriti bilježnicu programa OneNote grupe i razmisliti o tome što bi moglo biti korisno grupi za prikupljanje ideja i suradnju. Na primjer, možda imate sekciju koju koristite za prikupljanje i komentiranje web-sadržaja koji je relevantan vašem timu.
Napomena: Grupna bilježnica dostupna vam je i na pametnom telefonu ili tabletu pomoću aplikacije OneNote za iOS ili Android.
Učinite više:
-
Da biste započeli s radom u programu OneNote, pročitajte članak Osnovni zadaci OneNote 2016 za Windows.
Vrlo je vjerojatno da vaša grupa ima događaje, sastanke, kontrolne točke ili druge stavke koje bi imalo koristi od zajedničkog kalendara. Svaka grupa sustava Microsoft 365 ima zajednički kalendar u kojem svi članovi mogu vidjeti i sudjelovati u njima.
Rad s kalendarom grupe ne razlikuje se od rada s osobnim kalendarom. Ako u navigacijskom oknu odaberete gumb kalendara, vidjet ćete osobni kalendar i zajedničke kalendare svih grupa u koje ste član. Možete potvrdite okvire pokraj svakog kalendara koji želite pogledati i prikazati ih jedan uz drugi ili preklopljene.
Dodavanje stavke u zajednički kalendar funkcionira kao i u vašem osobnom kalendaru. Svaki sastanak koji dodate u zajednički kalendar pozivat će i druge članove grupe na taj događaj da bi ga mogli imati u vlastitim kalendarima. Obveze dodane u zajednički grupni kalendar ne prikazuju se u osobnim kalendarima drugih članova.
Sada kada imate zajednički kalendar, pokušajte dodati nadolazeće sastanke ili događaje u kojima vaša grupa možda sudjeluje.
Učinite više:
-
Dodatne informacije o korištenju zajedničkog kalendara grupe potražite u članku Zakazivanje sastanka u grupnom kalendaru u programu Outlook.
Dakle, sada kada imate svoju grupu gore i trčanje, gdje se ide od tamo?
-
Microsoft Planner omogućuje vam dodjeljivanje zadataka i upravljanje njima za ljude u vašoj grupi. Dodatne informacije potražite u Planner pomoći.
-
Goste izvan tvrtke ili ustanove možete pozvati da se pridruže grupi i surađuju u njoj. Pročitajte članak Pristup gosta u grupama okruženja Microsoft 365.
-
Migrirajte postojeće popise za raspodjelu u grupe sustava Microsoft 365. Pročitajte članak Zašto biste popise za raspodjelu trebali nadograditi na grupe u programu Outlook.
-
Dodajte Microsoftov tim u grupu radi trajnog čavrljanja. Pogledajte brzi početak rada u aplikaciji Microsoft Teams.
Vidi također
Imate pitanja?
Posjetite web-Microsoft Tech Community da biste objavili pitanja i sudjelovali u razgovorima o grupe sustava Microsoft 365.
Slušamo vas
Ben je zadnji put ažurirao ovaj članak 25. lipnja 2021. kao rezultat vaših povratnih informacija. Ako vam je pomogao, a posebice ako nije, kliknite kontrole za povratne informacije u nastavku i ostavite nam konstruktivne komentare da bismo ih mogli nastaviti poboljšavati. Hvala!
