文書をカスタマイズするためのヒント

必要な顧客情報を収集する

明らかに、個々の顧客の関心や特性を追跡すると、複雑なタスクになる可能性があります。 情報を収集し、簡単に取得できる形式で保存し、ビジネスにとって意味のある特性をフィルター処理して、郵送への投資を有効に活用する必要があります。 共通の利益を共有する顧客を正確に特定できるほど、投資に対する利益が大きくなる可能性が高い。

Microsoft Office Publisher が役立ちます。 Microsoft Publisher または Excel、Outlook、Outlook with Business Contact Manager、Access などの他のプログラムで直接作成するデータベースに顧客データを入力できます。 Microsoft List Builder のリストなど、購入したリストを利用することもできます。

情報を収集した後は、情報を分析して、最高の顧客の共通点を把握し、顧客をアフィニティでグループ化し、特定の関心に注意を引くために郵送物をカスタマイズすることができます。

名前、住所、その他の情報を含む住所ブロックを追加する

1. [差 し込みファイル] タブの [差し込み& フィールド の挿入] グループで、[住所ブロック ] をクリックします。

2. [住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスで、含める住所の要素をクリックし、[OK] をクリックします。

   注: データ ソースのデータ フィールドの名前が、Publisher が住所ブロックに使用するフィールドの名前と一致しない場合は、[住所ブロックの挿入] ダイアログボックスで [フィールドの対応] をクリックする必要がある場合があります。 [フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、ドロップダウン リストを使用して、Publisher のフィールドに対応するデータ ソースからフィールドを選びます。

あいさつ線を追加する

1. [差 し込みドキュメント] タブ の [差し込み& フィールド の挿入] グループで、[あいさつ] 行をクリックします。

2. [あいさつ文字の 挿入 ] ダイアログ ボックスで、あいさつ、名前の書式、句読点を含むあいさつ行の形式を選択します。 または、各テキスト ボックスに新しいエントリを入力します。

3. 受信者の名前を Publisher が解釈できない場合に表示するテキストを入力します。たとえば、データ ソースに受信者の名または名が含まれているのに会社名だけが含まれている場合などです。

4. [OK] をクリックします。

   注: データ ソースのデータ フィールドの名前が、Publisher であいさつ行に使用されるフィールドの名前と一致しない場合は、[あいさつ文字]ダイアログ ボックスで [フィールドの対応] をクリックする必要がある場合があります。 [フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、ドロップダウン リストを使用して、Publisher のフィールドに対応するデータ ソースからフィールドを選びます。

住所に画像を追加する

文書の任意の領域だけでなく、住所ブロックにも画像や写真を追加できます。 どの画像を表示するかは、顧客のブランドの関心、年齢、性別、または追跡するその他のデータ フィールドに合わせて変更できます。

1. 文書内で、図の差し込みフィールドを挿入する場所 (住所ブロックの横など) をクリックします。

2. [差し込みファイル]タブの [差し込み&フィールドの挿入] グループで、[図] >をクリックします。

3. [図 フィールドの挿入 ] ダイアログ ボックスで、データ ファイル内の写真情報に対応するフィールドを選び 、[OK]をクリックします。

   Publisher では、図枠内の差し込みフィールドが、選択した挿入ポイントで文書に挿入されます。 図枠のサイズ変更や移動を行います。

個人メモを追加する

共通の関心を共有する各顧客セグメントに、カスタマイズしたテキスト メッセージを送信できます。 これを行うには、データ ファイルにフィールド (または列) を追加してこれらのメッセージを含め、各レコード (または行) に適切なメッセージを追加します。 特定のメッセージを、同じ性別、同じ年齢または生年月日の顧客、または過去 6 か月間に購入した顧客に関連付ける場合があります。 メール リストの準備の詳細については、メール リスト のヒントを参照してください。

1. 文書内で、カスタマイズした情報を表示するテキスト ボックスをクリックします。 または、[ホーム] タブの [ テキスト ボックスの描画] を クリック し、目的のサイズの四角形をドラッグします。

   • テキスト ボックスにテキストが既に存在し、そのテキストを置き換える場合は、そのテキストも選択します。

   • テキスト ボックスにテキストが既に存在し、そのテキストを保持する場合は、カスタマイズしたメッセージを挿入する場所にカーソルを置きます。

2. [差 し込み印刷] 作業ウィンドウで、作業ウィンドウのリスト ボックスで適切な差し込みフィールドをクリックします。

カスタマイズしたハイパーリンクを追加する

特定の関心や属性に対応する Web ページを顧客に示すハイパーリンクを含めできます。 ハイパーリンクのテキストに顧客の名前や他のデータ フィールドを追加して、本当に個人用に設定することができます。

1. [差 し込み文書] タブの [文書の作成& フィールド の挿入] グループで、[カスタマイズされたハイパーリンクの挿入] を クリックします。

2. [カスタマイズされた ハイパーリンクの 挿入] ダイアログ ボックスで、表示するテキストと、受信者がハイパーリンクをクリックするときに移動する Web サイトのアドレスを入力します。

3. 表示テキストでデータ フィールドを使用する場合は、表示テキストをクリックし、右側のリスト ボックスで、挿入するデータ フィールドをクリックします。

   注: データ フィールドを挿入する場合は、挿入されたデータ フィールドに対応する空白エントリに対して、代替表示テキストと Web アドレスを指定できます。 必要に応じて、[空白のエントリに既定のテキストを使用する] チェック ボックスと [既定のハイパーリンクを使用する] チェック ボックスをオンにして、代替テキストと Web アドレスを入力します。