Memindahkan data dari Excel ke Access

Langkah 1: Mengimpor data dari Excel ke Access

Mengimpor data adalah operasi yang dapat berjalan jauh lebih lancar jika Anda meluangkan waktu untuk menyiapkan dan membersihkan data Anda. Mengimpor data seperti berpindah ke rumah baru. Jika Anda membersihkan dan mengatur harta Anda sebelum Anda pindah, menjadwalkan ke rumah baru Anda jauh lebih mudah.

Bersihkan data Anda sebelum mengimpor

Sebelum anda mengimpor data ke Access, di Excel ada baiknya untuk:

• Mengonversi sel yang berisi data non-atom (yaitu, beberapa nilai dalam satu sel) menjadi beberapa kolom. Misalnya, sel dalam kolom "Keterampilan" yang berisi beberapa nilai keterampilan, seperti "Pemrograman C#," "Pemrograman VBA," dan "Desain web" harus diuraikan untuk memisahkan kolom yang masing-masing berisi hanya satu nilai keterampilan.

• Gunakan perintah TRIM untuk menghapus spasi di depan, akhir, dan beberapa spasi yang disematkan.

• Menghapus karakter non-cetak.

• Menemukan dan memperbaiki kesalahan ejaan dan tanda baca.

• Hapus baris duplikat atau bidang duplikat.

• Pastikan bahwa kolom data tidak berisi format campuran, terutama angka yang diformat sebagai teks atau tanggal yang diformat sebagai angka.

Untuk informasi selengkapnya, lihat topik bantuan Excel berikut ini:

• Sepuluh cara teratas untuk membersihkan data Anda

• Memfilter untuk mendapatkan nilai unik atau menghapus nilai duplikat

• Mengonversi angka yang disimpan sebagai teks menjadi angka

• Mengonversi tanggal yang disimpan sebagai teks menjadi tanggal

Memilih tipe data terbaik saat Anda mengimpor

Selama operasi impor di Access, Anda ingin membuat pilihan yang baik sehingga Anda menerima beberapa (jika ada) kesalahan konversi yang memerlukan intervensi manual. Tabel berikut ini merangkum bagaimana format angka Excel dan tipe data Access dikonversi saat Anda mengimpor data dari Excel ke Access, dan menawarkan beberapa tips tentang tipe data terbaik untuk dipilih dalam Panduan Impor Lembar Bentang.

Setelah data berada di Access, Anda bisa menghapus data Excel. Jangan lupa untuk mencadangkan buku kerja Excel asli terlebih dahulu sebelum menghapusnya.

Untuk informasi selengkapnya, lihat topik bantuan Access Mengimpor atau menautkan ke data dalam buku kerja Excel.

Menambahkan data secara otomatis dengan cara yang mudah

Masalah umum yang dimiliki pengguna Excel adalah menambahkan data dengan kolom yang sama ke dalam satu lembar kerja besar. Misalnya, Anda mungkin memiliki solusi pelacakan aset yang dimulai di Excel tetapi sekarang telah berkembang untuk menyertakan file dari banyak grup kerja dan departemen. Data ini mungkin berada di lembar kerja dan buku kerja yang berbeda, atau dalam file teks yang merupakan umpan data dari sistem lain. Tidak ada perintah antarmuka pengguna atau cara mudah untuk menambahkan data yang serupa di Excel.

Solusi terbaik adalah menggunakan Access, tempat Anda dapat dengan mudah mengimpor dan menambahkan data ke dalam satu tabel menggunakan Panduan Impor Lembar Bentang. Selain itu, Anda dapat menambahkan banyak data ke dalam satu tabel. Anda dapat menyimpan operasi impor, menambahkannya sebagai tugas Microsoft Outlook terjadwal, dan bahkan menggunakan makro untuk mengotomatisasi proses.

Langkah 2: Menormalkan data menggunakan Panduan Penganalisis Tabel

Sekilas, menelusuri proses normalisasi data Anda mungkin tampak seperti tugas yang menakutkan. Untungnya, menormalkan tabel di Access adalah proses yang jauh lebih mudah, berkat Panduan Penganalisis Tabel.

1. Seret kolom yang dipilih ke tabel baru dan buat hubungan secara otomatis

2. Gunakan perintah tombol untuk mengganti nama tabel, menambahkan kunci utama, menjadikan kolom yang sudah ada sebagai kunci utama, dan membatalkan tindakan terakhir

Anda bisa menggunakan panduan ini untuk melakukan hal berikut:

• Mengonversi tabel menjadi sekumpulan tabel yang lebih kecil dan secara otomatis membuat hubungan kunci utama dan asing antar tabel.

• Tambahkan kunci utama ke bidang yang sudah ada yang berisi nilai unik, atau buat bidang ID baru yang menggunakan tipe data AutoNumber.

• Buat hubungan secara otomatis untuk menerapkan integritas referensial dengan pembaruan bertingkat. Penghapusan bertingkat tidak ditambahkan secara otomatis untuk mencegah penghapusan data secara tidak sengaja, tetapi Anda bisa dengan mudah menambahkan penghapusan bertingkat nanti.

• Cari tabel baru untuk data duplikat atau yang berlebihan (seperti pelanggan yang sama dengan dua nomor telepon yang berbeda) dan perbarui ini sesuai keinginan.

• Cadangkan tabel asli dan ganti namanya dengan menambahkan "_OLD" ke namanya. Lalu, buat kueri yang menyusun ulang tabel asli, dengan nama tabel asli sehingga formulir atau laporan yang sudah ada berdasarkan tabel asli akan berfungsi dengan struktur tabel baru.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Menormalkan data Anda menggunakan Penganalisis Tabel.

Langkah 3: Menyambungkan ke data Access dari Excel

Setelah data dinormalkan di Access dan kueri atau tabel telah dibuat yang menyusun ulang data asli, ini adalah masalah sederhana menyambungkan ke data Access dari Excel. Data Anda sekarang berada di Access sebagai sumber data eksternal, dan bisa tersambung ke buku kerja melalui koneksi data, yang merupakan wadah informasi yang digunakan untuk menemukan, masuk ke, dan mengakses sumber data eksternal. Informasi koneksi disimpan dalam buku kerja dan juga bisa disimpan dalam file koneksi, seperti file Koneksi Data Office (ODC) (ekstensi nama file.odc) atau file Nama Sumber Data (ekstensi.dsn). Setelah menyambungkan ke data eksternal, Anda juga dapat melakukan refresh (atau memperbarui) buku kerja Excel secara otomatis dari Access setiap kali data diperbarui di Access.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengimpor data dari sumber data eksternal (Power Query).

Memasukkan data Anda ke Access

Bagian ini memandu Anda melalui fase normalisasi data berikut: Memisahkan nilai dalam kolom Tenaga Penjual dan Alamat ke dalam bagian atom mereka, memisahkan subjek terkait ke dalam tabelnya sendiri, menyalin dan menempelkan tabel tersebut dari Excel ke Access, membuat hubungan kunci antara tabel Access yang baru dibuat, dan membuat dan menjalankan kueri sederhana di Access untuk mengembalikan informasi.

Contoh data dalam formulir yang tidak dinormalkan

Lembar kerja berikut ini berisi nilai non-atomik di kolom Tenaga Penjual dan kolom Alamat. Kedua kolom harus dipisahkan menjadi dua atau beberapa kolom terpisah. Lembar kerja ini juga berisi informasi tentang tenaga penjual, produk, pelanggan, dan pesanan. Informasi ini juga harus dipisahkan lebih lanjut, menurut subjek, menjadi tabel terpisah.

Perlu bantuan lainnya?

Anda selalu dapat bertanya kepada ahli di Komunitas Teknologi Excel atau mendapatkan dukungan di Komunitas.