Strukturiranje (grupiranje) podataka na radnom listu

1. Provjerite sadrži li svaki stupac podataka koje želite strukturirati natpis u prvom retku (npr. regija), sadrži li u svakom stupcu slične činjenice te sadrži li raspon koji želite strukturirati bez praznih redaka ili stupaca.

2. Ako želite, grupirani reci detalja mogu imati odgovarajući redak sažetka – podzbroj. Da biste ih stvorili, učinite nešto od sljedećeg:

   • Umetnite retke sažetka pomoću naredbe Podzbroj    

     Koristite naredbu Podzbroj, kojom se neposredno ispod ili iznad svake grupe redaka detalja umeće funkcija SUBTOTAL i automatski stvara struktura. Dodatne informacije o korištenju funkcije SUBTOTAL potražite u članku SUBTOTAL (opis funkcije).

   • Umetanje vlastitih redaka sažetka    

     Umetnite vlastite retke sažetka s formulama neposredno ispod ili iznad svake pojedine grupe redaka detalja. Primjerice, ispod ili iznad redaka podataka o prodaji za ožujak i travanj koristite funkciju SUM da biste izračunali podzbroj podataka o prodaji tijekom tih mjeseci. U tablici u nastavku ove teme prikazan je primjer takvog izračuna.

3. Po zadanom Excel retke sažetka ispod detalja koje sažimaju, ali ih je moguće stvoriti iznad redaka detalja. Ako ste ispod detalja stvorili retke sažetka, prijeđite na sljedeći korak (četvrti korak). Ako ste retke sažetka stvorili iznad redaka detalja, na kartici Podaci u grupi Struktura kliknite pokretač dijaloškog okvira.

   

   Otvorit će Postavke dijaloškog okvira.

   

   Zatim u dijaloškom Postavke, poništite potvrdni okvir Reci sažetka ispod detalja, a zatim kliknite U redu.

4. Strukturirajte podatke. Učinite nešto od sljedećega:

   Automatsko strukturiranje podataka

   1. Odaberite ćeliju u rasponu ćelija koje želite strukturom.

   2. Na kartici Podaci u grupi Struktura kliknite strelicu ispod mogućnosti Grupiranje, a zatim Automatsko strukturiranje.

      

   Ručno strukturiranje podataka

   Važno:  Kad ručno grupirate razine strukture, najbolje je prikazati sve podatke da bi se izbjeglo pogrešno grupiranje redaka.

   1. Da biste strukturirani vanjsku grupu (razina 1), odaberite sve retke koje će vanjska grupa sadržavati (npr. retke detalja i ako ste ih dodali, njihove retke sažetka).

      1. Prvi redak sadrži natpise i nije odabran. 2. Budući da je to vanjska grupa, odaberite sve retke s podzbrojeva i pojedinosti. 3. Nemojte odabrati ukupni zbroj.

   2. Na kartici Podaci u grupi Struktura kliknite Grupiranje. Zatim u dijaloškom okviru Grupa kliknite Reci, a zatim U redu.

      Savjet: Ako umjesto samo ćelija odaberete cijele retke, Excel automatski grupiraju po retku – dijaloški okvir Grupa se čak ni ne otvara.

      

      Simboli strukture na zaslonu se prikazuju pokraj grupe.

   3. Osim toga strukturirajte unutarnju, ugniježđenu grupu – retke detalje za dani odjeljak podataka.

      Napomena: Ako ne morate stvarati unutarnje grupe, prijeđite na korak f u nastavku.

      Za svaku unutarnju ugniježđenu grupu odaberite retke detalja pokraj retka koji sadrži redak sažetka.

      1. Možete stvoriti više grupa na svakoj unutarnjoj razini. Ovdje su dvije sekcije već grupirane na razini 2. 2. Taj je odjeljak odabran i spreman za grupiranje. 3. Nemojte odabrati redak sažetka za podatke koje grupiraju.

   4. Na kartici Podaci u grupi Struktura kliknite Grupiranje.

      

      Zatim u dijaloškom okviru Grupa kliknite Reci, a zatim U redu. Simboli strukture na zaslonu se prikazuju pokraj grupe.

      Savjet: Ako umjesto samo ćelija odaberete cijele retke, Excel automatski grupiraju po retku – dijaloški okvir Grupa se čak ni ne otvara.

   5. Nastavite odabirati i grupirati unutarnje retke dok ne stvorite sve razine koje želite u strukturi.

   6. Ako želite razgrupirati retke, odaberite ih, a zatim na kartici Podaci u grupi Struktura kliknite Razgrupiranje.

      Sekcije strukture možete razgrupirati i bez uklanjanja cijele razine. Držite shift dok klikate ili za grupu, a zatim na kartici Podaci u grupi Struktura kliknite Razgrupiraj.

      Važno: Ako razgrupirate strukturu dok su podaci o detaljima skriveni, reci s detaljima mogu ostati skriveni. Da biste prikazali podatke, povucite preko brojeva vidljivih redaka koji se nalaze uz skrivene retke. Zatim na kartici Polazno u grupi Ćelije kliknite Oblikovanje, pokažite na Sakrij & Otkrij, a zatim kliknite Otkrij retke.

1. Provjerite ima li svaki redak s podacima koje želite strukturirati natpis u prvom stupcu, sadrži li slične podatke u svakom retku te ne sadrži li raspon prazne retke ili stupce.

2. Umetnite vlastite stupce sažetka s formulama desno ili lijevo od svake grupe stupaca detalja. Tablica navedena u 4. koraku u nastavku prikazuje vam primjer.

   Napomena: Da biste podatke strukturirali prema stupcima, moraju postojati stupci sažetka koji sadrže formule s referencama na ćelije u svim stupcima detalja za tu grupu.

3. Ako je stupac sažetka s lijeve strane stupaca s detaljima, na kartici Podaci u grupi Struktura kliknite pokretač dijaloškog okvira.

   

   Otvorit će Postavke dijaloškog okvira.

   

   Zatim u dijaloškom Postavke dijaloškom okviru Sažetak poništite okvir Stupci sažetka desno od detalja, a zatim kliknite U redu.

4. Da biste strukturirali podatke, učinite nešto od sljedećeg:

   Automatsko strukturiranje podataka

   1. Odaberite ćeliju u rasponu.

   2. Na kartici Podaci u grupi Struktura kliknite strelicu ispod mogućnosti Grupiranje, a zatim Automatsko strukturiranje.

   Ručno strukturiranje podataka

   Važno:  Kad ručno grupirate razine strukture, najbolje je prikazati sve podatke da bi se izbjeglo pogrešno grupiranje stupaca.

   1. Da biste strukturirani vanjsku grupu (razina 1), odaberite sve podređene stupce sažetka, kao i povezane detaljne podatke.

      1. Stupac A sadrži naljepnice. 2. Odaberite sve stupce detalja i podzbroj. Ako ne odaberete cijele stupce, kada kliknete Grupiraj (nakartici Podaci u grupi Struktura) otvorit će se dijaloški okvir Grupa i zatražiti da odaberete Reci ili Stupci. 3. Nemojte odabrati stupac sveukupnog zbroja.

   2. Na kartici Podaci u grupi Struktura kliknite Grupiranje.

      

      Iznad grupe prikazuje se simbol strukture.

   3. Da biste strukturirani unutarnji, ugniježđeni grupi stupaca detalja (razina 2 ili novija), odaberite stupce detalja koji se nalaze uz stupac koji sadrži stupac sažetka.

      1. Možete stvoriti više grupa na svakoj unutarnjoj razini. Ovdje su dvije sekcije već grupirane na razini 2. 2. Ti su stupci odabrani i spremni za grupiranje. Ako ne odaberete cijele stupce, kada kliknete Grupiraj (nakartici Podaci u grupi Struktura) otvorit će se dijaloški okvir Grupa i zatražiti da odaberete Reci ili Stupci. 3. Nemojte odabrati stupac sažetka za podatke koje grupiraju.

   4. Na kartici Podaci u grupi Struktura kliknite Grupiranje.

      

      Simboli strukture na zaslonu se prikazuju pokraj grupe.

5. Nastavite s označavanjem i grupiranjem unutarnjih stupaca sve dok ne stvorite sve željene razine u strukturi.

6. Ako stupce želite razgrupirati, odaberite ih, a zatim na kartici Podaci u grupi Struktura kliknite Razgrupiraj.

Sekcije strukture možete razgrupirati i bez uklanjanja cijele razine. Držite shift dok klikate ili za grupu, a zatim na kartici Podaci u grupi Struktura kliknite Razgrupiraj.

Ako razgrupirate strukturu dok su detaljni podaci skriveni, stupci s detaljima mogu ostati skriveni. Da biste prikazali podatke, povucite preko slova vidljivih stupaca koji se nalaze uz skrivene stupce. Na kartici Polazno u grupi Ćelije kliknite Oblikuj, pokažite na Sakrij i prikaži, a zatim kliknite Otkrij stupce.

1. Ako ne vidite simbole strukture , i , idite na Mogućnosti datoteke > >Dodatno, a zatim u odjeljku Mogućnosti prikaza za ovaj radni list potvrdite okvir Prikaži simbole strukture ako se struktura primijeni, a zatim kliknite U redu.

2. Učinite nešto od sljedećeg:

   • Prikaz i skrivanje podataka o detaljima za grupu    

     Da biste prikazali detaljne podatke unutar grupe, kliknite za grupu ili pritisnite ALT + SHIFT + =.

   • Da biste sakrili detaljne podatke za grupu, kliknite za grupu ili pritisnite ALT + SHIFT + -.

   • Proširivanje i sažimanje cijele strukture na određenu razinu    

     U konture kliknite broj razine koju želite. Detaljni podaci na nižim razinama tada će biti skriveni.

     Na primjer, ima li struktura četiri razine, možete sakriti četvrtu razinu istovremeno prikazujući ostale razine ako kliknete .

   • Prikaz i skrivanje svih strukturiranih podataka o detaljima    

     Radi prikaza svih detaljnih podataka kliknite najnižu razinu u simbolima strukture . Na primjer, ako postoje tri razine, kliknite .

   • Da biste sakrili podatke o detaljima, kliknite .

Za strukturirane retke Microsoft Excel koristi stilove, kao što su RazinaRetka_1 i RazinaRetka_2. Za strukturirane stupce Excel koristi stilove, kao što su RazinaStupca_1 i RazinaStupca_2. U tim se stilovima radi razlikovanja redaka ili stupaca sažetka u podacima koriste podebljanje, kurziv i druga oblikovanja teksta. Promjenom načina definiranja svakog od tih stilova moguće je primijeniti različita oblikovanja teksta i ćelija radi prilagodbe izgleda strukture. Stil na strukturu možete primijeniti prilikom ili nakon njezina stvaranja.

Učinite nešto od sljedećeg:

Automatska primjena stila na nove retke ili stupce sažetka    

1. Na kartici Podaci u grupi Struktura kliknite pokretač dijaloškog okvira.

   

   Otvorit će Postavke dijaloškog okvira.

   

2. Potvrdite okvir Automatski stilovi.

Primjena stila na postojeći redak i stupac sažetka    

1. Odaberite ćelije na koje želite primijeniti stil.

2. Na kartici Podaci u grupi Struktura kliknite pokretač dijaloškog okvira.

   

   Otvorit će Postavke dijaloškog okvira.

   

3. Potvrdite okvir Automatski stilovi, a zatim kliknite Primijeni stilove.

   

Za oblikovanje strukturiranih podataka možete koristiti i samooblikovanje.

1. Ako ne vidite simbole strukture , i , idite na Mogućnosti datoteke > >Dodatno, a zatim u odjeljku Mogućnosti prikaza za ovaj radni list potvrdite okvir Prikaži simbole strukture ako se struktura primijeni.

2. Pomoću simbola strukture , i sakrijte podatke o detaljima koje ne želite kopirati.

   Dodatne informacije potražite u odjeljku Prikaz i skrivanje strukturiranih podataka.

3. Odaberite raspon redaka sažetka.

4. Na kartici Polazno u grupi Uređivanje kliknite Pronađi i odaberi, a zatim kliknite Idi na.

   

5. Kliknite Idi na posebno.

6. Kliknite Samo vidljive ćelije.

7. Kliknite U redu, a zatim kopirajte podatke.

Skrivanje strukture

• Idite na Mogućnosti > datoteka > Napredno, a zatim u odjeljku Mogućnosti prikaza za ovaj radni list poništite potvrdni okvir Prikaži simbole strukture ako je struktura primijenjena.

Uklanjanje strukture

1. Kliknite radni list.

2. Na kartici Podaci u grupi Struktura kliknite Razgrupiranje pa Očisti strukturu.

   

   Važno: Razgrupirate li strukturu dok su detaljni podaci skriveni, reci detalja možda ostanu skriveni. Kako biste prikazali podatke, povucite preko vidljivih brojeva redaka ili slova stupaca pokraj skrivenih redaka i stupaca. Na kartici Polazno u grupi Ćelije kliknite Oblikovanje, pokažite na Sakrij i prikaži, a zatim kliknite Otkrij retke ili Otkrij stupce.

Zamislite da želite stvoriti izvješće sažetka podataka u kojem se prikazuju samo ukupni zbrojevi uz grafikon tih ukupnih zbrojeva. Općenito uzevši, možete učiniti sljedeće:

1. Stvaranje izvješća sažetka

   1. Strukturirajte podatke.

      Dodatne informacije potražite u odjeljcima Stvaranje strukture redaka ili Stvaranje strukture stupaca.

   2. Sakrijte detalje klikom na simbole strukture , i da bi se prikazii samo zbrojeva kao što je prikazano u sljedećem primjeru strukture retka:

      

   3. Dodatne informacije potražite u odjeljku Prikaz i skrivanje strukturiranih podataka.

2. Grafikon izvješća sažetka

   1. Odaberite podatke sažetka koje želite prikazati na grafikonu.

      Da biste, primjerice, grafikonom označili samo ukupne zbrojove za Buchanan i Davolio, ali ne i ukupne zbrojove, odaberite ćelije od A1 do C19 kao što je prikazano u prethodnom primjeru.

   2. Kliknite Umetni >grafikone > preporučeni grafikoni, a zatim karticu Svi grafikoni pa odaberite vrstu grafikona.

      

      Ako, primjerice, odaberete mogućnost Grupirani stupac, grafikon će izgledati ovako:

      

      Ako prikažete ili sakrijete detalje na strukturiranom popisu podataka, i grafikon se ažurira da bi prikazao ili sakrio podatke.