Uvoz rasporeda iz programa Excel u smjene

Sadržaj članka

Pregled

Uvoz rasporeda u smjene

Prikaz i ispravljanje pogrešaka uvoza

Ogledna radna knjiga programa Excel

Pregled

Uvoz programa Excel može izvršiti sljedeće akcije, što biste inače ručno učinili u smjenama:

Dodijelite smjene i vrijeme za svakog člana tima.
Dodajte otvorene smjene.
Organizirajte smjene prema grupi.
Dodajte članove tima u grupe.
Dodajte bilješke za taj dan.

Ako želite ručno ispuniti raspored, pročitajte članak Ispunjavanje rasporeda u smjenama.

Napomene:

Uvoz programa Excel omogućuje dodavanje podataka o rasporedu, kao što su smjene, vrijeme isključeno i otvorene smjene. Uređivanje ili brisanje podataka o rasporedu koji već postoje u smjenama nije moguće putem uvoza programa Excel.
Ako ste onemogućili otvorene smjene u postavkama smjene ili ako nemate dozvole za dodavanje grupa u smjene, nećete moći dodavati otvorene smjene ni organizirati smjene po grupama putem uvoza programa Excel.
Ne možete uvesti raspored koji je dulja od dvije godine prije trenutnog datuma.

Najprije u radnu knjigu programa Excel unesite podatke o rasporedu, a zatim uvezite radnu knjigu u smjene. Smjene obuhvaćaju oglednu radnu knjigu programa Excel koju možete koristiti za unos podataka o rasporedu.

Možete stvoriti novu datoteku na temelju ogledne radne knjige ili pak dodati podatke o rasporedu izravno u tu radnu knjigu. Ako koristite oglednu radnu knjigu, izbrišite ogledne podatke prije prijenosa datoteke.

Važno: Provjerite jesu li jezik postavljen na uređaju i oblik broja u programu Excel postavljeni na istu regiju. Time se osigurava da se vaši oblici datuma u aplikaciji Teams podudaraju s onima koje ste unijeli u Excel. Teams odražava isti oblik datuma i vremena kao i postavke jezika, datuma i vremena vašeg uređaja.

Na primjer, ako su vaš uređaj i Excel postavljeni na engleski (SAD),oblik datuma programa Excel od 06/03/2024 točno predstavlja 3. ožujka 2024. u aplikaciji Teams. Ako je vaš uređaj postavljen na engleski (Velika Britanija ), a Excel je postavljen na engleski (SAD),oblik datuma programa Excel od 06/03/2024 tumači se kao 6. lipnja 2024. u aplikaciji Teams.

Uvoz rasporeda u smjene

U odjeljku Pomaki web ili radna površina idite na Dodatne u gornjem desnom kutu, a zatim odaberite Uvezi raspored.
Odaberite Prenesi datoteku. Ako je potrebno, odaberite oglednu vezu Preuzmi da biste dobili oglednu radnu knjigu programa Excel.
Pročitajte upute u oglednoj radnoj knjizi ili u odjeljku oglednoj radnoj knjizi programa Excel u ovom članku potražite pojedinosti o dodavanju podataka o rasporedu.
Ispunite raspored u programu Excel.
Kada dodate podatke o rasporedu, spremni ste za uvoz u smjene. Odaberite Prenesi datoteku, dođite do mjesta na koje ste spremili radnu knjigu programa Excel, a zatim odaberite Otvori.
Kada prenesete datoteku, možete provjeriti status prijenosa i pojedinosti u tablici Povijest uvoza . U stupcu Status vidjet ćete jedan od sljedećih statusa:
- Uvezeno označava da je vaš raspored uspješno uvezen i sada se prikazuje u kalendaru Shifts.
- Pogreška označava da raspored sadrži pogreške i da nije uvezen ili djelomično uvezen. Ako je raspored djelomično uvezen, u stupcu Status vidjet ćete vezu Preuzimanje izvješća.
Važno: U tablici se prikazuje status zadnjih 10 prijenosa od vašeg tima u zadnjih 30 dana. Prijenose možete vidjeti od vas i drugih upravitelja frontlinea u timu. Ako više voditelja sučelja u vašem timu uvozi rasporede u Smjene, provjerite status prijenosa prije nego što se ukloni iz tablice.

Napomene:

Jedna datoteka programa Excel podržava najviše 30 000 entiteta rasporeda, 10 000 svakog entiteta (smjene, otvorene smjene i vrijeme isključeno). Ako morate uvesti više stavki, stvorite drugu datoteku.
Možete zakazati vrijeme koje je dulje od 24 sata. No smjene i otvorene smjene dulje od 24 sata nisu podržane.

Prikaz i ispravljanje pogrešaka uvoza

Odaberite Preuzmi izvješće u stupcu Status da biste preuzeli datoteku pogreške programa Excel. Datoteka se po zadanom sprema u mapu Preuzimanja na računalu sa sljedećim nazivom: ImportScheduleErrors_<ID tima>.xls.
Otvorite datoteku i idite na radni list Pogreške . Svaki redak prikazuje mjesto pogreške i ono što je potrebno ispraviti.
Idite na radne listoveSmjene, Otvori smjene ili Vrijeme isključeno i ispravite pogreške. Mjesta pogrešaka istaknuta su crvenom bojom.

U ovom je primjeru pomak dulji od 24 sata. Da biste ispravili pogrešku, promijenite datum početka ili završetka smjene.
Kada završite s popravljanje pogrešaka, spremite datoteku, a zatim je ponovno uvezite u Shifts.

Ogledna radna knjiga programa Excel

Oglednu radnu knjigu možete koristiti da biste raspored stavili u Excel. Ogledna radna knjiga sadrži sljedeće radne listove:

Upute: upute za unos podataka o rasporedu.
Smjene, vrijeme isključeno i otvorene smjene: za dodavanje pomaka, vremena isključenja i otvorenih smjena.
Bilješke po danu: za unos bilježaka koje odgovaraju određenom danu.
Članovi: popis osoba u vašem timu samo za čitanje za koje možete dodijeliti smjene.

U suprotnom stvorite vlastitu radnu knjigu programa Excel pomoću strukture opisane u radnim listovima Shifts, Time Off, Open Shifts i Day Notes .

Važno:

Redoslijed stupaca na radnim listovima nije moguće ukloniti ni promijeniti. U suprotnom će se prilikom uvoza datoteke prikazati pogreške.
Obavezni stupci označeni su kao podebljani na svakom radnom listu i ne mogu biti prazni.

Radni list Smjene

Na radnom listu Smjene svaka se smjena prikazuje kao redak s 12 stupaca. U nastavku su navedeni detalji o stupcima i načinu korištenja stupaca.

Stupac	Svojstvo	Vrsta	Opis	Unos	Primjer
A	Član	Neobavezno	Naziv člana tima dodijeljenog smjeni.	Unesite ime člana tima.	Martin Fitzgerald
B	Poslovna e-pošta	Obavezno	Adresa e-pošte člana tima.	Unesite adresu e-pošte člana tima.	mfitzgerald@contoso.com
C	Grupiranje	Obavezno	Grupa za planiranje rasporeda kojoj pripada član tima.	Unesite tekst, brojeve i/ili posebne znakove. Možete dodati novu ili postojeću grupu.	Kožna roba
D	Shift datum početka	Obavezno	Datum početka smjene.	Oblik: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13. 8. 2024 . 13/08/2024
E	Shift vrijeme početka	Obavezno	Vrijeme početka smjene.	Oblik: 12h (12h) 24h (24h)	8:30am 8:30 8:30
F	Datum završetka pomaka	Obavezno	Datum završetka smjene.	Oblik: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13. 8. 2024 . 13/08/2024
G	Vrijeme završetka pomaka	Obavezno	Vrijeme završetka smjene.	Oblik: 12h (12h) 24h (24h)	15:45 15:45 15:45
H	Boja teme	Neobavezno	Color to categorize the shift.	Unesite jednu od sljedećih mogućnosti: 1. Bijeli 2. Plava 3. Zelena 4. Ljubičasta 5. Ružičasta 6. Žuta 7. Siva 8. Plava 9. Tamnozelena 10. Tamnoplava 11. Tamna prikvačnica 12. Tamnožut	2. Plava
I	Prilagođena oznaka	Neobavezno	Oznaka za prilagodbu pomaka.	Unesite tekst, brojeve i/ili posebne znakove. Najviše 23 znaka.	Proizvodi od male kože
J	Neplaćeni prijelom	Neobavezno	Trajanje prijeloma smjene u minutama.	Unesite broj (u minutama) koji je manji od trajanja smjene.	45
K	Bilješke	Neobavezno	Bilješke za članove tima o toj određenoj smjeni.	Unesite tekst, brojeve i/ili posebne znakove. Najviše 500 znakova.	Upotrijebite naš novi sustav da biste zatražili da se artikli isporučuju u našu trgovinu.
N	Zajedničko	Obavezno	Mogućnost zajedničkog korištenja smjene s timom čim se podaci uvezu.	Odaberite Zajednički se koristi ili Nije omogućeno zajedničko korištenje. Ako ne želite omogućiti zajedničko korištenje, možete je zajednički koristiti nakon uvoza pomoću mogućnosti Zajednički koristi s timom u smjenama.	Nije omogućeno zajedničko korištenje

Radni list Za vrijeme isključeno

Na radnom listu Vrijeme isključeno svaki put kada je stavka isključena prikazuje se kao redak s 11 stupaca. U nastavku su navedeni detalji o stupcima i načinu korištenja stupaca.

Stupac	Svojstvo	Vrsta	Opis	Unos	Primjer
A	Član	Neobavezno	Ime člana tima koji ima vremena.	Unesite ime člana tima.	Martin Fitzgerald
B	Poslovna e-pošta	Obavezno	Adresa e-pošte člana tima.	Unesite adresu e-pošte člana tima.	mfitzgerald@contoso.com
C	Datum početka	Obavezno	Datum početka vremena.	Oblik: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13. 8. 2024 . 13/08/2024
D	Vrijeme početka	Obavezno	Vrijeme u kojem počinje vrijeme isključenja.	Oblik: 12h (12h) 24h (24h)	12:00 sati 12:00 00:00
E	Datum završetka	Obavezno	Datum na koji završava vrijeme.	Oblik: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	20. 8. 2024 . 20/08/2024
F	Vrijeme završetka	Obavezno	Vrijeme u kojem završava vrijeme isključenja.	Oblik: 12h (12h) 24h (24h)	12:00 sati 12:00 00:00
G	Razlog za vrijeme isključenja	Obavezno	Razlog koji opravdava vrijeme.	Na popisu razloga za prekoračenje vremena koji su dostupni u postavkama shift-a za vaš tim unesite razlog za prekoračenje vremena.	Odmor
H	Bilješke	Neobavezno	Bilješke za člana tima o njihovu vremenu.	Unesite tekst, brojeve i/ili posebne znakove. Najviše 500 znakova.	Uživajte u praznicima.
I	Boja teme	Neobavezno	Color to categorize the time off.	Unesite jednu od sljedećih mogućnosti: 1. Bijeli 2. Plava 3. Zelena 4. Ljubičasta 5. Ružičasta 6. Žuta 7. Siva 8. Plava 9. Tamnozelena 10. Tamnoplava 11. Tamna prikvačnica 12. Tamnožut	7. Siva
J	Zajedničko	Obavezno	Mogućnost zajedničkog korištenja vremena s članom tima čim se podaci uvezu.	Odaberite Zajednički se koristi ili Nije omogućeno zajedničko korištenje. Ako odlučite da nećete omogućiti zajedničko korištenje, možete je zajednički koristiti nakon uvoza pomoću mogućnosti Zajednički koristi s timom u smjenama.	Zajedničko

Otvaranje radnog lista Smjene

Na radnom listu Otvorene smjene svaka se otvorena smjena prikazuje kao redak s 11 stupaca. U nastavku su navedeni detalji o stupcima i načinu korištenja stupaca.

Stupac	Svojstvo	Vrsta	Opis	Unos	Primjer
A	Grupiranje	Obavezno	Grupa za planiranje rasporeda iz koje je moguće zatražiti otvorenu smjenu.	Unesite tekst, brojeve i/ili posebne znakove. Možete dodati novu ili postojeću grupu.	Kožna roba
B	Datum početka	Obavezno	Datum početka otvorene smjene.	Oblik: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13. 8. 2024 . 13/08/2024
C	Vrijeme početka	Obavezno	Vrijeme početka otvorene smjene.	Oblik: 12h (12h) 24h (24h)	8:30am 8:30 8:30
D	Datum završetka	Obavezno	Datum završetka otvorene smjene.	Oblik: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13. 8. 2024 . 13/08/2024
E	Vrijeme završetka	Obavezno	Vrijeme završetka otvorene smjene.	Oblik: 12h (12h) 24h (24h)	15:45 15:45 15:45
G	Otvaranje utora	Obavezno	Broj otvorenih smjena koje članovi grupe mogu zatražiti.	Unesite broj od 1 do 255.	2
H	Boja teme	Neobavezno	Color to categorize the open shift.	Unesite jednu od sljedećih mogućnosti: 1. Bijeli 2. Plava 3. Zelena 4. Ljubičasta 5. Ružičasta 6. Žuta 7. Siva 8. Plava 9. Tamnozelena 10. Tamnoplava 11. Tamna prikvačnica 12. Tamnožut	6. Žuta
I	Prilagođena oznaka	Neobavezno	Natpis za prilagodbu otvorene smjene.	Unesite tekst, brojeve i/ili posebne znakove. Najviše 23 znaka.	Proizvodi od male kože
J	Neplaćeni prijelom	Neobavezno	Trajanje prijeloma smjene u minutama.	Unesite broj (u minutama) koji je manji od trajanja smjene.	45
K	Bilješke	Neobavezno	Bilješke za članove tima o toj određenoj otvorenoj smjeni.	Unesite tekst, brojeve i/ili posebne znakove. Najviše 500 znakova.	Upotrijebite naš novi sustav da biste zatražili da se artikli isporučuju u našu trgovinu.
N	Zajedničko	Obavezno	Mogućnost zajedničkog korištenja smjene s članom tima čim se podaci uvezu.	Odaberite Zajednički se koristi ili Nije omogućeno zajedničko korištenje. Ako ne želite omogućiti zajedničko korištenje, možete je zajednički koristiti nakon uvoza pomoću mogućnosti Zajednički koristi s timom u smjenama.	Nije omogućeno zajedničko korištenje

Radni list s dnevnim bilješkama

Za svaki dan možete dodati bilješku.

Stupac	Svojstvo	Vrsta	Opis	Unos	Primjer
A	Datum	Obavezno	Datum na koji želite da se bilješka prikazuje u rasporedu.	Oblik: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13. 8. 2024 . 13/08/2024
B	Napomena	Obavezno	Poruka vašem timu.	Unesite tekst, brojeve i/ili posebne znakove. Najviše 500 znakova.	Obuka na lokaciji