Informazioni sui flussi di lavoro Approvazione

Informazioni sui flussi di lavoro Approvazione

SharePoint flussi di lavoro consentono di automatizzare i processi aziendali, rendendoli più coerenti e più efficienti. Il flusso di lavoro approvazione consente di instradare documenti e altri elementi archiviati in SharePoint a una o più persone per l'approvazione.

Nota: I flussi di lavoro di SharePoint 2010 sono stati ritirati dal 1 ° agosto 2020 per i nuovi tenant e rimossi dai tenant esistenti il 1 ° novembre 2020. Se si usano flussi di lavoro di SharePoint 2010, è consigliabile eseguire la migrazione a Power Automate o ad altre soluzioni supportate. Per altre info, Vedi pensionamento del flusso di lavoro di SharePoint 2010.

Per altre informazioni, vedere informazioni sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint.

Importante: Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro approvazione non viene attivato e non è elencato nella casella di riepilogo Seleziona un modello di flusso di lavoro del modulo di associazione. Per renderlo disponibile per l'uso, un amministratore del sito deve attivarle a livello di raccolta siti. Accedere alle impostazioni del sito > caratteristiche della raccolta siti > attivare la caratteristica flussi di lavoro . Inoltre, SharePoint 2013 fornisce questi modelli di flusso di lavoro basati sulla modalità compatibilità SharePoint 2010. Per creare un flusso di lavoro basato su SharePoint 2013 con logica simile, usare SharePoint Designer 2013.

Se tutto quello che devi fare è completare un'attività del flusso di lavoro approvazione    Basta scorrere verso il basso fino al segmento completo ed espanderlo. Per ora potrebbe non essere necessario alcuno degli altri segmenti.

Confronto tra processo manuale e flusso di lavoro automatizzato

SharePoint flussi di lavoro sono:

  • Efficienti e coerenti    Un flusso di lavoro Approvazione instrada automaticamente il documento o l'elemento, assegna le attività di revisione e tiene traccia dello stato di avanzamento e invia i promemoria e le notifiche quando necessario. L'attività in un flusso di lavoro può essere monitorata e regolata da una pagina di stato centrale e la cronologia degli eventi in un'esecuzione del flusso di lavoro viene mantenuta per 60 giorni dopo il completamento.

  • Meno lavoro per te    Un flusso di lavoro approvazione consente di salvare i colleghi sia in tempo che in difficoltà e, allo stesso tempo, razionalizza e standardizza il processo di approvazione.

Ecco un diagramma di una versione molto semplice del flusso di lavoro approvazione.

Diagramma di un flusso di lavoro Approvazione semplice

Le informazioni contenute in questo articolo sono presentate in dieci segmenti espandibili.

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Se tutto quello che devi fare è completare un'attività del flusso di lavoro approvazione    Basta scorrere verso il basso fino al segmento completo ed espanderlo. Per ora potrebbe non essere necessario alcuno degli altri segmenti.

Se si vogliono aggiungere, avviare, monitorare e gestire i flussi di lavoro    Se non si ha familiarità con queste attività, potrebbe essere utile usare questo articolo, Segmenta per segmento, la prima volta che si progetta e si aggiunge un flusso di lavoro. Dopo aver acquisito familiarità con le informazioni e il layout dell'articolo, è possibile passare direttamente al segmento necessario per tutte le visite di ritorno.

Approvazione del contenuto e approvazione della pubblicazione    Potresti avere elenchi o raccolte in cui vuoi che i nuovi elementi e/o le nuove versioni degli elementi correnti vengano rivisti per l'accuratezza del loro contenuto o per l'adeguatezza della loro forma e stile, prima che siano resi visibili a tutti gli utenti che hanno accesso all'elenco. Questo tipo di processo di revisione si chiama approvazione del contenuto ed è possibile usare un flusso di lavoro approvazione per controllare l'approvazione del contenuto in un elenco o in una raccolta. (Esiste anche un flusso di lavoro di approvazione della pubblicazione molto simile, creato appositamente per l'uso nei siti di SharePoint che pubblicano pagine Web su Internet).

Una parola sulla stampa di questo articolo    Questo è un articolo lungo. Se si vogliono stampare solo i segmenti selezionati, verificare che solo i segmenti vengano espansi quando si stampa. Inoltre, se vuoi includere la grafica completa nella copia stampata, stampa l'orientamento orizzontale e non l'orientamento verticale.

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Un flusso di lavoro approvazione è una caratteristica di SharePoint che instrada un documento o un altro elemento archiviato in un elenco o una raccolta di SharePoint a una o più persone per l'approvazione o il rifiuto. Il flusso di lavoro automatizza, semplifica e standardizza l'intero processo.

Diagramma di un flusso di lavoro Approvazione semplice

Il flusso di lavoro di approvazione di base incluso nei prodotti SharePoint funziona come modello. Usando questo modello, è possibile aggiungere più flussi di lavoro approvazione ai siti. Ogni flusso di lavoro che si aggiunge è una versione univoca del workflow di approvazione di base, ognuno con il proprio modo di lavorare specializzato, in base alle impostazioni specificate quando si aggiunge.

Sezioni di questo segmento

  1. Cosa può fare un flusso di lavoro approvazione?

  2. Cosa non può fare un flusso di lavoro approvazione?

  3. Chi può usare questo tipo di flusso di lavoro?

  4. Come si pianifica, si aggiunge, si esegue e si mantiene questo tipo di flusso di lavoro?

1. cosa può fare un flusso di lavoro approvazione?

  • La prima volta che si aggiunge un flusso di lavoro approvazione all'elenco, alla raccolta o all'insieme di siti, è possibile specificare il numero di partecipanti da includere e indicare se le attività vengono assegnate una dopo l'altra (in seriale) o contemporaneamente (in parallelo). È anche possibile decidere se dividere le attività dei partecipanti in due o più fasi separate, nonché specificare una data di scadenza finale e/o il tempo consentito per ogni attività da completare. Ogni volta che si avvia il flusso di lavoro manualmente su un elemento, è possibile modificare le impostazioni seguenti.

  • Il flusso di lavoro assegna un'attività a ogni partecipante specificato. Ogni partecipante sceglie tra varie possibili risposte: per approvare o rifiutare l'elemento, per richiedere una modifica all'elemento, per riassegnare l'attività o per annullare o eliminare l'attività.

  • Mentre il flusso di lavoro è in esecuzione, è possibile monitorare lo stato di avanzamento e apportare modifiche, se necessario, da una singola pagina di stato del flusso di lavoro centrale.

  • Per 60 giorni dopo il completamento del flusso di lavoro, l'elenco di tutti gli eventi del flusso di lavoro che si sono verificati nel corso di questa esecuzione (o istanza) del flusso di lavoro è ancora disponibile nella pagina Stato flusso di lavoro, per riferimento informale.

È anche possibile usare un flusso di lavoro approvazione per gestire un processo di approvazione del contenuto per un elenco o una raccolta. Per altre informazioni, vedere il segmento di controllo di questo articolo.

2. cosa non può fare un flusso di lavoro approvazione?

I partecipanti a un flusso di lavoro approvazione non sono in genere consentiti di apportare modifiche all'elemento da rivedere. I partecipanti possono invece richiedere che vengano apportate modifiche all'elemento nel corso dell'istanza del flusso di lavoro. Se si vuole aggiungere un flusso di lavoro in cui i partecipanti inseriscono commenti e revisioni nell'elemento stesso, vedere l'articolo tutti i flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimentinella sezione vedere anche .

Inoltre, i flussi di lavoro approvazione non sono progettati per raccogliere firme. Se si vuole usare un flusso di lavoro per raccogliere firme in un documento di Microsoft Word, una cartella di lavoro di Microsoft Excel o un modulo di Microsoft InfoPath, vedere l'articolotutti i flussi di lavoro raccolta firmenella sezione vedere anche .

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3. chi può usare questo tipo di flusso di lavoro?

Per aggiungere un flusso di lavoro   Per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestisci elenchi per l' aggiunta di un flusso di lavoro. Il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita; il gruppo membri e il gruppo visitatori non lo fanno.

Per avviare un flusso di lavoro   Anche per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi per avviare un flusso di lavoro già aggiunto. (Il gruppo membri e il gruppo proprietari hanno entrambi l'autorizzazione Modifica elementi per impostazione predefinita; il gruppo visitatori non lo fa).

In alternativa, i proprietari possono scegliere di configurare flussi di lavoro specifici in modo che possano essere avviati solo dai membri del gruppo proprietari. A questo scopo, selezionare la casella di controllo Richiedi le autorizzazioni di gestione elenchi per avviare il flusso di lavoro nella prima pagina del modulo di associazione.

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4. come si pianifica, si aggiunge, si esegue e si mantiene questo tipo di flusso di lavoro?

Queste sono le fasi di base:

  • Prima dell'esecuzione del flusso di lavoro (piano, aggiunta, inizio)   
    Prima di aggiungere un flusso di lavoro, si pianifica la posizione in cui si vuole aggiungerlo (per un singolo elenco o raccolta o per l'intera raccolta siti) e i dettagli del funzionamento. Dopo aver aggiunto e configurato il flusso di lavoro, chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie può avviare il flusso di lavoro su un elemento specifico. Il flusso di lavoro può anche essere configurato per l'esecuzione automatica. Le esecuzioni automatiche possono essere attivate in base a uno o entrambi i due eventi di attivazione: quando un elemento viene aggiunto o creato in un elenco o in una raccolta oppure quando un elemento di un elenco o di una raccolta viene modificato.

  • Durante l'esecuzione del flusso di lavoro (completamento, monitoraggio, modifica)   
    Durante l'esecuzione del flusso di lavoro, i singoli partecipanti completano le attività assegnate. I promemoria automatici vengono inviati ai partecipanti che non soddisfano le scadenze delle attività. Allo stesso tempo, è possibile monitorare lo stato di avanzamento del flusso di lavoro da una pagina centrale del flusso di lavoro per quella particolare istanza del flusso di lavoro. Le modifiche apportate al flusso di lavoro durante l'esecuzione possono essere eseguite dalla stessa pagina; e, se necessario, il flusso di lavoro può essere annullato o terminato da lì.

  • Dopo l'esecuzione del flusso di lavoro (revisione, rapporto, modifica)   
    Al termine del flusso di lavoro, l'intera cronologia di tale esecuzione (o istanza) può essere rivista per un massimo di 60 giorni nella pagina Stato flusso di lavoro. Nella stessa pagina è possibile creare report statistici sulle prestazioni di questa versione del flusso di lavoro. Infine, se c'è sempre qualcosa che si vuole modificare sul modo in cui funziona il flusso di lavoro, è possibile aprire e modificare il modulo di associazione completato alla prima aggiunta del flusso di lavoro.

Il diagramma di flusso seguente illustra queste fasi dal punto di vista della persona che sta aggiungendo un nuovo flusso di lavoro.

Processo del flusso di lavoro

In questo segmento identifichiamo le decisioni da apportare e le informazioni che è necessario assemblare prima di aggiungere una versione del flusso di lavoro approvazione.

Se si ha già familiarità con l'aggiunta di questo tipo di flusso di lavoro e si ha bisogno solo di un promemoria per i passaggi specifici, è possibile accedere direttamente al segmento di componente aggiuntivo appropriato (elenco/ raccolta o raccolte siti) di questo articolo.

Sezioni di questo segmento

  1. Modelli e versioni

  2. Introduzione al modulo di associazione

  3. Dodici domande a cui rispondere

1. modelli e versioni

I flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint sono basati su modelli Master su cui si basano i singoli flussi di lavoro specifici che si aggiungono agli elenchi, alle raccolte e alla raccolta siti.

Ogni volta che si aggiunge un flusso di lavoro approvazione, ad esempio, si sta effettivamente aggiungendo una versione del modello di flusso di lavoro approvazione generale. È possibile assegnare a ogni versione il proprio nome e le proprie impostazioni, specificate nel modulo di associazione quando si aggiunge quella specifica versione. In questo modo, è possibile aggiungere più flussi di lavoro, tutte le versioni in base al modello master flusso di lavoro approvazione, ma ognuna delle versioni denominate e personalizzate per il modo specifico in cui verrà usato. Le versioni denominate possono anche essere definite istanzedel flusso di lavoro.

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2. Introduzione al modulo di associazione

Ogni volta che si aggiunge una nuova versione del flusso di lavoro in base a uno dei modelli di flusso di lavoro inclusi, è necessario compilare un modulo di associazione per specificare il modo in cui si vuole che la nuova istanza funzioni.

Nella sezione seguente troverai un elenco di domande che ti prepareranno a completare il modulo di associazione. Prima di tutto, però, è necessario un paio di istanti per esaminare la maschera e i relativi campi.

Prima pagina del modulo di associazione

Primo modulo di avvio

Seconda pagina del modulo di associazione

Modulo per l'inserimento di informazioni specifiche per l'esecuzione

I campi della casella rossa in questa seconda pagina compaiono anche nel modulo di avvio, che viene presentato ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato manualmente e può essere modificato per la singola esecuzione.

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3. dodici domande a cui rispondere

Non appena si ha la risposta a tutte le domande di questa sezione, si è pronti ad aggiungere il flusso di lavoro.

  1. Si tratta del tipo di flusso di lavoro giusto?

  2. Un elenco o una raccolta oppure l'intero insieme di siti? e un tipo di contenuto o tutti i tipi di contenuto?

  3. Qual è il nome giusto?

  4. Elenchi di attività ed elenchi di cronologia: esistenti o nuovi?

  5. Come è possibile avviare questo flusso di lavoro e da chi?

  6. I tipi di contenuto che ereditano da questo si ottengono anche questo flusso di lavoro?

  7. Partecipanti: quali persone, in che ordine?

  8. Quali altre informazioni sono necessarie ai partecipanti?

  9. Quando sono le attività a scadenza?

  10. Quando termina questo flusso di lavoro?

  11. Chi deve ricevere una notifica?

  12. Questo flusso di lavoro controllerà l'approvazione del contenuto?

01. si tratta del tipo di flusso di lavoro giusto?

Sono disponibili diversi modelli di flusso di lavoro con la parola "approvazione" nei nomi. Questo articolo riguarda il modello di flusso di lavoro visualizzato nel menu come approvazione-SharePoint 2010. Se non si è certi che questo tipo di flusso di lavoro sia la scelta migliore per l'utente, fare riferimento al segmento Learn di questo articolo. Per altre informazioni sugli altri modelli di flusso di lavoro disponibili, vedere l'articolo sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint, nella sezione vedere anche .

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02. un elenco o una raccolta oppure l'intero insieme di siti? e Un tipo di contenuto o tutti i tipi di contenuto?

È possibile rendere disponibile la nuova versione del flusso di lavoro approvazione in un solo elenco o raccolta oppure renderla disponibile in tutta la raccolta siti.

  • Se si aggiunge il flusso di lavoro per un singolo elenco o raccolta, è possibile configurarlo per l'esecuzione in tutti i tipi di contenuto o in un unico tipo di contenuto.

  • Se si aggiunge il flusso di lavoro per l'intera raccolta siti, è necessario configurarlo in modo che venga eseguito solo in un unico tipo di contenuto del sito.

Mappa di raccolta siti con spiegazione di tre modalità di aggiunta

Cos'è un tipo di contenuto?

Ogni documento o altro elemento archiviato in un elenco o in una raccolta di SharePoint appartiene a uno o un altro tipo di contenuto. Un tipo di contenuto può essere come di base e generico come documento o foglio di calcolo di Excelo come specifica di contratto legale o di progettazione di prodotti. Alcuni tipi di contenuto sono disponibili in prodotti SharePoint per impostazione predefinita, ma è possibile personalizzarli e aggiungerne altri. Per altre informazioni, vedere creare o personalizzare un tipo di contenuto del sito e aggiungere un tipo di contenuto a un elenco o a una raccolta.

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03. Qual è il nome giusto?

Assegnare un nome alla versione del flusso di lavoro:

  • Indica chiaramente per cosa viene usato.

  • Lo distingue chiaramente dagli altri flussi di lavoro.

Esempio

Immaginate di essere membri di un gruppo di editori. Il gruppo vuole usare due flussi di lavoro di approvazione diversi per gestire gli invii di documenti provenienti da collaboratori esterni:

  • Verrà eseguito il primo flusso di lavoro su ogni documento inviato per decidere se accettarlo per il processo di modifica.

  • Dopo aver accettato e modificato un documento inviato, verrà eseguito il secondo flusso di lavoro nella bozza modificata per decidere se accettarlo come finale.

È possibile assegnare un nome al primo flusso di lavoro accettare l'approvazione dell'invio e la seconda approvazione bozza finale.

Suggerimento: Come al solito, è consigliabile stabilire convenzioni di denominazione coerenti e assicurarsi che tutte le persone coinvolte nei flussi di lavoro abbiano familiarità con tali convenzioni.

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04. elenchi attività ed elenchi cronologia: esistenti o nuovi?

Il flusso di lavoro può essere usato nell'elenco delle attività e nell'elenco di cronologia predefiniti del sito, usare altre attività e elenchi di cronologia esistenti o richiedere nuovi elenchi solo per questo flusso di lavoro.

  • Se il sito include numerosi flussi di lavoro o se alcuni flussi di lavoro coinvolgono numerose attività, è consigliabile richiedere nuovi elenchi per ogni flusso di lavoro. La gestione degli elenchi troppo lunghi può rallentare le prestazioni. È più semplice e veloce per il sistema mantenere diversi elenchi più brevi rispetto a uno molto lungo.

  • Se le attività e la cronologia di questo flusso di lavoro conterranno dati riservati o riservati che si desidera mantenere separati dall'elenco attività generali, è necessario indicare definitivamente che si vogliono elenchi nuovi e separati per il flusso di lavoro. Dopo aver aggiunto il flusso di lavoro, verificare che siano impostate le autorizzazioni appropriate per i nuovi elenchi.

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05. come (e da chi) può essere avviato questo flusso di lavoro?

Un flusso di lavoro può essere configurato per l'avvio manuale solo, o automaticamente, oppure in entrambi i modi:

  • Quando si avvia manualmente un flusso di lavoro approvazione su un documento o un elemento specifico, viene presentato un altro modulo, il modulo di avvio. Il modulo di avvio contiene la maggior parte delle impostazioni della seconda pagina del modulo di associazione . In questo modo, se la persona che avvia il flusso di lavoro vuole modificare le impostazioni (solo per l'istanza corrente), può farlo prima di fare clic su Avvia. Accedere al menu di scelta rapida elenco > elementi > flussi di lavoro > selezionare il flusso di lavoro per avviarlo manualmente.

  • Con un avvio automatico, naturalmente, non c'è possibilità di presentare un modulo di avvio, quindi vengono usate le impostazioni predefinite specificate nel modulo di associazione senza alcuna modifica.

La figura seguente mostra la differenza tra l'avvio manuale e l'avvio automatico.

Confronto dei moduli per l'avvio manuale e automatico

Tutte le modifiche apportate nel modulo di avvio vengono applicate solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Per modificare le impostazioni permanentie predefinite del flusso di lavoro, è possibile modificare il modulo di associazione originale, come spiegato nel segmento di modifica di questo articolo.

Avvio manuale

Se si consente l'avvio manuale, chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie può avviare il flusso di lavoro su qualsiasi elemento idoneo in qualsiasi momento.

I vantaggi di un avvio manuale sono che tu e i tuoi colleghi potete eseguire il flusso di lavoro solo quando e se lo si sceglie e che ogni volta che lo si esegue si avrà la possibilità di modificare alcune impostazioni usando il modulo di avvio.

Esempio rapido    Se si vuole eseguire il flusso di lavoro solo sugli elementi creati da un writer all'esterno del team, è possibile avviarlo solo manualmente per evitare che vengano eseguiti automaticamente in base a elementi creati dall'utente e dai colleghi. (Una soluzione alternativa: gestire un elenco o una raccolta per gli elementi degli autori del team e un elenco o una raccolta distinto per gli elementi di tutti gli altri autori. In questo modo, puoi eseguire il flusso di lavoro automaticamente, ma solo nell'elenco autori esterni. Un'altra soluzione: aggiungere una condizione IF e impostarla per la persona specifica. Per altre informazioni, Vedi Guida di riferimento rapido per le condizioni del flusso di lavoro .

Lo svantaggio principale degli avvii manuali è che qualcuno deve ricordarsi di eseguire il flusso di lavoro ogni volta che è appropriato.

Avvio automatico

È possibile configurare il flusso di lavoro in modo che venga avviato automaticamente da uno degli eventi seguenti:

  • Un utente tenta di pubblicare una versione principale di un elemento.

  • Un nuovo elemento viene creato o caricato nell'elenco o nella raccolta.

  • Un elemento già archiviato nell'elenco o nella raccolta viene modificato.

Il vantaggio di un avvio automatico è che nessuno deve ricordarsi di avviare il flusso di lavoro. Viene eseguito ogni volta che si verifica un evento di attivazione.

Esempio rapido    Se si è responsabili della precisione e dell'adeguatezza degli elementi di un elenco, è possibile aggiungere un flusso di lavoro approvazione a tale elenco e specificare se stessi come unico partecipante. Puoi configurare il flusso di lavoro per l'avvio automatico ogni volta che viene modificato un elemento nell'elenco e ogni volta che viene aggiunto un nuovo elemento. In questo modo, sarai sempre aggiornato.

Due svantaggi degli avvii automatici:

  • Non è possibile interrompere l'avvio del flusso di lavoro ogni volta che si verifica un evento di attivazione.

  • Non è possibile modificare le impostazioni all'inizio della singola istanza.

Per altre informazioni sull'esecuzione automatica del flusso di lavoro approvazione ogni volta che qualcuno tenta di pubblicare una versione principale di un elemento, vedere il segmento di controllo di questo articolo.

Inizio del segmento

06. i tipi di contenuto che ereditano da questo si ottengono anche questo flusso di lavoro?

Solo quando si aggiunge un flusso di lavoro a un tipo di contenuto per l'intera raccolta siti, è possibile aggiungere il flusso di lavoro anche a tutti gli altri tipi di contenuto della raccolta siti che ereditano dal tipo di contenuto a cui si sta aggiungendo il flusso di lavoro.

Note

  • L'operazione che compie tutte le aggiunte aggiuntive può richiedere molto tempo per il completamento.

  • Se l'ereditarietà è stata interrotta per qualsiasi sito o siti secondari in cui si vuole aggiungere questo flusso di lavoro a ereditare i tipi di contenuto, assicurarsi di essere membri del gruppo proprietari in ognuno di questi siti o secondari prima di eseguire questa operazione.

Inizio del segmento

07. partecipanti: quali persone, in che ordine?

È necessario specificare il nome o l'indirizzo di posta elettronica per ogni persona a cui verranno assegnate le attività di revisione.

Una fase o più fasi?    È possibile scegliere di avere una sola fase delle attività di revisione o di avere più fasi. Se si ha più di una fase, le fasi verranno eseguite una dopo l'altra.

Recensioni parallele o recensioni seriali?    Per i partecipanti in una fase qualsiasi, è possibile scegliere di avere le attività di revisione assegnate tutte contemporaneamente (in parallelo) o di fare in modo che le attività di revisione vengano assegnate una dopo l'altra (in sequenza seriale) nell'ordine indicato. L'opzione seriale può essere utile se, ad esempio, si configura il flusso di lavoro in modo che finisca dopo il primo rifiuto oppure se si vuole che i partecipanti siano in grado di esaminare i commenti dei partecipanti precedenti come parte del contesto delle proprie revisioni.

Esempio

Questo semplice scenario illustra alcuni vantaggi sia delle varie fasi che delle revisioni seriali:

Immaginate che Frank aggiunga un nuovo flusso di lavoro approvazione. Vuole che i suoi colleghi Anna e Sean rivedano ogni elemento prima, prima che lui lo esamini. Vuole inoltre che il flusso di lavoro finisca prima della propria recensione se Anna o Sean rifiutano l'elemento. Frank può configurarlo in uno dei due modi seguenti:

  • Usando una revisione seriale   Frank configura una revisione seriale a fase singola in cui Anna e Sean sono i primi due partecipanti ed è il terzo; e seleziona la fine dell'opzione First rejection .
    In questa disposizione Anna deve approvare l'elemento prima che l'attività di Sean sia assegnata, quindi Sean deve approvare l'elemento prima dell'assegnazione dell'attività di Frank. Se Anna respinge l'elemento, non verrà assegnata a Sean né a Frank un'attività; e se Anna approva ma Sean respinge, il flusso di lavoro termina ancora prima che l'attività di revisione di Frank sia sempre assegnata.
    Ecco come Frank configura la recensione seriale a singolo stadio.
    Modulo con impostazione per l'esecuzione in sequenza evidenziata
    Opzione Termina al primo rifiuto selezionata

  • Usando due fasi   Se Frank vuole che Anna e Sean vengano assegnati le proprie recensioni contemporaneamente, in modo che Sean non debba aspettare che Anna finisca prima che possa iniziare, può impostare due fasi nel flusso di lavoro: la prima fase parallela per le recensioni di Anna e Sean e la seconda una fase separata solo per la sua recensione. Di nuovo, seleziona l'opzione termina al primo rifiuto . La seconda fase non si avvia finché non viene completata la prima fase; anche in questo caso, se Anna o Sean rifiutano l'elemento, l'attività di revisione di Frank non verrà mai assegnata.
    Ecco come Frank configura la recensione parallela in due fasi.
    Modulo con impostazione per il passaggio in parallelo evidenziata
    Opzione Termina al primo rifiuto selezionata

Ecco i diagrammi di entrambe le soluzioni.

Flusso di lavoro in sequenza e flusso di lavoro in due passaggi affiancati

Partecipanti esterni    Esiste un processo speciale per includere i partecipanti che non sono membri dell'organizzazione di SharePoint. In questo processo, un membro del sito funge da proxy per il partecipante esterno.

Ecco un diagramma del processo:

Diagramma di flusso del processo per l'inclusione di un partecipante esterno

Assegnare un'attività a ogni gruppo intero o a un membro del gruppo?    Se si include un indirizzo di gruppo o una lista di distribuzione tra i partecipanti al flusso di lavoro, è possibile avere il flusso di lavoro assegnare un'attività a ogni membro del gruppoo assegnare una sola attività all'intero gruppo (ma comunque inviare una notifica di tale attività a ogni membro). Quando un'unica attività viene assegnata all'intero gruppo, il membro del gruppo può richiedere e completare la singola attività. Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento completo di questo articolo.

Inizio del segmento

08. quali altre informazioni sono necessarie ai partecipanti?

Il modulo di associazione contiene un campo di testo in cui è possibile specificare istruzioni, dettagli sui requisiti, le risorse e così via.

Due elementi che è possibile includere:

  • Informazioni di contatto, nel caso in cui i partecipanti abbiano difficoltà o domande.

  • Se il flusso di lavoro assegna solo una singola attività a ogni gruppo o a una lista di distribuzione, menzionare qui che un singolo membro di ogni gruppo di questo tipo deve richiedere l'attività prima del completamento. In questo modo, gli altri membri del gruppo non perderanno tempo iniziando la stessa attività. I dettagli sulla rivendicazione di un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento completo di questo articolo

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09. quando sono dovute le attività?

È possibile indicare quando le attività del flusso di lavoro sono dovute in uno o due modi:

In base alla data del calendario    È possibile specificare una singola data di calendario in base a tutte le attività.

  • Se si configura il flusso di lavoro per l'avvio automatico, in genere non è consigliabile usare questa opzione. Questo perché il valore di data specificato non verrà regolato automaticamente in relazione alla data corrente ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato automaticamente.

Per durata dell'attività    È possibile specificare un numero di giorni, settimane o mesi consentiti per il completamento di ogni attività, a partire dall'assegnazione di tale attività.

  • Una data di scadenza del calendario esegue l'override di una durata dell'attività specificata. Ossia: se oggi è il 10 giugno ed è stata assegnata un'attività oggi che ha una durata di tre giorni, ma che ha anche una data di scadenza del calendario dell'11 giugno, l'attività sarà prevista l'11 giugno (data di scadenza del calendario) e non il 13 giugno (alla fine della durata di tre giorni).

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10. Quando termina questo flusso di lavoro?

Per evitare perdite di tempo dedicate a revisioni non necessarie, è possibile scegliere di terminare immediatamente il flusso di lavoro (prima della data di scadenza specificata o calcolata) quando si verifica uno di questi due eventi:

  • Qualsiasi partecipante rifiuta l'elemento.

  • L'elemento viene modificato in qualsiasi modo.

Nota: Un flusso di lavoro non può iniziare con un elemento attualmente estratto. Dopo l'avvio del flusso di lavoro, tuttavia, l'elemento per la revisione può essere estratto per proteggerlo dalle modifiche. (Ma finché l'elemento non viene archiviato di nuovo, nessun altro flusso di lavoro può avviarlo).

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11. chi deve ricevere una notifica?

Nel campo CC , nella seconda pagina del modulo di associazione, è possibile immettere nomi o indirizzi per tutti gli utenti che devono ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato o terminato.

  • L'immissione di un nome in questo articolo non comporta l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro a quella persona.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che l'ha aggiunta in origine riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

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12. questo flusso di lavoro controllerà l'approvazione del contenuto?

Potresti avere elenchi o raccolte in cui vuoi che i nuovi elementi e/o le nuove versioni degli elementi correnti vengano rivisti per l'accuratezza del loro contenuto o per l'adeguatezza della loro forma e stile, prima che siano resi visibili a tutti gli utenti che hanno accesso all'elenco. Questo tipo di processo di revisione si chiama approvazione del contenuto.

Nei prodotti SharePoint è possibile usare un flusso di lavoro approvazione per rendere il processo di approvazione del contenuto ancora più semplice ed efficiente. Per altre informazioni, vedere il segmento di approvazione del contenuto del controllo di questo articolo.

Altre informazioni

Se si è pronti ad aggiungere il nuovo flusso di lavoro di approvazione all'elenco, alla raccolta o alle raccolte siti, accedere al segmento di componente aggiuntivo appropriato (elenco/ raccolte o raccolta siti) di questo articolo.

Potresti avere elenchi e raccolte in cui vuoi che i nuovi elementi e/o le nuove versioni degli elementi correnti vengano rivisti per l'accuratezza del loro contenuto o per l'appropriatezza della forma e dello stile prima che siano resi visibili a tutti gli utenti che hanno accesso all'elenco. Questo tipo di processo di revisione si chiama approvazione del contenuto.

Nei prodotti SharePoint è possibile controllare manualmente l'approvazione del contenuto, senza un flusso di lavoro; ma un flusso di lavoro approvazione di SharePoint può rendere il processo ancora più semplice ed efficiente.

Se non si ha familiarità con le funzionalità di controllo delle versioni e approvazione del contenuto nei prodotti SharePoint, è consigliabile iniziare con una revisione degli articoli seguenti:

Esistono due modi in cui un flusso di lavoro approvazione può controllare il processo di approvazione del contenuto, ogni modo associato a un singolo controllo nei moduli di associazione che si compila quando si aggiunge il flusso di lavoro. È possibile usare il flusso di lavoro per uno o entrambi.

Controllo della pubblicazione delle versioni principali

Nell'area Opzioni di avvio della prima pagina del modulo di associazione è disponibile un'opzione per avviare questo flusso di lavoro per approvare la pubblicazione di una versione principale di un elemento. Alcune informazioni da tenere presenti:

  • Questa opzione è disponibile solo per un flusso di lavoro approvazione eseguito in tutti i tipi di contenuto in un singolo elenco o raccolta e non per qualsiasi flusso di lavoro eseguito su elementi di un solo tipo di contenuto.

  • Affinché questa opzione sia disponibile, l'approvazione del contenuto deve essere abilitata per l'elenco o la raccolta nella pagina delle impostazioni di controllo delle versioni e l'opzione Crea versioni principali e secondarie (bozza) deve essere selezionata nella stessa pagina.

  • Se si seleziona questa opzione, le due opzioni seguenti diventano non disponibili: avviare questo flusso di lavoro quando viene creato un nuovo elemento e avviare il flusso di lavoro quando viene modificato un elemento.

  • Se si seleziona questa opzione, il flusso di lavoro verrà eseguito automaticamente su un elemento solo quando qualcuno tenta di pubblicare una versione principale di tale elemento.

  • In un elenco o una raccolta può essere presente un solo flusso di lavoro di approvazione usato per l'approvazione della pubblicazione delle versioni principali. Se si tenta di designare un secondo flusso di lavoro nello stesso elenco o in una raccolta per questa funzione, verrà richiesto di scegliere uno o l'altro.

Controllo non basato sulle versioni

Nell'area Abilita approvazione contenuto della seconda pagina del modulo di associazione è disponibile un'opzione per aggiornare lo stato di approvazione dopo il completamento del flusso di lavoro (usare questo flusso di lavoro per controllare l'approvazione del contenuto).

Questa opzione è disponibile nel modulo se non è necessaria l'approvazione del contenuto nell'elenco o nella raccolta. In entrambi i casi, il valore del campo approvazione per l'elemento viene aggiornato in base al risultato del flusso di lavoro.

Usando questa opzione è possibile:

  • Eseguire sempre manualmente il flusso di lavoro oppure

  • Selezionare una o più delle opzioni di avvio automatico nella prima pagina del modulo di associazione oppure

  • Consentire l'avvio manuale e automatico

Controllo contenuto per siti di pubblicazione Web

Il controllo contenuto è un processo specializzato nei siti che pubblicano pagine sul Web. Di conseguenza, esiste un flusso di lavoro di approvazione della pubblicazione specializzato per l'uso nei siti di pubblicazione, nonché un modello di sito (denominato sito di pubblicazione con flusso di lavoro) che include una versione del flusso di lavoro già personalizzata per l'uso nella pubblicazione Web.

Altre informazioni

Se si è pronti ad aggiungere il nuovo flusso di lavoro di approvazione all'elenco, alla raccolta o alle raccolte siti, accedere al segmento di componente aggiuntivo appropriato (elenco/ raccolte o raccolta siti) di questo articolo.

Se non si ha familiarità con l'aggiunta di flussi di lavoro, è possibile che sia utile esaminare sia il segmento Learn che il segmento Plan in questo articolo prima di procedere con la procedura descritta in questo segmento.

Sezioni di questo segmento

  1. Prima di iniziare

  2. Aggiungere il flusso di lavoro

1. prima di iniziare

Prima di poter aggiungere un flusso di lavoro, è necessario essere in ordine di due questioni:

E-mail    Per consentire al flusso di lavoro di inviare notifiche e promemoria tramite posta elettronica, è necessario che la posta elettronica sia abilitata per il sito di SharePoint. Se non si è sicuri che sia già stato fatto, rivolgersi all'amministratore di SharePoint. Vedere anche SharePoint 2013 passo per passo: configurazione per l'impostazione della posta in uscita.

Autorizzazioni    Le impostazioni predefinite di SharePoint richiedono l'autorizzazione Gestisci elenchi per l'aggiunta di flussi di lavoro per elenchi, raccolte o raccolte siti. Il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita; il gruppo membri e i gruppi di visitatori non lo fanno. Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere il segmento Learn di questo articolo.

Inizio del segmento

2. aggiungere il flusso di lavoro

Seguire questa procedura:

  1. Aprire l'elenco o la raccolta per cui si vuole aggiungere il flusso di lavoro.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta.

    Nota: Il nome della scheda può variare con il tipo di elenco o raccolta. Ad esempio, in un elenco di calendari la scheda è denominata Calendario.

  3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, in mostra associazioni flusso di lavoro di questo tipo, specificare se si vuole che il flusso di lavoro venga eseguito nel documento, nell'elenco o in una cartella e quindi fare clic su Aggiungi flusso di lavoro.

  5. Completare la prima pagina del modulo di associazione.
    (Istruzioni seguire l'illustrazione).

    Informazioni di base per l'aggiunta del flusso di lavoro con callout delle sezioni

    Callout numero uno

    Tipo di contenuto

    Mantieni selezionata la selezione predefinita o seleziona un tipo di contenutospecifico.

    Callout numero due

    Template

    Selezionare il modello approvazione-SharePoint 2010 .

    Nota: Se il modello approvazione-sharepoint 2010 non è visualizzato nell'elenco, rivolgersi all'amministratore di SharePoint per scoprire se è stato attivato per la raccolta siti o l'area di lavoro. Se si è un amministratore, vedere Impostazioni sito > caratteristiche della raccolta siti > attivare la caratteristica flussi di lavoro.

    Callout numero tre

    Name

    Digitare un nome per il flusso di lavoro. Il nome identificherà questo flusso di lavoro per gli utenti di questo elenco o raccolta.

    Per suggerimenti su come assegnare un nome al flusso di lavoro, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

    Callout numero quattro

    Elenco attività

    Selezionare un elenco attività da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco attività esistente o fare clic su nuovo elenco attività per creare un nuovo elenco.

    Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco di attività anziché scegliere uno esistente, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

    Callout numero 5

    Elenco cronologia

    Selezionare un elenco cronologico da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco della cronologia esistente oppure fare clic su Cronologia flusso di lavoro (nuovo) per creare un nuovo elenco.

    Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco di cronologia, anziché scegliere uno esistente, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

    Callout numero sei

    Opzioni di avvio

    Specificare la modalità o i modi in cui questo flusso di lavoro può essere avviato.

    Per informazioni sulla selezione delle opzioni di avvio, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

    Per informazioni sull'uso del flusso di lavoro per controllare l'approvazione del contenuto, inclusa la pubblicazione di versioni principali, vedere il segmento di controllo di questo articolo.

    • Si noti che l'opzione Avvia questo flusso di lavoro per approvare la pubblicazione di una versione principale di un elemento non viene visualizzata se si sta aggiungendo il flusso di lavoro solo per un singolo tipo di contenuto.

    • Si noti inoltre che se si seleziona Avvia il flusso di lavoro per approvare la pubblicazione di una versione principale di un elemento, le due caselle di controllo seguenti non saranno disponibili.

  6. Quando tutte le impostazioni in questo modulo sono nel modo desiderato, fare clic su Avanti.

  7. Completare la seconda pagina del modulo di associazione.
    (Istruzioni seguire l'illustrazione).

    Nota: I prodotti SharePoint presentano le prime opzioni disponibili in questa seconda pagina del modulo di associazione, ovvero i numeri da uno a sette nella figura seguente, da responsabili approvazione tramite CC , ogni volta che si avvia il flusso di lavoro manualmente, in modo da poter apportare modifiche a queste opzioni solo per una sola istanza.

    Valori predefiniti di aggiunta flusso di lavoro con callout dei campi

    Callout numero uno

    Assegna a

    Immettere nomi o destinatari per le persone a cui si vuole assegnare il flusso di lavoro.

    • Se le attività verranno assegnate una alla volta (in sequenza seriale)   
      Immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui le attività devono essere assegnate.

    • Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente (in parallelo)   
      L'ordine dei nomi o degli indirizzi non è importante.

    • Se si sta assegnando un'attività a un utente esterno all'organizzazione   
      di SharePoint Per altre informazioni su come includere i partecipanti esterni, vedere il segmento completo di questo articolo.

    Callout numero due

    Ordine

    Specificare se le attività devono essere assegnate una alla volta (in sequenza seriale) o contemporaneamente (in parallelo).

    Per altre informazioni sull'uso dell'ordine seriale e dell'ordine parallelo, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

    Callout numero tre

    Aggiungere una nuova fase

    Aggiungere le fasi desiderate oltre la prima appena configurata.

    • Per eliminare un'intera fase, fare clic nel campo assegna a per tale fase e quindi premere CTRL + CANC.

    Per altre informazioni sull'uso di più fasi, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

    Callout numero quattro

    Espandi gruppi

    • Per avere un'attività assegnata a ogni membro di ogni gruppo immesso nel campo assegna a , selezionare questa casella di controllo. Ogni membro del gruppo riceverà una notifica di attività e ogni membro avrà la propria attività da completare.

    • Per avere una sola attività assegnata a ogni intero gruppo immesso nel campo assegna a , deselezionare questa casella di controllo. Ogni membro del gruppo riceverà una notifica di attività, ma un membro può richiedere e completare la singola attività per conto dell'intero gruppo. Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento completo di questo articolo.

    Callout numero 5

    Richiesta

    Il testo da includere in questa sezione verrà incluso in ogni notifica di attività inviata dal flusso di lavoro. Non dimenticare di includere eventuali istruzioni o risorse aggiuntive che potrebbero essere necessarie ai partecipanti, tra cui:

    • Informazioni di contatto.

    • Se appropriato, una nota sulle singole attività assegnate a interi gruppi o liste di distribuzione. Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento completo di questo articolo.

    Callout numero sei

    Scadenze e durata delle attività

    Specificare una data di scadenza finale per l'intero flusso di lavoro e/o specificare il numero di giorni, settimane o mesi consentiti per il completamento di ogni attività dall'ora in cui è stata assegnata.

    • Se il flusso di lavoro si avvia automaticamente, in genere è consigliabile uscire dalla Data di scadenza per il campo tutte le attività e usare i due campi durata per controllare la data di scadenza. È sempre possibile specificare una data di scadenza precisa nel modulo di avvio se e quando si avvia il flusso di lavoro manualmente.

    Per altre informazioni su quando usare le date di scadenza e quando usare le durate delle attività, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

    Callout numero sette

    CC

    Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica di tutti gli utenti che devono ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato o terminato.

    • L'immissione di un nome in questo articolo non comporta l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

    • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

    • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che l'ha aggiunta in origine riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

    Callout numero otto

    Fine del flusso di lavoro

    Selezionare nessuna o entrambe le opzioni.

    Per altre informazioni su queste opzioni, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

    Callout numero nove

    Abilitare l'approvazione del contenuto

    Selezionare questa casella di controllo se si vuole usare questo flusso di lavoro per gestire l'approvazione del contenuto.

    Per altre informazioni sull'uso del flusso di lavoro per controllare l'approvazione del contenuto, inclusa la pubblicazione di versioni principali, vedere il segmento di controllo di questo articolo.

  8. Quando si hanno tutte le impostazioni in questa pagina nel modo desiderato, fare clic su Salva per creare il flusso di lavoro.

Se non si ha familiarità con l'aggiunta di flussi di lavoro, è possibile che sia utile esaminare sia il segmento Learn che il segmento Plan in questo articolo prima di procedere con la procedura descritta in questo segmento.

Sezioni di questo segmento

  1. Prima di iniziare

  2. Aggiungere il flusso di lavoro

1. prima di iniziare

Prima di poter aggiungere un flusso di lavoro, è necessario essere in ordine di due questioni:

E-mail    Per consentire al flusso di lavoro di inviare notifiche e promemoria tramite posta elettronica, è necessario che la posta elettronica sia abilitata per il sito. Se non si è sicuri che sia già stato fatto, rivolgersi all'amministratore di SharePoint. Vedere anche SharePoint 2013 passo per passo: configurazione per l'impostazione della posta in uscita.

Autorizzazioni    Le impostazioni predefinite di SharePoint richiedono l'autorizzazione Gestisci elenchi per l'aggiunta di flussi di lavoro per elenchi, raccolte o raccolte siti. Il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita; il gruppo membri e i gruppi di visitatori non lo fanno. Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere il segmento Learn di questo articolo.

Inizio del segmento

2. aggiungere il flusso di lavoro

Seguire questa procedura:

  1. Passare alla Home page della raccolta siti (non alla Home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Fare clic sull'icona impostazioni Pulsante Impostazioni del sito Web pubblico di SharePoint Online e quindi su Impostazioni sito.

  3. Nella pagina Impostazioni sito, in raccolte progettazione Web, fare clic su tipi di contenuto del sito.

  4. Nella pagina tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito per il quale si vuole aggiungere un flusso di lavoro.

    Nota: Un flusso di lavoro aggiunto all'intera raccolta siti deve essere aggiunto per gli elementi di un unico tipo di contenuto.

    Tipi di contenuto per documenti con tipo evidenziato

    1. Nella pagina relativa al tipo di contenuto selezionato, in Impostazionifare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
      Collegamento Impostazioni flusso di lavoro nella sezione Impostazioni

    2. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro fare clic sul collegamento Aggiungi flusso di lavoro .
      Collegamento Aggiungi flusso di lavoro

    3. Completare la prima pagina del modulo di associazione.
      (Istruzioni seguire l'illustrazione).

    Pagina di impostazione flusso di lavoro

    Callout numero uno

    Template

    Selezionare il modello approvazione-SharePoint 2010 .

    Nota: Se il modello approvazione-sharepoint 2010 non è visualizzato nell'elenco, rivolgersi all'amministratore di SharePoint per scoprire se è stato attivato per la raccolta siti o l'area di lavoro. Se si è un amministratore, vedere Impostazioni sito > caratteristiche della raccolta siti > attivare la caratteristica flussi di lavoro.

    Callout numero due

    Name

    Digitare un nome per il flusso di lavoro. Il nome identificherà questo flusso di lavoro per gli utenti della raccolta siti.

    Per suggerimenti su come assegnare un nome al flusso di lavoro, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

    Callout numero tre

    Elenco attività

    Selezionare un elenco attività da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco attività esistente o fare clic su nuovo elenco attività per creare un nuovo elenco.

    Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco di attività anziché scegliere uno esistente, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

    Callout numero quattro

    Elenco cronologia

    Selezionare un elenco cronologico da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco della cronologia esistente oppure fare clic su Cronologia flusso di lavoro (nuovo) per creare un nuovo elenco.

    Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco di cronologia, anziché scegliere uno esistente, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

    Callout numero 5

    Opzioni di avvio

    Specificare la modalità o i modi in cui questo flusso di lavoro può essere avviato.

    Per informazioni sulla selezione delle opzioni di avvio, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

    Callout numero sei

    Aggiungere questo flusso di lavoro ai tipi di contenuto figlio?

    Specifica se questo flusso di lavoro deve essere aggiunto (associato) a tutti gli altri tipi di contenuto del sito e dell'elenco che ereditano da questo tipo di contenuto.

    • L'operazione che compie tutte le aggiunte aggiuntive può richiedere molto tempo per il completamento.

    • Se l'ereditarietà è stata interrotta per qualsiasi sito o siti secondari in cui si vuole aggiungere questo flusso di lavoro a ereditare i tipi di contenuto, assicurarsi di essere membri del gruppo proprietari in ognuno di questi siti o secondari prima di eseguire questa operazione.

  5. Quando tutte le impostazioni in questa pagina sono nel modo desiderato, fare clic su Avanti.

  6. Completare la seconda pagina del modulo di associazione.
    (Istruzioni seguire l'illustrazione).

    Nota: SharePoint Products presenta le prime opzioni disponibili in questa seconda pagina del modulo di associazione, ovvero i numeri da uno a sette nella figura seguente, da responsabili approvazione tramite CC , ogni volta che si avvia il flusso di lavoro manualmente, in modo da poter apportare modifiche a queste opzioni solo per una sola istanza.

    Valori predefiniti di aggiunta flusso di lavoro con callout dei campi

    Callout numero uno

    Assegna a

    Immettere i nomi o gli indirizzi per le persone a cui si vuole assegnare le attività del flusso di lavoro.

    • Se le attività verranno assegnate una alla volta (in sequenza seriale)   
      Immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui si desidera assegnare le attività.

    • Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente (in parallelo)   
      L'ordine dei nomi o degli indirizzi non è importante.

    • Se si sta assegnando un'attività a un utente esterno all'organizzazione   
      di SharePoint Per altre informazioni su come includere i partecipanti esterni, vedere il segmento completo di questo articolo.

    Callout numero due

    Ordine

    Specificare se le attività devono essere assegnate una alla volta (in sequenza seriale) o contemporaneamente (in parallelo).

    Per altre informazioni sull'uso dell'ordine seriale e dell'ordine parallelo, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

    Callout numero tre

    Aggiungere una nuova fase

    Aggiungere le fasi desiderate oltre la prima appena configurata.

    • Per eliminare un'intera fase, fare clic nel campo assegna a per tale fase e quindi premere CTRL + CANC.

    Per altre informazioni sull'uso di più fasi, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

    Callout numero quattro

    Espandi gruppi

    • Per avere un'attività assegnata a ogni membro di ogni gruppo immesso nel campo assegna a , selezionare questa casella di controllo. Ogni membro del gruppo riceverà una notifica di attività e ogni membro avrà la propria attività da completare.

    • Per avere una sola attività assegnata a un intero gruppo immesso nel campo assegna a , deselezionare questa casella di controllo. Ogni membro del gruppo riceverà una notifica di attività, ma un membro può richiedere e completare la singola attività per conto dell'intero gruppo. Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento completo di questo articolo.

    Callout numero 5

    Richiesta

    Il testo da includere in questa sezione verrà incluso in ogni notifica di attività inviata dal flusso di lavoro. Non dimenticare di includere eventuali istruzioni o risorse aggiuntive che potrebbero essere necessarie ai partecipanti, tra cui:

    • Informazioni di contatto.

    • Se appropriato, una nota sulle singole attività assegnate a interi gruppi o liste di distribuzione. Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento completo di questo articolo.

    Callout numero sei

    Scadenze e durata delle attività

    Specificare una data di scadenza finale per l'intero flusso di lavoro e/o specificare il numero di giorni, settimane o mesi consentiti per il completamento di ogni attività dall'ora in cui è stata assegnata.

    • Se il flusso di lavoro si avvia automaticamente, in genere è consigliabile uscire dalla Data di scadenza per il campo tutte le attività e usare i due campi durata per controllare la data di scadenza. È sempre possibile specificare una data di scadenza precisa nel modulo di avvio se e quando si avvia il flusso di lavoro manualmente.

    Per altre informazioni su quando usare le date di scadenza e quando usare le durate delle attività, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

    Callout numero sette

    CC

    Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica di tutti gli utenti che devono ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato o terminato.

    • L'immissione di un nome in questo articolo non comporta l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

    • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

    • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che l'ha aggiunta in origine riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

    Callout numero otto

    Fine del flusso di lavoro

    Selezionare nessuna o entrambe le opzioni.

    Per altre informazioni su queste opzioni, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

    Callout numero nove

    Abilitare l'approvazione del contenuto

    Selezionare questa casella di controllo se si vuole usare questo flusso di lavoro per gestire l'approvazione del contenuto.

    Per altre informazioni sull'uso del flusso di lavoro per controllare l'approvazione del contenuto, inclusa la pubblicazione di versioni principali, vedere il segmento di controllo di questo articolo.

  7. Quando si hanno tutte le impostazioni in questa pagina nel modo desiderato, fare clic su Salva per creare il flusso di lavoro.

Altre informazioni

Se si è pronti, accedere al segmento Start di questo articolo e avviare la prima istanza per testare il nuovo flusso di lavoro.

Un flusso di lavoro può essere configurato per l'avvio manuale solo, automaticamente o in entrambi i modi:

  • Manualmente in qualsiasi momento da chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie.

  • Automaticamente ogni volta che si verifica un evento trigger specificato. In altri casi, quando un elemento viene aggiunto all'elenco o alla raccolta, e/o quando un elemento dell'elenco viene modificato in qualsiasi modo e/o quando qualcuno tenta di pubblicare una versione principale di un elemento.
    L'evento o gli eventi di attivazione vengono specificati nella prima pagina del modulo di associazione, durante l'associazione e la configurazione originali del flusso di lavoro. Per altre informazioni, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Nota: Un flusso di lavoro non può iniziare con un elemento attualmente estratto. Dopo l'avvio del flusso di lavoro, tuttavia, l'elemento per la revisione può essere estratto per proteggerlo dalle modifiche. (Ma finché l'elemento non viene archiviato di nuovo, nessun altro flusso di lavoro può avviarlo).

Sezioni di questo segmento

  1. Avviare il flusso di lavoro automaticamente

  2. Avviare il flusso di lavoro manualmente

  3. Avviare manualmente dall'elenco o dalla raccolta

  4. Avviare manualmente dall'interno di un'applicazione di Microsoft Office

1. avviare il flusso di lavoro automaticamente

Se il flusso di lavoro è configurato per l'avvio automatico, ogni volta che si verifica un evento di attivazione, il flusso di lavoro viene eseguito sull'elemento che lo ha attivato.

Quando il flusso di lavoro viene avviato, assegna la prima attività o attività e invia una notifica di attività a ogni cessionario. Nel frattempo, invia anche le notifiche di avvio (distinte dalle notifiche delle attività) alla persona che ha originariamente aggiunto il flusso di lavoro e a chiunque sia elencato nel campo CC della seconda pagina del modulo di associazione.

Nota: Quando viene aggiunto un nuovo flusso di lavoro che verrà avviato automaticamente, il campo Data di scadenza per tutte le attività nella seconda pagina del modulo di associazione dovrebbe in genere essere lasciato vuoto, perché qualsiasi valore won’di data esplicito specificato in tale posizione viene automaticamente regolato in relazione alla data in cui il flusso dilavoro viene avviato ogni volta. Per altre informazioni, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Inizio del segmento

2. avviare il flusso di lavoro manualmente

Nota sulle autorizzazioni    In genere, è necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi per avviare un flusso di lavoro. Per impostazione predefinita, il gruppo membri e il gruppo proprietari hanno entrambi questa autorizzazione, ma il gruppo visitatori non lo fa. Tuttavia, un proprietario può anche scegliere, in base al flusso di lavoro per flusso di lavoro, di richiedere l'autorizzazione Manage lists per gli utenti che avviano il flusso di lavoro. Scegliendo questa opzione, i proprietari possono essenzialmente specificare che solo gli utenti e gli altri proprietari possono avviare un determinato flusso di lavoro. Per altre informazioni, vedere il segmento Learn di questo articolo.

Due posizioni da cui iniziare

È possibile avviare manualmente un flusso di lavoro da una delle due posizioni seguenti:

  • Dall'elenco o dalla raccolta in cui è archiviato l'elemento

  • All'interno dell'elemento stesso, aperto nell'applicazione di Microsoft Office in cui è stato creato. Tieni presente che questo deve essere il programma installato e non una versione per l'applicazione Web.

Le due sezioni rimanenti di questo segmento contengono istruzioni per entrambi i metodi.

Inizio del segmento

3. iniziare manualmente dall'elenco o dalla raccolta

  1. Passare all'elenco o alla raccolta in cui è archiviato l'elemento in cui si vuole eseguire il flusso di lavoro.

  2. Fare clic sui puntini di sospensione accanto al nome dell'elemento, quindi nella finestra di dialogo fare clic sui puntini di sospensione per aprire il menu elemento e quindi fare clic su flussi di lavoro nel menu a discesa.

  3. Nella pagina flussi di lavoro: nome elemento , in avvia un nuovo flusso di lavoro, fare clic sul flusso di lavoro che si vuole eseguire.
    Collegamento per l'avvio del flusso di lavoro

  4. Nella pagina Modifica flusso di lavoro, nel modulo di avvio, apportare le modifiche da applicare a questa specifica istanza del flusso di lavoro.

    Nota: Le modifiche apportate qui, nel modulo di avvio, vengono usate solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Se si vogliono apportare modifiche che verranno applicate ogni volta che il flusso di lavoro viene eseguito oppure se si vogliono modificare le impostazioni del flusso di lavoro che non sono presenti in questo modulo, vedere il segmento di modifica di questo articolo.

    Modulo di avvio

    Callout numero uno

    Assegna a

    Apportare modifiche all'elenco delle persone a cui si vuole assegnare il flusso di lavoro.

    • Se le attività verranno assegnate una alla volta   
      Immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui le attività devono essere assegnate.

    • Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente   
      L'ordine dei nomi o degli indirizzi non è importante.

    • Se si sta assegnando un'attività a un utente esterno all'organizzazione   
      di SharePoint Per altre informazioni su come includere i partecipanti esterni, vedere il segmento completo di questo articolo

    Callout numero due

    Ordine

    Verificare che le specifiche per indicare se le attività devono essere assegnate una alla volta (in sequenza seriale) o tutte contemporaneamente (in parallelo) siano come desiderate.

    Per altre informazioni sull'uso dell'ordine seriale e dell'ordine parallelo, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

    Callout numero tre

    Aggiungere una nuova fase

    Aggiungere o qualsiasi fase che si vuole oltre quella o quelle attualmente configurate.

    • Per eliminare un'intera fase, fare clic nel campo assegna a per tale fase e quindi premere CTRL + CANC.

    Per altre informazioni sull'uso di più fasi, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

    Callout numero quattro

    Espandi gruppi

    • Per avere un'attività assegnata a ogni membro di ogni gruppo immesso nel campo assegna a , selezionare questa casella di controllo. Ogni membro del gruppo riceverà la notifica dell'attività e ogni membro avrà la propria attività da completare.

    • Per avere una sola attività assegnata a ogni intero gruppo immesso nel campo assegna a , deselezionare questa casella di controllo. Ogni membro del gruppo riceverà una notifica di attività, ma un membro può richiedere e completare la singola attività per conto dell'intero gruppo. Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento completo di questo articolo.

    Callout numero 5

    Richiesta

    Il testo da includere in questa sezione verrà incluso in ogni notifica di attività inviata dal flusso di lavoro. Non dimenticare di includere eventuali istruzioni o risorse aggiuntive che potrebbero essere necessarie ai partecipanti, tra cui:

    • Informazioni sul contatto per domande e problemi

    • Se applicabile, una nota sulle singole attività assegnate a interi gruppi o liste di distribuzione (si trovano le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo nel segmento completo di questo articolo).

    Callout numero sei

    Scadenze e durata delle attività

    Specificare una data di scadenza finale per l'intero flusso di lavoro e/o specificare il numero di giorni, settimane o mesi consentiti per il completamento di ogni attività dall'ora in cui è stata assegnata.

    Per altre informazioni su quando usare le date di scadenza e quando usare le durate delle attività, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

    Callout numero sette

    CC

    Apportare le aggiunte o le rimozioni desiderate. Tenere presente che:

    • L'immissione di un nome in questo articolo non comporta l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

    • Poiché si sta avviando il flusso di lavoro manualmente, si riceveranno le notifiche di inizio e fine, indipendentemente dal fatto che siano o meno presenti in questo campo.

  5. Quando si hanno tutte le impostazioni del modulo di avvio nel modo desiderato, fare clic su Avvia per avviare il flusso di lavoro.

Il flusso di lavoro assegna la prima attività o attività e nel frattempo Invia le notifiche di avvio all'utente e a chiunque sia elencato nel campo CC del modulo di avvio.

Inizio del segmento

  1. Aprire l'elemento nell'applicazione di Office installata nel computer.

  2. Nell'elemento aperto fare clic sulla scheda file , su Salva & Inviae quindi sul flusso di lavoro che si vuole eseguire nell'elemento.

  3. Se viene visualizzato il messaggio seguente, che informa che il flusso di lavoro richiede il controllo del file, fare clic sul pulsante Archivia .

  4. Fare clic sul pulsante Avvia flusso di lavoro grande.

  5. Nella pagina Modifica flusso di lavoro, nel modulo di avvio, apportare le modifiche da applicare a questa specifica istanza del flusso di lavoro.

    Nota: Le modifiche apportate qui, nel modulo di avvio, vengono usate solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Se si vogliono apportare modifiche che verranno applicate ogni volta che il flusso di lavoro viene eseguito oppure se si vogliono modificare le impostazioni del flusso di lavoro che non sono presenti in questo modulo, vedere il segmento di modifica di questo articolo.

    Modulo di avvio

Callout numero uno

Assegna a

Apportare modifiche all'elenco delle persone a cui si vuole assegnare il flusso di lavoro.

  • Se le attività verranno assegnate una alla volta (in sequenza seriale)   
    Immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui le attività devono essere assegnate.

  • Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente (in parallelo)   
    L'ordine dei nomi o degli indirizzi non è importante.

  • Se si sta assegnando un'attività a un utente esterno all'organizzazione   
    di SharePoint Per altre informazioni su come includere i partecipanti esterni, vedere il segmento completo di questo articolo.

Callout numero due

Ordine

Verificare che le specifiche per indicare se le attività devono essere assegnate una alla volta (in sequenza seriale) o tutte contemporaneamente (in parallelo) siano come desiderate.

Per altre informazioni sull'uso dell'ordine seriale e dell'ordine parallelo, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero tre

Aggiungere una nuova fase

Aggiungere o qualsiasi fase che si vuole oltre quella o quelle attualmente configurate.

  • Per eliminare un'intera fase, fare clic nel campo assegna a per tale fase e quindi premere CTRL + CANC.

Per altre informazioni sull'uso di più fasi, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero quattro

Espandi gruppi

  • Per avere un'attività assegnata aogni membro di ogni gruppo immesso nel campo assegna a , selezionare questa casella di controllo. Ogni membro del gruppo riceverà la notifica dell'attività e ogni membro avrà la propria attività da completare.

  • Per avere una sola attività assegnata a ogni intero gruppo immesso nel campo assegna a , deselezionare questa casella di controllo. Ogni membro del gruppo riceverà una notifica di attività, ma un membro può richiedere e completare la singola attività per conto dell'intero gruppo. Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento completo di questo articolo.

Callout numero 5

Richiesta

Il testo da includere in questa sezione verrà incluso in ogni notifica di attività inviata dal flusso di lavoro. Non dimenticare di includere eventuali istruzioni o risorse aggiuntive che potrebbero essere necessarie ai partecipanti, tra cui:

  • Informazioni sul contatto per domande e problemi.

  • Se applicabile, una nota sulle singole attività assegnate a interi gruppi o liste di distribuzione. Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento completo di questo articolo.

Callout numero sei

Scadenze e durata delle attività

Specificare una data di scadenza finale per l'intero flusso di lavoro e/o specificare il numero di giorni, settimane o mesi consentiti per il completamento di ogni attività dall'ora in cui è stata assegnata.

Per altre informazioni su quando usare le date di scadenza e quando usare le durate delle attività, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero sette

CC

Apportare le aggiunte o le rimozioni desiderate. Tenere presente che:

  • L'immissione di un nome in questo articolo non comporta l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

  • Poiché si sta avviando il flusso di lavoro manualmente, si riceveranno le notifiche di inizio e fine, indipendentemente dal fatto che si sia elencati in questo campo.

  1. Quando si hanno le impostazioni del modulo di avvio nel modo desiderato, fare clic su Avvia per avviare il flusso di lavoro.

Il flusso di lavoro assegna la prima attività o attività e nel frattempo Invia le notifiche di avvio all'utente e a chiunque sia elencato nel campo CC del modulo di avvio.

Altre informazioni

  • Se è la prima volta che il flusso di lavoro è stato eseguito, gli altri partecipanti potrebbero aver bisogno di informazioni e assistenza per completare le attività assegnate. (Potrebbero trovare utile il segmento completo di questo articolo).

  • Inoltre, è consigliabile verificare se i partecipanti ricevono le notifiche tramite posta elettronica e, in particolare, che le notifiche non vengano gestite in modo non corretto dai filtri per la posta indesiderata.

  • Naturalmente, potresti avere una o più attività del flusso di lavoro per completarti. Per informazioni dettagliate su come completarle, vedere il segmento completo di questo articolo.

  • Per informazioni su come tenere traccia dello stato di avanzamento dell'istanza corrente del flusso di lavoro, vedere il segmento Monitor di questo articolo.

Se è la prima volta che viene assegnata un'attività in un flusso di lavoro di approvazione, è possibile che sia utile rivedere questo segmento dell'articolo per intero prima di completare l'attività. In questo modo, ti accorgerai di tutte le opzioni che potrebbero essere aperte.

Nota: Se si è certi che è stata assegnata un'attività del flusso di lavoro, ma il messaggio di notifica non è stato visualizzato nella cartella posta in arrivo, verificare che la notifica non sia stata instradata dal filtro della posta indesiderata. In caso affermativo, modificare le impostazioni del filtro di conseguenza.

Prima di tutto, assicurati di avere l'articolo giusto

Diversi tipi di flussi di lavoro richiedono azioni di attività diverse.

Prima di iniziare, verificare che l'attività assegnata sia effettivamente un'attività del flusso di lavoro approvazione e non un'attività per un altro tipo di flusso di lavoro.

Cercare il testo approvare in uno dei percorsi seguenti:

  • Nella riga dell' oggetto Notifica di attività con testo Approvare evidenziato di notifica delle attività

  • Sulla barra dei messaggi dell'elemento da rivedere
    Elemento da rivedere con testo Rivedere evidenziato

  • Nel titolo dell'attività nella pagina Stato flusso di lavoro
    Attività nell'elenco della pagina Stato flusso di lavoro con testo Rivedere evidenziato

Se il testo non è visualizzato, vedere la persona che ha avviato o aggiunto il flusso di lavoro per individuare il modello di flusso di lavoro basato su o se si tratta di un flusso di lavoro personalizzato. Sono disponibili collegamenti ad articoli che spiegano come usare gli altri tipi di flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint nella sezione vedere anche di questo articolo.

Se l'attività è un'attività di approvazione, tuttavia, continua a leggere.

Sezioni di questo segmento

  1. Panoramica del processo

  2. Ottenere l'elemento e il modulo dell'attività dal messaggio di notifica dell'attività

  3. Arrivare all'elemento e al modulo dell'attività dall'elenco o dalla raccolta

  4. Esaminare l'elemento

  5. Completare e inviare il modulo dell'attività

  6. Notifiche scadute

  7. Richiedere e completare un'attività di gruppo (facoltativo)

  8. Richiedere una modifica all'elemento (facoltativo)

  9. Riassegnare l'attività di approvazione a un altro utente (facoltativo)

  10. Completare un'attività per conto di un partecipante esterno (facoltativo)

1. Panoramica del processo

Quando viene assegnata un'attività in un flusso di lavoro, in genere viene individuata l'attività in uno dei tre modi seguenti:

  • Si riceve una notifica di attività tramite posta elettronica.

  • Si apre un documento di Microsoft Office e viene visualizzata una barra dei messaggi che informa che è stata assegnata un'attività correlata.

  • Si controlla il sito di SharePoint e si scopre che al momento è stata assegnata una o più attività.

Quando si scopre che è stata assegnata un'attività del flusso di lavoro approvazione, in genere si eseguono due operazioni:

  • Esaminare l'elemento    Verificare se è possibile approvare o meno l'elemento nello stato corrente.

  • Completare l'attività    Usare il modulo dell'attività per inviare i risultati della revisione.

Spesso, pertanto, i tre elementi seguenti sono coinvolti nel completamento dell'attività:

  • Messaggio di notifica (che viene ricevuto come posta elettronica)

  • Elemento inviato per l'approvazione (da aprire e rivedere)

  • Modulo attività (che si apre, completa e invia)

Ecco l'aspetto di questi tre elementi.

Messaggio di notifica di attività, elemento da rivedere e modulo dell'attività

Nota: Il pulsante Apri attività sulla barra multifunzione del messaggio di notifica dell'attività viene visualizzato solo quando il messaggio viene aperto nella versione completa e installata di Outlook e non quando viene aperto nell'applicazione Web Outlook Web Access.

Inizio del segmento

2. arrivare all'elemento e al modulo dell'attività dal messaggio di notifica dell'attività

Seguire questa procedura:

  1. Nel messaggio di notifica dell'attività, nella pagina per completare questa procedura, fare clic sul collegamento all'elemento.

  2. Nell'elemento aperto fare clic sul pulsante Apri attività sulla barra dei messaggi.

Accesso all'elemento e al modulo dell'attività dal messaggio di notifica tramite pota elettronica

Nota: Il pulsante Apri attività sulla barra multifunzione del messaggio di notifica dell'attività viene visualizzato solo quando il messaggio viene aperto nella versione completa e installata di Outlook e non quando viene aperto nell'applicazione Web Outlook Web Access.

Inizio del segmento

3. arrivare all'elemento e al modulo dell'attività dall'elenco o dalla raccolta

Seguire questa procedura:

  1. Nell'elenco o raccolta in cui è archiviato l'elemento da rivedere, fare clic sul collegamento in corso associato all'elemento e al flusso di lavoro.

  2. Nella pagina Stato flusso di lavoro fare clic sul titolo dell'attività.

  3. Nel modulo attività, nell' attività flusso di lavoro This si applica alla barra dei messaggi, fare clic sul collegamento all'elemento.

Accesso all'elemento e al modulo dell'attività dall'elenco o raccolta

Inizio del segmento

4. esaminare l'elemento

In questo esempio l'elemento è un documento di Microsoft Word.

Suggerimento: Se si tratta di un'attività di gruppo, ovvero una singola attività assegnata a un intero gruppo o a una lista di distribuzione in modo che un singolo membro del gruppo possa completare l'attività per l'intero gruppo, è consigliabile richiedere l'attività prima di esaminare l'elemento. In questo modo, è possibile ridurre la probabilità che un altro membro del gruppo riveda anche l'articolo. Per istruzioni, vedere la sezione 7 in questo segmento, richiedere e completare un'attività di gruppo.

Elemento da rivedere aperto con barre gialle

Notare le due barre dei messaggi gialle nella parte superiore del documento:

  • Server di sola lettura   Questo documento è aperto in modalità di sola lettura, ovvero è possibile leggere il documento, ma non apportare modifiche.
    Si noti che durante il completamento di un'attività del flusso di lavoro approvazione non vengono in genere apportate modifiche direttamente nell'elemento stesso. Si usa invece il modulo dell'attività per registrare tutte le risposte.

  • Attività flusso di lavoro   Quando si è pronti a registrare la risposta nel modulo dell'attività, fare clic sul pulsante Apri attività .

Inizio del segmento

5. completare e inviare il modulo dell'attività

Il modulo attività per un'attività del flusso di lavoro approvazione ha un aspetto simile al seguente.

Modulo Attività flusso di lavoro

Tieni presente che i primi due elementi (elemento Delete e questa attività del flusso di lavoro si applica al titolo dell'elemento) non vengono visualizzati nel modulo attività quando viene aperto dall'interno dell'elemento per la revisione.

Callout numero uno

Eliminare un elemento

Per eliminare l'attività dall'istanza corrente del flusso di lavoro, fare clic su questo pulsante.

  • L'eliminazione dell'attività non elimina l'elemento da rivedere.

  • Se si elimina l'attività, tale azione funzionerà come (e viene registrata nella cronologia) come rifiuto del documento. Quindi, se il flusso di lavoro è configurato per terminare al primo rifiuto, l'eliminazione dell'attività termina con il flusso di lavoro.

  • Un'attività eliminata non viene più visualizzata nell'area attività della pagina Stato flusso di lavoro. Tuttavia, l'eliminazione e il conseguente rifiuto automatico vengono ancora registrati nell'area della cronologia della pagina.

    Nota: Se non è stata avviata questa istanza del flusso di lavoro, è possibile verificare con la persona che ha avviato l'operazione prima di eliminare l'attività.

Callout numero due

Questa attività del flusso di lavoro si applica al titolo dell'elemento

Per aprire l'elemento per la revisione, fare clic sul collegamento qui.

Callout numero tre

Stato, richiesto da, commenti consolidati, data di scadenza

Non è possibile modificare o modificare le voci in questi quattro campi, ma è possibile trovare le informazioni utili.

Si noti che la casella Commenti consolidati contiene non solo altre istruzioni su come completare l'attività, ma anche tutti i commenti inviati dai partecipanti che hanno già completato le proprie attività in questa stessa istanza del flusso di lavoro.

Allo stesso modo, dopo aver inviato un modulo personalizzato, i commenti inclusi nella casella Commenti (4) verranno visualizzati anche nella casella Commenti consolidati per i partecipanti successivi.

Callout numero quattro

Commenti

Il testo immesso qui verrà registrato nella cronologia del flusso di lavoro e verrà visualizzato anche nel campo Commenti consolidati (3) per i partecipanti successivi.

Callout numero 5

Approvazione

Per approvare l'elemento, digitare tutti i commenti che si desidera contribuire nel campo Commenti (4) e quindi fare clic su questo pulsante.

Callout numero sei

Rifiutare

Per rifiutare l'elemento, digitare tutti i commenti che si desidera contribuire nel campoCommenti (4), quindi fare clic su questo pulsante.

Callout numero sette

Annullare

Per chiudere il modulo dell'attività senza salvare le modifiche o le risposte, fare clic su questo pulsante. L'attività rimarrà incompleta e assegnata all'utente.

Callout numero otto

Richiesta di modifica

Per richiedere una modifica all'elemento che si sta rivedendo, fare clic su questo pulsante.

Per un'illustrazione della maschera in cui si immetteranno i dettagli della richiesta e per ulteriori istruzioni, passare alla sezione 8 in questo segmento, richiedere una modifica all'elemento.

Nota: Questa opzione potrebbe essere disattivata per alcune attività del flusso di lavoro.

Callout numero nove

Riassegnare un'attività

Per riassegnare l'attività di approvazione a un altro utente, fare clic su questo pulsante.

Per un'illustrazione della pagina in cui si immetteranno i dettagli della riassegnazione e per ulteriori istruzioni, passare alla sezione 7 in questo segmento, riassegnare l'attività di approvazione a un altro utente.

Nota: Questa opzione potrebbe essere disattivata per alcune attività del flusso di lavoro.

Inizio del segmento

6. notifiche scadute

Se un'attività o un'intera istanza del flusso di lavoro è scaduta per il completamento, le notifiche vengono inviate automaticamente a:

  • La persona a cui è assegnata l'attività

  • La persona che ha avviato il flusso di lavoro (o, se l'avvio è stato automatico, alla persona che ha originariamente aggiunto il flusso di lavoro)

Inizio del segmento

7. richiedere e completare un'attività di gruppo (facoltativo)

Se un'unica attività viene assegnata a un intero gruppo a cui si appartiene, un membro del gruppo può richiedere e completare la singola attività per conto dell'intero gruppo.

Richiedere l'attività prima di esaminare l'elemento. Non appena si reclama l'attività, questa viene assegnata all'utente e nessun altro membro del gruppo può completarlo. In questo modo, solo una persona esegue il lavoro necessario.

  1. Nella pagina Stato flusso di lavoro posizionare il puntatore sul nome dell'attività assegnata al gruppo finché non viene visualizzata una freccia

  2. Fare clic sulla freccia, fare clic su modifica elemento e quindi, nel modulo attività, fare clic sul pulsante attività attestazione .
    Come richiedere un'attività di gruppo

Quando la pagina Stato flusso di lavoro viene aggiornata, è possibile verificare che l'attività non sia più assegnata al gruppo, ma in modo specifico.

In seguito, se vuoi rilasciare di nuovo l'attività al gruppo senza completarla, USA gli stessi passaggi per tornare al modulo dell'attività, ma ora fai clic sul pulsante Rilascia attività .

Pulsante Rilascia attività sul modulo dell'attività

Inizio del segmento

8. richiedere una modifica all'elemento (facoltativo)

Prima di iniziare questa procedura, tenere presente che il flusso di lavoro può essere configurato per terminare immediatamente , se viene apportata una modifica all'elemento. Potrebbe essere consigliabile verificare con la persona che ha avviato o aggiunto il flusso di lavoro, in modo che sia corretto apportare una modifica e che il flusso di lavoro finisca in quel punto.

Verrà illustrata l'opzione di richiesta di modifica inserendola in uno scenario:

Prima di tutto, immagina che il tuo nome sia Frank.

Immaginate quindi che un collaboratore di nome Anna abbia avviato un flusso di lavoro approvazione su un documento creato.

Quando si esamina il nuovo documento di Anna, si ritiene che l'introduzione sia troppo lunga.

Si fa clic sul pulsante Richiedi modifica nella parte inferiore del modulo attività flusso di lavoro e quindi si compila il modulo.

Modulo per la richiesta di una modifica dell'elemento

Callout numero uno

Richiesta di modifica da

Immettere il nome o l'indirizzo di posta elettronica della persona a cui si sta richiedendo la modifica.

Per inviare la richiesta alla persona che ha avviato questa esecuzione del flusso di lavoro oppure, se il flusso di lavoro è stato avviato automaticamente, alla persona che ha originariamente aggiunto il flusso di lavoro di approvazione, è anche possibile omettere questo campo.

Callout numero due

Nuova richiesta

Descrivere la modifica che si vuole apportare e fornire le informazioni necessarie per la modifica. Il testo immesso qui verrà aggiunto nell'area Commenti consolidati .

Callout numero tre

Nuova durata

Eseguire una di queste tre operazioni:

  • Per conservare la data di scadenza esistente    Lascia vuoto questo campo.

  • Per rimuovere completamente la data di scadenza    Digitare il numero 0.

  • Per specificare una nuova data di scadenza    Digitare un numero e quindi specificare le unità di durata nel campo seguente. Insieme, le due voci identificano il periodo prima che l'attività di modifica sia dovuta.

Callout numero quattro

Nuove unità di durata

Se si specifica una nuova durata dell'attività, usare questo campo insieme al campo nuova durata per identificare il periodo prima che l'attività sia dovuta. (Ad esempio: 3 giorni o 1 mese o 2 settimane)

Quando si hanno tutte le voci del modulo nel modo desiderato, fare clic su Inviae l'attività corrente è contrassegnata comecompletata. Ma non è ancora stato fatto. Quando Anna completa l'attività di modifica, viene di nuovo assegnata un'attività di approvazione.

Nel frattempo, Anna riceve la seguente notifica tramite posta elettronica:

Notifica inviata in caso di richiesta di modifica di un elemento

Anna può constatare solo dopo aver guardato la riga dell' oggetto (numero 1 nell'illustrazione) che non si tratta di una normale notifica di approvazione, bensì di una richiesta di modifica dell'elemento. Trova le informazioni sul cambiamento specifico richiesto nella modifica richiesta di testo (numero 2).

Anna estrae l'elemento, apporta le modifiche richieste, quindi Salva le modifiche e controlla di nuovo l'elemento.

Passa quindi alla pagina Stato flusso di lavoro e apre la sua attività di richiesta di modifica dall'area attività.


Modulo inviato al completamento della richiesta di modifica

Anna aggiunge tutte le informazioni desiderate nel campo Commenti , quindi fa clic su Invia risposta. Il flusso di lavoro esegue due azioni:

  • Contrassegna l'attività di richiesta di modifica di Anna come completata.

  • Viene assegnata una nuova attività di approvazione (con i commenti di Anna aggiunti nel campo Commenti consolidati ) e viene inviata una notifica relativa all'attività.

Ora è possibile procedere e completare la revisione dell'elemento modificato.

Nel frattempo, tutte queste azioni vengono rilevate e visibili nella sezione Cronologia flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro, come illustrato nella figura seguente.

Cronologia del flusso di lavoro con le azioni eseguite dalla richiesta di modifica

Ecco un diagramma dell'intero processo.

Diagramma di flusso della richiesta di modifica

Inizio del segmento

9. riassegnare l'attività di approvazione a un altro utente (facoltativo)

Per completare un'attività del flusso di lavoro assegnata a un altro utente, fare clic sul pulsante Riassegna attività nel modulo attività flusso di lavoro.

Questo modulo viene visualizzato.

Modulo di riassegnazione di attività

Callout numero uno

Riassegnare l'attività a

Immettere il nome o l'indirizzo della persona a cui si vuole assegnare l'attività.

Per assegnare questa attività alla persona che ha avviato il flusso di lavoro oppure, se il flusso di lavoro è stato avviato automaticamente, per la persona che ha originariamente aggiunto questo flusso di lavoro, lascia vuoto questo campo.

Callout numero due

Nuova richiesta

Fornisci le informazioni che devono essere completate dalla persona a cui vuoi assegnare l'attività. Il testo immesso qui verrà aggiunto nell'area Commenti consolidati .

Callout numero tre

Nuova durata

Eseguire una di queste tre operazioni:

  • Per conservare la data di scadenza esistente    Lascia vuoto questo campo.

  • Per rimuovere completamente la data di scadenza    Digitare il numero 0.

  • Per specificare una nuova data di scadenza    Digitare un numero e quindi specificare le unità di durata nel campo seguente. Insieme, le due voci identificano il periodo prima che l'attività di modifica sia dovuta.

Callout numero quattro

Nuove unità di durata

Se si specifica una nuova durata dell'attività, usare questo campo insieme al campo nuova durata per identificare il periodo prima che l'attività sia dovuta. (Ad esempio: 3 giorni o 1 mese o 2 settimane)

Al termine della maschera, fare clic su Invia. L'attività è contrassegnata come completata, viene assegnata una nuova attività alla persona ora responsabile dell'attività e viene inviata una notifica di attività.

Tutte le nuove informazioni fornite vengono incluse nel testo delegato in base alla nuova notifica di attività (numero 1 nella figura seguente).

Notifica di attività per un'attività riassegnata

Tutte queste modifiche vengono rilevate e visibili nelle sezioni attività e cronologia della pagina Stato flusso di lavoro, come illustrato di seguito.

Aree Attività e Cronologia nella pagina Stato flusso di lavoro per un'attività riassegnata

Inizio del segmento

10. completare un'attività per conto di un partecipante esterno (facoltativo)

Esiste un processo speciale per includere i partecipanti che non sono membri dell'organizzazione di SharePoint. In questo processo un membro del sito funge da proxy per il partecipante esterno:

  1. Includere l'indirizzo di posta elettronica del partecipante esterno nella fase di assegnazione appropriata nella seconda pagina del modulo di associazione.

  2. Il flusso di lavoro assegna effettivamente l'attività del partecipante esterno al membro del sito che avvia il flusso di lavoro, oppure, se il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, al membro che ha originariamente aggiunto il flusso di lavoro. Questa persona a cui l'attività è effettivamente assegnata funge da proxy per il partecipante esterno.

  3. Questo membro del sito riceve una notifica di attività, con istruzioni per inviare una copia dell'elemento da rivedere al partecipante esterno. Nel frattempo, il partecipante esterno riceve una copia della notifica dell'attività, che può fungere da avviso utile o Heads-up.

  4. Il membro del sito a cui l'attività è effettivamente assegnata invia una copia dell'elemento al partecipante esterno.

  5. Il partecipante esterno esamina l'elemento e rinvia la risposta al membro del sito.

  6. Quando arriva la risposta del partecipante esterno, il membro del sito completa l'attività per conto del partecipante esterno.

Ecco un diagramma del processo.

Diagramma di flusso del processo per l'inclusione di un partecipante esterno

La posizione centrale da cui è possibile monitorare, modificare o interrompere un flusso di lavoro in corso è la pagina Stato flusso di lavoro per l'istanza del flusso di lavoro.

Prima di tutto ti mostreremo come accedere a questa pagina, quindi ti mostreremo come usare le opzioni e le informazioni disponibili. Infine, verranno visualizzate altre due pagine in cui è possibile ottenere ulteriori informazioni di monitoraggio.

Sezioni di questo segmento

  1. Vai alla pagina Stato flusso di lavoro

  2. Usare la pagina Stato flusso di lavoro per monitorare l'avanzamento del flusso di lavoro

  3. Modificare le attività attive (attività già assegnate)

  4. Modificare le attività future (attività non ancora assegnate)

  5. Annullare o terminare l'esecuzione del flusso di lavoro

  6. Individuare i flussi di lavoro in uso in un elemento

  7. Monitorare i flussi di lavoro per l'intera raccolta siti

1. tornare alla pagina Stato flusso di lavoro

Nell'elenco o nella raccolta in cui si trova l'elemento fare clic sul collegamento in corso per l'elemento e il flusso di lavoro desiderati.

In questo esempio l'elemento è il documento denominato bozza di Keynote e il flusso di lavoro è approvazione 3.

Clic sul collegamento dello stato del flusso di lavoro

Verrà visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro.

Note: 

  • Se l'elenco o la raccolta contiene un numero elevato di elementi, è possibile usare l'ordinamento e/o il filtro per trovare l'elemento che si sta cercando più rapidamente. Se si ritiene che si stiano ripetutamente ordinando e/o filtrando allo stesso modo, è possibile che sia utile creare una visualizzazione personalizzata che automatizza quella particolare disposizione.

  • Per visualizzare la pagina Stato flusso di lavoro, è anche possibile fare clic sul collegamento Visualizza lo stato del flusso di lavoro in una notifica di posta elettronica "è stato avviato" oppure visualizzare il collegamento Visualizza cronologia flussi di lavoro in una notifica di posta elettronica "completata" per l'istanza specifica che si è interessati.

Inizio del segmento

2. usare la pagina Stato flusso di lavoro per monitorare l'avanzamento del flusso di lavoro

Qui, sotto l'illustrazione di ogni sezione della pagina Stato flusso di lavoro, troverai le domande di monitoraggio che la sezione risponde.

Sezione informazioni flusso di lavoro

Sezione Informazioni flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro

Risposte alle domande:

  • Chi ha avviato questa istanza del flusso di lavoro?

  • Quando è stata avviata questa istanza?

  • Quando si verifica l'ultima azione in questa istanza?

  • In quale elemento è in uso l'istanza?

  • Qual è lo stato corrente di questa istanza?

Sezione attività

Area Attività della pagina Stato flusso di lavoro

Risposte alle domande:

  • Quali attività sono già state create e assegnate e qual è il loro stato corrente?

  • Quali attività sono già state completate e qual è stato il risultato per ognuna di queste attività?

  • Qual è la data di scadenza per ogni attività che è già stata creata e assegnata?

Le attività eliminate e le attività non ancora assegnate non vengono visualizzate in questa sezione.

Sezione Cronologia flusso di lavoro

Sezione Cronologia flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro

Risposte alle domande:

  • Quali eventi si sono già verificati in questa istanza del flusso di lavoro?

  • Tieni presente che le attività scadute e le notifiche di attività scadute non vengono visualizzate in quest'area.

Inizio del segmento

3. modificare le attività attive (attività già assegnate)

Esistono due modi per modificare le attività già assegnate, ma non ancora completate:

  • Modificare una singola attività attiva

  • Modificare tutte le attività attive

Modificare una singola attività attiva

Autorizzazioni   Per apportare modifiche a una singola attività assegnata a un altro utente, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita; il gruppo membri e i gruppi di visitatori non lo fanno. È quindi possibile, ad esempio, avere le autorizzazioni che consentono di avviare un flusso di lavoro, ma non di apportare modifiche all'attività di un altro partecipante.

Se si dispone delle autorizzazioni necessarie:

  1. Fare clic sul titolo dell'attività nell'elenco attività .
    Clic sul titolo dell'attività nell'elenco

  2. Usare il modulo dell'attività per completare, eliminare o riassegnare l'attività.

Per istruzioni più dettagliate su come usare il modulo attività, vedere il segmento completo di questo articolo.

Modificare tutte le attività attive

Autorizzazioni    Tutti e quattro i collegamenti di comando nella figura seguente vengono visualizzati nella pagina Stato flusso di lavoro di tutti gli utenti con l'autorizzazione Gestisci elenchi. I primi tre collegamenti vengono visualizzati nella pagina della persona che ha avviato l'istanza del flusso di lavoro, ma la fine del collegamento al flusso di lavoronon viene visualizzata, a meno che l'utente non disponga anche dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Di nuovo, il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, il gruppo membri e i gruppi di visitatori non lo fanno.)

  1. Nell'area appena sotto la visualizzazione del flusso di lavoro fare clic sul collegamento Aggiorna attività attive di approvazione .

  2. Apportare le modifiche desiderate nel modulo visualizzato e quindi fare clic su OK.

    • I messaggi che riflettono le modifiche vengono inviati alle persone a cui sono attualmente assegnate attività in questa esecuzione.

    • Le modifiche apportate in questo modulo non risentono delle attività già completate o eliminate e delle attività non ancora assegnate.

    • Se si vogliono apportare modifiche alle attività non ancora assegnate, vedere la sezione seguente modificare le attività future.

Modulo di modifica per attività attive

Callout numero uno

Durata per attività, unità di durata

  • Per conservare la data di scadenza esistente    Lascia la durata per attività vuota e non modificare le unità di durata.

  • Per rimuovere la data di scadenza in modo che non ci sia nessuno    Digitare il numero 0 in durata per attività.

  • Per trasferire la data di scadenza estendendo la durata dell'attività    Usare entrambi i campi durata per specificare il numero e il tipo di unità per cui si desidera estendere la durata.

Callout numero due

Richiesta

  • Per modificare il testo della richiesta    Apportare le modifiche desiderate nella casella di testo.

  1. Quando si hanno tutti i campi del modulo nel modo desiderato, fare clic su OK.

Tutte le attività attive nell'istanza corrente vengono aggiornate.

Inizio del segmento

4. modificare le attività future (attività non ancora assegnate)

Autorizzazioni    Tutti e quattro i collegamenti di comando nella figura seguente vengono visualizzati nella pagina Stato flusso di lavoro di tutti gli utenti con l'autorizzazione Gestisci elenchi. I primi tre collegamenti vengono visualizzati nella pagina della persona che ha avviato l'istanza del flusso di lavoro, ma il collegamento termina questo flusso di lavoro oranon viene visualizzato, a meno che l'utente non disponga anche dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Di nuovo, il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, il gruppo membri e i gruppi di visitatori non lo fanno.)

  1. Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area sotto la visualizzazione del flusso di lavoro, fare clic sul collegamento aggiungere o aggiornare i responsabili approvazione .

  2. Apportare le modifiche desiderate nel modulo visualizzato e quindi fare clic su Aggiorna.

    Nota: Le attività già create e assegnate non sono interessate dalle modifiche apportate in questo modulo.

Modulo di modifica per attività future

Callout numero uno

Partecipanti, ordine, Espandi gruppi

  • Per aggiungere o rimuovere partecipanti o per modificare l'ordine delle attività    Aggiungere, rimuovere e/o ridisporre l'ordine dei nomi o degli indirizzi del partecipante nel campopartecipanti .

  • Per rimuovere un'intera fase    , fare clic nel campo assegna a per la fase desiderata e quindi premere CTRL+CANC.

Nota: È possibile usare la casella di controllo Espandi gruppi per specificare se ai gruppi di distribuzione elencati deve essere assegnata una sola attività per l'intero gruppo o un'attività per membro.

Per altre informazioni sull'uso di questi campi, vedere il segmento piano e il segmento di aggiunta appropriato (elenco/ raccolta o raccolte siti) di questo articolo.

Callout numero due

Richiesta

  • Per modificare il testo della richiesta    Apportare le modifiche desiderate al testo nella casella.

Callout numero tre

Scadenza per tutte le attività, durata per attività, unità di durata

  • Per modificare o rimuovere la data di scadenza del calendario    Eliminare la data esistente e quindi fornirne una nuova oppure, per rimuovere completamente la data di scadenza specifica, lascia il campo vuoto. (Non digitare uno zero in questo campo. Questo campo deve contenere un valore di data del calendario o essere vuoto.

  • Per conservare la durata esistente    Lascia la durata per attività vuota e non modificare le unità di durata.

  • Per rimuovere la durata in modo che non ci sia nessuno    Digitare il numero 0 in durata per attività.

  • Per estendere la durata dell'attività    Usare entrambi i campi durations per specificare il numero e il tipo di unità per cui si desidera estendere la durata. Per altre informazioni sull'impostazione delle date di scadenza e della durata, vedere il segmento piano di questo articolo.

  1. Quando si hanno tutti i campi del modulo nel modo desiderato, fare clic su OK.

Tutte le attività future dell'istanza corrente rifletteranno le modifiche apportate.

Inizio del segmento

5. annullare o terminare l'esecuzione del flusso di lavoro

Esistono due modi per arrestare un'istanza del flusso di lavoro in corso prima del completamento:

  • Annullare il flusso di lavoro    Tutte le attività vengono annullate, ma conservate nell'area attività della pagina Stato flusso di lavoro.

  • Terminare il flusso di lavoro    Tutte le attività vengono annullate e vengono eliminate dall'area attività della pagina Stato flusso di lavoro. (Tuttavia, sono ancora riflessi nell'area Cronologia flusso di lavoro).

Seguire le istruzioni per entrambi i metodi.

Annulla (tutte le attività annullate, ma conservate nell'elenco attività e nella cronologia)

Autorizzazioni    Tutti e quattro i collegamenti di comando nella figura seguente vengono visualizzati nella pagina Stato flusso di lavoro di tutti gli utenti con l'autorizzazione Gestisci elenchi. I primi tre collegamenti vengono visualizzati nella pagina della persona che ha avviato l'istanza del flusso di lavoro, ma la fine del collegamento del flusso di lavoro non viene visualizzata, a meno che l'utente non disponga anche dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Di nuovo, il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, il gruppo membri e i gruppi di visitatori non lo fanno.)

Se l'istanza corrente di un flusso di lavoro non è più necessaria, è possibile interromperla.

  • Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area appena sotto la visualizzazione del flusso di lavoro, fare clic sul collegamento Annulla tutte le attività di approvazione .

  • Fare clic su Sì per confermare.

Collegamento per l'annullamento di tutte le attività

Tutte le attività correnti vengono annullate e il flusso di lavoro termina con uno stato annullato. Le attività annullate sono ancora elencate sia nell'area attività che nell'area Cronologia flusso di lavoro .

Terminate (tutte le attività eliminate dall'elenco attività ma conservate nella cronologia)

Autorizzazioni    Tutti e quattro i collegamenti di comando nella figura seguente vengono visualizzati nella pagina Stato flusso di lavoro di tutti gli utenti con l'autorizzazione Gestisci elenchi. I primi tre collegamenti vengono visualizzati nella pagina della persona che ha avviato l'istanza del flusso di lavoro, ma la fine del collegamento al flusso di lavoronon viene visualizzata, a meno che l'utente non disponga anche dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Di nuovo, il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, il gruppo membri e i gruppi di visitatori non lo fanno.)

Se si verifica un errore o se il flusso di lavoro si arresta e non risponde, può essere terminato.

Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area sotto la visualizzazione del flusso di lavoro, fare clic su termina questo flusso di lavoro e quindi fare clic su Sì per confermare.

Tutte le attività create dal flusso di lavoro vengono annullate e vengono eliminate dall'area attività nella pagina Stato flusso di lavoro, anche se sono ancora applicate nell'area Cronologia flusso di lavoro . Il flusso di lavoro termina con uno stato del flusso di lavoro annullato.

Inizio del segmento

6. individuare i flussi di lavoro in uso in un elemento

Nella pagina flussi di lavoro per qualsiasi elemento è disponibile un elenco dei flussi di lavoro attualmente in uso in tale elemento.

  1. Accedere all'elenco o alla raccolta in cui è archiviato l'elemento.

  2. Posizionare il puntatore del mouse sul nome dell'elemento, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi fare clic su flussi di lavoro nel menu a discesa.

  3. Nella pagina flussi di lavoro: nome elemento , in flussi di lavoro, è disponibile un elenco di istanze attualmente in uso nell'elemento.

Nota: Tieni presente che più istanze di una singola versione del flusso di lavoro non possonoessere eseguite nello stesso elemento contemporaneamente. Ad esempio: sono stati aggiunti due flussi di lavoro, entrambi basati sul modello di approvazione. Una è denominata approvazione piano e l'altra è denominata approvazione preventivo. In qualsiasi elemento in qualsiasi momento, è possibile eseguire un'istanza di ogni approvazione del piano e approvazione preventiva, ma non due istanze di un flusso di lavoro.

Inizio del segmento

7. monitorare i flussi di lavoro per l'intera raccolta siti

Gli amministratori della raccolta siti possono visualizzare in sintesi:

  • Numero di flussi di lavoro basati su ogni modello di flusso di lavoro attualmente esistenti nella raccolta siti.

  • Se ogni modello di flusso di lavoro è attualmente attivo o non attivo nella raccolta siti.

  • Il numero di istanze di versioni del flusso di lavoro basate su ogni modello di flusso di lavoro attualmente in uso nella raccolta siti.

Ecco come:

  1. Aprire la Home page della raccolta siti (non la Home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Fare clic sull'icona impostazioni Pulsante Impostazioni del sito Web pubblico di SharePoint Online e quindi su Impostazioni sito.

  3. Nella pagina Impostazioni sito, in Amministrazione sito, fare clic su flussi di lavoro.

Verrà visualizzata la pagina flussi di lavoro, che visualizzerà le informazioni.

Altre informazioni

Se è la prima volta che questa versione del flusso di lavoro è in esecuzione, è possibile usare le istruzioni del segmento di Revisione di questo articolo per visualizzare gli eventi nell'istanza e scoprire se il flusso di lavoro funziona come si vuole.

Dopo il completamento dell'istanza del flusso di lavoro, è possibile esaminare gli eventi registrati nella cronologia. È possibile accedere al record per qualsiasi istanza per un massimo di 60 giorni dopo il completamento dell'istanza.

Importante: Tieni presente che la cronologia del flusso di lavoro viene fornita solo per riferimento informale. Non può essere usato per gli audit ufficiali o per qualsiasi altro scopo legale e probatorio.

È anche possibile eseguire report sulle prestazioni complessive del flusso di lavoro tra le istanze.

Sezioni di questo segmento

  1. Rivedere gli eventi nell'istanza più recente

  2. Cronologia delle istanze di Access per un massimo di 60 giorni

  3. Creare report sulle prestazioni del flusso di lavoro

1. rivedere gli eventi nell'istanza più recente

Purché un elemento rimanga nello stesso elenco o raccolta e finché non viene eseguito di nuovo lo stesso flusso di lavoro nello stesso elemento, è possibile accedere alla cronologia dell'istanza più recente dall'elenco o dalla raccolta.

Per visualizzare la pagina Stato flusso di lavoro per l'istanza più recente di un flusso di lavoro eseguito su qualsiasi elemento:

  • Nell'elenco o nella raccolta in cui si trova l'elemento fare clic sul collegamento stato per l'elemento e il flusso di lavoro desiderati.

In questo esempio l'elemento è il documento intitolato progetto di Keynote e il flusso di lavoro è un nuovo approvazione doc.

Clic sul collegamento dello stato del flusso di lavoro

Nella pagina Stato flusso di lavoro la sezione Cronologia flusso di lavoro si trova nella parte inferiore.

Sezione Cronologia flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro

Inizio del segmento

2. accedere alla cronologia dell'istanza per un massimo di 60 giorni

Cosa fare se si vuole esaminare la cronologia di un'istanza dopo l'esecuzione dello stesso flusso di lavoro nello stesso elemento?

In effetti, puoi farlo per un massimo di 60 giorni, da uno dei due punti di ingresso: l'elenco o la raccolta o la notifica di completamento del flusso di lavoro.

Dall'elenco o dalla raccolta

  1. Accedere all'elenco o alla raccolta in cui è archiviato l'elemento.

  2. Posizionare il puntatore del mouse sul nome dell'elemento, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi fare clic su flussi di lavoro nel menu a discesa.

  3. Nella pagina flussi di lavoro: nome elemento , in flussi di lavoro completati, fare clic sul nome o sullo stato dell'istanza del flusso di lavoro che si vuole rivedere.
    Elenco Flussi di lavoro completati nella pagina Flussi di lavoro dell'elemento
    Verrà visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro per l'istanza.

Dalla notifica di completamento del flusso di lavoro

  • Aprire la notifica di completamento del flusso di lavoro per l'istanza che si vuole esaminare e quindi fare clic sul collegamento Visualizza cronologia flussi di lavoro .

Notifica di completamento del flusso di lavoro con collegamento cronologia evidenziato
Verrà visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro per l'istanza.

Per mantenere tutte le notifiche di completamento, è consigliabile creare una regola di Outlook. Configurare la regola per copiare tutti i messaggi in arrivo in cui il testo è stato completato nella riga dell' oggetto nella propria cartella separata. Assicurarsi che la regola di Outlook copi i messaggi in arrivo e non li sposti semplicemente oppure che non vengano visualizzati anche nella posta in arrivo.

Inizio del segmento

3. creare report sulle prestazioni del flusso di lavoro

Per informazioni su come eseguire in genere una delle versioni del flusso di lavoro, nel tempo e in più istanze, è possibile creare uno o entrambi i due report predefiniti:

  • Report durata attività    Questo report consente di visualizzare le medie del periodo di tempo necessario per completare ogni attività all'interno di un flusso di lavoro, nonché il tempo necessario per completare ogni esecuzione completa o istanza del flusso di lavoro.

  • Report di annullamento e errore    Usare questo report per verificare se un flusso di lavoro viene spesso annullato o riscontrato errori prima del completamento.

Creare i report disponibili per un flusso di lavoro

  1. Nell'elenco o nella raccolta, nella colonna stato del flusso di lavoro, fare clic su qualsiasi collegamento informazioni sullo stato.
    Clic sullo stato del flusso di lavoro

  2. Nella pagina Stato flusso di lavoro, in cronologia flussi di lavoro, fare clic su Visualizza report flusso di lavoro.
    Clic sul collegamento Visualizza report flusso di lavoro nella sezione Cronologia flusso di lavoro

  3. Individuare il flusso di lavoro per cui si vuole visualizzare un report e quindi fare clic sul nome del report che si vuole visualizzare.
    Clic sul collegamento Report durata attività

  4. Nella pagina Personalizza è possibile conservare o modificare il percorso in cui verrà creato il file di report e quindi fare clic su OK.
    Clic su OK nella posizione di salvataggio file
    Il report viene creato e salvato nella posizione specificata.

  5. Al termine del report, è possibile fare clic sul collegamento illustrato nella figura seguente per visualizzarlo. In caso contrario, fare clic su OK per terminare e chiudere la finestra di dialogo. In seguito, quando si è pronti per visualizzare il report, è possibile trovarlo nella posizione specificata nel passaggio precedente.
    Clic sul collegamento per visualizzare il report

Altre informazioni

Se il flusso di lavoro funziona solo nel modo desiderato, è tutto impostato per iniziare a usarlo.

Se c'è qualcosa che si vuole modificare su come funziona, vedere il segmento di modifica di questo articolo.

Dopo aver eseguito la prima istanza del nuovo flusso di lavoro approvazione e aver esaminato i risultati, è consigliabile apportare una o più modifiche al modo in cui è configurato il flusso di lavoro.

È inoltre possibile che in futuro sia necessario apportare altre modifiche alla configurazione in varie occasioni.

Infine, a un certo punto si potrebbe voler disabilitare il flusso di lavoro per un periodo di tempo più breve o più lungo, ma non rimuoverlo, oppure si potrebbe, anzi, rimuoverlo completamente.

Sezioni di questo segmento

  1. Modificare le impostazioni permanenti di un flusso di lavoro

  2. Disabilitare o rimuovere un flusso di lavoro

1. modificare le impostazioni permanenti di un flusso di lavoro

Per apportare modifiche permanenti alle impostazioni di un flusso di lavoro esistente, aprire e modificare il modulo di associazione usato in origine per aggiungerlo.

Se il flusso di lavoro viene eseguito in un solo elenco o in una raccolta

  1. Aprire l'elenco o la raccolta in cui viene eseguito il flusso di lavoro.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda elenco o raccolta .

    Nota: Il nome della scheda può variare con il tipo di elenco o raccolta. Ad esempio, in un elenco di calendari la scheda è denominata Calendario.

  3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, in Nome flusso di lavoro (fare clic per modificare le impostazioni), fare clic sul nome del flusso di lavoro per cui si desidera modificare le impostazioni.

    Nota: Se il flusso di lavoro di approvazione desiderato non viene visualizzato nell'elenco, potrebbe essere associato a un solo tipo di contenuto. I flussi di lavoro visualizzati in questo elenco sono controllati da questi flussi di lavoro sono configurati per l'esecuzione su elementi di questo tipo di controllo, che si trova appena sotto l'elenco. Vedere la figura. Fare clic sulle opzioni del tipo di contenuto nel menu a discesa per individuare quale visualizzare il flusso di lavoro desiderato. Quando il flusso di lavoro desiderato viene visualizzato nell'elenco, fare clic sul relativo nome.

  5. Nelle stesse due pagine del modulo di associazione usato in origine per aggiungere il flusso di lavoro, apportare e salvare le modifiche desiderate.

    Per altre informazioni sui campi e i controlli nel modulo di associazione, vedere il segmento piano e il segmento di componente aggiuntivo appropriato (elenco/ raccolte o raccolta siti) di questo articolo.

Se il flusso di lavoro viene eseguito in tutti gli elenchi e le raccolte della raccolta siti

  1. Aprire la Home page della raccolta siti (non la Home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Fare clic sull'icona impostazioni Pulsante Impostazioni del sito Web pubblico di SharePoint Online e quindi su Impostazioni sito.

  3. Nella pagina Impostazioni sito, in raccolte progettazione Web, fare clic su tipi di contenuto del sito.

  4. Nella pagina tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito in cui viene eseguito il flusso di lavoro.
    Tipi di contenuto per documenti con tipo evidenziato

  5. Nella pagina relativa al tipo di contenuto selezionato, in Impostazionifare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
    Collegamento Impostazioni flusso di lavoro nella sezione Impostazioni

  6. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, in Nome flusso di lavoro (fare clic per modificare le impostazioni), fare clic sul nome del flusso di lavoro per cui si desidera modificare le impostazioni.
    Collegamento per la modifica delle impostazioni del flusso di lavoro

  7. Nelle stesse due pagine del modulo di associazione usato in origine per aggiungere il flusso di lavoro, apportare e salvare le modifiche desiderate.

    Per altre informazioni sui campi e i controlli nel modulo di associazione, vedere il segmento piano e il segmento di componente aggiuntivo appropriato (elenco/ raccolte o raccolta siti) di questo articolo.

Inizio del segmento

2. disabilitare o rimuovere un flusso di lavoro

Se il flusso di lavoro viene eseguito in un solo elenco o in una raccolta

  1. Aprire l'elenco o la raccolta in cui viene eseguito il flusso di lavoro.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda elenco o raccolta .

    Nota: Il nome della scheda può variare con il tipo di elenco o raccolta. Ad esempio, in un elenco di calendari la scheda è denominata Calendario.

  3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro fare clic sul collegamento Rimuovi, blocca o ripristina un flusso di lavoro .

  5. Usare il modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro per disabilitare, riabilitare o rimuovere flussi di lavoro.
    Modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro

Il modulo contiene cinque colonne:

  • Flusso di lavoro    Nome del flusso di lavoro.

  • Istanze    Numero di istanze del flusso di lavoro attualmente in uso sugli elementi.

  • Consentire    Opzione che consente al flusso di lavoro di continuare a funzionare normalmente.

  • Nessuna nuova istanza    Opzione che consente di completare eventuali istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione, ma disabilita il flusso di lavoro rendendolo non disponibile per l'esecuzione di eventuali nuove istanze. Questa azione è reversibile. Per riattivare il flusso di lavoro in un secondo momento, tornare a questa pagina e selezionare Consenti.

  • Rimuovi    Opzione che rimuove completamente il flusso di lavoro dall'elenco o dalla raccolta. Tutte le istanze in uso vengono immediatamente interrotte e la colonna per il flusso di lavoro non viene più visualizzata nella pagina dell'elenco o della raccolta. Questa azione non è reversibile.

Se il flusso di lavoro viene eseguito in tutti gli elenchi e le raccolte della raccolta siti

  1. Aprire la Home page della raccolta siti (non la Home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Fare clic sull'icona impostazioni Pulsante Impostazioni del sito Web pubblico di SharePoint Online e quindi su Impostazioni sito.

  3. Nella pagina Impostazioni sito, in raccolte, fare clic su tipi di contenuto del sito.

  4. Nella pagina tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito in cui viene eseguito il flusso di lavoro.
    Tipi di contenuto per documenti con tipo evidenziato

  5. Nella pagina relativa al tipo di contenuto selezionato, inImpostazionifare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
    Collegamento Impostazioni flusso di lavoro nella sezione Impostazioni

  6. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro fare clic sul collegamento Rimuovi, blocca o ripristina un flusso di lavoro .

  7. Usare il modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro per disabilitare, riabilitare o rimuovere flussi di lavoro.
    Modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro

Il modulo contiene cinque colonne:

  • Flusso di lavoro    Nome del flusso di lavoro.

  • Istanze    Numero di istanze del flusso di lavoro attualmente in uso sugli elementi.

  • Consentire    Opzione che consente al flusso di lavoro di continuare a funzionare normalmente.

  • Nessuna nuova istanza    Opzione che consente di completare eventuali istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione, ma disabilita il flusso di lavoro rendendolo non disponibile per l'esecuzione di eventuali nuove istanze. Questa azione è reversibile. Per riattivare il flusso di lavoro in un secondo momento, tornare a questa pagina e selezionare Consenti.

  • Rimuovi    Opzione che rimuove completamente il flusso di lavoro dalla raccolta siti. Tutte le istanze in uso vengono immediatamente interrotte e la colonna per il flusso di lavoro non viene più visualizzata nella pagina dell'elenco o della raccolta. Questa azione non è reversibile.

Altre informazioni

Se sono state apportate modifiche, eseguire un'istanza di test del flusso di lavoro per effettuare un doppio controllo sugli effetti delle modifiche.

Personalizzazione ulteriore

È disponibile un'ampia varietà di modi per personalizzare ulteriormente i flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint.

Puoi anche creare flussi di lavoro personalizzati da zero.

È possibile usare uno o tutti i programmi seguenti:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Personalizzare moduli, azioni e comportamenti del flusso di lavoro.

  • Microsoft Visual Studio    Creare azioni personalizzate del flusso di lavoro.

Per altre informazioni, vedere il sistema della Guida di Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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