電子メール メッセージの再利用可能なテキスト ブロックを作成する

電子メール メッセージの再利用可能なテキスト ブロックを作成する

Outlook クイック パーツ機能は、構成要素、再利用可能なコンテンツ、またはギャラリーに格納されている他の電子メール メッセージパーツを提供します。 文書パーツは、いつでもアクセスして再利用できます。 また、作成した構成要素を他のユーザーが使用できるよう、構成要素を保存してテンプレートと一緒に配布することもできます。

  1. 再利用可能なビルディング ブロックとして格納するコンテンツまたは電子メール メッセージパーツを選択します。

    エントリと共に段落の書式設定 (インデント、配置、行間、改ページなど) を保存する場合は、段落記号 ( 段落記号 ) を選択範囲に含めます。

    注:  段落記号を表示するには、[テキストの書式設定] タブ で [段落] ボタン をクリック します。

  2. [挿入] タブの [テキスト] グループで、[クイック パーツ] をクリックします。

  3. [選択範囲をクイック パーツ ギャラリーに保存] をクリックします。

  4. [新しい文書パーツの作成] ダイアログ ボックスに次の情報を入力します。

    • Name     ビルディング ブロックの一意の名前を入力します。

    • ギャラリー     ビルディング ブロックを表示するギャラリーを選択します。

    • カテゴリ     [全般] や [組み込 み] などのカテゴリ を選択するか、新しいカテゴリを作成します。

    • 説明     ビルディング ブロックの説明を入力します。

    • 保存先     ドロップダウン リストでテンプレートの名前をクリックします。

      テンプレートがテンプレート名の一覧に表示されるようにするには、そのテンプレートが開かれている必要があります。

    • オプション     次のいずれかのオプションを選びます。

      • ユーザー のカーソルが段落の 中央にある場合でも、コンテンツを独自の段落にする場合は、[独自の段落に挿入] を選択します。

      • [コンテンツ を独自のページに挿入する ] を選択して、コンテンツを独自のページに作成します。

      • それ以外の場合は、[内容のみ挿入] をクリックします。

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このタスクを実行するには、少なくとも 1 つのビルディング ブロックが保存されている必要があります。

  1. 電子メール メッセージにビルディング ブロックを挿入する場所をクリックします。

  2. [挿入] タブの [テキスト] グループで、[クイック パーツ] をクリックします。

  3. ギャラリー ウィンドウで右クリックします。 必要なビルディング ブロックが表示される場合は、それを選択します。 ビルディング ブロックが表示しない場合は、ショートカット メニューの [整理と削除] をクリックします

    文書パーツの名前がわかっている場合は、[名前] をクリックして名前順に並べ替えます。

  4. ビルディング ブロックを選択し、[挿入] を クリックします

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  1. [挿入] タブの [テキスト] グループで、[クイック パーツ] をクリックします。

  2. ギャラリー ウィンドウで右クリックし、ショートカット メニューの [整理と削除] をクリックします

    文書パーツの名前がわかっている場合は、[名前] をクリックして名前順に並べ替えます。

  3. 名前を変更する文書パーツの名前をクリックして、[プロパティの編集] をクリックします。

  4. [文書パーツの変更] ダイアログ ボックスで、エントリの新しい名前を入力し、[OK] をクリックします。

  5. 文書パーツのエントリを再定義するかどうかを確認するメッセージが表示されたら、[はい] をクリックします。

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構成要素には、いつでもアクセスして再利用できます。 テンプレートを使用して構成要素を配布することもできます。 たとえば、テンプレートに構成要素を作成し、テンプレートを他のユーザーに配布すると、テンプレートを構成要素フォルダーに保存し、作成した構成要素を使用できます。

  1. [新規 ] を クリックして、空のメール メッセージを作成します。

  2. [ファイル ] を > 名前を付けて保存します

    Outlook 2007 のみ: [名前] ボタン Microsoft Office Office ボタンの画像 し、[名前を付けて保存]をクリックします

  3. [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスの [種類として保存]ボックスの一覧で、[テンプレート] Outlookクリックします

  4. 新しいテンプレートの名前を入力し、[として保存Outlookテンプレート]をクリックし、[保存] をクリックします

    Outlook 2007 のみ: テンプレートを Word Macro-Enabled テンプレート (.dotm ファイル) または Word 97-2003 テンプレート (.dot ファイル) として保存することもできます。

  5. 開いているテンプレートで、他のユーザーに提供する構成要素を作成して保存します。 [新しいビルディング ブロックの作成] ダイアログ ボックスで情報を入力する場合は、[保存場所] ボックスの一覧でテンプレート名を必ずクリックします。

    ユーザーが特定のビルディング ブロックに対して持つすべての選択肢に同じカテゴリ名を使用します。

    注: ビルディング ブロックをギャラリーに保存した後、テンプレートからコンテンツを削除できます。 コンテンツは、ビルディング ブロックに関連付けられたままです。

  6. テンプレートを配布します。 受信者がテンプレートの使用に慣れ親しくない場合は、「テンプレートに基づいて電子メール メッセージを送信する」で ガイダンスを参照できます

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  1. 削除するビルディング ブロックを含むテンプレートを開きます。

  2. [挿入] タブの [テキスト] グループで、[クイック パーツ] をクリックします。

  3. ギャラリー ウィンドウで右クリックし、ショートカット メニューの [整理と削除] をクリックします

    文書パーツの名前がわかっている場合は、[名前] をクリックして名前順に並べ替えます。

  4. エントリを選び、[削除] をクリックします。

  5. テンプレートを閉じ、テンプレートの保存を求めるメッセージが表示されたら、[はい] をクリックします。

    テンプレートを配布するときに、削除したビルディング ブロックはギャラリーで使用できなくなりましたが、コンテンツはテンプレートに引き続き表示される場合があります。

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