Mi a különbség egy Microsoft 365-csoport és egy Outlook-partnerlista között?

Hatókör

Microsoft 365-höz készült Outlook Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook.com Új Windows Outlook Android Outlook iOS Outlook Outlook Web App

A partnerlista vagy terjesztési lista olyan e-mail-címek gyűjteménye, amelyekkel egyszerre sok személynek küldhet üzeneteket vagy értekezlet-összehívásokat. Partnerlista létrehozása, szerkesztése és törlése az Outlookban.

A Microsoft 365-csoportok az Outlookban megfelelnek ezeknek az egyszerű igényeknek, és számos megosztott erőforrást biztosítanak, amelyekhez a csoport létrehozásakor a rendszer automatikusan hozzárendeli a csoporttagokat.

Amikor beállít egy Microsoft 365-csoportot az Outlookban, kiválaszthatja azokat, akikkel együtt szeretne dolgozni, és egyszerűen összeállíthatja számukra a megosztandó erőforrások gyűjteményét. Nem kell foglalkoznia azzal, hogy manuálisan kiossza az engedélyeket mindegyik erőforráshoz, mert azzal, hogy tagokat vesz fel a csoportba, automatikusan megadja nekik az engedélyeket a csoportban biztosított eszközökhöz.

Az alábbiakban felsorolunk néhányat azok közül, amelyek révén a csoportok hatékonyabb megoldást jelentenek az e-mail-terjesztési listáknál:

Megosztott postaláda – Ahol a hagyományosan a terjesztési listákban folytatott kommunikáció zajlik. Ez a megosztott postaláda teljesen kereshető, így a csoport üzeneteinek élő archívumaként használható. A csoport új tagjai kereshetnek vagy visszagörgethetnek az előzményekben, hogy gyorsan megtalálják a csoportban korábban közzétett információkat. További információ: Csoportos beszélgetés az Outlookban.

Tipp:

Ha a felhasználók továbbra is meg szeretnék jeleníteni a csoportos üzeneteket a személyes postaládájukban (ahogyan a terjesztési listák esetén tették), mindössze annyit kell tenniük, hogy az Outlook menüszalagján a Tagság gombra kattintva feliratkoznak a csoportra.
Megosztott fájlok tára – Csoportja rendelkezik egy SharePoint-fájltárral, hol a felhasználók tárolhatják, megoszthatják és közösen használhatják a dokumentumokat, munkafüzeteket, bemutatókat, képeket és mindenféle más szükséges fájlt. Lásd: Fájlok megosztása egy csoporttal az Outlookban.
Megosztott naptár – Csoportja kap egy megosztott naptárt, hogy a csoporttal kapcsolatos eseményeket közzétehessék. A csoportra feliratkozott minden tag automatikusan meghívást kap a naptárban közzétett eseményekre, így ha szeretnék, azok az események is megjelennek a személyes naptáraikban. További információ: Események ütemezése és szerkesztése csoportnaptár használatával az Outlookban.
Megosztott OneNote-jegyzetfüzet – A csoportnak automatikusan a rendelkezésére áll egy megosztott OneNote-jegyzetfüzet, ahol a csoporttagok összegyűjthetik és közösen használhatják az információkat. Számos csoport a jegyzetfüzet segítségével hoz létre egy, a gyakori kérdéseket és egyéb forrásokat tartalmazó élő wikilapot. Lásd: OneNote: Első lépések.
Vendéghozzáférés – Korábban is felvehetett külső partnereket a terjesztési csoportokba, de mindössze e-maileket kaphattak. A csoportokkal vendéghozzáférést nyújthat az e-mail-beszélgetésekhez, fájlokhoz, sőt a megosztott OneNote-jegyzetfüzethez. További információ: Vendégek felvétele csoportokba az Outlookban.
A tartalom felfedezhető – Az Outlookban alapértelmezés szerint nyilvánosak a csoportok, ami azt jelenti, hogy mások könnyen megtalálhatják és könnyen megtekinthetik és könnyen áttekinthetik a csoport anyagait, illetve csatlakozhatnak hozzájuk. Ha a csoport tartalma bizalmasabb, priváttá alakíthatja a csoportot, ezzel elrejti a tartalmakat azok elől, akik nem tagok. A csatlakozási kéréseket a csoport tulajdonosának kell jóváhagynia.
Önkiszolgáló létrehozás – az IT-részlegnek nem kell a felhasználók csoportlétrehozási kéréseivel az időt töltenie. A felhasználók szükség szerint létrehozhatják a saját csoportjaikat. Ha szabályozni szeretné, hogy a szervezetben mely felhasználók hozhassanak létre csoportokat, olvassa el az alábbi témakört: Kezelheti, hogy kik hozhatnak létre Microsoft 365-csoportok.

A csoportok felügyelete

A Microsoft 365 számos hasznos eszközt és lehetőséget kínál a csoportok egyszerűbb kezeléséhez és felügyeletéhez. További információ: Rendszergazdai útmutató a Microsoft 365-csoportokhoz az Outlookban.