SharePoint Server 2010 での基本タスク

コラボレーションとソーシャル コンピューティング

SharePoint Server 2010 は、ブラウザーや Microsoft Word などの使い慣れたアプリケーションからの簡単な作成を促進し、ユーザーがタグ付けや評価にリソースを関連付け、ニュース フィードやユーザー検索を通じて回答をより迅速に見つけられるようにすることで、SharePoint Foundation のコラボレーション機能を拡張します。

これらの機能を利用できる主な場所の 1 つは、個人用サイトにあります。 個人用サイトは、オンライン プロファイルでドキュメント、リンク、自分に関する情報を共有できる独自の SharePoint サイトです。 また、関心のあるトピックに関するブログや、仕事に必要な情報を検索することもできます。

共有する情報と、個人用サイトで非公開にする情報を決定します。 その後、情報へのリンクにタグを付け、他のユーザーがニュースフィードでタグ付けまたは共有する情報を見つけることができます。 個人用サイトの情報の管理の詳細については、「個人用サイト とプロファイルを使用して共有する情報を管理する」を参照してください。

また、SharePoint Server 2010 では、オンラインまたはネットワークから切断されている間に豊富な SharePoint ワークスペース エクスペリエンスを提供し、ユーザーが外出先で共同作業できるようにすることで、どこからでも参加できます。

エンタープライズ コンテンツ管理

Microsoft の Enterprise Content Management (ECM) は、組織が大量のアンマネージド コンテンツによってもたらされる課題を克服するのに役立ちます。 SharePoint Server 2010 は、Microsoft ECM ソリューションの中心的な部分であり、Microsoft Office システムなどの使い慣れたツールとの統合を通じて、organizationのすべての従業員にコンテンツ管理を拡張します。 Microsoft ECM ソリューションは、コンテンツの作成から編集、コラボレーション、有効期限まで、コンテンツのライフサイクル全体を 1 つの統合プラットフォームで管理するための機能を提供します。

SharePoint Server 2010 は、組織が次の目標を達成できるようにする個別の機能セットを提供することで、組織がコンテンツのライフ サイクル全体を管理するのに役立ちます。

• 多様なコンテンツを管理する    SharePoint Server 2010 の ドキュメント管理機能 は、組織が複数の場所から一元管理されたリポジトリにさまざまなコンテンツを統合し、一貫性のある分類を行うのに役立ちます。 新しいドキュメント セット機能を使用すると、organizationは複数のドキュメントにまたがる作業製品を作成および管理できます。 統合された検索機能は、ユーザーがこの情報を見つけて共有し、使用するのに役立ちます。 新しい用語ストア機能などのメタデータ管理機能は、組織がサイト間でメタデータを一元的に管理するのに役立ちます。 メタデータは、情報の識別、構造化、検出、管理に役立つデータに関する情報です。 メタデータ駆動型ナビゲーションの新しいサポートと、ドキュメントにメタデータ フィールドを埋め込む機能により、情報の検索と検出が向上します。 コンテンツは、未承認のアクセスから保護することもできます。 ワークフローなどのコラボレーション ツールは、構造化された方法でドキュメントを作成、確認、承認するために、共同作業を改善するのに役立ちます。

• コンプライアンスと法的要件を満たす    SharePoint Server 2010 の レコード管理機能 を使用すると、組織は、進行中のレコードの横のインプレースまたはロックダウンされた中央リポジトリに、ビジネス レコードを格納および保護できます。 組織は、レコードに有効期限ポリシーを適用して、規制または企業のビジネス ポリシーに準拠するために適切な期間保持されるようにすることで、organizationに対する法的リスクを軽減できます。 監査証跡は、レコードが適切に保持されたことを内部および外部の監査者に証明します。 ホールドは、法的発見の下で特定のレコードに配置して、破棄を防ぐことができます。

• 複数の Web サイトを効率的に管理する    SharePoint Server 2010 の Web コンテンツ管理機能 を使用すると、ユーザーは使いやすいコンテンツ作成ツールと組み込みの承認プロセスを使用して Web コンテンツを発行できます。 従業員は、IT スタッフからの広範なサポートなしに、画像、オーディオ、ビデオなどのコンテンツをタイムリーに Web サイトにアップロードできます。 リッチ メディアの新しいサポートには、豊富なビューと選択機能、SharePoint コンテンツ タイプとしてのビデオのサポート、ストリーミング ビデオ インフラストラクチャ、スキン機能のある Silverlight メディア プレーヤーなどを備えた新しいアセット ライブラリが含まれています。 マスター ページとページ レイアウトの形式のテンプレートを使用すると、組織はページに一貫したブランド化を適用できます。 組み込みの Web 分析機能では、Traffic、Search、Inventory の分析レポートがサポートされます。 SharePoint Server 2010 では、イントラネット、エクストラネット、インターネット サイト、および多言語サイト用の単一の展開と管理インフラストラクチャも提供されます。

エンタープライズ検索

SharePoint Server 2010 は、エンタープライズ コンテンツ管理やコラボレーションなどの他のビジネス生産性機能を補完する強力な検索インフラストラクチャを提供し、より良い回答を迅速に取得し、知識と専門知識の影響を高めるのに役立ちます。

検索では、個人のコンテキストが考慮され、対話型ナビゲーションを使用して検索を絞り込んで、必要な情報を案内するのに役立ちます。 SharePoint Server は、より多くのコンテンツ ソースとコンテンツ タイプにわたって検索範囲を広げるため、SAP、Siebel、カスタム データベースなどのエンタープライズ アプリケーションを含む、エンタープライズ内のすべての情報に接続し、必要なユーザーが情報を利用できるようにします。

ビジネス インテリジェンス

ビジネス インテリジェンスは、組織のシステムに格納されている情報を受け取り、それを最も必要とする人々の手に委ねることで、情報に基づいた意思決定を行うことができる一連の方法論、テクノロジ、プロセスです。 SharePoint Server 2010 は、Microsoft ビジネス インテリジェンス プラットフォームの重要な部分として、ビジネス インテリジェンス機能をorganization内のすべてのユーザーに拡張し、すべてのユーザーが適切なデータにアクセスして適切な意思決定を行えるようにするのに役立ちます。

organizationは、データベース、電子メール メッセージ、スプレッドシート ファイルなど、さまざまな形式でデータを格納する可能性があります。 SharePoint Server 2010 は、さまざまなソースからデータを抽出し、分析と意思決定を容易にする方法でそのデータを提示するのに役立ちます。

Excel Servicesを使用すると、意思決定者は SharePoint サイトで Excel ブックを発行、共有、管理できます。 その後、organization内の他のユーザーは、データの分析時に、ブラウザーからセル値、数式、書式設定を変更できます。

SharePoint Server 2010 のPerformancePoint Servicesは、主要な組織の目標とメトリックの可視性を高め、分析と分析情報の深さを高めることができます。 organizationのユーザーまたは他のユーザーは、スコアカード、レポート、フィルターを含む対話型ダッシュボードを作成して使用して傾向を見つけることができます。 また、SharePoint サイトに豊富なグラフを追加し、SharePoint リスト、外部データ リスト、Business Data Connectivity Services、Excel Services、その他の Web パーツなど、さまざまなソースのデータにグラフを接続することもできます。

ポータル

SharePoint Server 2010 を使用すると、組織はビジネスのあらゆる側面 (エンタープライズ イントラネット ポータル、企業インターネット Web サイト、および部門ポータル サイト) のポータル サイトを構築および管理できます。 エンタープライズ イントラネットポータルと部門ポータルは、organization全体で個々のサイトを接続し、既存のビジネス アプリケーションへのアクセスを統合できます。 organizationのチームと個人は、ポータル サイトを使用して、仕事を行うために必要な専門知識、情報、ビジネス アプリケーションにアクセスできます。

ポータル サイトを使用するorganization内の個人は、個人用サイト サイトを利用できます。 個人用サイトは、ドキュメント、コンテンツ、リンク、連絡先を管理および保存するための中心的な場所を提供する個人用サイトです。 個人用サイトは、organization内の他のユーザーが、ユーザー、スキル、興味に関する情報を見つけるための窓口として機能します。 個人用サイトには、この記事で前述したソーシャル コンピューティング機能が含まれています。

SharePoint Server 2010 には、特定の種類のユーザーを対象とするコンテンツなど、組織が個々のユーザーのポータル サイトのエクスペリエンスをカスタマイズするために使用できる機能も含まれています。 organizationは、SharePoint Server 2010 などの SharePoint 互換 Web デザイン プログラムを使用して、ポータル サイトをさらにカスタマイズできます。

ビジネス プロセスとフォーム

SharePoint Server 2010 には、ビジネス プロセスの統合と合理化に役立つ多くの機能が用意されています。 ワークフローは、それらのプロセスに関連するタスクを管理および追跡することで、プロジェクトの承認やドキュメント レビューなどの一般的なビジネス プロセスを調整するコストを効率化できます。 SharePoint Server 2010 には、既存のワークフローをそのまま使用したり、ニーズに合わせてカスタマイズしたりできる定義済みのワークフローがいくつか用意されています。 SharePoint Designerを使用して、独自のビジネス プロセスをサポートするカスタム ワークフローを作成することもできます。

ブラウザー ベースのフォームを作成し、 Microsoft InfoPath 2010を使用しない組織からデータを収集することもできます。

一覧

リストにはさまざまな種類がありますが、項目を追加する手順は似ているため、さまざまな種類のリストを操作するためにいくつかの新しい手法を学ぶ必要はありません。 リスト アイテムは、複数の列にテキストを格納する形式ですが、一部のリストにはアイテムに添付ファイルを追加することもできます。

ライブラリ

ライブラリとは、チーム メンバーと共同でファイルの作成、収集、更新、管理を行うことのできるサイト上の場所です。 各ライブラリにはファイルの一覧とファイルに関する主要な情報が表示されるため、ユーザーが共同でファイルを使う場合に便利です。

Web ブラウザーからファイルをアップロードし、ライブラリにファイルを追加できます。 ファイルをライブラリに追加すると、適切なアクセス許可を持つ他のユーザーがファイルを表示できます。 ファイルが追加された時点でライブラリを既に表示していた場合は、追加されたファイルが表示されるように状況に応じてブラウザーの表示内容を更新してください。

SharePoint Server と互換性のあるプログラムを使用している場合は、ライブラリで作業中にテンプレートに基づいて新しいファイルを作成できます。 SharePoint ワークスペースや Microsoft Word などの別のプログラムからライブラリにファイルを保存することもできます。

サイトとページ

サイトは、チームが頻繁に参照するスケジュール、ガイドライン、ファイル、その他の情報を保存するなど、一般的な用途で使うことができます。 また、会議の記録や、組織のメンバーが頻繁にニュースやアイデアを投稿するブログのホスティングなど、より具体的な目的で使うこともできます。

組織ではページ、サブサイト、トップレベル サイトなどを使って、サイトのコンテンツを個別の独立した管理しやすいサイトに分けることができます。 たとえば、organization内の各部門には、大規模なポータル サイトの一部である独自のチーム サイトがある場合があります。

リストやライブラリを追加することで、サイトにコンテンツを追加できます。 権限があれば、サイトにページを追加することもできます。 また、Web パーツのページを追加すると、Web パーツを使って動的なコンテンツを簡単に追加できます。

新しいサイトを作成する必要がある場合は、サイトの新規作成時に数種類のサイト テンプレートから適切なものを選ぶことができます。 ユーザーがサイトやサブサイトを作成できるかどうかは、組織がそのサイトとそれらを作成する権限をどのようにセットアップしているかにより決まります。 組織でサイトへのアクセス権を管理する方法の詳細については、サイトの所有者または管理者にお問い合わせください。

コンテンツに移動する

ナビゲーション用の要素を使うと、必要なコンテンツを簡単に閲覧できます。 カスタマイズできるナビゲーション用の要素は、トップ リンク バーとサイド リンク バーの 2 つです。

各リストまたはライブラリの設定用ページを使って、サイド リンク バーに表示するリストやライブラリを選ぶことができます。 また、リンクの順序を変更したり、リンクを追加または削除したり、リンクを整理するセクションを追加または削除したりできます。 たとえば、[リスト] セクションに含まれるリストが多すぎる場合、タスク リスト用の新しいセクションを追加して、タスク リストへのリンクを含めることができます。 これらのすべての変更を、SharePoint Server 2010 と互換性のあるブラウザー内から行うことができます。 サイトの外部にあるページへのリンクを追加することもできます。

サイトの各ページ最上部にタブの並びが表示されており、サイトのユーザーはこのトップ リンク バーからサイト コレクションの他のサイトに移動できます。 サイトの新規作成時に、そのサイトを親サイトのトップ リンク バーに含めるかどうかや、親サイトのトップ リンク バーを使えるようにするかどうかを選ぶことができます。

サイトで固有のトップ リンク バーを使っている場合、サイトのトップ リンク バーに表示されるリンクをカスタマイズできます。 また、親サイトのトップ リンク バーを継承するように設定すると、親サイト内に作成されるサイトをトップ リンク バーに表示できます。 サイト コレクション以外のサイトへのリンクを含めることもできます。

コンテンツへのアクセスを管理する

サイトの所有者または管理者は、ユーザーや、ユーザーを含む SharePoint グループに権限レベルを設定できます。 権限の対象となるのは、サイト、サイト上のリストとライブラリ、リストとライブラリ内のアイテムです。

特定のサイト、リスト、ライブラリ、リストまたはライブラリ内のフォルダー、リスト アイテム、ドキュメントなど、オブジェクトごとに異なる権限レベルを割り当てることができます。

リストおよびライブラリを整理する

リストとライブラリを整理する方法は、グループのニーズと、情報を保存して検索する方法によって異なります。 いくつかの点を考慮すると、組織に最も適した構造をセットアップできます。

リストとライブラリの情報は、タイトル、姓、会社などの列に格納されます。 リストまたはライブラリ内の列見出しをクリックすると、スプレッドシートと同様に、列を使用して項目を並べ替えたりフィルター処理したりできます。 また、ビューを使用して、最も重要なリストまたはライブラリ内の項目を表示することもできます。

ユーザー補助機能を使う

サイトは、キー操作だけでリスト、ライブラリ、その他の機能に完全にアクセスできるようにデザインされます。 また、アクセシビリティ テクノロジの利用者がより簡単にメニューやその他のコントロールを操作できるモードも用意されています。 キーボード ユーザーは、[メイン コンテンツにスキップ] を使うと、定型的なナビゲーション リンクをスキップしてより重要なコンテンツへのリンクにアクセスできます。

見出しのマークアップによって、構造が明確に定義され、スクリーン リーダーの利用者に使いやすいナビゲーション機能が提供されます。 サイトにアップロードされた画像には、ユーザー設定の代替テキストを定義できます。 たとえば、サイト画像 Web パーツでホーム ページに表示される画像や、画像ライブラリに追加する画像に、カスタムの代替テキストを設定できます。 サイトを表示する場合、Windows のハイ コントラスト オプションは、視力の低いユーザーに適しています。

バージョンを管理する

ミスした場合に前のバージョンを復元したり、変更のバージョン履歴を表示したりできるように、リストまたはライブラリのバージョンを管理するように設定できます。 バージョンを管理すると、アイテムまたはファイルとそれらのプロパティの改訂が保存されます。 これにより、コンテンツの改訂を詳細に管理することができ、現在のバージョンにミスがある場合は前のバージョンに戻すこともできます。 複数のユーザーがプロジェクトで共同作業する場合や、情報が開発とレビューの複数の段階で使われる場合は、特にバージョン管理が役立ちます。

1. 現在発行されているメジャー バージョンが強調表示されます。バージョン番号は整数です。

2. プロパティまたはメタデータが変更されると、新しいバージョンが作成されます。

3. ファイルの最初のバージョンは、常にマイナー バージョン番号 0.1 です。

バージョン管理は、予定表、問題追跡リスト、カスタム リストなど、すべての既定のリストの種類のリスト アイテムと、Web パーツ ページを含むライブラリに格納できるすべてのファイルの種類に対して使用できます。

共同編集ドキュメント

2 人以上のユーザーが、WordドキュメントまたはPowerPointプレゼンテーションを同時に編集できます。 この新機能を使用すると、SharePoint に格納されているファイルの一部を読み書きできます。 たとえば、同僚が同じドキュメント内の別の段落と同時に作業している間に、Wordドキュメント内の 1 つの段落で作業できます。

変更時に更新を受け取る

RSS は、標準化された形式で情報を送受信するための便利な方法で、リストやライブラリの更新にも使うことができます。 標準化された XML ファイル形式を使うことにより、情報をさまざまなプログラムで表示できます。 また、コンテンツがいつ変更されたかを把握できるように、アラートを設定してリストとライブラリをサブスクライブすることもできます。

チームでフィードを使うと、チームのフィードを購読するチーム メンバー向けにコンテンツをカスタマイズしたり、チームの Web サイトへのリンクを提供できます。 RSS フィードを使うと、チームの進捗やプロジェクトの更新状況を簡単に管理できます。 チームの複数の Web サイトを閲覧する代わりに、それらのサイトからの最新のニュースや更新を自動的に入手できます。

ワークフローを管理する

ワークフローは、サイトのドキュメントとアイテムに特定のビジネス プロセスを実装することで、ユーザーがドキュメントで共同作業したり、プロジェクト タスクを管理するのに役立ちます。 ワークフローは、組織が一貫したビジネス プロセスに従うように支援します。 また、特定のビジネス プロセスに関するタスクと手順を管理することで、組織の効率と生産性を向上させます。 これにより、これらのタスクを実行するユーザーは、ワークフローの管理を気にする必要がなく作業に集中できます。

ワークフローにより、一般的なビジネス プロセス (プロジェクトの承認またはドキュメントのレビューなど) に関連する人的作業を管理して、これらのプロセスの調整に必要なコストや時間を合理化できます。 たとえば、organizationでは、定義済みの承認ワークフローを使用したり、カスタム ワークフローを作成してデプロイしたりして、別のビジネス プロセスを管理できます。

コンテンツ タイプを操作する

リストまたはライブラリは、複数のコンテンツ タイプをサポートできます。 コンテンツ タイプを使うと、組織は大量のコンテンツをより効率的に整理、管理、処理できます。 リストまたはライブラリで複数のコンテンツ タイプを許可するように設定した場合、利用可能なオプションの一覧からマーケティング プレゼンテーションまたは契約など、組織でよく使われるコンテンツ タイプを追加できます。

リストやライブラリにコンテンツ タイプを追加した後で、そのリストやライブラリにそのタイプのアイテムを含めることができます。 その後、ユーザーはそのリストまたはライブラリの [新しい項目] ボタンを使用して、その種類の新しい項目を作成できます。

リストまたはライブラリにコンテンツ タイプを追加する主な利点の 1 つは、1 つのリストまたはライブラリに複数のアイテム タイプやドキュメント タイプを含めることができるようになり、それぞれに固有のメタデータ、ポリシー、または動作を設定できることです。 コンテンツ タイプの操作の詳細については、「コンテンツ タイプ とコンテンツ タイプの公開の概要」を参照してください。