SharePoint でプロジェクトコラボレーションスペースを作成する

SharePoint を使用すると、組織は既製の Web パーツとアプリケーションを使用して、一般的なビジネス上の問題の解決策を見つけることができます。独自のビジネスシナリオによって、使用されるサイトと Web パーツの種類が決まります。

サイト作成プロセスの詳細については、以下のサンプルストーリーを参照してください。ストーリーを使用して、任意のorganization内のさまざまな種類のロールと部門が連携して、ユーザーとビジネス目標のニーズを満たす方法を確認します。サイト作成ステージ (計画、構築、管理) と各ステージのタスクの種類について理解します。次に、SharePoint サイトの作成を開始します。

プロジェクト管理サイトテンプレートを使用してカスタマイズして、すぐに作業を開始することを検討してください。

その他のインスピレーションを得るリソース:

SharePoint ルックブックで可能な内容を確認する
ガイド付きチュートリアルを使用して、サイト作成の手順を確認する
SharePoint サイトの作成に関するその他のストーリーを読む

シナリオ: 製品チームは、ドキュメントの保存、状態の更新プログラムの共有、通信を行う共有およびセキュリティで保護されたスペースを作成する必要があります

Megan は、今後 6 か月間に新製品のリリースに向けて取り組んでいるチームを率いるプロジェクトマネージャーです。チームドキュメントの保存、コンテンツの共同作業、プロジェクトニュースの更新情報の共有、チームとのコミュニケーションを行う場所が必要なことがわかっています。現在、Megan のチームは電子メールを主要なコミュニケーション形式として使用しており、一部のプロジェクトドキュメントは共有の場所に保存されていますが、オフィスの外部やモバイルデバイス上で安全にアクセスすることはできません。

新しいチームサイト:

カウントダウンタイマー、ニュース記事、Plannerを含むチームサイトの画像

シナリオの目標:

プロジェクトニュース、チームコラボレーション、プロジェクトコミュニケーションのための1つの統合された場所を確立する
リアルタイムチャットとビデオ会議を使用して、より効率的な通信方法を実現する
チーム予定表、メールアドレス、OneNote、タスク管理ツールなどのチームリソースを統合する
任意のデバイスでリモートでアクセスできるファイルとフォルダーを 1 か所に安全に格納する

サイトを作成する手順:

サイトの計画 - 1/2 日

Megan は、過去に同様のサイトを作成した別のプロジェクトマネージャーとアイデアをブレーンストーミングすることから始めます。彼女は、プロジェクトサイトを開始する最善の方法として、チームに、新しいプロジェクトサイトにとって最も価値のあるコミュニケーション、共同作業、機能の種類に関するフィードバックを求めることです。 Megan はチームの最優先事項を特定し、ドキュメント、画像、その他のコンテンツの収集を開始します。

Megan は、 SharePoint チームサイトがチームとプロジェクトのニーズに最適であると判断します。ただし、SharePoint チームサイトでは、 Microsoft Teamsを統合しない限り、リアルタイムチャットは許可されません。 Megan は、SharePoint テナント管理者と連携して、Microsoft Teamsが使用可能であることを確認します。彼女は、organizationには既にMicrosoft Teamsを使用するアクセス許可があり、チームサイトがOffice 365 グループに接続されていることを確認する必要があることを学習します。

これで、Megan は、Office 365接続されたプロジェクトスペースとチームサイトの構築を開始する準備ができました。

サイトを構築する - 1/2 日

Megan は SharePoint チームサイトを構築し、サイトをOffice 365 グループに接続し、接続された Microsoft チームを作成します。グループに接続すると、グループ予定表、OneNote、Planner、メールアドレスなどの共有リソースへのアクセス権がチームに自動的に付与されます。

Planner Web パーツを使用して、チームはプロジェクトの進行状況の詳細を追跡して共有できます
ニュース Web パーツは、プロジェクトの更新とマイルストーンをorganizationに伝えるのに役立ちます
チームは、グループ予定表 Web パーツを使用して、お互いの可用性に簡単にアクセスできます
クイックリンク Web パーツを使用すると、頻繁に使用される内部リンクが強調表示され、簡単にアクセスできます
Microsoft チームを統合すると、リアルタイムチャット、ビデオ会議、会議を記録するためのオプション、共有リソースを SharePoint チームサイトから保存する新しい方法でコミュニケーションと共同作業を行うことができます

サイトの管理 - 進行中

毎週、Megan は、検索したり、ニュース Web パーツに表示したり、Teams チャネルに自動的に投稿したりできるニュース投稿の形式でプロジェクトの状態の更新を投稿します。
Megan は、プロジェクトの期限とニュースが最新であることを確認するために、半期ごとにチームサイトをレビューします
プロジェクトが開始されると、Megan は、製品をサポートするビジネスの新しいリズムに合わせて、サイトのコンテンツと Web パーツの一部を改訂する予定です
毎月、Megan はライブ Q&A セッションをホストし、Microsoft Streamによってホストされ、Teams チャネルの [Stream] タブに自動的に同期されます