Organisasi dan tim hadir dalam berbagai bentuk dan ukuran, dan anggota tim dapat menjadi lokal atau tersebar di seluruh dunia. Mereka dapat menyertakan vendor dan kontraktor bersama dengan karyawan penuh waktu. Inisiatif dan pekerjaan dapat mencakup perusahaan, organisasi, dan tim proyek kecil.
Microsoft 365 — termasuk Teams, SharePoint, dan OneDrive— dirancang untuk menjadi toolkit universal untuk memberi anggota tim Anda cara yang terintegrasi dan fleksibel untuk bekerja untuk proyek dan tugas mereka.
Panduan ini berfokus pada kemampuan Teams, SharePoint, dan OneDrive yang canggih, termasuk penyimpanan dokumen, kolaborasi, berbagi, dan percakapan. Anda tidak perlu hanya menggunakan satu alat untuk menyelesaikan pekerjaan — masing-masing bekerja sama untuk memberikan produktivitas yang optimal.
Berikut adalah contoh bagaimana Anda bisa menggunakan layanan ini bersama-sama: Saat Anda membuat tim, grup Office 365 dan situs tim SharePoint secara otomatis dibuat untuk Anda. Anda bisa mengunggah dokumen Anda di situs tim SharePoint. Kemudian, ketika draf dokumen Anda siap untuk ditinjau, mudah untuk menambahkan file ke tim Teams Anda dan menggunakan sistem berbasis obrolan untuk memberi tahu semua orang bahwa file sudah siap untuk ditinjau. Anggota tim dapat membuka file langsung di Teams dan mulai membuat perubahan atau komentar. Jika anggota tim menyimpan file di OneDrive, file juga dapat ditambahkan ke saluran Teams menggunakan tab File di Teams. Yang terbaik dari semuanya, Anda bisa menggunakan Teams seluler, sehingga anggota proyek Anda bisa bekerja dari mana saja.
Ringkasan
Tabel ini menyediakan ringkasan tingkat tinggi tentang bagaimana Anda dapat menggunakan Teams, SharePoint, dan OneDrive dalam situasi yang berbeda. Gulir ke bawah halaman untuk informasi selengkapnya.
|
Pengguna utama |
Cocok untuk... |
Kontrol berbagi dan akses |
Percakapan dan komunikasi |
|
|
|
Tim |
Timyang berorientasi proyek untuk melakukan percakapan, bekerja sama dalam file, melakukan panggilan, dan bertemutepat di mana pekerjaan sedang berlangsung. |
Teams dapat bersifat publik (terbuka untuk siapa pun di organisasi Anda) atau pribadi(keanggotaan terkelola). |
Berkomunikasi secara real time dengan rekan satu tim dalam lingkungan berbasis obrolan dan dalam rapat online. |
|
|
Tim, grup, organisasi |
Menyimpan file di cloud dan membagikannya dengan tim atau organisasi Anda, menggunakan manajemen izin yang kuat, dan membuat situs kaya fitur untuk ditambahkan ke saluran Teams Anda. |
Berbagi file dengan tim, organisasi, dan pengguna eksternal Anda. Gunakan Office 365 Grup untuk mengontrol akses di situs tim atau menyiapkan izin yang lebih kuat untuk situs dan dokumen. |
Berkomunikasi menggunakan SharePoint News. Berita juga dapat ditambahkan ke saluran Teams Anda. Anda juga dapat menambahkan komentar dan suka ke halaman SharePoint. |
|
|
Individu dan tim |
Menyimpan dan menyinkronkan file untuk pribadidan kantor atau sekolah di awan dan mengaksesnya dari mana saja di perangkat apa pun. Ideal untuk pekerjaan yang sedang berlangsung dan berbagi dengan individu tertentu. |
Dokumen bersifat pribadi hingga Anda membagikannya. Berbagi file satu per satu dan mengerjakan dokumen Office dengan orang lain secara bersamaan. |
Komentari dokumen dan gunakan @-sign dengan nama seseorang. Orang yang Anda sebutkan menerima email dengan tautan ke komentar Anda. |
Menggunakan Teams, SharePoint, dan OneDrive
Anda dapat menyimpan dan berbagi file menggunakan SharePoint, OneDrive, dan Microsoft Teams. SharePoint mendasar setiap alat ini, tetapi masing-masing dapat digunakan dengan cara mereka sendiri untuk mempercepat kolaborasi dan efisiensi dalam situasi yang berbeda.
Catatan:
-
Saat Anda membuat tim atau saluran pribadi baru di Microsoft Teams, situs tim di SharePoint secara otomatis dibuat. Untuk mengedit deskripsi atau klasifikasi situs situs tim ini, masuk ke pengaturan saluran terkait di Microsoft Teams.
-
Pelajari selengkapnya tentang mengelola situs tim yang terhubung dengan Microsoft Teams.
Saat Anda berkolaborasi secara real time, penghemat waktu yang hebat untuk dengan mudah mengakses file yang penting untuk proyek Anda. File yang dibagikan di Microsoft Teams tersedia tepat di mana Anda melakukan percakapan dan rapat, dan tim Anda bisa memilikinya bersama-sama. Dokumen yang dibagikan di Microsoft Teams disimpan di SharePoint, sehingga Anda mendapatkan yang terbaik dari kedua dunia.
Anda dapat berkomunikasi melalui obrolan tetap dan beralur serta menjaga semua orang mengetahuinya. Di Microsoft Teams, Anda juga dapat mengobrol secara privat dengan kontak apa pun, bahkan ketika mereka sedang offline – yang sangat nyaman ketika kontak Anda berada di zona waktu yang berbeda. Dengan riwayat percakapan tetap, Anda bisa memulai dan melanjutkan pertukaran kapan saja. Gunakan obrolan pribadi untuk menulis bersama dokumen secara real time dan melanjutkan kolaborasi setelah panggilan. Anda bahkan dapat menyematkan obrolan penting untuk memudahkan pengambilan.
Teams dapat bersifat publik atau privat. Tim publik terbuka untuk siapa pun di organisasi Anda. Keanggotaan dalam tim privat dikelola.
Pelajari selengkapnya tentang Microsoft Teams.
Setiap saluran Teams memiliki situs tim SharePoint, dan setiap situs tim SharePoint memiliki saluran Teams. SharePoint sangat bagus untuk menyimpan file di awan dan membuatnya mudah diakses oleh audiens luas. Dan, Anda dapat memanfaatkan manajemen izin file yang kuat, alur proses dokumen, kebijakan penyimpanan, dan banyak lagi. Berikut adalah cara untuk bekerja dengan SharePoint:
-
Berkolaborasi pada file di Teams, membuat halaman, menggunakan buku catatan bersama, dan menggunakan grup Office 365 terintegrasi untuk menyatukan percakapan, kalender, dan tugas.
-
Sebarkan kepemilikan dan izin pada kumpulan orang yang lebih luas. Jika sebuah dokumen penting untuk keberhasilan sebuah proyek, ada baiknya ada orang selain Anda yang bisa mengontrol apa yang terjadi pada situs.
-
Berikan izin berdasarkan situs, bukan pada dokumen individual. Jika orang memiliki akses ke situs tim, maka mereka memiliki akses ke dokumen yang disimpan di situs tersebut.
-
Buat halaman situs yang menarik dan efektif untuk menata informasi, memposting berita, menyediakan informasi kontak, dan menyediakan navigasi ke dokumen, media, dan tipe informasi lainnya.
Pelajari selengkapnya tentang SharePoint.
File atau dokumen pribadi yang hanya Anda kerjakan dapat disimpan dengan aman di OneDrive. Anggap saja sebagai penyimpanan pribadi Anda – versi cloud Dokumen Saya. File selalu disinkronkan dan tersedia untuk diakses bahkan saat Anda offline. Dengan OneDrive, file anda selalu bersama dan siap untuk dibagikan. Dalam hal umur panjang, OneDrive sangat bagus untuk pekerjaan yang sedang berlangsung. Berikut adalah beberapa contoh cara memanfaatkan OneDrive:
-
Anda ingin berbagi file individual hanya dengan beberapa orang, atau tidak dibagikan sama sekali.
Dokumen yang Anda tempatkan di OneDrive bersifat pribadi hingga Anda membagikannya. Anda dapat berbagi file satu per satu dan mengerjakan dokumen Office dengan orang lain secara bersamaan. Ini membuat OneDrive untuk kantor atau sekolah menjadi opsi yang tepat untuk draf dokumen yang tidak perlu dilihat orang lain. Sebagai contohnya, Anda sedang menulis postingan blog yang mungkin tidak terkait dengan suatu proyek, dan ingin beberapa kolega untuk meninjaunya sebelum dikirimkan. Dalam kasus ini, Anda berharap orang-orang untuk menggunakan dokumen sekali tanpa membutuhkan informasi tambahan tentang penyimpanan atau isi. Yang mereka butuhkan adalah tautan ke dokumen dan izin pengeditan. Selain itu, Anda bisa mengomentari dokumen dan menggunakan @-sign dengan nama seseorang, dan orang yang Anda sebutkan menerima email dengan tautan ke komentar Anda.
-
Posting file dari OneDrive ke saluran Teams untuk ditinjau.
-
Anda tidak bisa mengidentifikasi situs tim yang sudah ada tempat dokumen Anda berada, dan Anda tidak berpikir bahwa tujuan dokumen sebanding dengan membuat dokumen yang baru.
Untuk informasi selengkapnya, lihat Haruskah saya menyimpan dokumen ke OneDrive untuk situs tim?
