Adatok áthelyezése az Excelből az Accessbe

1. lépés: Adatok importálása az Excelből az Accessbe

Az adatok importálása sokkal gördülékenyebb művelet, ha időt vesz igénybe az adatok előkészítésére és tisztítására. Az adatok importálása olyan, mintha új otthonra költözne. Ha kitisztítod és megszervezed a tulajdonodat, mielőtt költöznél, sokkal könnyebb az új otthonodba költözni.

Adatok tisztítása importálás előtt

Mielőtt adatokat importál az Accessbe, az Excelben célszerű a következőt elvégeznie:

• A nem atomi adatokat (vagyis egy cellában lévő több értéket) tartalmazó cellák átalakítása több oszlopba. Egy "Skills" oszlopban lévő cellát például, amely több készségértéket tartalmaz, például "C#-programozás", "VBA-programozás" és "Webtervezés", külön oszlopokra kell bontani, amelyek mindegyike csak egy készségértéket tartalmaz.

• A TRIM paranccsal eltávolíthatja a kezdő, záró és több beágyazott szóközt.

• Távolítsa el a nem nyomtatható karaktereket.

• Helyesírási és írásjelek keresése és javítása.

• Távolítsa el az ismétlődő sorokat vagy ismétlődő mezőket.

• Győződjön meg arról, hogy az adatoszlopok nem tartalmaznak vegyes formátumokat, különösen a szövegként vagy számként formázott dátumként formázott számokat.

További információt az Excel alábbi súgótémakörökben talál:

• 10 leghasznosabb módja az adatok letisztázásának

• Egyedi értékek szűrése és ismétlődő értékek eltávolítása

• Szövegként tárolt számok számmá alakítása

• Szövegként tárolt dátumok dátummá alakítása

Válassza ki a legjobb adattípust importáláskor

Az Access importálási művelete során érdemes jó döntéseket hoznia, hogy néhány (ha van) konverziós hibát kapjon, amelyek manuális beavatkozást igényelnek. Az alábbi táblázat összefoglalja, hogyan konvertálódnak az Excel-számformátumok és az Access-adattípusok az Excelből az Accessbe való importáláskor, és tippeket ad a Táblázat importálása varázslóban kiválasztható legjobb adattípusokhoz.

Miután az adatok az Accessbe kerülnek, törölheti az Excel-adatokat. A törlés előtt ne felejtse el biztonsági másolatot készíteni az eredeti Excel-munkafüzetről.

További információt az Adatok importálása vagy csatolása Excel-munkafüzetben című Access súgótémakörben talál.

Adatok automatikus hozzáfűzése egyszerű módon

Gyakori probléma, hogy az Excel-felhasználók ugyanazokkal az oszlopokkal rendelkező adatokat fűznek egy nagy munkalaphoz. Előfordulhat például, hogy van egy eszközkövető megoldása, amely az Excelben indult el, de most már számos munkacsoportból és részlegből származó fájlokat tartalmaz. Ezek az adatok különböző munkalapokon és munkafüzetekben, illetve más rendszerekből származó adatcsatornák szövegfájljaiban lehetnek. Az Excelben nincs felhasználói felületi parancs, vagy egyszerűen hozzáfűzhetők hasonló adatok.

A legjobb megoldás az Access használata, ahol egyszerűen importálhat és fűzhet hozzá adatokat egy táblához a Számolótábla importálása varázslóval. Emellett sok adatot is hozzáfűzhet egy táblához. Mentheti az importálási műveleteket, hozzáadhatja őket ütemezett Microsoft Outlook-feladatokként, és akár makrókkal is automatizálhatja a folyamatot.

2. lépés: Adatok normalizálása a Táblázatelemző varázslóval

Első pillantásra ijesztő feladatnak tűnhet, ha végiglépkedünk az adatok normalizálási folyamatán. Szerencsére az Accessben a táblák normalizálása sokkal egyszerűbb folyamat a Táblázatelemző varázslónak köszönhetően.

1. Húzza a kijelölt oszlopokat egy új táblába, és automatikusan hozzon létre kapcsolatokat

2. Gombparancsok használata tábla átnevezéséhez, elsődleges kulcs hozzáadásához, meglévő oszlop elsődleges kulcssá alakításához és az utolsó művelet visszavonásához

A varázslóval a következőket teheti:

• Alakítson át egy táblát kisebb táblákból álló készletté, és automatikusan hozzon létre egy elsődleges és egy idegenkulcs-kapcsolatot a táblák között.

• Adjon hozzá egy elsődleges kulcsot egy egyedi értékeket tartalmazó meglévő mezőhöz, vagy hozzon létre egy új azonosító mezőt, amely a Számláló adattípust használja.

• Automatikusan hozhat létre kapcsolatokat a hivatkozási integritás kaszkádolt frissítésekkel való kikényszerítéséhez. A kaszkádolt törléseket a rendszer nem adja hozzá automatikusan, hogy megakadályozza az adatok véletlen törlését, de később könnyen hozzáadhat kaszkádolt törléseket.

• Keressen új táblákban redundáns vagy duplikált adatokat (például ugyanazt az ügyfelet két különböző telefonszámmal), és frissítse ezeket igény szerint.

• Az eredeti tábla biztonsági mentéséhez és átnevezéséhez fűzze hozzá a "_OLD" kifejezést a nevéhez. Ezután létrehoz egy lekérdezést, amely rekonstruálja az eredeti táblát az eredeti tábla nevével, hogy az eredeti táblán alapuló meglévő űrlapok és jelentések működhessenek az új táblastruktúrával.

További információ: Adatok normalizálása a Táblaelemző használatával.

3. lépés: Csatlakozás az Access-adatokhoz az Excelből

Miután az adatok normalizálva lettek az Accessben, és létrejött egy lekérdezés vagy tábla, amely rekonstruálja az eredeti adatokat, egyszerűen csatlakozni kell az Access-adatokhoz az Excelből. Az adatok mostantól külső adatforrásként vannak az Accessben, így egy adatkapcsolaton keresztül csatlakoztathatók a munkafüzethez, amely a külső adatforrás megkeresésére, bejelentkezésére és elérésére szolgáló információtároló. A kapcsolatadatokat a munkafüzet tárolja, és kapcsolatfájlban is tárolhatók, például egy Office-adatkapcsolatfájlban (.odc fájlnévkiterjesztés) vagy egy adatforrásnévfájlban (.dsn kiterjesztés). Miután külső adatokhoz csatlakozott, automatikusan frissítheti (vagy frissítheti) az Excel-munkafüzetet az Accessből, amikor az adatok frissülnek az Accessben.

További információ: Adatok importálása külső adatforrásokból (Power Query).

Adatok beolvasása az Accessbe

Ez a szakasz végigvezeti az adatok normalizálásának következő fázisain: Az Üzletkötő és a Cím oszlop értékeinek lebontása a legelemibb részekre, a kapcsolódó témák elkülönítése saját táblákba, a táblák másolása és beillesztése az Excelből az Accessbe, kulcskapcsolatok létrehozása az újonnan létrehozott Access-táblák között, valamint egyszerű lekérdezés létrehozása és futtatása az Accessben az információk visszaadásához.

Példaadatok nem normalizált formában

Az alábbi munkalap nem elemi értékeket tartalmaz a Salesperson oszlopban és a Cím oszlopban. Mindkét oszlopot két vagy több különálló oszlopra kell felosztani. Ez a munkalap az értékesítőkről, termékekről, ügyfelekről és rendelésekről is tartalmaz információkat. Ezeket az információkat tárgy szerint külön táblákra kell felosztani.

További segítségre van szüksége?

Kérdéseivel mindig felkeresheti az Excel technikai közösség egyik szakértőjét, vagy segítséget kérhet a közösségekben.