Mempelajari tentang grup Microsoft 365

Terakhir Diperbarui 14 Agustus 2019

Grup Microsoft 365 adalah layanan yang berfungsi dengan alat Microsoft 365 yang Anda gunakan sehingga Anda dapat berkolaborasi dengan rekan tim saat menulis dokumen, membuat lembar bentang, mengerjakan rencana proyek, menjadwalkan Rapat, atau mengirim email.

Artikel ini akan membantu memperkenalkan tentang grup dan menyediakan beberapa tautan bermanfaat untuk langkah berikutnya.

Untuk berita dan video terbaru tentang Grup Microsoft 365 Lihat blog Office

Tips: Jika mencari informasi tentang menggunakan grup kontak Outlook untuk mengirim email kepada sederetan orang, seperti grup atau teman, lihat Membuat grup kontak atau daftar distribusi di Outlook untuk PC

Apa itu Grup Microsoft 365?

Grup di Microsoft 365 memungkinkan Anda memilih sekumpulan orang yang ingin Anda kerjakan dan dengan mudah menyetel kumpulan sumber daya bagi orang tersebut untuk berbagi. Sumber daya tersebut contohnya kotak masuk Outlook bersama, kalender bersama, atau pustaka dokumen untuk bekerja sama pada file.

Anda tidak perlu khawatir memberikan izin secara manual untuk semua sumber daya itu sebab menambahkan anggota ke dalam grup otomatis memberi mereka izin yang mereka perlukan ke alat yang tersedia dalam grup. Selain itu, grup adalah pengalaman baru dan disempurnakan untuk daftar distribusi atau kotak masuk bersama yang dahulu biasa digunakan.

Tips: Untuk informasi tentang pemutakhiran daftar distribusi tradisional Anda untuk Grup Microsoft 365Lihat artikel ini.

Sumber daya tertentu yang disediakan agak bergantung pada pengalaman grup yang diinginkan tim. Selagi mempertimbangkan opsinya, penting untuk diingat bahwa jarang sekali satu solusi bisa pas untuk segala keadaan. Tim lain mungkin lebih suka bekerja dengan cara yang berbeda dan Microsoft 365 memiliki alat untuk memungkinkan kolaborasi dalam bentuk apa pun yang Anda inginkan.

Anda dapat membuat Grup Microsoft 365 dari berbagai alat termasuk Outlook, Outlook di web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, teams, dan lainnya. Alat yang dipilih untuk memulai agak bergantung pada jenis grup yang bekerja bersama Anda. Misalnya, di Microsoft, kami cenderung memulai dari Outlook saat membuat Grup yang penyelenggaraannya banyak menggunakan email dan kalender. Jika Grup digunakan untuk komunikasi seluruh perusahaan, kami cenderung memulai dengan Yammer. Untuk grup yang banyak melakukan obrolan, kami memulai Grup dari Microsoft Teams.

Saat membuat grup, Anda harus memutuskan apakah grup tersebut akan menjadi grup pribadi atau grup publik. Konten dalam grup publik dapat dilihat oleh semua orang dalam organisasi, dan semua orang dalam organisasi dapat bergabung dengan grup. Konten dalam grup pribadi hanya dapat dilihat oleh anggota grup, dan orang yang ingin bergabung dengan grup pribadi harus mendapat persetujuan dari pemilik grup.

Catatan: Saat ini, grup yang dibuat dari Outlook di web adalah grup pribadi secara default.

Tidak ada grup publik atau grup pribadi yang dapat dilihat atau diakses oleh orang di luar organisasi, kecuali orang tersebut diundang secara khusus sebagai tamu.

Untuk informasi selengkapnya tentang mengubah grup dari publik ke privat (atau sebaliknya), lihat menjadikan grup Microsoft 365 publik atau privat.

Pemilik, Anggota, dan Tamu

Pemilik grup adalah moderator grup. Mereka dapat menambahkan atau menghapus anggota serta memiliki izin unik seperti kemampuan untuk menghapus percakapan dari kotak masuk bersama atau mengubah berbagai pengaturan tentang grup. Pemilik grup dapat mengganti nama grup, memperbarui deskripsi atau gambar grup, dan banyak lagi. Jika Anda tidak asing dengan peran SharePoint, pemilik grup adalah admin kumpulan situs.

Anggota grup adalah pengguna biasa dalam organisasi yang menggunakan grup untuk berkolaborasi. Mereka dapat mengakses semuanya dalam grup, tetapi tidak dapat mengubah pengaturan grup. Di dunia SharePoint, anggota grup adalah anggota situs. Untuk informasi tentang menambahkan atau menghapus anggota grup, lihat Menambahkan dan menghapus anggota grup di Outlook.

Tamu sama seperti anggota grup, tetapi mereka dari luar organisasi. Secara default, pengguna dapat mengundang tamu untuk bergabung dengan grup, dan Anda dapat mengontrol pengaturan tersebut. Untuk informasi selengkapnya, lihat akses tamu di grup Microsoft 365.

Pilih tipe Grup yang ingin digunakan:

Jika Anda lebih menyukai mode kolaborasi kotak masuk bersama, pengalaman grup di Outlook cocok untuk Anda. Dengan membuat grup di Outlook, Anda akan mendapatkan:

  • Kotak Masuk bersama– Untuk percakapan email antar anggota. Kotak masuk ini memiliki alamat email dan dapat diatur untuk menerima pesan dari orang di luar grup dan bahkan dari luar organisasi, seperti daftar distribusi tradisional.

  • Kalender Bersama – Untuk menjadwalkan acara yang terkait dengan grup

  • Pustaka Dokumen SharePoint– Tempat terpusat bagi grup untuk menyimpan dan membagikan file

  • Buku Catatan OneNote Bersama – Untuk mengumpulkan ide, riset, dan informasi

  • Situs Tim SharePoint– Repositori terpusat untuk informasi, tautan, dan konten yang terkait dengan grup

  • Planner– Untuk menetapkan dan mengelola tugas proyek di antara anggota grup

Anda tidak perlu membuat sumber daya tersebut secara manual; membuat grup otomatis akan membuat sumber daya tersebut dan menetapkan izin yang diperlukan untuk anggota grup sehingga mereka dapat langsung mulai menggunakannya.

Anda dapat mengakses sumber daya ini melalui klien desktop Microsoft Outlook 2016 yang sudah tak asing lagi, melalui Outlook di web, melalui Outlook 2016 untuk Mac (hanya kotak masuk bersama), atau melalui Outlook Mobile. Anda akan menemukan Grup Microsoft 365 Anda di panel navigasi di sebelah kiri di desktop Outlook atau di web.

Anda akan menemukan grup Anda di panel navigasi sebelah kiri di Outlook atau Outlook di web

Dengan kartu baru Grup Microsoft 365 hover, Anda memiliki akses cepat ke sumber daya grup bersama. Cukup arahkan kursor ke nama grup di Outlook di web atau SharePoint.

Gambar kartu hover Grup Office 365 baru

Bagian terbaru dalam kisah kolaborasi kami adalah Microsoft Teams. Microsoft Teams adalah lingkaran-dalam untuk tim Anda, yaitu ruang kerja berbasis obrolan yang berkelanjutan, tempat Anda dapat bercakap-cakap secara informal dan real-time seputar topik yang sangat fokus atau dengan subgrup tertentu dalam grup. 

Yammer menghadirkan pengalaman sosial perusahaan ke kolaborasi Anda. Yammer membantu membuat koneksi baru dan penemuan di seluruh organisasi. Yammer membantu menyampaikan dan mendiskusikan ide di seluruh perusahaan atau di seputar bidang minat umum.

Dengan membuat grupMicrosoft 365 terhubung di Yammer Anda akan mendapatkan:

  • Grup Yammer – Tempat umum untuk bercakap-cakap dan berbagi informasi

  • Pustaka Dokumen SharePoint – Tempat terpusat bagi grup untuk menyimpan dan membagikan file

  • Buku Catatan OneNote Bersama – Untuk mengumpulkan ide, riset, dan informasi

  • Situs Tim SharePoint – Repositori terpusat untuk informasi, tautan, dan konten yang terkait dengan grup

  • Planner – Untuk menetapkan dan mengelola tugas proyek di antara anggota grup

Alat-alat ini dapat diakses melalui Yammer di browser atau menggunakan aplikasi Yammer di perangkat iOS, Android, atau Windows Phone.

Setelah Grup keluar dari tujuan yang dimaksudkan untuk grup itu, Anda bisa menghapusnya untuk mengosongkan sumber daya sistem dan menghapus grup agar tidak dicantumkan atau ditampilkan. Lihat: Menghapus grup. Jika tidak ingin mengingat untuk menghapus grup yang tidak berlaku lagi, administrator dapat mengatur kebijakan kedaluwarsa yang akan membuat grup lama tidak berlaku lagi dan dihapus secara otomatis setelah kurun waktu yang ditentukan. Lihat: kebijakan kedaluwarsa grup Microsoft 365.

Catatan: Konten di tab ini ditujukan untuk administrator.

Ada tiga model utama penyediaan dalam Grup Microsoft 365: Buka, dipimpin atau dikontrol. Masing-masing memiliki keunggulan sendiri.

Model

Keunggulan

Terbuka (default)

Pengguna dapat membuat grup sendiri jika diperlukan tanpa harus menunggu, atau mengganggu, pihak TI

Dipimpin TI

Pengguna meminta grup dari TI. TI dapat memandu mereka dalam memilih alat kolaborasi terbaik untuk kebutuhan mereka

Terkontrol

Pembuatan grup dibatasi untuk orang, tim, atau layanan tertentu (Lihat: mengontrol siapa yang bisa membuat grup Microsoft 365)

Jika Anda ingin mengontrol bagaimana Grup Microsoft 365 Anda dinamai, Anda bisa menggunakan kebijakan penamaan untuk memaksa nama grup untuk mematuhi standar tertentu termasuk diawali atau sufikan serta memblokir nama yang tidak pantas. Lihat kebijakan penamaan grup Microsoft 365 untuk informasi selengkapnya.

Setiap grup memiliki setidaknya satu pemilik yang dapat menambahkan atau menghapus anggota dan melakukan pengawasan dasar atas grup serta kontennya. Biasanya pemilik melakukan hal tersebut di Outlook. Lihat: Menambahkan dan menghapus anggota grup di Outlook. Jika pemilik (atau pemilik-pemilik) grup meninggalkan organisasi karena suatu alasan, administrator dapat menetapkan pemilik baru ke grup. Lihat Menetapkan pemilik baru ke grup tanpa pemilik.

Selain itu, jika Anda memiliki izin administrator Exchange Online Anda bisa mengelola grup Anda dari pusat admin Microsoft 365 (Lihat mengelola keanggotaan grup di pusat admin Microsoft 365) atau dari PowerShell (lihat mengelola grup Microsoft 365 dengan PowerShell .

Mungkin ada saatnya Anda ingin menghapus grup dari penyewa. Untuk informasi tentang cara menghapus grup, lihat: Menghapus grup. Jika grup secara tidak sengaja menghapus admin bisa memulihkan grup tersebut hingga 30 hari, lihat: memulihkan grup Microsoft 365 yang dihapus.

Jika Anda lebih suka cara yang lebih otomatis untuk mengelola siklus hidup Grup Microsoft 365 Anda bisa menggunakan kebijakan kedaluwarsa untuk grup kedaluwarsa pada selang waktu tertentu. Pemilik grup akan mendapat email 30, 15, dan 1 hari sebelum kedaluwarsa grup yang memungkinkan mereka untuk memperpanjang grup dengan mudah, jika perlu. Lihat: kebijakan kedaluwarsa grup Microsoft 365.

Batasan Grup

Maksimum...

Nilai

Pemilik per grup

100

Grup yang dapat dibuat oleh pengguna

250

Grup yang dapat dibuat oleh admin

Hingga batas penyewa default 500 ribu

Jumlah anggota

Lebih dari 1.000, meskipun hanya 1.000 yang dapat mengakses percakapan Grup secara bersamaan.

Pengguna mungkin menyadari adanya penundaan ketika mengakses kalender dan percakapan dalam grup yang sangat besar di Outlook

Jumlah Grup yang dapat diikuti pengguna sebagai anggota

1.000

Penyimpanan file

1 Terabyte + 10 GB per pengguna yang berlangganan + penyimpanan tambahan apa pun yang dibeli. Anda dapat membeli penyimpanan tambahan dalam jumlah yang tak terbatas.

Ukuran Kotak Surat Grup

50 GB

Jumlah maksimum grup yang bisa dimiliki organisasi Microsoft 365 saat ini adalah 500.000.

Jika Anda berencana untuk menggunakan fitur "tulis balik grup" dari alat Azure Active Directory Connect, panjang maksimum adalah 448 karakter yang terkait dengan atribut "Deskripsi".

Untuk informasi selengkapnya tentang penyimpanan SharePoint Online, lihat Batasan SharePoint Online dan Lingkup dan batas perangkat lunak SharePoint Online.

Mengelola Grup Microsoft 365 lebih efektif bila Anda memiliki informasi yang dapat ditindaklanjuti tentang penggunaan grup. Pusat admin Microsoft 365 memiliki alat pelaporan yang bisa memungkinkan Anda melihat berbagai hal seperti penggunaan penyimpanan, berapa banyak grup aktif yang Anda miliki dan bahkan bagaimana pengguna Anda menggunakan grup. Lihat: laporan Microsoft 365 di pusat admin untuk informasi selengkapnya.

Grup Microsoft 365 memberi Anda sejumlah alat untuk kepatuhan, perlindungan informasi, dan eDiscovery .

Lihat juga

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×