Microsoft Access dan Microsoft Excel memiliki banyak kesamaan, yang bisa menyulitkan untuk memutuskan program mana yang harus Anda gunakan. Misalnya, kedua program bisa menyimpan data dalam jumlah besar, menjalankan alat kueri dan analisis yang canggih untuk memotong dan menggali data tersebut, dan menjalankan penghitungan canggih yang mengembalikan data yang Anda perlukan.

Namun, setiap program memiliki manfaat yang jelas, bergantung pada tipe data yang Anda kelola dan apa yang ingin Anda lakukan dengan data tersebut. Misalnya, jika tujuan Anda adalah mempertahankan integritas data dalam format yang dapat diakses oleh beberapa pengguna, Access adalah pilihan terbaik Anda, sedangkan Excel lebih cocok untuk data numerik kompleks yang ingin Anda analisis secara mendalam.

Dalam banyak kasus, Anda dapat menggunakan kedua program tersebut, menggunakan masing-masing program untuk tujuan yang paling sesuai. Secara umum, Access lebih baik untuk mengelola data: membantu Anda membuatnya tetap teratur, mudah dicari, dan tersedia untuk beberapa pengguna secara bersamaan. Excel secara umum lebih baik untuk menganalisis data: melakukan penghitungan kompleks, menjelajahi hasil yang mungkin, dan menghasilkan bagan berkualitas tinggi. Jika menggunakan Access untuk menyimpan data dan Excel ingin menganalisisnya, Anda dapat memperoleh manfaat dari kedua program tersebut.

Sebelum Anda memutuskan program mana yang digunakan, ada baiknya Anda membandingkan manfaat setiap program, mempelajari kapan yang terbaik untuk menggunakan salah satunya, dan cari tahu cara bekerja dengan kedua program untuk mendapatkan hasil yang Anda inginkan dengan tepat.

Catatan: Semua Microsoft Office termasuk Excel, tetapi tidak semuanya menyertakan Access.

Bandingkan manfaat setiap program

Memilih program yang tepat sangat penting jika Anda ingin mengakses dan memperbarui informasi Anda dengan kinerja dan akurasi maksimum. Untuk menemukan program mana yang paling cocok untuk tugas yang ingin Anda selesaikan, ada baiknya membandingkan manfaat yang ditawarkan setiap program terkait penyimpanan data, analisis data, kolaborasi multi-pengguna, dan keamanan.

Data datar versus relasional    Untuk membantu memutuskan program mana yang terbaik untuk menyimpan data Anda, tanyakan hal berikut ini pada diri Anda sendiri: apakah relasional data atau tidak? Data yang bisa dimuat secara efisien dalam satu tabel atau lembar kerja disebut data dataratau non-disengaja. Misalnya, jika Anda ingin membuat daftar pelanggan sederhana, dengan hanya satu alamat dan orang kontak untuk setiap pelanggan, Excel menjadi pilihan yang lebih tepat. Namun, jika ingin menyimpan daftar pelanggan yang lebih kompleks dengan alamat penagihan dan pengiriman untuk setiap pelanggan, atau beberapa orang kontak untuk setiap pelanggan, Access adalah solusi yang lebih baik.

Dalam sebuah database relasional, Anda menata informasi Anda ke dalam beberapa tabel. Dalam database relasional yang dirancang dengan baik, setiap tabel datar dan berisi informasi tentang hanya tentang satu tipe data. Misalnya, jika Anda membuat database pelanggan, nama pelanggan harus disimpan dalam satu tabel, sedangkan alamat tagihan dan pengiriman pelanggan tersebut harus disimpan dalam tabel terpisah. Menyimpan alamat secara terpisah dari nama merupakan ide yang bagus karena setiap pelanggan bisa memiliki lebih dari satu alamat, dan Anda ingin bisa memasukkan beberapa alamat untuk setiap pelanggan tanpa harus memasukkan kembali nama pelanggan untuk setiap alamat.

Data lokal versus eksternal    Anda bisa menggunakan Access untuk menyambungkan ke data dari berbagai sumber data eksternal sehingga Anda bisa menampilkan, membuat kueri, dan mengedit data itu tanpa harus mengimpornya. Misalnya, Access menyediakan perintah untuk menyambungkan ke data yang sudah ada dalam database Microsoft SQL Server, file dBASE, atau folder AnOutlook, beserta banyak sumber data lainnya. Anda bisa menggunakan Excel untuk menyambungkan ke berbagai sumber data termasuk database Access, SQL Server dan Analysis Services, teks dan file XML, serta sumber data ODBC dan OLE DB. Namun, Anda tidak bisa mengedit data untuk mengubah data sumber melalui Excel pengguna mereka.

Baik Access maupun Excel menyediakan perintah untuk menyambungkan ke data Windows SharePoint Services daftar. Namun, Excel hanya menyediakan koneksi baca-saja ke SharePoint daftar; sementara Access memungkinkan Anda membaca dari dan menulis data SharePoint daftar.

Integritas data versus fleksibilitas    Pengidentifikasi unik membantu mempertahankan integritas data Anda, dan memastikan bahwa tidak ada dua baris (atau rekaman) yang berisi data yang sama persis. Pengidentifikasi unik juga menyediakan cara tercepat untuk mengambil data ketika Anda mencari atau mengurutkan data. Di Access, Anda dapat menggunakan tipe data AutoNumber untuk menghasilkan pengidentifikasi unik secara otomatis untuk setiap rekaman. Kemudian, Anda dapat menggunakan pengidentifikasi tersebut untuk mengaitkan rekaman dalam satu tabel ke satu atau beberapa rekaman di tabel lainnya.

Struktur yang diterapkan Access pada data Anda membantu memastikan integritas data. Access bisa mengharuskan data baru dalam satu tabel memiliki nilai terkait yang sudah ada dalam tabel berbeda, sehingga Anda tidak bisa membuat rekaman "orphan". Misalnya, Anda tidak ingin memiliki pesanan yang tidak menyertakan informasi pelanggan. Access dapat mengharuskan setiap rekaman baru dalam tabel Pesanan Anda memiliki nilai pelanggan yang sesuai dalam tabel Pelanggan. Korespondensi nilai yang diperlukan ini disebut sebagai integritas referensial.

Anda juga dapat memaksakan batasan dan aturan sendiri untuk memastikan data telah dimasukkan dengan benar. Excel memungkinkan Anda memasukkan data dengan cara yang lebih bebas, tapi karena Excel tidak mendukung data relasional, data ini tidak bisa mendukung integritas referensial. Namun, Anda bisa menggunakan perintah Validasi Data untuk mengontrol entri data di Excel.

Membuat Kueri    Jika Anda sering harus menampilkan data Anda dalam berbagai cara, bergantung pada perubahan kondisi atau kejadian, Access mungkin pilihan yang lebih baik untuk menyimpan dan bekerja dengan data Anda. Access memungkinkan Anda menggunakan kueri Bahasa Permintaan Terstruktur (SQL) untuk dengan cepat mengambil baris dan kolom data yang diinginkan saja, baik data dimuat dalam satu tabel atau banyak tabel. Anda juga dapat menggunakan ekspresi dalam kueri untuk membuat bidang terhitung. Penggunaan ekspresi di Access mirip dengan proses penggunaan rumus dalam rumus Excel menghitung nilai. Anda juga dapat menggunakan kueri Access untuk meringkas data dan menyajikan nilai agregat, seperti jumlah, rata-rata, dan hitungan.

Pemodelan    Dalam Excel, Anda dapat analisis bagaimana-jika alat untuk memperkirakan hasil dari model lembar kerja. Analisis bagaimana-jika memungkinkan Anda menjalankan skenario yang berbeda pada data, seperti skenario yang paling baik dan yang paling buruk, dan membandingkan data dari beberapa skenario yang dihasilkan dalam laporan ringkasan. Tidak ada fitur serupa yang tersedia di Access.

Membuat pivoting dan membuat bagan    Di kedua program tersebut, Anda dapat membuat laporan PivotTable dan bagan PivotTable. Namun, Excel menyediakan lebih banyak fitur pelaporan dan bagan PivotTable tingkat lanjut daripada yang dilakukan Access. Jika Anda berencana membuat laporan PivotTable ekstensif atau menyediakan bagan yang terlihat profesional secara teratur, Anda harus menggunakan pelaporan PivotTable atau pembuatan bagan PivotTable di Excel bukan fitur yang sama di Access.

Baik Access maupun Excel dapat digunakan dalam lingkungan kolaboratif, seperti berbagi Layanan Windows SharePoint dan file jaringan, tetapi terdapat perbedaan dalam cara data dapat diakses oleh beberapa pengguna.

Beberapa pengguna mengakses data    Dalam operasi normal, Access memungkinkan beberapa pengguna membuka satu database pada saat yang sama; hal ini berfungsi dengan baik karena Access hanya mengunci data yang sedang diedit; sebagai hasilnya, pengguna lain bisa mengedit catatan berbeda tanpa konflik. Dalam Excel kerja, Anda dapat berbagi buku kerja dengan pengguna lain, tetapi fungsi kolaborasi multi-pengguna berfungsi paling baik ketika pengguna mengerjakan data dalam buku kerja tersebut pada waktu yang berbeda dan bukan secara bersamaan. Akibatnya, pengguna database Access berkolaborasi pada kumpulan data, dan pengguna buku kerja Excel berkolaborasi pada dokumen.

Menggunakan Layanan Windows SharePoint untuk berkolaborasi    Kedua program berintegrasi dengan Layanan Microsoft Windows SharePoint pustaka dokumen, SharePoint daftar dan pustaka dokumen.

Access menyediakan berbagai cara untuk berkolaborasi dengan beberapa pengguna di situs SharePoint Anda. Misalnya, Anda bisa mengunggah database penuh ke pustaka dokumen Layanan Windows SharePoint, membuat formulir dan laporan tersedia sebagai tampilan Layanan Windows SharePoint, dan menautkan database ke data yang disimpan dalam daftar SharePoint anda.

Excel hanya menyediakan satu cara untuk berkolaborasi dengan beberapa pengguna di situs SharePoint Services. Anda bisa mengunggah buku kerja Layanan Windows SharePoint ke pustaka dokumen, di mana pengguna individual bisa melakukan check out buku kerja untuk membuat perubahan, mencegah pengguna lain mengubah buku kerja pada saat yang sama. Pengguna bisa mengedit buku kerja tanpa check out pustaka dokumen, dalam hal ini mereka harus berkoordinasi dengan pengguna lain untuk menghindari konflik data.

Menggunakan folder jaringan untuk kolaborasi    Jika Anda menyimpan database Access dalam folder jaringan bersama, beberapa pengguna bisa membuka database dan bekerja dengan datanya secara bersamaan. Data individual dikunci ketika pengguna mengeditnya. Jika Anda menyimpan Excel kerja dalam folder jaringan bersama, hanya satu pengguna yang bisa mengedit buku kerja dalam satu waktu. Untuk tujuan menampilkan, beberapa pengguna bisa membuka buku kerja saat pengguna lain sedang mengeditnya tapi pengguna tersebut tidak bisa membuat perubahan pada data sampai pengguna yang mengedit buku kerja menutupnya.

Kedua program menyediakan fitur serupa — kata sandi dan enkripsi — yang bisa membantu Anda mencegah hilangnya data dan melindungi data Anda dari akses tidak sah. Namun, ada beberapa perbedaan antara Access dan Excel dalam cara kerja perlindungan data tingkat pengguna.

Pencegahan kehilangan data    Di Access, pekerjaan Anda terus disimpan sehingga, dalam hal kegagalan yang tidak diharapkan, tidak seperti kehilangan banyak pekerjaan (jika ada). Namun, karena Access menyimpan pekerjaan Anda secara terus-menerus, mungkin juga bagi Anda untuk membuat perubahan yang kemudian Anda putuskan untuk tidak berkomitmen. Untuk memastikan bahwa Anda bisa memulihkan database sesuai keinginan, Anda harus membuat salinan cadangan file database sesuai jadwal yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda dapat memulihkan seluruh database dari cadangan, atau memulihkan tabel atau objek database lain yang diperlukan saja. Jika Anda menggunakan utilitas pencadangan sistem file, Anda juga bisa menggunakan salinan database dari cadangan sistem file untuk memulihkan data Anda. Dalam Excel, Anda dapat menyimpan informasi Pemulihan Otomatis pada interval yang telah ditetapkan selagi memperbarui data.

Perlindungan data tingkat pengguna    Dalam Excel, Anda bisa menghapus data penting atau privat dari tampilan dengan menyembunyikan kolom dan baris data, lalu memproteksi seluruh lembar kerja untuk mengontrol akses pengguna ke data tersembunyi. Selain memproteksi lembar kerja dan elemennya, Anda juga dapat mengunci dan membuka kunci sel dalam lembar kerja untuk mencegah pengguna lain mengubah data penting secara tidak sengaja.

Keamanan tingkat file    Di tingkat file, Anda dapat menggunakan enkripsi kedua program untuk mencegah pengguna tidak sah melihat data. Anda juga dapat mensyaratkan kata sandi dimasukkan untuk membuka file database atau buku kerja. Selain itu, Anda dapat membantu mengamankan file database atau buku kerja dengan menggunakan tanda tangan digital.

Akses terbatas ke data    Di Excel, Anda bisa menentukan izin berbasis pengguna untuk mengakses data atau mengatur hak baca-saja yang mencegah pengguna lain membuat perubahan pada data yang mereka miliki aksesnya. Access tidak menyediakan fitur keamanan tingkat pengguna, tetapi Access mendukung model keamanan pengguna dari setiap server database yang tersambung dengannya. Misalnya, jika Anda menautkan ke daftar SharePoint, Access akan meminta izin pengguna untuk daftar SharePoint mereka. Jika Ingin mengeluarkan pengguna yang tidak sah dari data Access, Anda dapat mengenkripsi database dengan mengatur kata sandi. Pengguna harus memasukkan kata sandi untuk membaca data dari database, meskipun mereka mengaksesnya dengan menggunakan program lain, seperti Excel.

Untuk informasi selengkapnya tentang cara membantu melindungi data Anda, lihat Mengatur atau mengubah keamanan tingkat pengguna Access 2003 di Access 2007 atau yang lebih tinggi serta Perlindungan dan keamanan di Excel.

Kapan menggunakan Access

Secara umum, Access merupakan pilihan terbaik saat Anda harus melacak dan merekam data secara teratur, lalu menampilkan, mengekspor, atau mencetak subset data tersebut. Formulir Access menyediakan antarmuka yang lebih nyaman daripada lembar Excel kerja untuk bekerja dengan data Anda. Anda dapat menggunakan Access untuk mengotomatisasi tindakan yang sering dilakukan, dan laporan Access memungkinkan untuk meringkas data dalam bentuk cetak atau elektronik. Access menyediakan lebih banyak struktur untuk data Anda; misalnya, Anda dapat mengontrol tipe data yang dapat dimasukkan, nilai apa yang dapat dimasukkan, dan Anda dapat menentukan bagaimana data dalam satu tabel terkait dengan data di tabel lain. Struktur ini membantu Anda memastikan bahwa hanya tipe data yang benar yang dimasukkan.

Access menyimpan data dalam tabel yang terlihat hampir sama dengan lembar kerja, tetapi tabel Access dirancang untuk membuat kueri kompleks sesuai dengan data yang disimpan dalam tabel lain.

Gunakan Access saat Anda:

  • Antisipasi banyak orang yang bekerja dalam database dan Anda menginginkan opsi kokoh yang menangani pembaruan data Anda dengan aman, seperti penguncian catatan dan resolusi konflik.

  • Antisipasi kebutuhan untuk menambahkan lebih banyak tabel ke kumpulan data yang berasal sebagai tabel datar atau non-otomatis.

  • Ingin menjalankan kueri kompleks.

  • Ingin menghasilkan berbagai laporan atau label surat.

  • Mengelola kontak    Anda dapat mengelola kontak dan alamat surat, lalu membuat laporan di Access atau menggabungkan data dengan Microsoft Office Word untuk mencetak surat formulir, amplop, atau label surat.

  • Pemantauan persediaan dan aset    Anda bisa membuat item persediaan di rumah atau bisnis Anda, dan menyimpan foto atau dokumen terkait lainnya bersama data.

  • Pelacakan pesanan    Anda bisa memasukkan informasi tentang produk, pelanggan dan pesanan, lalu membuat laporan yang memperlihatkan penjualan menurut karyawan, kawasan, periode waktu, atau beberapa nilai lain.

  • Pelacakan tugas    Anda bisa memantau tugas untuk sekelompok orang dan memasukkan tugas baru pada saat yang sama orang lain sedang memperbarui tugas mereka yang sudah ada di dalam database yang sama.

  • Menata pustaka pinjaman    Anda bisa menggunakan Access untuk menyimpan data tentang buku dan CD, dan melacak kepada siapa Anda memiliki mereka.

  • Perencanaan Acara    Anda bisa memasukkan informasi tentang tanggal acara, lokasi, dan peserta, lalu cetak jadwal atau ringkasan tentang acara tersebut.

  • Pelacakan gizi    Catat resep, serta catat aktivitas diet dan olahraga.

Kapan menggunakan Excel

Sebagai program lembar bentang, Excel menyimpan data dalam jumlah besar dalam buku kerja yang berisi satu atau beberapa lembar kerja. Namun, daripada berfungsi sebagai sistem manajemen database, seperti Access, aplikasi Excel dioptimalkan untuk analisis dan penghitungan data. Anda dapat menggunakan program fleksibel ini untuk menyusun model untuk menganalisis data, menulis rumus sederhana dan kompleks untuk melakukan perhitungan pada data tersebut, mempivot data dengan cara apa pun yang Anda inginkan, dan menyajikan data dalam berbagai bagan yang terlihat profesional.

Gunakan Excel saat Anda:

  • Memerlukan tampilan datar atau nonsional data Anda, bukan tampilan lembar database relasional yang menggunakan beberapa tabel, dan ketika data sebagian besar adalah numerik.

  • Sering menjalankan perhitungan dan perbandingan statistik pada data Anda.

  • Ingin menggunakan laporan PivotTable untuk menampilkan data hierarkis dalam tata letak yang ringkas dan fleksibel.

  • Rencanakan untuk membuat bagan secara teratur dan ingin menggunakan format bagan baru yang tersedia Excel.

  • Ingin menekankan data Anda dengan menggunakan ikon pemformatan bersyarat, bilah data, dan skala warna.

  • Ingin menjalankan operasi analisis bagaimana-jika yang canggih pada data Anda, seperti statistik, teknik, dan analisis regresi.

  • Ingin melacak item dalam daftar sederhana, baik untuk penggunaan pribadi atau untuk tujuan kolaborasi terbatas.

  • Akuntansi    Anda bisa menggunakan fitur perhitungan yang sangat Excel di banyak laporan akuntansi keuangan - misalnya, laporan arus kas, laporan pendapatan atau laporan rugi laba.

  • Anggaran    Baik Anda memerlukannya untuk pribadi atau bisnis, Anda bisa membuat semua tipe anggaran di Excel — misalnya, perencanaan anggaran pemasaran, anggaran acara, atau anggaran pensiun.

  • Tagihan dan penjualan    Excel juga berguna untuk mengelola data tagihan dan penjualan, dan Anda bisa dengan mudah membuat formulir yang dibutuhkan — misalnya, faktur penjualan, slip kemasan, atau pesanan pembelian.

  • Pelaporan    Anda bisa membuat berbagai tipe laporan dalam Excel yang mencerminkan analisis data Anda atau meringkas data Anda — misalnya, laporan yang mengukur kinerja proyek, data perkiraan, meringkas data, atau yang menyajikan varians data.

  • Perencanaan    Excel adalah alat yang hebat untuk membuat rencana yang profesional atau perencana yang berguna — misalnya, perencanaan kelas mingguan, perencanaan riset pemasaran, perencanaan pajak akhir tahun, atau perencana yang membantu Anda merencanakan menu mingguan, pesta, atau liburan.

  • Pelacakan    Anda dapat Excel melacak data dalam lembar waktu atau daftar, misalnya lembar waktu untuk melacak pekerjaan, atau daftar inventaris yang melacak perlengkapan.

  • Menggunakan kalender    Karena sifat kisinya yang seperti kisi, Excel meminjamkan dirinya sendiri untuk membuat tipe kalender apa pun — misalnya, kalender akademik untuk melacak aktivitas selama tahun ajaran, atau kalender tahun fiskal untuk melacak acara bisnis dan tahapan pencapaian.

Untuk informasi Excel templat yang berguna dalam salah satu kategori ini, lihat Templat untuk Excel di Microsoft Office Online.

Menggunakan Access dan Excel secara bersamaan

Ada saat-saat ketika Anda ingin memanfaatkan manfaat dari kedua program yang ditawarkan. Misalnya, Anda membuat lembar kerja di Excel di mana Anda bisa menghitung dan menganalisis data, tapi lembar kerja telah menjadi terlalu besar dan kompleks, dan banyak pengguna lain harus memiliki akses ke data. Pada titik ini, Anda mungkin ingin mengimpor atau menautkan lembar kerja Anda ke Access dan menggunakannya sebagai database, bukan mengerjakannya di Excel. Atau, mungkin Anda memiliki data dalam database Access yang ingin dibuat beberapa laporan PivotTable Excel mendetail dan bagan yang Excel profesional.

Tak peduli program mana yang Anda gunakan terlebih dahulu, Anda selalu bisa mentransfer data dari satu program ke program yang lain, di mana Anda bisa terus mengerjakannya. Dengan atau tanpa koneksi data, Anda dapat membawa data ke Access dari Excel (dan sebaliknya) dengan menyalin, mengimpor, atau mengekspornya.

Untuk informasi selengkapnya tentang cara bertukar data di antara kedua program, lihat Memindahkan data dari Excel ke Access.

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung Microsoft Insider

Apakah informasi ini bermanfaat?

Seberapa puaskah Anda dengan kualitas terjemahannya?
Apa yang memengaruhi pengalaman Anda?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

×