Menghapus data dan informasi pribadi tersembunyi dengan memeriksa dokumen, presentasi, atau buku kerja

Apa yang ditemukan dan dihapus pemeriksa Dokumen dalam dokumen Word

Pemeriksa Dokumen menampilkan beberapa Pemeriksa berbeda yang membantu Anda menemukan dan menghapus data dan informasi pribadi tersembunyi dalam dokumen Word sebelum berbagi.

Untuk menemukan dan menghapus data dan informasi dengan cepat::

1. Di Pemeriksa Dokumen, pilih atau kosongkan opsi (seperti yang dijelaskan di bawah ini) untuk menghapus atau menyimpan.

2. Pilih Periksa.

3. Tinjau hasil pemeriksaan, lalu pilih Hapus Semua pada item apa pun untuk dihapus.
   Untuk peringatan dan informasi tentang menghapus informasi, lihat Menggunakan Pemeriksa Dokumen.

4. Pilih Inspeksi Ulang atau Tutup.

Tipe data dan informasi pribadi yang tersembunyi

Word dokumen bisa berisi tipe data dan informasi pribadi tersembunyi berikut ini:

• Komentar, tanda revisi dari perubahan terlacak, versi, dan anotasi tinta    Jika Anda telah berkolaborasi dengan orang lain untuk membuat dokumen, dokumen Anda mungkin berisi item seperti tanda revisi dari perubahan terlacak, komentar, anotasi tinta, atau versi. Informasi ini bisa memungkinkan orang lain untuk melihat nama orang yang mengerjakan dokumen Anda, komentar dari peninjau, dan perubahan yang dibuat pada dokumen Anda, hal-hal yang mungkin tidak ingin Anda bagikan di luar tim Anda.

• Properti dokumen dan informasi pribadi    Properti dokumen, atau metadata, menyertakan detail tentang dokumen Anda seperti penulis, subjek, dan judul. Properti dokumen juga menyertakan informasi yang secara otomatis dipertahankan oleh program Microsoft 365 , seperti nama orang yang terakhir menyimpan dokumen dan tanggal ketika dokumen dibuat. Jika Anda menggunakan fitur khusus, dokumen Anda juga mungkin berisi jenis informasi yang bisa diidentifikasi secara pribadi (PII) lainnya, seperti header email, informasi kirim-untuk-tinjau, slip perutean, dan nama templat.

• Header, footer, dan cap air    Word dokumen bisa berisi informasi di header dan footer. Selain itu, Anda mungkin telah menambahkan cap air ke dokumen Word Anda.

• Teks tersembunyi    Word dokumen bisa berisi teks yang diformat sebagai teks tersembunyi. Jika Anda tidak mengetahui apakah dokumen Anda berisi teks tersembunyi, Anda bisa menggunakan Pemeriksa Dokumen untuk mencarinya.

• Properti server dokumen    Jika dokumen Anda disimpan ke lokasi di server manajemen dokumen, seperti situs Ruang Kerja Dokumen atau pustaka berdasarkan Windows SharePoint Services, dokumen mungkin berisi properti dokumen tambahan atau informasi terkait lokasi server ini.

• Data XML kustom    Dokumen dapat berisi data XML kustom yang tidak terlihat dalam dokumen itu sendiri. Pemeriksa Dokumen dapat menemukan dan menghapus data XML ini.

Menemukan dan menghapus data dan informasi pribadi tersembunyi dengan Pemeriksa Dokumen

1. Buka dokumen Word yang ingin Anda periksa untuk data dan informasi pribadi tersembunyi.

2. Pada tab File , pilih Simpan Sebagai, lalu ketikkan nama dalam kotak Nama file untuk menyimpan salinan dokumen asli Anda.

3. Di salinan dokumen asli Anda, pada tab File , pilih Info.

4. Pilih Periksa Masalah, lalu pilih Periksa Dokumen.

5. Di dalam kotak dialog Pemeriksa Dokumen, pilih kotak centang untuk memilih tipe konten tersembunyi yang ingin diperiksa.

6. Pilih Periksa.

7. Tinjau hasil pemeriksaan dalam kotak dialog Pemeriksa Dokumen.

8. Pilih Hapus Semua di samping hasil pemeriksaan untuk tipe konten tersembunyi yang ingin Anda hapus dari dokumen Anda.

   Penting: 

   • Jika menghapus konten tersembunyi dari dokumen, Anda mungkin tidak dapat memulihkannya dengan memilih Batalkan.

   • Jika ingin menghapus data dan informasi pribadi tersembunyi dari dokumen yang disimpan dalam format Teks OpenDocument (.odt), Anda harus menjalankan Pemeriksa Dokumen setiap kali menyimpan dokumen dalam format tersebut.

Apa yang ditemukan dan dihapus pemeriksa Dokumen dalam dokumen Excel

Tabel ini mencantumkan tipe data dan informasi pribadi tersembunyi yang bisa Pemeriksa Dokumen temukan dan hapus dari buku kerja Anda.

Untuk menemukan dan menghapus data dan informasi dengan cepat:

1. Di Pemeriksa Dokumen, pilih atau kosongkan opsi (seperti yang dijelaskan di bawah ini) untuk menghapus atau menyimpan.

2. Pilih Periksa.

3. Tinjau hasil pemeriksaan, lalu pilih Hapus Semua pada item apa pun untuk dihapus.
   Untuk peringatan dan informasi tentang menghapus informasi, lihat Menggunakan Pemeriksa Dokumen.

4. Pilih Inspeksi Ulang atau Tutup.

Tidak semua informasi bisa dihapus, untuk informasi selengkapnya lihat Informasi yang ditemukan Pemeriksa Dokumen tapi tidak bisa dihapus.

Mencari dan menghapus data dan informasi pribadi yang tersembunyi

Pemeriksa Dokumen membantu Anda menemukan dan menghapus data dan informasi pribadi tersembunyi dalam buku kerja Excel .

1. Buka buku kerja yang ingin Anda periksa apakah berisi data dan informasi pribadi yang tersembunyi.

2. Pada tab File , pilih Simpan Sebagai, lalu ketikkan nama lain dalam kotak Nama file untuk menyimpan salinan buku kerja asli Anda.

3. Di salinan buku kerja asli Anda, pada tab File , pilih Info.

4. Pilih Periksa Masalah, lalu pilih Periksa Dokumen.

5. Dalam kotak Pemeriksa Dokumen , centang kotak tipe konten tersembunyi yang ingin Anda periksa. Untuk informasi selengkapnya tentang pemeriksa individual, lihat Apa yang ditemukan dan dihapus pemeriksa Dokumen dalam dokumen Excel.

6. Pilih Periksa.

7. Tinjau hasil pemeriksaan dalam kotak Pemeriksa Dokumen .

8. Pilih Hapus Semua di samping hasil pemeriksaan untuk tipe konten tersembunyi yang ingin Anda hapus dari dokumen Anda.

   Penting: 

   • Jika Menghapus konten tersembunyi dari buku kerja, Anda mungkin tidak dapat memulihkannya dengan memilih Batalkan.

   • Jika Anda menghapus baris, kolom, atau lembar kerja tersembunyi yang berisi data, mungkin Anda mengubah hasil perhitungan atau rumus di buku kerja Anda. Jika Anda tidak mengetahui informasi apa yang dimuat baris, kolom, atau lembar kerja tersembunyi, tutup Pemeriksa Dokumen, munculkan baris, kolom, atau lembar kerja tersembunyi, lalu tinjau kontennya.

   • Pemeriksa untuk Komentar dan Anotasi, Properti Dokumen dan Informasi Pribadi, dan Header dan Footer tidak dapat digunakan dalam buku kerja yang telah disimpan sebagai buku kerja bersama (Tinjau > Bagikan Buku Kerja). Ini karena buku kerja bersama menggunakan informasi pribadi untuk memunginkan orang-orang yang berbeda berkolaborasi pada buku kerja yang sama. Untuk menghapus informasi ini dari buku kerja bersama, Anda bisa menyalin buku kerja tersebut lalu membatalkan berbagi. Untuk membatalkan berbagi buku kerja, pada tab Tinjau , pilih Bagikan Buku Kerja dan kosongkan Perbolehkan perubahan oleh lebih dari satu pengguna pada saat yang sama.

   • Jika ingin menghapus data dan informasi pribadi tersembunyi dari lembar bentang yang disimpan dalam format OpenDocument Spreadsheet (.ods), Anda harus menjalankan Pemeriksa Dokumen setiap kali menyimpan lembar bentang dalam format ini.

Tipe data dan informasi pribadi tersembunyi di Excel

Berikut adalah beberapa item yang bisa menjadi sumber data dan informasi pribadi tersembunyi dalam buku kerja Excel Anda:

• Komentar dan anotasi tinta    Buku kerja Anda mungkin berisi item seperti komentar atau anotasi tinta jika Anda berkolaborasi dengan orang lain untuk membuat buku kerja Anda. Informasi ini bisa memungkinkan orang lain melihat nama orang yang mengerjakan buku kerja Anda, komentar dari peninjau, dan perubahan yang dibuat pada buku kerja Anda.

• Properti dokumen dan informasi pribadi    Metadata atau properti dokumen di Excel, sama seperti di aplikasi Microsoft 365 lainnya, termasuk detail seperti penulis, subjek, dan judul. Microsoft 365 secara otomatis mempertahankan nama orang yang terakhir menyimpan buku kerja, tanggal saat dokumen dibuat, dan lokasi dokumen. Mungkin ada jenis informasi pengidentifikasi pribadi (PII) tambahan, seperti header email, informasi kirim untuk ditinjau, slip perutean, properti printer (misalnya, jalur printer dan kode akses cetak aman), dan informasi jalur file untuk menerbitkan halaman Web.

• Header dan footer    Buku kerja mungkin menyimpan informasi dalam header dan footer.

• Baris, kolom, dan lembar kerja tersembunyi    Buku kerja mungkin memiliki baris, kolom, dan seluruh lembar kerja yang tersembunyi. Jika Anda mendistribusikan salinan buku kerja yang memiliki baris, kolom, atau lembar kerja tersembunyi, orang lain mungkin memunculkannya kembali untuk melihat data yang terdapat di dalamnya.

• Properti server dokumen    Buku kerja yang disimpan ke lokasi di server manajemen dokumen, seperti situs Ruang Kerja Dokumen atau pustaka berdasarkan Windows SharePoint Services, mungkin berisi properti dokumen tambahan atau informasi yang terkait dengan lokasi server.

• Data XML kustom    Buku kerja mungkin memiliki data XML kustom yang tidak terlihat dalam dokumen itu sendiri. Pemeriksa Dokumen dapat menemukan dan menghapus data XML ini.

• Konten tak terlihat    Buku kerja mungkin memiliki objek yang tidak terlihat karena objek itu diformat sebagai tak terlihat.

• Link eksternal    Buku kerja mungkin memiliki link ke data di buku kerja lain (link eksternal). Nama-nama lembar kerja yang berisi data tersebut lalu disimpan dalam buku kerja tapi mungkin tidak terlihat.

• File atau objek yang disematkan    Buku kerja bisa memiliki file yang disematkan (seperti dokumen Microsoft 365 atau Teks) atau objek yang disematkan (seperti bagan atau dan persamaan) yang mungkin memiliki data yang tidak terlihat.

• Makro kode VBA    Buku kerja mungkin memiliki makro, modul VBA, COM, atau kontrol ActiveX, Formulir Pengguna, atau Fungsi yang Ditetapkan Pengguna (User-Defined Functions, UDF) yang mungkin berisi data tersembunyi.

• Item yang mungkin memiliki singgahan data    Buku kerja mungkin memiliki singgahan data untuk rumus PivotTable, PivotChart, pemotong, garis waktu, dan Kubus yang mungkin tidak terlihat.

• Survei Excel    Buku kerja bisa memiliki pertanyaan Survei Excel tersembunyi yang dimasukkan dalam Excel untuk web dan disimpan dengan buku kerja, tapi tidak terlihat di sana.

• Skenario Manajer Skenario    Buku kerja mungkin memiliki skenario yang sudah ditentukan dengan menggunakan Manajer Skenario. Skenario ini mungkin berisi data singgahan atau tersembunyi.

• Filter    Buku kerja mungkin memiliki Filter aktif Filterotomatis atau filter tabel yang mungkin menyebabkan data singgahan atau tersembunyi disimpan bersama buku kerja.

• Nama Tersembunyi    Buku kerja mungkin menyimpan nama-nama tersembunyi yang merupakan mungkin sumber data tersembunyi.

Informasi yang ditemukan oleh Pemeriksa Dokumen tetapi tidak bisa dihapus

Pemeriksa Dokumen mendeteksi item berikut ini yang mungkin memiliki data yang tidak terlihat di buku kerja Anda. Pemeriksa Dokumen tidak menghapus item ini untuk Anda karena dapat mengakibatkan buku kerja tidak bekerja dengan benar. Anda bisa memeriksa tiap item yang ditemukan dan menentukan apakah Anda ingin menghapusnya secara manual atau menggantinya dengan item yang tidak memiliki data tersembunyi, seperti gambar statis.

Informasi yang ditemukan dan dihapus oleh Pemeriksa Dokumen

Tabel ini mencantumkan tipe data dan informasi pribadi tersembunyi yang dapat Pemeriksa Dokumen temukan dan hapus dari presentasi PowerPoint Anda.

Untuk menemukan dan menghapus data dan informasi dengan cepat:

1. Di Pemeriksa Dokumen, pilih atau kosongkan opsi (seperti yang dijelaskan di bawah ini) untuk menghapus atau menyimpan.

2. Pilih Periksa.

3. Tinjau hasil pemeriksaan, lalu pilih Hapus Semua pada item apa pun untuk dihapus.
   Untuk peringatan dan informasi tentang menghapus informasi, lihat Menggunakan Pemeriksa Dokumen.

4. Pilih Inspeksi Ulang atau Tutup.

Tidak semua data dan informasi tersembunyi dapat dihapus dengan Pemeriksa Dokumen. Untuk informasi selengkapnya, lihat Informasi yang ditemukan Pemeriksa Dokumen tetapi tidak bisa dihapus.

Jika organisasi Anda mengkustomisasi Pemeriksa Dokumen dengan menambahkan modul Pemeriksa, Anda mungkin bisa memeriksa presentasi Anda untuk tipe informasi tambahan.

Mencari dan menghapus data dan informasi pribadi yang tersembunyi

1. Buka presentasi PowerPoint yang ingin Anda periksa untuk data dan informasi pribadi tersembunyi.

2. Pada tab File , pilih Simpan Sebagai, lalu ketikkan nama dalam kotak Nama file untuk menyimpan salinan presentasi asli Anda.

3. Di salinan presentasi asli Anda, pada tab File , pilih Info.

4. Pilih Periksa Masalah, lalu pilih Periksa Dokumen.

5. Di dalam kotak dialog Pemeriksa Dokumen, pilih kotak centang untuk memilih tipe konten tersembunyi yang ingin diperiksa. Untuk informasi selengkapnya tentang Pemeriksa individual, lihat Menghapus data dan informasi pribadi tersembunyi dengan memeriksa dokumen, presentasi, atau buku kerja.

6. Pilih Periksa.

7. Tinjau hasil pemeriksaan dalam kotak dialog Pemeriksa Dokumen.

8. Pilih Hapus Semua di samping hasil pemeriksaan untuk tipe konten tersembunyi yang ingin Anda hapus dari dokumen Anda.

   • Jika menghapus konten tersembunyi dari presentasi, Anda mungkin tidak dapat memulihkannya dengan memilih Batalkan.

   • Jika ingin menghapus data dan informasi pribadi tersembunyi dari presentasi yang disimpan dalam format Presentasi OpenDocument (.odp), Anda harus menjalankan Pemeriksa Dokumen setiap kali menyimpan presentasi dalam format ini.

Setelah menggunakan Pemeriksa Dokumen untuk menghapus informasi pribadi, jika Anda terus mengubah presentasi, PowerPoint akan terus menghapus informasi pribadi secara otomatis saat menyimpan file ini. Namun, jika pengeditan yang lebih kolaboratif masih diperlukan untuk presentasi ini (misalnya, Anda perlu menyimpan nama penulis bersama yang terkait dengan komentar yang mereka tinggalkan), Anda mungkin menghentikan PowerPoint menghapus informasi pribadi secara otomatis, dengan mengklik tombol "Ubah pengaturan" di pemberitahuan "Penghapusan Informasi Pribadi Diaktifkan".

Tipe data dan informasi pribadi yang tersembunyi

PowerPoint presentasi dapat menyimpan beberapa tipe data dan informasi pribadi tersembunyi. Meskipun informasi ini mungkin tidak langsung terlihat, informasi tersebut masih dapat diambil dari presentasi Anda.

Informasi tersembunyi bisa menyertakan data yang PowerPoint tambahkan untuk memungkinkan Anda berkolaborasi dalam membuat presentasi dengan orang lain. Ini juga dapat menyertakan informasi yang Anda tetapkan sebagai tersembunyi dengan sengaja.

PowerPoint presentasi bisa berisi tipe data dan informasi pribadi tersembunyi berikut ini:

• Komentar dan anotasi tinta    Jika Anda berkolaborasi dengan orang lain untuk membuat presentasi, presentasi Anda mungkin berisi item seperti komentar atau anotasi tinta. Informasi ini bisa memungkinkan orang lain untuk melihat perubahan yang dibuat dan nama orang-orang yang mengerjakan presentasi Anda, bersama dengan komentar dari peninjau.

• Data pelacakan revisi   Saat Anda berkolaborasi pada dokumen bersama yang disimpan di awan, PowerPoint 2016 untuk Microsoft 365 menyimpan data tentang siapa yang membuat perubahan pada dokumen dan kapan perubahan dibuat.

• Properti dokumen dan informasi pribadi    Properti dokumen, juga dikenal sebagai metadata, menyertakan detail tentang presentasi Anda seperti penulis, subjek, dan judul. Properti dokumen juga menyertakan informasi yang secara otomatis dipertahankan oleh program Microsoft 365 , seperti nama orang yang terakhir menyimpan dokumen dan tanggal ketika dokumen dibuat. Jika Anda menggunakan fitur tertentu, dokumen Anda mungkin juga berisi jenis informasi pengidentifikasi pribadi (PII) tambahan, seperti header email, informasi kirim untuk ditinjau, slip perutean, dan informasi jalur file untuk menerbitkan halaman Web.

• Konten di slide yang tidak terlihat    Presentasi Anda mungkin berisi objek yang tidak terlihat karena objek diformat sebagai tidak terlihat.

• Konten off-slide    PowerPoint presentasi dapat berisi objek yang tidak langsung terlihat karena objek tersebut diseret keluar slide ke area luar slide. Konten off-slide ini dapat menyertakan kotak teks, clip art, grafik, dan tabel.

• Catatan presentasi    Bagian Catatan dari presentasi PowerPoint bisa berisi teks yang mungkin tidak ingin Anda bagikan secara publik, terutama jika catatan ditulis semata-mata untuk penggunaan orang yang menyampaikan presentasi.

• Properti server dokumen    Jika presentasi Anda disimpan ke lokasi di server manajemen dokumen, seperti situs Ruang Kerja Dokumen atau pustaka berdasarkan Windows SharePoint Services, presentasi mungkin berisi properti dokumen tambahan atau informasi terkait lokasi server ini.

• Data XML kustom    Presentasi bisa berisi data XML kustom yang tidak terlihat dalam dokumen itu sendiri. Pemeriksa Dokumen dapat menemukan dan menghapus data XML ini.

Informasi yang ditemukan oleh Pemeriksa Dokumen tetapi tidak bisa dihapus

Pemeriksa Dokumen mendeteksi item berikut ini yang mungkin memiliki data yang tidak terlihat di presentasi Anda. Pemeriksa Dokumen tidak bisa menghapus item ini untuk Anda karena mungkin menyebabkan presentasi tidak berfungsi dengan benar. Anda bisa memeriksa tiap item yang ditemukan dan menentukan apakah Anda ingin menghapusnya secara manual atau menggantinya dengan item yang tidak memiliki data tersembunyi, seperti gambar statis.

Pemeriksa Dokumen dan data pribadi

Data pelacakan revisi, yang diperkenalkan dalam build PowerPoint 2016 8403 untuk Microsoft 365 Insider, menggambarkan batasan Pemeriksa Dokumen. Misalnya, Kelly dan Linda berkolaborasi pada Presentasi A di Microsoft 365. Data pelacakan revisi (yaitu, nama pengguna dan waktu ketika mereka melakukan pengeditan) ditambahkan ke presentasi. Jika Mohammed kemudian membuka Presentasi A di versi PowerPoint yang lebih lama dan menjalankan Pemeriksa Dokumen pada file untuk menghapus data pribadi, Pemeriksa Dokumen dalam versi PowerPoint tersebut tidak akan dapat mendeteksi dan menghapus data pelacakan revisi yang ditambahkan ke presentasi oleh versi PowerPoint yang lebih baru dan Microsoft 365 digunakan oleh Kelly dan Linda. Mohammed tidak dapat menghapus data pelacakan revisi tanpa memutakhirkan ke versi PowerPoint saat ini lalu menjalankan Pemeriksa Dokumen