Mengirim email dalam alur kerja

Mengirim email dalam alur kerja

Mengirim email ketika item daftar ditambahkan dalam beberapa versi SharePoint memerlukan banyak langkah, yang detailnya diikuti. Namun, jika Anda menggunakan versi terbaru dari SharePoint, Anda dapat menambahkan alur langsung dari daftar. Templat alur untuk mengirim email ketika item daftar ditambahkan menyertakan langkah-langkah dasar yang diperlukan untuk membantu Anda memulai dengan cepat.

Catatan: Alur kerja SharePoint 2010 telah dihentikan sejak 1 Agustus 2020 untuk penyewa baru dan dihapus dari penyewa yang sudah ada pada 1 November 2020.  Jika Anda menggunakan alur kerja SharePoint 2010, kami menyarankan migrasi ke Power mengotomatisasi atau solusi yang didukung lainnya. Untuk informasi selengkapnya, lihat pensiun alur kerja SharePoint 2010.

Mengirimkan email dari alur kerja

Mengirim pesan email dasar dari alur kerja

Item baru memicu alur kerja untuk mengirim pesan email

Dengan menggunakan tindakan kirim email di desainer alur kerja, Anda bisa menyiapkan alur kerja kustom Anda untuk mengirim email kepada Anda atau ke pengguna atau grup tertentu lainnya. Bidang yang tersedia untuk email adalah kepada, CC, Subject, dan Body. Bidang ini dapat berisi teks statis dan teks yang dibuat secara dinamis dari pencarian alur kerja.

Anda bisa menggunakan tindakan kirim email untuk membuat berbagai macam email, termasuk pemberitahuan ketika alur kerja mencapai tahapan tertentu atau melakukan tindakan yang ditentukan (termasuk keseluruhan mulai dan penghentian alur kerja) dan pengingat tentang tugas yang tidak selesai pada tanggal jatuh tempo mereka.

Catatan: Pengaturan email keluar harus dikonfigurasi di server sebelum alur kerja Anda dapat mengirim email. Jika Anda tidak yakin tentang pengaturan email saat ini, hubungi administrator server Anda. Untuk informasi selengkapnya tentang pengaturan email keluar, lihat bagian Lihat juga .

Dalam contoh ini, Anda akan menyiapkan alur kerja untuk mengirimi Anda pemberitahuan email setiap kali mulai berjalan pada item baru. Gunakan versi SharePoint Designer yang cocok dengan versi SharePoint Server Anda. Misalnya, untuk SharePoint Server 2010 penggunaan SharePoint Designer 2010. Dan, untuk semua versi setelah SharePoint Server 2010, termasuk SharePoint Server 2016 dan SharePoint di Microsoft 365, gunakan SharePoint Designer 2013. Unduh SharePoint Designer 2013 dari Pusat Unduhan Microsoft.Untuk informasi selengkapnya, lihat Lihat juga.

Buka SharePoint Designer 2013 dan hubungkan ke situs SharePoint.

SharePoint Designer 2013 menginstal sebagai aplikasi Office 2013. Untuk membuka SharePoint Designer 2013 dan menyambungkan ke situs SharePoint, ikuti langkah-langkah berikut:

  1. Untuk membuka SharePoint Designer 2013, pilih di menu mulai . Pilih ikon mulai>semua program>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

  2. Pada halaman mulai SharePoint Designer 2013, pilih Buka situs.

  3. Masukkan situs SharePoint yang ingin Anda Sambungkan, misalnya, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. Untuk membuka situs, pilih buka.

  5. Jika diminta, masukkan kredensial Anda. (Jika keamanan tidak diintegrasikan dengan komputer yang Anda gunakan untuk masuk, Anda akan diminta untuk memasukkan kredensial Anda.) Pastikan untuk menggunakan kredensial yang memiliki akses ke situs SharePoint.

Membuat alur kerja Daftar berdasarkan platform Alur Kerja SharePoint

  1. Di panel navigasi, pilih simpul alur kerja.

  2. Di bagian baru dari tab alur kerja , pilih daftar menurun alur kerja daftar . Teks alternatif

  3. Pilih daftar yang ingin Anda kaitkan dengan alur kerja baru.

  4. Pada dialog buat alur kerja daftar , masukkan nama dan deskripsi untuk alur kerja tersebut, lalu pastikan untuk mengatur tipe platform ke alur kerja SharePoint 2013. Teks alternatif

  5. Untuk membuat alur kerja, pilih OK.

Sekarang, setelah alur kerja dibuat, Anda dapat menambahkan Tindakan, Tahapan, Langkah dan Pengulangan untuk menyusun alur kerja Anda. Komponen alur kerja ini tersedia di pita SharePoint Designer 2013.

Teks alternatif

Catatan: Jika Anda tidak melihat alur kerja sharepoint 2013 sebagai tipe platform yang tersedia, maka Manajer alur kerja tidak dikonfigurasi untuk bekerja dengan Farm SharePoint. Untuk mengatasinya, lihat mengonfigurasi Manajer alur kerja untuk bekerja dengan Farm SharePoint Server 2013.

Untuk informasi selengkapnya tentang daftar tindakan alur kerja yang tersedia, lihat Lihat juga.

Membuat tindakan untuk mengirim email 

  1. Pilih tindakan, lalu pilih kirim email.

  2. Dalam tindakan, pilih pengguna ini. Teks alternatif

  3. Dalam dialog tetapkan pesan email , pilih pengguna dari pengguna dan grup yang sudah ada, atau masukkan alamat email Anda sendiri di bidang kepada .

    Catatan: 

    • Untuk mengirim email ke alamat email eksternal. Anda harus dapat mengambil informasi dari server email masing-masing.

    • Alamat ke email bisa berupa alamat statis tertentu (misalnya, Northwindtraders\junmin atau junmin@northwindtraders.com), atau pencarian alur kerja untuk informasi variabel. Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan pencarian alur kerja untuk secara dinamis menangani email yang dikirim dari alur kerja, dan lihat memilih pengguna atau grup secara dinamis untuk menerima pesan tersebut.

    • Alamat pengirim email yang dirender akan selalu menjadi alamat email administrator server, kecuali administrator server mengubah alamat pengirim baik untuk aplikasi web saat ini atau semua aplikasi web. Untuk mempelajari selengkapnya, baca Mengonfigurasi Email Keluar untuk aplikasi web tertentu.

  4. Di bidang Subject , masukkan subjek untuk email, atau untuk menentukan pencarian alur kerja ke teks yang Anda inginkan, pilih Tampilkan Gambar tombol pengikatan data .

    Catatan: Agar alur kerja dicompile dengan benar, Anda harus membuat beberapa entri dalam bidang Subject .

  5. Dalam kotak besar di bawah bidang Subject , masukkan atau tempelkan teks isi email.

    Teks alternatif

  6. Pilih OK.

  7. Pilih tindakan>masuk ke panggung.

  8. Pilih Akhiri alur kerja. Teks alternatif

  9. Pilih terbitkan. Teks alternatif

Untuk opsi tingkat lanjut untuk memodifikasi konten email, lihat bagian berikut ini.

Bagian Atas Halaman

Pilih secara dinamis pengguna atau grup untuk menerima pesan

Jika Anda menyediakan alamat statis di bidang kepada dan CC dari email Anda, maka kapan pun Anda perlu mengubah penerima, Anda harus membuka alur kerja di desainer alur kerja dan membuat perubahan secara manual. Jika alamat akan sering berubah, maka cara yang lebih baik adalah menggunakan pencarian alur kerja di bidang Kepada dan Cc. Pencarian dapat merujuk alamat dari bidang di item saat ini, dari bidang di item daftar atau pustaka lain, atau dari variabel alur kerja.

Menggunakan daftar kustom untuk menyimpan alamat penerima

Jika Penerima berubah secara berkala, tetapi tidak cukup sering mereka harus ditentukan pada formulir inisiasi setiap kali alur kerja dimulai, Anda bisa membuat daftar Penerima kustom yang berisi satu item daftar untuk setiap alur kerja yang mereferensikan itu, lalu membuat kolom di mana Anda bisa menyimpan alamat tempat setiap email dari setiap alur kerja yang akan dikirim. Ketika penerima pesan alur kerja berubah, yang harus Anda lakukan adalah mengubah alamat di bidang yang sesuai di item daftar Penerima untuk alur kerja tersebut.

Penting: Kolom tempat Anda menyimpan alamat untuk email alur kerja dapat berupa satu baris teks, beberapa baris teks, atau kolom tipe orang atau grup. Jika Anda menggunakan kolom orang atau grup, maka hanya satu entri yang dapat dibuat di setiap bidang yang akan dirujuk alur kerja untuk alamat email. Ketika membuat kolom, pastikan untuk memilih Tidak di bawah Perbolehkan beberapa pilihan. Jika Anda ingin menggunakan tipe kolom ini untuk menentukan beberapa penerima, Anda bisa membuat grup SharePoint yang menyertakan orang-orang yang Anda inginkan untuk mengirimkan alur kerja ke alamat email, lalu Tentukan grup di bidang tersebut. Saat membuat kolom, pastikan untuk memilih Orang dan Grup di bawah Perbolehkan pilihan. Untuk informasi selengkapnya tentang membuat daftar dan menambahkan kolom, lihat Lihat juga.

Catatan: Saat membuat grup SharePoint, pastikan bahwa setiap grup setidaknya memiliki izin baca untuk situs tersebut, dan di area pengaturan grup di halaman grup baru , di bawah siapa yang bisa menampilkan keanggotaan grup, Anda memilih semua orang.

Untuk menggunakan pencarian alur kerja ke daftar Penerima kustom:

  1. Di browser, buat daftar kustom bernama penerima dengan tiga kolom berikut ini:

    • Mengubah nama kolom Judul default ke Nama Alur Kerja. Biarkan semua opsi lainnya seperti. Untuk informasi selengkapnya tentang mengubah kolom dalam daftar atau pustaka, lihat Lihat juga.

    • Menambahkan kolom Orang atau Grup bernama Kepada. Dalam kolom ini, izinkan pilihan untuk Orang dan Grup, tetapi jangan izinkan beberapa pilihan. Biarkan semua opsi lainnya seperti. Untuk informasi selengkapnya tentang membuat kolom dalam daftar atau pustaka, lihat Lihat juga.

    • Menambahkan Satu baris kolom teks bernama Cc. Biarkan semua opsi lainnya seperti.

  2. Di daftar Penerima, buat item baru, lalu lakukan hal berikut:

    • Dalam bidang nama alur kerja , masukkan peninjauan dokumen yang merupakan nama dari alur kerja contoh yang digunakan di sini.

    • Di bidang kepada , pilih buku alamat Gambar tombol lalu, di dialog pilih orang dan grup , pilih satu orang atau grup untuk alamat email.

    • Dalam bidang CC , masukkan alamat email penerima untuk mengalamatkan salinan, memisahkan beberapa alamat dengan titik koma.

  3. Membuat alur kerja baru.

  4. Pilih tindakan, lalu pilih kirim email.

  5. Dalam tindakan, pilih pengguna ini.

  6. Dalam dialog tetapkan pesan email , di akhir kotak kepada , klik buku alamat Gambar tombol .

  7. Dalam dialog pilih pengguna , di daftar atau pilih dari daftar pengguna dan grup yang sudah ada , pilih pencarian alur kerja untuk pengguna, lalu pilih Tambahkan.

  8. Dalam dialog pencarian untuk orang atau grup , pilih opsi berikut ini:

    • Sumber Data: Penerima, atau nama daftar kustom Anda.

    • Bidang dari sumber: ke, atau bidang yang memegang alamat yang Anda inginkan di baris kepada.

    • Bidang Return AS: nama login. Ini memutuskan format bidang "to" dalam email.

    • Bidang: Penerima: Nama Alur Kerja

    • Nilai: masukkan peninjauan dokumen, atau nama alur kerja saat ini.

      Teks alternatif

      Pencarian ini menyatakan, "dari daftar Penerima, pilih nilai bidang kepada tempat nama alur kerja sama dengan peninjauan dokumen."

      Separuh atas dialog menentukan daftar dan kolom; Bagian bawah dialog menentukan baris.

  9. Dalam kotak dialog pencarian untuk orang atau grup , pilih OK.

  10. Dalam email tentang memastikan pencarian unik, pilih OK.

  11. Untuk menutup dialog pilih pengguna , pilih OK lagi.

  12. Dalam dialog tetapkan pesan email , di akhir bidang CC , pilih buku alamat Gambar tombol .

  13. Dalam dialog pilih pengguna , di daftar atau pilih dari daftar pengguna dan grup yang sudah ada , pilih pencarian alur kerja untuk pengguna, lalu pilih Tambahkan.

  14. Dalam dialog definisikan pencarian alur kerja , pilih opsi berikut ini:

    • Sumber Data: Penerima, atau nama daftar kustom Anda.

    • Bidang dari sumber: CC, atau bidang yang memegang alamat yang Anda inginkan dalam baris cc.

    • Bidang Return AS: nama login. Ini memutuskan format bidang "to" dalam email.

    • Bidang: Penerima: Nama Alur Kerja

    • Nilai: masukkan peninjauan dokumen, atau nama alur kerja saat ini.

      Teks alternatif

      Pencarian ini menyatakan, "dari daftar Penerima, pilih nilai bidang CC tempat nama alur kerja sama dengan peninjauan dokumen."

  15. Pilih OK, dan di pesan peringatan, pilih OK lagi.

  16. Untuk menutup dialog pilih pengguna , pilih OK.

Sekarang, ketika alur kerja mengirimkan email ini, ia mengirimkannya ke alamat yang tercantum dalam bidang kepada dan CC dari item peninjauan dokumen dalam daftar Penerima kustom. Untuk mengubah penerima, cukup buat perubahan yang Anda inginkan dalam item daftar.

Alur kerja tunggal mungkin mengirim beberapa email, dan email mungkin tidak semua dikirim ke penerima yang sama. Untuk menyimpan alamat lain untuk email tambahan yang dikirim oleh alur kerja ini, Anda bisa menambahkan kolom ke daftar untuk menyimpan alamat lain. Dalam hal ini, Anda mungkin ingin memberi nama kolom "Pesan pertama Kepada," "Pesan kedua Kepada", dan seterusnya.

Alternatifnya, Anda bisa mendesain daftar sehingga Anda membuat satu item untuk setiap email yang dikirimkan alur kerja, dan bukan satu item untuk setiap alur kerja. Dalam kasus ini, pastikan bahwa nama yang digunakan untuk mengidentifikasi setiap email adalah unik, sehingga pencarian yang mendapatkan kembali alamat mengembalikan nilai unik yang Anda inginkan.

Gunakan formulir inisiasi alur kerja untuk menentukan penerima

Jika Anda ingin penerima dapat ditentukan setiap kali alur kerja dimulai secara manual, Anda dapat mengustomisasi formulir inisiasi alur kerja untuk mengumpulkan alamat dari orang yang memulai alur kerja. Kemudian, alur kerja dapat cukup menggunakan alamat yang dimasukkan secara langsung, atau menyalinnya ke bidang dalam item saat ini, di mana alamat-alamat tersebut masih akan tersedia untuk referensi setelah alur kerja menyelesaikan instans saat ini. Jika alur kerja juga diatur supaya mulai secara otomatis, Anda dapat menentukan alamat default dalam formulir inisiasi kapan saja mulai otomatis terjadi.

Bagian Atas Halaman

Sertakan informasi tentang item saat ini

Sejauh ini, teks isi dalam contoh email bersifat statis: setiap kali alur kerja membuat contoh email, teks akan sama persis.

Namun, akan berguna jika menyertakan teks yang berubah sesuai item di mana alur kerja saat ini berjalan. Misalnya, mungkin berguna untuk menyertakan judul dokumen yang memerlukan peninjauan dalam isi email Anda. Untuk menyertakan informasi dinamis semacam ini, Anda menggunakan pencarian alur kerja. Pencarian mengambil data dari sumber data yang berbeda seperti daftar, pustaka, dan data alur kerja.

Untuk menambahkan judul dokumen ke teks email:

  1. Masukkan atau tempelkan teks statis yang Anda inginkan agar informasi pencarian muncul.

    Teks alternatif

  2. Posisikan titik penyisipan di tempat Anda ingin pencarian dapat ditemukan.

    Tips: Setelah Anda menyisipkan pencarian, Anda tidak bisa menyeretnya ke lokasi baru. (Namun, Anda dapat "memindahkan" pencarian dengan menyeret teks lainnya di sekitarnya.) Demikian pula, Anda tidak dapat memotong, menyalin, atau menempelkan pencarian atau teks yang menyertakan pencarian.

  3. Pilih Tambahkan atau Ubah pencarian.

  4. Dalam dialog pencarianuntuk string , dalam bidang sumber data , pilih item saat ini, dan di bidang dari bidang sumber , pilih nama.

    Teks alternatif

  5. Pilih OK.

  6. Pencarian yang disisipkan muncul dalam isi email. Teks alternatif

  7. Untuk menerbitkan alur kerja, pilih terbitkan.

Saat alur kerja berjalan dan email dihasilkan, pencarian digantikan oleh judul dokumen.

Menyisipkan Judul 5

Termasuk judul dokumen sangat berguna, tetapi mungkin lebih berguna untuk menyertakan hyperlink yang akan langsung mengarahkan Anda ke dokumen itu sendiri. Untuk melakukan ini, sertakan pencarian dalam hyperlink.

Bagian Atas Halaman

Sertakan hyperlink statis

Untuk menyertakan hyperlink statis — yang selalu tertaut ke alamat atau lokasi yang sama — dalam isi email alur kerja Anda, di sudut kanan atas panel alat pemformatan dalam dialog tetapkan pesan email , pilih tombol Edit hyperlink .

  1. Masukkan atau tempelkan teks statis yang ingin Anda munculkan.

  2. Pilih teks, lalu pilih Edit hyperlink.

    Teks alternatif
  3. Dalam dialog Edit hyperlink , masukkan alamat situs web. Teks alternatif

  4. Pilih OK.

    Hyperlink yang disisipkan muncul dalam isi email. Teks alternatif

Catatan: Program email berbasis teks tidak menyajikan hyperlink.

Untuk mempelajari tentang cara menggunakan pencarian alur kerja untuk membuat hyperlink dinamis yang mengarahkan ke berbagai alamat, tergantung pada item yang sedang dijalankan alur kerja, lihat menyertakan hyperlink ke item saatini.

Bagian Atas Halaman

Sertakan hyperlink ke item saat ini

Di bagian sebelumnya, sertakan hyperlink statis, alamat dalam contoh hyperlink tidak menyertakan informasi variabel: setiap kali alur kerja mengirim email, hyperlink mengarahkan ke halaman yang sama.

Namun, dengan menggunakan pencarian alur kerja, Anda dapat membuat tautan dinamis yang menggunakan informasi tentang item saat ini untuk menentukan URL yang ingin dituju.

Jika item saat ini adalah dokumen dalam pustaka dokumen

Dalam contoh pemberitahuan mulai alur kerja, Anda mungkin ingin menyediakan tautan ke dokumen baru itu sendiri:

  1. Masukkan atau tempelkan teks statis yang ingin Anda munculkan.

  2. Pilih teks, lalu pilih Edit hyperlink.

  3. Dalam dialog Edit hyperlink , pilih fungsi (FX).

    Tips: Setelah Anda menyisipkan pencarian, Anda tidak bisa menyeretnya ke lokasi baru. (Namun, Anda dapat "memindahkan" pencarian dengan menyeret teks lainnya di sekitarnya.) Demikian pula, Anda tidak dapat memotong, menyalin, atau menempelkan pencarian atau teks yang menyertakan pencarian.

  4. Dalam dialog pencarian untuk string , dalam bidang sumber dataSource , pilih item saat ini.

  5. Di bidang dari bidang sumber , pilih URL absolut, lalu pilih OK.

    Menyisipkan Hyperlink untuk Item Saat Ini 1 Menyisipkan Hyperlink untuk Item Saat Ini 2 Menyisipkan Hyperlink untuk Item Saat Ini 3

Saat Penerima email memilih link, dokumen akan terbuka untuk ditampilkan atau diedit.

Jika item saat ini adalah item daftar

Saat Anda membuat link ke item daftar — misalnya, pengumuman atau acara kalender — Anda bisa memilih untuk memiliki link yang membuka formulir tampilan (DispForm. aspx), atau formulir Edit (EditForm. aspx) dari item daftar.

Untuk membuat tautan yang membuka item daftar:

  1. Di browser, navigasikan ke daftar yang Anda inginkan untuk membuat alur kerja ini.

  2. Buka item daftar untuk setiap dokumen yang sudah ada di pustaka, gunakan Tampilkan item jika Anda ingin link Anda membuka formulir tampilan, atau Edit item jika Anda ingin link Anda membuka formulir Edit.

  3. Salin alamat di bilah alamat dari awal http: atau https: melalui tanda sama dengan (=).

    Menyisipkan Hyperlink untuk Item Daftar 1

  4. Teks ?ID= adalah kueri parameter string yang menginstruksikan halaman untuk menampilkan formulir untuk item apa pun di pustaka atau daftar saat ini yang memiliki ID daftar yang mengikuti tanda sama dengan (=) — yang dalam contoh ini akan menjadi ID daftar item saat ini, seperti diidentifikasi oleh alur kerja pencarian.

    Catatan: Jika item saat ini adalah tugas yang dibuat oleh salah satu dari tiga tindakan tugas alur kerja, dan jika Anda ingin link membuka formulir tugas kustom (dan bukan tampilan default atau edit formulir untuk daftar tugas), lihat Apakah item saat ini adalah formulir tugas kustom. Untuk tugas yang tidak dibuat oleh tindakan tugas alur kerja, dan untuk formulir tampilan yang bahkan tugasnya dibuat oleh salah satu tindakan tugas alur kerja, Anda hanya memerlukan prosedur saat ini.

  5. Dalam dialog tetapkan pesan email , masukkan atau tempelkan teks statis yang Anda inginkan untuk memunculkan tautan, misalnya-untuk menampilkan item daftar, klik di sini.

  6. Pilih teks, lalu pilih Edit hyperlink.

  7. Dalam kotak Edit hyperlink , untuk bidang Alamat , pilih penyusun string.

  8. Dalam dialog penyusun string , tempelkan alamat tersebut.

  9. Tempatkan titik penyisipan langsung setelah tanda sama dengan (=), lalu pilih Tambahkan atau Ubah pencarian.

  10. Dalam dialog pencarian untuk string , dalam bidang sumber , pilih item saat ini, dan di bidangdari bidang sumber , pilih id.

    Menyisipkan Hyperlink untuk Item Daftar 3

  11. Pilih OK.

    String terakhir dalam penyusun string harus diawali dengan http:// atau https:// dan diakhiri dengan [%Current Item:ID%]. Menyisipkan Hyperlink untuk Item Daftar 4

    Penting: Sementara pencarian ID item saat ini berguna dalam membuat link ke item daftar saat ini, pencarian berikut ini bisa menyajikan kesalahan dalam jalur yang dirender, dan kami tidak merekomendasikan mereka untuk dimasukkan dalam tautan email: jalur, URL relatif server, URL sumber, dan jalur URL.

  12. Pilih OK dua kali.

Link Anda akan muncul dalam teks berwarna biru dengan garis bawah di email.

Menyisipkan Hyperlink untuk Item Daftar 5

Jika Anda berencana menggunakan tautan lebih dari sekali, lanjut ke bagian berikutnya.

Menyimpan alamat item daftar sebagai variabel alur kerja

Anda dapat menyimpan URL formulir tampilan atau formulir edit item daftar di variabel alur kerja, sehingga Anda dapat menggunakannya di beberapa lokasi dalam alur kerja yang sama.

  1. Di jendela desainer alur kerja, pilih tindakan, lalu pilih ekstrak substring dari indeks string.

    Variabel 1

  2. Dalam tahapan, pilih string, dan pilih tombol elips [...].

  3. Dalam dialog penyusun string , tempelkan bagian teks statis dari URL (tetapi bukan pencarian untuk id item saat ini).

    Variabel 2

  4. Tempatkan titik penyisipan setelah tanda sama dengan (=), lalu pilih Tambahkan atau Ubah pencarian.

  5. Dalam dialog pencarian untuk string , dalam bidang sumber dataSource , pilih item saat ini, dan di bidang dari bidang sumber , pilih id.

    Variabel 3

  6. Pilih OK.

    Pencarian ditambahkan ke teks dalam dialog.

    Variabel 4

  7. Untuk menutup dialog penyusun string , pilih OK.

  8. Pilih 0 dalam mulai dari 0 dan ganti dengan 1.

    Catatan: Saat memulai dari memiliki nilai yang lebih besar dari 1, string terakhir memiliki karakter yang dihapus.

  9. Pilih variabel: substring atau variabel: substring1 dalam output menjadi variabel: substring.

  10. Dalam daftar, pilih buat variabel baru lalu, dalam dialog Edit variabel , masukkan nama untuk variabel baru.

  11. Pastikan bahwa tipe diatur ke string, lalu pilih OK. Variabel 5

  12. Pilih di bawah tindakan yang baru Anda buat dan tambahkan tindakan kirim email ke tindakan tersebut, lalu pilih pengguna ini dalam tindakan. Variabel 6

  13. Untuk menggunakan variabel baru dalam dialog tetapkan pesan email , masukkan atau tempelkan teks yang Anda inginkan untuk menampilkan link ke isi email. Pilih teks, dan dari menu pemformatan, pilih Edit hyperlink. Pilih tombol [FX], atau tombol elipsis [...], lalu pilih Tambahkan atau Ubah pencarian.

  14. Dalam dialog pencarian untuk string , dalam daftar kotak sumber data, pilih variabel alur kerja dan parameter.

  15. Di bidangdari daftar sumber , pilih variabel: nama variabel, lalu pilih OK, lalu pilih OK in kotak berikutnya.

    Variabel 7 Menentukan Layar Pesan Email setelah menyisipkan variabel

Anda sekarang dapat menyisipkan variabel ini di mana pun yang Anda inginkan di alur kerja saat ini.

Bagian Atas Halaman

Sertakan gambar

Anda bisa menyertakan grafik dalam email Anda dengan membuat variabel dan menggunakan tag gambar HTML <img/> untuk menautkan ke gambar yang disimpan sebagai file JPEG (. jpg) dan diunggah ke pustaka gambar di situs Anda.

  1. Di jendela desainer alur kerja, pilih tindakan, lalu pilih setel variabel alur kerja.

  2. Pilih variabel alur kerja, lalu pilih buat variabel baru.

  3. Dalam dialog Edit variabel , masukkan nama untuk variabel baru dan pastikan bahwa tipe diatur ke string, lalu pilih OK.

  4. Pilih nilai lalu pilih tombol elipsis [...]. Di jendela penyusun string , masukkan atau tempelkan URL untuk file gambar JPEG dalam format tag HTML- <img src ="URL"/> Pembangun String untuk Gambar

  5. Pilih OK.

  6. Tindakan yang disisipkan muncul seperti ini. Pengaturan Variable untuk menyisipkan gambar

  7. Pilih di bawah tindakan yang baru Anda buat dan tambahkan tindakan kirim email ke tindakan, lalu pilihpengguna t hese dalam tindakan. Memasukkan Tindakan Kirim Email

  8. Dalam dialog tetapkan pesan email , pilih Tambahkan atau Ubah pencarian.

  9. Dalam dialog pencarian untuk string , di daftar sumber data , pilih variabel dan parameter alur kerja.

  10. Di bidang dari daftar sumber , pilih variabel: nama variabel, lalu pilih OK. String Email dalam Alur Kerja Gambar Isi Pesan Email Alur Kerja dengan Gambar

  11. Untuk menutup jendela tetapkan pesan email dan menerbitkan alur kerja, pilih OK lagi.

 Saat email dikirim, gambar dari file JPEG akan muncul, bukan tag link.

Bagian Atas Halaman

Mengidentifikasi opsi yang tidak didukung

Kami tidak mendukung opsi berikut ini dengan versi saat ini dari tindakan kirim email :

  • Menentukan email pada baris Dari (Email yang dikirim oleh alur kerja selalu memperlihatkan alamat email yang ditentukan oleh administrator server pada baris dari . Hanya administrator server yang bisa mengubah hal ini, dan hanya dapat diubah untuk semua pemberitahuan di aplikasi web saat ini, bukan per alur kerja.)

  • Menggunakan lembar gaya berjenjang tersemat untuk memformat konten. Teks bisa diformat dengan menggunakan atribut Style , tapi kami tidak mendukung <style> tag dan kelas CSS.

  • Menggunakan pencarian alur kerja baik di kotak Kepada atau CC yang mereferensikan kolom tipe Orang atau Grup yang berisi beberapa nilai.

  • Menentukan Penerima Bcc untuk email.

  • Termasuk file lain dengan pesan sebagai lampiran.

  • Menyematkan gambar atau file grafik dalam pesan. Sebagai gantinya, Sertakan gambar.

Atas halaman

Lihat Juga

SharePoint 2013 Langkah demi langkah: Persiapan untuk Pengaturan Email Keluar

Memperkenalkan SharePoint Designer

Mengonfigurasi email Keluar untuk aplikasi web tertentu

Mengonfigurasi Manager Alur Kerja untuk bekerja dengan Farm SharePoint Server 2013

Referensi Cepat Tindakan Alur Kerja

Membuat daftar di SharePoint

Membuat kolom di daftar atau pustaka SharePoint

Mengubah kolom di daftar atau pustaka

Membuat peringatan atau berlangganan ke umpan RSS di SharePoint Online, SharePoint 2016, dan SharePoint 2013

Membuat peringatan atau berlangganan ke umpan RSS di SharePoint 2010

Tip Pemecahan Masalah Dasar 

Daftar pertanyaan berikut mungkin membantu memastikan penyebab masalah saat membuat alur kerja:

  1. Apakah Anda dapat membuat jenis alur kerja lain dalam daftar yang sama? Misalnya, cobalah untuk membuat alur kerja persetujuan.

  2. Apakah Anda dapat membuat alur kerja yang sama:

    • pada daftar yang sama di situs yang sama?

    • pada situs yang berbeda di bawah koleksi yang sama?

    • pada koleksi situs yang berbeda di bawah aplikasi web yang sama?

    • pada aplikasi web yang berbeda?

    • masuk dengan akun berbeda?

    • menggunakan komputer berbeda?

 Tip Pemecahan Masalah Tingkat Lanjut

Jika tidak ada tips pemecahan masalah dasar yang membantu menentukan penyebab masalah alur kerja, gunakan langkah-langkah berikut:

  1. Pastikan Anda memiliki izin yang dibutuhkan situs dan tingkat alur kerja. Masuk ke pengaturan situs>izin situs>izin Periksa/daftar pengaturan>izin untuk daftar ini, dan verifikasi hasil pemeriksaan izin sesuai yang berikut ini:

    1. Izin minimum untuk mendesain alur kerja (menyimpan dan menerbitkan):

      1. di situs SharePoint: Desain

      2. di daftar SharePoint: Edit

    2. Izin minimum untuk memulai alur kerja:

      1. di situs SharePoint: Tampilkan Saja/Baca

      2. di daftar SharePoint: Kontribusi

  2. Pastikan pengaturan email keluar diatur ke server Exchange yang benar.

    1. Buka Prompt Perintah sebagai administrator

    2. Jalankan nslookup <Exchange alamat server>. Misalnya: nslookup exch.contoso.com

    3. Anda akan melihat Alamat IP server Exchange yang teratasi di output. Jika tidak, hubungi administrator Exchange Anda dan tanyakan Exchange yang benar dan sepenuhnya memenuhi nama domain (FDQN).

  3. Kirim email ke orang yang sama menggunakan fungsi sendemail kelas sputility dengan SharePoint Management Shell menggunakan langkah-langkah berikut ini.

    1. Buka Shell Manajemen SharePoint sebagai administrator. (Klik kanan SharePoint manajemen Shell>Jalankan sebagai administrator)

    2. Jalankan skrip berikut. Jika skrip merespons dengan True, dan pengguna menerima email dari SharePoint, SMTP dikonfigurasikan dengan benar di SharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Menggunakan fungsionalitas SMTP, kirim email ke pengguna yang sama dari server SharePoint . Ikuti langkah pada Gunakan Telnet untuk menguji komunikasi SMTP.

Catatan: Secara default, SharePoint tidak membuat entri log untuk email keluar. SharePoint tidak pernah mengirim email secara langsung. Email yang diteruskan melalui server SMTP (Exchange) dikonfigurasikan di Administrasi Pusat. Untuk memecahkan masalah tipe alur kerja ini, ikuti langkah sebelumnya.

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

×