Le organizzazioni e i team hanno forme e dimensioni diverse e i membri del team possono essere locali o sparsi in tutto il mondo. Possono includere fornitori e appaltatori insieme a dipendenti a tempo pieno. Le iniziative e il lavoro possono riguardare aziende, organizzazioni e team di piccoli progetti.
Microsoft 365, inclusi Teams, SharePoint e OneDrive, è progettato come un toolkit universale per offrire ai membri del team modi integrati e flessibili per lavorare ai progetti e alle attività.
Questa guida è incentrata sulle potenti funzionalità di Teams, SharePoint e OneDrive, tra cui archiviazione dei documenti, collaborazione, condivisione e conversazioni. Non è necessario usare un solo strumento per completare il lavoro, ognuno dei quali collabora per garantire una produttività ottimale.
Ecco un esempio di come usare questi servizi insieme: quando si crea un team, vengono creati automaticamente un gruppo di Office 365 e un sito del team di SharePoint. È possibile caricare i documenti nel sito del team di SharePoint. Quindi, quando una bozza del documento è pronta per la revisione, è facile aggiungere il file al team di Teams e usare il sistema basato su chat per comunicare a tutti che è pronto per la revisione. I membri del team possono aprire il file direttamente in Teams e iniziare ad apportare modifiche o aggiungere commenti. Se un membro del team archivia un file in OneDrive, può anche essere aggiunto al canale Teams usando la scheda File in Teams. Soprattutto, è possibile usare Teams per dispositivi mobili, in modo che i membri del progetto possano lavorare ovunque.
Riepilogo
Questa tabella fornisce un riepilogo generale di come è possibile utilizzare Teams, SharePoint e OneDrive in situazioni diverse. Scorrere la pagina verso il basso per altre informazioni.
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Utenti principali |
Ottimo per... |
Condivisione e controllo dell'accesso |
Conversazioni e comunicazioni |
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Team |
I teamorientati al progetto possono avviare una conversazione, collaborare a file, chiamare e incontrarsiproprio dove sta accadendo il lavoro. |
Teams può essere pubblico (aperto a chiunque nell'organizzazione) o privato(appartenenza gestita). |
Comunicare in tempo reale con i membri del team in un ambiente basato su chat e nelle riunioni online. |
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Team, gruppo, organizzazione |
Archiviare file nel cloud e condividerli con il team o l'organizzazione, usando una solida gestione delle autorizzazioni e creando siti ricchi di funzionalità da aggiungere al canale di Teams. |
Condividere file con il team, l'organizzazione e gli utenti esterni. Usare Office 365 Gruppi per controllare l'accesso ai siti del team o configurare autorizzazioni più affidabili per siti e documenti. |
Comunicare usando SharePoint News. Le notizie possono essere aggiunte anche al canale di Teams. È anche possibile aggiungere commenti e Mi piace alle pagine di SharePoint. |
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Singolo e team |
Archiviazione e sincronizzazione di file personali eaziendali o dell'istituto di istruzione nel cloud e accesso da qualsiasi posizione su qualsiasi dispositivo. Ideale per il lavoro in corso e la condivisione con individui specifici. |
I documenti sono privati finché non vengono condivisi. Condividere i file singolarmente e lavorare ai documenti di Office con altri contemporaneamente. |
Aggiungere commenti ai documenti e usare il segno di @con il nome di un utente. La persona menzionata riceve un messaggio di posta elettronica con un collegamento al commento. |
Uso di Teams, SharePoint e OneDrive
È possibile archiviare e condividere file usando SharePoint, OneDrive e Microsoft Teams. SharePoint è alla base di ognuno di questi strumenti, ma ognuno di essi può essere usato in modi specifici per accelerare la collaborazione e l'efficienza in situazioni diverse.
Note:
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Quando si crea un nuovo team o un canale privato in Microsoft Teams, viene creato automaticamente un sito del team in SharePoint. Per modificare la descrizione o la classificazione del sito per questo sito del team, passare alle impostazioni del canale corrispondente in Microsoft Teams.
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Altre informazioni sulla gestione dei siti dei team connessi a Microsoft Teams.
Quando si collabora in tempo reale, è possibile risparmiare molto tempo per accedere facilmente ai file importanti per il progetto. I file condivisi in Microsoft Teams sono disponibili proprio dove si hanno conversazioni e riunioni e il team può gestirli insieme. I documenti condivisi in Microsoft Teams vengono archiviati in SharePoint, quindi si ottiene il meglio da entrambi i mondi.
È possibile comunicare tramite chat in thread e persistenti e tenere tutti informati. In Microsoft Teams, è anche possibile chattare in privato con qualsiasi contatto, anche quando è offline, il che è particolarmente comodo quando il contatto si trova in un fuso orario diverso. Con la cronologia delle conversazioni persistente, è possibile avviare e continuare gli scambi in qualsiasi momento. Usare la chat privata per creare un documento in modalità condivisa in tempo reale e continuare a collaborare dopo una chiamata. Puoi anche aggiungere chat importanti per un facile recupero.
Teams può essere pubblico o privato. I team pubblici sono aperti a chiunque nell'organizzazione. Viene gestita l'appartenenza ai team privati.
Altre informazioni su Microsoft Teams.
Ogni canale di Teams ha un sito del team di SharePoint e ogni sito del team di SharePoint ha un canale di Teams. SharePoint è ideale per archiviare file nel cloud e renderli accessibili a un ampio pubblico. È anche possibile sfruttare la solida gestione delle autorizzazioni per i file, i flussi dei processi dei documenti, i criteri di conservazione e altro ancora. Ecco come usare SharePoint:
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Collaborare sui file in Teams, creare pagine, usare un blocco appunti condiviso e usare il gruppo di Office 365 integrato per riunire conversazioni, calendari e attività.
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Distribuire la proprietà e le autorizzazioni in una più ampia raccolta di persone. Se un documento è importante per il successo di un progetto, è opportuno fare in modo che altre persone possano controllare cosa accade nel sito.
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Concedere autorizzazioni per un sito anziché per singoli documenti. Se le persone hanno accesso al sito del team, hanno accesso anche ai documenti archiviati nel sito.
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Creare pagine del sito accattivanti ed efficaci per organizzare le informazioni, pubblicare notizie, fornire informazioni di contatto e fornire la navigazione a documenti, elementi multimediali e altri tipi di informazioni.
Altre informazioni su SharePoint.
I file personali o i documenti a cui si sta lavorando solo tu possono essere archiviati in modo sicuro in OneDrive. Si tratta di un repository personale, una versione cloud di Documenti. I file sono sempre sincronizzati e disponibili per l'accesso anche quando si è offline. Con OneDrive, i file sono sempre con te e pronti per la condivisione. In termini di longevità, OneDrive è ideale per lavorare in corso. Ecco alcuni esempi di come sfruttare OneDrive:
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Si vogliono condividere singoli file con poche persone o non condividerli affatto.
I documenti inseriti in OneDrive sono privati finché non vengono condivisi. È possibile condividere i file singolarmente e lavorare ai documenti di Office con altri utenti contemporaneamente. In questo modo OneDrive per il lavoro o l'istituto di istruzione è un'ottima opzione per le bozze di documenti che nessun altro ha bisogno di vedere. Ad esempio, si sta scrivendo un post di blog che può non essere associato a un progetto e si vuole sottoporlo ad alcuni colleghi prima di pubblicarlo. In un caso come questo ci si aspetta che le persone coinvolte usino il documento una sola volta senza bisogno di spazio di archiviazione aggiuntivo o informazioni contestuali. Serve solo un collegamento al documento e l'autorizzazione di modifica. Inoltre, è possibile commentare i documenti e usare il simbolo @con il nome di una persona e la persona menzionata riceve un messaggio di posta elettronica con un collegamento al commento.
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Pubblicare un file da OneDrive a un canale di Teams per la revisione.
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Non è possibile identificare un sito del team esistente a cui appartiene il documento e non si ritiene che lo scopo del documento giustifichi la creazione di uno nuovo.
Per informazioni più approfondite, vedere Salvare i documenti in OneDrive per un sito del team?
