ドキュメントおよびファイルを SharePoint サイトに移動する

Microsoft 365 で Microsoft 365 で SharePoint を設定すると、チーム サイトに追加するドキュメントやファイルが存在する可能性があります。 ここでは、さまざまな種類のコンテンツをサイトに追加する方法について説明します。

この記事の内容

• 始める前に
• フォルダー、ライブラリ、サブサイトを作成する
• ドキュメント、画像、ファイルをアップロードする
• 連絡先、予定表、スプレッドシート用に SharePoint リストの作成を検討する
• 一般的なビジネス ニーズに対する SharePoint ソリューションを検討する
• サイト ユーザーがコンテンツを見つけられるようにする

始める前に

ファイルの移動を開始する前に、Microsoft 365 の Microsoft 365 の SharePoint 用ストレージの容量をチェックします。 Microsoft 365 の SharePoint のストレージ制限については、「 SharePoint の制限」を参照してください。

次の手順では、現在持っているコンテンツを分析します。 これには、ドキュメント、画像、フォームなどが含まれます。

定期的に使用されるコンテンツの量と、すべてのコンテンツを Microsoft 365 に保存するかどうかについて考えてください。 現在よりも小さい家に引っ越すのと同様に、ここでの目標は、新しいサイトに収まるコンテンツを決定することです。 たとえば、organizationで Microsoft 365 の SharePoint の Microsoft 365 の制限を超えるストレージが使用されるようになった場合は、次のような決定を下す必要があります。

• どのファイルを移動するか。
• さらに多くの記憶域を購入する必要があるか。
• サイトを拡大する余地を計画する必要がありますか? (それは間違いなくになります)

組織が大規模で複雑な場合は、専門家の支援を受けることを検討してください。 信頼できるサポートについては、 Microsoft Pinpoint をご覧ください。 Pinpoint は、Microsoft 認定の専門家や専門サービスを世界各地で見つけることができる、企業向けの迅速で簡単な方法です。

ページの先頭へ

フォルダー、ライブラリ、サブサイトを作成する

移動するコンテンツを確認したら、その整理方法を検討します。 最初は、ファイルをチーム サイト上のドキュメント ライブラリにアップロードすることをお勧めします。 特に最終的に多くのファイルが予想される場合は、コンテンツを整理するとよいでしょう。 コンテンツが増えるに従って、コンテンツを格納するための追加のドキュメント ライブラリ、フォーム ライブラリ、画像ライブラリを作成できます。 さまざまな種類のドキュメントやプロジェクトに対してサブサイトを作成することもできます。

サイト上のコンテンツを整理する構造を計画する方法の詳細については、「チーム サイトのコンテンツを計画する」を参照してください。

ページの先頭へ

ドキュメント、画像、ファイルをアップロードする

ファイル (Word 文書、PDF ファイル、JPG の写真など) は、ライブラリかライブラリ内のフォルダーにアップロードします。

最適なアップロード方法はファイル数によって異なります。 最初にアップロード先ライブラリを参照し、次に以下の表を使って方法を選びます。

ファイル数	アップロード方法
1 つのドキュメント	[ 新しいドキュメント>UPLOAD EXISTING FILE] を選択し、コンピューター上のファイルを参照します。
数多くのドキュメントやフォルダー	リボンの [ライブラリ] タブで、[エクスプローラーで開く] をクリックします。 次に、エクスプローラーを使ってファイルをドラッグ アンド ドロップします。

詳しくは、「ライブラリ内のファイルをアップロード、作成、または削除する」をご覧ください。

ページの先頭へ

連絡先、予定表、スプレッドシート用に SharePoint リストの作成を検討する

どのようなビジネスでも、保有するデータには、予定表、タスク、スプレッドシートなど、さまざまな形態があります。 この種類のデータについては、コンテンツをサイト上のリストに移動または変換できます。 たとえば、仕事の連絡先のリストを連絡先リストに変換できます。 さらに、多くの場合、予定表を SharePoint 予定表 (特殊な種類のリスト) に変換できます。

• Microsoft 365 の SharePoint でグループ予定表を作成する方法については、 ビデオ: 独自の予定表を作成するビデオをご覧ください。

Microsoft Excel スプレッドシートを使用して情報を追跡する場合は、これらのスプレッドシートを Microsoft 365 の SharePoint のドキュメント ライブラリに直接アップロードできます。 または、スプレッドシートを SharePoint リストとしてインポートできます。 多くのユーザーがリストを同時に更新できるため、SharePoint リストはグループ作業に適しています。 リストの異なるビューを作成して、情報を目的どおりに表示できます。

• リスト操作の詳細については、「トレーニング: リストを作成し、設定する」をご覧ください。

ページの先頭へ

一般的なビジネス ニーズに対する SharePoint ソリューションを検討する

コンテンツを移動するには、SharePoint ソリューションを使用して既存のタスクをより良く管理する方法もあります。 たとえば、ほとんどの組織は、従業員の日常的な知識を取り込んで共有したいと考えています。 このような種類の共有には、サイト上の Wiki が適しています。

次の表は、ビジネス プロセスの管理に役立つ SharePoint の機能を示しています。

ビジネス プロセス	説明
Wiki を使用してチームの知識を共有し、グループ作業を行う	Wiki は、ユーザーのコミュニティが情報を作成して維持する特殊なサイトです。 Wiki は、業務にとって重要なプロセス情報や一般的な参照情報を収集して共有するのに適しています。 「Wiki を作成、編集する」をご覧ください。
リソースのスケジュール設定を SharePoint グループ予定表に移動する	グループ予定表は、会議室、オーディオビジュアル機器など共通のリソースをスケジュール設定するために適した方法です。 グループ予定表は Microsoft 365 サイトの SharePoint 上にあるため、チームのすべてのユーザーが SharePoint または Outlook で簡単に表示できます。 「ビデオ: 独自の予定表を作成する」をご覧ください。
データベース プログラムを Access アプリに変換する	Microsoft Access 2013 を使ってデータベースをデザイン、発行し、Access アプリを作成してチーム サイトでそのデータベースを使うことができます。 「Access アプリを作成する」をご覧ください。 「SharePoint リストをインポートする、または SharePoint リストにデータをリンクする」をご覧ください。
ワークフローを使ってビジネス プロセスを自動化する	ワークフローは、ビジネス プロセスの主要なタスクを自動化し、トラッキングします。 ワークフローは承認プロセスやフィードバックの収集に適しています。 参照: SharePoint ワークフローの概要

ページの先頭へ

サイト ユーザーがコンテンツを見つけられるようにする

ドキュメントやファイルをチーム サイトに移動したら、そのことを他のサイト ユーザーに伝えます。 サイト ユーザーがサイトでコンテンツを見つけられるようにするために、複数の方法を提供できます。

次の表に、使用できる複数の方法を示します。

方法	説明
検索を使ってコンテンツを見つける	Microsoft 365 サイトの SharePoint でコンテンツを検索する最も簡単な方法は、検索機能を使用することです。 「検索のヒント」をご覧ください。
コンテンツを検出できるようにリストとライブラリのビューを構成する	ビューに表示される要素を選択できます。 たとえば、1 つのビューでタイトルと作成者を表示できます。 別のビューでは、特定の日付より後に追加された項目のみを表示したい場合があります。 「トレーニング: リストを使い始める」をご覧ください。
サイト ナビゲーションをカスタマイズする	サイト ユーザーがコンテンツを見つけやすいように、チーム サイトへのナビゲーションをカスタマイズできます。 「チーム サイトのナビゲーションのカスタマイズ」をご覧ください。
オンライン コンテンツをオフライン時に検索する	職場または学校または Outlook 用の OneDrive を使用して、オフライン時に Microsoft 365 サイトの SharePoint 上にあるコンテンツを検索できます 「Office 365 でファイルを見つける」を参照してください。
コンテンツの更新を管理する	「通知の作成または RSS フィードの購読を行う」をご覧ください。

サイト ユーザーがコンテンツを簡単に見つけられるようにする方法について詳しくは、計画ガイドの「チーム サイトのコンテンツの計画を立てる」をご覧ください。

ページの先頭へ

ご意見を寄せてください。

この記事は役に立ちましたか? 役に立った場合は、このページの一番下のリンクを使ってお知らせください。 役に立たなかった場合は、わかりにくかった点や情報が不足している点をお知らせください。 お客様からのご意見は、事実を確認し、情報を追加して、この記事を更新するために利用させていただきます。