Menggunakan Access atau Excel untuk mengelola data Anda

Datar versus datar relasi    Untuk membantu memutuskan program mana yang terbaik untuk menyimpan data Anda, tanyakan pada diri Anda pertanyaan berikut: apakah relasiutasi data atau tidak? Data yang bisa dimuat secara efisien dalam satu tabel atau lembar kerja disebut data datar atau nonrelasi . Misalnya, jika Anda ingin membuat daftar pelanggan sederhana, dengan hanya satu alamat dan kontak orang untuk setiap pelanggan, Excel mungkin menjadi pilihan yang lebih baik. Namun, jika Anda ingin menyimpan daftar pelanggan yang lebih kompleks yang berisi alamat tagihan dan pengiriman untuk setiap pelanggan, atau beberapa orang kontak untuk setiap pelanggan, Access adalah solusi yang lebih baik.

Dalam database relasional, Anda menata informasi Anda ke dalam beberapa tabel. Dalam database relasialis yang dirancang dengan baik, setiap tabel datar dan berisi informasi tentang hanya satu tipe data. Misalnya, jika Anda membuat database pelanggan, nama pelanggan harus disimpan dalam satu tabel, sedangkan alamat tagihan dan pengiriman pelanggan tersebut harus disimpan dalam tabel terpisah. Menyimpan alamat secara terpisah dari nama adalah ide yang bagus karena setiap pelanggan bisa memiliki lebih dari satu alamat, dan Anda ingin bisa memasukkan beberapa alamat untuk setiap pelanggan tanpa harus memasukkan kembali nama pelanggan untuk setiap alamat.

Data lokal versus eksternal    Anda bisa menggunakan Access untuk menyambungkan ke data dari berbagai sumber data eksternal sehingga Anda bisa menampilkan, membuat kueri, dan mengedit data itu tanpa harus mengimpornya. Misalnya, Access menyediakan perintah untuk menyambungkan ke data yang sudah ada dalam database Microsoft SQL Server, file dBASE, atau folder Outlook, bersama dengan banyak sumber data lainnya. Anda bisa menggunakan Excel untuk menyambungkan ke berbagai sumber data termasuk database Access, SQL Server dan Analysis Services, file teks dan XML, dan sumber data ODBC dan OLE DB. Namun, Anda tidak bisa mengedit data untuk mengubah data sumber melalui antarmuka pengguna Excel.

Access dan Excel menyediakan perintah untuk menyambungkan ke data dalam daftar Windows SharePoint Services . Namun, Excel hanya menyediakan koneksi baca-saja ke daftar SharePoint; sedangkan Access memungkinkan Anda membaca dan menulis data ke daftar SharePoint.

Integritas data versus fleksibilitas    Pengidentifikasi unik membantu mempertahankan integritas data Anda, dan mereka memastikan bahwa tidak ada dua baris (atau rekaman) yang berisi data yang sama persis. Pengidentifikasi unik juga menyediakan cara tercepat untuk mengambil data saat Anda mencari atau mengurutkan data Anda. Di Access, Anda bisa menggunakan tipe data AutoNumber untuk secara otomatis menghasilkan pengidentifikasi unik untuk setiap catatan. Anda kemudian dapat menggunakan pengidentifikasi ini untuk menghubungkan rekaman dalam satu tabel ke satu atau beberapa rekaman dalam tabel lain.

Struktur yang diterapkan Access untuk data Anda membantu memastikan integritas data. Access dapat mengharuskan rekaman baru dalam satu tabel memiliki nilai terkait yang sudah ada dalam tabel lain, sehingga Anda tidak dapat membuat rekaman "orphan". Misalnya, Anda tidak ingin memiliki pesanan yang tidak menyertakan informasi pelanggan. Access dapat mengharuskan setiap catatan baru dalam tabel Pesanan Anda memiliki nilai pelanggan yang terkait dalam tabel Pelanggan Anda. Korespondensi nilai yang diperlukan ini disebut integritas referensial.

Anda juga bisa memberlakukan batasan dan aturan Anda sendiri untuk lebih memastikan bahwa data dimasukkan dengan benar. Excel memungkinkan Anda memasukkan data dengan cara yang lebih bebas, tetapi karena Excel tidak mendukung data relasional, Excel tidak dapat mendukung integritas referensial. Namun, Anda bisa menggunakan perintah Validasi Data untuk mengontrol entri data di Excel.

Query    Jika Anda sering harus menampilkan data Anda dalam berbagai cara, bergantung pada perubahan kondisi atau acara, Access mungkin menjadi pilihan yang lebih baik untuk menyimpan dan bekerja dengan data Anda. Access memungkinkan Anda menggunakan kueri Structured Query Language (SQL) untuk mengambil baris dan kolom data yang Anda inginkan dengan cepat, apakah data terdapat dalam satu tabel atau banyak tabel. Anda juga bisa menggunakan ekspresi dalam kueri untuk membuat bidang terhitung. Menggunakan ekspresi di Access mirip dengan proses penggunaan rumus di Excel untuk menghitung nilai. Anda juga bisa menggunakan kueri Access untuk meringkas data dan menyajikan nilai agregat, seperti jumlah, rata-rata, dan hitungan.

Pemodelan    Di Excel, Anda bisa menggunakan alat analisis bagaimana-jika untuk memperkirakan hasil model lembar kerja. Analisis bagaimana-jika memungkinkan Anda menjalankan skenario berbeda pada data Anda, seperti skenario kasus terbaik dan kasus terburuk, dan membandingkan data yang dihasilkan dari beberapa skenario dalam laporan ringkasan. Tidak ada fitur serupa yang tersedia di Access.

Membuat pivot dan pembuatan bagan    Di kedua program, Anda bisa membuat laporan PivotTable dan bagan PivotTable. Namun, Excel menyediakan fitur pelaporan dan pembuatan bagan PivotTable yang lebih canggih daripada Access. Jika Anda berencana untuk membuat laporan PivotTable yang ekstensif atau menyediakan bagan yang terlihat profesional secara teratur, Anda harus menggunakan pelaporan PivotTable atau pembuatan bagan PivotTable di Excel dan bukan fitur yang sama di Access.

Access dan Excel dapat digunakan dalam lingkungan kolaboratif, seperti Windows SharePoint Services dan berbagi file jaringan, tetapi ada perbedaan dalam cara data dapat diakses oleh beberapa pengguna.

Akses beberapa pengguna ke data    Di bawah operasi normal, Access memungkinkan beberapa pengguna membuka satu database pada saat yang sama; ini berfungsi dengan baik karena Access hanya mengunci data yang sedang diedit; akibatnya, pengguna lain bisa mengedit catatan berbeda tanpa konflik. Di Excel, Anda bisa berbagi buku kerja dengan pengguna lain, tapi fungsi kolaborasi multi-pengguna paling baik ketika pengguna mengerjakan data dalam buku kerja tersebut pada waktu yang berbeda dan bukan secara bersamaan. Efeknya, pengguna database Access berkolaborasi pada sekumpulan data, dan pengguna buku kerja Excel berkolaborasi pada dokumen.

Menggunakan Windows SharePoint Services untuk kolaborasi    Kedua program tersebut terintegrasi dengan teknologi Microsoft Windows SharePoint Services, seperti daftar SharePoint dan pustaka dokumen.

Access menyediakan berbagai cara untuk berkolaborasi dengan beberapa pengguna di situs SharePoint. Misalnya, Anda bisa mengunggah database lengkap ke pustaka dokumen Windows SharePoint Services, membuat formulir dan laporan tersedia sebagai tampilan Windows SharePoint Services, dan menautkan database ke data yang disimpan dalam daftar SharePoint.

Excel hanya menyediakan satu cara untuk berkolaborasi dengan beberapa pengguna di situs SharePoint Services. Anda bisa mengunggah buku kerja ke pustaka dokumen Windows SharePoint Services, di mana pengguna individual bisa melakukan check out buku kerja untuk membuat perubahan, mencegah pengguna lain mengubah buku kerja pada saat yang sama. Pengguna bisa mengedit buku kerja tanpa memeriksanya dari pustaka dokumen, dalam hal ini mereka harus berkoordinasi dengan pengguna lain untuk menghindari konflik data.

Menggunakan folder jaringan untuk kolaborasi    Jika Anda menyimpan database Access di folder jaringan bersama, beberapa pengguna bisa membuka database dan bekerja dengan datanya secara bersamaan. Catatan individual dikunci saat pengguna mengeditnya. Jika Anda menyimpan buku kerja Excel di folder jaringan bersama, hanya satu pengguna yang bisa mengedit buku kerja dalam satu waktu. Untuk tujuan menampilkan, beberapa pengguna bisa membuka buku kerja saat pengguna lain mengeditnya tapi pengguna tersebut tidak bisa membuat perubahan apa pun pada data hingga pengguna yang mengedit buku kerja menutupnya.

Kedua program menyediakan fitur yang serupa — kata sandi dan enkripsi — yang dapat membantu Anda mencegah hilangnya data dan melindungi data Anda dari akses yang tidak sah. Namun, ada beberapa perbedaan antara Access dan Excel dalam cara kerja proteksi data tingkat pengguna.

Pencegahan kehilangan data    Di Access, pekerjaan Anda terus disimpan sehingga, jika terjadi kegagalan yang tidak terduga, Anda tidak mungkin kehilangan banyak pekerjaan (jika ada). Namun, karena Access menyimpan pekerjaan Anda secara terus-menerus, Anda juga dapat membuat perubahan yang kemudian Anda putuskan tidak ingin Anda lakukan. Untuk memastikan bahwa Anda dapat memulihkan database sesuai keinginan, Anda harus membuat salinan cadangan file database sesuai jadwal yang sesuai dengan kebutuhan. Anda bisa memulihkan seluruh database dari cadangan, atau Anda bisa memulihkan hanya tabel atau objek database lain yang Anda perlukan. Jika Anda menggunakan utilitas cadangan sistem file, Anda juga bisa menggunakan salinan database dari cadangan sistem file untuk memulihkan data Anda. Di Excel, Anda bisa menyimpan informasi PemulihanOtomatis pada interval yang ditetapkan saat Anda memperbarui data Anda.

Perlindungan data tingkat pengguna    Di Excel, Anda bisa menghapus data penting atau privat dari tampilan dengan menyembunyikan kolom dan baris data, lalu memproteksi seluruh lembar kerja untuk mengontrol akses pengguna ke data tersembunyi. Selain memproteksi lembar kerja dan elemennya, Anda juga bisa mengunci dan membuka kunci sel dalam lembar kerja untuk mencegah pengguna lain mengubah data penting tanpa sengaja.

Keamanan tingkat file    Pada tingkat file, Anda bisa menggunakan enkripsi di kedua program untuk mencegah pengguna yang tidak sah melihat data. Anda juga bisa mengharuskan agar kata sandi dimasukkan untuk membuka file database atau buku kerja. Selain itu, Anda bisa membantu mengamankan file database atau buku kerja dengan menggunakan tanda tangan digital.

Akses terbatas ke data    Di Excel, Anda bisa menentukan izin berbasis pengguna untuk mengakses data atau mengatur hak baca-saja yang mencegah pengguna lain membuat perubahan pada data yang mereka miliki aksesnya. Access tidak menyediakan fitur keamanan tingkat pengguna, tetapi Access mendukung model keamanan pengguna server database apa pun yang tersambung dengannya. Misalnya, jika Anda menautkan ke daftar SharePoint, Access mengolah izin pengguna untuk daftar SharePoint. Jika ingin mengeluarkan pengguna yang tidak sah dari data Access, Anda dapat mengenkripsi database dengan mengatur kata sandi. Pengguna harus memasukkan kata sandi untuk membaca data dari database, meskipun mereka mengaksesnya dengan menggunakan program lain, seperti Excel.

Untuk informasi selengkapnya tentang cara membantu melindungi data Anda, lihat Mengatur atau mengubah keamanan tingkat pengguna Access 2003 di Access 2007 atau yang lebih tinggi serta Proteksi dan keamanan di Excel.

• Mengelola kontak    Anda dapat mengelola kontak dan alamat surat, lalu membuat laporan di Access atau menggabungkan data dengan Microsoft Office Word untuk mencetak surat formulir, amplop, atau label surat.

• Pelacakan Inventori dan Aset    Anda bisa membuat item persediaan di rumah atau bisnis Anda, dan menyimpan foto atau dokumen terkait lainnya bersama data.

• Pelacakan pesanan    Anda bisa memasukkan informasi tentang produk, pelanggan dan pesanan, lalu membuat laporan yang memperlihatkan penjualan menurut karyawan, kawasan, periode waktu, atau beberapa nilai lain.

• Pelacakan tugas    Anda bisa memantau tugas untuk sekelompok orang dan memasukkan tugas baru pada saat yang sama orang lain sedang memperbarui tugas mereka yang sudah ada di dalam database yang sama.

• Menata pustaka pinjaman    Anda dapat menggunakan Access untuk menyimpan data tentang buku dan CD, serta melacak ke mana Anda telah meminjamkannya.

• Perencanaan Acara    Anda bisa memasukkan informasi tentang tanggal acara, lokasi, dan peserta, lalu cetak jadwal atau ringkasan tentang acara tersebut.

• Pelacakan nutrisi    Pantau resep, serta catat aktivitas diet dan olahraga.

• Akuntansi    Anda dapat menggunakan fitur penghitungan canggih Excel dalam banyak laporan akuntansi keuangan — misalnya laporan arus kas, laporan pendapatan, atau laporan laba rugi.

• Anggaran    Apakah kebutuhan Anda terkait pribadi atau bisnis, Anda bisa membuat tipe anggaran apa pun di Excel — misalnya, rencana anggaran pemasaran, anggaran acara, atau anggaran pensiun.

• Tagihan dan penjualan    Excel juga berguna untuk mengelola data tagihan dan penjualan, dan Anda bisa dengan mudah membuat formulir yang Anda perlukan — misalnya, faktur penjualan, slip kemasan, atau pesanan pembelian.

• Pelaporan    Anda bisa membuat berbagai tipe laporan di Excel yang mencerminkan analisis data Anda atau meringkas data Anda — misalnya, laporan yang mengukur kinerja proyek, data perkiraan, meringkas data, atau menyajikan data varians.

• Perencanaan    Excel adalah alat yang hebat untuk membuat rencana profesional atau perencana yang berguna — misalnya, rencana kelas mingguan, rencana riset pemasaran, rencana pajak akhir tahun, atau perencana yang membantu Anda merencanakan makanan mingguan, pesta, atau liburan.

• Pelacakan    Anda bisa menggunakan Excel untuk melacak data dalam lembar waktu atau daftar — misalnya, lembar waktu untuk pelacakan pekerjaan, atau daftar inventori yang melacak peralatan.

• Menggunakan kalender    Karena sifatnya yang seperti kisi, Excel meminjamkan dirinya dengan baik untuk membuat jenis kalender apa pun — misalnya, kalender akademik untuk melacak aktivitas selama tahun ajaran sekolah, atau kalender tahun fiskal untuk melacak acara bisnis dan tonggak pencapaian.

Untuk templat Excel yang berguna dalam salah satu kategori ini, lihat Templat untuk Excel di Microsoft Office Online.