We couldn’t sign you in
Select the account you want to use.

Catatan: Microsoft Access tidak mendukung pengimportan data Excel dengan label sensitivitas yang diterapkan. Sebagai solusinya, Anda bisa menghapus label sebelum mengimpor lalu menerapkan kembali label setelah mengimpor. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menerapkan label sensitivitas ke file dan email Anda di Office.

Artikel ini memperlihatkan kepada Anda cara memindahkan data dari Excel ke Access dan mengonversi data Anda menjadi tabel relasional sehingga Anda bisa menggunakan Microsoft Excel dan Access bersama-sama. Untuk meringkas, Access paling baik untuk menangkap, menyimpan, membuat kueri, dan berbagi data, dan Excel paling baik untuk menghitung, menganalisis, dan memvisualisasikan data.

Dua artikel, Menggunakan Access atau Excel untuk mengelola data Anda dan 10 alasan teratas untuk menggunakan Access dengan Excel, mendiskusikan program mana yang paling cocok untuk tugas tertentu dan cara menggunakan Excel dan Access bersama-sama untuk membuat solusi praktis.

Saat Anda memindahkan data dari Excel ke Access, ada tiga langkah dasar untuk proses tersebut.

tiga langkah dasar

Catatan: Untuk informasi tentang pemodelan dan hubungan data di Access, lihat Dasar-dasar desain database.

Langkah 1: Mengimpor data dari Excel ke Access

Mengimpor data adalah operasi yang dapat berjalan jauh lebih lancar jika Anda meluangkan waktu untuk menyiapkan dan membersihkan data Anda. Mengimpor data seperti berpindah ke rumah baru. Jika Anda membersihkan dan mengatur harta Anda sebelum Anda pindah, menapak ke rumah baru Anda jauh lebih mudah.

Bersihkan data Anda sebelum mengimpor

Sebelum anda mengimpor data ke Access, di Excel ada baiknya untuk:

  • Mengonversi sel yang berisi data non-atom (yaitu, beberapa nilai dalam satu sel) menjadi beberapa kolom. Misalnya, sel dalam kolom "Keterampilan" yang berisi beberapa nilai keterampilan, seperti "Pemrograman C#," "Pemrograman VBA," dan "Desain web" harus diuraikan untuk memisahkan kolom yang masing-masing berisi hanya satu nilai keterampilan.

  • Gunakan perintah TRIM untuk menghapus spasi di depan, akhir, dan beberapa spasi yang disematkan.

  • Menghapus karakter non-cetak.

  • Menemukan dan memperbaiki kesalahan ejaan dan tanda baca.

  • Hapus baris duplikat atau bidang duplikat.

  • Pastikan bahwa kolom data tidak berisi format campuran, terutama angka yang diformat sebagai teks atau tanggal yang diformat sebagai angka.

Untuk informasi selengkapnya, lihat topik bantuan Excel berikut ini:

Catatan: Jika kebutuhan pembersihan data kompleks, atau Anda tidak memiliki waktu atau sumber daya untuk mengotomatisasi proses sendiri, Anda mungkin mempertimbangkan untuk menggunakan vendor pihak ketiga. Untuk informasi selengkapnya, cari "perangkat lunak pembersih data" atau "kualitas data" oleh mesin pencarian favorit Anda di browser Web Anda.

Memilih tipe data terbaik saat Anda mengimpor

Selama operasi impor di Access, Anda ingin membuat pilihan yang baik sehingga Anda menerima beberapa (jika ada) kesalahan konversi yang memerlukan intervensi manual. Tabel berikut ini merangkum bagaimana format angka Excel dan tipe data Access dikonversi saat Anda mengimpor data dari Excel ke Access, dan menawarkan beberapa tips tentang tipe data terbaik untuk dipilih dalam Panduan Impor Lembar Bentang.

format angka Excel

Tipe data Access

Komentar

Praktik terbaik

Teks

Teks, Memo

Tipe data Teks Access menyimpan data alfanumerik hingga 255 karakter. Tipe data Memo Access menyimpan data alfanumerik hingga 65.535 karakter.

Pilih Memo untuk menghindari memotong data apa pun.

Angka, Persentase, Pecahan, Ilmiah

Angka

Access memiliki satu tipe data Angka yang bervariasi berdasarkan properti Ukuran Bidang (Byte, Bilangan Bulat, Bilangan Bulat Panjang, Tunggal, Ganda, Desimal).

Pilih Ganda untuk menghindari kesalahan konversi data.

Tanggal

Tanggal

Access dan Excel keduanya menggunakan nomor tanggal seri yang sama untuk menyimpan tanggal. Di Access, rentang tanggal lebih besar: dari -657.434 (1 Januari 100 M) hingga 2.958.465 (31 Desember 9999 M).

Karena Access tidak mengenali sistem tanggal 1904 (digunakan dalam Excel untuk Macintosh), Anda perlu mengonversi tanggal baik di Excel atau Access untuk menghindari kebingungan.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengubah sistem tanggal, format, atau interpretasi tahun dua digit dan Mengimpor atau menautkan ke data dalam buku kerja Excel.

Pilih Tanggal.

Waktu

Waktu

Access dan Excel kedua nilai waktu penyimpanan menggunakan tipe data yang sama.

Pilih Waktu, yang biasanya merupakan default.

Mata Uang, Akuntansi

Mata Uang

Di Access, tipe data Mata Uang menyimpan data sebagai angka 8-byte dengan presisi ke empat tempat desimal, dan digunakan untuk menyimpan data keuangan dan mencegah pembulatan nilai.

Pilih Mata Uang, yang biasanya default.

Boolean

Ya/Tidak

Access menggunakan -1 untuk semua nilai Ya dan 0 untuk semua nilai Tidak, sedangkan Excel menggunakan 1 untuk semua nilai TRUE dan 0 untuk semua nilai FALSE.

Pilih Ya/Tidak, yang secara otomatis mengonversi nilai yang mendasar.

Hyperlink

Hyperlink

Hyperlink di Excel dan Access berisi URL atau alamat Web yang bisa Anda klik dan ikuti.

Pilih Hyperlink, jika tidak Access dapat menggunakan tipe data Teks secara default.

Setelah data berada di Access, Anda bisa menghapus data Excel. Jangan lupa untuk mencadangkan buku kerja Excel asli terlebih dahulu sebelum menghapusnya.

Untuk informasi selengkapnya, lihat topik bantuan Access Mengimpor atau menautkan ke data dalam buku kerja Excel.

Menambahkan data secara otomatis dengan cara yang mudah

Masalah umum yang Excel pengguna miliki adalah menambahkan data dengan kolom yang sama ke dalam satu lembar kerja besar. Misalnya, Anda mungkin memiliki solusi pelacakan aset yang dimulai di Excel tetapi sekarang telah berkembang untuk menyertakan file dari banyak grup kerja dan departemen. Data ini mungkin berada di lembar kerja dan buku kerja yang berbeda, atau dalam file teks yang merupakan umpan data dari sistem lain. Tidak ada perintah antarmuka pengguna atau cara mudah untuk menambahkan data serupa dalam Excel.

Solusi terbaik adalah menggunakan Access, tempat Anda dapat dengan mudah mengimpor dan menambahkan data ke dalam satu tabel menggunakan Panduan Impor Lembar Bentang. Selain itu, Anda dapat menambahkan banyak data ke dalam satu tabel. Anda dapat menyimpan operasi impor, menambahkannya sebagai tugas Outlook Microsoft terjadwal, dan bahkan menggunakan makro untuk mengotomatisasi proses.

Langkah 2: Menormalkan data menggunakan Panduan Penganalisis Tabel

Sekilas, menelusuri proses normalisasi data Anda mungkin tampak seperti tugas yang menakutkan. Untungnya, menormalkan tabel di Access adalah proses yang jauh lebih mudah, berkat Panduan Penganalisis Tabel.

panduan penganalisis tabel

1. Seret kolom yang dipilih ke tabel baru dan buat hubungan secara otomatis

2. Gunakan perintah tombol untuk mengganti nama tabel, menambahkan kunci utama, menjadikan kolom yang sudah ada sebagai kunci utama, dan membatalkan tindakan terakhir

Anda bisa menggunakan panduan ini untuk melakukan hal berikut:

  • Mengonversi tabel menjadi sekumpulan tabel yang lebih kecil dan secara otomatis membuat hubungan kunci utama dan asing antar tabel.

  • Tambahkan kunci utama ke bidang yang sudah ada yang berisi nilai unik, atau buat bidang ID baru yang menggunakan tipe data AutoNumber.

  • Buat hubungan secara otomatis untuk menerapkan integritas referensial dengan pembaruan bertingkat. Penghapusan bertingkat tidak ditambahkan secara otomatis untuk mencegah penghapusan data secara tidak sengaja, tetapi Anda bisa dengan mudah menambahkan penghapusan bertingkat nanti.

  • Cari tabel baru untuk data duplikat atau yang berlebihan (seperti pelanggan yang sama dengan dua nomor telepon yang berbeda) dan perbarui ini sesuai keinginan.

  • Cadangkan tabel asli dan ganti namanya dengan menambahkan "_OLD" ke namanya. Lalu, buat kueri yang menyusun ulang tabel asli, dengan nama tabel asli sehingga formulir atau laporan yang sudah ada berdasarkan tabel asli akan berfungsi dengan struktur tabel baru.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Menormalkan data Anda menggunakan Penganalisis Tabel.

Langkah 3: Koneksi ke data Access dari Excel

Setelah data dinormalkan di Access dan kueri atau tabel telah dibuat yang menyusun ulang data asli, masalah sederhana menyambungkan ke data Access dari Excel. Data Anda sekarang berada di Access sebagai sumber data eksternal, dan bisa tersambung ke buku kerja melalui koneksi data, yang merupakan wadah informasi yang digunakan untuk menemukan, masuk ke, dan mengakses sumber data eksternal. Informasi koneksi disimpan dalam buku kerja dan juga bisa disimpan dalam file koneksi, seperti file Office Koneksi Data (ODC) (ekstensi nama file.odc) atau file Nama Sumber Data (ekstensi.dsn). Setelah menyambungkan ke data eksternal, Anda juga bisa secara otomatis merefresh (atau memperbarui) buku kerja Excel Anda dari Access setiap kali data diperbarui di Access.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengimpor data dari sumber data eksternal (Power Query).

Memasukkan data Anda ke Access

Bagian ini memandu Anda melalui fase normalisasi data berikut: Memisahkan nilai dalam kolom Tenaga Penjual dan Alamat ke dalam bagian atom mereka, memisahkan subjek terkait ke dalam tabelnya sendiri, menyalin dan menempelkan tabel tersebut dari Excel ke Access, membuat hubungan kunci antara tabel Access yang baru dibuat, dan membuat dan menjalankan kueri sederhana di Access untuk mengembalikan informasi.

Contoh data dalam formulir yang tidak dinormalkan

Lembar kerja berikut ini berisi nilai non-atomik di kolom Tenaga Penjual dan kolom Alamat. Kedua kolom harus dipisahkan menjadi dua atau beberapa kolom terpisah. Lembar kerja ini juga berisi informasi tentang tenaga penjual, produk, pelanggan, dan pesanan. Informasi ini juga harus dipisahkan lebih lanjut, menurut subjek, menjadi tabel terpisah.

Tenaga penjual

ID Pesanan

Tanggal Pemesanan

Product ID

Qty

Harga

Nama Pelanggan

Alamat

Telepon

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4,50

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informasi di bagian terkecilnya: data atom

Bekerja dengan data dalam contoh ini, Anda bisa menggunakan perintah Teks ke Kolom di Excel untuk memisahkan bagian "atom" sel (seperti alamat jalan, kota, negara bagian, dan kode pos) menjadi kolom terpisah.

Tabel berikut ini memperlihatkan kolom baru dalam lembar kerja yang sama setelah dipisahkan untuk membuat semua nilai atom. Perhatikan bahwa informasi dalam kolom Tenaga Penjual telah dipisahkan menjadi kolom Nama Belakang dan Nama Depan dan bahwa informasi dalam kolom Alamat telah dipisahkan menjadi kolom Alamat Jalan, Kota, Negara Bagian, dan Kode Pos. Data ini berada dalam "formulir normal pertama."

Nama Belakang

Nama Depan

 

Alamat Jalan

Kota

Negara Bagian

Kode pos

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Adams

Ellen

1025 Lingkaran Columbia

Kediri

WA

98234

Hance

Jim

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Memisahkan data menjadi subjek yang ditata dalam Excel

Beberapa tabel data contoh yang mengikuti memperlihatkan informasi yang sama dari lembar kerja Excel setelah dipisahkan menjadi tabel untuk tenaga penjual, produk, pelanggan, dan pesanan. Desain tabel belum final, tetapi berada di jalur yang benar.

Tabel Tenaga Penjual hanya berisi informasi tentang tenaga penjualan. Perhatikan bahwa setiap catatan memiliki ID unik (ID Tenaga Penjual). Nilai ID Tenaga Penjual akan digunakan dalam tabel Pesanan untuk menyambungkan pesanan ke tenaga penjual.

Tenaga Penjual

ID Tenaga Penjual

Nama Belakang

Nama Depan

101

Li

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

Tabel Produk hanya berisi informasi tentang produk. Perhatikan bahwa setiap catatan memiliki ID unik (ID Produk). Nilai ID Produk akan digunakan untuk menyambungkan informasi produk ke tabel Detail Pesanan.

Produk

Product ID

Harga

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5.25

Tabel Pelanggan hanya berisi informasi tentang pelanggan. Perhatikan bahwa setiap catatan memiliki ID unik (ID Pelanggan). Nilai ID Pelanggan akan digunakan untuk menyambungkan informasi pelanggan ke tabel Pesanan.

Pelanggan

ID Pelanggan

Nama

Alamat Jalan

Kota

Negara Bagian

Kode pos

Telepon

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Lingkaran Columbia

Kediri

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Tabel Pesanan berisi informasi tentang pesanan, tenaga penjual, pelanggan, dan produk. Perhatikan bahwa setiap catatan memiliki ID unik (ID Pesanan). Beberapa informasi dalam tabel ini perlu dipisahkan menjadi tabel tambahan yang berisi detail pesanan sehingga tabel Pesanan hanya berisi empat kolom — ID pesanan unik, tanggal pesanan, ID tenaga penjual, dan ID pelanggan. Tabel yang diperlihatkan di sini belum dipisahkan menjadi tabel Detail Pesanan.

Pesanan

ID Pesanan

Tanggal Pemesanan

ID Tenaga Penjual

ID pelanggan

Product ID

Qty

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Detail pesanan, seperti ID produk dan jumlah dipindahkan dari tabel Pesanan dan disimpan dalam tabel bernama Detail Pesanan. Ingatlah bahwa ada 9 pesanan, jadi masuk akal bahwa ada 9 rekaman dalam tabel ini. Perhatikan bahwa tabel Pesanan memiliki ID unik (ID Pesanan), yang akan dirujuk dari tabel Detail Pesanan.

Desain akhir tabel Pesanan akan terlihat seperti berikut:

Pesanan

ID Pesanan

Tanggal Pemesanan

ID Tenaga Penjual

ID pelanggan

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Tabel Detail Pesanan tidak berisi kolom yang memerlukan nilai unik (yaitu, tidak ada kunci utama), sehingga tidak masalah bagi setiap atau semua kolom untuk berisi data "berlebihan". Namun, tidak ada dua rekaman dalam tabel ini yang harus benar-benar identik (aturan ini berlaku untuk tabel apa pun dalam database). Dalam tabel ini, harus ada 17 rekaman — masing-masing terkait dengan produk dalam urutan individual. Misalnya, dalam urutan 2349, tiga produk C-789 terdiri dari salah satu dari dua bagian seluruh pesanan.

Oleh karena itu, tabel Detail Pesanan harus terlihat seperti berikut:

Detail Pesanan

ID Pesanan

Product ID

Qty

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Menyalin dan menempelkan data dari Excel ke Access

Setelah informasi tentang tenaga penjual, pelanggan, produk, pesanan, dan detail pesanan telah dipecah menjadi subjek terpisah dalam Excel, Anda dapat menyalin data tersebut secara langsung ke Access, tempat data tersebut akan menjadi tabel.

Membuat hubungan antara tabel Access dan menjalankan kueri

Setelah memindahkan data ke Access, Anda dapat membuat hubungan antar tabel lalu membuat kueri untuk mengembalikan informasi tentang berbagai subjek. Misalnya, Anda bisa membuat kueri yang mengembalikan ID Pesanan dan nama tenaga penjual untuk pesanan yang dimasukkan antara 3/05/09 dan 3/08/09.

Selain itu, Anda bisa membuat formulir dan laporan untuk membuat entri data dan analisis penjualan lebih mudah.

Perlu bantuan lainnya?

Anda dapat bertanya kapan saja kepada pakar di Komunitas Teknologi Excel atau mendapatkan dukungan di Komunitas Jawaban.

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung Microsoft Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Seberapa puaskah Anda dengan kualitas bahasanya?
Apa yang memengaruhi pengalaman Anda?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

×