プロジェクト管理の目標: プロジェクト情報を伝達する

	チームから進捗状況情報を取得する場合や、プロジェクト進捗状況をエグゼクティブに伝えることなど、プロジェクト情報の伝達は多くの場合困難です。 プロジェクト情報を伝達および報告するタイミングと方法について説明します。 そうしないと、効果的なコラボレーションが損なわれ、プロジェクトの成功が危険にさらされる可能性があります。 プロジェクト管理ガイドの他の記事については、「プロジェクト管理のロード マップ」を参照してください。

開始前のプロジェクト管理のヒント . . .

• 関係者を一覧表示する プロジェクトを開始する前に、関係者が誰であるかを確認します。 プロジェクトを失速させる確実な方法の 1 つは、プロジェクトに影響を与えている、または進まない重要な利害関係者を忘れることです。
• コミュニケーション プランを早期に進める プロジェクトを開始する前に、プロジェクトへのコミュニケーション戦略とプロセスを設計します。 さらに良いのは、コミュニケーション プロセスをプロジェクトの最初の行にタスクとして表示して、コラボレーションのこの重要な部分が全員のコミットメントになるようにすることです。
• 頻繁にコミュニケーションを取る 週に一度タスクステータス情報を収集することは、問題がエスカレートする前に回避するために重要です。 それよりも頻繁にコミュニケーションを取っていると、準備に余分な時間がかかるため、チーム メンバーが更新の送信を停止する可能性があります。
• 問題の検索 ネガティブなことを何も聞いていないためにすべてがうまくいっているように見える場合は、おそらくトラブルに向かっています。 最高の実行プロジェクトでさえ問題があります。 あなたの仕事は、彼らがより大きな問題に発展する前にそれらを見つけに行くことです。
• 適切なテクノロジを使用する チーム メンバーや関係者のコミュニケーション ニーズを理解します。 たとえば、タスクの状態を報告するチーム メンバーはメールや Project Online を使いたいと考えているかもしれませんが、経営幹部は適切に表現されたグラフやピボットテーブルを好むかもしれません。 コミュニケーションに役立つプログラムのリストを次に示します。

アプリケーション	利点	欠点
Project	あらゆるレベルの利害関係者向けのプレゼンテーション ツールが組み込まれています。 タイムラインとチーム プランナーのビューを簡単に理解できる。 複雑なデータを通信するために、Excel や Visio にデータをエクスポートします。	会社で Project を使用していない可能性があります。 会社が取り組んでいるプロジェクトは小さすぎて、強力なスケジューリング ソフトウェアを利用できない場合があります。
Project Online	organization 全体の高度なコミュニケーションとレポート プロジェクト情報に最適です。 複数のプロジェクトまたはプロジェクトのポートフォリオのステータスを比較できます。	小規模な企業では、Project Online をインストールして使用するためにコンサルタントの助けが必要になる場合があります。
Excel	Project では、ANOVA 分析や達成額分析などの高度な分析のためにデータを Excel にエクスポートできます。 プロジェクトの初期計画や、後で Project に追加できる高レベルの成果物に最適です。	Excel には、より複雑なプロジェクト向けの自動スケジュール機能がありません。
Word	予算や成果物などの計画ドキュメントを共有する必要がある開始フェーズに最適です。	エグゼクティブ ステークホルダー向けのビジュアル プレゼンテーションには適していません。 代わりに、Excel、Visio、PowerPoint、または Project 独自のレポート機能を使用します。
SharePoint	Project Server を使用せずに同期機能を提供します。 1 つのタスク リストの変更は、もう 1 つのタスク リストに反映されます。	会社全体に展開するにはコストがかかります。 SharePoint をインストールするための会社のリソースがない場合は、 SharePoint Online で Microsoft 365 を使用できます。
PowerPoint	経営幹部の利害関係者へのインパクトのあるプレゼンテーションに最適です。	アナリストやエンジニアは、複雑な予算分析のためにより詳細なグラフを必要とする場合があります。
Visio	ビジネス プロセスや製造プロセスを フロー チャートやその他の図で伝える必要があるプロジェクトの初期段階に最適です。	エグゼクティブ対象ユーザーには情報が多すぎる可能性があります。 代わりに、Project 独自のレポート機能を使用してください。
Microsoft Teams	さまざまな場所のチームに最適です。 インスタント メッセージング、音声、ビデオ、またはオンライン会議中に、プロジェクト情報を共有できます。	デプロイするために IT 部門が必要になる場合があります。

プロジェクト情報を伝達する

Project Online から状態の更新を確認する	チームが Project Online を使用している場合は、プロジェクトの進捗状況についてチームと連絡を取る前に、サーバーからタスクの状態の更新をダウンロードします。
単純に、または高度な方法で、スケジュールの進捗状況を管理する	進捗状況を追跡する簡単な方法と、より複雑な方法があります。 プロジェクトとチームに最適な方法を見つけます。
達成額に関する情報を伝える	達成額の情報をキャプチャすることは、プロジェクトのパフォーマンスの良いところと悪いところを発見するためのより高度ではありますが、非常に強力なステップです。 このような情報から得た全体的な概要は、関係者が必要とする情報です。
プロジェクト レポートを作成する	Project を使用すると、他のソフトウェアを使用せずに、必要なプロジェクト データがどのようなものであっても、グラフィックを駆使した人目を引くレポートを作成し、カスタマイズできます。 プロジェクトで作業するうちに、レポートは最新の情報を反映するように変更されるため、手動で更新する必要はありません。
SharePoint タスク リストと同期する	チーム メンバーはスケジュールを確認し、作業内容を SharePoint で更新することができます。その変更は Project に表示されます。 その逆も同様です。
Microsoft 365 を使用する	Microsoft 365 を使用してプロジェクト情報を伝達します。 インターネットに接続されている PC で作業している限り、フルバージョンの Word、Excel、PowerPoint、または OneNote をオンデマンドでどこからでも使用してドキュメントを操作できます。
タスクの変更をサーバーに発行する	タスクに変更を加えたら、それらの変更を Project Online に公開して、すべてのユーザーが作業を続行するための適切な情報を入手できるようにします。
Microsoft Teams と通信する	ユーザーが会議に参加できない場合は、Teams を使用してプロジェクト情報を共有します。 PowerPoint スライド、Excel シート、または OneNote ノートブックを共有して、プロジェクト計画を共有します。 People は、オフィス、自宅、またはモバイル デバイスを使用してオンライン会議に参加できます。

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