Svi smo bili tamo, zar ne? Nakon uzbudljivog vrtloga odmora, vratite se na posao, otvorite Outlook i pronađite dvije tisuće nepročitanih poruka koje vas čekaju. Dovoljno je da se želite vratiti na godišnji odmor. Ili nikad više nemojte na godišnji odmor.

No Outlook je moćan program i može vam pomoći da brzo ukrotite tu ulaznu poštu – vjerojatno mnogo brže nego što ste mogli zamisliti.

Upravljanje e-poštom nakon odmora

Priprema za godišnji odmor

Pratimo zajedno s Rachel dok se priprema za godišnji odmor od deset dana.

Rachel upravlja komunikacijom i koordinacijom za pet zasebnih projekata, član je dvadeset različitih popisa za slanje poruka e-pošte, a svaki dan prima i mali broj osobnih poruka e-pošte.

Dok je Rejčel izvan ureda, Chester će biti glavna točka kontakta za tri njezina projekta, a Šeril će se pobrinuti za druga dva.

Zadnji put kada je Rachel bila na odmoru, postavili su automatske odgovore da bi svima javila da će se vratiti za deset dana, ali nije ništa drugo. Kada se vratila, njezina ulazna pošta narasla je s 50 poruka na 500 poruka.

Ovaj put, Rachel provodi nekoliko minuta dan prije nego što ode s nekoliko ključnih značajki Outlook da bi se vratila s odmora bez stresa.

Rachel zna da postavljanje automatskog odgovora može odgovoriti na mnogo pitanja i zabunu za svoje suradnike. Budući da Microsoft 365, odabire mogućnost Datoteka> automatski odgovori , avrste u sljedećem tekstu.

Bok,

Hvala vam na poruci. Izvan ureda sam između 1. svibnja 2019. i 10. svibnja 2019. Dok me nema, neću provjeravati e-poštu.

Ako vam je potrebna pomoć s projektima Contoso, Fourth Coffee i Tailspin Toys, obratite se projektima Chester Beane.

Ako vam je potrebna pomoć s projektom Northwind, obratite se Cheryl Jenkins. 

- Rejčel

Automatskim odgovorima može postaviti uključivanje dana kada odlazi i isključivanje dana kada se vrati. Ovo je odličan korak 1. No Rachel zna Outlook ima druge značajke koje može koristiti da bi joj se pritisnu poštu održavalo pod kontrolom.

Da biste postavili vlastite automatske odgovore, pogledajte slanje automatskih odgovora izvan uredaOutlook .

Sada, Rejčel može da prijede na drugi korak: stvaranje pravila.

Pravila su sjajan način upravljanja porukama, i kada ste u uredu i izvan ureda. Značajka automatskih odgovora ima vlastita ugrađena pravila koja će se uključiti samo kada niste u uredu. 

Možete postaviti pravila za upravljanje e-poštom.

U dijaloškom okviru s pravilima pri dnu prozora Automatski odgovori, Rejčel odabire Dodaj pravilo.

Zatim dodaje advertisements@contoso.com poljeIz. Prima dnevnu poruku s ove adrese koja sadrži podatke koji su joj osjetljivi na vrijeme koje joj neće biti potrebne kada se vrati s godišnjih odmora.

U odjeljku Izvođenje tih akcija, Rachel provjerava okvir Izbriši sve poruke s te adrese e-pošte. Ona može stvoriti više pravila koja premještaju ili brišu ili čak prosljeđuju poruke drugima u tvrtki ili ustanovi na temelju riječi u tijelu predmeta ili poruke ili od koga se poruka šalje ili od koje je primljena. 

Kada završi s stvaranjem pravila, može spremiti automatski odgovor i otići na godišnji odmor znajući da će se dobar broj poruka e-pošte automatski proslijediti pravoj osobi, a druga će se grupa u potpunosti izbrisati.

Dodatne informacije o dodavanju pravila potražite u članku Upravljanje porukama e-pošte pomoću pravila.

Nakon odmora

Što ako niste organizirani kao Rejčel prije nego što ste otišli na godišnji odmor?

Pratimo Nelsona dok se pokušava nositi s preopterećenom ulaznom poštom nakon desetodnenog odmora. Nelson je postavio automatski odgovor, ali suradnicima nije dao nikakve upute dok ga nije bilo.

Kada se Nelson vrati s godišnjih odmora, u ulaznoj pošti ima 1243 poruke. Srećom, Outlook je u sklopu pretplate na Microsoft 365, pa može brzo i jednostavno sortirati, filtrirati i baviti se tim porukama pomoću nekoliko ključnih Outlook značajki.

Prvo, Nelson sorti svoje poruke prema prioritetu. Time će se sve poruke visokog prioriteta – one s kojima će se morati brzo pozabaviti – pri vrhu svoje ulazne pošte.

Sortiraj poruke prema važnosti.

Da bi to učinio, pri vrhu popisa poruka odabire padajući izbornik Po datumu i odabire Važnost. Time se sorti njegova ulazna pošta.

Nelson sada može provesti petnaest minuta odgovarajući na pet poruka visoke važnosti, uvrstiti ih u mape, a zatim promijeniti redoslijed sortiranja tako da ponovno kliknete padajući izbornik i odaberete Nisko pri vrhu da biste poruke niske važnosti donesite na vrh popisa poruka. Te će poruke dobiti samo brzi pregled, a zatim će izbrisati sve osim jedne od njih. Pozivnice za ručak, obavijest o protupožarnoj vježbi i upozorenje o neupoštenju struje prije tri dana nisu poruke na koje mora odgovoriti.

Sada kada se pobrinuo za najvažnije poruke e-pošte, Nelson može koristiti još jedan od ugrađenih filtara Outlook, onaj za @mentions. Odabirom padajućeg izbornika Po datumu u gornjem desnom gornjem desnom odjeljku popisa poruka odabire Spomenuta pošta.

Spominjanja mogu vam pomoći filtrirati e-poštu.

Nelson zna je li spomenut u određenoj poruci e-pošte, vjerojatno je pošiljatelju potrebno nešto izričito od njega, a ne od jednog od njegovih zaposlenika.

Postoji približno pedeset tih poruka, a Nelson može brzo pregledavati popis, izbrisati one kojima je možda već upravljao jedan od njegovih suradnika, a zatim odgovoriti drugima. 

Ako imate velik broj projekata, neki mogu biti osjetljiviji na vrijeme od drugih. Traženje poruka povezanih s najosjetljivijim projektima u vremenu može vam pomoći da ostanete na vrhu tih projekata, a manje vremena štedite projekte za drugi dan.

Pretražite poruke e-pošte.

Da biste potražili poruke koje sadrže određeni izraz, upotrijebite okvir za pretraživanje pri vrhu popisa Outlook poruka. Koristite navodnike oko izraza s više riječi da biste potražili samo taj izraz, a ne svaku pojedinačnu riječ unutar tog izraza.

Grupiranje poruka po pošiljatelju omogućuje vam pronalaženje poruka na koje možete brzo izbrisati, primjerice biltene ili automatizirane poruke s nemonitornih računa ili na poruke na koje morate pravo vrijeme odgovoriti, primjerice, poruke izravnog nadređenog.

Grupiranje poruka po pošiljatelju

Da biste grupirati poruke po pošiljatelju, kliknite padajući izbornik Po datumu u gornjem desnom kutu popisa poruka, a zatim odaberite Šalje.

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje
Prvi koristite nove značajke
Pridružite se Microsoft Insidere

Jesu li ove informacije bile korisne?

Koliko ste zadovoljni kvalitetom prijevoda?
Što je utjecalo na vaše iskustvo?

Hvala vam na povratnim informacijama!

×