フィードバックの収集ワークフローについて

SharePoint製品に含まれるワークフローは、ビジネス プロセスを自動化するために使用できる機能であり、一貫性と効率の両方を向上します。 SharePointフィードバックの収集ワークフローを使用すると、SharePoint 製品に保存されているドキュメントとその他のアイテムを、フィードバックのために 1 人または複数のユーザーにルーティングできます。 また、SharePointを処理するワークフローを使用すると、他のすべての作業を完了するために必要な時間が長くなっています。

注: SharePoint 2010 年 8 月 1 日から新しいテナントのワークフローが廃止され、2020 年 11 月 1 日に既存のテナントから削除されました。 SharePoint 2010 ワークフローを使用している場合は、Power Automate またはその他のサポートされているソリューションに移行することをお勧めします。 詳細については、「2010 SharePointの提供を開始する」を参照してください

詳細については、 に含まれるワークフローの概要に関するページをSharePoint。

重要: 既定では、フィードバックの収集ワークフローはアクティブ化されません。関連付けフォームの [ワークフロー テンプレートの選択] リスト ボックスには表示されません。 これを使用できるようにするには、サイト管理者が、サイト コレクション レベルでアクティブ化する必要があります。

[フィードバックの収集] ワークフロー タスクを完了する必要がある場合    COMPLETE セグメントまで下 にスクロールして 展開します。 今のところ、他のセグメントは必要ない可能性があります。

自動ワークフローと手動プロセスの比較

SharePoint ワークフローには次の特長があります。

  • 効率的で一貫性のある    フィードバックの収集ワークフローは、ドキュメントまたはアイテムを自動的にルーティングし、レビュー タスクを割り当て、進捗状況を追跡し、必要に応じてアラームと通知を送信します。 ワークフロー内のアクティビティは、中央の状態ページから監視および調整できます。ワークフロー実行のイベントの履歴は、完了後 60 日間保持されます。

  • 作業が減る    フィードバックの収集ワークフローは、時間と手間の両方を節約し、同時にフィードバック プロセスを合理化し、標準化します。

フィードバックの収集ワークフローの非常に単純なバージョンの図を次に示します。

単純なフィードバックの収集ワークフローの図

この記事を使うためのヒント

この記事の情報は、10 の展開可能なセグメントに分けて記載されています。

この記事を最大限に活用するためのヒントを表示するには、ここをクリックしてください。

[フィードバックの収集] ワークフロー タスクを完了する必要がある場合    COMPLETE セグメントまで下 にスクロールして 展開します。 今のところ、他のセグメントは必要ない可能性があります。

ワークフローを追加、開始、監視、および管理する場合    これらのタスクについてまだ理解していない場合は、ワークフローを初めて設計して追加する場合に、この記事をセグメント別に分割して作業すると便利です。 情報と記事のレイアウトに慣れたら、返品時に必要なセグメントに直接アクセスできます。

グラフィックスに関するメモ    この一連のワークフロー記事の画面イメージと概念図は、通常、承認ワークフローの種類に基づいて作成されます。 ただし、概念や説明をわかりやすくするために必要な場合は、この記事の画像と図はフィードバックの収集ワークフロー用にカスタマイズされています。

この記事の印刷に関する一言    これは長い記事です。 選択したセグメントのみを印刷する場合は、印刷時にそれらのセグメントだけが展開されます。 (また、印刷したコピーに完全なグラフィックを含める場合は、縦向きではなく横向きで印刷します)。

検索に関する単語    この記事のテキストまたは用語を検索する前に、検索するセグメントすべてが展開されている必要があります。

目的に合ったトピックをクリックしてください

詳細セクションの概念を表すアイコン

フィードバックの収集ワークフローの詳細を確認する

フィードバックの収集ワークフローの詳細を確認する

フィードバックの収集ワークフローは、SharePoint リストまたはライブラリに保存されているドキュメントまたは他のアイテムを、フィードバックのために SharePoint 1 人または複数のユーザーにルーティングする、SharePoint 機能です。 このワークフローを使うと、プロセス全体の自動化、効率化、標準化が実現します。

アイテムを参加者に回覧するワークフロー

サンプル製品に含まれている基本的なフィードバックの収集SharePointテンプレートとして機能します。 このテンプレートを使用すると、複数のフィードバック収集ワークフローをサイトに追加できます。 追加する各ワークフローは、基本的なフィードバックの収集ワークフローの一意のバージョンです。各ワークフローには、追加時に指定した設定に基づいて、独自の特殊な作業方法があります。

このセグメントのセクション

  1. フィードバックの収集ワークフローで実行できる操作

  2. フィードバックの収集ワークフローで実行できない操作

  3. この種類のワークフローを使用できるユーザー

  4. この種類のワークフローを計画、追加、実行、管理する方法

1. フィードバックの収集ワークフローで実行できる操作

  • リスト、ライブラリ、またはサイト コレクションに最初にフィードバックの収集ワークフローを追加するときに、含める参加者の数を指定し、タスクが (シリアルで) 1 つ続いて割り当てられるか、すべて一度に (並行して) 割り当てられるかを指定できます。 参加者のタスクを複数の個別のステージに分割するかどうかと、各タスクの最終的期限や実行期間を指定することもできます。 これらの設定は、アイテムに対するワークフローを手動で開始するたびに変更できます。

  • ワークフローによって、指定した各参加者にタスクが割り当てられます。 各参加者は、項目に関するフィードバックを送信したり、アイテムの変更を要求したり、タスクを再割り当てしたり、タスクを削除したりするために、いくつかの回答から選択します。

  • ワークフローの実行中に、単一の集中管理された [ワークフローの状態] ページで、進行状況を監視して (必要に応じて) 調整することができます。

  • ワークフローの完了後 60 日間は、[ワークフローの状態] ページで、このワークフローの実行 (インスタンス) 中に発生したすべてのワークフロー イベントの一覧を非公式な参照を目的として確認できます。

セグメントの先頭へ

2. フィードバックの収集ワークフロー で実行できない操作

フィードバックの収集ワークフローは、アイテムの承認と却下を収集したり、Web サイトの Web ページの発行を制御したりするようには設計されていない。 参加者がレビューするアイテムを承認または拒否するワークフローを追加する場合は、[参照] セクションの記事「承認ワークフローについて」を参照してください。

また、フィードバックの収集ワークフローは、署名を収集するようには設計されていない。 ワークフローを使用して Microsoft Word ドキュメント、Microsoft Excel ブック、または Microsoft InfoPath フォームで署名を収集する場合は、「関連項目」セクションの記事「署名の収集ワークフローについて」を参照してください。

Microsoft SharePoint Designer 2013 を使用して SharePoint 製品に含まれるワークフローをさらにカスタマイズする方法については、「Microsoft Software Developer Network (MSDN) ヘルプ システム」を参照してください。

セグメントの先頭へ

3. この種類のワークフローを使用できるユーザー

ワークフローを追加するには    、ワークフローを追加するには、既定で [リストの管理] アクセス許可 必要です。 (所有者グループには、既定では [リストの管理] アクセス許可があります。メンバー グループと [訪問者] グループにはアクセス許可が付与されません)。

ワークフローを開始する   既定では、既に追加されているワークフローを開始するには、[アイテムの編集] アクセス許可が必要です。 ([メンバー] グループと [所有者] グループには、既定で [アイテムの編集] アクセス許可があります。[訪問者] グループにはアクセス許可が付与されません)。

または、所有者は、所有者グループのメンバーだけが開始できるよう、特定のワークフローを構成できます。 (これを行うには、関連付 けフォームの 最初のページで、[このワークフローを開始するためにリストの管理アクセス許可を要求する] チェック ボックスをオンにします)。

セグメントの先頭へ

4. この種類のワークフローを計画、追加、実行、管理する方法

基本的な段階は次のとおりです。

  • ワークフローを実行する前に (プラン、追加、開始)   
    ワークフローを追加する前に、ワークフローを追加する場所 (1 つのリストまたはライブラリ、またはサイト コレクション全体) と、ワークフローの動作の詳細を計画します。 ワークフローを追加して構成すると、必要なアクセス許可を持つすべてのユーザーが、特定のアイテムでワークフローを開始できます。 ワークフローは、 を自動的に実行するために設定 することもできます。 自動実行は、2 つのトリガー イベントのいずれかまたは両方に基づいてアクティブ化できます。リストまたはライブラリに項目が追加または作成された場合、またはリストまたはライブラリ内の項目が変更された場合です。

  • ワークフローの実行中 (完了、監視、調整)   
    ワークフローの実行中、個々の参加者は割り当てられたタスクを完了します。 自動アラームは、タスクの期限を満たして失敗した参加者に送信されます。 一方、ワークフローの進行状況は、ワークフローの特定のインスタンスの中央の [ワークフローの状態] ページから監視できます。 ワークフローの実行中の調整は、同じページから行うことができます。また、必要に応じて、ワークフローを取り消したり、そこから終了したりすることができます。

  • ワークフローの実行後 (レビュー、レポート、変更)   
    ワークフローが完了すると、[ワークフローの状態] ページで、その実行の履歴全体 (またはインスタンス)を最大 60 日間確認できます。 また、同じページで、このワークフローのバージョンのパフォーマンスに関する統計レポートを作成できます。 最後に、ワークフローの機能に関して何か変更する必要がある場合は、ワークフローを最初に追加するときに完了した関連付けフォームを開いて編集できます。

次のフロー チャートは、新しいワークフローを追加する担当者の視点でこれらのステージを示したものです。

ワークフロー プロセス

関連情報

新しいフィードバック収集ワークフローを計画する前に、まずこの記事の ALLOW セグメントを確認してから 、PLAN セグメントに進む必要があります。

セグメントの上部| 記事の上部


許可セクションの Expando アイコン

タスク フォームのみ、またはアイテム内のフィードバックを許可する

タスク フォームのみ、またはアイテム内のフィードバックを許可する

次の 2 つの質問は、ワークフローに関する 1 つの基本的な決定に到達するのに役立ちます。

  • 参加者は、タスク フォームの[コメント] フィールドでのみフィードバックを送信できますか。また、アイテム自体に変更の記録やコメントを挿入することもできますか。

  • 参加者がアイテム自体に変更の記録とコメントを挿入できる場合は、複数の参加者が同時にドキュメントを編集できる共同作業環境でこれを行いますか。また、各参加者はドキュメントをチェックアウトし、自分のレビュー期間中、唯一の編集権限を持っていますか。

これらの代替手段を明確にするのに役立つ可能性がある図を次に示します。

フィードバックの許可と提供のモードの違い

読み続ける場合は、次の点に注意してください。

  • 現在チェックアウトされているアイテムでは、ワークフローを開始できます。

  • [フィードバックの収集] ワークフローの種類には、レビューするアイテムに変更が行われた場合に、ワークフローをすぐに取り消すオプションが含まれています。

  • アイテムに挿入できるのは、アイテムが作成されたプログラムのインストール済みバージョンで開いている場合のみです。また、そのプログラムの Web アプリケーション バージョンで開いている場合は挿入できません。

このセグメントのセクション

  1. タスク フォームでのみフィードバックを許可する

  2. タスク フォームとアイテムの両方でフィードバックを許可する (コラボレーション バージョン)

  3. タスク フォームとアイテムの両方でフィードバックを許可する (単独アクセスバージョン)

1. タスク フォームでのみフィードバックを許可する

この配置には、機械的に最も単純なものという利点があります。 参加者が変更を提案する方法は 2 つのみです。この 2 つの方法には、タスク フォームが含まれるものがあります。

  • コメントを送信します。

  • ワークフローの実行中にアイテムに変更を行う必要があります。

もちろん、主な欠点は、参加者がアイテム内の特定の変更を直接示できない点です。 変更候補の数が多いほど、参加者はアイテム内で直接作業できる可能性が高い可能性があります。

変更からアイテムを保護する方法に関するメモ    参加者がアイテム自体を変更しない最も簡単な方法は、実行の間、アイテムをチェックアウトする方法です。 しかし、ほんの少し前に言ったように、現在チェックアウトされているアイテムでワークフローを開始できないのです。

この問題を回避するには、次の 2 つの方法があります。

  • ワークフローが開始されるまで待ち、実行の間、項目をチェックアウトできます。 (ワークフローが自動的に開始される場合は、関連付けフォームの 2 ページ目の [CC] フィールドに一覧表示されます。 次に、アイテムでワークフローが開始されたという通知を受け取った場合は、そのアイテムをチェックアウトします)。 この方法の 1 つの制限は、チェックアウトしている間、同じアイテムで他のワークフローを開始できないという制限です。

  • または、アイテムをチェックインしたままにしておき、参加者がアイテムをチェックアウトしたり、アイテムを変更したりすることが重要な点を参加者に知らしてください。 もちろん、タスク通知に含めるノートにこの手順を含めるのが良い方法です。 参加者がフィードバックの収集ワークフローを使い始めたことがない場合は、ワークフローを開始する前に別の電子メールを送信するか、または参加者と実際に話し合って、より明確にポイントを作成するとよい場合があります。

セグメントの先頭へ

2. タスク フォームとアイテムの両方でフィードバックを許可する (コラボレーション バージョン)

この配置により、すべての参加者がアイテムを常に使用できます。 誰も自分のレビューを開始する前に、他の誰かがレビューを完了するのを待つ必要はありません。 この柔軟性は、さまざまな製品のコラボレーション機能によってSharePointされます。

参加者が次の操作を行う必要を知っている必要があります。

  • 変更を加える間は、アイテムをチェックインしたままにします。

  • そのプログラムの Web アプリケーション バージョンではなく、作成されたプログラムのインストール済みバージョンで項目を開きます。

  • 変更を加える前やコメントを挿入する前に、変更の追跡を有効にします。

  • サーバーに変更を保存します。

[フィードバックの収集] ワークフローの種類には、レビューするアイテムに変更が行われた場合に、ワークフローをすぐに取り消すオプションが含まれています。 このオプションを選択すると、最初に参加者がアイテムに変更を保存すると (変更の記録やコメントなど)、ワークフローは直ちに取り消されます。

また、アイテム自体の変更を許可する場合は、リストまたはライブラリの [バージョン管理] 設定で、[編集する前にドキュメントをチェックアウトする必要があります] が [いいえ] に設定されている必要があります

セグメントの先頭へ

3. タスク フォームとアイテムの両方でフィードバックを許可する (単独アクセスバージョン)

この配置では、1 人の参加者だけがアイテムをチェックアウトし、一度に変更することができます。

  • ワークフロー内のタスクが一度に 1 つ (シリアル) 割り当てられている場合、これはおそらく問題ありません。

  • タスクが一度にすべて (並列) に割り当てられている場合、参加者は、別の参加者が作業を終了する間、アイテムへのアクセスを待つ必要がある場合があります。

アイテムのチェックアウト時にワークフローを開始できないので、アイテムでこのワークフローを実行する前に、アイテムをチェックインする必要があります。

参加者に次の操作を行う必要があります。

  • アイテムを開く前に確認してください。

  • そのプログラムの Web アプリケーション バージョンではなく、作成されたプログラムのインストール済みバージョンで項目を開きます。

  • 変更を加える前やコメントを挿入する前に、変更の追跡を有効にします。

  • サーバーに変更を保存し、操作が完了したらすぐにアイテムをチェックインします。

繰り返しになりますが、[フィードバックの収集] ワークフローの種類には、レビュー中のアイテムに変更が行われた場合にワークフローをすぐに取り消すオプションが含まれています。 このオプションを選択すると、最初に参加者がアイテムに変更を保存すると (変更の記録やコメントなど)、ワークフローは直ちに取り消されます。

関連情報

新しいフィードバック収集ワークフローを計画する準備ができたら、この記事の PLAN セグメントに進む必要があります。

セグメントの上部| 記事の上部


計画セクションの概念を表すアイコン

新しいフィードバック収集ワークフローを計画する

新しいフィードバックの収集ワークフローを計画する

このセグメントでは、フィードバックの収集ワークフローのバージョンを追加する前に行う必要がある決定と、組み立てる必要がある情報を特定します。

この種類のワークフローを追加する方法を既に理解し、特定の手順についてのリマインダーのみを必要とする場合は、この記事の適切な ADD セグメント (リスト/ ライブラリまたはサイト コレクション)に直接進みます。

このセグメントのセクション

  1. テンプレートとバージョン

  2. 関連付けフォームについて

  3. 12 の検討事項

1. テンプレートとバージョン

SharePoint 製品に付属のワークフローはマスター テンプレートとして機能します。このテンプレートに基づいて、個々の具体的なワークフローをリスト、ライブラリ、サイト コレクションに追加します。

たとえば、フィードバックの収集ワークフローを追加するごとに、一般的なフィードバックの収集ワークフロー テンプレートのバージョンを実際に追加します。 それぞれのバージョンに独自の名前と独自の設定を決めておき、個別のバージョンを追加するときに関連付けフォームで指定します。 そうすることで、複数のワークフローを追加できます。すべてのバージョンは、フィードバックの収集ワークフロー マスター テンプレートに基づいて作成されますが、各バージョンは、そのワークフローを使用する具体的な方法に合わせて名前を付け、調整できます。

次の図では、"承認" ワークフロー テンプレートに基づく 3 つのワークフローが追加されています。各ワークフローは、単一のライブラリのすべてのコンテンツ タイプ、単一のライブラリの単一のコンテンツ タイプ、サイト コレクション全体の単一のコンテンツ タイプにそれぞれ対応しています。

"承認" ワークフロー テンプレートに基づく 3 つのワークフロー

セグメントの先頭へ

2. 関連付けフォームについて

付属のワークフロー テンプレートのいずれかに基づく新しいワークフロー バージョンを追加するときは、関連付けフォームで新しいバージョンの機能を指定します。

次のセクションで、関連付けフォームに入力する際の一連の検討項目について説明します。 その前に、フォームとそのフィールドに簡単に目を通しておきましょう。

関連付けフォームの最初のページ

開始フォームの最初のページ

関連付けフォームの 2 番目のページ

開始フォームのフィールドが指定されている関連付けフォームの 2 番目のページ

注: 2 ページ目の赤いボックス内のフィールドは開始フォームにも表示されます。開始フォームはワークフローを手動で開始するたびに表示され、その実行でのみ適用する設定を編集できます。

セグメントの先頭へ

3. 12 の検討事項

このセクションのすべての質問に対する回答が得次第、ワークフローを追加する準備が整います。

  1. ワークフローの種類が適切かどうか

  2. 1 つのリストまたはライブラリ、またはサイト コレクション全体 (and)1 つのコンテンツ タイプ、またはすべてのコンテンツ タイプ

  3. 適切な名前

  4. タスク リストと履歴リスト: 既存と新規のどちらであるか

  5. このワークフローをだれがどのように開始するか

  6. このコンテンツ タイプを継承するコンテンツ タイプにもワークフローを追加するかどうか

  7. 参加者: 参加者と順序

  8. 参加者が必要とする追加情報

  9. タスク フォームのフィードバックのみ、またはアイテム内のフィードバック

  10. タスクの期限

  11. このワークフローが終了するタイミング

  12. 通知する必要がある相手

01. ワークフローの種類が適切かどうか

この記事では、2010年からフィードバックの収集としてメニューに表示されるワークフロー SharePointします。 このワークフローの種類が最適かどうかわからない場合は、この記事の詳細セグメントで確認してください。 使用可能な他のワークフロー テンプレートの詳細については、「SharePointに含まれているワークフローについて」を参照してください。

セグメントの先頭へ

02. 1 つのリストまたはライブラリ、またはサイト コレクション全体 (and)1 つのコンテンツ タイプ、またはすべてのコンテンツ タイプ

フィードバックの収集ワークフローの新しいバージョンを 1 つのリストまたはライブラリでのみ使用したり、サイト コレクション全体で利用したりすることもできます。

  • 1 つのリストまたはライブラリに対するワークフローを追加する場合は、すべてのコンテンツ タイプで実行するか 1 つのコンテンツ タイプのみで実行するかを設定できます。

  • サイト コレクション全体に対するワークフローを追加する場合は、必ず 1 つのサイト コンテンツ タイプのみで実行するように設定する必要があります。

サイト コレクションのマップを追加する 3 つの方法の説明

コンテンツ タイプとは

SharePoint のリストまたはライブラリに格納されるドキュメントやその他のアイテムは、さまざまなコンテンツ タイプに属します。 コンテンツ タイプには、ドキュメントExcel スプレッドシートのような基本となる汎用的なものから、契約書製品設計仕様書のような高度に専門的なものまであります。 SharePoint 製品に既定で用意されているコンテンツ タイプもありますが、それらをカスタマイズして使えるほか、独自に作成して追加することもできます。

セグメントの先頭へ

03. 適切な名前

ワークフロー バージョンの名前を付けるときは、次の点を考慮します。

  • どのような目的に使うかを明確に示す。

  • 他のワークフローとの違いを明確に示す。

編集者のグループに属しているとします。 グループでは、2 つの異なるフィードバック収集ワークフローを使用する必要があります。

  • 独自のグループのメンバーによって送信された各ドキュメントで、最初のワークフローを実行します。 このワークフローは、グループ のマネージャーからのみフィードバック を収集します。

  • 2 つ目のワークフローは、自分のグループ外のユーザーによって送信された各ドキュメントで実行されます。 このワークフローは、グループ のすべてのメンバーからフィードバック を収集します。

最初のワークフローには、提出フィードバック の内側に、2 つ目のワークフローに外部提出フィードバック という名前を付けすることができます

ヒント: 他のワークフローと同様に、名前付け規則を統一して、ワークフローにかかわるすべての人がその規則に習熟するようにすることをお勧めします。

セグメントの先頭へ

04. タスク リストと履歴リスト: 既存と新規のどちらであるか

タスク リストと履歴リストについては、サイトの既定のリストを使うか、その他の既存のリストを使うか、そのワークフロー専用の新しいリストを要求することができます。

  • サイトに多数のワークフローが含まれる場合、または一部のワークフローに多数のタスクが含まれる場合は、ワークフローごとに新しいリストを要求します。 (長いリストの管理は、パフォーマンスを低下させる可能性があるもののの 1 つです。 非常に長いリストよりも短いリストを複数保持する方が、システムの方が高速で簡単です)。

  • このワークフローのタスクと履歴に、一般的なリストから分離しておきたい機密データまたは機密データが含まれる場合は、このワークフローの新しい個別のリストが必要な場合は、必ず指定する必要があります。 (ワークフローを追加した後、新しいリストに適切なアクセス許可が設定されている必要があります)。

セグメントの先頭へ

05. このワークフローをだれがどのように開始するか

ワークフローは手動のみ、自動のみ、またはその両方で開始するように設定できます。

  • 特定のドキュメントまたはアイテムでフィードバックの収集ワークフローを手動で開始すると、別のフォーム (開始 フォーム) が表示されます。 開始フォームには、関連付けフォームの 2 ページ目の設定のほとんどが含まれます。 このフォームを使って、ワークフローを開始するユーザーは、[開始] をクリックする前にそれらの設定 (現在のインスタンスの設定のみ) を変更することができます。

  • 自動開始の場合は、開始フォームは表示されないため、関連付けフォームで指定された既定の設定が変更されずにそのまま使われます。

次の図に、手動開始と自動開始の違いを示します。

手動開始と自動開始のフォームの比較

開始フォームで行った変更は、ワークフローの現在のインスタンスにのみ適用されます。 ワークフローの永続的な既定の設定を変更するには、この記事の変更セグメントの説明に従って、元の関連付けフォームを編集します。

手動開始

手動開始を許可すると、必要な権限を持つすべてのユーザーが、対応するアイテムに対するワークフローをいつでも開始できるようになります。

手動開始の利点としては、選択した場合にしかワークフローが実行されないこと、ワークフローを実行するたびに開始フォームを使って設定を変更できることなどがあります。

簡単な例    チーム外のライターによって作成されたアイテムに対してのみワークフローを実行する場合は、手動でのみ開始すると、自分とチームメイトによって作成されたアイテムに対して自動的に実行されません。 (代替ソリューション: チームの作成者からのアイテムのリストまたはライブラリを 1 つ保持し、他のすべての作成者のアイテム用に個別のリストまたはライブラリを管理する。 そうすることで、ワークフローを自動的に実行できますが、外部作成者リストでのみ実行できます)。

手動開始の主な欠点は、ワークフローを実行する必要があるときに忘れずに実行するように注意が必要なことです。

自動開始

次のイベントのいずれかまたは各イベントによって自動的に開始されるワークフローを設定できます。

  • リストやライブラリで新しいアイテムが作成またはアップロードされたとき。

  • リストやライブラリに既に格納されているアイテムが変更されたとき。

自動開始の利点は、ワークフローの開始を意識する必要がないことです。 きっかけとなる状況が発生するたびに自動的に開始されます。

簡単な例    Imagineの会計士は、予算ライブラリにアップロードまたは作成された予算を確認する必要があります。 そのライブラリにフィードバックの収集ワークフローを追加し、会計士を唯一の参加者として指定できます。 新しい項目がリストに追加 ("作成" される) たたび自動的に開始されるワークフローを設定できます。 そうすることで、会計士は常に最新の状態に維持されます。

自動開始の 2 つの欠点:

  • きっかけとなるイベントが発生するたびにワークフローが必ず実行され、実行を回避することができません。

  • 個々のインスタンスの開始時に設定を変更できない。

セグメントの先頭へ

06. このコンテンツ タイプを継承するコンテンツ タイプにもワークフローを追加するかどうか

サイト コレクション全体のコンテンツ タイプにワークフローを追加すると、ワークフローを追加するコンテンツ タイプから継承する、サイト コレクション内の他のすべてのコンテンツ タイプにもワークフローを追加するオプションが表示されます。 (1 つのリストまたはライブラリのワークフローを追加する場合、このオプションは関連付けフォームに表示されません)。

ノート

  • 他のすべての子コンテンツ タイプにもワークフローを追加する場合、操作が完了するまでに時間がかかることがあります。

  • 継承が解除されているサイトまたはサブサイトにこのワークフローを追加してコンテンツ タイプを継承する場合、操作を実行する前に、それらのサイトまたはサブサイトの "所有者" グループのメンバーであることを確認してください。

セグメントの先頭へ

07. 参加者: 参加者と順序

レビュー タスクの割り当て先の各ユーザーには、名前または電子メール アドレスを指定する必要があります。

1 つのステージまたは複数    のステージ レビュー タスクのステージを 1 つしか作成するか、複数のステージを設定することもできます。 複数のステージがある場合は、ステージが続々と実行されます。

並列レビューまたはシリアル    レビュー 1 つのステージの参加者に対して、レビュー タスクを同時に (並列で) 割り当てるか、レビュー タスクを順番に (連続して) 割り当てることができます。 シリアル オプションは、たとえば、最初の却下後に終了するワークフローを設定する場合や、参加者がレビューのコンテキストの一部として以前の参加者からのコメントを確認できる場合に便利です。

ここでは、簡単なシナリオを使って、複数のステージで順次レビューを行う場合の利点をいくつか示します。

Imagineフィードバックの収集ワークフローを追加する必要があります。 玉原さんは、自分で各アイテムをレビューする前に、同僚の早川さんと上川さんにレビューを依頼したいと考えています。 そうすることで、自分のレビューを開始する前に、彼らのコメントを確認できます。 このように設定するには、次の 2 つの方法があります。

  • シリアル レビューを使用して    、Frank は、Anna と Sean が最初の 2 人の参加者であり、3 番目である単一ステージのシリアル レビューを設定します。
    この配置では、Anna は、Sean のタスクが割り当てられる前にフィードバックを送信する必要があります。その後、Sean は Frank のタスクが割り当てられる前にフィードバックを送信する必要があります。
    Frank が単一ステージのシリアル レビューを設定する方法を次に示します。
    順次ステージが強調表示された設定を示すフォーム

  • 2 つのステージを使用して、Frank が Anna と Sean にレビューを同時に割り当て、彼女が開始する前に完了するのを待つ必要がなさそうである場合、ワークフローで 2 つのステージを設定できます。1 つ目のステージは Anna と Sean のレビュー用に、2 つ目は自分のレビュー専用の別のステージです。 最初のステージが完了しない場合、2 番目のステージは開始されません。
    Frank が 2 段階の並列レビューを設定する方法を次に示します。
    並列ステージが強調された設定を示すフォーム

次の図は、両方の方法を示したものです。

並べて示した順次ワークフローと 2 つのステージのワークフロー

外部からの参加者    組織のメンバーではない参加者を含む特別なSharePointがあります。 このプロセスでは、サイト メンバーが外部からの参加者の代理人となります。

次に、そのプロセスの図を示します。

外部参加者を含めるためのプロセス フロー チャート

グループ全体に 1 つのタスクを割り当てるか、または各グループ メンバーに 1 つのタスクを割り当てるか。    ワークフロー参加者にグループ アドレスまたは配布リストを含める場合は、ワークフローでグループの各メンバーに 1 つのタスクを割り当てるか、グループ全体に 1 つのタスクのみを割り当て(ただし、その 1 つのタスクの通知を各メンバーに送信する) することができます。 グループ全体に 1 つのタスクしか割り当てられていない場合、グループのメンバーは、その 1 つのタスクを要求して完了できます。 (グループ タスクを要求する手順については、この記事の COMPLETE セグメントを参照してください)。

セグメントの先頭へ

08. 参加者が必要とする追加情報

関連付けフォームには、手順、要件、リソースに関する詳細を入力できるテキスト フィールドがあります。

このテキスト フィールドで対処できる質問:

  • 参加者に問題や質問がある場合は、だれに問い合わせるべきですか?

  • レビュー担当者は、タスクフォームでのみフィードバックを送信できます。また、変更の記録とコメントをアイテム itself ? に挿入できます

  • レビュー担当者がアイテム自体に変更の記録とコメントを挿入できる場合、変更を加える前にアイテムをチェックアウトするか、複数のレビュー担当者が同時に作業できるようチェックインしたままにする必要がありますか。

  • ワークフローで各グループまたは配布リストに 1 つのタスクのみを割り当てる場合は、各グループの 1 人のメンバーがタスクを完了する前に要求する必要があります。 このようにすると、グループの他のメンバーが同じタスクを開始して時間を無駄にすることがありません。 (グループ タスクを要求する手順については、この記事の COMPLETE セグメントを参照してください)。

セグメントの先頭へ

09. タスク フォームのフィードバックのみ、またはアイテム内のフィードバック

この重要な質問に関連する考慮事項がいくつかあります。 まだ実行していない場合は、この記事の ALLOW セグメントを開いて参照してください。

セグメントの先頭へ

10. タスクの期限

ワークフロー タスクの期限は、次のいずれかまたは両方の方法で指定できます。

予定表の日付別    すべてのタスクの期限を示す 1 つの予定表の日付を指定できます。

  • ワークフローを自動的に開始する設定を行う場合は、通常、 このオプション 使用する必要はありません。 これは、ワークフローが自動的に開始される度に、指定した日付値が現在の日付に対して自動的に調整されません。

タスクの期間別    タスクの割り当てから始まる、各タスクの完了に許可される日数、週数、または月数を指定できます。

  • カレンダーで指定された期限は、タスク期間の指定よりも優先されます。 つまり、今日が 6 月 10 日で、今日は 3 日間の期間を持つタスクが割り当てられているが、カレンダーの期限が 6 月 11 日である場合、タスクの期限は 6 月 11 日 (カレンダーの期限) であり、6 月 13 日 (3 日間の期間の最終日) には割り当てられていない。

セグメントの先頭へ

11. このワークフローはいつ終了しますか?

不要なレビューに費やされる時間を無駄にしないように、アイテムに変更が行われた場合は、ワークフローをすぐにキャンセルすることができます。

このオプションを選択した場合、参加者は自分のタスク フォームでのみフィードバックを送信できます。 つまり、アイテム自体に変更の記録とコメントを挿入できないのは、アイテムが変更され、ワークフローがキャンセルされるためです。 このオプションを選択する場合は、[要求] フィールドにメモを必ず含め、レビューのためにアイテムに直接変更を加えなくするよう参加者に指示します。

注: 現在チェックアウトされているアイテムでワークフローを開始できない。 ワークフローが開始されると、レビュー用のアイテムをチェックアウトして、変更から保護できます。 (ただし、アイテムがチェックアウトされている間は、そのアイテムで他のワークフローを開始できます)。

セグメントの先頭へ

12. Who通知を受け取る必要がありますか?

関連付けフォームの 2 ページ目の [CC] フィールドには、このワークフローの開始または終了の度に通知を受け取る必要があるすべてのユーザーの名前またはアドレスを入力できます。

  • このフィールドに名前を入力しても、そのユーザーにワークフロー タスクが割り当てられるわけではありません

  • ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

  • ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

関連情報

リスト、ライブラリ、またはサイト コレクションに新しいフィードバックの収集ワークフローを追加する準備ができたら、この記事の適切な ADD セグメント (リスト/ ライブラリまたはサイト コレクション)に移動します。

セグメントの上部| 記事の上部

追加セクションの概念を表すアイコン

フィードバックの収集ワークフローを追加する (リストまたはライブラリが 1 つのみ)

フィードバックの収集ワークフローを追加する
(リストまたはライブラリが 1 つのみ)

ワークフローの追加についてまだ理解していない場合は、このセグメントの手順に進む前に、この記事 の前のLEARN、ALLOW、PLANセグメントを確認すると便利です。

このセグメントのセクション

  1. 始める前に

  2. ワークフローを追加する

1. 始める前に

ワークフローを追加する前に、次の 2 つの点について確認する必要があります。

メール    ワークフローで電子メール通知とアラームを送信するには、ユーザーが自分のサイトでメールを有効SharePointがあります。 既に完了しているのが不明な場合は、管理者にSharePointしてください。

アクセス許可    既定の設定では、リスト、ライブラリ、またはサイト コレクションのワークフローを追加するための [リストの管理] アクセス許可が必要です。 (所有者グループには、既定では [リストの管理] アクセス許可があります。メンバー グループと訪問者グループは許可されません。 アクセス許可の詳細については、この記事の LEARN セグメントを参照してください)。

セグメントの先頭へ

2. ワークフローを追加する

次の手順に従います。

  1. ワークフローを追加するリストまたはライブラリを開きます。

  2. リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。

    注: タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。 たとえば、予定表リストでは、このタブの名前は Calendar です

  3. [設定] グループで [ワークフロー設定] をクリックします。

  4. [ワークフローの設定] ページで、ワークフローを実行する単一のコンテンツ タイプまたは(すべてのコンテンツ タイプに対して) [すべて] のいずれかを指定し、[ワークフローの追加] をクリックします
    [すべて] コンテンツ タイプと [ワークフローの追加] が強調された [ワークフローの追加] ページ

  5. 関連付けフォームの最初のページに入力します。
    (手順は図に従います)。

番号付き吹き出しのある関連付けフォームの最初のページ

吹き出し 1

コンテンツ タイプ

既定の選択の [すべて] のままにするか、特定のコンテンツ タイプを選びます。

吹き出し 2

ワークフロー

[フィードバックの収集 - SharePoint 2010] テンプレートを選択します。

注: [フィードバックの収集- SharePoint 2010]テンプレートが一覧に表示されない場合は、SharePoint 管理者に連絡して、サイト コレクションまたはワークスペースのアクティブ化について確認してください。

吹き出し 3

名前

このワークフローの名前を入力します。 このリストまたはライブラリのユーザーは、この名前でワークフローを識別します。

ワークフローの名前付けについての推奨事項は、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し 4

タスク リスト

このワークフローで使うタスク リストを選びます。 既存のタスク リストを選択するか、[タスク (新規)] をクリックして新しいリストを作成できます。

既存のタスク リストを選択する代わりに新しいタスク リストを作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し 5

履歴一覧

このワークフローで使う履歴リストを選びます。 既存の履歴リストを選択するか、[新しい履歴リスト] をクリック して新しいリストを作成できます。

既存の履歴リストを選択する代わりに新しい履歴リストを作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し 6

開始オプション

このワークフローを開始する方法を指定します。

さまざまなオプションについては、この記事の PLAN セグメント を参照してください。

  1. このフォームの必要な設定がすべて完了したら、[次へ] をクリックします。

  2. 関連付けフォームの 2 ページ目に入力します。
    (手順は図に従います)。

    注: SharePoint 製品には、関連付けフォームのこの 2 ページ目の最初の複数のオプションが表示されます。次の図の1 ~ 7 の番号は、[割り当て先] から[CC]までです。ワークフローを手動で開始するごとに、その 1 つのインスタンスに対してこれらのオプションを変更できます。

番号付き吹き出しのある関連付けフォームの 2 番目のページ

吹き出し 1

割り当て先

ワークフローでタスクを割り当てるユーザーの名前またはアドレスを入力します。

  • タスクが一度に 1 つ割り当てられる場合 (シリアル)   
    タスクを割り当てる順序で名前またはアドレスを入力します。

  • すべてのタスクが同時に割り当てられる場合 (並列)   
    名前または住所の順序は重要ではありません。

  • 組織外のユーザーにタスクを割り当SharePoint場合   
    外部の参加者を含む方法の詳細については、この記事のCOMPLETEセグメントを参照してください。

吹き出し 2

順序

タスクを 1 つずつ割り当てる (順次) か、すべて同時に割り当てる (並列) かを指定します。

シリアル ステージと並列ステージの使用の詳細については、この記事の PLAN セグメントを参照してください。

吹き出し 3

新しいステージの追加

最初に構成したステージ以外の必要なステージを追加します。

  • ステージ全体を削除するには、そのステージの [割り当て先] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Del キーを押します。

複数のステージの使用について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し 4

グループの展開

  • [割り当て]フィールドに入力した各グループの各メンバーに 1 つのタスクを割り当てるには、このチェックボックスをオンにします。 (グループの各メンバーはタスク通知を受け取り、各メンバーは自分のタスクを完了します)。

  • [割り当て] フィールドに入力した各グループ全体に 1 つのタスクのみを割り当てるには、このチェックボックスをオフにします。 (グループの各メンバーはタスク通知を受け取りますが、1 人のメンバーはグループ全体の代わりに 1 つのタスクを要求して完了できます。 グループ タスクを要求する手順については、この記事の COMPLETE セグメントを参照してください)。

吹き出し 5

要求

ここに含めるテキストは、ワークフローが送信する各タスク通知に含まれます。 参加者が必要とする可能性がある追加の手順やリソース (以下を含む) を忘れずに含める必要があります。

  • 質問と問題については、担当者にお問い合わせください

  • フィードバックを送信できるのはタスク フォームか、アイテム自体か。 (アイテム内で、レビュー担当者がドキュメントをチェックアウトできるかどうか、またはチェックインしたままにするかどうか。
    詳細については、この記事の ALLOW セグメント を参照してください。

  • 該当する場合は、グループ全体または配布リストに割り当てられた 1 つのタスクを要求する方法に関するメモです。
    グループ タスクを要求する手順については、この記事の COMPLETE セグメントを参照してください。

吹き出し 6

期限とタスク期間

ワークフロー全体の最終的期限を指定するか、各タスクが割り当てられたときから完了するまでに許容される日数、週数、または月数を指定します (または両方を指定します)。

  • このワークフローが自動的に開始される場合は、通常、[すべてのタスクの期限]フィールドを空のままにし、2 つの期間フィールドのみを使用して期限を制御します。 ワークフローを手動で開始する場合は、開始フォームで正確な期限を常に指定することができます。

期限を使用する場合とタスク期間を使用する場合について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し 7

CC

ワークフローが開始または終了されるたびに通知するユーザーの名前または電子メール アドレスを入力します。

  • ここで名前を入力 しても、ワークフロー タスクが割り当てられます。

  • ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

  • ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

吹き出し 8

ワークフローの終了

レビューするアイテムに変更が行われたらすぐにワークフローを停止して取り消す場合は、このオプションを選択します。

このオプションを選択した場合、レビュー担当者は、ワークフローを終了しない場合、アイテムに変更の記録とコメントを追加できないことに注意してください。

  1. このページの必要な設定がすべて完了したら、[保存] をクリックしてワークフローを作成します。

新しいワークフロー バージョンが作成されます。

関連情報

準備ができたら、この記事の開始セグメントに進み、最初のインスタンスを開始して、新しいワークフローをテストします。

セグメントの上部| 記事の上部

追加セクションの概念を表すアイコン

フィードバックの収集ワークフローを追加する (サイト コレクション全体)

フィードバックの収集ワークフローを追加する
(サイト コレクション全体の場合)

ワークフローの追加についてまだ理解していない場合は、このセグメントの手順に進む前に、この記事 の前のLEARN、ALLOW、PLANセグメントを確認すると便利です。

このセグメントのセクション

  1. 始める前に

  2. ワークフローを追加する

1. 始める前に

ワークフローを追加する前に、次の 2 つの点について確認する必要があります。

メール ワークフローでメール通知とアラームを送信するには、サイトでメールを有効にする必要があります。 既に完了しているのが不明な場合は、管理者にSharePointしてください。

アクセス許可    既定SharePoint設定では、リスト、ライブラリ、またはサイト コレクションのワークフローを追加するための [リストの管理] アクセス許可が必要です。 (所有者グループには、既定では [リストの管理] アクセス許可があります。メンバー グループと訪問者グループは許可されません。 アクセス許可の詳細については、この記事の LEARN セグメントを参照してください)。

セグメントの先頭へ

2. ワークフローを追加する

次の手順に従います。

  1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクションのサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。

  2. [サイト]設定アイコン を SharePoint Online の [公開 Web サイトの設定] ボタン 、[サイトの設定]をクリック設定。

  3. [サイトのコンテンツ設定 ページの[Web デザイナーギャラリー] で、[サイト コンテンツ タイプ]をクリックします

  4. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、ワークフローを追加するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックします。

    注:  サイト コレクション全体に追加されたワークフローは、単一のコンテンツ タイプのアイテムに対してのみ追加されます。

    タイプが強調された [ドキュメント コンテンツ タイプ]

    1. 選択したコンテンツ タイプのページで、[設定] の [ワークフロー設定] をクリックします。
      [設定] セクションの [ワークフロー設定] リンク

    2. [ワークフロー設定] ページで、[ワークフローの追加] リンクをクリックします。
      [ワークフローの追加] リンク

    3. 関連付けフォームの最初のページに入力します。
      (手順は図に従います)。

番号付き吹き出しのある関連付けフォームの最初のページ

吹き出し 1

ワークフロー

[承認 – SharePoint 2013] テンプレートを選びます。

注:  [承認 – SharePoint 2013] テンプレートが一覧に表示されない場合は、SharePoint 管理者に問い合わせて、このテンプレートがサイト コレクションまたはワークフローでアクティブ化されているかどうかを確認してください。

吹き出し 2

名前

このワークフローの名前を入力します。 このサイト コレクションのユーザーは、この名前でワークフローを識別します。

ワークフローの名前付けについての推奨事項は、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し 3

タスク リスト

このワークフローで使うタスク リストを選びます。 既存のタスク リストを選択するか、[タスク (新規)] をクリックして新しいリストを作成できます。

既存のタスク リストを選択する代わりに新しいタスク リストを作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し 4

履歴一覧

このワークフローで使う履歴リストを選びます。 既存の履歴リストを選択するか、[新しい履歴リスト] をクリック して新しいリストを作成できます。

既存の履歴リストを選択する代わりに新しい履歴リストを作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し 5

開始オプション

このワークフローを開始する方法を指定します。

さまざまなオプションについては、この記事の PLAN セグメント を参照してください。

吹き出し 6

リストとサイト コンテンツ タイプを更新する

このコンテンツ タイプを継承する他のすべてのサイト コンテンツ タイプとリスト コンテンツ タイプに、このワークフローを追加する (関連付ける) かどうかを指定します。

  • 他のすべての子コンテンツ タイプにもワークフローを追加する場合、操作が完了するまでに時間がかかることがあります。

  • このワークフローをコンテンツ タイプの継承に追加するサイトまたはサブサイトで継承が壊れている場合は、この操作を実行する前に、それらの各サイトまたはサブサイトの所有者グループのメンバーである必要があります。

  1. このページの必要な設定がすべて完了したら、[次へ] をクリックします。

  2. 関連付けフォームの 2 ページ目に入力します。
    (手順は図に従います)。

    注: SharePoint 製品には、関連付けフォームのこの 2 ページ目の最初の複数のオプションが表示されます。次の図では、レビュー担当者からCCまで、ワークフローを手動で開始するごとに 1 ~ 7 を番号付けして、その 1 つのインスタンスに対してこれらのオプションを変更できます。

番号付き吹き出しのある関連付けフォームの 2 番目のページ

吹き出し 1

割り当て先

ワークフローでタスクを割り当てるユーザーの名前またはアドレスを入力します。

  • タスクが一度に 1 つ割り当てられる場合 (シリアル)   
    タスクを割り当てる順序で名前またはアドレスを入力します。

  • すべてのタスクが同時に割り当てられる場合 (並列)   
    名前または住所の順序は重要ではありません。

  • 組織外のユーザーにタスクを割り当SharePoint場合   
    外部の参加者を含む方法の詳細については、この記事のCOMPLETEセグメントを参照してください。

吹き出し 2

受注

このステージのタスクを一度に 1 つ (シリアルで) 割り当てるか、一度にすべて (並列) に割り当てるかを指定します。

シリアル ステージと並列ステージの使用の詳細については、この記事の PLAN セグメントを参照してください。

吹き出し 3

新しいステージの追加

最初に構成したステージ以外の必要なステージを追加します。

  • ステージ全体を削除するには、そのステージの [割り当て先] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Del キーを押します。

複数のステージの使用について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し 4

グループの展開

  • [割り当て]フィールドに入力した各グループの各メンバーに 1 つのタスクを割り当てるには、このチェックボックスをオンにします。 (グループの各メンバーはタスク通知を受け取り、各メンバーは自分のタスクを完了します)。

  • [割り当て] フィールドに入力した各グループ全体に 1 つのタスクのみを割り当てる には、このチェックボックスをオフにします。 (グループの各メンバーはタスク通知を受け取りますが、1 人のメンバーはグループ全体の代わりに 1 つのタスクを要求して完了できます。 グループ タスクを要求する手順については、この記事の COMPLETE セグメントを参照してください)。

吹き出し 5

要求

ここに含めるテキストは、ワークフローが送信する各タスク通知に含まれます。 参加者が必要とする可能性がある追加の手順やリソース (以下を含む) を忘れずに含める必要があります。

  • 質問と問題については、担当者にお問い合わせください

  • フィードバックを送信できるのはタスク フォームか、アイテム自体か。 (アイテム内で、レビュー担当者がドキュメントをチェックアウトできるかどうか、またはチェックインしたままにするかどうか。
    詳細については、この記事の ALLOW セグメント を参照してください。

  • 該当する場合は、グループ全体または配布リストに割り当てられた 1 つのタスクを要求する方法に関するメモです。
    グループ タスクを要求する手順については、この記事の COMPLETE セグメントを参照してください。

吹き出し 6

期限とタスク期間

ワークフロー全体の最終的期限を指定するか、各タスクが割り当てられたときから完了するまでに許容される日数、週数、または月数を指定します (または両方を指定します)。

  • このワークフローが自動的に開始される場合は、通常、[すべてのタスクの期限]フィールドを空のままにし、2 つの期間フィールドのみを使用して期限を制御します。 ワークフローを手動で開始する場合は、開始フォームで正確な期限を常に指定することができます。

期限を使用する場合とタスク期間を使用する場合について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し 7

CC

ワークフローが開始または終了されるたびに通知するユーザーの名前または電子メール アドレスを入力します。

  • ここで名前を入力 しても、ワークフロー タスクが割り当てられます。

  • ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

  • ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

吹き出し 8

ワークフローの終了

レビューするアイテムに変更が行われたらすぐにワークフローを停止して取り消す場合は、このオプションを選択します。

このオプションを選択した場合、レビュー担当者は、ワークフローを終了しない場合、アイテムに変更の記録とコメントを追加できないことに注意してください。

  1. このページの必要な設定がすべて完了したら、[保存] をクリックしてワークフローを作成します。

新しいワークフロー バージョンが作成されます。

関連情報

準備ができたら、この記事の開始セグメントに進み、最初のインスタンスを開始して、新しいワークフローをテストします。

セグメントの上部| 記事の上部

開始セクションの概念を表すアイコン

フィードバックの収集ワークフローを開始する

フィードバックの収集ワークフローを開始する

ワークフローは手動のみ、自動のみ、またはその両方で開始するように設定できます。

  • 必要な権限を持つすべてのユーザーはいつでも手動で開始できます。

  • 指定されたトリガー イベントが発生するたびに自動的に実行されます。つまり、リストまたはライブラリに項目が追加されるたびに、またはリストに既に存在するアイテムが何か変更されるたびに自動的に行われます。
    (トリガーするイベントは、ワークフローの元の追加および構成中に、関連付けフォームの最初のページで指定されます。 詳細については、この記事の PLAN セグメント を参照してください)。

注: ワークフローは、現在チェックアウトされている項目で開始できません。 (ワークフローが開始された後でアイテムをチェックアウトできますが、その後、もう一度チェックインされるまで、そのアイテムに対してそれ以上ワークフローを開始する必要はありません)。

このセグメントのセクション

  1. ワークフローを自動的に開始する

  2. ワークフローを手動で開始する

  3. リストまたはライブラリから手動で開始する

  4. Microsoft Office プログラム内から手動で開始する

1. ワークフローを自動的に開始する

ワークフローが自動的に開始されるように構成されている場合は、きっかけとなるイベントが発生するたびに、きっかけとなったアイテムに対してワークフローが実行されます。

開始すると、ワークフローは最初のタスクまたはタスクを割り当て、各割り当て先にタスク通知を送信します。 また、開始通知 (タスク通知とは異なります) が、ワークフローを最初に追加したユーザーと、関連付けフォームの 2 ページ目にある [CC] フィールドに一覧表示されているユーザーに送信されます。

注: 自動的に開始される新しいワークフローが最初に追加されると、関連付けフォームの 2 ページ目の [すべてのタスクの期限] フィールドは通常空白のままにする必要があります。これは、明示的な日付値が指定された場合、ワークフローが開始される日付に関連して、その値が自動的に調整されるのではないのでです。 詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

セグメントの先頭へ

2. ワークフローを手動で開始する

アクセス許可に関するメモ    通常、ワークフローを開始するには、[アイテムの編集] アクセス許可が必要です。 (既定では、メンバー グループと所有者グループの両方にこのアクセス許可がありますが、[訪問者] グループにはアクセス許可が付与されません。 ただし、所有者はワークフローに基づいて、ワークフローを開始するユーザーに対して [リストの管理] アクセス許可を要求することもできます。 このオプションを選択すると、所有者は基本的に、所有者と他の所有者だけが特定のワークフローを開始できると指定できます。 詳細については、この記事の 学習 セグメントを参照してください)。

ワークフローを開始する場所

次のいずれかの場所からワークフローを手動で開始できます。

  • アイテムが保存されているリストまたはライブラリから

  • 項目自体から、が作成されたMicrosoft Officeプログラムで開きます。 (Web アプリケーション のバージョンではなく、完全なインストール済みプログラムである必要があります)。

このセグメントの残りの 2 つのセクションでは、両方の方法の手順を説明します。

セグメントの先頭へ

3. リストまたはライブラリから手動で開始する

  1. ワークフローを実行する対象のアイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。

  2. アイテム名の前にあるアイコンをクリックしてアイテムを選択し、リボンの [ファイル] タブの [ワークフロー ] グループで [ワークフロー] をクリックします

  3. [ワークフロー: アイテムの名前] ページの [新しいワークフローの開始] で、実行するワークフローをクリックします。
    ワークフローの開始リンク

  4. 開始フォームで、ワークフローのこの特定のインスタンスに適用する変更を行います。

    注: 開始フォームのここで行った変更は、ワークフローの現在のインスタンスにのみ適用されます。 ワークフローを実行するたびに適用される変更を加える場合、またはこのフォームに表示されないワークフロー設定を変更する場合は、この記事の変更セグメントをご覧ください。

番号付き吹き出しのある開始フォーム

吹き出し 1

割り当て先

ワークフローでタスクを割り当てるユーザーのリストに変更を加えます。

  • タスクが一度に 1 つ割り当てられる場合   
    タスクを割り当てる順序で名前またはアドレスを入力します。

  • すべてのタスクが同時に割り当てられる場合   
    名前または住所の順序は重要ではありません。

  • 組織外のユーザーにタスクを割り当SharePoint場合   
    外部の参加者を含む方法の詳細については、この記事のCOMPLETEセグメントを参照してください。

吹き出し 2

受注

各セグメントのタスクを一度に 1 つ (シリアルで) 割り当てるか、一度にすべて (並列) に割り当てる仕様が必要な方法で行う必要があります。

シリアル ステージと並列ステージの使用の詳細については、この記事の PLAN セグメントを参照してください。

吹き出し 3

新しいステージの追加

現在構成されているステージ以外に、必要なステージを追加します。

  • ステージ全体を削除するには、そのステージの [割り当て先] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Del キーを押します。

複数のステージの使用について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し 4

グループの展開

  • [割り当て]フィールドに入力した各グループの各メンバーに 1 つのタスクを割り当てるには、このチェックボックスをオンにします。 (グループの各メンバーはタスク通知を受け取り、各メンバーは自分のタスクを完了します)。

  • [割り当て] フィールドに入力した各グループ全体に 1 つのタスクのみを割り当てるには、このチェックボックスをオフにします。 (グループの各メンバーはタスク通知を受け取りますが、1 人のメンバーはグループ全体の代わりに 1 つのタスクを要求して完了できます。 グループ タスクを要求する手順については、この記事の COMPLETE セグメントを参照してください)。

吹き出し 5

要求

ここに含めるテキストは、ワークフローが送信する各タスク通知に含まれます。 参加者が必要とする可能性がある追加の手順やリソース (以下を含む) を忘れずに含める必要があります。

  • 質問と問題については、担当者にお問い合わせください

  • フィードバックを送信できるのはタスク フォームか、アイテム自体か。 (アイテム内で、レビュー担当者がドキュメントをチェックアウトできるかどうか、またはチェックインしたままにするかどうか。
    詳細については、この記事の ALLOW セグメント を参照してください。

  • 該当する場合は、グループ全体または配布リストに割り当てられた 1 つのタスクを要求する方法に関するメモです。
    グループ タスクを要求する手順については、この記事の COMPLETE セグメントを参照してください。

吹き出し 6

期限とタスク期間

ワークフロー全体の最終的期限を指定するか、各タスクが割り当てられたときから完了するまでに許容される日数、週数、または月数を指定します (または両方を指定します)。

期限を使用する場合とタスク期間を使用する場合について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し 7

CC

必要に応じて追加または削除を行います。 次の点にご注意ください。

  • ここで名前を入力 しても、ワークフロー タスクが割り当てられます。

  • ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

  • ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

  1. 開始フォームの必要な設定がすべて完了したら、[開始] をクリックしてワークフローを開始します。

ワークフローで最初のタスクが割り当てられ、開始通知が自分と開始フォームの [CC] フィールドに一覧表示されているユーザーに送信されます。

セグメントの先頭へ

4. Microsoft Office プログラム内から手動で開始する

  1. コンピューターにインストールされている Office プログラムでアイテムを開きます。

  2. 開いたアイテムで、[ファイル] タブをクリックして、[保存と送信] をクリックし、アイテムで実行するワークフローをクリックします。

  3. ワークフローで、ファイルをチェックインする必要があることを示す次のメッセージが表示された場合は、[チェックイン] をクリックします。

  4. 大きな [ワークフローの開始] ボタンをクリックします。

  5. [ワークフローの変更] ページの開始フォームで、このワークフローの特定のインスタンスに適用する変更を指定します。

    注: 開始フォームのここで行った変更は、ワークフローの現在のインスタンスにのみ適用されます。 ワークフローを実行するたびに適用される変更を加える場合、またはこのフォームに表示されないワークフロー設定を変更する場合は、この記事の変更セグメントをご覧ください。

    番号付き吹き出しのある開始フォーム

吹き出し 1

割り当て先

ワークフローでタスクを割り当てるユーザーのリストに変更を加えます。

  • タスクが一度に 1 つ割り当てられる場合   
    タスクを割り当てる順序で名前またはアドレスを入力します。

  • すべてのタスクが同時に割り当てられる場合   
    名前または住所の順序は重要ではありません。

  • 組織外のユーザーにタスクを割り当SharePoint場合   
    外部の参加者を含む方法の詳細については、この記事のCOMPLETEセグメントを参照してください。

吹き出し 2

受注

各セグメントのタスクを一度に 1 つ (シリアルで) 割り当てるか、一度にすべて (並列) に割り当てる仕様が必要な方法で行う必要があります。

シリアル ステージと並列ステージの使用の詳細については、この記事の PLAN セグメントを参照してください。

吹き出し 3

新しいステージの追加

現在構成されているステージ以外に、必要なステージを追加します。

  • ステージ全体を削除するには、そのステージの [割り当て先] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Del キーを押します。

複数のステージの使用について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し 4

グループの展開

  • [割り当て]フィールドに入力した各グループの各メンバーに 1 つのタスクを割り当てるには、このチェックボックスをオンにします。 (グループの各メンバーはタスク通知を受け取り、各メンバーは自分のタスクを完了します)。

  • [割り当て] フィールドに入力した各グループ全体に 1 つのタスクのみを割り当てるには、このチェックボックスをオフにします。 (グループの各メンバーはタスク通知を受け取りますが、1 人のメンバーはグループ全体の代わりに 1 つのタスクを要求して完了できます。 グループ タスクを要求する手順については、この記事の COMPLETE セグメントを参照してください)。

吹き出し 5

要求

ここに含めるテキストは、ワークフローが送信する各タスク通知に含まれます。 参加者が必要とする可能性がある追加の手順やリソース (以下を含む) を忘れずに含める必要があります。

  • 質問と問題については、担当者にお問い合わせください

  • フィードバックを送信できるのはタスク フォームか、アイテム自体か。 (アイテム内で、レビュー担当者がドキュメントをチェックアウトできるかどうか、またはチェックインしたままにするかどうか。
    詳細については、この記事の ALLOW セグメント を参照してください。

該当する場合は、グループ全体または配布リストに割り当てられた 1 つのタスクを要求する方法に関するメモです。
グループ タスクを要求する手順については、この記事の COMPLETE セグメントを参照してください。

吹き出し 6

期限とタスク期間

ワークフロー全体の最終的期限を指定するか、各タスクが割り当てられたときから完了するまでに許容される日数、週数、または月数を指定します (または両方を指定します)。

期限を使用する場合とタスク期間を使用する場合について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し 7

CC

必要に応じて追加または削除を行います。 次の点にご注意ください。

  • ここで名前を入力 しても、ワークフロー タスクが割り当てられます。

  • ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

  • ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

  1. 開始フォームの必要な設定が完了したら、[開始] をクリックしてワークフローを開始します。

ワークフローで最初のタスクが割り当てられ、開始通知が自分と開始フォームの [CC] フィールドに一覧表示されているユーザーに送信されます。

関連情報

  • このワークフローが初めて実行された場合、他の参加者は割り当てられたタスクを完了するために情報と支援を必要としますか。 (この記事の COMPLETE セグメントが 役に立つ場合があります)。

  • また、参加者がメール通知を受け取っているかどうか、特に迷惑メール フィルターによって通知が誤って処理されていないかどうかを確認します。

  • もちろん、自分でワークフロー タスクを実行することもできます。 詳細については、 この記事 の COMPLETE セグメントに移動します。

  • その間、ワークフローの現在のインスタンスの進行状況を追跡する方法については、この記事の MONITOR セグメントを参照してください。

セグメントの上部| 記事の上部

実行セクションの概念を表すアイコン

フィードバックの収集ワークフロー タスクを完了する

フィードバックの収集ワークフロー タスクを完了する

フィードバックの収集ワークフローで初めてタスクを割り当てた場合は、タスクを完了する前に記事のこのセグメントを完全に確認すると便利です。 そうすることで、使用できるすべてのオプションについて知ることができます。

注: ワークフロー タスクが自分に割り当てられたことがわかっているにもかかわらず、電子メールの受信トレイに通知メッセージが表示されない場合は、その通知が迷惑メール フィルターによって誤って処理されていないかどうかを確認します。 通知が誤って処理されている場合は、フィルターの設定を適切に調整します。

最初に適切な記事を取得したかどうかを確認する

ワークフローの種類によって、必要なタスク アクションも異なります。

そのため、作業を開始する前に、割り当てられているタスクが実際にはフィードバックの収集ワークフロー タスクであり、他の種類のワークフローのタスクでは割り当てられていない必要があります。

次の場所で 、確認してください というテキストを探します。

  • タスク通知 ウィンドウ の [件名]
    タスク通知の件名行のテキストを承認してください

  • レビューするアイテムのメッセージ バー アイテムのメッセージ バーのテキストを確認してください

  • [ワークフローの状態] ページのタスク タイトルで、[状態ページでタスク名のテキストをレビューしてください

[これらの場所でテキストを確認してください] が表示される場合は、ワークフローを開始または最初に追加したユーザーに問い合わせ、基にしているワークフロー テンプレート、またはカスタム ワークフローかどうかを確認します。 SharePoint 製品に含まれている他の種類のワークフローを使用する方法を説明した記事へのリンクは、この記事の [参照] セクションにあります。

ただし、自分の タスクがフィードバック の収集タスクである場合は、常に読んでください。

このセグメントのセクション

  1. プロセスの概要

  2. タスク通知メッセージから、アイテムとタスク フォームにアクセスする

  3. リストまたはライブラリから、アイテムとタスク フォームにアクセスする

  4. アイテムをレビューする

  5. タスク フォームに入力して送信する

  6. 期限超過通知

  7. 完了する前にグループ タスクを要求する (省略可能)

  8. アイテムに変更を加えるように依頼する (オプション)

  9. タスクを他のユーザーに再割り当てする (省略可能)

  10. 外部からの参加者の代わりにタスクを実行する (オプション)

1. プロセスの概要

ワークフローのタスクを割り当てられた場合、通常は、次の 3 つの方法でタスクに関する情報を取得します。

  • 電子メールでタスク通知を受信する。

  • Microsoft Office ドキュメントを開き、関連するタスクが割り当てられたことを通知するメッセージ バーを確認する。

  • SharePoint サイトをチェックし、1 つまたは複数のタスクが自分に割り当てられていることを確認する。

フィードバックの収集ワークフロー タスクが割り当てられていることが分かっている場合は、通常、次の 2 つの操作を行います。

  • アイテムをレビューする    アイテムを開いて確認します。

  • タスクを完了する    タスク フォームを使用して、レビューの結果を送信します。

このため、通常、タスクの実行には、次の 3 つのアイテムが関係しています。

  • (電子メールとして受け取る) 通知メッセージ

  • レビュー用に送信されたアイテム (開いてレビューする)

  • (自分が開いて情報を入力し、送信する) タスク フォーム

次に、この 3 つのアイテムの例を示します。

タスク通知メッセージ、閲覧用アイテム、タスク フォーム

注: タスク通知メッセージのリボンの [このタスクを開く]ボタンは、Outlook Web Access Web アプリケーションで開いた場合ではなく、インストールされている完全なバージョンの Outlook でメッセージを開いた場合にのみ表示されます。

セグメントの先頭へ

2. タスク通知メッセージから、アイテムとタスク フォームにアクセスする

次の手順に従います。

  1. タスク通知メッセージの [このタスクの完了方法] の手順で、アイテムへのリンクをクリックします。

  2. 開いたアイテムで、メッセージ バーの [このタスクを開く] ボタンをクリックします。

電子メールの通知メッセージからのアイテムとタスク フォームへのアクセス

注: タスク通知メッセージのリボンの [このタスクを開く]ボタンは、Outlook Web Access Web アプリケーションで開いた場合ではなく、インストールされている完全なバージョンの Outlook でメッセージを開いた場合にのみ表示されます。

セグメントの先頭へ

3. リストまたはライブラリから、アイテムとタスク フォームにアクセスする

次の手順に従います。

  1. レビューするアイテムが保存されているリストまたはライブラリで、アイテムとワークフローに関連付けられている [進行中] リンクをクリックします。

  2. [ワークフローの状態] ページで、タスクのタイトルをクリックします。

  3. タスク フォームのワークフローの適用先を示すメッセージ バーで、アイテムへのリンクをクリックします。

リストまたはライブラリからのアイテムとタスク フォームへのアクセス

セグメントの先頭へ

4. アイテムをレビューする

この例では、アイテムは Microsoft Word 文書です。

ヒント: これがグループ タスクの場合、つまり、単一のタスクがグループ全体または配布リストに割り当てられているので、グループ メンバーの 1 人がグループ全体を代表してタスクを実行できる場合は、アイテムをレビューする前にタスクを引き受けることをお勧めします。 このようにすると、グループの他のメンバーもまた、記事をレビューする可能性を減らすことができます。 手順については、このセグメントのセクション 7、「グループ タスクを完了する前に要求 する」を参照してください

黄色の 2 つのメッセージ バーが表示されたレビュー対象のアイテム

ドキュメントの上部にある、2 つの黄色のメッセージ バーに注目してください。

サーバーの読み取り-   このドキュメントは読み取り専用モードでのみ開きます。つまり、文書は読み取り可能ですが、変更することはできません。

ワークフローを実行しているユーザーは、タスク フォームでのみフィードバックを許可するか、アイテム自体の変更やコメントの追跡も許可することができます。 アイテム自体で作業することになっているかどうかが不明な場合は、ワークフローを開始したユーザー、または最初に追加したユーザーに確認します。 変更の 記録と コメントを挿入する場合は、[ドキュメントの編集] ボタン をクリック します。

次のことを確認する必要があります。

  • 変更の記録とコメントを挿入する前にドキュメントをチェックアウトするかどうか、または複数のレビュー担当者が同時に作業できるよう、ドキュメントをチェックインしたままにするかどうかを確認します。

  • 変更やコメントを挿入する前に、変更の追跡 を有効 にしてください。 詳細については、この記事の ALLOW セグメントを参照してください。

  • アイテムの作業が完了したら、必ずサーバーに変更を保存してください。 アイテムをチェックアウトした場合は、もう一度チェックインします。

ワークフロー    タスク タスク フォームを完了して送信する準備ができたら、[このタスクを開く] ボタンをクリック します。

セグメントの先頭へ

5. タスク フォームに入力して送信する

フィードバックの収集ワークフロー タスクのタスク フォームは次のように表示されます。

フィールドが強調されたフィードバックの収集タスク フォーム

最初の 2 つのコントロール([アイテムの削除] と [このワークフロー タスクはアイテムタイトルに適用されます])は、レビューのためにアイテム内から開いた場合、タスク フォームには表示されません。

吹き出し 1

アイテムを削除する

ワークフローの現在のインスタンスからこのタスクを削除するには、ここでリンクをクリックします。

  • タスクを削除しても、レビュー対象アイテムは削除されません。

  • 削除されたタスクは、[ワークフローの状態] ページの [ タスク] 領域に表示されなくなりました。 (ただし、削除はページの [履歴] 領域に 記録されます)。

注:  ワークフローのこのインスタンスを自分で開始しなかった場合は、タスクを削除する前に、ワークフローを開始したユーザーに確認する必要がある場合があります。

吹き出し 2

このワークフロー タスクはアイテムのタイトルに適用されます

レビュー対象のアイテムを開くには、このリンクをクリックします。

吹き出し 3

[状態]、[依頼者]、[統合済みコメント]、[期限]

この 4 つのフィールドのエントリを編集または変更することはできませんが、その中の情報が役に立つ場合があります。

[統合されたコメント] ボックスには、タスクを完了する方法に関する追加の手順だけでなく、ワークフローのこの同じインスタンスで既にタスクを完了している参加者によってフォームに送信されたコメントもすべて含まれています。

同様に、独自のフォームを送信すると、[コメント] ボックス (4)に含めるテキストも、後続の参加者の[統合されたコメント] ボックスに表示されます。

吹き出し 4

コメント

フィードバックを入力するか、ここに貼り付けます。

ここに入力したテキストは [ワークフローの履歴] に記録され、以降の参加者の [統合済みコメント] フィールド (3) にも表示されます。

吹き出し 5

フィードバックの送信

[コメント] フィールド (4) に投稿するフィードバックを入力し、アイテム自体に変更やコメントを挿入した場合は、このボタンをクリックしてフィードバックを送信し、タスクを完了します。

注:  i tem 自体に変更を 加える前に、 を行う必要があります。詳細については、このセグメントのセクション 4項目 を確認します

吹き出し 6

キャンセル

変更や応答を保存せずにフォームを閉じるには、このボタンをクリックします。 タスクは未完了状態で、対象ユーザーに割り当てられたままになります。

吹き出し 7

変更依頼

レビューしているアイテムに変更を加えるように依頼するには、このボタンをクリックします。

依頼の詳細を入力するフォームの図と詳細な手順については、このセグメントのセクション  8「アイテムに変更を加えるように依頼する」をご覧ください。

注:  このオプションは、特定のワークフロー タスクではオフにできます。

吹き出し 8

タスクの再割り当て

このタスクを他のユーザーに再割り当てするには、このボタンをクリックします。

再割り当ての詳細を入力するページの図については、このセグメントのセクション 9「タスクを他のユーザーに再割り当てする」を参照 してください

注:  このオプションは、特定のワークフロー タスクではオフにできます。

セグメントの先頭へ

6. 期限超過通知

タスクまたはワークフロー インスタンス全体の完了期限が超過している場合は、通知が次のユーザーに自動的に送信されます。

  • タスクの割り当て先のユーザー。

  • ワークフローを開始したユーザー (または開始が自動の場合は、ワークフローを最初に追加したユーザー)。

セグメントの先頭へ

7. グループ タスクを完了する前に要求する (省略可能)

グループ全体に 1 つのタスクが割り当てられている場合、そのグループの任意のメンバーが、グループ全体を代表して、そのタスクを引き受けて実行することができます。

アイテムを確認する 前に 、タスクを要求します。 タスクを要求するとすぐに、タスクが自分に割り当てられるので、グループの他のメンバーはタスクを完了できます。 (この方法では、必要な作業を行う人は 1 人のみです)。

  1. [ワークフローの状態] ページで、矢印が表示されるまでグループに割り当てられているタスクの名前をポイントします。

  2. 矢印をクリックし、[アイテムの編集] をクリックし、タスク フォームで [タスクの引き受け] ボタンをクリックします。
    グループ タスクを引き受ける方法

[ワークフローの状態] ページが更新された場合は、タスクがグループに割り当てられていないが、特に自分に割り当てられているのを確認できます。

後になって、タスクを完了せずに、もう一度グループに解放する場合は、同じ手順を使ってタスク フォームに戻り、[タスクの解除] ボタンをクリックします。

[タスク] フォームの [タスクの解除]

アイテムの確認に戻る

8. アイテムに変更を加えるように依頼する (オプション)

このプロセスを始める前に、ワークフローに変更が加えられた場合、ワークフローが即座に終了するように設定されている場合があることにご注意ください。 ワークフローを開始または最初に追加したユーザーに確認して、変更を加え、その時点でワークフローを終了するのも問題ないか確認してください。

変更依頼オプションをシナリオで説明します。

まず、自分の名前が玉原だとします。

次に、Anna という同僚が、作成したドキュメントでフィードバックの収集ワークフローを開始したとします。

早川さんの新しいドキュメントをレビューしたときに、ドキュメントの概要が長すぎると感じました。

ワークフロー タスク フォームの下部にある [変更依頼] ボタンをクリックしてから、このフォームを実行します。

アイテム変更の依頼フォーム

吹き出し 1

変更依頼フォーム

変更依頼フォームの送信先の名前と電子メール アドレスを入力します

(ワークフローのこの実行を開始したユーザーに要求を送信する場合、またはワークフローが自動的に開始された場合は、このフィードバックの収集ワークフローを最初に追加したユーザーに送信するには、このフィールドを空白のままにすることもできます)。

吹き出し 2

新しい依頼

必要な変更を説明し、変更を行うユーザーが必要とする情報を入力します。

(ここに入力したテキストは、[統合されたコメント] 領域に追加 されます)。

吹き出し 3

新しい期間

次の操作のいずれかを行います。

  • 既存の期限を保持するには、この    フィールドを空白のままにします。

  • 期限を完全に削除するには、    数値 0 を入力します

  • 新しい期限を指定するには    、ここに数値を入力し、次のフィールドに期間単位を指定します。 2 つのエントリは、変更タスクの期限前の期間を示します。

吹き出し 4

新しい期間の単位

新しいタスク期間を指定する場合は、このフィールドを [新しい期間] フィールドと組み合わせて使用して、タスクの期限前の期間を特定します。 (例: 3、1 か月、2 週間など)。

すべてのフォーム エントリを必要な方法で入力したら、[送信] をクリックすると、現在のタスクが [完了] とマーク されます。 そうすると、現在のタスクが完了とマークされます (これで終わりではありません。 Anna が変更タスクを完了すると、レビュー タスクが再び割り当てられます)。

その一方で、早川さんは次の電子メール通知を受け取ります。

アイテムに変更を加えるように依頼したときに送信された通知

Anna は、件名行 (図の 1) を一目見ただけで、これは通常のフィードバックの収集通知ではなく、アイテムに関する変更要求を確認できます。 早川さんは、[変更要求] テキスト (番号 2) で依頼された特定の変更に関する情報を確認します。

Anna は、アイテムをチェックアウトし、要求された変更を行った (または変更しない) 後、変更を保存して (必要な場合)、アイテムを再び確認します。 (アイテムに変更が行われたらすぐにワークフローが終了に設定されている場合、このアクションによってワークフローが終了します)。

その後、Anna は [ワークフローの状態] ページに移動し、そこで [タスク] 領域から変更要求タスク 開きます。


依頼された変更が完了したときに送信されるフォーム

早川さんは、[コメント] フィールドに必要な情報を追加し、[返信の送信] をクリックします。 ワークフローでは、次の 2 つのアクションが実行されます。

  • これは、Anna の変更要求タスクを完了 としてマークします

  • [統合されたコメント] 領域に Anna のコメントが追加された新しいレビュータスクが割り当て、そのタスクに関する通知が送信されます。

ここで、変更されたアイテムのレビューを実行できます。

また、次の図に示すように、これらのすべてのアクションは追跡され、[ワークフローの状態] ページの [ワークフローの履歴] セクションに表示されます。

変更依頼からのアクションを示している [ワークフローの履歴]

次に、プロセス全体の図を示します。

変更依頼のフロー チャート

セグメントの先頭へ

9. タスクを他のユーザーに再割り当てする (省略可能)

特定のユーザーに割り当てられていたワークフロー タスクを別のユーザーが実行する場合は、[ワークフロー タスク] フォームの [タスクの再割り当て] ボタンをクリックします。

次のフォームが表示されます。

タスクの再割り当てのフォーム

吹き出し 1

タスクの再割り当て先

このタスクを割り当てるユーザーの名前またはアドレスを入力します。

ワークフローを開始したユーザー、またはそのワークフローを最初に追加したユーザー (ワークフローが自動的に開始された場合) にこのタスクを割り当てるには、このフィールドを空白のままにします。

吹き出し 2

新しい依頼

タスクを割り当てるユーザーがタスクを完了するために必要な情報を入力します。 (ここに入力したテキストは、[統合されたコメント] 領域に追加 されます)。

吹き出し 3

新しい期間

次の操作のいずれかを行います。

  • 既存の期限を保持するには、この    フィールドを空白のままにします。

  • 期限を完全に削除するには、    数値 0 を入力します

  • 新しい期限を指定するには    、ここに数値を入力し、次のフィールドに期間単位を指定します。 2 つのエントリは、変更タスクの期限前の期間を示します。

吹き出し 4

新しい期間の単位

新しいタスク期間を指定する場合は、このフィールドを [新しい期間] フィールドと組み合わせて使用して、タスクの期限前の期間を特定します。 (例: 3、1 か月、2 週間など)。

フォームの入力が完了したら、[送信] をクリックします。 タスクに完了マークが付けられ、新しいタスクがそのタスクの担当ユーザーに割り当てられて、タスク通知が送信されます。

入力された新しい情報は、新しいタスク通知 (次の図の番号 1) の委任者を示すテキストに表示されます。

再割り当てされたタスクのタスク通知

また、次に示すように、これらのすべての変更は追跡され、[ワークフローの状態] ページの [タスク] セクションと [履歴] セクションに表示されます。

再割り当てされたタスクの [ワークフローの状態] ページの [タスク] セクションと [履歴] セクション

セグメントの先頭へ

10. 外部からの参加者の代わりにタスクを実行する (オプション)

組織のメンバーではない参加者を含む特別なSharePointがあります。 このプロセスでは、サイト メンバーが外部参加者 プロキシとして機能します。

  1. 外部からの参加者の電子メールアドレスを、関連付けフォームの 2 ページ目にある適切な [割り当て先] ステージに含めます。

  2. このワークフローでは、外部からの参加者のタスクが、ワークフローを開始したサイト メンバー (ワークフローが自動的に開始された場合はワークフローを最初に追加したメンバー) に割り当てられます。 タスクが実際に割り当てられたユーザーが、外部からの参加者の代理人となります。

  3. このサイト メンバーは、外部からの参加者がレビューに使うアイテムのコピーを送信するようにとの指示が記載されたタスク通知を受け取ります (一方、外部からの参加者はタスク通知のコピーを受け取ります。 これらのコピーには、便利な通知または注意として機能するものがあります)。

  4. タスクが実際に割り当てられたサイト メンバーは、アイテムのコピーを外部からの参加者に送信します。

  5. 外部からの参加者はアイテムをレビューして、返信をサイト メンバーに送信します。

  6. 外部の参加者の応答が到着すると、サイト メンバーは外部の参加者に代わって SharePoint製品のタスクを完了します。

次に、プロセスの図を示します。

外部参加者を含めるためのプロセス フロー チャート

セグメントの上部| 記事の上部

監視セクションのアイコン

実行中のフィードバック収集ワークフローを監視、調整、または停止する

実行中のフィードバック収集ワークフローを監視、調整、または停止する

実行中のワークフローの監視、調整、または終了を集中管理できるのは、ワークフローのインスタンスの [ワークフローの状態] ページです。

最初に、このページを表示する方法を説明し、次に、このページにあるオプションと情報の使い方について説明します。 最後に、監視に関する追加情報を得られる他の 2 つのページについて説明します。

このセグメントのセクション

  1. [ワークフローの状態] ページを表示する

  2. [ワークフローの状態] ページを使ってワークフローの進捗状況を監視する

  3. アクティブなタスク (既に割り当てられたタスク) を変更する

  4. 将来のタスク (まだ割り当てられていないタスク) を変更する

  5. このワークフロー実行を取り消す、または終了する

  6. アイテムで実行中のワークフローを確認する

  7. サイト コレクション全体のワークフローを監視する

1. [ワークフローの状態] ページに移動する

アイテムが置かれているリストまたはライブラリで、目的のアイテムとワークフローの [進行中] リンクをクリックします。

この例では、アイテムは "基調講演の下書き" という名前のドキュメントで、ワークフローは "承認 3" です。

ワークフローの状態のリンクをクリックする

[ワークフローの状態] ページが開きます。

注: 

  • リストまたはライブラリに多くのアイテムが含まれている場合は、並べ替え機能やフィルタリング機能を使って、目的のアイテムをすばやく見つけることができます。 同じような並べ替えやフィルター処理を繰り返し実行している場合は、特定の調整を自動化するカスタム ビューを作成すると便利です。

  • [ワークフローの状態] ページを表示するには、関心がある特定のインスタンスの "開始されました" 電子メール通知の [このワークフローの状態の表示] リンク、または "完了しました" 電子メール通知の [ワークフローの履歴の表示] リンクをクリックすることもできます。

セグメントの先頭へ

2. [ワークフローの状態] ページを使用してワークフローの進行状況を監視する

[ワークフローの状態] ページでは、各セクションの図の下に、監視に関する質問とその回答が表示されます。

[ワークフロー情報] セクション

[ワークフローの状態] ページの [ワークフロー情報] セクション

質問:

  • ワークフローのこのインスタンスを開始したのはだれですか。

  • このインスタンスはいつ開始されましたか。

  • このインスタンスで最後のアクションはいつ実行されましたか。

  • このインスタンスはどのアイテムに対して実行されていますか。

  • このインスタンスの現在の状態は何ですか。

[タスク] セクション

[ワークフローの状態] ページの [タスク] 領域

質問:

  • 既に作成されて割り当てられたタスクはどれですか。また現在の状態は何ですか。

  • 既に完了したタスクはどれですか。またその各タスクの結果は何ですか。

  • 既に作成されて割り当てられた各タスクの期限はいつですか

削除されたタスクとまだ割り当てられていないタスクは、このセクションには表示されません

[ワークフローの履歴] セクション

[ワークフローの状態] ページの [ワークフローの履歴] セクション

質問:

  • ワークフローのこのインスタンスで、既に発生したイベントは何ですか。

  • 期限の過ぎたタスクと期限の過ぎたタスク通知はこの領域に表示されないことにご注意ください。

セグメントの先頭へ

3. アクティブなタスク (既に割り当てられているタスク) を変更する

既に割り当てられているがまだ完了していないタスクを変更する方法は 2 つあります。

  • 1 つのアクティブなタスク を変更する

  • すべてのアクティブなタスクを変更する

単一のアクティブなタスクを変更する

アクセス許可 自分以外のユーザーに割り当てられている 1 つのタスクを変更するには、[リストの管理] 権限が必要です。 (所有者グループには、既定では [リストの管理] アクセス許可があります。メンバー グループと訪問者グループは許可されません。 そのため、たとえば、ワークフローを開始できるが、別の参加者のタスクに変更を加えないアクセス許可を持っている可能性があります)。

必要な権限を持っている場合

  1. [ワークフローの状態] ページで、[タスク] リストのタスクのタイトル をクリック します。
    リストにあるタスクのタイトルのクリック

  2. タスク フォームを使用して、タスクを完了、削除、または再割り当てしたり、アイテムの変更を要求したりします。

タスク フォームの使い方の詳細については、この記事の COMPLETE セグメントを参照してください。

すべてのアクティブなタスクを変更する

アクセス許可 次の図のコマンド リンクの 4 つすべてが、[リストの管理] アクセス許可を持つすべてのユーザーの [ワークフローの状態] ページに表示されます。 ワークフローインスタンスを開始したユーザーのページに最初の 3 つのリンクが表示されますが、そのユーザーにも [リストの管理] アクセス許可がない限り、[このワークフローの終了] リンク は表示されません。 (ここでも、所有者グループには既定で [リストの管理] アクセス許可があります。メンバー グループと訪問者グループにはアクセス許可はありません)。

  1. [ワークフローの状態] ページの [ワークフローの視覚化] の下の領域で、[フィードバックの収集] リンクの [アクティブなタスク の更新] をクリック します。

  2. 開いたフォームに変更を加え、[OK] をクリックします。

    • この実行で、タスクが現在割り当てられているユーザーに変更を反映したメッセージが送信されます。

    • タスクが既に完了または削除され、まだ割り当てられていないタスクは、このフォームで行った変更の影響を受けません。

    • まだ割り当てられていないタスクを変更する場合は、このセグメントの次のセクション「将来のタスクを変更する 」を参照してください

      アクティブなタスクのフォームを変更する

吹き出し 1

タスクごとの期間、期間の単位

既存の期限を [タスク   ごとの期間] を空白のままにし、[期間の単位] に変更を行う必要はありません

期限を削除してなしを指定するには、[    タスクごとの期間] に数値 0を入力します

タスクの期間を    延長して期限を外す場合期間フィールドの両方を使用して、期間を延長する単位の数と種類を指定します。

吹き出し 2

要求

要求テキストを変更    するには、テキスト ボックスに必要な変更を加えます。

  1. フォームのすべてのフィールドが意図したとおりになったら、[OK] をクリックします。

現在 のインスタンス 内のすべてのアクティブなタスクが更新されます。

セグメントの先頭へ

4. 将来のタスク (まだ割り当てられていないタスク) を変更する

アクセス許可 次の図のコマンド リンクの 4 つすべてが、[リストの管理] アクセス許可を持つすべてのユーザーの [ワークフローの状態] ページに表示されます。 ワークフロー インスタンスを開始したユーザーのページに最初の 3 つのリンクが表示されますが、そのユーザーにも [リストの管理] アクセス許可がない限り、[このワークフローを終了] リンク は表示されません。 (ここでも、所有者グループには既定で [リストの管理] アクセス許可があります。メンバー グループと訪問者グループにはアクセス許可はありません)。

  1. [ワークフローの状態] ページの [ワークフローの視覚化] の下の領域で、[フィードバックの収集] リンクの [レビュー担当者の追加 または更新] をクリック します。

  2. 開いたフォームに変更を加え、[更新] をクリックします。

    注:  既に作成され割り当てられているタスクは、このフォームに加えた変更の影響を受けません

将来のタスクのフォームを変更する

吹き出し 1

参加者、順序、グループの展開

  • 参加者を追加または削除したり、タスクの順序を変更したりするには    [参加者] フィールドで、参加者の名前またはアドレスの順序を追加、削除、または並 べ替える。

  • ステージ全体を削除するには そのステージの [ 割り当て] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Delete キーを押します。

注: [グループの展開] チェック ボックスを使用して、表示されている配布グループにグループ全体に対して 1 つのタスクのみを割り当てるか、メンバーごとに 1 つのタスクを割り当てる かを指定できます。

これらのフィールドの使用の詳細については、この記事の PLAN セグメントと適切な ADD セグメント (リスト/ ライブラリまたは サイトコレクション) を参照してください。

吹き出し 2

要求

  • 要求テキストを変更    するには、ボックス内のテキストに変更を加えます。

吹き出し 3

すべてのタスクの期限、タスクごとの期間、期間の単位

  • 予定表の期限を    変更または削除するには、既存の日付を削除し、新しい日付を指定するか、特定の期限を完全に削除するには、フィールドを空白のままにします。 (このフィールドには 0 を入力しない。 このフィールドには、予定表の日付値を含むか、空にする必要があります)。

  • 既存の期間を [タスクごとの期間    ] を空白のままにし、[期間の単位] に変更を行う必要はありません

  • 期間を削除してなしを指定するには、[    タスクあたりの期間] に数値 0を入力します

  • タスクの期間を延長    するには、[両方の期間] フィールドを使用して、期間を延長する単位の数と種類を指定します。 期限と期間の設定の詳細については、この記事の PLAN セグメント を参照してください。

  1. フォームのすべてのフィールドが意図したとおりになったら、[OK] をクリックします。

現在のインスタンスにある将来のタスクすべてに変更が反映されます。

セグメントの先頭へ

5. このワークフローの実行を取り消す、または終了する

通常の完了前に実行中のワークフロー インスタンスを停止するには、次の 2 つの方法があります。

  • ワークフローをキャンセルする    すべてのタスクは取り消されますが、[ワークフローの状態] ページの [ タスク] 領域に保持されます。

  • このワークフローを終了する    すべてのタスクが取り消され、[ワークフローの状態] ページ の [タスク ] 領域から削除されます。 (ただし、[ワークフロー履歴] 領域には引き続き反映されます)。

2 つの方法の手順は次のとおりです。

取り消し (すべてのタスクが取り消されますが、タスク リストと履歴の両方に保存されます)

アクセス許可 次の図のコマンド リンクの 4 つすべてが、[リストの管理] アクセス許可を持つすべてのユーザーの [ワークフローの状態] ページに表示されます。 ワークフローインスタンスを開始したユーザーのページに最初の 3 つのリンクが表示されますが、そのユーザーにも [リストの管理] アクセス許可がない限り、[このワークフローの終了] リンク は表示されません。 (ここでも、所有者グループには既定で [リストの管理] アクセス許可があります。メンバー グループと訪問者グループにはアクセス許可はありません)。

ワークフローの現在のインスタンスが不要になったり必要なくなった場合は、停止できます。

  • [ワークフローの状態] ページの [ワークフローの視覚化] の下の領域で、[すべてのフィードバックの収集タスクを取り消す] リンク をクリック します。

現在のすべてのタスクが取り消され、ワークフローは取り消しの状態で終了します。 取り消されたタスクは、まだ [タスク] 領域と [ワークフローの履歴] 領域の両方に表示されます。

終了 (すべてのタスクが [タスク] リストから削除されますが、履歴には残ります)

アクセス許可 次の図のコマンド リンクの 4 つすべてが、[リストの管理] アクセス許可を持つすべてのユーザーの [ワークフローの状態] ページに表示されます。 ワークフローインスタンスを開始したユーザーのページに最初の 3 つのリンクが表示されますが、そのユーザーにも [リストの管理] アクセス許可がない限り、[このワークフローの終了] リンク は表示されません。 (ここでも、所有者グループには既定で [リストの管理] アクセス許可があります。メンバー グループと訪問者グループにはアクセス許可はありません)。

エラーが発生した場合、またはワークフローが停止して応答に失敗した場合は、エラーを終了できます。

  • [ワークフローの状態] ページの [ワークフローの視覚化] の下の領域で、[このワークフローを終了 する] リンクをクリック します。

ワークフローによって作成されたタスクはすべて取り消され、[ワークフローの状態]ページの [タスク] 領域から削除されます。それでも、[ワークフロー履歴] 領域には反映されます。 ワークフローは、"キャンセル済み" の状態 で終了します

セグメントの先頭へ

6. アイテムで実行中のワークフローを確認する

アイテムの [ワークフロー] ページには、そのアイテムで現在実行されているワークフローのリストが表示されます。

  1. アイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。

  2. アイテム名の前にあるアイコンをクリックしてアイテムを選択し、リボンの [ファイル] タブの [ワークフロー ] グループで [ワークフロー] をクリックします

  3. [ワークフロー: アイテム] ページの[実行中のワークフロー] に、アイテムで現在実行されているワークフロー インスタンスの一覧が表示されます。

注: 1 つのワークフロー バージョンの複数の インスタンスを同 じアイテムで同時に実行できないことに注意してください。 たとえば、フィードバックの収集テンプレートに基づく 2 つのワークフローが追加されています。 1 つはプラン フィードバックという名前で、もう 1 つは Budget Feedback という名前です。 一度に 1 つの項目で、プランフィードバックと予算フィードバックの各インスタンスを 1つ実行できますが、どちらのワークフローの 2 つのインスタンスも実行できません。

セグメントの先頭へ

7. サイト コレクション全体のワークフローを監視する

サイト コレクション管理者は以下をひとめで確認できます。

  • サイト コレクションに現在存在する各ワークフロー テンプレートに基づくワークフローの数。

  • 各ワークフローのテンプレート自体が、サイト コレクションで現在アクティブかアクティブでないか。

  • サイト コレクションで現在実行中の各ワークフロー テンプレートに基づくワークフロー バージョンのインスタンスの数。

この方法を次に説明します。

  1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクションのサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。

  2. [サイト]設定アイコン を SharePoint Online の [公開 Web サイトの設定] ボタン 、[サイトの設定]をクリック設定。

  3. [サイトの管理] 設定、[サイトの管理]で [ワークフロー]をクリックします

[ワークフロー] ページが開き、情報が表示されます。

関連情報

このワークフロー バージョンを最初に実行した場合は、この記事の確認セグメントの手順を使用して、インスタンスのイベントを表示し、ワークフローが意図したとおりに機能するかどうかを確認できます。

セグメントの上部| 記事の上部

確認セクションの概念を表すアイコン

[フィードバックの収集] ワークフローの結果を確認し、レポートを作成する

[フィードバックの収集] ワークフローの結果を確認し、レポートを作成する

ワークフロー インスタンスが完了したら、その履歴に記録されたイベントを確認できます。 (インスタンスが完了した後、最大 60 日間、任意のインスタンスのレコードにアクセスできます)。

重要: ワークフローの履歴は、非公式な参照のみを目的としています。 公式 監査や、その他の法的、明らかな目的には使用できません。

複数のインスタンスにわたる、ワークフローの全体的なパフォーマンスに関するレポートを実行することもできます。

このセグメントのセクション

  1. 最新のインスタンスのイベントを確認する

  2. 最長 60 日間、インスタンスの履歴にアクセスする

  3. ワークフローのパフォーマンス レポートを作成する

1. 最新のインスタンスのイベントを確認する

アイテムがまだ同じリストまたはライブラリにあり、その後に同じアイテムに対して同じワークフローが実行されていなければ、リストまたはライブラリから最新のインスタンスの履歴にアクセスできます。

任意のアイテムに対して実行されたワークフローの最新のインスタンスの [ワークフローの状態] ページを表示するには、次の操作を行います。

  • アイテムが置かれているリストまたはライブラリで、目的のアイテムおよびワークフローの状態のリンクをクリックします。

この例では、アイテムは "基調講演の下書き" というタイトルのドキュメントで、ワークフローは "新しいドキュメントの承認" です。

ワークフローの状態のリンクをクリックする

[ワークフローの状態] ページの一番下の方に、[ワークフローの履歴] セクションがあります。

[ワークフローの状態] ページの [ワークフローの履歴] セクション

セグメントの先頭へ

2. 最長 60 日間、インスタンスの履歴にアクセスする

同じアイテムに対して同じワークフローを再び実行したにインスタンスの履歴を確認することもできます。

リストまたはライブラリか、ワークフロー完了通知から、最長 60 日間、履歴を確認できます (60 日間は、SharePointワークフローのタスク履歴を保持する期間です)。

リストまたはライブラリから確認する場合

  1. アイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。

  2. アイテム名の前にあるアイコンをクリックしてアイテムを選択し、リボンの [ファイル] タブの [ワークフロー ] グループで [ワークフロー] をクリックします

  3. [ワークフロー: アイテムの名前] ページの [完了したワークフロー] で、確認するワークフロー インスタンスの名前または状態をクリックします。

    アイテムの [ワークフロー] ページの [完了したワークフロー] の一覧 そのインスタンスの [ワークフローの状態] ページが開きます。

ワークフロー完了通知から確認する場合

  • 確認するインスタンスのワークフロー完了通知を開き、[ワークフローの履歴の表示] リンクをクリックします。


履歴のリンクが強調されたワークフロー完了通知 そのインスタンスの [ワークフローの状態] ページが開きます。

すべての完了通知を保持するには、Outlook のルールを作成します。 [件名] 行のテキストが入力されている受信メッセージを、すべて個別のフォルダーにコピーするルールを設定します。 そうしないと、それらのメッセージが受信トレイに表示されなくなります)。 ルールを作成する方法の詳細についてはOutlookメール メッセージをルールで管理する」を参照してください

セグメントの先頭へ

3. ワークフローのパフォーマンス レポートを作成する

特定のワークフロー バージョンの全般的なパフォーマンス (複数のインスタンスにわたる長期的なパフォーマンス) を調べるには、次の 2 つの定義済みレポートのいずれかまたは両方を作成します。

  • アクティビティ期間レポート    このレポートを使用して、ワークフロー内の各アクティビティが完了するのにかかる時間の平均と、そのワークフローの完全な実行またはインスタンスが完了するのにかかる時間の平均を確認します。

  • 取り消しとエラー レポート    このレポートを使用して、ワークフローが頻繁に取り消されているのか、完了前にエラーが発生するかを確認します。

ワークフローに関連付けられているレポートを作成する

  1. リストまたはライブラリのそのワークフローの [状態] 列で、状態情報のリンクをクリックします。
    ワークフローの状態のクリック

  2. [ワークフローの状態] ページの [ワークフローの履歴] で、[ワークフロー レポートの表示] をクリックします。
    [ワークフローの履歴] セクションの [ワークフロー レポートの表示] のクリック

  3. レポートを表示するワークフローを見つけて、表示するレポートの名前をクリックします。
    [アクティビティ継続期間レポート] のリンクをクリックする

  4. [ユーザー設定] ページで、レポート ファイルの保存場所を確認し、必要に応じて変更して、[OK] をクリックします。

    ファイルの保存場所での [OK] のクリック レポートが作成され、指定した場所に保存されます。

  5. レポートが完成したら、次の図に示すリンクをクリックして表示できます。 表示しない場合は、[OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じます (レポートは、前の手順で指定した場所に保存されているため、後からいつでも表示できます)。 (後でレポートを表示する準備ができたら、前の手順で指定した場所にレポートが表示されます)。
    レポートを表示するためのリンクのクリック

関連情報

ワークフローが目的どおりに機能している場合は、そのワークフローを使い始めることができます。

ワークフローの設定に変更を加える場合は、この記事の変更セグメントをご覧ください。

セグメントの上部| 記事の上部

調整セクションの概念を表すグラフィック

フィードバックの収集ワークフローを変更、無効化、または削除する

フィードバックの収集ワークフローを変更、無効化、または削除する

新しいフィードバック収集ワークフローの最初のインスタンスを実行し、結果を確認した後、ワークフローの構成方法に 1 つ以上の変更を加える必要がある場合があります。

また、ワークフローを使っているうちに、設定をさらに変更する場合もあります。

最後に、ある時点で、ワークフローを短時間または長く無効にし、削除はしない場合があります。または、実際には、ワークフローを完全に削除する場合があります。

このセグメントのセクション

  1. ワークフローの永続的な設定を変更する

  2. ワークフローを無効化または削除する

1. ワークフローの永続的な設定を変更する

既存のワークフローの設定を永続的に変更するには、最初に追加に使用された関連付けフォームを開いて編集します。

1 つのリストまたはライブラリでのみ実行されるワークフローの場合

  1. ワークフローを実行するリストまたはライブラリを開きます。

  2. リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。

    注: タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。 たとえば、予定表リストでは、このタブの名前は Calendar です

  3. [設定] グループで [ワークフロー設定] をクリックします。

  4. [ワークフロー設定] ページの [ワークフロー名 (クリックして設定変更)] で、設定を変更するワークフローの名前をクリックします。

    注: 必要なフィードバックの収集ワークフローが一覧に表示されない場合は、1 つのコンテンツ タイプにのみ関連付けられている可能性があります。 このリストに表示されるワークフローは、リストの上にある[この種類のワークフローの関連付けを表示する] コントロールによって制御されます。 (図を参照してください)。 ドロップダウン メニューのコンテンツ タイプ オプションをクリックして、ワークフローを表示するオプションを確認します。 必要なワークフローが一覧に表示されたら、ワークフローの名前をクリックします。

  5. 最初にワークフローの追加に使用されたのと同じ 2 ページの関連付けフォームで、必要な変更を加え、保存します。

    関連付けフォームのフィールドとコントロールの詳細については、この記事の PLAN セグメントと適切な ADD セグメント (リスト/ ライブラリまたはサイト コレクション)を参照してください。

サイト コレクションのすべてのリストとライブラリで実行されるワークフローの場合

  1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクションのサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。

  2. [サイト]設定アイコン を SharePoint Online の [公開 Web サイトの設定] ボタン 、[サイトの設定]をクリック設定。

  3. [サイトの設定] ページで、[ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。

  4. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、ワークフローを実行するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックします。

  5. 選択したコンテンツ タイプのページで、[ワークフロー] の [設定] をクリック 設定。

  6. [ワークフロー設定] ページの [ワークフロー名 (クリックして設定変更)] で、設定を変更するワークフローの名前をクリックします。

  7. 最初にワークフローの追加に使用されたのと同じ 2 ページの関連付けフォームで、必要な変更を加え、保存します。

    関連付けフォームのフィールドとコントロールの詳細については、この記事の PLAN セグメントと適切な ADD セグメント (リスト/ ライブラリまたはサイト コレクション)を参照してください。

セグメントの先頭へ

2. ワークフローを無効化または削除する

1 つのリストまたはライブラリでのみ実行されるワークフローの場合

  1. ワークフローを実行するリストまたはライブラリを開きます。

  2. リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。

    注: タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。 たとえば、予定表リストでは、このタブの名前は Calendar です

  3. [設定] グループで [ワークフロー設定] をクリックします。

  4. [ワークフロー] ページ設定、[ワークフローの削除] リンクをクリックします。
    [ワークフローの削除] リンクに吹き出しが付いた [ワークフロー設定] ページ

  5. [ワークフローの削除] ページのフォームを使って、ワークフローを無効にするか、再び有効にするか、または削除します。
    [ワークフローの削除] ページのフォーム

このフォームには次の 5 つの列があります。

  • ワークフロー    ワークフローの名前。

  • インスタンス    アイテムで現在実行されているワークフローのインスタンスの数。

  • <c0>許可</c0> ワークフローを有効にするオプション。    ワークフローは通常どおりに動作し続けます。

  • 新しいインスタンスなし    ワークフローの現在実行中のインスタンスを完了できるが、新しいインスタンスを実行できないことによってワークフローを無効にするオプション。 (このアクション は元に 戻すことが可能です。 後でワークフローを再び有効にするには、このページに戻り、[許可] を 選択します)。

  • 削除    リストまたはライブラリからワークフローを完全に削除するオプション。 実行中のすべてのインスタンスが直ちに終了し、そのワークフローの列がリストまたはライブラリのページに表示されなくなりました。 (この 操作は元に すことができない)。

セグメントの先頭へ

サイト コレクションのすべてのリストとライブラリで実行されるワークフローの場合

  1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクションのサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。

  2. [サイト]設定アイコン を SharePoint Online の [公開 Web サイトの設定] ボタン 、[サイトの設定]をクリック設定。

  3. [サイトの設定] ページで、[ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。

  4. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、ワークフローを実行するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックします。

  5. 選択したコンテンツ タイプのページで、[設定]の [ワークフロー設定] をクリックします。

  6. [ワークフロー] ページ設定、[ワークフローの削除] リンクをクリックします。

  7. [ワークフローの削除] ページのフォームを使って、ワークフローを無効にするか、再び有効にするか、または削除します。
    [ワークフローの削除] ページのフォーム

このフォームには次の 5 つの列があります。

  • ワークフロー    ワークフローの名前。

  • インスタンス    アイテムで現在実行されているワークフローのインスタンスの数。

  • <c0>許可</c0> ワークフローを有効にするオプション。    ワークフローは通常どおりに動作し続けます。

  • 新しいインスタンスなし    ワークフローの現在実行中のインスタンスを完了できるが、新しいインスタンスを実行できないことによってワークフローを無効にするオプション。 (このアクション は元に 戻すことが可能です。 後でワークフローを再び有効にするには、このページに戻り、[許可] を 選択します)。

  • 削除    サイト コレクションからワークフローを完全に削除するオプション。 実行中のすべてのインスタンスが直ちに終了し、そのワークフローの列がリストまたはライブラリのページに表示されなくなりました。 (このアクション、元にすことができないn ' tです)。

関連情報

変更を加えた場合は、ワークフローのテスト インスタンスを実行して、変更内容が反映されているかどうかを確認します。

セグメントの先頭へ

さらなるカスタマイズ

SharePoint 製品に含まれているワークフローは、この他にもさまざまな方法でカスタマイズできます。

カスタム ワークフローを一から作成することもできます。

次のいずれかまたはすべてのプログラムを使用できます。

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    ワークフロー のフォーム、アクション、動作をカスタマイズします。

  • Microsoft Visual Studio    独自のカスタム ワークフロー アクションを作成します。

詳しくは、Microsoft Software Developer Network (MSDN) のヘルプをご覧ください。

セグメントの上部| 記事の上部

ヘルプを表示

スキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
Microsoft Insider に参加する

この情報は役に立ちましたか?

翻訳品質にどの程度満足していますか?

どのような要因がお客様の操作性に影響しましたか?

その他にご意見はありますか?(省略可能)

フィードバックをお送りいただきありがとうございます!

×