サービスの Web データベース テンプレートを使用して、見積を支払い済み請求書に変換する

[ようこそ] タブ: ヘルプとその他のリソース

[ ようこそ ] タブのリンクは、サービス データベースを最大限に活用するのに役立つ最新のリソースを指しています。 リンクは変更されませんが、新しいリソースが使用可能になるとリンク ターゲットが更新されます。

• [ ようこそ ] タブで情報の表示が完了したら、[ 次へ ] をクリックして [ 会社情報 ] タブに進みます。

[会社情報] タブ: 会社情報を入力します

[ 会社情報 ] タブでは、名前、場所、電話、メール アドレスなど、会社に関する情報を入力できます。 この情報は、データベースによって作成された請求書やその他のレポートに表示されます。

• 会社の情報をボックスに入力し、[ 次へ] をクリックします。

[従業員] タブ: 従業員情報を入力します

[ 従業員 ] タブでは、データベースへの従業員の追加を開始できます。 これは、どの従業員が何をしたかを追跡するのに役立ちます。 たとえば、新しい見積もりを作成すると、ログインした従業員が新しい見積もりの一部として記録されます。

• データシートに各従業員の情報を入力し、[ 次へ] をクリックします。

  また、メインの [ 従業員 ] タブで従業員を表示、編集、追加することもできます。

[サービス] タブ: サービス情報を入力します

[ サービス ] タブで、提供するサービスに関する情報 (それぞれの時間単価など) を追加します。 サービスを削除するか、サービスを廃止済みとしてマークすることで、サービスを削除することもできます。 サービスは、見積もりや請求書に表示されない場合にのみ削除できます。

サービスを見積もりまたは請求書に追加すると、そのサービスの既定の時間単価が見積もりまたは請求書に追加されます。 ただし、特定の見積もりまたは請求書を送信する前に、任意のサービスの時間単位のレートを調整できます。 見積もりまたは請求書のレートを調整することは、サービスの既定の時間単位のレートには影響しません。

[製品] タブ: 製品情報を入力します

[ 製品 ] タブで、サービス中に再販または使用した製品に関する情報を追加します。

見積もりまたは請求書に製品を追加すると、単価は見積もりまたは請求書の一部として記録されます。 ただし、特定の見積もりまたは請求書を送信する前に、製品の単価を調整できます。 見積もりまたは請求書の価格を調整することは、製品の単価には影響しません。

見積もり& [請求書] タブ: 見積もりと請求書を入力します

既にいくつかの見積もりと請求書がある場合は、[見積もり] & [請求書 ] タブのデータシートに入力できます。

1. 見積もりを入力するには、[ 新しい見積もりの追加] をクリックします。 請求書を入力するには、[ 新しい請求書の追加] をクリックします。

2. 開いた詳細フォームで、ステータス、見積りまたは請求書を作成した従業員、顧客などの情報を入力します。

3. データベースに含まれていない顧客を入力すると、新しい顧客の入力を求めるメッセージが表示されます。 [ はい] をクリックし、新しい顧客に関する情報を入力します。 データシートを閉じると、顧客は [ 顧客 ] ドロップダウン リストで使用できるようになります。

4. 各見積もりまたは請求書が完了したら、[ 保存] & [閉じる ] をクリックします。 データが保存され、フォームが閉じます。

5. 既存の見積もりと請求書の追加が完了したら、[ 次へ] をクリックします。

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見積もりまたは請求書に関する詳細を表示する

• [ 見積もり# ] の下の値をクリックして、その 見積もりの [見積もりの詳細 ] フォームを開きます。

  送信前に見積もりの詳細を編集できます。つまり、[ 状態] が [新規] の場合です。

• [ 請求書] # の下の値をクリックして、その 請求書の [請求書の詳細 ] フォームを開きます。

新しい見積もりまたは請求書を作成する

• [ 新しい見積もり] または [新しい請求書] をクリックし、表示されるフォームに入力します。

  注: データベースにログインしていない場合は、 Salesperson ドロップダウン リストから自分の名前を選択して、名前を見積もりまたは請求書に追加します。

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見積もりの詳細を表示する

• [ 見積もり# ] の下の値をクリックして、その 見積もりの [見積もりの詳細 ] フォームを開きます。

  送信前に見積もりの詳細を編集できます。つまり、[ 状態] が [新規] の場合です。

"見積の詳細" フォーム

1. 見積もり番号と状態は、[ 見積の詳細 ] フォームの左上隅に表示されます。

2. 見積もり詳細 フォームの上部にあるボタンを使用して見積もりの送信、承認、却下、または請求書を作成し、見積もりの複製を作成し、印刷の準備として見積もりを表示します。

3. 見積もりに関する一般的な情報は、[ 見積もりの詳細 ] フォームの上部にあるボタンのすぐ下にあるボックスに表示されます。

4. 見積もりの詳細 フォームの中央にあるタブは、見積もりの詳細を示しています:品目 (サービスと製品)、サービスの場所、税金と用語、メモ。 関連するサービスまたは製品の既定値に影響を与えずに、見積もりの品目のレートと単価を調整できます。

5. サービス、製品、税金の合計金額は、[ 見積の詳細 ] フォームの右下隅に表示されます。 [ 明細 ] タブまたは [ 税&使用条件 ] タブで詳細を更新する場合は、[ 合計の更新 ] をクリックして、この領域に表示される金額を更新します。

新しい見積もりを作成する

• [ 見積もり ] タブで、[ 新しい見積もり] をクリックし、[ 見積もりの詳細 ] フォームに入力します。

  注: データベースにログインしていない場合は、 Salesperson ドロップダウン リストから自分の名前を選択して、名前を見積もりに追加します。

承認のための見積もりを送信する

送信されていない見積もりには、見積もり番号がありません。値 [...] が Quote# の下に表示されます。

1. [ 見積もり ] タブで、送信する見積もりを含む行で [...] をクリックします。
   Access によって [ 見積もりの詳細 ] フォームが開き、見積もりが表示されます。

2. 見積もりの一般的な情報と詳細を確認し、明細の追加または削除、明細のレートまたは単価の調整、メモの追加など、必要な変更を行います。

3. [ 見積の詳細 ] フォームの上部にある [ 送信] をクリックします。

送信された見積もりを承認または拒否する

1. [ 見積もり ] タブで、[ 見積もり] # の下にある値をクリックして、[ 見積もりの詳細 ] フォームを開き、見積もりを表示します。

2. 見積もり情報を確認し、次のいずれかの操作を行います。

   • 見積もりが受け入れられる場合は、[見積の詳細] フォームの上部にある [承認] をクリックします。

   • 小さな変更で見積もりを受け入れられる場合は、[見積もりの詳細] フォームの上部にある [複製] をクリックします。 Access では、元のに基づいて新しい見積もりが作成されます。 その後、新しい見積もりを修正して送信し、承認できます。

   • 見積もりが受け入れられない場合は、[見積の詳細] フォームの上部にある [拒否] をクリックします。

承認済みの見積もりを請求書に変換する

1. [ 見積もり ] タブで、[ 承認済 み] タブをクリックします。
   Access には、既に請求されている見積もりなど、承認された見積もりが表示されます。

2. [ 見積もり# ] の下の値をクリックして、その 見積もりの [見積もりの詳細 ] フォームを開きます。

3. 見積もり情報を確認します。

   注: 承認済みの見積もりの詳細は変更できません。 ただし、重複見積もりを作成するには、[複製] をクリックし、 重複見積もりを修正して送信し、その見積もりを承認して使用して請求書を作成します。

4. [ 見積もりの詳細 ] フォームの上部にある [ 請求書] をクリックします。

見積もりを印刷または電子メールで送信する

1. [ 見積もり ] タブで、[ 見積もり] # の下にある値をクリックして、[ 見積もりの詳細 ] フォームを開き、見積もりを表示します。

2. [ 見積もりの詳細 ] フォームの上部にある [ 見積もりの表示] をクリックします。
   Access では、印刷されるフォームで見積もりが開きます。

   注: 見積もりの上部にあるボタンは、最終的なコピーには表示されません。

3. 見積もりの上部にある適切なボタンをクリックします。

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請求書の詳細を表示する

• [ 請求書] # の下の値をクリックして、その 請求書の [請求書の詳細] フォームを開きます。

  請求書の詳細は、送信前に編集できます。つまり、[ 状態] が [新規] の場合です。

新しい請求書を作成する

• [ 新しい請求書] をクリックし、[ 請求書の詳細 ] フォームに入力します。

  注: データベースにログインしていない場合は、 Salesperson ドロップダウン リストから自分の名前を選択して、名前を見積もりに追加します。

支払いの請求書を送信する

送信されていない請求書には請求書番号がありません。値 [...] が [請求書] の下に表示されます。

1. [ 請求書 ] タブで、支払いのために送信する請求書を含む行で [...] をクリックします。
   [請求書の 詳細 ] フォームが開き、請求書が表示されます。

2. 請求書の一般的な情報と詳細を確認し、明細の追加または削除、明細のレートまたは単価の調整、メモの追加など、必要な変更を行います。

3. [請求書の詳細] フォームの上部にある [送信] をクリックします。

請求書を印刷または電子メールで送信する

1. [ 請求書 ] タブで、[ 請求書] # の下にある値をクリックして [ 請求書の詳細 ] フォームを開き、請求書を表示します。

2. [ 請求書の詳細 ] フォームの上部にある [ 請求書の表示] をクリックします。
   Access では、請求書が印刷されるフォームで請求書が開きます。

   注: 請求書の上部にあるボタンは、最終的なコピーには表示されません。

3. 請求書の上部にある適切なボタンをクリックします。

支払い済みの請求書をマークする

1. [ 請求書 ] タブの [ 未払い ] タブで、[ 請求書] # の下にある値をクリックして、[ 請求書の詳細 ] フォームを開き、請求書を表示します。

2. [請求書の詳細] フォームの上部にある [支払い済みのマーク] をクリックします。

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