Gambaran Umum: Tata kelola, izin, dan berbagi situs untuk pemilik situs

Tata kelola situs modern

Di SharePoint modern, tata kelola situs lebih penting daripada versi sebelumnya karena ada lebih banyak kontrol dan opsi untuk pembuatan situs. Tata kelola organisasi Anda bergantung pada seberapa besar kontrol yang dibutuhkan organisasi Anda atas konten, yang akan menentukan detail untuk pembuatan situs dan tata kelola pemilik situs. Administrator SharePoint dapat membantu Anda memahami kebijakan seputar persyaratan keamanan, peraturan pemerintah, merek perusahaan, aksesibilitas, dan panduan pelatihan. Bekerja sama dengan administrator SharePoint Anda untuk mempelajari selengkapnya tentang kebijakan pembuatan dan penggunaan situs organisasi Anda sebelum membuat rencana tata kelola situs.

Struktur navigasi situs SharePoint modern

Situs SharePoint yang paling efektif membantu pengguna menemukan hal yang mereka butuhkan dengan cepat sehingga mereka dapat menggunakan informasi yang mereka temukan untuk membuat keputusan, mempelajari tentang apa yang sedang terjadi, mengakses alat yang mereka perlukan, atau berinteraksi dengan kolega untuk membantu memecahkan masalah. Pelajari selengkapnya tentang merencanakan navigasi situs di SharePoint.

Bagian dari arsitektur informasi Anda mungkin mencakup klasifikasi informasi. Jika informasi yang Anda terbitkan memiliki nilai tinggi bagi perusahaan, memerlukan keamanan khusus, atau dicakup oleh aturan kepatuhan terhadap peraturan, pertimbangkan untuk menyiapkan skema klasifikasi untuk mengidentifikasi tipe konten tertentu yang perlu dikelola dengan hati-hati. Setelah mengatur informasi ke dalam daftar dan pustaka tertentu, Anda dapat menggunakan fitur tata kelola untuk mengelola cara konten dilihat.

Arsitektur SharePoint modern dirancang agar fleksibel dan adaptif terhadap perubahan kebutuhan organisasi Anda. Situs modern dapat dikaitkan dengan situs hub. Situs terkait berbagi navigasi dan merek dengan hub. Jika diaktifkan oleh pemilik situs hub dan pemilik situs menyetujui, situs terkait juga dapat berbagi izin hub.

Pertimbangkan hal berikut saat menentukan struktur navigasi situs Anda:

• Jenis konten apa yang akan Anda miliki di situs? Bagaimana hal itu akan diterjemahkan ke dalam halaman, daftar, dan pustaka?
• Bagaimana informasi akan disajikan di situs?
• Bagaimana pengguna situs akan menavigasi melalui situs?
• Bagaimana informasi akan ditargetkan kepada audiens tertentu?
• Bagaimana pencarian akan dikonfigurasi dan dioptimalkan?

Mengelola izin di situs modern

Integritas, kerahasiaan, dan privasi informasi penting organisasi Anda bergantung pada seberapa aman Anda membuat situs—khususnya, kepada siapa Anda memilih untuk memberikan akses ke situs Anda. Mengelola izin di situs modern melibatkan pengguna dan grup pengguna. Izin dalam situs komunikasi dan tim modern berasal dari templat situs yang menyediakan opsi yang berbeda. untuk setiap situs.

Situs komunikasi tidak dikaitkan dengan grup Microsoft 365 dan memiliki tiga peran default - Pemilik situs, Anggota situs, dan Pengunjung situs.

Berikut adalah beberapa tips yang perlu diingat saat Anda mengembangkan strategi izin:

• Ikuti prinsip hak istimewa paling rendah: Berikan orang-orang tingkat izin terendah yang mereka perlukan untuk melakukan tugas yang ditetapkan.
• Menggunakan grup default standar: Berikan akses kepada orang dengan menambahkannya ke grup standar default (seperti Anggota, Pengunjung, dan Pemilik).
• Pertimbangkan untuk mengelompokkan konten Anda berdasarkan tingkat keamanan: Buat situs atau pustaka khusus untuk dokumen sensitif, daripada menyebarkannya di pustaka yang lebih besar dan dilindungi oleh izin unik.

Izin situs modern berdasarkan judul

Sumber daya lainnya untuk pemilik situs:

• Mengustomisasi situs SharePoint
• Mengustomisasi navigasi untuk situs SharePoint Anda
• Cari di SharePoint modern
• Menyiapkan situs hub SharePoint
• Mengelola situs komunikasi SharePoint Anda
• Mengelola pengaturan situs SharePoint Anda
• Berbagi situs Anda
• Mengedit izin untuk daftar, pustaka, atau item individu

Tata kelola situs

Bagian penting namun sering kali tidak terlihat dari situs mana pun adalah model tata kelolanya—serangkaian kebijakan, peran, tanggung jawab, dan proses yang Anda tetapkan untuk menentukan bagaimana orang-orang dalam grup Anda menggunakan SharePoint.

Banyak organisasi memiliki model tata kelola untuk situs baik di tingkat Administrasi Pusat atau kumpulan situs, yang mungkin dibuat dan dikelola oleh departemen atau tim TI. Sebagai pemilik situs, Anda perlu mengetahui apakah model tata kelola sudah ada untuk kumpulan situs atau pertanian. Jika demikian, Anda dapat menggunakannya untuk memandu pengguna situs atau membuat model tata kelola tambahan untuk mengatasi masalah spesifik Anda. Misalnya, jika Anda adalah pemilik situs untuk subsitus dalam kumpulan situs, seperti situs tim klasik, mungkin sebaiknya buat model tata kelola tambahan Anda sendiri. untuk mengatasi masalah tertentu di subsitus.

Model tata kelola untuk situs, memudahkan pengguna situs untuk mengetahui kapan mereka harus membuat subsitus, daftar, atau konten situs baru. Memastikan bahwa subsitus dan konten dihentikan saat sudah usang untuk menghemat ruang penyimpanan dan menjaga hasil pencarian tetap akurat. Memberi pengguna akses ke konten yang tepat, Jaga agar merek situs tetap sama di seluruh ruangan dengan memberi tahu pemilik subsitus templat dan tema apa yang tersedia. Hal ini juga mempermudah untuk mengubah pemilik situs ketika orang meninggalkan organisasi atau peran berubah.

Model tata kelola yang baik untuk situs, harus berfokus pada bagian-bagian berikut:

• Pembuatan situs
• Manajemen izin
• Arsitektur informasi
• Siklus hidup dan penghentian situs
• Batas penyimpanan
• Klasifikasi informasi
• Kustomisasi
• Perlindungan data
• Navigasi
• Pencarian
• Peran dan tanggung jawab untuk mendukung situs

Beberapa bagian dalam daftar sebelumnya mungkin sudah ditentukan untuk Anda oleh kumpulan situs atau model tata kelola tingkat organisasi, seperti berapa banyak ruang penyimpanan yang Anda miliki untuk situs Anda, dan jenis kustomisasi apa yang dapat Anda lakukan pada tampilan dan nuansa situs. Situs lain mungkin tidak relevan, tergantung pada seberapa kompleks situs tim Anda, dan berapa banyak orang yang menggunakannya. Tetapi meskipun Anda tidak perlu membuat keputusan tentang topik ini, ada baiknya untuk mengetahui keputusan apa yang telah dibuat, sehingga Anda dapat memberi tahu pengguna situs Anda dan menegakkan kebijakan dengan tepat.

Pembuatan subsitus

Anda mungkin ingin anggota tim Anda dapat membuat subsitus di bawah situs tim untuk digunakan pada proyek tertentu.

Mampu membuat subsitus baru secara spontan dapat menjadi manfaat besar bagi grup, tetapi pembuatan situs tanpa batas bisa menjadi tidak terkendali. Ketika subsitus berkembang biak dengan bebas, masalah dapat muncul. Misalnya:

• Sulit bagi pengguna untuk menemukan subsitus yang tepat, atau memastikan apakah mereka sudah.
• Informasi dapat diduplikasi di beberapa subsitus, menggunakan ruang penyimpanan yang mahal, dan memerlukan upaya pemeliharaan duplikat.
• Informasi kedaluwarsa dapat berada di subsitus, berpotensi selama bertahun-tahun, dan muncul di hasil pencarian. Mungkin sulit untuk membedakan versi informasi apa yang benar.
• Mengelola izin untuk banyak subsitus dapat menjadi tugas besar, dan pengguna mungkin secara tidak sengaja berakhir dengan akses ke informasi yang seharusnya tidak mereka miliki.
• Saat karyawan meninggalkan grup, subsitus yang mereka buat mungkin ditinggalkan, menciptakan kebingungan dan memperkeruh hasil pencarian untuk pengguna situs yang tersisa.

Anda dapat menghemat waktu dan energi jika menetapkan beberapa kebijakan untuk pembuatan situs yang membahas area berikut:

• Siapa yang diizinkan membuat subsitus?
• Apakah subsitus baru perlu disetujui terlebih dahulu? Jika demikian, apa kriteria persetujuan, dan siapa yang memberikan persetujuan?
• Haruskah subsitus baru menggunakan templat dan tema yang sudah mapan?
• Berapa banyak informasi yang dapat disimpan di situs? Artinya, berapa banyak ruang disk server yang dapat digunakan?
• Apa saja aturan untuk menyertakan strategi navigasi di situs?
• Berapa lama informasi harus disimpan di subsitus sebelum dihapus atau diarsipkan?

Lihat Membuat situs atau subsitus untuk informasi selengkapnya.

Manajemen izin

Integritas, kerahasiaan, dan privasi informasi penting organisasi Anda bergantung pada seberapa aman Anda membuat situs—khususnya, kepada siapa Anda memilih untuk memberikan akses ke situs Anda.

Memberikan dan membatasi akses ke situs Anda disebut mengelola izin, dan ini adalah salah satu tanggung jawab terpenting Anda sebagai pemilik situs.

Berikut adalah beberapa tips yang perlu diingat saat Anda mengembangkan strategi izin.

• Ikuti prinsip hak istimewa paling rendah: Beri orang tingkat izin terendah yang mereka butuhkan untuk melakukan tugas yang diberikan.
• Berikan akses kepada orang dengan menambahkannya ke grup standar default (seperti Anggota, Pengunjung, dan Pemilik). Jadikan sebagian besar orang menjadi anggota grup Anggota atau Pengunjung, dan batasi jumlah orang dalam grup Pemilik.
• Gunakan pewarisan izin untuk membuat hierarki yang bersih dan mudah divisualisasikan. Artinya, hindari pemberian izin kepada individu, alih-alih bekerja dengan grup. Jika memungkinkan, minta subsitus mewarisi izin dari situs tim Anda, bukan memiliki izin unik.
• Atur konten Anda untuk memanfaatkan pewarisan izin: Pertimbangkan untuk mengelompokkan konten Anda berdasarkan tingkat keamanan – buat situs atau pustaka khusus untuk dokumen sensitif, daripada menyebarkannya di pustaka yang lebih besar dan dilindungi oleh izin unik.

Lihat Memahami tingkat izin di SharePoint atau Edit izin untuk daftar, pustaka, atau item individual untuk informasi tentang mengatur izin.

Arsitektur informasi

Arsitektur informasi situs seperti daftar isi buku: Ini menentukan bagaimana informasi di situs itu—halaman web, dokumen, daftar, dan datanya—diatur dan disajikan kepada pengguna situs. Arsitektur informasi sering dicatat sebagai daftar hierarkis konten situs, kata kunci pencarian, tipe data, dan konsep lainnya.

Untuk membuat arsitektur informasi, Anda harus menganalisis informasi yang akan disajikan di situs. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat Anda gunakan untuk mengembangkan arsitektur informasi:

• Jenis konten apa yang akan Anda miliki di situs? Bagaimana hal itu akan diterjemahkan ke dalam subsitus, daftar, pustaka, dan sebagainya?
• Bagaimana informasi akan disajikan di situs?
• Bagaimana pengguna situs akan menavigasi melalui situs?
• Bagaimana informasi akan ditargetkan pada audiens tertentu?
• Bagaimana pencarian akan dikonfigurasi dan dioptimalkan?

Bagian dari arsitektur informasi Anda mungkin mencakup klasifikasi informasi.

Jika informasi yang Anda tangani memiliki nilai tinggi bagi perusahaan, memerlukan keamanan khusus, atau dicakup oleh aturan kepatuhan terhadap peraturan, Anda mungkin ingin menyiapkan skema klasifikasi untuk mengidentifikasi tipe konten tertentu yang perlu dikelola dengan hati-hati.

Setelah mengatur informasi ke dalam daftar dan pustaka tertentu, Anda dapat menggunakan fitur tata kelola untuk mengelola cara konten dikelola. Misalnya:

Memerlukan check-out file

Saat Anda mengharuskan check-out file, Anda memastikan bahwa hanya satu orang yang dapat mengedit file hingga file diperiksa. Mewajibkan dokumen untuk diperiksa mencegah beberapa orang membuat perubahan secara bersamaan, yang dapat menimbulkan konflik pengeditan dan menyebabkan kebingungan. Memerlukan check-out juga dapat membantu mengingatkan anggota tim untuk menambahkan komentar saat mereka memeriksa file, sehingga Anda dapat lebih mudah melacak apa yang telah berubah di setiap versi. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyiapkan pustaka untuk mengharuskan check-out file.

Lacak versi

Jika Anda perlu menyimpan versi file sebelumnya, pustaka dapat membantu Anda melacak, menyimpan, dan memulihkan file. Anda dapat memilih untuk melacak semua versi dengan cara yang sama. Atau Anda dapat memilih untuk menetapkan beberapa versi sebagai mayor, seperti menambahkan bab baru ke manual, dan beberapa versi sebagai minor, seperti memperbaiki kesalahan ejaan. Untuk membantu mengelola ruang penyimpanan, Anda dapat memilih nomor setiap tipe versi yang ingin disimpan. Untuk informasi selengkapnya tentang penerapan versi, lihat Bagaimana cara kerja penerapan versi di daftar atau pustaka?.

Memerlukan persetujuan dokumen

Anda dapat menentukan bahwa persetujuan untuk suatu dokumen diperlukan. Dokumen tetap dalam status tertunda hingga disetujui atau ditolak oleh seseorang yang memiliki izin untuk melakukannya. Anda dapat mengontrol grup pengguna mana yang dapat melihat dokumen sebelum disetujui. Fitur ini dapat membantu jika pustaka Anda berisi panduan atau prosedur penting yang harus selesai sebelum orang lain melihatnya. Untuk informasi selengkapnya tentang persetujuan dokumen, lihat Memerlukan persetujuan item dalam daftar atau pustaka situs.

Dapatkan informasi terbaru tentang perubahan

Pustaka mendukung teknologi RSS, sehingga anggota grup kerja Anda dapat secara otomatis menerima dan melihat pembaruan, atau umpan, berita dan informasi di lokasi yang dikonsolidasikan. Anda dapat menggunakan teknologi RSS untuk memperingatkan Anda tentang setiap perubahan pada pustaka, seperti ketika file yang disimpan di pustaka berubah. Umpan RSS memungkinkan anggota grup kerja Anda melihat daftar gabungan file yang telah berubah. Anda juga dapat membuat peringatan email, sehingga Anda akan diberi tahu saat file berubah. Untuk informasi selengkapnya tentang umpan RSS, lihat Mengelola umpan RSS untuk situs atau kumpulan situs.

Membuat alur kerja

Pustaka dokumen atau tipe konten dapat menggunakan alur kerja yang telah ditetapkan organisasi Anda untuk proses bisnis, seperti mengelola persetujuan atau peninjauan dokumen. Grup Anda dapat menerapkan proses bisnis ke dokumennya, yang dikenal sebagai alur kerja, yang menentukan tindakan yang perlu dilakukan secara berurutan, seperti menyetujui atau menerjemahkan dokumen. Alur kerja adalah cara otomatis untuk memindahkan dokumen atau item melalui serangkaian tindakan atau tugas. Tiga alur kerja tersedia untuk pustaka secara default: Persetujuan, yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk disetujui; Kumpulkan Umpan Balik, yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk mendapatkan umpan balik dan mengembalikan dokumen kepada orang yang memulai alur kerja sebagai kompilasi; dan Kumpulkan Tanda Tangan, yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk mengumpulkan tanda tangan digital mereka. Untuk informasi selengkapnya tentang alur kerja, lihat Gambaran umum alur kerja yang disertakan dengan SharePoint

Menentukan tipe konten

Jika grup Anda bekerja dengan beberapa tipe file, seperti lembar kerja, presentasi, dan dokumen, Anda dapat memperluas fungsionalitas pustaka dengan mengaktifkan dan menentukan beberapa tipe konten. Tipe konten menambahkan fleksibilitas dan konsistensi di beberapa pustaka. Setiap tipe konten dapat menentukan templat dan bahkan proses alur kerja. Templat bertindak sebagai titik awal, untuk pemformatan dan teks boilerplate apa pun, dan untuk properti yang berlaku untuk dokumen dari jenis tersebut, seperti nama departemen atau nomor kontrak. Untuk informasi selengkapnya tentang tipe konten, lihat Pengenalan tipe konten dan penerbitan tipe konten

Pelacakan Audit

Jika Anda memiliki sekelompok file sensitif, dan akan sangat membantu untuk mengetahui bagaimana dokumen digunakan, Anda dapat menentukan kebijakan yang memungkinkan Anda mengaktifkan pelacakan 'Audit' peristiwa, seperti perubahan file, penyalinan, atau penghapusan. Untuk informasi tentang menyiapkan audit, lihat Mengonfigurasi pengaturan audit untuk kumpulan situs

Siklus hidup dan penghentian situs

Situs seperti situs kerja dokumen dan situs diskusi cenderung berkeliaran setelah tidak lagi berguna, menggunakan ruang penyimpanan yang berharga dan memperkeruh hasil pencarian. Sebaiknya tetapkan jadwal untuk meninjau situs dan kontennya (setidaknya setahun sekali) untuk melihat apakah situs tersebut layak disimpan.

Ada baiknya juga untuk diingat bahwa model tata kelola organisasi Anda yang lebih besar mungkin juga mencari situs kedaluwarsa. Misalnya, administrator mungkin secara otomatis menghapus situs yang tidak tersentuh selama 90 hari. Sebagai pemilik situs, Anda akan menerima email yang memperingatkan bahwa hal ini akan terjadi. Untuk informasi selengkapnya tentang kebijakan siklus hidup dan penghentian, lihat Kebijakan penutupan situs.