Richiedere l'approvazione di elementi in un elenco o in una raccolta

Richiedere l'approvazione di elementi in un elenco o in una raccolta

Gli elenchi e le raccolte di Microsoft 365 contengono spesso informazioni riservate, ad esempio bilanci campagna di marketing o iniziative risorse umane. Può essere importante avere solo versioni "ufficiali" di elementi o file visualizzabili da utenti specifici.

È possibile richiedere l'approvazione di un elemento o di un file prima che il contenuto diventi visibile per gli utenti specifici. Richiedendo l'approvazione, le organizzazioni possono applicare un livello significativo di qualità e sicurezza al suo contenuto sensibile.

È possibile creare elenchi in Microsoft SharePoint, nell'app elenchi in Microsoft 365 o in teams. Per altre informazioni, vedere Aggiungere voci di elenco. Informazioni su come iniziare a usare gli elenchi in Microsoft teams.

  1. Passare all'elenco per cui si vuole richiedere l'approvazione.

  2. Selezionare impostazioni Impostazioni: aggiornare il profilo, installare il software e connetterlo al cloud e quindi Impostazioni elenco.

  3. Nella sezione Impostazioni generali selezionare Impostazioni controllo versioni.

  4. Nella sezione Approvazione contenuto selezionare in risposta alla richiesta di approvazione del contenuto per gli elementi inviati? Nella sezione Cronologia versioni elemento specificare se si desidera creare versioni ogni volta che viene modificato un elemento. Puoi anche scegliere di limitare il numero di versioni che vengono mantenute.

  5. Nella sezione sicurezza elementi bozza determinare gli utenti che possono visualizzare gli elementi bozza nell'elenco.

    Suggerimento: Se è necessaria l'approvazione del contenuto per un elenco o una raccolta che contiene già elementi, tutti gli elementi della raccolta sono contrassegnati come approvati.

  6. È possibile scegliere una delle opzioni seguenti:

    • Utenti che possono leggere gli elementi nell'elenco.

    • Solo gli utenti che possono modificare gli elementi nell'elenco.

    • Solo gli utenti che possono approvare gli elementi nell'elenco e l'autore dell'elemento.

  7. Selezionare OK.

Se un utente invia un elemento a un elenco o a una raccolta che richiede l'approvazione, è in stato in sospeso fino a quando non viene approvato da un utente (che ha almeno il livello di gestione delle autorizzazioni degli elenchi). Mentre è in attesa di approvazione, rimane in stato in sospeso .

In genere, quando un elemento è in sospeso, solo il mittente dell'elemento e le persone che hanno le autorizzazioni per la gestione di elenchi e raccolte possono vederlo. Dopo che il relativo stato cambia da in sospeso a approvato, diventa visibile a chiunque disponga delle autorizzazioni per visualizzare l'elenco o la raccolta.

Gli articoli rifiutati rimangono nell'elenco o nella raccolta finché non vengono eliminati dal mittente o da un altro utente che disponga delle autorizzazioni necessarie. Tutti gli elementi o i file già presenti nell'elenco o nella raccolta vengono concessi automaticamente lo stato approvato .

Importante: Se la sicurezza nella raccolta siti è configurata in modo da consentire a qualsiasi utente di leggere gli elementi, chiunque disponga delle autorizzazioni di lettura per il sito può visualizzare tutti gli elementi dell'elenco o della raccolta, indipendentemente dal fatto che gli elementi siano in stato approvato .

Nota: Solo gli utenti con autorizzazioni controllo completo o progettazione possono modificare le impostazioni della raccolta di SharePoint.

  1. Accedere alla raccolta di SharePoint per cui si vuole richiedere l'approvazione.

  2. Selezionare impostazioni Impostazioni: aggiornare il profilo, installare il software e connetterlo al cloud e quindi Impostazioni raccolta.

    Se queste voci di menu non sono visibili, selezionare raccoltae quindi nel gruppo impostazioni Selezionare

    Impostazioni raccolta.

  3. Per aprire la pagina Impostazioni controllo versioni , in Impostazioni generaliselezionare Impostazioni controllo versioni.

    Finestra di dialogo Impostazioni raccolta con Controllo delle versioni selezionato.
  4. Nella sezione Approvazione contenuto selezionare in risposta alla richiesta di approvazione del contenuto per gli elementi inviati? Nella sezione Cronologia versioni documento specificare se si vuole che SharePoint creino versioni quando si modifica un file. Puoi anche scegliere di limitare il numero di versioni che vengono mantenute.

  5. Nella sezione sicurezza elementi bozza determinare quali utenti possono visualizzare gli elementi bozza nella raccolta documenti.

    Finestra di dialogo con le opzioni per il controllo delle versioni

    Suggerimento: Se è necessaria l'approvazione del contenuto per un elenco o una raccolta che contiene già elementi, tutti gli elementi della raccolta sono contrassegnati come approvati.

  6. È possibile scegliere una delle opzioni seguenti:

    • Utenti che possono leggere gli elementi nell'elenco.

    • Solo gli utenti che possono modificare gli elementi nell'elenco.

    • Solo gli utenti che possono approvare gli elementi nell'elenco e l'autore dell'elemento.

  7. Selezionare OK.

Se un utente invia un elemento o un file a un elenco o a una raccolta che richiede l'approvazione, è in stato in sospeso finché non viene approvato da un utente con le autorizzazioni necessarie. Mentre è in attesa di approvazione, rimane in stato in sospeso .

In genere, quando un elemento o un file è in sospeso , solo il mittente dell'elemento o del file e le persone che hanno le autorizzazioni per la gestione di elenchi e raccolte possono vederlo. Dopo che il relativo stato cambia da in sospeso a approvato, diventa visibile a chiunque disponga delle autorizzazioni per visualizzare l'elenco o la raccolta. Gli articoli rifiutati rimangono nell'elenco o nella raccolta finché non vengono eliminati dal mittente o da un altro utente che disponga delle autorizzazioni necessarie. Tutti gli elementi o i file già presenti nell'elenco o nella raccolta vengono concessi automaticamente lo stato approvato .

Importante: Se la sicurezza nella raccolta siti è configurata in modo da consentire a tutti gli utenti di leggere gli elementi, chiunque disponga delle autorizzazioni di lettura per il sito potrà visualizzare tutti gli elementi dell'elenco o della raccolta, indipendentemente dal fatto che gli elementi siano in stato approvato .

Solo le persone con autorizzazioni controllo completo o progettazione possono modificare le impostazioni di elenco o raccolta.

Per impostare l'approvazione obbligatoria di elementi o file

  1. Se l'elenco o la raccolta del sito non è già aperta, selezionarne il nome nel riquadro avvio veloce.

  2. Sulla barra multifunzione selezionare la scheda raccolta nel gruppo Strumenti raccolta o Strumenti elenco .

  3. Se si sta lavorando in una raccolta, selezionare Impostazioni raccolta. Se si utilizza un elenco, selezionare Impostazioni elenco. In questo esempio viene visualizzata la pagina Impostazioni raccolta .

    Pagina Impostazioni raccolta in cui è visualizzato il collegamento Impostazioni controllo versioni

  4. In Impostazioni generaliselezionare Impostazioni controllo versioni. Verrà visualizzata la pagina Impostazioni controllo versioni .

    Pagina Impostazioni controllo versioni in cui sono visualizzate le opzioni per l'approvazione

  5. Nella sezione Approvazione contenuto selezionare in risposta alla richiesta di approvazione del contenuto per gli elementi inviati? domanda.

  6. Nella sezione sicurezza elementi bozza determinare quali utenti possono visualizzare gli elementi bozza nella raccolta documenti. In questo esempio vengono selezionati solo gli utenti che possono approvare gli elementi (e l'autore dell'elemento) .

  7. Selezionare OK.

    L'esempio seguente Mostra gli elementi approvati in una raccolta dopo che l'opzione Richiedi approvazione contenuto è stata impostata su . Dato che questi file erano già presenti nella raccolta, sono stati approvati automaticamente.

    SharePoint Libarary dopo l'approvazione è obbligatorio. I file già presenti nella raccolta sono in stato approvato.

L'organizzazione potrebbe, alla fine, risultare scomoda o non necessaria per richiedere l'approvazione di ogni elemento di un determinato elenco o raccolta. Tale requisito richiede non solo il tempo richiesto dalla persona che deve concedere o rifiutare l'approvazione, ma impedisce anche agli utenti di collaborare facilmente a un file o a un elemento. Se si determina che non è più necessario che l'organizzazione abbia tutti gli elementi o i file approvati, è possibile rimuovere il requisito.

Per rimuovere il requisito per l'approvazione di elementi o file in un elenco o in una raccolta

  1. Se l'elenco o la raccolta del sito non è già aperta, selezionarne il nome nel riquadro avvio veloce.

  2. Sulla barra multifunzione selezionare la scheda raccolta nel gruppo Strumenti raccolta o nella scheda elenco del gruppo Strumenti elenco .

  3. Se si sta lavorando in una raccolta, selezionare Impostazioni raccolta. Se si utilizza un elenco, selezionare Impostazioni elenco. In questo esempio viene visualizzata la pagina Impostazioni raccolta .

    Pagina Impostazioni raccolta in cui è visualizzato il collegamento Impostazioni controllo versioni

  4. In Impostazioni generaliselezionare Impostazioni controllo versioni. Verrà visualizzata la pagina Impostazioni controllo versioni .

  5. Nella sezione Approvazione contenuto selezionare No in risposta all' approvazione Richiedi contenuto per gli elementi inviati? domanda. Viene visualizzata una finestra di dialogo di avviso.

    Messaggio di avviso visualizzato quando si seleziona No nella sezione Approvazione contenuto della finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni

  6. Per chiudere il messaggio, selezionare OK.

  7. Per chiudere la finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni , selezionare OK. Quando si torna all'elenco o alla raccolta, lo stato di approvazione non è più disponibile nella pagina. Tutti gli utenti che hanno l'autorizzazione per visualizzare l'elenco o la raccolta possono visualizzare tutto il contenuto che si trova lì.

Per altre informazioni, vedere approvare o rifiutare elementi o file in un elenco o in una raccolta di siti.

Nota:  Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Queste informazioni sono risultate utili' Questo è l'articolo in inglese per riferimento.

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