Formula untuk situs yang sukses dan pengguna yang bahagia adalah pendekatan yang terencana dengan baik dan berkelanjutan untuk manajemen situs dan pengguna. Berikut adalah beberapa tugas dan konsep utama yang dapat digunakan untuk merencanakan situs dan mengelola pengguna untuk organisasi Anda.
Tentang kumpulan situs
Baik Anda baru menggunakan SharePoint maupun telah menggunakan banyak versi, pengalaman SharePoint modern memberikan fleksibilitas yang lebih baik, navigasi yang lebih mudah, dan semua situs ramah seluler. Sebaiknya buat kumpulan situs untuk setiap beban kerja di organisasi Anda. Pengalaman SharePoint modern memudahkan untuk menavigasi dan memelihara karena setiap situs kini merupakan kumpulan situs. Pelajari selengkapnya tentang pengalaman modern di SharePoint dan manfaat menggunakan situs Hub. Kami menyarankan Anda membuat kumpulan situs untuk setiap beban kerja, lalu mengaitkan semuanya ke situs hub. Hal ini memberikan fleksibilitas yang lebih besar dan dengan mudah disesuaikan dengan kebutuhan organisasi Anda yang berubah. Untuk informasi selengkapnya, lihat Apa itu situs hub SharePoint?.
Admin SharePoint mendelegasikan pengelolaan kumpulan situs kepada orang yang berbeda di organisasi Anda. Model izin SharePoint membantu dengan memungkinkan Anda menetapkan izin ke peran yang berbeda seperti administrator kumpulan situs, pemilik situs, dan peran lainnya. Lihat Mengelola administrator kumpulan situs untuk mempelajari cara menambahkan dan menghapus admin kumpulan situs.
Admin kumpulan situs memiliki tingkat izin Kontrol Penuh ke kumpulan situs. Artinya, Anda dapat menambahkan atau menghapus situs atau mengubah pengaturan untuk situs apa pun dalam kumpulan situs. Selain itu, Anda dapat melihat, menambahkan, menghapus, atau mengubah semua konten dalam situs tersebut. Administrator kumpulan situs sekunder dapat ditunjuk oleh administrator kumpulan situs. Sebagai administrator kumpulan situs, Anda dapat menambahkan administrator kumpulan situs lain, atau mengubah administrator kumpulan situs, melalui halaman Pengaturan. Untuk informasi selengkapnya tentang tugas ini, lihat Mengelola administrator kumpulan situs.
Kumpulan situs tradisional adalah grup situs SharePoint yang memiliki pengaturan administrasi pemilik dan berbagi yang sama, seperti izin. Subsitus mewarisi navigasi, izin, dan desain situs dari kumpulan situs. jadi setiap kali anggota dan proyek situs Anda berubah, situs Anda juga harus berubah,
Memilih situs untuk setiap beban kerja
Penting bagi Anda untuk merencanakan tipe kumpulan situs SharePoint yang diperlukan untuk beban kerja Anda. Maka Anda ingin memudahkan pengguna Anda untuk menavigasi dan menemukan apa yang mereka butuhkan. Bagian ini memberikan detail tentang beberapa situs SharePoint modern yang tersedia dan juga membahas tentang navigasi situs ini. Artikel yang bagus tentang perencanaan navigasi adalah Perencanaan Navigasi untuk pengalaman SharePoint modern.
Anggap situs hub SharePoint sebagai kerangka kerja atau fondasi yang membantu Anda mengatur situs tim dan komunikasi yang berbeda. Saat Anda membuat kumpulan situs untuk setiap beban kerja di organisasi Anda, situs hub menghubungkan kumpulan situs ini dengan cara logis yang membuatnya lebih mudah ditemukan dan dikelola. Anda kemudian dapat memindahkan dan mengelola koleksi situs antar situs hub kapan saja beban kerja Anda berubah. Untuk informasi selengkapnya, lihat Merencanakan situs hub SharePoint Anda.
Situs tim SharePoint, dan halaman apa pun yang Anda buat di bawahnya, hanya tersedia untuk pengguna yang Anda undang dengan memberi mereka izin ke situs tersebut. Anda juga dapat menghubungkan Situs Tim ke Grup Microsoft 365. Dengan Situs Tim, organisasi, tim, atau grup Anda dapat terhubung satu sama lain dan berkolaborasi mengerjakan dokumen dan file lainnya, memposting pengumuman, menjadwalkan rapat, memelihara tugas, melacak masalah atau item tindakan, serta menyimpan informasi dalam daftar. Untuk informasi selengkapnya, lihat Apa itu situs tim SharePoint?
Situs komunikasi SharePoint memungkinkan Anda berbagi informasi seperti berita, laporan, dan status dengan orang lain. Situs komunikasi biasanya memiliki beberapa kontributor tetapi banyak anggota.
Tata kelola
Tata kelola adalah seperangkat kebijakan, peran, tanggung jawab, dan proses yang memandu, mengarahkan, dan mengontrol bagaimana divisi bisnis organisasi dan tim teknis bekerja sama untuk mencapai tujuan bisnis. Sehubungan dengan kumpulan situs SharePoint Anda, rencana tata kelola dapat menjadi panduan untuk membantu merencanakan peran, tanggung jawab, dan kebijakan yang diperlukan untuk mendukung kumpulan situs Anda. Hal ini mungkin termasuk, tetapi tidak terbatas pada, pertimbangan berikut:
- Arsitektur informasi, termasuk halaman Web, dokumen, daftar, dan data
- Aktivitas pemeliharaan, termasuk pengelolaan akun pengguna
- Kebijakan pencitraan merek dan kustomisasi
- Pelatihan
Penting untuk menyiapkan rencana tata kelola untuk organisasi Anda. Dengan berpartisipasi dalam pengembangan rencana tata kelola, Anda dapat membantu mengidentifikasi kepemilikan untuk tim bisnis dan teknis, menentukan siapa yang bertanggung jawab atas area sistem apa. Untuk informasi selengkapnya tentang mengembangkan rencana tata kelola, lihat Gambaran Umum: praktik terbaik untuk mengelola cara orang menggunakan situs tim Anda.
Mengelola pengguna
Catatan
Anda mungkin perlu bekerja sama dengan admin SharePoint untuk mengelola pengguna. Misalnya, admin SharePoint mengelola profil pengguna.
Akun pengguna di Microsoft 365
Admin global menambahkan pengguna baru ke Microsoft 365 dengan menggunakan pusat admin Microsoft 365, yang merupakan portal untuk mengelola pengguna dan mengonfigurasi layanan. Untuk informasi selengkapnya, lihat Pengguna dan peran. Saat menambahkan pengguna baru, admin global melakukan hal berikut:
- Menentukan apakah pengguna tersebut juga dapat mengakses pusat administrasi
- Mengatur lokasi geografis untuk pengguna
- Memilih jenis lisensi pengguna
- Membuat nama pengguna dan kata sandi untuk pengguna
Pengguna situs tim
Anda dapat menambahkan pengguna ke situs Tim dan menyesuaikan izin untuk pengguna. Tingkat izin dan keanggotaan grup SharePoint dapat ditemukan di Pengaturan. Namun, Microsoft 365 kini membuat grup keamanan yang disebut Semua orang kecuali pengguna eksternal yang berisi semua orang di direktori Microsoft 365 (kecuali orang yang eksternal ke organisasi Anda dan yang diundang melalui fitur berbagi eksternal). Grup keamanan ini secara otomatis diberikan akses sebagai Anggota di SharePoint. Artinya, pengguna yang Anda tambahkan ke Direktori Microsoft 365 dapat mengedit situs, daftar, dan pustaka secara default.
Tingkat izin dan keanggotaan grup
Tingkat izin adalah kumpulan hak SharePoint yang memungkinkan pengguna melakukan sekumpulan tugas terkait. Misalnya, tingkat izin Baca mencakup izin Lihat Item, Buka Item, Tampilkan Halaman, dan Tampilkan Versi (antara lain), yang semuanya diperlukan untuk menampilkan halaman, dokumen, dan item di situs SharePoint. Izin dapat disertakan dalam lebih dari satu tingkat izin. Untuk informasi selengkapnya, lihat Merencanakan strategi izin Anda.
Kami tidak menyarankan Anda menetapkan tingkat izin secara langsung ke pengguna individu karena hal ini dapat mempersulit pelacakan dan mengelola siapa yang memiliki akses ke situs. Terkadang diperlukan, tetapi harus dijaga seminimal mungkin untuk menghindari kerumitan. Sebagai gantinya, tetapkan izin ke grup, lalu tetapkan pengguna individu ke grup yang sesuai. Grup adalah sekumpulan pengguna yang ditentukan pada tingkat kumpulan situs untuk pengelolaan izin yang mudah. Untuk informasi selengkapnya, lihat Grup SharePoint default dan Menyesuaikan izin situs. Setiap grup diberi tingkat izin default. Misalnya, beberapa grup SharePoint default inti menyertakan tingkat izin berikut:
| Grup | Tingkat izin |
|---|---|
| Pemilik | Kontrol penuh |
| Pengunjung | Bacaan Anda |
| Anggota | Kontribusi |
Siapa saja yang memiliki izin Kontrol Penuh dapat membuat grup kustom.
Jika Anda menetapkan tingkat izin ke grup SharePoint di tingkat kumpulan situs, secara default, semua situs dan konten situs mewarisi tingkat izin tersebut. Perilaku default ini disebut pewarisan izin. Anda dapat menentukan apakah akan mengatur izin unik saat membuat sub-situs, atau merusak pewarisan izin pada situs, daftar atau pustaka, atau item. Untuk informasi selengkapnya, lihat Apa itu pewarisan izin?
Karena tingkat izin pengguna menentukan apa yang dapat dilihat dan diakses dalam situs, Anda harus mempertimbangkan keanggotaan grupnya dengan hati-hati. Misalnya, pengguna yang bertanggung jawab untuk membuat dan menyesuaikan situs harus minimal menjadi anggota grup Designer. Di sisi lain, pengguna yang hanya perlu membaca dan mengunduh konten dan mungkin hanya perlu menjadi anggota grup Pengunjung. Untuk informasi selengkapnya, lihat Memahami tingkat izin di SharePoint.
Rencanakan untuk menggunakan fitur kumpulan situs dan situs
Sebagai administrator kumpulan situs untuk Anda mungkin perlu, SharePoint, mengelola fitur di tingkat kumpulan situs dan situs. Tugas-tugas ini mungkin termasuk mengaktifkan atau menonaktifkan fitur sesuai dengan rencana tata kelola Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengaktifkan atau menonaktifkan fitur kumpulan situs. Lihat juga Mengelola Keranjang Sampah kumpulan situs SharePoint.