Usare il modello di sito del team di comunicazione crisi

Seguire prima di tutto le istruzioni su come aggiungere un modello di sito a un sito di SharePoint nuovo o esistente.

Esplorare il contenuto del sito prepopolato, le web part e le pagine e decidere quali personalizzazioni dei siti saranno necessarie per allinearsi al marchio, alla voce e all'obiettivo aziendale generale dell'organizzazione. 

Pagine del sito prepopolate:

• Home page - Fornisce e il luogo di atterraggio per i visitatori per esaminare le notizie sulle crisi in corso, aggiornamenti di risposta, informazioni su politiche e procedure e risorse utili.

• Ultimo aggiornamento - Questa pagina offre spazio per condividere le notizie e gli aggiornamenti attuali relativi alle crisi e alla tua organizzazione.

• Piano di progetto : tenere traccia di tutti i progressi del lavoro correlati ai progetti futuri. Personalizzare questo modello di elenco modificando i campi di testo dell'elenco.

• Utilità di pianificazione del contenuto: organizza il contenuto che verrà condiviso in relazione agli eventi imminenti. Personalizzare l'elenco modificando il modello di elenco.

• Conversazioni : si connette a un alias condiviso del team e al calendario del team in Outlook. Collega questo sito a un gruppo di Microsoft 365 per aggiungere chat in tempo reale in Microsoft Teams.

• Documenti: si connette a un alias condiviso del team e al calendario del team in Outlook. Connetti questo sito a un gruppo di Microsoft 365 per aggiungere chat in tempo reale in Microsoft Teams.

• Cestino : consente di accedere al contenuto del team eliminato di recente.

Dopo aver aggiunto il modello di sito del team di comunicazione Crisi, è il momento di personalizzarlo e personalizzarlo. 

Mostrare notizie e annunci importanti - Usare la web part Hero per evidenziare protocolli di crisi, aggiornamenti della situazione e risorse utili. Fornire informazioni utili: usare la web part Testo per fornire al team informazioni utili. Evidenziare i collegamenti alle risorse usate di frequente - Usare la web part Collegamenti rapidi per fornire un facile accesso alle risorse di crisi. Fornire l'accesso ai contatti principali - Usare la web part Persone per elencare i contatti chiave per il team di crisi. Semplificare l'accesso ai documenti: usare la web part Raccolta documenti per accedere rapidamente alle risorse e ai documenti di reparto. Esaminare le attività recenti del sito del team - Usare la web part Attività sito per visualizzare il contenuto accessibile di recente da altri membri del team. Fornire l'accesso a materiale didattico e ad altre risorse - Usare la web part Collegamenti rapidi per curare un elenco di risorse di agenzie interne ed esterne.

Personalizzare l'aspetto del sito, la struttura di spostamento del sito, le web part e il contenuto in base alle esigenze degli utenti e dell'organizzazione. Quando si apportano personalizzazioni, assicurarsi che il sito sia in modalità di modifica selezionando Modifica nell'angolo in alto a destra del sito. Mentre si lavora, salvare come bozza o ripubblicare le modifiche per rendere visibili le modifiche ai visualizzatori.

1. Usare la web part Hero per evidenziare protocolli di crisi, aggiornamenti situazionali e risorse utili

1. Prima di tutto selezionare la web part Hero e selezionare Modifica web part .

2. Selezionare quindi le opzioni Livello e Riquadro più adatte alle esigenze dell'organizzazione.

Visualizzare layout diversi e altre informazioni sulla modifica della web part Hero.

2. Usare la web part Testo per fornire al team informazioni utili

1. Iniziare selezionando la web part Testo e quindi modifica web part .

2. Modificare il testo direttamente nella web part. 

Altre informazioni sulla modifica della web part Testo.

3.  Usare la web part Collegamenti rapidi per facilitare l'accesso alle risorse per le crisi

1. Passare alla web part Collegamenti rapidi, selezionare il collegamento e quindi selezionare Modifica web part .

2. Modificare il collegamento, il titolo, l'icona e la descrizione, se necessario.

3. Per aggiungere un collegamento, selezionare + Aggiungi collegamenti.

Visualizzare layout diversi e altre informazioni sulla modifica della web part Collegamenti rapidi.

4.  Usare la web part Persone per elencare i contatti principali del team di crisi

1. Per iniziare, eliminare il segnaposto Persone web part.

2. Quindi, aggiungere la web part Persone in posizione selezionando la linea con una +: cerchiata

3. Selezionare Modifica web part .

4. Regola il layout e immetti il nome di una persona o di un gruppo, quindi seleziona Salva.

Altre informazioni sulla web part Persone.

5.  Usare la web part Raccolta documenti per accedere rapidamente a risorse e documenti di reparto

1. Per cambiare la visualizzazione o l'origine della cartella per la web part Raccolta documenti, selezionare la web part Modifica .

2. Per modificare le cartelle, le etichette e il contenuto della raccolta documenti, passare alla raccolta in Contenuto del sito, apportare le modifiche e quindi visualizzare l'aggiornamento del contenuto nella web part.

Altre informazioni sulla modifica della web part Raccolta documenti.

6.  Usare la web part Attività sito per mantenersi aggiornati sulle attività del team

1. Per iniziare, selezionare la web part Attività sito e selezionare Modifica web part .

2. Immettere un numero nella casella degli strumenti in Mostra molti elementi alla volta.

Altre informazioni sull'uso della web part Attività sito.

7.  Usare la web part Collegamenti rapidi per curare un elenco di risorse di agenzie interne ed esterne

1. Per iniziare, selezionare la web part Collegamenti rapidi e selezionare Modifica web part .

2. Modificare il collegamento, il titolo, l'icona e la descrizione, se necessario.

3. Per aggiungere un collegamento, selezionare + Aggiungi collegamenti.

Altre informazioni sull'uso della parte Collegamenti rapidi.

Personalizzare le pagine seguenti all'interno del sito 

• Ultimo aggiornamento: fornisci aggiornamenti sulle crisi attuali e sulla risposta del tuo team. Personalizzare questa pagina modificando le web part Testo e Invito all'azione .

• Piano di progetto - Tenere traccia di eventuali problemi che possono intralciare il progetto. Personalizzare questo modello di elenco modificando i campi di testo dell'elenco.

• Utilità di pianificazione del contenuto - Organizza il contenuto che verrà condiviso prima degli eventi. Personalizzare l'elenco modificando il modello di elenco.

Personalizzare l'aspetto e la struttura di spostamento del sito

Prima di condividere il sito con altri utenti, applicare gli ultimi ritocchi al sito assicurando agli utenti la possibilità di trovarne il sito, spostarsi facilmente tra collegamenti e pagine e accedere rapidamente al contenuto del sito.

• Modificare le raccolte documenti aggiornando i nomi delle cartelle e caricando risorse.

• Modificare e personalizzare la struttura di spostamento del sito.

• Modificare l'aspetto del sito personalizzando il tema, il logo, i layout di intestazione e l'aspetto del sito.

• Aggiungere o rimuovere pagine nel sito o nella struttura di spostamento del sito per includere contenuto esistente.

• Scegliere se associare il sito a un sito hub all'interno dell'organizzazione oppure aggiungerlo alla struttura di spostamento esistente del sito hub , se necessario.

Condividere il sito con altri utenti dopo aver personalizzato, rivisto e pubblicato la bozza finale. 

1. Selezionare Impostazioni , quindi Autorizzazioni sito.

2. Selezionare quindi Invita persone e quindi Aggiungi membri al gruppo e quindi Aggiungi per concedere l'accesso completo al contenuto del sito del team, risorse condivise come il calendario di Outlook del team e i diritti di modifica per il sito.

3. Selezionare Quindi Invita persone , Condividi solo sito e Quindi Salva per condividere il sito, ma non le risorse condivise o i diritti di modifica del sito.

Altre informazioni sulla gestione delle impostazioni del sito del team, delle informazioni e delle autorizzazioni del sito.

Dopo aver creato e avviato il sito, la fase importante successiva è la gestione del contenuto del sito. Assicurarsi di avere un piano per mantenere aggiornati il contenuto e le web part. 

Procedure consigliate per la manutenzione del sito:

• Pianificare la manutenzione del sito - Definire una pianificazione per rivedere il contenuto del sito tutte le volte che necessario, per assicurarsi che il contenuto sia ancora accurato e pertinente.

• Pubblicare regolarmente notizie : distribuire gli annunci, le informazioni e lo stato più recenti nell'organizzazione.  Informazioni su come aggiungere un post di notizie in un sito del team o in un sito di comunicazione e come mostrare ad altri utenti che pubblicano annunci su come usare le notizie di SharePoint.

• Controllare collegamenti e web part - Mantenere i collegamenti e le web part aggiornati per assicurarsi di sfruttare l'intero valore del sito.

• Usare l'analisi per migliorare il coinvolgimento - Visualizzare l'utilizzo del sito usando il report predefinito sui dati di utilizzoper ottenere informazioni sul contenuto più diffuso, sulle visite ai siti e altro ancora.

• Rivedere periodicamente le impostazioni del sito : dopo aver creato un sito in SharePoint, è possibile apportare modifiche alle impostazioni, alle informazioni del sito e alle autorizzazioni per il sito.