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Quando si aggiungono persone al progetto, tenere a mente quanto segue:
Per trovare altri articoli in questa serie di guide informative sulla gestione dei progetti, consultare la Guida di orientamento alla gestione dei progetti. |
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Suggerimenti per la gestione dei progetti prima di iniziare. . .
Se non hai esperienza nella gestione dei progetti Se non hai esperienza nella gestione dei progetti, potresti renderti conto che c'è molto di più di cui preoccuparsi oltre alla semplice aggiunta di attività, come il numero di persone da assegnare, come tenere conto delle ferie e dei periodi di ferie delle persone e come e dove inserire informazioni personali come numeri di telefono, indirizzi di posta elettronica e informazioni sullo stipendio.
Di seguito sono illustrati alcuni suggerimenti per iniziare.
Informazioni sui tipi di risorse che è possibile assegnare alle attività Dopo aver raccolto le informazioni necessarie sulle attività di progetto, identificare i tipi di risorse necessarie.
- Risorse per le People Si tratta di risorse che normalmente consideriamo come se stessero lavorando su attività. Talvolta i project manager le chiamano risorse lavorative in contrapposizione ai materiali e alle attrezzature.
- Risorse dell'organizzazione Queste risorse sono risorse di lavoro gestite e condivise all'interno di un'organizzazione. Le risorse dell'organizzazione vengono usate con Project Professional.
- Risorse materiali Queste risorse includono computer o macchinari utilizzati per completare il lavoro sulle attività.
- Risorse generiche Queste risorse specificano i requisiti del personale per le attività e non individui specifici, come falegnami o sviluppatori.
Considerare in che modo il numero di risorse cambia la durata Quando si assegnano più risorse a un'attività, ci si aspetta che la durata di un'attività si riduca. In molti casi, tuttavia, l'aggiunta di persone a un'attività può avere l'effetto opposto. Può aggiungere costi aggiuntivi, comunicazioni aggiuntive e altre inefficienze. Ad esempio, il progetto di un nuovo ponte a pedaggio probabilmente non andrà più veloce se raddoppi il numero di architetti del progetto. Project consente di controllare cosa succede alle durate delle attività dopo averle aggiunte alle attività.
Considera in che modo le capacità di una persona influiscono sulla durata delle attività L'esperienza di una persona può influire direttamente sulla durata dell'attività. Ci si potrebbe aspettare che una persona con cinque anni di esperienza completi un compito in meno tempo rispetto a una persona con due.
Se sei un project manager esperto Man mano che i progetti diventano più grandi, ci sono più cose a cui pensare. Ora ti preoccupi di utilizzare risorse in altri reparti, assumere fornitori, tenere traccia del lavoro di un centinaio di persone, generare report per i dirigenti e numerose altre complessità a cui non hai ancora pensato. Fortunatamente, Microsoft Project include gli strumenti avanzati necessari.
Di seguito sono illustrati alcuni suggerimenti per migliorare le competenze.
Rivedere e perfezionare le stime della durata Utilizzare le informazioni raccolte sul progetto corrente e su progetti simili per perfezionare le stime della durata. La precisione delle stime per i requisiti delle risorse e, alla fine, dei costi del progetto dipende molto dalla precisione delle previsioni della durata dell'attività.
Tieni traccia dello stato di avanzamento delle risorse Assicurarsi che le persone del progetto inviino regolarmente aggiornamenti sullo stato delle attività. Le visualizzazioni e i report di Microsoft Project consentono di tenere sempre sotto controllo le attività di tutte le risorse.
Identificare i problemi di sovrassegnazione delle risorse Project consente di identificare quando le persone stanno lavorando su troppe attività contemporaneamente.
Tenere sotto controllo le baseline Le previsioni forniscono un'istantanea del progetto in modo da poter confrontare lo stato di avanzamento corrente con quello pianificato all'inizio.
Distribuire il lavoro livellando Quando le persone lavorano su troppe attività contemporaneamente, Project può adattare le assegnazioni a un carico di lavoro più realistico. Il livellamento delle assegnazioni delle risorse è un modo per uniformare il carico di lavoro.
Esportare i dati del progetto in Excel per un'ulteriore analisi Excel può essere utile quando è necessario analizzare ulteriormente le informazioni di Project. È ad esempio possibile esportare informazioni sull'attività e sulla risorsa in Excel per creare rapporti avanzati sul costo realizzato e quindi visualizzare le informazioni tramite grafici sparkline per vedere come si comportano i costi relativamente alla quantità di lavoro completato.
Acquisire nuove competenze per i dipendenti Le grandi organizzazioni investono tempo e denaro per formare i propri dipendenti a nuove competenze e per lavorare in ambienti diversi. La formazione dei dipendenti correnti può rappresentare una soluzione economia per migliorare le prestazioni piuttosto che assumere nuove persone.
Passaggio 1: aggiungere persone al progetto
| Aggiungere persone al progetto | È necessario aggiungere persone e altre risorse prima di assegnarle alle attività. Le altre risorse possono includere risorse materiali, ad esempio cemento o vernice, o risorse costi, ad esempio le tariffe aeree e i ristoranti. |
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| Modificare i giorni lavorativi per il calendario di progetto | Dopo aver aggiunto persone a un progetto, modificare i loro calendari di lavoro per tenere conto del loro orario di lavoro. Project presuppone che la maggior parte delle persone lavori una settimana standard, dal lunedì al venerdì, dalle 8:00 alle 17:00. Ma non devi attenerti a quel programma di lavoro. |
| Aggiungere giorni di vacanza | Tutti abbiamo bisogno di vacanze. Ci ammaliamo tutti. E a tutti noi piacciono le nostre vacanze. Informazioni su come tenere conto di questo periodo non programmato aggiungendolo alla pianificazione. |
| Condividere le persone usando un pool di risorse | È possibile aggiungere persone al progetto da un pool di risorse. Un pool di risorse permette di tenere tutte le informazioni sulle persone in un unico file di Project usato come parte dei progetti principali. |
| Nascondere una colonna con informazioni riservate | È possibile aggiungere a un progetto informazioni riservate, quali i compensi e i numeri di telefono, ma nascondere queste informazioni dalle visualizzazioni senza perderle. |
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Passaggio 2: assegnare persone e altre risorse alle attività
| Assegnare persone allo svolgimento di attività | Dopo aver aggiunto attività alla programmazione, è possibile iniziare ad assegnare delle persone allo svolgimento di tali attività. |
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| Visualizzare i carichi di lavoro e la disponibilità delle risorse | È possibile trovare risorse sovrassegnate o sottoassegnate in un progetto o tra progetti e verificare se le assegnazioni effettuate hanno generato conflitti. |
| Visualizzare i nomi delle attività accanto alle barre del diagramma di Gantt | È possibile interpretare in modo più semplice le barre del diagramma di Gantt se vengono visualizzati anche i nomi delle attività. Questa visualizzazione è utile nei report e nelle riunioni. |
| Immettere i costi per il personale e i materiali | Quando si aggiungono persone a un progetto, si aggiungono i relativi costi. Dopo aver assegnato le persone alle attività, Microsoft Project calcola automaticamente il costo del progetto. |
| Controllare gli aggiornamenti dello stato | Se gli utenti hanno immesso il proprio stato di lavoro in Project Web App, è possibile visualizzare le modifiche alla programmazione in Project. |
| Rimuovere una persona dal progetto | Le People lasciano i progetti, lasciano l'azienda o, forse perché hai sbagliato a scrivere un nome, non sono mai esistite davvero. Per tutti questi motivi, potrebbe essere necessario rimuovere persone da un progetto. |
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Passaggio 3: gestire persone e altre risorse
| Scegliere la visualizzazione più adatta per visualizzare le risorse | Dopo aver assegnato le persone alle attività e dopo che il lavoro è iniziato, usare le diverse visualizzazioni di Project per monitorare lo stato delle attività e modificare la programmazione. |
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| Modificare la durata di un'attività | Un modo per gestire i problemi di carico di lavoro è ridurre la durata delle attività. |
| Distribuire il lavoro per ridurre il carico di lavoro del personale | Se le persone di un progetto lavorano su troppe assegnazioni contemporaneamente, Project può distribuire il lavoro più equamente. |
| Modificare l'impostazione basata sulle risorse per i tipi di attività | Quando si aggiungono o rimuovono persone da un'attività, Project allunga o accorcia la durata dell'attività. Questo metodo è detto programmazione basata sulle risorse. Se non si desidera modificare la durata, è possibile modificare l'impostazione basata sulle risorse dell'attività. |
| Verificare l'avanzamento della programmazione | Tenere traccia del lavoro su un progetto non è solo fondamentale per garantire che il progetto si concluda in tempo. Ti consente anche di imparare dagli errori e dai successi in un progetto. |
| Salvare una previsione | Quando il tuo capo ti chiede come sta andando il tuo progetto rispetto al tuo piano originale, l'ultima cosa che vuoi dire è "Non lo so". Per evitarlo, è possibile impostare una previsione, ovvero uno snapshot della programmazione originaria prima dell'inizio delle attività del progetto. |
| Visualizzare un report di progetto sullo stato di avanzamento del personale | Creare e personalizzare report grafici dell'avanzamento del progetto. È possibile visualizzare i report in Project o esportarli in altre applicazioni, quali PowerPoint, Word o Excel. |
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