SharePoint に組み込まれているワークフローについて

SharePoint ワークフローは、さまざまなビジネスプロセスを合理化および自動化する、事前にプログラミングされたミニアプリケーションです。 署名、フィードバック、計画やドキュメントの承認の収集から、日常的な手続きの現在の状態のトラッキングまで、さまざまなワークフローがあります。 SharePoint ワークフローは、時間と労力を節約できるように設計されており、定期的に実行するタスクの一貫性と効率を高めることができます。

注: SharePoint 2010 ワークフローは、2020年8月1日以降、新しいテナントで廃止され、2020年11月1日に既存のテナントから削除されています。 SharePoint 2010 ワークフローを使用している場合は、Power Automate またはその他のサポートされているソリューションに移行することをお勧めします。 詳しくは、「 SharePoint 2010 ワークフローの廃止」をご覧ください。

SharePoint ワークフローとは

フローチャートについては既に多くの方がご存じでしょう。 フローチャートとは、プロセスを図で表したもので、各ステップで実行する処理についての指示が書き込まれています。

ワークフロー プロセス

SharePoint ワークフローは、自動化されたフローチャートのようなもので、標準の作業プロセスから多くの労力、推測、不規則性を取ります。

たとえば、上の図のドキュメント承認プロセスを見てください。 このプロセスを手動で実行する場合、ドキュメントを転送したり確認のメールを送信したりして、大量のチェックと追跡が行われることになります — そして、これらの作業をすべて自分や同僚が行わなければなりません。 つまり、余分な作業と割り込みの連続的な流れを意味します。

ただし、 SharePoint ドキュメント承認ワークフローを使ってプロセスを実行する場合、そのチェックインと追跡、および通知と転送は、すべてワークフローによって自動的に行われます。 タスクの実行中に他のユーザーが遅れている場合や、その他の問題が発生した場合は、含まれているワークフローのほとんどが、通知を生成して通知を受け取ることになります。 プロセスの監視が削減されます。

SharePoint ワークフローを実行するのは簡単です。 ワークフローの種類を選び、オプションを選択して、ワークフローを実行します。 必要に応じて、ワークフローを取り消すか、終了します。

組み込まれている各種のワークフローは、テンプレートのように機能します。 1つのリストまたはライブラリ、または 開始フォーム を使用してサイトコレクション全体にワークフローのインスタンスを追加して、インスタンスに必要なオプションと選択肢を指定します。 これらのオプションと選択肢には、ワークフローの割り当て先、タスクの期限、ワークフローの開始方法、およびタスク通知に含める指示が含まれます。 新しいワークフローを作成するには、[ リストの設定 > ワークフロー設定 ] に移動し > ワークフローを追加します。 必要に応じ て、2010と2013のワークフローの詳細を参照してください。

重要: 既定では、承認、フィードバックの収集、署名の収集ワークフローは有効ではなく、関連付けフォームの [ワークフローテンプレートの選択 ] ボックスの一覧には表示されません。 これらのワークフローを使用できるようにするには、サイト管理者がサイト コレクション レベルでこれらをアクティブ化する必要があります。 [ サイトの設定 ] > [サイト コレクションの機能 > ワークフローの アクティブ化 ] 機能に移動します。 また、 SharePoint 2013 には、 SharePoint 2010に基づくワークフローテンプレートも用意されています。 似たロジックを持つ SharePoint 2013 ベースのワークフローを作成する場合は、 SharePoint Designer 2013などのツールを使います。

プログラム済みのワークフローの種類が 5 つ用意されています。 

チェック マーク 承認ワークフローは、ドキュメントやその他のアイテムを承認のために指定のユーザーに回覧します。 承認ワークフローを使用して、リストまたはライブラリでコンテンツの承認を管理することもできます。 詳細と手順については、「承認ワークフローの概要」を参照してください。

フィードバックの収集ワークフロー フィードバックの収集ワークフローは、ドキュメントやその他のアイテムをフィードバックのために指定のユーザーに回覧します。 フィードバックの収集ワークフローは、参加者からのすべてのフィードバックをまとめて、校閲プロセスの記録と共にワークフローの所有者に提供します。 詳細と手順については、「フィードバックの収集ワークフローについて」を参照してください。

署名の収集ワークフロー 署名の収集ワークフローは、Microsoft Office ドキュメントをデジタル署名のために指定のユーザーに回覧します。 署名の収集ワークフローは、Word 文書、Excel ブック、InfoPath フォームを使用する場合にのみ機能します。 詳細と手順については、「署名の収集ワークフローについて」を参照してください。

3 段階の状態管理ワークフロー 3 段階の状態管理ワークフローは、3 つの状態 (フェーズ) を介してリスト アイテムの状態をトラッキングするように設計されています。 3 段階の状態管理ワークフローを使用すると、顧客サポートの問題、潜在顧客、プロジェクト タスクなど、大量の案件やアイテムの追跡が求められる組織のビジネス プロセスを管理できます。

状態から状態への移行時には、ワークフローによりユーザーにタスクが割り当てられ、タスクに関する通知がメールでそのユーザーに送信されます。 このタスクが完了すると、アイテムの状態が更新されて、次の状態に進みます。 3 段階の状態管理ワークフローは、[案件管理] リスト テンプレートと連携するように設計されていますが、3 つ以上の値を持つ [選択肢] 列が設定されたリストで使用できます。

詳細と手順については、「3 段階の状態管理ワークフローを使用する」を参照してください。

廃棄承認ワークフロー 発行承認のワークフローは、レビューと承認のために案件の専門家と利害関係者にコンテンツを自動的に回覧する点で他の SharePoint ワークフローと似ています。 承認発行のワークフローは、新規および更新済みの Web ページの発行が細かく管理される発行サイト専用で設計されていることが他のワークフローとは異なります。 これらの種類のサイトでは、ワークフロー内のすべての承認者によって承認されるまで新しいコンテンツは発行できません。 詳細と手順については、「発行承認のワークフローの操作」を参照してください。

ワークフローを追加したり開始したりするには、ワークフローが実行されるリスト、ライブラリ、またはサイト コレクションに対する適切な権限が必要です。

  • ワークフローを追加するには    既定では、ワークフローを 追加 するには、リストの管理権限が必要です。 (所有者グループとメンバーグループには、既定でリストの管理のアクセス許可が与えられていますが、[閲覧者] グループにはありません)。

  • ワークフローを開始するには    また、既定では、既に追加されているワークフローを 開始 するためのアイテムの編集権限を持っている必要があります。 (所有者グループとメンバーグループのどちらにも、既定でアイテムの編集権限があります。閲覧者グループは含まれません)
    。 または、所有者グループのメンバー だけ が開始できるように、特定のワークフローを構成することもできます。 サブサイトに固有の権限が与えられている場合、所有者は、必要な権限がワークフローユーザーに明示的に割り当てられていることを確認する必要があります。 「 SharePoint リストまたはライブラリの権限を編集および管理する」を参照してください。 この操作は、フィードバックを基にしています。 "会社の sp サイトにサブサイトを作成してワークフロー機能をテストするため、ワークフローを開始する権限はありますが、それができないのはなぜですか?" ということです。 <>

次の図は、SharePoint ワークフローの計画、追加、実行、変更のための基本的な段階の概要を示しています。 各ステップについて以下で説明します。

ワークフロー プロセス

  • 計画    必要なオプションと、開始フォームを使用してワークフローのバージョンを追加するときに必要な情報を確認してください。

  • 追加    開始フォームに入力して、ワークフローバージョンをリスト、ライブラリ、またはサイトコレクションに追加します。

  • 始点    リストまたはライブラリ内のドキュメントまたはその他のアイテムで、新しいワークフローを手動または自動で開始します。 (手動で開始する場合は、briefer 開始 フォームでワークフローの関連付けフォームの設定の一部を変更することができます)。 ワークフローが開始されると、タスクが作成され、通知メッセージが送信され、アクションとイベントのトラッキングが開始されます。

  • <c0>監視</c0> ワークフローが実行されているときに、完了したタスクや発生したその他のアクションを [ワークフローの状態] ページで確認できます。    必要な場合は、ここから現在および将来のタスクを調整できます。 さらに、このワークフローの実行を取り消したり終了したりすることもできます。

  • 校閲    実行が完了すると、[ワークフローの状態] ページで履歴全体を確認できます。 また、[状態] ページから、このワークフローの全般的なパフォーマンスに関する統計レポートを作成できます。

  • 変更    ワークフローが適切に機能していない場合は、そのワークフローを追加するために使用した元の関連付けフォームを開いて、そこで変更を加えることができます。

組み込みのワークフローでより柔軟な変更が必要な場合は、SharePoint Designer 2013 などのツールを使用して、ワークフローをさらにカスタマイズすることができます。 独自のワークフローを一から作成することもできます。

ワークフロー デザイナーを使用して、条件とアクションを SharePoint リストやライブラリ内のアイテムに関連付けるルールを作成します。 リストまたはライブラリ内のアイテムを変更すると、ワークフローのアクションが実行されます。

たとえば、アイテムのコストが特定の金額を超えた場合に追加の承認ワークフローを開始するワークフローを設計できます。

関連するドキュメント セット用のワークフローを定義することもできます。 たとえば、ワークフローがドキュメント ライブラリに関連付けられている場合や、ドキュメント コンテンツ タイプごとに選んで実行される場合は、状況に応じたドキュメント セットのアクションのグループが表示されます。 ドキュメント セットによってドキュメントのグループが 1 つの単位として処理されるため、ドキュメント セットのワークフロー アクションはそのドキュメント セット内の各アイテムに対して実行されます。

関連項目

Sharepoint Designer 2013 と Sharepoint workflow platformhttps://docs.microsoft.com/sharepoint/dev/general-development/creating-a-workflow-by-using-sharepoint-designer-and-the-sharepoint-woを使用してワークフローを作成する

SharePoint 2010 の承認ワークフローを理解する

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