Applicare le etichette di riservatezza ai file e alla posta elettronica in Office

Nota: Questa funzionalità richiede un abbonamento a Microsoft 365 ed è disponibile per utenti e organizzazioni i cui amministratori hanno configurato le etichette di riservatezza. Gli amministratori che cercano informazioni introduttive sulle etichette di riservatezza possono vedere Introduzione alle etichette di riservatezza.

È possibile applicare le etichette di riservatezza ai file e messaggi di posta elettronica per mantenerli conformi alle politiche di protezione delle informazioni della propria organizzazione.

I nomi di queste etichette, le descrizioni visualizzate quando si passa il mouse su di esse e quando usare ogni etichetta verranno personalizzati dall'organizzazione. Per informazioni aggiuntive sull'etichetta da applicare e sulle relative condizioni, contattare il reparto IT dell'organizzazione.

Come vengono applicate le etichette di riservatezza?

Le etichette di riservatezza vengono applicate manualmente o automaticamente.

Nota: Anche se l'amministratore non ha configurato le etichette automatiche, potrebbe aver configurato il sistema in modo da richiedere un'etichetta per tutti i file e i messaggi di posta elettronica di Office e potrebbe anche aver selezionato un'etichetta predefinita come punto di partenza. Se sono necessarie etichette, non sarà possibile salvare un file di Word, Excel o PowerPoint o inviare un messaggio di posta elettronica in Outlook, senza selezionare un'etichetta di riservatezza. 

Per applicare, modificare o rimuovere manualmente un'etichetta, seguire questa procedura:

  1. Nella scheda Home selezionare Riservatezza.

    Pulsante Riservatezza

    Importante:  La riservatezza non è visibile se l'account di Office non è un account aziendale a cui è assegnata una licenza di Office 365 Enterprise E3 o Office 365 Enterprise E5, se l'amministratore non ha configurato etichette di riservatezza e ha abilitato la funzionalità per l'utente oppure se il client Azure Information Protection non è in esecuzione in Office.

  2. Scegliere l'etichetta di riservatezza che si applica al file o al messaggio di posta elettronica.

    Menu a discesa Dell'etichetta di riservatezza

    Nota: Se l'organizzazione ha configurato un sito Web per saperne di più sulle etichette di riservatezza, verrà visualizzata anche l'opzione Altre informazioni...

Per rimuovere un'etichetta di riservatezza già applicata a un file, deselezionarla nel menu Riservatezza. Naturalmente, se l'organizzazione richiede etichette per tutti i file, non sarà possibile rimuoverli.

  1. Nella scheda Home selezionare Riservatezza.

    Icona Riservatezza

    Importante:  La riservatezza non è visibile se l'account di Office non è un account aziendale a cui è assegnata una licenza di Office 365 Enterprise E3 o Office 365 Enterprise E5 o se l'amministratore non ha configurato etichette di riservatezza e abilitato la funzionalità.

  2. Scegliere l'etichetta di riservatezza che si applica al file o al messaggio di posta elettronica.

    Pulsante Riservatezza con le opzioni di riservatezza visualizzate

    Nota: Se l'organizzazione ha configurato un sito Web per saperne di più sulle etichette di riservatezza, verrà visualizzata anche l'opzione Altre informazioni...

Per rimuovere un'etichetta di riservatezza già applicata a un file, deselezionarla nel menu Riservatezza. Naturalmente, se l'organizzazione richiede etichette per tutti i file, non sarà possibile rimuoverli.

Word, Excel e PowerPoint

  1. Nel tablet Android seleziona la scheda Home (se non è già selezionata), quindi scegli Riservatezza.

    Nel telefono Android selezionare l'icona Icona Modifica modifica nella parte superiore dello schermo per espandere la barra multifunzione. Nella scheda Home scorri verso il basso, quindi seleziona Riservatezza.

    Screenshot del pulsante Riservatezza in Office per Android

    Importante:  La riservatezza non è visibile se l'account di Office non è un account aziendale a cui è assegnata una licenza di Office 365 Enterprise E3 o Office 365 Enterprise E5 o se l'amministratore non ha configurato etichette di riservatezza e abilitato la funzionalità.

  2. Scegliere l'etichetta di riservatezza che si applica al file.

    Screenshot delle etichette di riservatezza in Office per Android

    Nota: Se l'organizzazione ha configurato un sito Web per saperne di più sulle etichette di riservatezza, verrà visualizzata anche l'opzione Altre informazioni...

Per rimuovere un'etichetta di riservatezza già applicata a un file, deselezionarla nel menu Riservatezza. Naturalmente, se l'organizzazione richiede etichette per tutti i file, non sarà possibile rimuoverli.

Outlook

  1. Quando si scrive un messaggio di posta elettronica, selezionare Icona Mostra altro in Outlook Mobile.

  2. Selezionare Aggiungi riservatezza o Modifica riservatezza.

    Screenshot del pulsante Aggiungi riservatezza in Outlook per Android

  3. Scegliere l'etichetta di riservatezza che si applica al messaggio di posta elettronica.

    Screenshot delle etichette di riservatezza in Outlook per Android

Per rimuovere un'etichetta di riservatezza già applicata a un messaggio di posta elettronica, selezionare Modifica riservatezza e quindi Rimuovi. Naturalmente, se l'organizzazione richiede etichette per tutti i file, non sarà possibile rimuoverli.

Word, Excel e PowerPoint

  1. Nell'iPad seleziona la scheda Home (se non è già selezionata), quindi scegli Riservatezza.

    Nell'iPhone selezionare l'icona Icona Modifica della barra multifunzione nella parte superiore dello schermo per espandere la barra multifunzione. Nella scheda Home scorri verso il basso, quindi seleziona Riservatezza.

    Screenshot del pulsante Riservatezza in Office per iOS

    Importante:  La riservatezza non è visibile se l'account di Office non è un account aziendale a cui è assegnata una licenza di Office 365 Enterprise E3 o Office 365 Enterprise E5 o se l'amministratore non ha configurato etichette di riservatezza e abilitato la funzionalità.

  2. Scegliere l'etichetta di riservatezza che si applica al file.

    Screenshot delle etichette di riservatezza in Office per iOS

    Nota: Se l'organizzazione ha configurato un sito Web per saperne di più sulle relative etichette di riservatezza, verrà visualizzato anche un elenco altre informazioni... .

Per rimuovere un'etichetta di riservatezza già applicata a un file, deselezionarla nel menu Riservatezza. Naturalmente, se l'organizzazione richiede etichette per tutti i file, non sarà possibile rimuoverli.

Outlook

  1. Quando si scrive un messaggio di posta elettronica, selezionare Menu di overflow di Outlook Mobile.

  2. Selezionare Aggiungi riservatezza o Modifica riservatezza.

    Modificare la riservatezza in Outlook Mobile

  3. Scegliere l'etichetta di riservatezza che si applica al messaggio di posta elettronica.

    Screenshot delle etichette di riservatezza in Outlook per iOS

Per rimuovere un'etichetta di riservatezza già applicata a un messaggio di posta elettronica, selezionare Modifica riservatezza e quindi Rimuovi. Naturalmente, se l'organizzazione richiede etichette per tutti i file, non sarà possibile rimuoverli.

Outlook

  1. Quando si scrive un messaggio di posta elettronica, selezionare Riservatezza.

    Pulsante Riservatezza in Outlook per il Web

    Importante:  La riservatezza non è visibile se l'account di Office non è un account aziendale e se l'amministratore non ha configurato alcuna etichetta di riservatezza e ha abilitato la funzionalità per l'utente. 

  2. Scegliere l'etichetta di riservatezza che si applica al messaggio di posta elettronica.

    Pulsante Riservatezza con le opzioni di riservatezza in Outlook per il Web

    Nota: Se l'organizzazione ha configurato un sito Web per ottenere altre informazioni sulle etichette di riservatezza, verrà visualizzata anche l'opzione Altre informazioni.

Per rimuovere un'etichetta di riservatezza già applicata a un messaggio di posta elettronica, deselezionarla nel menu Riservatezza. Naturalmente, se l'organizzazione richiede etichette per tutti i file, non sarà possibile rimuoverli.

Word, Excel, PowerPoint

Nota: L'etichetta di riservatezza in Word, Excel e PowerPoint è in distribuzione ora per le organizzazioni che hanno acconsentito esplicitamente ad abilitare le etichette di riservatezza per i file di Office in SharePoint e OneDrive (anteprima).

  1. Nella scheda Home selezionare Riservatezza.

    Pulsante Riservatezza in Office sul Web

    Importante:  La riservatezza non è visibile se l'account di Office non è un account aziendale a cui è assegnata una licenza di Office 365 Enterprise E3 o Office 365 Enterprise E5 o se l'amministratore non ha configurato etichette di riservatezza e abilitato la funzionalità.

  2. Scegliere l'etichetta di riservatezza che si applica al file.

    Pulsante Riservatezza e menu a discesa in Office sul Web

    Nota: Se l'organizzazione ha configurato un sito Web per ottenere altre informazioni sulle etichette di riservatezza, verrà visualizzata anche l'opzione Altre informazioni.

Per rimuovere un'etichetta di riservatezza già applicata a un file, deselezionarla nel menu Riservatezza. Naturalmente, se l'organizzazione richiede etichette per tutti i file, non sarà possibile rimuoverli.

Etichette applicate automaticamente (o consigliate)

Se l'amministratore ha configurato l'assegnazione automatica di etichette, ai file o ai messaggi di posta elettronica che contengono determinati tipi di informazioni, ad esempio numeri di previdenza sociale, numeri di carta di credito o altre informazioni riservate, può essere applicata o consigliata automaticamente un'etichetta specificata.  

Se è stata applicata automaticamente un'etichetta, sotto la barra multifunzione di Office verrà visualizzata una notifica simile alla seguente.

Screenshot di un suggerimento per i criteri per un'etichetta di riservatezza applicata automaticamente

L'avviso che si verifica quando è stata consigliata, ma non applicata automaticamente, un'etichetta è simile.

Per altre informazioni, vedere Applicare o consigliare automaticamente le etichette di riservatezza per i file e i messaggi di posta elettronica in Office 

Come si fa a sapere quale etichetta è attualmente applicata?

La visualizzazione dell'eventuale etichetta attualmente applicata varia leggermente a seconda che si sia su un pc desktop o un dispositivo mobile.

Nelle app desktop ( Office per il Web ) osservare la barra di stato nella parte inferiore della finestra.

È stata applicata l'etichetta di riservatezza "Generale" sulla barra di stato di Excel

Nelle app di Office per dispositivi mobili selezionare Icona a tre puntini menu.

Cosa accade quando viene applicata un'etichetta di riservatezza?

Quando si applica un'etichetta di riservatezza, le informazioni dell'etichetta verranno mantenute con il file o il messaggio di posta elettronica, anche quando vengono condivisi tra dispositivi, applicazioni e servizi cloud. L'applicazione di un'etichetta di riservatezza può anche comportare modifiche al file o alla posta elettronica in base alla configurazione dell'organizzazione, ad esempio:

  • La crittografia con Information Rights Management può essere applicata al file o alla posta elettronica

  • Nel file o nel messaggio di posta elettronica potrebbe essere visualizzata un'intestazione o un piè di pagina

  • È possibile che nel file venga visualizzata una filigrana

Nota: Se non si è autorizzati a modificare o rimuovere un'etichetta di riservatezza, non sarà possibile farlo con un messaggio di errore nella maggior parte delle app. In alcune app, come Outlook Mobile, le etichette di riservatezza verranno semplicemente disabilitate.

Non tutte le app su tutte le piattaforme supportano lo stesso comportamento, quindi i risultati esatti dell'applicazione di un'etichetta di riservatezza possono variare leggermente. Per altre informazioni sulle funzionalità supportate in ogni piattaforma, vedere Supporto delle funzionalità per le etichette di riservatezza nelle app.

Giustificare le modifiche apportate all'etichetta di riservatezza

L'amministratore può avere una politica che richiede di fornire una giustificazione prima di modificare l'etichetta di sensibilità da alta sensibilità a bassa sensibilità. In questa configurazione, potrebbe essere necessario scegliere un motivo di giustificazione oppure specificare il proprio quando si seleziona un'etichetta meno sensibile.

Nota: Verrà chiesto di giustificare le modifiche solo una volta dopo aver aperto un documento o aver risposto all'inoltro di un messaggio di posta elettronica. Sarà necessario giustificare le modifiche una sola volta, infatti le modifiche successive non richiederanno la giustificazione fino a quando tale documento o messaggio di posta elettronica non verrà chiuso e riaperto.

Giustificare le modifiche apportate all'etichetta di riservatezza in Word per Mac

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