Szabályok használatával az adatforrásban szereplő információk alapján testre szabhatja a körlevelet. Szabállyal hozzáadhatja például a lejárt határidejű tartozást akkor is, amikor a címzett határideje múltbeli.
Állítsa be a szabályokat, miután kiválasztotta a körlevél címzettjeit, és beillesztette a körlevélmezőket a dokumentumba.
Nyissa meg a Levelezési>szabály****s lapot, és válasszon szabályt az alábbi leírások alapján.
Kérdés feltevése
A Rákérdezés szabállyal csak egyszer kell beírnia valamely adatot, és több helyen meg szeretné jeleníteni azt a körlevélben. Ha például nem szerepel értekezlet dátuma az adatforrásban, beírhatja egyszer, és megjelenítheti minden alkalommal, ahol hozzáadott egy könyvjelzőt.
- A körlevél-dokumentumban nyomja le a Ctrl+F9 billentyűkombinációt, majd írja be a nevet a könyvjelző létrehozásához. Ismételje meg ezt ugyanazon a néven minden olyan helyen, ahol meg szeretné jeleníteni a Kérdés mezőbe adott választ a dokumentumban.
- Vigye a kurzort a dokumentum egy tetszőleges pontjára, az első létrehozott könyvjelző elé.
- Ugorjon a Levelezési>szabályokhoz>Kérdezzen.
- Jelölje ki az imént létrehozott könyvjelzőt (vagy írja be a nevét), és írjon be egy kérdést, például "Esemény dátuma?" a Kérdés mezőbe.
- Válassza az OK, majd ismét az OK gombot .
- Amikor a folyamat végén a Befejezés & az Egyesítés gombra kattint, válassza az Egyes dokumentumok szerkesztése lehetőséget. A rendszer kérni fogja az egyes címzettek válaszát. A válasz bekerül a megadott könyvjelzőkbe, az egyesítés eredményeként létrejött dokumentumokba.
További információ: Mezőkódok: Ask mező
Érték
Tegyük fel például, hogy ugyanazt az meghívót küldi egy negyedéves értekezletre. Az adatforrás nem tárolja az értekezletek dátumait, és az értekezlet dátuma csak egyszer jelenik meg a meghívóban.
Ha elhelyez egy Fill-in mezőt a dokumentumban, mindegyik értekezlethez futtathatja ugyanazt a körlevélfájlt. Egyedül az értekezlet dátumát kell beírnia.
Vigye oda a kurzort, ahová be szeretné szúrni a kitöltendő szöveget.
A Levelezés lapon válassza a Szabályok>kitöltése lehetőséget.
Írjon be egy kérdést, például az esemény dátumát? a Kérdés mezőbe.
Válassza az OK, majd ismét az OK gombot .
Válassza a Befejezés & Egyesítés >lehetőséget Szerkessze az egyes dokumentumokat.
Amikor a rendszer kéri, adjon meg választ az egyes címzettek számára. A rendszer ezt a választ beszúrja az Érték mezőbe, és megjelenik a körlevél könyvjelzőinél.
Ha... Aztán... Máskülönben
A "Ha..." Aztán... Máskülönben szabály, amely az adatforrásban szereplő információk alapján eltérő szöveget jelenít meg. Megjeleníthet például egy érkezési üzenetet, amikor az Ország/régió mező üres, és egy másikat, ha nem.
Vigye a kurzort arra a helyre, ahová a feltételes szöveget be szeretné szúrni.
Nyissa meg a levelezési>szabályokat>, ha... Aztán... Máskülönben.
Válassza ki a mezőnevet és az összehasonlítást.
Írja be az összehasonlítani kívánt értéket a Compare to (Összehasonlítás ) mezőbe. Ugorja át ezt a lépést, ha az "üres vagy nem üres" beállítást választotta.
A **Szöveg beszúrása **mezőben adja meg a szöveget, amely jelzi, ha a feltétel teljesül.
A Máskülönben** ezt **a szövegetszúrja be a mezőbe írja be azt a szöveget, amely jelzi, ha a feltétel nem teljesül.
Kattintson az OK gombra.
További információ: Mezőkódok: HA mező
Rekord #
A Rekord egyesítése # használatával megmutathatja az egyes címzetteknek a várólistán elfoglalt helyét. A címzettlistát például a feliratkozások időrendi sorrendjébe rendezheti, majd a Rekord egyesítése # szabállyal megjelenítheti a címzett számozott pozícióját a listában.
A rekordszám tükrözi az egyesítés előtt alkalmazott rendezést vagy szűrést.
Tipp:
Egyedi számlaszámok létrehozásához használjon Merge rec # szabályt a Nyomtatás dátuma mező mellett.
- Vigye a kurzort oda, ahol meg szeretné jeleníteni a rekordszámot.
- Nyissa meg a Levelezési>szabályok>egyesítési rekordját #.
További információ: Mezőkódok: MergeRec mező
Egyesítési sorozatszám #
Az Egyesítési sorrend # paranccsal jelenítheti meg az egyesített dokumentum egyes rekordjainak számát. Megszámozhatja például az egyes címzetteket az egyesítés sorrendjében.
- Vigye a kurzort oda, ahol meg szeretné jeleníteni a rekordszámot.
- Nyissa meg a Levelezési>szabályok>egyesítési sorrendjét #.
További információ: Mezőkódok: MergeSeq mező
Következő rekord
A következő rekord szabállyal beállíthatja, hogy a Word új lap kezdése nélkül folytassa a következő rekordra. Tegyük fel például, hogy a körlevélkészítővel egyetlen papírlapra nyomtathatja a partnerlistáját.
Megjegyzés
A levélcímkéket tartalmazó lapok táblázatként vannak elrendezve a Word-ben. A következő cím címkén való elhelyezéséhez a Word a következő rekord szabályt használja minden táblázatcellában.
- Vigye a kurzort oda, ahol meg szeretné jeleníteni a következő rekord adatait.
- Go to Mailings>Rules>next record.
- A következő lépésként hozzáadni kívánt adatokhoz tartozó adatmező beszúrása
A vállalatnevek listája az alábbihoz hasonlóan nézhet ki:
«Company_Name»
«Következő rekord»«Company_Name»
«Következő rekord»«Company_Name»
További információ: Mezőkódok: Next mező
Következő rekord ha...
A Következő rekord Ha művelettel szabályozhatja, hogy a Word mikor lépjen a következő rekordra egy feltétel alapján. Az Ország/régió mezővel például elkülönítheti a belföldi és a külföldi résztvevőket.
- Vigye a kurzort oda, ahol meg szeretné jeleníteni a következő rekord adatait.
- Ugrás a Levelezési>szabályokra>Következő rekord, ha.
- A Mezőnév listában válassza ki a körlevélmező nevét (például Város).
- Az Összehasonlítás listában válassza ki az adatértékek összehasonlításának módját. Például egy adott városban lévő címzettek kiválogatásához kattintson az Egyenlő beállításra.
- A Viszonyítási alap mezőben adja meg a használni kívánt értéket. Például a tokiói címzettek kiválogatásához írja be, hogy Tokió (hagyja ki ezt a hivatkozást, ha az "üres vagy nem üres összehasonlítási módból" választotta).
További információ: Mezőkódok: NextIf mező
Könyvjelző
A Könyvjelző beállítása paranccsal egyszer adhat meg információt, amelyet több helyen is felhasználhat a dokumentumban. Beírhatja például egy beszélő nevét egyszer, és bármikor felhasználhatja, valahányszor hozzáadott egy megfelelő Ref mezőt.
- Vigye a kurzort a dokumentum egy tetszőleges pontjára.
- Nyissameg a Könyvjelző>>beállítása lapot, írjon be egy nevet, majd válassza az OK gombot.
- Vigye a kurzort oda, ahol meg szeretné jeleníteni a könyvjelző szövegét.
- Lépjen aKész modulok>mezőbeszúrása> lehetőségre, és válassza a Hiv lehetőséget.
- Válassza ki az imént létrehozott könyvjelző nevét, és válassza az OK gombot.
- Szúrja be a Ref mezőt oda, ahol a könyvjelző szövegét meg szeretné jeleníteni.
- Az egyesítés futtatása előtt kattintson a jobb gombbal a Mezőbeállítás elemre, válassza a Mező szerkesztése parancsot, és írja be a kívánt szöveget a Szöveg mezőbe.
- Kattintson az OK gombra.
További információ: Mezőkódok: Mező beállítása
Rekord kihagyása ha...
Ha az adatforrásban szereplő információk alapján címzetteket szeretne kizárni a körlevélből, használja a Rekord kihagyása műveletet. Kizárhatja például azokat az ügyfeleket, akiknek a Méret mezője egy adott méretnek felel meg.
- Lépjen a Levelezési>szabályokhoz>Hagyja ki a rekordot, ha.
- A Mezőnév listában válassza ki a körlevélmező nevét (például Méret).
- Az Összehasonlítás listában válassza ki az adatértékek összehasonlításának módját. Például egy adott méretet hordó ügyfelek kiemeléséhez válassza az Egyenlő lehetőséget.
- A Viszonyítási alap mezőben adja meg a használni kívánt értéket. Például az extra kis méretet hordó ügyfelek kiemeléséhez válassza az XS értéket (hagyja ki, ha az üres vagy nem üres összehasonlítást választotta).
További információ: Mezőkódok: SkipIf mező