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Quando si aggiungono persone al progetto, tenere a mente quanto segue:
Per trovare altri articoli in questa serie di guide informative sulla gestione dei progetti, consultare la Guida di orientamento alla gestione dei progetti. |
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Suggerimenti per la gestione dei progetti prima di iniziare . . .
Se non si ha familiarita' con la gestione dei progetti Se non si ha familiarità con la gestione dei progetti, si potrebbe rendersi conto che c'è molto di più di cui preoccuparsi oltre all'aggiunta di attività, ad esempio il numero di persone da assegnare, come tenere conto delle festività e delle ferie delle persone e come e dove inserire informazioni personali come numeri di telefono, indirizzi di posta elettronica e informazioni sugli stipendi.
Di seguito sono illustrati alcuni suggerimenti per iniziare.
Informazioni su quali tipi di risorse è possibile assegnare alle attività Dopo aver raccolto le informazioni necessarie sulle attività di progetto, identificare i tipi di risorse necessari.
- People risorse Risorse che in genere vengono considerate come attività. Talvolta i project manager le chiamano risorse lavorative in contrapposizione ai materiali e alle attrezzature.
- Risorse dell'organizzazione Queste risorse sono risorse di lavoro gestite e condivise in un'organizzazione. Le risorse dell'organizzazione vengono usate con Project Professional.
- Risorse materiali Queste risorse includono i computer o i macchinari usati per completare il lavoro sulle attività.
- Risorse generiche Queste risorse specificano i requisiti di personale per le attività e non individui specifici, ad esempio falegnami o sviluppatori.
Considerare in che modo il numero di risorse cambia la durata Quando si inseriscono più risorse in un'attività, si prevede che la durata di un'attività si abbrevi. In molti casi, tuttavia, l'aggiunta di persone a un'attività può avere l'effetto opposto. Può aggiungere costi aggiuntivi, comunicazioni aggiuntive e altre inefficienze. Ad esempio, la progettazione di un nuovo ponte a pedaggio probabilmente non sarà più veloce se si raddoppia il numero di architetti del progetto. Project consente di controllare cosa accade alla durata delle attività dopo l'aggiunta alle attività.
Considerare in che modo le capacità di una persona influiscono sulla durata dell'attività L'esperienza di una persona può influire direttamente sulla durata dell'attività. Ci si potrebbe aspettare che una persona con cinque anni di esperienza completi un'attività in meno tempo rispetto a qualcuno con due.
Se sei un project manager esperto Man mano che i progetti si ingrandiono, ci sono più cose a cui pensare. Ora ci si preoccupa di usare risorse in altri reparti, assumere fornitori, tenere traccia del lavoro di centinaia di persone, generare report per dirigenti e numerose altre complessità a cui non si è ancora pensato. Fortunatamente, Microsoft Project offre gli strumenti di cui hai bisogno.
Di seguito sono illustrati alcuni suggerimenti per migliorare le competenze.
Rivedere e perfezionare le stime di durata Usare le informazioni raccolte sul progetto corrente e sui progetti simili per perfezionare le stime della durata. La precisione delle stime per i requisiti delle risorse e, alla fine, dei costi del progetto dipende molto dalla precisione delle previsioni della durata dell'attività.
Tenere traccia dell'avanzamento delle risorse Assicurarsi che le persone del progetto inviino aggiornamenti regolari sullo stato delle attività. Le visualizzazioni e i report di Microsoft Project consentono di tenere sempre sotto controllo le attività di tutte le risorse.
Identificare i problemi di sovrassegnazione delle risorse Project consente di identificare più facilmente quando le persone lavorano a troppe attività contemporaneamente.
Tenere sotto controllo le basi di riferimento Le previsioni offrono uno snapshot del progetto in modo da confrontare lo stato di avanzamento corrente con quello pianificato all'inizio.
Distribuire il lavoro livellando Quando le persone lavorano su troppe attività contemporaneamente, Project può modificare le assegnazioni in base a un carico di lavoro più realistico. Il livellamento delle assegnazioni delle risorse è un modo per uniformare il carico di lavoro.
Esportare i dati del progetto in Excel per un'ulteriore analisi Excel può essere utile quando è necessaria un'ulteriore analisi delle informazioni di Project. È ad esempio possibile esportare informazioni sull'attività e sulla risorsa in Excel per creare rapporti avanzati sul costo realizzato e quindi visualizzare le informazioni tramite grafici sparkline per vedere come si comportano i costi relativamente alla quantità di lavoro completato.
Formare i dipendenti con nuove competenze Le grandi organizzazioni investono tempo e denaro per formare i propri dipendenti per nuove competenze e per lavorare in ambienti diversi. La formazione dei dipendenti correnti può rappresentare una soluzione economia per migliorare le prestazioni piuttosto che assumere nuove persone.
Passaggio 1: aggiungere persone al progetto
| Aggiungere persone al progetto | È necessario aggiungere persone e altre risorse prima di assegnarle alle attività. Le altre risorse possono includere risorse materiali, ad esempio cemento o vernice, o risorse costi, ad esempio le tariffe aeree e i ristoranti. |
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| Modificare i giorni lavorativi per il calendario di progetto | Dopo aver aggiunto persone a un progetto, modificare i calendari di lavoro per tenere conto dell'orario di lavoro. Project presuppone che la maggior parte delle persone lavori in una settimana standard, dal lunedì al venerdì, dall'8:00 alle 17:00. Ma non è necessario rispettare la pianificazione del lavoro. |
| Aggiungere giorni di vacanza | Abbiamo tutti bisogno di vacanze. Ci ammaliamo tutti. E a tutti noi piacciono le vacanze. Informazioni su come tenere conto di questo tempo non programmato aggiungendolo alla pianificazione. |
| Condividere le persone usando un pool di risorse | È possibile aggiungere persone al progetto da un pool di risorse. Un pool di risorse permette di tenere tutte le informazioni sulle persone in un unico file di Project usato come parte dei progetti principali. |
| Nascondere una colonna con informazioni riservate | È possibile aggiungere a un progetto informazioni riservate, quali i compensi e i numeri di telefono, ma nascondere queste informazioni dalle visualizzazioni senza perderle. |
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Passaggio 2: assegnare persone e altre risorse alle attività
| Assegnare persone allo svolgimento di attività | Dopo aver aggiunto attività alla programmazione, è possibile iniziare ad assegnare delle persone allo svolgimento di tali attività. |
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| Visualizzare i carichi di lavoro e la disponibilità delle risorse | È possibile trovare risorse sovrassegnate o sottoassegnate in un progetto o in più progetti e verificare se le assegnazioni effettuate hanno generato conflitti. |
| Visualizzare i nomi delle attività accanto alle barre del diagramma di Gantt | È possibile interpretare in modo più semplice le barre del diagramma di Gantt se vengono visualizzati anche i nomi delle attività. Questa visualizzazione è utile nei report e nelle riunioni. |
| Immettere i costi per il personale e i materiali | Quando si aggiungono persone a un progetto, si aggiungono i relativi costi. Dopo aver assegnato le persone alle attività, Microsoft Project calcola automaticamente il costo del progetto. |
| Controllare gli aggiornamenti dello stato | Se le persone hanno immesso il proprio stato di lavoro in Project Web App, è possibile visualizzare le modifiche alla programmazione in Project. |
| Rimuovere una persona dal progetto | People abbandonare i progetti, lasciare l'azienda o, forse perché hai digitato un nome errato, non è mai esistito davvero in primo luogo. Per tutti questi motivi, potrebbe essere necessario rimuovere persone da un progetto. |
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Passaggio 3: gestire persone e altre risorse
| Scegliere la visualizzazione più adatta per visualizzare le risorse | Dopo aver assegnato le persone alle attività e dopo che il lavoro è iniziato, usare le diverse visualizzazioni di Project per monitorare lo stato delle attività e modificare la programmazione. |
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| Modificare la durata di un'attività | Un modo per gestire i problemi di carico di lavoro è ridurre la durata delle attività. |
| Distribuire il lavoro per ridurre il carico di lavoro del personale | Se le persone di un progetto lavorano su troppe assegnazioni contemporaneamente, Project può distribuire il lavoro più equamente. |
| Modificare l'impostazione basata sulle risorse per i tipi di attività | Quando si aggiungono o rimuovono persone da un'attività, Project allunga o accorcia la durata dell'attività. Questo metodo è detto programmazione basata sulle risorse. Se non si desidera modificare la durata, è possibile modificare l'impostazione basata sulle risorse dell'attività. |
| Verificare l'avanzamento della programmazione | Tenere traccia del lavoro in un progetto non è solo fondamentale per garantire che il progetto termini nei tempi previsti. Permette anche di imparare da errori e successi in un progetto. |
| Salvare una previsione | Quando il responsabile chiede come sta procedendo il progetto rispetto al piano originale, l'ultima cosa che si vuole dire è "Non lo so". Per evitarlo, è possibile impostare una previsione, ovvero uno snapshot della programmazione originaria prima dell'inizio delle attività del progetto. |
| Visualizzare un report di progetto sullo stato di avanzamento del personale | Creare e personalizzare report grafici dell'avanzamento del progetto. È possibile visualizzare i report in Project o esportarli in altre applicazioni, quali PowerPoint, Word o Excel. |
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