Minden, amit a jóváhagyási munkafolyamatokról tudni érdemes

A SharePoint-munkafolyamatok segítségével egységesebbé és hatékonyabbá teheti üzleti folyamatait. A Jóváhagyási munkafolyamat lehetővé teszi, hogy a SharePointban tárolt dokumentumokat és egyéb elemeket egy vagy több személyhez jóváhagyásra továbbítsa. 

További információt A SharePoint beépített munkafolyamatai című témakörben talál. 

Ha csupán egy jóváhagyási munkafolyamat-feladatot kell elvégeznie Egyszerűen görgessen le a Teljes szakaszhoz, és bontsa ki. Lehet, hogy a többi szegmensre egyelőre nincs szüksége.

A SharePoint-munkafolyamatok a következők:

• Hatékony és következetes A jóváhagyási munkafolyamat automatikusan továbbítja a dokumentumot vagy elemet, véleményezési feladatokat rendel hozzá, nyomon követi azok állapotát, és szükség esetén emlékeztetőket és értesítéseket küld. A munkafolyamatok tevékenységei egy központi állapotlapról figyelhetők és módosíthatók, a munkafolyamat eseményelőzményei pedig a befejezést követő 60 napig megőrizhetők.
• Kevesebb munka A jóváhagyási munkafolyamat időt és fáradságot takarít meg Önnek és kollégáinak, ugyanakkor egyszerűsíti és egységesíti a jóváhagyási folyamatot.

Íme egy diagram a Jóváhagyási munkafolyamat egy nagyon egyszerű verziójáról.

Tippek a cikk használatához

A cikkben található információk tíz kibontható szegmensben jelennek meg.

Ide kattintva olvashat néhány tippet, amelyekkel a legtöbbet hozhatja ki ebből a cikkből

Ha csupán egy jóváhagyási munkafolyamat-feladatot kell elvégeznie Egyszerűen görgessen le a Teljes szakaszhoz, és bontsa ki. Lehet, hogy a többi szegmensre egyelőre nincs szüksége.

Ha munkafolyamatokat szeretne hozzáadni, elindítani, figyelni és fenntartani Ha még nem ismeri ezeket a feladatokat, hasznosnak találhatja, ha a munkafolyamat első tervezésekor és hozzáadásakor szegmensről szegmensre halad végig a cikken. Ha már ismeri az információkat és a cikk elrendezését, visszatérő látogatásai során egyenesen a szükséges szegmensre ugorhat.

Tartalom-jóváhagyás és közzététel-jóváhagyás Lehetnek olyan listák vagy tárak, amelyekben ellenőrizni szeretné az új elemek és/vagy az aktuális elemek új verzióinak megfelelő tartalmát, illetve formájuk és stílusuk megfelelőségét, mielőtt a listához hozzáféréssel rendelkező összes felhasználó számára láthatóvá tenné őket. Ezt a fajta felülvizsgálati folyamatot tartalom-jóváhagyásnak nevezik, és egy jóváhagyási munkafolyamattal szabályozhatja a tartalom-jóváhagyást egy listában vagy tárban. (Létezik egy nagyon hasonló közzététel-jóváhagyási munkafolyamat is, amelyet kifejezetten a weblapokat közzétevő SharePoint-webhelyekhez hoztak létre.)

Néhány szó a cikk nyomtatásáról Ez egy hosszú cikk. Ha csak a kijelölt szegmenseket szeretné kinyomtatni, ügyeljen arra, hogy nyomtatáskor csak azok a szegmensek legyenek kibontva. (Ezenkívül, ha a teljes grafikus elemeket fel szeretné tüntetni a kinyomtatott példányban, fekvő tájolással, ne pedig álló tájolással nyomtasson.)

Néhány szó a keresésről Mielőtt bármilyen szövegre vagy kifejezésre keresne ebben a cikkben, győződjön meg arról, hogy minden szegmens, amelyben keresni szeretne, ki van bontva.

További információ a jóváhagyási munkafolyamatokról

A jóváhagyási munkafolyamat egy olyan SharePoint-szolgáltatás, amely egy SharePoint-listában vagy -tárban tárolt dokumentumot vagy egyéb elemet egy vagy több személyhez irányít jóváhagyás vagy elutasítás céljából. A munkafolyamat automatizálja, egyszerűsíti és egységesíti a teljes folyamatot.

A SharePoint-termékekben található alapvető jóváhagyási munkafolyamat sablonként működik. A sablon használatával több jóváhagyási munkafolyamatot is hozzáadhat a webhelyéhez. Minden egyes hozzáadott munkafolyamat az egyszerű jóváhagyási munkafolyamat egyedi változata , mindegyik a hozzáadáskor megadott beállításoknak megfelelően saját speciális munkamódszerrel rendelkezik.

A szegmens szakaszai

1. Mire jó a jóváhagyási munkafolyamat?
2. Mire nem használható a jóváhagyási munkafolyamat?
3. Ki használhatja ezt a típusú munkafolyamatot?
4. Hogyan lehet megtervezni, hozzáadni, futtatni és fenntartani az ilyen típusú munkafolyamatokat?

1. Mit tud tenni a jóváhagyási munkafolyamat?

• Amikor első alkalommal vesz fel jóváhagyási munkafolyamatot a listába, tárba vagy webhelycsoportba, megadhatja, hogy hány résztvevőt vegyen fel, és jelezheti, hogy a feladatokat egymás után (egymás után) vagy egyszerre (párhuzamosan) rendeli-e hozzájuk. Azt is eldöntheti, hogy a résztvevők feladatait két vagy több külön szakaszra osztja-e, valamint megadhatja a végső határidőt és/vagy az egyes feladatok elvégzésének idejét. És minden alkalommal, amikor manuálisan indítja el a munkafolyamatot egy elemen, módosíthatja ezen beállítások bármelyikét.
• A munkafolyamat minden megadott résztvevőhöz hozzárendel egy feladatot. Minden résztvevő választhat a lehetséges válaszok közül: jóváhagyhatják vagy elutasíthatják az elemet, kérhetik az elem módosítását, átruházhatják a feladatot, vagy megszakíthatják vagy törölhetik a feladatot.
• Amíg a munkafolyamat fut, egyetlen központi Munkafolyamat állapota lapon követheti a folyamat előrehaladását és módosíthatja azt.
• A munkafolyamat befejezését követő 60 napig a munkafolyamat adott futása (vagy példánya) során bekövetkezett összes munkafolyamat-esemény listája továbbra is elérhető lesz a Munkafolyamat állapota lapon, informális hivatkozás céljából.

Jóváhagyási munkafolyamattal felügyelheti egy lista vagy tár tartalom-jóváhagyási folyamatát is. További információt a jelen cikk Vezérlő szakaszában talál.

2. Mire nem használható a jóváhagyási munkafolyamat?

A jóváhagyási munkafolyamat résztvevői általában nem módosíthatják a véleményezett elemet. Ehelyett a résztvevők kérhetik, hogy a munkafolyamat-példány során végezzenek módosításokat az elemen. Ha olyan munkafolyamatot szeretne hozzáadni, amelyben a résztvevők megjegyzéseket és korrektúrákat illesztenek be az elembe, olvassa el a Minden, amit a visszajelzés-összegyűjtési munkafolyamatokról tudni érdemes a Lásd még című szakaszban.

Ezenkívül a jóváhagyási munkafolyamatokat nem aláírások gyűjtésére tervezték. Ha munkafolyamat segítségével szeretne aláírásokat gyűjteni egy Microsoft Word-dokumentumban, Microsoft Excel-munkafüzetben vagy Microsoft InfoPath-űrlapon, olvassa el a "Minden, amit az aláírás-összegyűjtési munkafolyamatokról tudni" című cikket a Lásd még című szakaszban.

A szegmens elejére

3. Ki használhatja ezt a típusú munkafolyamatot?

Munkafolyamat hozzáadásaMunkafolyamat hozzáadásához alapértelmezés szerint listák kezelése jogosultsággal kell rendelkeznie. (A Tulajdonosok csoport tagjai alapértelmezés szerint rendelkeznek listakezelési engedéllyel, a Tagok csoport és a Látogatók csoport tagjai azonban nem.)

Munkafolyamat indításaSzintén alapértelmezés szerint Elemek szerkesztése engedéllyel kell rendelkeznie a már hozzáadott munkafolyamatok elindításához . (A Tagok és a Tulajdonosok csoport is alapértelmezés szerint Elemek szerkesztése engedéllyel rendelkezik, a Látogatók csoportnak nincs.)

Másik lehetőségként a tulajdonosok úgy is konfigurálhatnak adott munkafolyamatokat, hogy azokat csak a Tulajdonosok csoport tagjai indíthassák el. (Ehhez jelölje be a Listakezelési engedélyek megkövetelése a munkafolyamat elindításához jelölőnégyzetet a társítási űrlap első lapján.)

A szegmens elejére

4. Hogyan lehet megtervezni, hozzáadni, futtatni és fenntartani az ilyen típusú munkafolyamatokat?

Az alapvető lépések a következők:

• A munkafolyamat futtatása előtt (tervezés, hozzáadás, indítás)
  A munkafolyamat hozzáadása előtt meg kell terveznie, hogy hol szeretné azt hozzáadni (egyetlen listához vagy tárhoz, vagy a teljes webhelycsoporthoz), és hogy miként fog működni. A munkafolyamat hozzáadása és konfigurálása után a szükséges engedélyek birtokában bárki elindíthatja a munkafolyamatot egy adott elemen. Beállíthatja a munkafolyamat automatikus futását is. Az automatikus futtatások két kiváltó esemény alapján aktiválhatók: amikor hozzáadnak egy elemet egy listához vagy tárhoz, vagy létrehoznak benne, vagy amikor megváltozik egy lista vagy tár valamelyik eleme.
• A munkafolyamat MIALATT fut (kész, monitorozás, beállítás)
  A munkafolyamat futása közben az egyes résztvevők elvégzik a hozzájuk rendelt feladatokat. Ha a résztvevők nem tartják be a tevékenységhatáridőket, a rendszer automatikus emlékeztetőt küld. Mindeközben a munkafolyamat előrehaladása a munkafolyamat adott példányának Munkafolyamat állapota lapjáról figyelhető. Ugyanazon az oldalon módosíthatja a munkafolyamatot a futtatás közben; Szükség esetén innen is megszakítható vagy leállítható a munkafolyamat.
• AFTER the workflow running (review, report, change)
  A munkafolyamat befejeződése után a futtatás (vagy példány) teljes előzménye akár 60 napig is áttekinthető a Munkafolyamat állapota lapon. Ugyanerről az oldalról statisztikai jelentések készíthetők a munkafolyamat-verzió teljesítményéről. Végül, ha bármit módosítani szeretne a munkafolyamat működésében, megnyithatja és szerkesztheti a társítási űrlapot, amelyet a munkafolyamat első hozzáadásakor kitöltött.

Az alábbi folyamatábra annak a szemszögéből illusztrálja ezeket a szakaszokat, aki az új munkafolyamatot hozzáadja.

Új jóváhagyási munkafolyamat megtervezése

Ebben a szegmensben azonosítjuk azokat a döntéseket, amelyeket meg kell hoznia, és azokat az információkat, amelyeket össze kell állítania, mielőtt hozzáadná a Jóváhagyási munkafolyamat egy verzióját.

Ha már ismeri az ilyen típusú munkafolyamatok hozzáadásának módját, és csak emlékeztetőre van szüksége a konkrét lépésekről, ugorjon közvetlenül e cikk megfelelő Hozzáadás szakaszára (Lista/tár vagy Webhelycsoport).

A szegmens szakaszai

1. Sablonok és verziók
2. A társítási űrlap bemutatása
3. Tizenkét megválaszolandó kérdés

1. Sablonok és verziók

A SharePoint-termékek munkafolyamatai mestersablonokként működnek, amelyeken alapulnak a listákba, tárakba és webhelycsoportokba felvehető konkrét, egyéni munkafolyamatok.

Így minden alkalommal, amikor jóváhagyási munkafolyamatot ad hozzá, valójában az általános Jóváhagyás munkafolyamat-sablon egy verzióját adja hozzá. Minden verziónak saját nevet és beállításokat kell adnia, amelyeket a társítási űrlapon adhat meg az adott verzió hozzáadásakor. Ily módon több munkafolyamatot is hozzáadhat. Az összes verzió a Jóváhagyási munkafolyamat fősablonján alapul, de mindegyik verziót elnevezi és testre szabja az Ön által használt felhasználási módhoz. Az elnevezett verziókat munkafolyamat-példányoknak is nevezzük.

A szegmens elejére

2. A társítási űrlap bemutatása

Minden alkalommal, amikor hozzáad egy új munkafolyamat-verziót a mellékelt munkafolyamat-sablonok egyike alapján, egy társítási űrlap kitöltésével meg kell adnia, hogy hogyan működjön az új példány.

A következő szakaszban azon kérdések listáját találja, amelyek felkészítik majd a társítási űrlap kitöltésére. Először azonban szánjon néhány percet az űrlap és a mezőinek áttekintésére.

A társítási űrlap első lapja

A társítási űrlap második lapja

A második lap piros mezői megjelennek a kezdeményezési űrlapon is, amely a munkafolyamat manuális indításakor minden alkalommal megjelenik, és ott szerkeszthetők az adott futtatásra vonatkozóan.

A szegmens elejére

3. Tizenkét megválaszolandó kérdés

Amint az ebben a szakaszban található összes kérdésre választ kapott, készen áll a munkafolyamat hozzáadására.

1. Ez a megfelelő munkafolyamat-típus?
2. Egy lista vagy tár, vagy az egész webhelycsoport? és Egy tartalomtípus, vagy az összes tartalomtípus?
3. Milyen jó név?
4. Feladatlisták és előzménylisták: meglévő vagy új?
5. Hogyan (és ki indíthatja el) ezt a munkafolyamatot?
6. Az ettől a fájltól öröklődő tartalomtípusok is megkapják ezt a munkafolyamatot?
7. Résztvevők: Mely személyek, milyen sorrendben?
8. Milyen további információkra van szükségük a résztvevőknek?
9. Mikor esedékes a feladatok?
10. Mikor ér véget ez a munkafolyamat?
11. Kit kell értesíteni?
12. Szabályozni fogja ez a munkafolyamat a tartalom jóváhagyását?

01. Ez a megfelelő munkafolyamat-típus?

Számos munkafolyamat-sablon nevében szerepel a "Jóváhagyás" szó. Ez a cikk a menüben " Jóváhagyás – SharePoint 2010" néven megjelenő munkafolyamat-sablonra vonatkozik. Ha nem biztos abban, hogy ez a munkafolyamat-típus a legjobb választás az Ön számára, visszatérhet e cikk TANULÁS szakaszához. A többi rendelkezésre álló munkafolyamat-sablonról A SharePoint részét képező munkafolyamatok című cikk Lásd még című szakaszában olvashat bővebben.

A szegmens elejére

02. Kerület Egy lista vagy tár, vagy az egész webhelycsoport? (és) Egy tartalomtípus vagy az összes tartalomtípus?

A Jóváhagyási munkafolyamat új verzióját elérhetővé teheti egyetlen listában vagy tárban, illetve az egész webhelycsoportban.

• Ha a munkafolyamatot egyetlen listához vagy tárhoz adja hozzá, beállíthatja az összes tartalomtípust , vagy csak egyetlen tartalomtípust futtatni.
• Ha azonban a munkafolyamatot a teljes webhelycsoportra vonatkozóan adja hozzá, be kell állítania, hogy csak egyetlen webhely-tartalomtípuson fusson.

Mi a tartalomtípus?

A SharePoint-listákban és -tárakban tárolt minden dokumentum és elem egy vagy másik tartalomtípushoz tartozik. A tartalomtípus lehet olyan egyszerű és általános, mint a Dokumentum vagy Excel-számolótábla, de lehet olyan speciális is, mint a Jogi szerződés vagy a Terméktervezési specifikáció. Bizonyos tartalomtípusok alapértelmezés szerint elérhetők a SharePoint-termékekben, de testre is szabhatja őket, illetve hozzáadhat más, saját készítésű tartalmakat is. További információt a Webhely-tartalomtípus létrehozása vagy testreszabása és a Tartalomtípus hozzáadása listához vagy tárhoz című témakörben talál.

A szegmens elejére

03. Kiadvány száma. Milyen jó név?

Nevezze el a munkafolyamat verzióját:

• Egyértelműen jelzi, mire használják.
• Világosan megkülönbözteti a többi munkafolyamattól.

Egy példa

Képzelje el, hogy Ön egy szerkesztőcsoport tagja. Csoportja két különböző jóváhagyási munkafolyamatot szeretne használni a külső közreműködőktől beküldött dokumentumok kezeléséhez:

• Minden beküldött dokumentumon futtatnia kell az első munkafolyamatot, hogy eldöntse, elfogadja-e a szerkesztéshez.
• Miután elfogadta és szerkesztette az elküldött dokumentumot, futtatnia kell a második munkafolyamatot a szerkesztett piszkozaton annak eldöntéséhez, hogy elfogadja-e véglegesként.

Az első munkafolyamatnak adhatja a Visszajelzés elfogadása , a második pedig a Végleges piszkozat jóváhagyási nevet.

A szegmens elejére

04. kerület Feladatlisták és előzménylisták: meglévő vagy új?

A munkafolyamat használhatja a webhely alapértelmezett feladatlistáját és előzménylistáját, használhat más meglévő feladatlistákat és előzménylistákat, vagy új listákat kérhet csak ehhez a munkafolyamathoz.

• Ha webhelye számos munkafolyamattal fog rendelkezni, vagy ha egyes munkafolyamatok számos feladatot foglalnak magukban, érdemes megfontolni, hogy minden egyes munkafolyamathoz új listát kérjen. (A túl hosszú listák kezelése lassíthatja a teljesítményt. A rendszer számára gyorsabb és egyszerűbb több rövidebb lista fenntartása, mint egy nagyon hosszú.)
• Ha a munkafolyamat feladatai és előzményei olyan bizalmas adatokat tartalmaznak, amelyeket szeretne elkülöníteni az általános feladatlistától, feltétlenül jelezze , hogy új, különálló listákat szeretne ehhez a munkafolyamathoz. (A munkafolyamat hozzáadása után győződjön meg arról, hogy az új listák számára be vannak állítva a megfelelő engedélyek.)

A szegmens elejére

05. kerület Hogyan (és ki indíthatja el) ezt a munkafolyamatot?

A munkafolyamatok beállíthatók kézi vagy automatikus indításra, illetve mindkét módszerrel:

• Amikor kézzel indít el egy jóváhagyási munkafolyamatot egy adott dokumentumon vagy elemen, egy másik űrlap, a kezdeményezési űrlap jelenik meg. A kezdeményezési űrlap tartalmazza a társítási űrlap második lapján szereplő beállítások többségét. Ha tehát a munkafolyamatot elindító személy módosítani szeretné bármelyik beállítást (csak az aktuális példányra vonatkozóan), azt még az Indítás gombra kattintás előtt megteheti. Ugrás a listaelemre > Elem helyi menü >Munkafolyamatok Jelölje> ki a munkafolyamatot a kézi indításhoz.
• Automatikus indítás esetén természetesen nincs lehetőség kezdeményező űrlap bemutatására, így a társítási űrlapon megadott alapértelmezett beállítások módosítás nélkül kerülnek felhasználásra.

A következő ábra bemutatja a kézi és automatikus indítás közötti különbséget.

A kezdeményezési űrlapon végzett módosítások csak a munkafolyamat aktuális példányában érvényesek. A munkafolyamat állandó, alapértelmezett beállításainak módosításához az eredeti társítási űrlapot kell szerkesztenie, a jelen cikk MÓDOSÍTÁS szakaszában leírtak szerint.

Kézi indítás

Ha engedélyezi a manuális indítást, a megfelelő engedélyekkel rendelkező bármely jogosult elem bármikor elindíthatja a munkafolyamatot bármely jogosult elemen.

A kézi indítás előnyei közé tartozik, hogy Ön és munkatársai csak akkor és csak akkor futtathatják a munkafolyamatot, amikor és ha Ön úgy döntenek, és hogy a kezdeményezési űrlap használatával minden futtatáskor lehetőségük lesz módosítani bizonyos beállításokat.

Egy gyors példa Ha csak olyan elemeken szeretné futtatni a munkafolyamatot, amelyeket a csapatán kívüli író írt, akkor manuális indítása esetén a munkafolyamat nem futhat automatikusan az Ön és csapattársai által létrehozott elemeken. (Egy másik megoldás: Fenntarthat egy listát vagy tárat a csapat szerzőitől származó elemeknek, és külön listát vagy tárat az összes többi szerző elemeinek. Így futtathatja a munkafolyamatot automatikusan, de csak a külső szerzők listájában. Másik megoldás: vegyen fel egy HA feltételt, és állítsa az adott személyhez a Létrehozó beállítást .

A kézi indítás elsődleges hátránya, hogy valakinek emlékeznie kell a munkafolyamat futtatására, amikor szükséges.

Automatikus indítások

Beállíthatja, hogy a munkafolyamat automatikusan elinduljon a következő események bármelyikével:

• Valaki megkísérli közzétenni egy elem főverzióját.
• Létrejött egy új elem a listában vagy tárban, vagy feltöltődött onnan.
• Megváltozik egy, a listában vagy tárban tárolt elem.

Az automatikus indítás előnye, hogy senkinek sem kell emlékeznie a munkafolyamat elindítására. Minden alkalommal lefut, amikor kiváltó esemény bekövetkezik.

Egy gyors példa Ha Ön a felelős egy lista elemeinek pontosságáért és megfelelőségéért, hozzáadhat egy jóváhagyási munkafolyamatot a listához, és megadhatja saját magát egyedüli résztvevőként. Beállíthatja, hogy a munkafolyamat automatikusan elinduljon minden alkalommal, amikor a lista egyik elemét módosítják, és minden alkalommal, amikor új elemet vesznek fel. Így mindig naprakész lesz.

Az automatikus indítás két hátránya:

• A munkafolyamat futása nem állítható le indító esemény bekövetkeztével.
• Az egyes előfordulások elején semmilyen beállítás nem módosítható.

Ha többet szeretne megtudni arról, hogy miként futtatható automatikusan a jóváhagyási munkafolyamat egy elem főverziójának közzétételekor, olvassa el a jelen cikk Szabályozás szakaszát.

A szegmens elejére

Kezdőlap 06. Az ettől a fájltól öröklődő tartalomtípusok is megkapják ezt a munkafolyamatot?

Csak akkor, amikor hozzáad egy munkafolyamatot a teljes webhelycsoport tartalomtípusához, lehetősége van arra, hogy a munkafolyamatot a webhelycsoport minden más olyan tartalomtípusához is hozzáadja, amely attól a tartalomtípustól örökli a munkafolyamatot, amelyhez hozzáadja a munkafolyamatot.

Megjegyzések

• Az a művelet, amely minden további hozzáadást elvégz, hosszú időt vehet igénybe.
• Ha az öröklés megszakadt egy olyan webhelynél vagy alwebhelynél, ahol ezt a munkafolyamatot hozzá szeretné adni az öröklődő tartalomtípusokhoz, akkor a művelet futtatása előtt győződjön meg arról, hogy Ön a Tulajdonosok csoport tagja az összes webhelyen vagy alwebhelyen.

A szegmens elejére

Dátum 07. Résztvevők: Mely személyek, milyen sorrendben?

Meg kell adnia minden olyan személy nevét vagy e-mail-címét, akihez véleményezési feladatokat rendel.

Egy szakasz vagy több szakasz? Választhat, hogy csak egy vagy több szakaszból áll-e az ellenőrzési tevékenységeknek. Ha több szakasza van, a szakaszok egymás után lesznek végrehajtva.

Párhuzamos vagy sorozatos értékelések? Bármely szakasz résztvevői esetében választhat, hogy az ellenőrzési feladatokat egyszerre (párhuzamosan) rendeli hozzájuk, vagy az ellenőrző feladatokat egymás után (egymás után) rendeli hozzá a megadott sorrendben. Az ismétlődő beállítás például akkor hasznos, ha úgy állítja be a munkafolyamatot, hogy az az első elutasítás után fejeződjön be, vagy ha azt szeretné, hogy a későbbi résztvevők véleményezésük kontextusában megtekinthessék a korábbi résztvevők megjegyzéseit.

Egy példa

Ez az egyszerű forgatókönyv bemutatja a többfázisú és a sorozatos felülvizsgálatok néhány előnyét:

Képzelje el, hogy Ferenc hozzáad egy új jóváhagyási munkafolyamatot. Azt szeretné, ha Anna és Péter minden elemet ellenőriznének először, mielőtt ő maga átnézné őket. Azt is szeretné, ha a munkafolyamat még a saját ellenőrzése előtt befejeződne, ha Anna vagy Péter elutasítja az elemet. Frank ezt kétféleképpen állíthatja be:

• Egymást követő korrektúra használatávalFrank egylépcsős sorozatos felülvizsgálatot állít be, amelyben Anna és Sean az első két résztvevő, ő pedig a harmadik; és kiválasztja a Befejezés az első elutasításkor opciót.
  Ebben az elrendezésben Annának jóvá kell hagynia az elemet, mielőtt Péter feladatát hozzárendelné, majd Zsoltnak kell jóváhagynia az elemet, mielőtt Ferenc feladatát hozzárendelné. Ha Anna elutasítja az elemet, sem Zsolt, sem Ferenc nem kap tevékenységet; Ha Anna jóváhagyja, de Péter elutasítja, akkor a munkafolyamat akkor is véget ér, mielőtt Ferenc véleményezési feladatát hozzárendelnék.
  Így állítja be Frank az egylépcsős sorozatkritikáját.
  
  
• Két szakasz használatávalHa Ferenc azt szeretné, hogy Annának és Zsúfnak egyszerre legyenek véleményezve, hogy Andrásnak ne kelljen megvárnia, amíg befejeződik a feladat, beállíthat két szakaszt a munkafolyamatban: az első egy párhuzamos szakasz Anna és Zsolt véleményeihez, a második pedig egy külön szakasz csak a saját véleményéhez. Ismét a Befejezés az első elutasításkor opciót választja. A második szakasz csak az első szakasz befejezése után kezdődik; Tehát ha Anna vagy Péter elutasítja az elemet, Ferenc véleményezési tevékenysége soha nem lesz hozzárendelve.
  Így állítja be Frank kétlépcsős párhuzamos felülvizsgálatát.
  
  

Az alábbi ábrák mindkét megoldást ismertetik.

Külső résztvevők Speciális eljárással vehet fel olyan résztvevőket, akik nem tagjai a SharePoint-szervezetnek. Ebben a folyamatban a webhely tagjai a külső résztvevők megbízottjaként működnek.

Íme egy ábra a folyamatról:

Hozzárendelne egy feladatot az egyes csoportokhoz vagy egyet mindegyik csoporttaghoz? Ha felvesz egy csoportcímet vagy terjesztési listát a munkafolyamat résztvevői közé, akkor beállíthatja, hogy a munkafolyamat rendeljen egy feladatot a csoport minden egyes tagjához, vagy rendeljen csak egy feladatot a teljes csoporthoz (de továbbra is küldjön értesítést erről az adott feladatról minden tag számára). Ha csak egy feladat van hozzárendelve az egész csoporthoz, akkor a csoport bármely tagja igényelheti és befejezheti azt az egy feladatot. (A csoportfeladatok igényléséhez a jelen cikk Teljes szakasza nyújt útmutatást.)

A szegmens elejére

Dátum 08. Milyen további információkra van szükségük a résztvevőknek?

A társítási űrlapon van egy szövegmező, amelyben utasításokat, követelményeket, erőforrásokat stb. adhat meg.

Két dolgot említhet meg:

• Elérhetőségi adatok, arra az esetre, ha a résztvevőknek nehézségeik vagy kérdéseik lennének.
• Ha a munkafolyamat csak egy feladatot rendel hozzá minden csoporthoz vagy terjesztési listához, itt említse meg, hogy az ilyen csoportok egy-egy tagjának kell igényt szereznie a feladatra a végrehajtás előtt. Így a csoport többi tagja nem vesztegeti az időt ugyanazzal a feladattal. A csoportfeladatok igényléséről a jelen cikk Teljes szakaszában olvashat bővebben

A szegmens elejére

Dátum 09. Mikor esedékes a feladatok?

A munkafolyamat-feladatok határidejét kétféleképpen jelezheti:

Naptári dátum szerint Megadhat egyetlen naptári dátumot, ameddig minden feladat határideje van.

• Ha a munkafolyamatot automatikus indításra állítja be, akkor általában ne használja ezt a beállítást. Ennek az oka az, hogy a megadott dátumérték nem igazodik automatikusan az aktuális dátumhoz képest a munkafolyamat minden egyes automatikus indításakor.

Tevékenység időtartama szerint Megadhatja az egyes feladatok elvégzésére rendelkezésre álló napok, hetek vagy hónapok számát a tevékenységek hozzárendelésétől kezdve.

• A naptári határidő felülbírál egy adott tevékenység időtartamát. Azaz: Ha ma június 10. van, és ma olyan tevékenységet rendeltek hozzám, amelynek időtartama három nap, de szintén naptári határidője június 11, akkor a tevékenység június 11-én lesz esedékes.

A szegmens elejére

10. kerület. Mikor ér véget ez a munkafolyamat?

Ha el szeretné kerülni a felesleges ellenőrzésekkel töltött időpazarlást, választhatja azt, hogy a munkafolyamat azonnal véget érjen (a megadott vagy számított határidő előtt) a következő két esemény bármelyike esetén:

• Bármely résztvevő elutasítja az elemet.
• Az elem bármilyen módon megváltozik.

A szegmens elejére

11. cikkszám Kit kell értesíteni?

A társítási űrlap második lapján, a Másolatot kap mezőben megadhatja azoknak a nevét vagy címét, akiket értesíteni szeretne a munkafolyamat minden egyes indításakor vagy befejezésekor.

• Ha ide beír egy nevet, azzal még nem jár azzal, hogy a munkafolyamat-feladatot hozzárendeli az adott személyhez.
• Ha a munkafolyamatot manuálisan indítja el, az azt elindító személy anélkül kapja meg a kezdési és a befejezési értesítést, hogy ehhez a mezőben meg kellene adnia.
• Ha a munkafolyamat automatikusan indul, az a személy kapja meg a kezdési és a befejezési értesítést, aki eredetileg hozzáadta anélkül, hogy ebben a mezőben meg kellene adnia.

A szegmens elejére

12. kerület. Szabályozni fogja ez a munkafolyamat a tartalom jóváhagyását?

Lehetnek olyan listák vagy tárak, amelyekben ellenőrizni szeretné az új elemek és/vagy az aktuális elemek új verzióinak megfelelő tartalmát, illetve formájuk és stílusuk megfelelőségét, mielőtt a listához hozzáféréssel rendelkező összes felhasználó számára láthatóvá tenné őket. Az ilyen típusú felülvizsgálati folyamat tartalom-jóváhagyás.

A SharePoint-termékekben egy jóváhagyási munkafolyamat használatával még egyszerűbbé és hatékonyabbá teheti a tartalom-jóváhagyási folyamatot. További információt a jelen cikk Tartalom-jóváhagyás szabályozása című szakaszában talál.

Mik a következő lépések?

Ha készen áll arra, hogy felvegye az új jóváhagyási munkafolyamatot a listába, a tárba vagy a webhelycsoportba, ugorjon a cikk megfelelő Hozzáadás szakaszára (Lista/tár vagy Webhelycsoport).

Tartalom-jóváhagyás szabályozása jóváhagyási munkafolyamattal

Lehetnek olyan listák és tárak, amelyekben ellenőrizni szeretné az új elemek és/vagy az aktuális elemek új verzióinak helyességét, illetve formájuk és stílusuk megfelelőségét, mielőtt a listához hozzáférő összes felhasználó számára láthatóvá tenné azokat. Az ilyen típusú felülvizsgálati folyamat tartalom-jóváhagyás.

A SharePoint-termékekben a tartalom-jóváhagyás manuálisan, munkafolyamat nélkül vezérelhető ; a SharePoint jóváhagyási munkafolyamatával azonban még egyszerűbbé és hatékonyabbá teheti a folyamatot.

Ha még nem ismeri a SharePoint-termékek verziószámozási és tartalom-jóváhagyási funkcióit, javasoljuk, hogy először olvassa el az alábbi cikkeket:

• Elemek jóváhagyásának előírása egy webhelylistában vagy -tárban
• Webhelyen tárolt listában vagy tárban található elemek és fájlok jóváhagyása, illetve elutasítása
• A verziószámozás engedélyezése és beállítása listákhoz és tárakhoz

A jóváhagyási munkafolyamatok kétféleképpen vezérelhetik a tartalom-jóváhagyási folyamatot, és mindkét módon egyetlen vezérlőhöz társíthatók a munkafolyamat hozzáadásakor kitöltendő társítási űrlapokon. A munkafolyamatot használhatja az egyik vagy mindkét tevékenységhez.

A főverziók kiadásának ellenőrzése

A társítási űrlap első lapján, az Indítási beállítások területen megtalálható A munkafolyamat indítása lehetőség egy elem főverziójának közzétételének jóváhagyásához. Néhány megjegyzés:

• Ez a lehetőség csak olyan jóváhagyási munkafolyamatok esetén érhető el, amelyek egyetlen lista vagy tár összes tartalomtípusán futnak, és olyan munkafolyamatok esetén nem, amelyek csak egy tartalomtípusba tartozó elemeken futnak.
• Ahhoz, hogy ez a beállítás elérhető legyen, engedélyeznie kell a tartalom-jóváhagyást a listához vagy tárhoz a Verziószámozási beállítások lapon, valamint ugyanazon a lapon be kell jelölni a Főverziók és Alverziók (piszkozat) létrehozása beállítást.
• Ha ezt a beállítást választja, az ezt követő két lehetőség elérhetetlenné válik: Munkafolyamat indítása új elem létrehozásakor és Munkafolyamat indítása, ha elem módosul.
• Ha ezt a lehetőséget választja, a munkafolyamat csak akkor fog automatikusan futni az elemen, amikor valaki megkísérli közzétenni az elem főverzióját.
• Egy listában vagy tárban csak egyetlen jóváhagyási munkafolyamat használható a főverziók közzétételének jóváhagyásához. Ha ugyanabban a listában vagy tárban egy második munkafolyamatot is szeretne kijelölni ehhez a funkcióhoz, a program kérni fogja, hogy válasszon az egyik vagy a másik közül.

Nem a verziószámozáson alapuló vezérlőelem

A társítási űrlap második lapján, a Tartalom-jóváhagyás engedélyezése területen lehetőség van a jóváhagyási állapot frissítésére a munkafolyamat befejeződése után (ezzel a munkafolyamattal szabályozhatja a tartalom-jóváhagyást).

Ez a beállítás attól függetlenül érhető el az űrlapon, hogy szükséges-e a tartalom-jóváhagyás a listában vagy a tárban. Az elem Jóváhagyás mezőjének értéke mindkét esetben frissül a munkafolyamat eredményének megfelelően.

Ezt a lehetőséget választva az alábbi lehetőségek közül választhat:

• A munkafolyamatot mindig kézzel futtassa, vagy
• A társítási űrlap első lapján válasszon ki egy vagy több automatikus indítási beállítást, vagy
• Kézi és automatikus indítás engedélyezése

Tartalomvezérlő webes közzétételi webhelyekhez

A tartalomvezérlő egy speciális folyamat, amely azokra a webhelyekre vonatkozik, amelyek weblapokat tesznek közzé a weben. Ennek megfelelően a közzétételi webhelyeken használható speciális közzététel-jóváhagyási munkafolyamat, valamint egy webhelysablon (Közzétételi webhely munkafolyamattal) amely tartalmazza a munkafolyamat egy, a webes közzétételhez már testre szabott verzióját.

Mik a következő lépések?

Ha készen áll arra, hogy felvegye az új jóváhagyási munkafolyamatot a listába, a tárba vagy a webhelycsoportba, ugorjon a cikk megfelelő Hozzáadás szakaszára (Lista/tár vagy Webhelycsoport).

Jóváhagyási munkafolyamat hozzáadása (egyetlen listára vagy tárra)

Ha még nem jártas a munkafolyamatok hozzáadásában, hasznosnak találhatja, ha áttekinti a jelen cikk LEARN és TERVEZÉS szegmensét is, mielőtt továbblépne a szakasz lépéseivel.

A szegmens szakaszai

1. Mielőtt elkezdené
2. A munkafolyamat hozzáadása

1. Előkészületek

Munkafolyamat hozzáadása előtt két feladatnak rendben kell lennie:

Email Ahhoz, hogy a munkafolyamat e-mail-értesítéseket és emlékeztetőket küldjön, engedélyezni kell a levelezést a SharePoint-webhelyhez. Ha nem biztos abban, hogy ez már megtörtént-e, forduljon a SharePoint-rendszergazdához. Lásd még: Lépésről lépésre a SharePoint 2013: Outgoing Email beállítása.

Engedélyek A SharePoint alapértelmezett beállításaihoz listák, tárak vagy webhelycsoportok munkafolyamatainak hozzáadásához listák kezelése jogosultsággal kell rendelkeznie. (A Tulajdonosok csoport tagjai alapértelmezés szerint rendelkeznek listakezelési engedéllyel, a Tagok csoport és a Látogatók csoport tagjai azonban nem.) Az engedélyekről a jelen cikk LEARN szakaszában talál további információt.)

A szegmens elejére

2. A munkafolyamat hozzáadása

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyhez hozzá szeretné adni a munkafolyamatot.

2. Kattintson a menüszalag Lista vagy Tár fülére.

   Megjegyzés

   A lap neve függhet a lista vagy tár típusától is. Egy naptárlistában például a lap neve Calendar.

3. A Beállítások csoportban kattintson a Munkafolyamat-beállítások gombra.

4. A Munkafolyamat beállításai lap Az ilyen típusú munkafolyamat-társítások megjelenítése csoportjában adja meg, hogy a munkafolyamatot a dokumentumon, listán vagy mappán szeretné-e futtatni, majd kattintson a Munkafolyamat hozzáadása gombra.

5. Töltse ki a társítási űrlap első lapját.
   (Az ábra útmutatást követ.)
   

   	Tartalomtípus Az alapértelmezett kijelölés megtartása az Összes elemre, vagy egy adott tartalomtípus kijelölése.
   	Sablon Válassza a Jóváhagyás – SharePoint 2010 sablont. Megjegyzés: Ha a Jóváhagyás – SharePoint 2010 sablon nem szerepel a listában, kérdezze meg a SharePoint-rendszergazdától, hogy aktiválta-e azt a webhelycsoporthoz vagy munkaterülethez. Ha Ön rendszergazda, nyissa meg a Webhely beállításai>, Webhelycsoport-funkciók>, Munkafolyamatok aktiválása funkciót.
   	Name (Név) Írja be a munkafolyamat nevét. A név azonosítani fogja a munkafolyamatot a lista vagy tár felhasználói számára. A munkafolyamat elnevezésére vonatkozó javaslatokat a cikk TERVEZÉS szakaszában találja.
   	Feladatlista Válassza ki a munkafolyamathoz használandó feladatlistát. Kiválaszthat egy meglévő feladatlistát, vagy új lista létrehozásához az Új feladatlista gombra kattinthat. Ha szeretne többet megtudni arról, hogy miért érdemes új feladatlistát létrehozni (a meglévők helyett), olvassa el a jelen cikk TERVEZÉS szakaszát.
   	History List Válassza ki a munkafolyamathoz használni kívánt előzménylistát. Választhat egy meglévő előzménylistát, vagy a Munkafolyamat előzményei (új) elemre kattintva új listát hozhat létre. Ha szeretne többet megtudni arról, hogy miért érdemes új előzménylistát létrehozni (a meglévők helyett), olvassa el a jelen cikk TERVEZÉS szakaszát.
   	Indítási beállítások Adja meg a munkafolyamat indításának módját vagy módjait. A kezdési beállítások kiválasztásáról a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashat bővebben. Ha szeretne többet megtudni arról, hogyan szabályozhatja a munkafolyamat használatával a tartalom-jóváhagyást, beleértve a főverziók közzétételét, olvassa el a jelen cikk Szabályozás szakaszát. Vegye figyelembe, hogy A munkafolyamat indítása az elem főverziójának közzétételének jóváhagyásához lehetőség nem jelenik meg, ha csak egyetlen tartalomtípushoz adja hozzá a munkafolyamatot. Tartsa szem előtt, hogy ha a Munkafolyamat indítása lehetőséget választja egy elem főverziójának közzétételének jóváhagyásához, az alábbi két jelölőnégyzet elérhetetlenné válik.

6. Ha az űrlap minden beállítása megfelel az igényeinek, kattintson a Tovább gombra.

7. Töltse ki a társítási űrlap második lapját.
   (Az ábra útmutatást követ.)

   Megjegyzés

   A SharePoint-termékek a munkafolyamat manuális indításakor minden alkalommal bemutatja a társítási űrlap második lapján szereplő első néhány beállítást – az alábbi ábrán az 1–7-es számokat a Jóváhagyóktól a Másolatot kap csoportig –, így ezeket a beállításokat csak az adott egy példányra vonatkozóan módosíthatja.

   

   	Hozzárendelés Írja be azoknak a személyeknek a nevét vagy címét, akikhez szeretné, hogy a munkafolyamat feladatokat rendeljen hozzá. Jelzi, hogy a tevékenységeket egyesével (egymás után) kívánja-e hozzárendelni Írja be a neveket és címeket abban a sorrendben, amelyben tevékenységeket hozzá kell rendelni. Ha az összes tevékenység hozzárendelése egyszerre történik (párhuzamosan) A nevek és címek sorrendje nem számít. Ha a SharePoint-szervezeten kívüli személyhez rendel tevékenységet A külső résztvevők bevonására vonatkozó további információkért tekintse át a jelen cikk Teljes szakaszát.
   	Sorrend: Adja meg, hogy a tevékenységeket egyenként (egymás után) vagy egyszerre (párhuzamosan) rendelje-e hozzá a program. A sorsorrend és a párhuzamos sorrend használatáról a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashat bővebben.
   	Új szakasz hozzáadása Az elsőn kívül, amelyet az éppen konfigurált, adjon hozzá tetszés szerinti szakaszokat. Egy teljes fázis törléséhez kattintson az adott fázis Hozzárendelés mezőjébe , majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt. A több szakasz használatáról a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashat bővebben.
   	Csoportok kibontása Ha a Hozzárendelés mezőben megadott csoportokminden tagjához egy-egy tevékenységet szeretne hozzárendelni, jelölje be ezt a jelölőnégyzetet. (A csoport minden tagja értesítést kap a feladatról, és mindenkinek saját feladatot kell elvégeznie.) Ha csak egy tevékenységet szeretne hozzárendelni mindencsoporthoz (amely a Hozzárendelés mezőhöz van megadva), törölje a jelet ebből a jelölőnégyzetből. (A csoport minden tagja kap egy feladatértesítőt, de bármelyik tag igényelheti és befejezheti az adott feladatot az egész csoport nevében. A csoportfeladatok igényléséhez a cikk Teljes szakaszában talál útmutatást.)
   	Kérés Az itt megadott szöveg szerepelni fog a munkafolyamat által küldött minden feladatértesítésben. Ne felejtsen el megadni minden további utasítást vagy forrást, amelyre a résztvevőknek szüksége lehet, beleértve a következőket: Elérhetőségek. Adott esetben teljes csoportokhoz vagy terjesztési listákhoz hozzárendelt egyes feladatok megjegyzése. (A csoportfeladatok igényléséhez a jelen cikk Teljes szakasza nyújt útmutatást.)
   	Határidők és tevékenységek időtartama Megadhat egy végső határidőt a teljes munkafolyamathoz, és/vagy megadhatja, hogy az egyes feladatok végrehajtásának napjától számítva hány nap, hét vagy hónap szükséges ahhoz. Ha ez a munkafolyamat valaha is automatikusan elindul, általában célszerű üresen hagyni a Minden feladat Határidő mezőjét, és a két időtartammezőt használni a határidő szabályozására. A kezdeményezési űrlapon bármikor megadhat egy pontos határidőt, ha és amikor manuálisan indítja el a munkafolyamatot. A határidők és a tevékenységek időtartamának használatáról a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashat bővebben.
   	CC Írja be azoknak a személyeknek a nevét vagy e-mail-címét, akiket értesíteni szeretne a munkafolyamat minden egyes indításakor vagy leállításakor. Ha ide beír egy nevet, az még nem jár munkafolyamat-feladat hozzárendelésével. Ha a munkafolyamatot manuálisan indítják el, az azt elindító személy anélkül kapja meg az indításról és a leállításról szóló értesítést, hogy ehhez a mezőben külön kellene megadnia. Ha a munkafolyamat automatikusan indul, az a személy, aki eredetileg hozzáadta, anélkül kapja meg az indításról és a leállításról szóló értesítést, hogy ehhez a mezőben meg kellene adnia.
   	A munkafolyamat leállítása Ne válassza ki egyiket, egyiket vagy mindkettőt. Ezekről a lehetőségekről a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashat bővebben.
   	Tartalom-jóváhagyás engedélyezése Jelölje be ezt a jelölőnégyzetet, ha ezzel a munkafolyamattal fogja kezelni a tartalom-jóváhagyást. Ha többet szeretne megtudni arról, hogy hogyan szabályozható a munkafolyamat segítségével a tartalom-jóváhagyás, beleértve a főverziók közzétételét, olvassa el a jelen cikk Szabályozás szakaszát.

8. Ha a lap minden beállítását igény szerint megadta, a Mentés gombra kattintva hozza létre a munkafolyamatot.

Jóváhagyási munkafolyamat hozzáadása (egy teljes webhelycsoportra vonatkozóan)

Ha még nem jártas a munkafolyamatok hozzáadásában, hasznosnak találhatja, ha áttekinti a jelen cikk LEARN és TERVEZÉS szegmensét is, mielőtt továbblépne a szakasz lépéseivel.

A szegmens szakaszai

1. Mielőtt elkezdené
2. A munkafolyamat hozzáadása

1. Előkészületek

Munkafolyamat hozzáadása előtt két feladatnak rendben kell lennie:

Email Ahhoz, hogy a munkafolyamat e-mail-értesítéseket és emlékeztetőket küldjön, engedélyeznie kell a levelezést a webhelyén. Ha nem biztos abban, hogy ez már megtörtént-e, forduljon a SharePoint-rendszergazdához. Lásd még: Lépésről lépésre a SharePoint 2013: Outgoing Email beállítása.

Engedélyek A SharePoint alapértelmezett beállításaihoz listák, tárak vagy webhelycsoportok munkafolyamatainak hozzáadásához listák kezelése jogosultsággal kell rendelkeznie. (A Tulajdonosok csoport tagjai alapértelmezés szerint rendelkeznek listakezelési engedéllyel, a Tagok csoport és a Látogatók csoport tagjai azonban nem.) Az engedélyekről a jelen cikk LEARN szakaszában talál további információt.)

A szegmens elejére

2. A munkafolyamat hozzáadása

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Nyissa meg a webhelycsoport kezdőlapját (ne a webhely vagy a csoporton belüli alwebhely kezdőlapját).

2. Kattintson a Beállítások ikonra , majd a Webhely beállításai parancsra.

3. A Webhely beállításai lap Web Designer-minták csoportjában kattintson a Webhely tartalomtípusai lehetőségre.

4. A Webhely-tartalomtípusok lapon kattintson annak a webhely-tartalomtípusnak a nevére, amelyhez munkafolyamatot kíván hozzáadni.

   Megjegyzés

   A teljes webhelycsoporthoz hozzáadott munkafolyamatot csak egyetlen tartalomtípushoz kell hozzáadni.

   

   1. A kijelölt tartalomtípus lapjának Beállítások területén kattintson a Munkafolyamat-beállítások elemre.
      
   2. A Munkafolyamat-beállítások lapon kattintson a Munkafolyamat hozzáadása hivatkozásra.
      
   3. Töltse ki a társítási űrlap első lapját.
      (Az ábra útmutatást követ.)

   

   	Sablon Válassza a Jóváhagyás – SharePoint 2010 sablont. Megjegyzés: Ha a Jóváhagyás – SharePoint 2010 sablon nem szerepel a listában, kérdezze meg a SharePoint-rendszergazdától, hogy aktiválta-e azt a webhelycsoporthoz vagy munkaterülethez. Ha Ön rendszergazda, nyissa meg a Webhely beállításai> , Webhelycsoport-funkciók > , Munkafolyamatok aktiválása funkciót.
   	Name (Név) Írja be a munkafolyamat nevét. A webhelycsoport felhasználói a munkafolyamat nevéből tudnak beszámolni. A munkafolyamat elnevezésére vonatkozó javaslatokat a cikk TERVEZÉS szakaszában találja.
   	Feladatlista Válassza ki a munkafolyamathoz használandó feladatlistát. Kiválaszthat egy meglévő feladatlistát, vagy új lista létrehozásához az Új feladatlista gombra kattinthat. Ha szeretne többet megtudni arról, hogy miért érdemes új feladatlistát létrehozni (a meglévők helyett), olvassa el a jelen cikk TERVEZÉS szakaszát.
   	History List Válassza ki a munkafolyamathoz használni kívánt előzménylistát. Választhat egy meglévő előzménylistát, vagy a Munkafolyamat előzményei (új) elemre kattintva új listát hozhat létre. Ha szeretne többet megtudni arról, hogy miért érdemes új előzménylistát létrehozni (a meglévők helyett), olvassa el a jelen cikk TERVEZÉS szakaszát.
   	Indítási beállítások Adja meg a munkafolyamat indításának módját vagy módjait. A kezdési beállítások kiválasztásáról a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashat bővebben.
   	Gyermek-tartalomtípusokhoz adja hozzá ezt a munkafolyamatot? Adja meg, hogy a munkafolyamat hozzá legyen-e adva (társítva) minden olyan webhely- és listatartalomtípushoz, amely ettől a tartalomtípustól örökölődik. Az a művelet, amely minden további hozzáadást elvégz, hosszú időt vehet igénybe. Ha minden olyan webhely vagy alwebhely öröklése esetén megszakadt az öröklött tartalomtípusok esetében, ahol ezt a munkafolyamatot hozzá szeretné adni az öröklődő tartalomtípusokhoz, akkor a művelet futtatása előtt győződjön meg arról, hogy minden egyes webhelyen vagy alwebhelyen tagja van a Tulajdonosok csoportnak.

5. Ha a lapon található összes beállítás megfelel az igényeinek, kattintson a Tovább gombra.

6. Töltse ki a társítási űrlap második lapját.
   (Az ábra útmutatást követ.)

   Megjegyzés

   A SharePoint-termékek a munkafolyamat manuális indításakor minden alkalommal bemutatja a társítási űrlap második lapján szereplő első néhány beállítást – az alábbi ábrán az 1–7-es számokat a Jóváhagyóktól a Másolatot kap csoportig –, így ezeket a beállításokat csak az adott egy példányra vonatkozóan módosíthatja.

   

   	Hozzárendelés Írja be azoknak a személyeknek a nevét vagy címét, akikhez szeretné, hogy a munkafolyamat feladatokat rendeljen. Jelzi, hogy a tevékenységeket egyesével (egymás után) kívánja-e hozzárendelni Írja be a neveket vagy címeket abban a sorrendben, amelyben hozzá szeretné rendelni a tevékenységeket. Ha az összes tevékenység hozzárendelése egyszerre történik (párhuzamosan) A nevek és címek sorrendje nem számít. Ha a SharePoint-szervezeten kívüli személyhez rendel tevékenységet A külső résztvevők bevonására vonatkozó további információkért tekintse át a jelen cikk Teljes szakaszát.
   	Sorrend: Adja meg, hogy a tevékenységeket egyenként (egymás után) vagy egyszerre (párhuzamosan) rendelje-e hozzá a program. A sorsorrend és a párhuzamos sorrend használatáról a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashat bővebben.
   	Új szakasz hozzáadása Az elsőn kívül, amelyet az éppen konfigurált, adja hozzá a kívánt szakaszokat. Egy teljes fázis törléséhez kattintson az adott fázis Hozzárendelés mezőjébe , majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt. A több szakasz használatáról a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashat bővebben.
   	Csoportok kibontása Ha a Hozzárendelés mezőben megadott csoportokminden tagjához egy-egy tevékenységet szeretne hozzárendelni, jelölje be ezt a jelölőnégyzetet. (A csoport minden tagja értesítést kap a feladatról, és mindenkinek saját feladatot kell elvégeznie.) Ha csak egy tevékenységet szeretne hozzárendelni egy teljes csoporthoz , ha megadja a Hozzárendelés mezőben , törölje a jelet ebből a jelölőnégyzetből. (A csoport minden tagja kap egy feladatértesítőt, de bármelyik tag igényelheti és befejezheti az adott feladatot az egész csoport nevében. A csoportfeladatok igényléséhez a jelen cikk Teljes szakaszában talál útmutatást.)
   	Kérés Az itt megadott szöveg szerepelni fog a munkafolyamat által küldött minden feladatértesítésben. Ne felejtsen el megadni minden további utasítást vagy forrást, amelyre a résztvevőknek szüksége lehet, beleértve a következőket: Elérhetőségek. Adott esetben teljes csoportokhoz vagy terjesztési listákhoz hozzárendelt egyes feladatok megjegyzése. (A csoportfeladatok igényléséhez a jelen cikk Teljes szakasza nyújt útmutatást.)
   	Határidők és tevékenységek időtartama Megadhat egy végső határidőt a teljes munkafolyamathoz, és/vagy megadhatja, hogy az egyes feladatok végrehajtásának napjától számítva hány nap, hét vagy hónap szükséges ahhoz. Ha ez a munkafolyamat valaha is automatikusan elindul, általában célszerű üresen hagyni a Minden feladat Határidő mezőjét, és a két időtartammezőt használni a határidő szabályozására. A kezdeményezési űrlapon bármikor megadhat egy pontos határidőt, ha és amikor manuálisan indítja el a munkafolyamatot. A határidők és a tevékenységek időtartamának használatáról a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashat bővebben.
   	CC Írja be azoknak a személyeknek a nevét vagy e-mail-címét, akiket értesíteni szeretne a munkafolyamat minden egyes indításakor vagy leállításakor. Ha ide beír egy nevet, az még nem jár munkafolyamat-feladat hozzárendelésével. Ha a munkafolyamatot manuálisan indítják el, az azt elindító személy anélkül kapja meg az indításról és a leállításról szóló értesítést, hogy ehhez a mezőben külön kellene megadnia. Ha a munkafolyamat automatikusan indul, az a személy, aki eredetileg hozzáadta, anélkül kapja meg az indításról és a leállításról szóló értesítést, hogy ehhez a mezőben meg kellene adnia.
   	A munkafolyamat leállítása Ne válassza ki egyiket, egyiket vagy mindkettőt. Ezekről a lehetőségekről a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashat bővebben.
   	Tartalom-jóváhagyás engedélyezése Jelölje be ezt a jelölőnégyzetet, ha ezzel a munkafolyamattal fogja kezelni a tartalom-jóváhagyást. Ha többet szeretne megtudni arról, hogy hogyan szabályozható a munkafolyamat segítségével a tartalom-jóváhagyás, beleértve a főverziók közzétételét, olvassa el a jelen cikk Szabályozás szakaszát.

7. Ha a lap minden beállítását igény szerint megadta, a Mentés gombra kattintva hozza létre a munkafolyamatot.

Mik a következő lépések?

Ha készen áll, lépjen a jelen cikk START szakaszára, és indítsa el az első példányt az új munkafolyamat teszteléséhez.

Jóváhagyási munkafolyamat indítása

A munkafolyamatok beállíthatók úgy, hogy csak kézzel, csak automatikusan vagy mindkét módon indíthatók el:

• Manuálisan bármikor, bárki által, aki rendelkezik a szükséges engedélyekkel.
• Automatikusan , amikor egy meghatározott eseményindító esemény bekövetkezik. Vagyis, amikor egy elemet felvesznek a listába vagy a tárba, és/vagy amikor a lista egyik elemét megváltoztatják, és/vagy amikor valaki megkísérli közzétenni egy elem főverzióját.
  (A kiváltó esemény vagy események a társítási űrlap első lapján adhatók meg a munkafolyamat eredeti társítása és konfigurálása során. További információért olvassa el a jelen cikk TERVEZÉS szakaszát.)

A szegmens szakaszai

1. A munkafolyamat automatikus elindítása
2. A munkafolyamat kézi indítása
3. Kezdés manuálisan a listából vagy a tárból
4. Kezdés manuálisan egy Microsoft Office-programból

1. A munkafolyamat automatikus indítása

Ha a munkafolyamat automatikus indításra van beállítva, akkor minden alkalommal, amikor bekövetkezik egy indító esemény, a munkafolyamat az azt indító elemen fut.

Amikor a munkafolyamat elindul, hozzárendeli az első feladatot vagy feladatokat, és minden megbízottnak értesítést küld. Eközben (a feladatértesítésektől eltérően) indítási értesítéseket küld annak a személynek, aki eredetileg hozzáadta a munkafolyamatot, valamint a társítási űrlap második lapjának másolatot kap mezőjében szereplő összes felhasználónak.

A szegmens elejére

2. A munkafolyamat kézi indítása

Megjegyzés az engedélyekről A munkafolyamatok elindításához rendszerint Elemek szerkesztése engedéllyel kell rendelkeznie. (Alapértelmezés szerint a Tagok és a Tulajdonosok csoport is rendelkezik ezzel az engedéllyel, a Látogatók csoportnak azonban nincs. A tulajdonos azonban munkafolyamatonként azt is megadhatja, hogy a munkafolyamatot indító személyektől listakezelési engedélyt kell kapnia. Ennek a beállításnak a választásával a tulajdonosok lényegében megadhatják, hogy csak ők és más tulajdonosok indíthatnak el egy adott munkafolyamatot. További részletekért olvassa el a jelen cikk Tanulás szakaszát.)

Két kiindulópont

Manuálisan a következő két helyről indíthat munkafolyamatot:

• Az elemet tároló listából vagy tárból
• Az elem belsejéből, abban a Microsoft Office-alkalmazásban nyílik meg, amelyben létrehozták. (Megjegyzendő, hogy ez csak a telepített program, és nem webes verzió.)

A szakasz fennmaradó két szakasza mindkét módszert ismerteti.

A szegmens elejére

3. Kezdés manuálisan a listából vagy a tárból

1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, ahol az az elem található, amelyen futtatni szeretné a munkafolyamatot.

2. Kattintson az elem neve melletti három pontra, majd a párbeszédpanelen a három pontra kattintva nyissa meg az elem menüjét, majd kattintson a legördülő menü Munkafolyamatok parancsára.

3. A Munkafolyamatok: Elemnév lap Új munkafolyamat indítása területén kattintson a futtatni kívánt munkafolyamatra.
   

4. A Munkafolyamat módosítása lap kezdeményezési űrlapján végezze el a munkafolyamat adott példányára alkalmazni kívánt módosításokat.

   Megjegyzés

   A kezdeményezési űrlap itt végrehajtott módosításait a rendszer csak a munkafolyamat aktuális példányában használja. Ha a munkafolyamat minden futtatásakor érvénybe lépő módosításokat szeretne végezni, vagy ha módosítani szeretné azokat a munkafolyamat-beállításokat, amelyek nem jelennek meg az űrlapon, olvassa el e cikk MÓDOSÍTÁS szakaszát.

   

   	Hozzárendelés Módosítsa azoknak a felhasználóknak a listáját, akikhez a munkafolyamat feladatokat rendel. A tevékenységek egyenként történő hozzárendelése-e Írja be a neveket és címeket abban a sorrendben, amelyben tevékenységeket hozzá kell rendelni. Ha az összes tevékenység hozzárendelése egyszerre történik meg A nevek és címek sorrendje nem számít. Ha a SharePoint-szervezeten kívüli személyhez rendel tevékenységet A külső résztvevők bevonására vonatkozó további információkért tekintse át a jelen cikk Teljes szakaszát
   	Sorrend: Győződjön meg arról, hogy a feladatok egyesével (egymás után) vagy egyszerre (párhuzamosan) való hozzárendelésére vonatkozó előírások megfelelnek az igényeinek. A sorsorrend és a párhuzamos sorrend használatáról a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashat bővebben.
   	Új szakasz hozzáadása A jelenleg konfigurált egy vagy több szakaszon kívüli szakaszok hozzáadása. Egy teljes fázis törléséhez kattintson az adott fázis Hozzárendelés mezőjébe , majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt. A több szakasz használatáról a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashat bővebben.
   	Csoportok kibontása Ha a Hozzárendelés mezőben megadott csoportokminden tagjához egy-egy tevékenységet szeretne hozzárendelni, jelölje be ezt a jelölőnégyzetet. (A csoport minden tagja értesítést kap a feladatról, és mindenkinek saját feladatot kell elvégeznie.) Ha csak egy tevékenységet szeretne hozzárendelni mindencsoporthoz (amely a Hozzárendelés mezőhöz van megadva), törölje a jelet ebből a jelölőnégyzetből. (A csoport minden tagja kap egy feladatértesítőt, de bármelyik tag igényelheti és befejezheti az adott feladatot az egész csoport nevében. A csoportfeladatok igényléséhez a jelen cikk Teljes szakaszában talál útmutatást.)
   	Kérés Az itt megadott szöveg szerepelni fog a munkafolyamat által küldött minden feladatértesítésben. Ne felejtsen el megadni minden további utasítást vagy forrást, amelyre a résztvevőknek szüksége lehet, beleértve a következőket: Elérhetőségi adatok kérdések és problémák esetén Adott esetben teljes csoportokhoz vagy terjesztési listákhoz hozzárendelt egyes feladatok megjegyzése (A csoportfeladatok igényléséhez a jelen cikk Teljes szakasza nyújt útmutatást.)
   	Határidők és tevékenységek időtartama Megadhat egy végső határidőt a teljes munkafolyamathoz, és/vagy megadhatja, hogy az egyes feladatok végrehajtásának napjától számítva hány nap, hét vagy hónap szükséges ahhoz. A határidők és a tevékenységek időtartamának használatáról a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashat bővebben.
   	CC Szükség szerint végezze el a kiegészítéseket vagy eltávolításokat. Ne feledje a következőket: Ha ide beír egy nevet, az még nem jár munkafolyamat-feladat hozzárendelésével. Mivel kézzel indítja el a munkafolyamatot, értesítést kap az indításról és a leállításról, függetlenül attól, hogy szerepel-e ebben a mezőben.

5. Ha a kezdeményezési űrlap minden beállítását megadta a kívánt módon, az Indítás gombra kattintva indítsa el a munkafolyamatot.

A munkafolyamat hozzárendeli az első feladatot vagy feladatokat, és közben kezdési értesítéseket küld Önnek és a kezdeményezési űrlap másolatot kap mezőjében felsorolt személyeknek.

A szegmens elejére

1. Nyissa meg az elemet a számítógépre telepített Office-programban.

2. A megnyitott elemben kattintson a Fájl fülre, a Mentés & a Küldés parancsra, majd az elemen futtatni kívánt munkafolyamatra.

3. Ha megjelenik az alábbi üzenet, miszerint a munkafolyamathoz be kell adni a fájlt, kattintson a Bejelentkezés gombra.

4. Kattintson a nagy Munkafolyamat indítása gombra.

5. A Munkafolyamat módosítása lap kezdeményezési űrlapján végezze el a munkafolyamat adott példányára alkalmazni kívánt módosításokat.

   Megjegyzés

   A kezdeményezési űrlap itt végrehajtott módosításait a rendszer csak a munkafolyamat aktuális példányában használja. Ha a munkafolyamat minden futtatásakor érvénybe lépő módosításokat szeretne végezni, vagy ha módosítani szeretné azokat a munkafolyamat-beállításokat, amelyek nem jelennek meg az űrlapon, olvassa el e cikk MÓDOSÍTÁS szakaszát.

   

	Hozzárendelés Módosítsa azoknak a felhasználóknak a listáját, akikhez a munkafolyamat feladatokat rendel. Jelzi, hogy a tevékenységeket egyesével (egymás után) kívánja-e hozzárendelni Írja be a neveket és címeket abban a sorrendben, amelyben tevékenységeket hozzá kell rendelni. Ha az összes tevékenység hozzárendelése egyszerre történik (párhuzamosan) A nevek és címek sorrendje nem számít. Ha a SharePoint-szervezeten kívüli személyhez rendel tevékenységet A külső résztvevők bevonására vonatkozó további információkért tekintse át a jelen cikk Teljes szakaszát.
	Sorrend: Győződjön meg arról, hogy a feladatok egyesével (egymás után) vagy egyszerre (párhuzamosan) való hozzárendelésére vonatkozó előírások megfelelnek az igényeinek. A sorsorrend és a párhuzamos sorrend használatáról a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashat bővebben.
	Új szakasz hozzáadása A jelenleg konfigurált egy vagy több szakaszon kívüli szakaszok hozzáadása. Egy teljes fázis törléséhez kattintson az adott fázis Hozzárendelés mezőjébe , majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt. A több szakasz használatáról a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashat bővebben.
	Csoportok kibontása Ha a Hozzárendelés mezőben megadott csoportokminden tagjához egy-egy tevékenységet szeretne hozzárendelni, jelölje be ezt a jelölőnégyzetet. (A csoport minden tagja értesítést kap a feladatról, és mindenkinek saját feladatot kell elvégeznie.) Ha csak egy tevékenységet szeretne hozzárendelni mindencsoporthoz (amely a Hozzárendelés mezőhöz van megadva), törölje a jelet ebből a jelölőnégyzetből. (A csoport minden tagja kap egy feladatértesítőt, de bármelyik tag igényelheti és befejezheti az adott feladatot az egész csoport nevében. A csoportfeladatok igényléséhez a jelen cikk Teljes szakaszában talál útmutatást.)
	Kérés Az itt megadott szöveg szerepelni fog a munkafolyamat által küldött minden feladatértesítésben. Ne felejtsen el megadni minden további utasítást vagy forrást, amelyre a résztvevőknek szüksége lehet, beleértve a következőket: Elérhetőségi adatok kérdések és problémák esetén. Adott esetben teljes csoportokhoz vagy terjesztési listákhoz hozzárendelt egyes feladatok megjegyzése. (A csoportfeladatok igényléséhez a jelen cikk Teljes szakaszában találhat útmutatást.)
	Határidők és tevékenységek időtartama Megadhat egy végső határidőt a teljes munkafolyamathoz, és/vagy megadhatja, hogy az egyes feladatok végrehajtásának napjától számítva hány nap, hét vagy hónap szükséges ahhoz. A határidők és a tevékenységek időtartamának használatáról a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashat bővebben.
	CC Szükség szerint végezze el a kiegészítéseket vagy eltávolításokat. Ne feledje a következőket: Ha ide beír egy nevet, az még nem jár munkafolyamat-feladat hozzárendelésével. Mivel kézzel indítja a munkafolyamatot, az indításról és a leállításról szóló értesítést kapni fog függetlenül attól, hogy szerepel-e ebben a mezőben.

1. Ha a kezdeményezési űrlapon megadta a kívánt beállításokat, az Indítás gombra kattintva indítsa el a munkafolyamatot.

A munkafolyamat hozzárendeli az első feladatot vagy feladatokat, és közben kezdési értesítéseket küld Önnek és a kezdeményezési űrlap másolatot kap mezőjében felsorolt személyeknek.

Mik a következő lépések?

• Ha először fut ez a munkafolyamat, a többi résztvevőnek információra és támogatásra lehet szüksége a hozzájuk rendelt feladatok elvégzéséhez. (A cikk teljes szakasza hasznos lehet számukra.)
• Azt is érdemes ellenőrizni, hogy a résztvevők megkapják-e az e-mail-értesítéseket, és különösen azt, hogy a levélszemétszűrők nem kezelik-e megfelelően az értesítéseket.
• Természetesen előfordulhat, hogy egy vagy több munkafolyamat-feladatot Önnek kell elvégeznie. A végrehajtás részleteiről a jelen cikk Teljes szakaszában tájékozódhat.
• Addig is, ha arra kíváncsi, hogy miként követheti nyomon a munkafolyamat aktuális példánya előrehaladását, olvassa el a cikk FIGYELŐ szakaszát.

Jóváhagyási munkafolyamat-feladat végrehajtása

Ha első alkalommal kap feladatot jóváhagyási munkafolyamatban, hasznosnak találhatja, ha a feladat befejezése előtt teljes egészében átolvassa a cikk e szakaszát. Így tisztában lesz az összes előtte nyitva álló lehetőséggel.

Először is győződjön meg arról, hogy a megfelelő cikk van elküldve

A különböző típusú munkafolyamatok eltérő műveletet igényelnek.

Ezért mielőtt elkezdené, győződjön meg arról, hogy az Önhöz rendelt feladat valóban jóváhagyási munkafolyamat-feladat, és nem valamilyen más típusú munkafolyamathoz tartozó feladat.

Keresse a következő helyek bármelyikén a jóváhagyást kérő szöveget:

• A feladatértesítés Tárgy sorában
  
• Az üzenetsávon az áttekintendő elemen belül
  
• A feladat címében a Munkafolyamat állapota lapon
  

Ha ezeken a helyeken nem látható a Hagyja jóvá a szöveget, kérdezze meg a munkafolyamatot elindító vagy eredetileg hozzáadó személyt, hogy melyik munkafolyamatsablonon alapul, vagy hogy egyéni munkafolyamatról van-e szó. A cikk Lásd még szakaszában a SharePoint-termékek egyéb munkafolyamat-típusainak használatát ismertető cikkekre mutató hivatkozásokat talál.

Ha azonban jóváhagyási feladatról van szó, akkor folytassa az olvasást!

A szegmens szakaszai

1. A folyamat áttekintése
2. Lépjen az elemhez és a feladatűrlaphoz a feladatértesítő üzenetből
3. Az elem és a feladatűrlap elérése a listából vagy a tárból
4. Az elem véleményezése
5. A feladatűrlap kitöltése és elküldése
6. Késedelmes értesítések
7. Csoportfeladat igénylése és elvégzése (nem kötelező)
8. Az elem módosításának kérése (nem kötelező)
9. A jóváhagyási feladat hozzárendelése valaki máshoz (nem kötelező)
10. Feladat végrehajtása külső résztvevő nevében (nem kötelező)

1. A folyamat áttekintése

Amikor feladatot rendelnek Önhöz egy munkafolyamatban, általában háromféleképpen tudhatja meg a feladatról:

• E-mailben értesítést kap a feladatról.
• Megnyit egy Microsoft Office-dokumentumot, és megjelenik egy üzenetsáv, amely arról tájékoztatja, hogy Önhöz rendeltek egy kapcsolódó feladatot.
• Ellenőrzi a SharePoint-webhelyet, és azt látja, hogy jelenleg egy vagy több tevékenység van Önhöz rendelve.

Amikor megtudja, hogy jóváhagyási munkafolyamat-feladatot kapott, általában két dolgot kell tennie:

• Az elem véleményezése Megtudhatja, hogy jóváhagyhatja-e az elemet a jelenlegi állapotában.
• A feladat befejezése Véleménye eredményének elküldéséhez használja a feladatűrlapot.

Ezért gyakran a következő három elem szükséges a feladat elvégzéséhez:

• Az értesítő üzenet (amelyet e-mailben kap)
• Jóváhagyásra beküldött elem (amelyet megnyit és véleményez)
• A feladatűrlap (amelyet megnyit, kitölthet és elküld)

Így néz ki ez a három elem.

A szegmens elejére

2. Lépjen az elemhez és a feladatűrlaphoz a feladatértesítő üzenetből

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. A feladatról értesítő üzenetben kattintson Az erre a feladatra vonatkozó utasítások végrehajtásához kattintson az elemre mutató hivatkozásra.
2. A megnyitott elemben kattintson az üzenetsávon található Feladat megnyitása gombra.

A szegmens elejére

3. Az elem és a feladatűrlap elérése a listából vagy a tárból

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Az elemet tároló listában vagy tárban kattintson az elemhez és a munkafolyamathoz tartozó Folyamatban hivatkozásra.
2. A Munkafolyamat állapota lapon kattintson a feladat címére.
3. A feladatűrlapon kattintson Az Ez a munkafolyamat-feladat az üzenetsávra vonatkozik , majd az elemre mutató hivatkozásra.

A szegmens elejére

4. Az elem véleményezése

Ebben a példában az elem egy Microsoft Word-dokumentum.

Figyelje meg a két sárga üzenetsávot a dokumentum tetején:

• Kiszolgáló írásvédettEz a dokumentum írásvédett módban van megnyitva – azaz elolvashatja, de nem módosíthatja.
  (Ne feledje, hogy a jóváhagyási munkafolyamatban végrehajtott feladatok végrehajtásakor általában nem közvetlenül magában az elemben végez semmilyen módosítást. Ehelyett a feladatűrlapon rögzítheti az összes választ.)
• Munkafolyamat-feladatHa készen áll arra, hogy regisztrálja a választ a feladatűrlapon, kattintson a Feladat megnyitása gombra.

A szegmens elejére

5. A feladatűrlap kitöltése és elküldése

A jóváhagyási munkafolyamat-feladatok feladatűrlapja a következőképpen néz ki:

Fontos megjegyezni, hogy az első két elem (Elem törlése és Ez a munkafolyamat-feladat az elem címét érinti) nem jelenik meg a feladatűrlapon, amikor azt az elemből nyitja meg véleményezésre.

	Elem törlése Ha törölni szeretné ezt a feladatot a munkafolyamat aktuális példányából, kattintson erre a gombra. A feladat törlésével nem törli az ellenőrizendő elemet. Ha törli a feladatot, akkor a művelet ugyanúgy működik (és az is szerepel az előzményekben), mint a dokumentum elutasítása. Ha tehát a munkafolyamat úgy van beállítva, hogy az első elutasításkor érjen véget, akkor a feladat törlése leállítja a munkafolyamatot. A törölt feladatok nem jelennek meg többé a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területén. (A törlés és az ebből következő automatikus elutasítás azonban továbbra is a lap Előzmények területén lesz rögzítve.)Ha a munkafolyamatnak ezt a példányát nem Ön indította el, a feladat törlése előtt érdemes egyeztetnie a munkafolyamat elindítójával.
	Ez a munkafolyamat-feladat az elemcímre vonatkozik Az elem véleményezéshez történő megnyitásához kattintson az ide kattintva elérhető hivatkozásra.
	Állapot, Kérő, Összevont megjegyzések, Határidő A négy mezőben szereplő bejegyzések nem szerkeszthetők és módosíthatók, a bennük található információk azonban hasznosak lehetnek. Figyelje meg, hogy az Összesített megjegyzések mező nemcsak a feladat elvégzésére vonatkozó további utasításokat tartalmazza, hanem az olyan résztvevők által beküldött összes megjegyzést is, akik a munkafolyamat ezen példányában már elvégezték a feladataikat. Hasonlóképpen, miután elküldte saját űrlapját, a Megjegyzés mezőben (4) írt megjegyzések a további résztvevők Összevont megjegyzések mezőjében is megjelennek.
	Megjegyzések Az itt megadott szöveg a Munkafolyamat előzményei között lesz rögzítve, és a további résztvevők számára az Összesített megjegyzések mezőben (3) is megjelenik.
	Jóváhagyás Az elem jóváhagyásához először írja be a Megjegyzések mezőbe (4) az esetleges megjegyzéseket, amelyekkel hozzá szeretne járulni, majd kattintson erre a gombra.
	Elutasítás Az elem elutasításához először írja be a megjegyzések mezőjébe (4), majd kattintson erre a gombra.
	Mégse Ha a módosítások és a válaszok mentése nélkül be szeretné zárni a feladatűrlapot, kattintson erre a gombra. A feladat befejezetlen marad, és Önhöz lesz rendelve.
	Módosítás kérése Ha a véleményezett elem módosítását szeretné kérni, kattintson erre a gombra. Az űrlap illusztrációjáért, ahol meg kell adnia a kérelem részleteit, valamint további útmutatásért lépjen a szakasz 8. szakaszára, Az elem módosításának kérésére. Megjegyzés: Előfordulhat, hogy ez a beállítás bizonyos munkafolyamat-feladatok esetében ki van kapcsolva.
	Feladat újbóli hozzárendelése Ha máshoz szeretné rendelni a jóváhagyási feladatot, kattintson erre a gombra. Ha meg szeretné illusztrálni azt a lapot, ahol az átruházás részleteit adja meg, valamint további útmutatást talál a szakasz 7. szakaszában ( A Jóváhagyási feladat hozzárendelése valaki máshoz). Megjegyzés: Előfordulhat, hogy ez a beállítás bizonyos munkafolyamat-feladatok esetében ki van kapcsolva.

A szegmens elejére

6. Késedelmes értesítések

Ha egy feladat vagy egy teljes munkafolyamat-példány befejezési határideje lejárt, a rendszer automatikusan értesítést küld a következő címekre:

• Az a személy, akihez a feladat hozzá lett rendelve
• A munkafolyamatot elindító személy (vagy ha az indítás automatikus volt, akkor a munkafolyamatot eredetileg hozzáadó személy)

A szegmens elejére

7. Csoportfeladat igénylése és elvégzése (nem kötelező)

Ha csak egyetlen feladat van hozzárendelve egy teljes csoporthoz, amelynek Ön is tagja, akkor a csoport bármely tagja igényelheti és végrehajthatja azt az egyetlen feladatot a teljes csoport nevében.

Igényelje a feladatot az elem áttekintése előtt . Amint igényli a feladatot, azt a rendszer kiosztja Önnek, és a csoport más tagjai nem végezhetik el. (Így csak egy személy végzi el a szükséges munkát.)

1. A Munkafolyamat állapota lapon mutasson a csoporthoz rendelt feladat nevére, amíg meg nem jelenik egy nyíl
2. Kattintson a nyílra, válassza az Elem szerkesztése parancsot, majd a feladatűrlapon kattintson a Tevékenység igénylése gombra.
   

A Munkafolyamat állapota lap frissülésekor láthatja, hogy a feladat már nincs a csoporthoz rendelve, hanem kifejezetten Önhöz.

Ha később, ha újból, anélkül szeretné kiadni a feladatot a csoportnak, hogy végrehajtaná azt, ugyanezekkel a lépésekkel térjen vissza a feladatűrlapra, de most kattintson a Feladat visszaadása gombra.

A szegmens elejére

8. Az elem módosításának kérése (nem kötelező)

A folyamat megkezdése előtt vegye figyelembe, hogy a munkafolyamat beállítható úgy, hogy azonnal leálljon , ha az elem bármilyen módosítása történik. Érdemes lehet a munkafolyamatot elindító vagy eredetileg hozzáadó személlyel megkérdezni, hogy rendben van-e egy módosítás, és hogy a munkafolyamat ekkor véget ér-e.

Bemutatjuk a módosításkérési lehetőséget egy forgatókönyv szerint:

Először képzelje el, hogy Franknek hívják.

Ezután tegyük fel, hogy egy Anna nevű munkatárs elindít egy jóváhagyási munkafolyamatot egy általa létrehozott dokumentumon.

Anna új dokumentumát áttekintve úgy érzi, hogy a bevezetés túl hosszú.

Kattintson a munkafolyamat-feladat űrlapjának alján látható Módosítás kérése gombra, és töltse ki az űrlapot.

	Módosítás kérése innen: Adja meg annak a személynek a nevét vagy az e-mail-címét, akitől a módosítást kéri. (Ha a kérelmet annak a személynek szeretné elküldeni, aki elindította a munkafolyamatot – vagy ha a munkafolyamat automatikusan indult el, akkor annak a személynek, aki eredetileg hozzáadta a jóváhagyási munkafolyamatot –, hagyja üresen ezt a mezőt.)
	Új kérelem Írja le az elvégezni kívánt módosítást, és adjon meg minden szükséges információt a módosító személynek. (Az itt megadott szövegek az Összesített megjegyzések területre kerülnek.)
	Új időtartam Tegye a következők egyikét: A meglévő határidő megőrzése Ezt a mezőt hagyja üresen. A határidő teljes eltávolítása Írja be a 0 számot. Új határidő megadása Írjon be ide egy számot, majd adja meg az időtartam egységét a következő mezőben. A két bejegyzés együttesen azonosítja a módosítási tevékenység határideje előtti időszakot.
	Új időtartamegységek Ha új tevékenység időtartamát adja meg, ezt a mezőt az Új időtartam mezővel együtt használva azonosíthatja a tevékenység határideje előtti időszakot. (Például: 3 nap vagy 1 hónap vagy 2 hét.)

Ha az összes űrlapbejegyzést megkapta a kívánt módon, kattintson a Küldés gombra, és az aktuális feladatkészként jelenik meg. (De még nem végzett el. Miután Anna befejezte a módosítási tevékenységet, ismét hozzá fog rendelni jóváhagyási tevékenységet.

Anna a következő e-mailes értesítést kapja:

Anna egy pillantás alatt a Tárgy sorra (az ábrán az 1-es számú) felismeri, hogy ez nem egy szokásos jóváhagyási értesítés, hanem az elem módosítására vonatkozó kérés. A kért módosítás információit a kért szövegben találja meg (2. szám).

Anna kivette az elemet, elvégezte a kért módosításokat, majd menti a módosításokat, majd újra beadja az elemet.

Ezután a Munkafolyamat állapota lapra lép, és ott megnyitja a Feladatok területről a módosításkérési feladatát.

        

Anna hozzáad minden szükséges információt a Megjegyzések mezőbe, majd a Válasz küldése gombra kattint. A munkafolyamat két műveletet hajt végre:

• Ez Anna módosításkérési feladatát készként jelöli meg.
• Új jóváhagyási tevékenységet rendel Önhöz (Anna megjegyzéseit az Összesített megjegyzések mezőbe beírva), majd értesítést küld a feladattal kapcsolatban.

Most már befejezheti a módosított elem ellenőrzését.

Mindeközben mindezek a műveletek nyomon követhetők és láthatók a Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat előzményei szakaszában, ahogy az az alábbi ábrán is látható.

Íme egy ábra a teljes folyamatról.

A szegmens elejére

9. A jóváhagyási feladat hozzárendelése valaki máshoz (nem kötelező)

Ha azt szeretné, hogy valaki más hajtson végre egy Önhöz rendelt munkafolyamat-feladatot, kattintson a Feladat újrarendelése gombra a munkafolyamat-feladat űrlapján.

Ez az űrlap jelenik meg.

	Feladat újbóli hozzárendelése Írja be annak a személynek a nevét vagy címét, akinek ki szeretné osztani ezt a feladatot. Ha a feladatot ahhoz a személyhez szeretné hozzárendelni, aki elindította a munkafolyamatot – vagy ha a munkafolyamat automatikusan indult – ahhoz a személyhez, aki eredetileg hozzáadta a munkafolyamatot –, hagyja üresen ezt a mezőt.
	Új kérelem Adjon meg minden olyan információt, amelyre annak a személynek szüksége lesz a tevékenység elvégzéséhez, akire a tevékenységet kiosztja. (Az itt megadott szövegek az Összesített megjegyzések területre kerülnek.)
	Új időtartam Tegye a következők egyikét: A meglévő határidő megőrzése Ezt a mezőt hagyja üresen. A határidő teljes eltávolítása Írja be a 0 számot. Új határidő megadása Írjon be ide egy számot, majd adja meg az időtartam egységét a következő mezőben. A két bejegyzés együttesen azonosítja a módosítási tevékenység határideje előtti időszakot.
	Új időtartamegységek Ha új tevékenység időtartamát adja meg, ezt a mezőt az Új időtartam mezővel együtt használva azonosíthatja a tevékenység határideje előtti időszakot. (Például: 3 nap vagy 1 hónap vagy 2 hét.)

Ha elkészült az űrlappal, kattintson a Küldés gombra. A feladat befejezettként lesz megjelölve, új feladat lesz hozzárendelve a feladatért felelős személyhez, és értesítés küldése történik a feladatról.

A megadott új információkat megtalálja az új feladatról szóló értesítés Meghatalmazott szövegében (az alábbi ábrán az 1-es szám).

Mindeközben a változások nyomon követése és megjelenítése a Munkafolyamat állapota lap Feladatok és Előzmények szakaszában látható, ahogy az alábbi képen is látható.

A szegmens elejére

10. kerület. Feladat végrehajtása külső résztvevő nevében (nem kötelező)

Speciális eljárással vehet fel olyan résztvevőket, akik nem tagjai a SharePoint-szervezetnek. Ebben a folyamatban a webhely egyik tagja a külső résztvevő megbízottjaként működik:

1. Adja meg a külső résztvevő e-mail-címét a társítási űrlap második lapján lévő megfelelő Hozzárendelési szakaszban.
2. A munkafolyamat ténylegesen hozzárendeli a külső résztvevő feladatát a munkafolyamatot elindító webhelytaghoz – vagy ha a munkafolyamat automatikusan indul el, ahhoz a taghoz, aki eredetileg hozzáadta a munkafolyamatot. Ez a személy, akihez a feladat ténylegesen hozzá lett rendelve, a külső résztvevő megbízottjaként működik.
3. Ez a webhelytag értesítést kap a feladatról, amelyben arra kéri az utasítást, hogy küldje el az elem egy példányát véleményezésre a külső résztvevőnek. (Mindeközben a külső résztvevő megkapja a feladatértesítés másolatát, amely hasznos figyelmeztetésként vagy emlékeztetőként szolgálhat.)
4. Az a webhelytag, akihez a feladat ténylegesen hozzá lett rendelve, elküldi az elem egy példányát a külső résztvevőnek.
5. A külső résztvevő ellenőrzi az elemet, és visszaküldi a válaszát a webhelytagnak.
6. Amikor megérkezik a külső résztvevő válasza, a webhelytag végrehajtja a feladatot a külső résztvevő nevében.

Íme egy ábra a folyamatról.

Futó jóváhagyási munkafolyamat figyelése, módosítása vagy leállítása

A futó munkafolyamatot figyelheti, módosíthatja vagy leállíthatja a munkafolyamat adott példányának Munkafolyamat állapota lapján.

Először megmutatjuk, hogy hogyan juthat el erre a lapra, majd megmutatjuk, hogy hogyan használhatja az ott található lehetőségeket és információkat. Végül bemutatunk két másik lapot, melyen további információkat kaphat a figyelésről.

A szegmens szakaszai

1. A Munkafolyamat állapota lap megnyitása
2. Munkafolyamat előrehaladásának figyelése a Munkafolyamat állapota lapon
3. Az aktív tevékenységek (már hozzárendelt tevékenységek) módosítása
4. Jövőbeli (még nincs hozzárendelt tevékenység) módosítása
5. A munkafolyamat futásának megszakítása vagy leállítása
6. Az elemen futó munkafolyamatok meghatározása
7. A teljes webhelycsoport munkafolyamatainak figyelése

1. A Munkafolyamat állapota lap megnyitása

Az elemet tartalmazó listában vagy tárban kattintson a kívánt elem és munkafolyamat Folyamatban hivatkozására.

Ebben a példában az elem a Keynote Piszkozat nevű dokumentum, a munkafolyamat pedig Jóváhagyás 3.

Megnyílik a Munkafolyamat állapota lap.

A szegmens elejére

2. Munkafolyamat előrehaladásának figyelése a Munkafolyamat állapota lapon

Itt, a Munkafolyamat állapota lap egyes szakaszainak ábrája alatt megtalálja a figyeléssel kapcsolatos kérdéseket, amelyekre a szakasz választ ad.

Munkafolyamat adatai rész

Megválaszolt kérdések:

• Ki indította el a munkafolyamat ezen példányát?
• Mikor indították el ezt a példányt?
• Mikor történt az utolsó művelet ebben az esetben?
• Melyik elemen fut ez a példány?
• Mi az eset aktuális állapota?

Feladatok szakasz

Megválaszolt kérdések:

• Mely tevékenységeket hozták már létre és rendelték hozzá, és mi azok jelenlegi állapota?
• Mely tevékenységek lettek már befejezve, és mi volt az egyes tevékenységek eredménye?
• Mi a határideje az egyes már létrehozott és hozzárendelt feladatoknak?

A törölt és a még hozzá nem rendelt tevékenységek nem jelennek meg ebben a szakaszban.

Munkafolyamat előzményei szakasz

Megválaszolt kérdések:

• Milyen események történtek már a munkafolyamat ezen példányában?
• Ne feledje, hogy a lejárt határidejű feladatok és a lejárt feladatokról szóló értesítések nem jelennek meg ezen a területen.

A szegmens elejére

3. Az aktív tevékenységek (már hozzárendelt tevékenységek) módosítása

A már hozzárendelt, de még el nem végzett tevékenységeket kétféleképpen módosíthatja:

• Egyetlen aktív tevékenység módosítása
• Az összes aktív tevékenység módosítása

Egyetlen aktív tevékenység módosítása

EngedélyekHa másvalakihez rendelt tevékenységet szeretne módosítani, rendelkeznie kell a Listák kezelése engedéllyel. (A Tulajdonosok csoport tagjai alapértelmezés szerint rendelkeznek listakezelési engedéllyel, a Tagok csoport és a Látogatók csoport tagjai azonban nem.) Így például rendelkezhet olyan engedélyekkel, amelyekkel elindíthat egy munkafolyamatot, de nem módosíthatja egy másik résztvevő tevékenységét.)

Ha rendelkezik a szükséges engedélyekkel:

1. Kattintson a feladat címére a Tevékenységlistában .
   
2. A feladatűrlap használatával befejezheti, törölheti, illetve átrendelheti a feladatot.

A feladatűrlap használatáról részletesebben a jelen cikk Teljes szakaszában tájékozódhat.

Az összes aktív tevékenység módosítása

Engedélyek Az alábbi ábrán látható mind a négy parancshivatkozás a Listák kezelése engedéllyel rendelkező felhasználók Munkafolyamat állapota lapján látható. Az első három hivatkozás a munkafolyamat-példányt elindító személy lapján jelenik meg, a Munkafolyamat befejezése hivatkozás azonban csak akkor jelenik meg, ha rendelkezik a Listák kezelése engedéllyel is. (Ismétlem, a Tulajdonosok csoport tagjai alapértelmezés szerint rendelkeznek listakezelési engedéllyel, a Tagok csoport és a Látogatók csoport tagjai azonban nem.)

1. A Munkafolyamat-vizualizáció alatti területen kattintson a Jóváhagyás aktív feladatainak frissítése hivatkozásra.

2. Végezze el a módosításokat a megnyíló űrlapon, majd kattintson az OK gombra.

   • A módosításokat tartalmazó üzeneteket azok a személyek kapják meg, akikhez jelenleg feladatok vannak rendelve ebben a futtatásban.
   • A már elvégzett vagy törölt, valamint a még hozzá nem rendelt feladatokra nem vonatkoznak az ezen a képernyőn végzett módosítások.
   • Ha a még nincs hozzárendelt tevékenységeken szeretne változtatásokat végrehajtani, olvassa el a következő, a Jövőbeli tevékenységek módosítása című szakaszt.

Időtartam tevékenységenként, időtartam egysége A meglévő határidő megőrzése Hagyja üresen a Tevékenységenkénti időtartam mezőt , és ne módosítsa az időtartam egységeit. Határidő eltávolítása úgy, hogy ne legyen Írja be a 0 értéket a 0 értékre az Időtartam tevékenységenként. A határidő előbbre hozása a tevékenység időtartamának meghosszabbításával Mindkét időtartam mezőben adja meg, hogy hány egységgel és milyen típussal szeretné meghosszabbítani az időtartamot.

Kérés A kérelem szövegének módosítása Végezze el a kívánt módosításokat a szövegdobozban.

1. Ha az űrlap minden mezőjét megkapta a kívánt módon, kattintson az OK gombra.

Az aktuális példány összes aktív tevékenysége frissül.

A szegmens elejére

4. Jövőbeli (még nincs hozzárendelt tevékenység) módosítása

Engedélyek Az alábbi ábrán látható mind a négy parancshivatkozás a Listák kezelése engedéllyel rendelkező felhasználók Munkafolyamat állapota lapján látható. Az első három hivatkozás a munkafolyamat-példányt elindító személy lapján jelenik meg, a Munkafolyamat befejezése hivatkozás azonbancsak akkor jelenik meg, ha rendelkezik a Listák kezelése engedéllyel is. (Ismétlem, a Tulajdonosok csoport tagjai alapértelmezés szerint rendelkeznek listakezelési engedéllyel, a Tagok csoport és a Látogatók csoport tagjai azonban nem.)

1. A Munkafolyamat állapota lapon, közvetlenül a Munkafolyamat-vizualizáció alatti területen kattintson a Jóváhagyás hozzáadása vagy frissítése jóváhagyók hozzáadása vagy frissítése hivatkozásra.

2. Végezze el a módosításokat a megnyíló űrlapon, majd kattintson a FRISSÍTÉS gombra.

   Megjegyzés

   A már létrehozott és hozzárendelt feladatokra nem lesznek hatással az ezen a képernyőn végzett módosítások.

	Résztvevők, sorrend, csoportok kibontása Résztvevők hozzáadása vagy eltávolítása, illetve a feladatok sorrendjének megváltoztatása A résztvevők mezőben megadhatja, eltávolíthatja és/vagy átrendezheti a résztvevők nevét vagy címét. Teljes fázis eltávolítása Kattintson az adott fázis Hozzárendelés mezőjébe , majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt. Megjegyzés: A Csoportok kibontása jelölőnégyzettel megadhatja, hogy a listában szereplő terjesztési csoportokhoz csak egy feladat legyen-e hozzárendelve a teljes csoportra vonatkozóan, vagy egy tevékenység tagonként. A mezők használatáról a jelen cikk TERVEZÉS szakasza és a megfelelő Hozzáadás szakasz (lista/tár vagy webhelycsoport) szakaszában olvashat bővebben.
	Kérés A kérelem szövegének módosítása Végezze el a kívánt módosításokat a mezőben lévő szövegen.
	Az összes tevékenység határideje, tevékenységenkénti időtartam, időtartam egysége A naptár határidejének módosítása vagy eltávolítása Törölje a meglévő dátumot, majd adjon meg egy újat, vagy – ha a konkrét határidőt szeretné teljesen eltávolítani – hagyja üresen a mezőt. (Ne írjon nullát ebbe a mezőbe. A mezőnek vagy tartalmaznia kell egy naptári dátumértéket, vagy üresnek kell lennie.) A meglévő időtartam megőrzése Hagyja üresen a Tevékenységenkénti időtartam mezőt , és ne módosítsa az időtartam egységeit. Az időtartam eltávolítása úgy, hogy ne legyen Írja be a 0 értéket a 0 értékre az Időtartam tevékenységenként. A tevékenység időtartamának meghosszabbítása Mindkét időtartam mezőben adja meg, hogy hány egységgel és milyen típussal szeretné meghosszabbítani az időtartamot. (A határidők és időtartamok beállításáról a cikk TERVEZÉS szakaszában talál további információt.)

1. Ha az űrlap minden mezőjét megkapta a kívánt módon, kattintson az OK gombra.

A jelenlegi előfordulás összes jövőbeli tevékenysége tükrözni fogja a módosításokat.

A szegmens elejére

5. A munkafolyamat futásának megszakítása vagy leállítása

Egy futó munkafolyamat-példányt kétféleképpen állíthat le a folyamat befejezése előtt:

• A munkafolyamat megszakítása Az összes feladat megszakad, de megőrződik a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területén.
• A munkafolyamat leállítása Az összes feladat megszakad, és törlődik a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területéről. (A Munkafolyamat előzményei területen azonban továbbra is megjelennek.)

Az alábbiakban mindkét módszerre vonatkozó utasításokat találja.

Mégse (az összes feladatot megszakítják, de megőrzik a Feladatlistában és az Előzményekben is)

Engedélyek Az alábbi ábrán látható mind a négy parancshivatkozás a Listák kezelése engedéllyel rendelkező felhasználók Munkafolyamat állapota lapján látható. Az első három hivatkozás a munkafolyamat-példányt elindító személy lapján jelenik meg, a Munkafolyamat befejezése hivatkozás azonban csak akkor jelenik meg, ha rendelkezik a Listák kezelése engedéllyel is. (Ismétlem, a Tulajdonosok csoport tagjai alapértelmezés szerint rendelkeznek listakezelési engedéllyel, a Tagok csoport és a Látogatók csoport tagjai azonban nem.)

Ha a munkafolyamat aktuális példányára már nincs szükség, leállítható.

• A Munkafolyamat állapota lapon, közvetlenül a Munkafolyamat-vizualizáció alatti területen kattintson Az összes jóváhagyási feladat megszakítása hivatkozásra.
• Az Igen gombra kattintva erősítse meg a műveletet.

Az összes aktuális feladat megszakad, a munkafolyamat pedig Megszakítva állapottal fejeződik be. A megszakított feladatok továbbra is megjelennek a Feladatok és a Munkafolyamat-előzmények területen.

Megszüntetés (minden feladat törölve van a Feladatlistáról, de megőrződik az előzményekben)

Engedélyek Az alábbi ábrán látható mind a négy parancshivatkozás a Listák kezelése engedéllyel rendelkező felhasználók Munkafolyamat állapota lapján látható. Az első három hivatkozás a munkafolyamat-példányt elindító személy lapján jelenik meg, a Munkafolyamat befejezése hivatkozás azonban csak akkor jelenik meg, ha rendelkezik a Listák kezelése engedéllyel is. (Ismétlem, a Tulajdonosok csoport tagjai alapértelmezés szerint rendelkeznek listakezelési engedéllyel, a Tagok csoport és a Látogatók csoport tagjai azonban nem.)

Ha hiba történik, vagy ha a munkafolyamat leáll, és nem válaszol, akkor megszakítható a művelet.

A Munkafolyamat állapota lapon, közvetlenül a Munkafolyamat-vizualizáció alatti területen kattintson a Munkafolyamat leállítása elemre, majd kattintson az Igen gombra a megerősítéshez.

A munkafolyamat által létrehozott minden feladat megszakad, és törlődik a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területéről, a Munkafolyamat előzményei területen azonban továbbra is megjelennek. A munkafolyamat a Munkafolyamat megszakítva állapottal fejeződik be.

A szegmens elejére

6. Az elemen futó munkafolyamatok meghatározása

Az elemek Munkafolyamatok lapján megtalálja az adott elemen jelenleg futó munkafolyamatok listáját.

1. Nyissa meg az elemet tároló listát vagy tárat.
2. Mutasson az elem nevére, kattintson a megjelenő nyílra, majd a legördülő menüben válassza a Munkafolyamatok lehetőséget.
3. A Munkafolyamatok: Elem neve lap Futó munkafolyamatok csoportjában megtalálja az elemen jelenleg futó példányok listáját.

A szegmens elejére

7. A teljes webhelycsoport munkafolyamatainak figyelése

A webhelycsoportgazdák gyorsan megtekinthetik az alábbiakat:

• Az egyes munkafolyamat-sablonokon alapuló munkafolyamatok száma jelenleg a webhelycsoportban.
• Az egyes munkafolyamat-sablonok aktívak vagy inaktívak a webhelycsoportban.
• Az egyes munkafolyamat-sablonokon alapuló munkafolyamat-verziók jelenleg hány példánya fut a webhelycsoportban.

Ennek módja az alábbi:

1. Nyissa meg a webhelycsoport kezdőlapját (ne a webhely vagy a csoporton belüli alwebhely kezdőlapját).
2. Kattintson a Beállítások ikonra , majd a Webhely beállításai parancsra.
3. A Webhely beállításai lap Hely felügyelete területén kattintson a Munkafolyamatok elemre.

Megnyílik a Munkafolyamatok lap, amelyen láthatók az információk.

Mik a következő lépések?

Ha ez a munkafolyamat-verzió először fut, érdemes lehet a jelen cikk ÁTTEKINTÉS szakaszában található utasításokat követve megtekinteni a példány eseményeit, és felderíteni, hogy a munkafolyamat a kívánt módon működik-e.

A jóváhagyási munkafolyamat eredményeinek áttekintése és jelentések létrehozása

Miután a munkafolyamat-példány befejeződött, áttekintheti az előzményeiben rögzített eseményeket. (Bármely példány rekordjához hozzáférhet a példány befejezése után legfeljebb 60 napig.)

Ezenkívül jelentéseket futtathat a munkafolyamat teljes teljesítményéről több példányon keresztül.

A szegmens szakaszai

1. Események áttekintése a legutóbbi példányban
2. Példányelőzmények elérése legfeljebb 60 napig
3. Munkafolyamat-teljesítményjelentések készítése

1. Tekintse át az eseményeket a legutóbbi példányban

Ha egy elem ugyanabban a listában vagy tárban marad, és amíg ugyanazt a munkafolyamatot újra nem futtatja ugyanazon az elemen, a legutóbbi példány előzményei elérhetők lesznek a listából vagy a tárból.

Ha meg szeretné tekinteni egy munkafolyamat legutóbbi példányának Munkafolyamat állapota lapját bármely elemen futtatva:

• Az elemet tartalmazó listában vagy tárban kattintson a kívánt elem és munkafolyamat állapothivatkozására.

Ebben a példában az elem a Keynote-piszkozat című dokumentum, a munkafolyamat pedig Új dokumentum jóváhagyása.

A Munkafolyamat állapota lap alján a Munkafolyamat előzményei szakasz található.

A szegmens elejére

2. Példányelőzmények elérése legfeljebb 60 napig

Mi a teendő, ha szeretné áttekinteni egy példány előzményeit , miután ugyanazon az elemen újra futtatta ugyanazt a munkafolyamatot?

Valójában ezt megteheti akár 60 napig is, két belépési ponttól kezdve: a listából, a tárból vagy a munkafolyamat befejezéséről szóló értesítésből.

A listából vagy a tárból

1. Nyissa meg az elemet tároló listát vagy tárat.
2. Mutasson az elem nevére, kattintson a megjelenő nyílra, majd a legördülő menüben válassza a Munkafolyamatok lehetőséget.
3. A Munkafolyamatok: Elem neve lap Befejezett munkafolyamatok csoportjában kattintson az áttekinteni kívánt munkafolyamat-példány nevére vagy állapotára.
   
   Ekkor megnyílik az adott példányhoz tartozó Munkafolyamat állapota lap.

A munkafolyamat befejezéséről tájékoztató értesítésből

• Nyissa meg az áttekinteni kívánt példány munkafolyamat-befejezési értesítését, és kattintson A munkafolyamat előzményeinek megtekintése hivatkozásra.

Ekkor megnyílik az adott példányhoz tartozó Munkafolyamat állapota lap.

Ha meg szeretné őrizni az összes befejezési értesítést, érdemes lehet Outlook-szabályt létrehozni. Állítsa be a szabályt úgy, hogy a Tárgy sorban a befejezett szöveggel ellátott összes bejövő üzenetet egy külön mappába másolja. (Győződjön meg arról, hogy az Outlook-szabály a bejövő üzeneteket másolja , és nem helyezi át őket, különben a Beérkezett üzenetek mappában sem jelennek meg.)

A szegmens elejére

3. Munkafolyamat-teljesítményjelentések készítése

Ha meg szeretné tudni, hogy a munkafolyamat-verziók hogyan teljesítenek általánosságban – az idő múlásával és több példányt követően –, hozzon létre két előre definiált jelentést, vagy mindkettőt:

• Jelentés a tevékenységek időtartamáról Ezzel a jelentéssel átlagosan megtekintheti, mennyi ideig tart egy munkafolyamat egyes tevékenységeinek befejezése, valamint hogy mennyi ideig tart az egyes teljes futtatások vagy munkafolyamat-példányok végrehajtása.
• Lemondás és hibajelentés Ezzel a jelentéssel megállapíthatja, hogy a munkafolyamat gyakran megszakad-e, illetve hibákba ütközik-e a befejezés előtt.

Munkafolyamathoz elérhető jelentések létrehozása

1. A listában vagy tárban kattintson a munkafolyamat Állapot oszlopában bármelyik állapotinformációs hivatkozásra.
   
2. A Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat előzményei területén kattintson a Munkafolyamat-jelentések megtekintése elemre.
   
3. Keresse meg azt a munkafolyamatot, amelynek a jelentését meg szeretné tekinteni, majd kattintson a megtekinteni kívánt jelentés nevére.
   
4. A Testreszabás lapon tartsa meg vagy módosítsa a jelentésfájl létrehozásának helyét, majd kattintson az OK gombra.
   
   A jelentés létrejön, és a megadott helyre mentődik.
5. Amikor elkészült a jelentés, az alábbi ábrán látható hivatkozásra kattintva megtekintheti. Ellenkező esetben kattintson az OK gombra a befejezéshez és a párbeszédpanel bezárásához. (Később, amikor készen áll a jelentés megtekintésére, az előző lépésben megadott helyen fogja megtalálni.)
   

Mik a következő lépések?

Ha a munkafolyamat úgy működik, ahogyan szeretné, készen áll a használat megkezdésére.

Ha valamit módosítani szeretne a működésén, olvassa el a cikk MÓDOSÍTÁS szakaszát.

Jóváhagyási munkafolyamat módosítása, letiltása vagy törlése

Miután futtatta az új jóváhagyási munkafolyamat első példányát, és áttekintette az eredményeket, előfordulhat, hogy módosítania kell egy vagy több módosítást a munkafolyamat konfigurációján.

Emellett előfordulhat, hogy a jövőben különböző időpontokban további beállításokat szeretne végrehajtani a konfigurációban.

Végezetül előfordulhat, hogy egy bizonyos időre le szeretné tiltani a munkafolyamatot, de nem szeretné eltávolítani – vagy akár teljesen el szeretné távolítani.

A szegmens szakaszai

1. Munkafolyamat állandó beállításainak módosítása
2. Munkafolyamat letiltása vagy eltávolítása

1. Munkafolyamat állandó beállításainak módosítása

Ha véglegesen módosítani szeretné egy meglévő munkafolyamat beállításait, nyissa meg és szerkessze a hozzáadáshoz eredetileg használt társítási űrlapot.

Ha a munkafolyamat csak egy listában vagy tárban fut

1. Nyissa meg a listát vagy tárat, amelyben a munkafolyamat fut.

2. A menüszalagon kattintson a Lista vagy a Tár fülre.

   Megjegyzés

   A lap neve függhet a lista vagy tár típusától is. Egy naptárlistában például a lap neve Calendar.

3. A Beállítások csoportban kattintson a Munkafolyamat-beállítások gombra.

4. A Munkafolyamat beállításai lap Munkafolyamat neve (kattintson a beállítások módosításához) csoportjában kattintson annak a munkafolyamatnak a nevére, amelynek a beállításait módosítani szeretné.

   Megjegyzés

   Ha a kívánt jóváhagyási munkafolyamat nem szerepel a listában, lehetséges, hogy csak egy tartalomtípushoz van társítva. A listában megjelenő munkafolyamatokat Az Ezek a munkafolyamatok úgy vannak konfigurálva, hogy a lista alatt található, az adott típusú elemeken fussanak . (Lásd az ábrát.) A legördülő menü tartalomtípus-beállításaira kattintva megnézheti, hogy melyik jeleníti meg a kívánt munkafolyamatot. Amikor a kívánt munkafolyamat megjelenik a listában, kattintson a nevére.

5. A társítási űrlap azon két lapján, amelyeket eredetileg a munkafolyamat hozzáadásához használt, végezze el és mentse a kívánt módosításokat.
   A társítási űrlap mezőiről és vezérlőiről a jelen cikk TERV szakaszában és a megfelelő Hozzáadás szegmensben (lista/tár vagy webhelycsoport) olvashat bővebben.

Ha a munkafolyamat a webhelycsoport minden listájában és tárában fut

1. Nyissa meg a webhelycsoport kezdőlapját (ne a webhely vagy a csoporton belüli alwebhely kezdőlapját).
2. Kattintson a Beállítások ikonra , majd a Webhely beállításai parancsra.
3. A Webhely beállításai lap Web Designer-minták csoportjában kattintson a Webhely tartalomtípusai lehetőségre.
4. A Webhely-tartalomtípusok lapon kattintson annak a webhely-tartalomtípusnak a nevére, amelyen a munkafolyamat fut.
   
5. A kijelölt tartalomtípus lapjának Beállítások területén kattintson a Munkafolyamat-beállítások elemre.
   
6. A Munkafolyamat beállításai lap Munkafolyamat neve (kattintson a beállítások módosításához) csoportjában kattintson annak a munkafolyamatnak a nevére, amelynek a beállításait módosítani szeretné.
   
7. A társítási űrlap azon két lapján, amelyeket eredetileg a munkafolyamat hozzáadásához használt, végezze el és mentse a kívánt módosításokat.
   A társítási űrlap mezőiről és vezérlőiről a jelen cikk TERV szakaszában és a megfelelő Hozzáadás szegmensben (lista/tár vagy webhelycsoport) olvashat bővebben.

A szegmens elejére

2. Munkafolyamat letiltása vagy eltávolítása

Ha a munkafolyamat csak egy listában vagy tárban fut

1. Nyissa meg a listát vagy tárat, amelyben a munkafolyamat fut.

2. A menüszalagon kattintson a Lista vagy a Tár fülre.

   Megjegyzés

   A lap neve függhet a lista vagy tár típusától is. Egy naptárlistában például a lap neve Calendar.

3. A Beállítások csoportban kattintson a Munkafolyamat-beállítások gombra.

4. A Munkafolyamat-beállítások lapon kattintson a Munkafolyamat eltávolítása, letiltása vagy visszaállítása hivatkozásra.

5. A Munkafolyamatok eltávolítása lapon található űrlap segítségével letilthatja, újra engedélyezheti vagy távolíthatja el a munkafolyamatokat.
   

Az űrlap öt oszlopot tartalmaz:

• Munkafolyamat A munkafolyamat neve.
• Példányok Az elemeken aktuálisan futó munkafolyamat-példányok száma.
• Engedélyezés A munkafolyamat szokásos működését lehetővé tevő beállítás.
• Nincsenek új példányok Beállítás, amely engedélyezi a munkafolyamat bármely jelenleg futó példányának befejezését, de letiltja a munkafolyamatot oly módon, hogy elérhetetlenné teszi az új példányok futtatását. (Ez a művelet visszafordítható. A munkafolyamat későbbi újbóli engedélyezéséhez térjen vissza erre a lapra, és válassza az Engedélyezés lehetőséget.)
• Eltávolítás A munkafolyamatot a listából vagy tárból teljes egészében eltávolító lehetőség. Az összes futó példány azonnal leáll, és az adott munkafolyamat oszlopa eltűnik a lista vagy tár lapjáról. (Ez a művelet nem vonható vissza.)

Ha a munkafolyamat a webhelycsoport minden listájában és tárában fut

1. Nyissa meg a webhelycsoport kezdőlapját (ne a webhely vagy a csoporton belüli alwebhely kezdőlapját).
2. Kattintson a Beállítások ikonra , majd a Webhely beállításai parancsra.
3. A Webhely beállításai lap Gyűjtemények csoportjában kattintson a Webhely tartalomtípusai lehetőségre.
4. A Webhely-tartalomtípusok lapon kattintson annak a webhely-tartalomtípusnak a nevére, amelyen a munkafolyamat fut.
   
5. A kijelölt tartalomtípus lapjának Beállítások területén kattintson a Munkafolyamat-beállítások elemre.
   
6. A Munkafolyamat-beállítások lapon kattintson a Munkafolyamat eltávolítása, letiltása vagy visszaállítása hivatkozásra.
7. A Munkafolyamatok eltávolítása lapon található űrlap segítségével letilthatja, újra engedélyezheti vagy távolíthatja el a munkafolyamatokat.
   

Az űrlap öt oszlopot tartalmaz:

• Munkafolyamat A munkafolyamat neve.
• Példányok Az elemeken aktuálisan futó munkafolyamat-példányok száma.
• Engedélyezés A munkafolyamat szokásos működését lehetővé tevő beállítás.
• Nincsenek új példányok Beállítás, amely engedélyezi a munkafolyamat bármely jelenleg futó példányának befejezését, de letiltja a munkafolyamatot oly módon, hogy elérhetetlenné teszi az új példányok futtatását. (Ez a művelet visszafordítható. A munkafolyamat későbbi újbóli engedélyezéséhez térjen vissza erre a lapra, és válassza az Engedélyezés lehetőséget.)
• Eltávolítás A munkafolyamatot teljes egészében eltávolító lehetőség a webhelycsoportból. Az összes futó példány azonnal leáll, és az adott munkafolyamat oszlopa eltűnik a lista vagy tár lapjáról. (Ez a művelet nem vonható vissza.)

Mik a következő lépések?

Ha módosításokat végzett, a munkafolyamat egy tesztpéldányával ellenőrizze a módosítások hatását.

További testreszabás

A SharePoint-termékek munkafolyamatai számos további módon testre szabhatók.

Akár teljesen új egyéni munkafolyamatokat is létrehozhat.

Az alábbi programok bármelyikét vagy mindegyikét használhatja:

• Microsoft SharePoint Designer 2013 Munkafolyamat-űrlapok, -műveletek és -viselkedések testreszabása
• Microsoft Visual Studio Hozza létre saját egyéni munkafolyamat-műveleteit.

További információkért lásd a Microsoft Software Developer Network (MSDN) súgórendszerét.