サイト メールボックスを追加し、電子メールを状況に応じて保管する

チームで作業しコミュニケーションを取るには、メールは優れた方法です。 サイトにメールボックスを追加すると、適切なサイト アクセス許可を持つユーザーしかアクセスして編集できないメールとドキュメントを保管するための中心的な場所が提供されるため、便利です。

サイト メールボックスを使い始めるには、最初にサイト メールボックスのアプリを追加する必要があります。

アプリの追加後、メールボックス リンクをサイド リンク バーで変更できるようになり、こうすることで、メールボックスを頻繁に使う場合に利用しやすくなります。 メールボックスを初めて開いたときに、言語とタイム ゾーンをセットアップするためのオプションが表示されます。

サイト メールボックス アプリをサイトに追加する

サイト メールボックス アプリをサイトに追加するには、2 つの方法があります。 最も簡単なのは、[コンテキスト内電子メールの保持] タイルを [サイトでの作業の開始] Web パーツからクリックする方法です。

このタイルをクリックしたら、次に表示される画面で [追加] をクリックします。

お使いのサイトのサイト Web パーツに [作業の開始] を使っていない場合、サイト メールボックス アプリを追加する別の方法として、次を実行します。

1. サイド リンク バーの [サイト コンテンツ] をクリックします。
   
2. [サイト コンテンツ] ページで [アプリの追加] をクリックします。
   
3. [自分のアプリ] ページで [サイト メールボックス] をクリックします。
   

サイトへのサイト メールボックス アプリの追加後、サイド リンク バーでアプリの場所を変更することができます。 次に、アプリを最初に開いたときに、サイト メールボックスのセットアップのための画面が表示されます。

サイド リンク バーの [メールボックス] リンクを変更する (省略可)

サイトへのサイト メールボックス アプリの追加後は、アプリへのリンクをサイド リンク バーに含めると、サイトを使うユーザーが簡単にアクセスできるようになって便利です。 最初にインストールした既定の状態では、サイド リンク バーの [最近使った項目] の下に含められます。

しかし、このリンクはサイド リンク バーの固定位置に移動したほうがより便利です。

サイド リンク バーのサイト メールボックス アプリへのリンクを移動するには、次を実行します。

1. サイド リンク バーの [リンクの編集] をクリックします。

2. サイド リンク バーの表示したい位置に、[メールボックス] リンクをドラッグします。

3. [X] を [最近使った項目] リンクの右側からクリックし、サイド リンク バーからリンクを削除します。
   

   注

   [最近使った項目] の下に他のリンクが一覧表示されている場合、それらは削除するよりも、サイド リンク バーに残したほうが適切と考えられます。

4. [保存] をクリックします。

サイト メールボックスをセットアップする

サイトにサイト メールボックス アプリを追加したら、次の手順はサイト メールボックス自体をセットアップすることです。 この手順は一度実行する必要があるだけです。

1. サイド リンク バーの [メールボックス] をクリックします。
2. サイト メールボックスが作成されたら、[メールボックス] をサイド リンク バーでもう一度クリックし、[Exchange 管理センター] ページで自分の [言語] と [タイム ゾーン] を選びます。
3. [保存] をクリックしてサイト メールボックスのセットアップを終了します。

このセットアップ処理が完了するまで、30 分ほどかかることがあります。 サイト メールボックスが全面的に構成されたら、電子メール メッセージがサイトの既定の所有者リストと既定のメンバー リストの全ユーザーに送信されます。 この待ち時間にも、サイトを使い続けることができます。

サイト メールボックスを使用するユーザーが Outlook も使用している場合は、セットアップに関する追加の考慮事項がいくつかあります。 サポートされている Outlook のバージョンと、Outlook でサイト メールボックスにアクセスできるように SharePoint グループにユーザーを追加する方法については、「サイト メールボックスではなく Microsoft 365 グループを使用する」を参照してください。

関連項目

サイト メールボックスを使ったチームのメールの調整

サイト メールボックスを使ったドキュメントの共同作業