Összefoglalás: A 2013-as SharePoint dokumentumkezelési folyamatának elemeiről.
Ez a cikk a dokumentumokon alapuló dokumentumkezelési megoldások különféle elemeinek részletes leírását SharePoint Server 2016.
A dokumentumkezelés szabályozza a dokumentumok életciklusát a szervezetben – a létrehozásuk, véleményezésük és közzétételük, valamint a végleges levezetésük vagy megtartásuk mikéntjéről. Bár a "kezelés" kifejezés azt jelenti, hogy az információk a szervezet tetejéről irányíthatók, egy hatékony dokumentumkezelő rendszernek tükröznie kell az azt használó szervezet kultúráját. A dokumentumkezeléshez használt eszközöknek elég rugalmasnak kell lenniük ahhoz, hogy szorosan szabályozni tudja egy dokumentum életciklusát, ha ez megfelel vállalata kultúrájának és céljainak, valamint lehetővé kell tennie egy lazább szerkezetű rendszer implementálát is, ha az jobban megfelel a vállalatának.
A dokumentumkezelő rendszer elemei
Egy hatékony dokumentumkezelési megoldás az alábbiakat határozza meg:
-
Milyen típusú dokumentumokat és egyéb tartalmakat lehet létrehozni a szervezetben.
-
Milyen sablont kell használni az egyes dokumentumtípushoz.
-
Milyen metaadatokat kell biztosítani az egyes dokumentumtípushoz.
-
Hol lehet a dokumentumot az életciklusuk minden egyes szakaszában tárolni?
-
Hogyan szabályozható a dokumentumokhoz való hozzáférés az életciklusuk egyes fázisában?
-
Hogyan lehet áthelyezni a dokumentumokat a szervezeten belül, ahogyan a csapattagok hozzájárulnak a dokumentumok létrehozásához, áttekintéséhez, jóváhagyásához, közzétételéhez és áthelyezéséhez.
SharePoint Foundation 2013 dokumentumkezelés ezen aspektusait megvalósító funkciókat tartalmaz. SharePoint Server 2016 funkciókat tartalmaz, és az alábbiakat is hozzáadja:
-
Milyen házirendeket kell alkalmazni a dokumentumokra a dokumentumokkal kapcsolatos műveletek naplózásához, a dokumentumok megfelelő megőrzéséhez vagy megőrzéséhez, valamint a szervezet számára fontos tartalmak védelméhez.
-
A dokumentumok vállalati rekordként való kezelésének útmutatója, amelyet meg kell őrizni a jogi előírások és a vállalati irányelvek alapján.
Annak érdekében, hogy az információmunkások könnyen kihasználhatják ezeket a lehetőségeket anélkül, hogy elhagyniuk a napi működésüket és a jól ismert eszközöket, az a Microsoft Office rendszer alkalmazásai – például az Microsoft Outlook és az Word – szintén tartalmaznak olyan funkciókat, amelyek támogatják a dokumentum életciklusának egyes fázisait.
A tervezési folyamat
A dokumentumkezelési folyamat az alábbi fő lépésekből áll:
-
Dokumentumkezelési szerepkörök azonosítása Győződjön meg arról, hogy tervei tartalmazzák a szervezet legfontosabb érdekelt felekkel kapcsolatos visszajelzéseit, a megoldás implementálja a legjobb csapatot, és tudja, hogy ki fog részt venni a dokumentumkezelési folyamatokban.
-
Dokumentumhasználat elemzése Miután azonosította, hogy ki dolgozik a dokumentumokon, határozza meg, hogy milyen típusú dokumentumokon dolgoznak, és hogyan használják őket. További információ: Felhasználók azonosítása és dokumentumhasználat elemzése (SharePoint Server 2010).
-
A dokumentumok szervezetének megterve A dokumentumokat rendezheti webhelycsoportokban, webhelyeken és tárakban. SharePoint Server 2016 dokumentumok rendszerezését és tárolására, a speciális webhelyektől a lazán strukturált dokumentumtárakon át a gyors dokumentumkészítést és együttműködést segítő számos szolgáltatást kínál. A tárakban a tartalmak mappákba és almappákba rendezhetők. További információ: Dokumentumtár tervezése (SharePoint Server 2010).
-
A tartalom helyek közötti mozgásának megterve Előfordulhat, hogy egy dokumentumot át kell másolnia vagy áthelyezni az egyik webhelyről vagy tárból egy másikba annak életciklusának különböző fázisaiban. További információ:Atartalom áramlásának megtervezése a dokumentumtárak tervezésében (SharePoint Server 2010).
-
Tartalomtípusok megterve Tartalomtípusok használatával rendszerezheti a dokumentumokkal kapcsolatos információkat, például a metaadatokat, a dokumentumsablonokat és a munkafolyamat-folyamatokat. Ez egy fontos lépés, amely segít a dokumentumok rendszerezésében és az egységesség kényszerítésében a szervezetben. További információ: Tartalomtípus és munkafolyamat tervezése (SharePoint Server 2010).
-
Munkafolyamatok megterve A szervezet munkafolyamatának megtervzével szabályozhatja és nyomon követheti, hogy a dokumentumok hogyan mozognak egyik csapattagról a másikra, miközben az egyes résztvevők közösen dolgoznak egy dokumentum életciklusán belül. SharePoint Server 2016 munkafolyamatokat tartalmaz a gyakori csapatfeladatokhoz, például a dokumentumok véleményezésére és jóváhagyására. SharePoint Server 2016 egyéni munkafolyamatok létrehozását és telepítését is támogatja. További információ: Tartalomtípus és munkafolyamat tervezése (SharePoint Server 2010).
-
Tartalomirányítás megterve Megtervheti a tartalomtípus vagy a tárolási hely alapján a megfelelő szabályozási fokot. Előírhatja például, hogy egy adott tár dokumentumait kiveszi a szerkesztés előtt. További információ: Verziószámozás, tartalom-jóváhagyás és SharePoint (SharePoint Server 2010).
-
Házirendek megterve Az egyes tartalomtípusokat adatkezelési házirendek megtervzével ellenőrizze, hogy a dokumentumokat a szervezet intézményi és jogi követelményeinek megfelelően naplózták, őrizték meg és más módon kezelik. SharePoint Server 2016 naplózást, dokumentummegőrzést és sávkódokat végrehajtó házirendeket tartalmaz (annak érdekében, hogy a nyomtatott tartalmak relációban tudjanak lenni a megfelelő elektronikus verziókhoz). További információ: Adatkezelési házirendek tervezése (SharePoint Server 2010).
Megjegyzés: A házirendek nem érhetők el a SharePoint Foundation 2013.
