ドキュメント セットは、1 つのエンティティとして管理できる関連ドキュメントのグループです。 ドキュメント セットを 1 つの手順で作成し、その特性とメタデータを定義できます。
ドキュメント セットとは
多くの種類のプロジェクトでは、多くの場合、一連の関連ドキュメントが作成されます。 場合によっては、この一連のドキュメントは、プロジェクトの結果、または「成果物」である場合があります。 たとえば、プロフェッショナル サービス会社は、潜在的なクライアントからの提案依頼に応答するときに、標準的な "ピッチ ブック" を作成する場合があります。 ピッチ ブックには常にこれらの部分が含まれている場合があり、各部分は特定のプロジェクトの特定の要件に従ってカスタマイズされます。
- サービス会社の概要
- 強み、弱み、機会、脅威 (SWOT) 分析
- ビジネス プラン
- 比較可能な企業分析
また、この一連のドキュメントは、大規模なプロジェクトをサポートするさまざまな種類の情報のみを表し、他のものを作成または配信する場合もあります。 たとえば、製造会社は、製造する製品ごとに、設計、テスト、製造に関連する標準的なドキュメント セットを作成する場合があります。
これらのドキュメントは、同時に作成することも、段階的に作成することもできます。 ドキュメントは、1 人または多数のユーザーによって作成またはレビューされる場合があります。 すべての文書が同じ形式である場合があります (Word 文書など)。 または、異なるファイル形式 (Word 文書、OneNote ノートブック、PowerPoint プレゼンテーション、Visio 図面、Excel ブックなど) を含む場合もあります。
ドキュメント セットを使用すると、組織はこのような状況に簡単に対処できます。 ドキュメント セットは、複数の関連ドキュメントを 1 つのビューに整理し、1 つのエンティティとして操作および管理できます。 新しいドキュメント セットを作成すると、実際には新しいコンテンツ タイプが作成されます。 コンテンツ タイプはサイト コレクション全体で使用できるようになり、異なる複数ドキュメントの作業成果物ごとに新しいドキュメント セット コンテンツ タイプを構成できます。
ドキュメント セット コンテンツ タイプをライブラリに追加すると、ユーザーは単一のドキュメントを作成するのと同じ方法で、ドキュメント セットの新しいインスタンスを作成できます。
ドキュメント セットで何ができますか?
ドキュメント セット コンテンツ タイプには、複数ドキュメントの作業成果物の作成と管理を容易にするいくつかの特定の機能があります。 ドキュメント セット コンテンツ タイプを構成するときに、次のいずれかを実行できます。
- ユーザーがセットに関して必要とするすべての情報を含むドキュメント セットのウェルカム ページをカスタマイズします。 ウェルカム ページは、ドキュメント セットに取り組んでいるチーム メンバーに役立つプロジェクト情報またはリソース (プロジェクト タイムライン、リソースへのリンクなど) を表示するように設定できる Web パーツ ページです。 また、セットに追加されたドキュメントのリストも表示されます。
- ドキュメント セットの新しいインスタンスごとに自動的に作成して含める既定のコンテンツを指定します。 特定のドキュメントを自動的に含めたり、ユーザーが使用するテンプレートを制御したりできます。 既定のドキュメントが正しいコンテンツ タイプであることを確認できます。 たとえば、特定の種類のコミュニケーションに使用するブランド付きテンプレートが organization にある場合は、ドキュメント セット コンテンツ タイプを構成するときにこれらをアップロードできます。
- ドキュメント セット内で使用できる許可コンテンツの種類 (ドキュメント ファイル、画像、オーディオ、ビデオなど) を指定します。
- セット内のすべてのドキュメントに必要な共有メタデータ列とメタデータ列を指定します。 ドキュメント セットの作成時に、デフォルト ドキュメントにメタデータが自動的にプロビジョニングされ、共有メタデータを Welcome ページに表示できます。
- ドキュメント セットに使用するワークフローを割り当てます。 ドキュメント セットで標準のレビューまたは承認ワークフローを使用できます。ドキュメント セット全体が、単一のファイルであるかのようにワークフロー ステップを進めます。 さらに、organization はドキュメント セットのカスタム ワークフローを開発できます。
- 目的のフォルダー、サイト、またはライブラリにルーティングするために、ドキュメント セットをコンテンツ オーガナイザーに送信します。
ドキュメント セット コンテンツ タイプをライブラリに追加すると、サイト ユーザーは使い慣れたドキュメント管理機能と特別なドキュメント セット機能を使用できます。
ドキュメント セットの作成者は、次のいずれかのタスクを実行できます。
- ドキュメント ライブラリの [新しいドキュメント ] コマンドを使用して、新しい複数ドキュメントの作業成果をすばやく簡単に作成します。
- ドキュメント セット内の現在のプロパティとドキュメントのバージョン履歴スナップショットをCaptureします。
- ドキュメント セット全体またはドキュメント セット内の個々のアイテムでワークフローを開始して、レビューや承認などの一般的なタスクを管理します。
- ドキュメント セットへのリンクを電子メールで送信します。
- [ 送る] コマンドを使用して、ドキュメント セットを別の場所に移動またはコピーします (宛先はサーバーの全体管理内で構成する必要があります)。
- ドキュメント セットのアクセス許可を管理します。