Mulai membuat, mengelola, dan berbagi file di OneDrive dan SharePoint

Tonton: Kapan menggunakan OneDrive vs. SharePoint

OneDrive adalah platform penyimpanan awan tempat Anda dapat menyimpan file individual atau pribadi. OneDrive terintegrasi erat dengan aplikasi seperti Word, Excel, dan PowerPoint yang menjadikannya tempat yang nyaman untuk menyimpan dan mengakses dokumen sensitif Anda dengan aman.

Gunakan OneDrive saat Anda ingin membuat dokumen yang hanya milik Anda, misalnya, saat mengerjakan informasi yang sangat sensitif atau pribadi.

Untuk mulai menggunakan One Drive, masuk ke akun Microsoft Atau mendaftar untuk mendapatkannya, unduh dan instal aplikasi desktop OneDrive, lalu ikuti perintah untuk masuk dan pilih folder yang ingin disinkronkan ke awan. 

• Untuk membuat file baru di OneDrive, cukup klik tombol Baru dan pilih tipe file yang ingin Anda buat, seperti dokumen Word atau lembar bentang Excel.

• Untuk mengelola file di OneDrive, klik kanan file dan pilih Ganti Nama untuk memberinya nama yang lebih deskriptif atau seret dan letakkan file ke folder lain untuk organisasi yang lebih baik.

• Untuk berbagi file dengan OneDrive - klik tombol Bagikan dan masukkan alamat email orang-orang yang anda inginkan untuk berbagi file dengan Anda. Pelajari selengkapnya tentang cara mengelola file di OneDrive.

SharePoint adalah alat kolaborasi yang digunakan untuk mengelola dan berbagi file serta informasi di seluruh organisasi. SharePoint memungkinkan beberapa pengguna untuk berkolaborasi di satu lokasi terpusat.

Gunakan SharePoint saat Anda perlu membuat dokumen yang akan ditulis dan dikelola oleh tim orang atau saat perlu dibagikan secara luas. Misalnya, gunakan sebagai lokasi terpusat bagi anggota tim untuk menampilkan garis waktu, tugas, dan tonggak pencapaian proyek. Ini memungkinkan tim untuk melacak kemajuan, tetap sesuai jadwal, dan berkolaborasi dengan lebih efisien.

• Untuk membuat file baru di SharePoint, navigasikan ke pustaka dokumen tempat Anda ingin membuat file dan klik tombol Baru .

• Untuk mengelola file, lihat file untuk membuat perubahan, lalu periksa kembali file saat Anda selesai.

• Untuk berbagi file, klik file dan pilih Bagikan. Anda juga bisa berkolaborasi secara real-time dengan membuka file dalam aplikasi yang sesuai, seperti Word atau Excel, dan mengaktifkan penulisan bersama. Untuk menampilkan versi file sebelumnya, klik file dan pilih Riwayat Versi. Pelajari selengkapnya tentang cara mengelola file di SharePoint.

Mengatur akses internal, vendor, kontraktor, dan pihak eksternal  

Untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang sah yang memiliki akses ke file dan data sensitif di OneDrive dan SharePoint:

• Tentukan kebijakan akses untuk berbagai tipe pengguna seperti internal, vendor, kontraktor, dan pihak eksternal. Misalnya, Anda dapat membuat kebijakan akses yang hanya memungkinkan karyawan tertentu untuk mengakses informasi rahasia, seperti data keuangan atau informasi pelanggan. Anda juga bisa menentukan tipe data yang bisa mereka akses, bagaimana mereka bisa mengaksesnya, dan berapa lama. Ini memastikan bahwa hanya pengguna yang sah yang memiliki akses ke file dan data sensitif.

• Gunakan izin dan peran untuk mengontrol akses ke file atau folder tertentu. Misalnya, berikan akses baca-saja ke anggota tim yang perlu menampilkan file tetapi tidak membuat perubahan, seperti seseorang yang tidak terlibat langsung dalam proyek tetapi harus tetap mendapatkan informasi. Dengan menetapkan izin dan peran ini, Anda dapat memastikan bahwa hanya pengguna yang sah yang memiliki akses ke informasi sensitif dan bahwa mereka hanya dapat menampilkan dan mengedit file yang telah diberi akses.

• Gunakan multi-factor authentication untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang sah yang dapat mengakses data sensitif. Hal ini dapat mencakup mengharuskan pengguna untuk memberikan kata sandi dan kode yang dikirim ke perangkat seluler atau email mereka.

• Pantau akses dan penggunaan lingkungan OneDrive dan SharePoint Anda untuk mendeteksi dan mencegah akses atau penggunaan yang tidak sah. Misalnya, dengan meninjau log aktivitas pengguna, Anda dapat mengidentifikasi aktivitas yang tidak biasa, seperti upaya akses yang tidak sah, dan mengambil tindakan untuk mencegah pelanggaran data.

• Terapkan enkripsi untuk data sensitif untuk memastikan bahwa bahkan jika seseorang mendapatkan akses yang tidak sah ke data, mereka tidak dapat membacanya tanpa kunci dekripsi. Hal ini dapat membantu mencegah pelanggaran data, melindungi data pelanggan, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan privasi data.

• Atur tanggal kedaluwarsa untuk tautan bersama untuk memastikan bahwa akses dicabut secara otomatis setelah periode tertentu. Misalnya, jika Anda berbagi kontrak dengan vendor atau kontraktor dan ingin memastikan bahwa vendor atau kontraktor hanya memiliki akses ke dokumen untuk waktu yang terbatas, Anda bisa mengatur tanggal kedaluwarsa dan akses ke dokumen akan dicabut secara otomatis setelah periode yang ditetapkan. Ini mengurangi risiko dokumen diakses oleh pihak yang tidak sah.

Dengan menerapkan langkah-langkah ini, Anda dapat mengatur akses internal, vendor, kontraktor, dan pihak eksternal di OneDrive dan SharePoint serta menjaga keamanan data Anda. Pelajari selengkapnya tentang cara melindungi data Anda.

Mengurangi kerentanan OneDrive dan SharePoint  

Meskipun OneDrive dan SharePoint menawarkan banyak fitur keamanan untuk melindungi dari pelanggaran data, masih ada beberapa kerentanan utama yang dapat memengaruhi keamanan entitas ini:

• Serangan pengelabuan dapat menipu pengguna agar memberikan kredensial masuk mereka, yang kemudian dapat digunakan untuk mengakses OneDrive atau SharePoint.

• Kata sandi yang lemah juga dapat dengan mudah ditebak atau retak, yang mengarah ke akses yang tidak sah.

• Malware dapat digunakan untuk mencuri kredensial masuk, mengambil data sensitif, atau mengambil kontrol atas perangkat pengguna, yang dapat membahayakan OneDrive atau SharePoint.

• Ancaman Insider, seperti karyawan secara sengaja atau tidak sengaja berbagi data sensitif dengan pihak yang tidak sah, juga dapat menimbulkan risiko pada OneDrive atau SharePoint. Pelajari selengkapnya tentang cara mengelola risiko insider.

Untuk mengurangi kerentanan ini, penting untuk menerapkan praktik terbaik keamanan, mendidik pengguna, dan meninjau dan mengaudit izin pengguna secara teratur. Penting juga untuk memiliki rencana respons insiden yang komprehensif untuk merespons insiden keamanan yang mungkin terjadi dengan cepat.