このトピックでは、サイト コレクションでドキュメント セット機能を有効にする方法と、ドキュメント セット コンテンツ タイプを構成する方法について説明します。
この記事の内容
サイト コレクションでドキュメント セットを有効にする
サイト コレクションに対してドキュメント セット機能がアクティブ化されていない場合は、新しいドキュメント セット コンテンツ タイプを作成または構成する前にアクティブ化する必要があります。 ドキュメント セット機能を有効にするには、サイト コレクションの管理者である必要があります。
- ドキュメント セットを有効にするサイト コレクションの最上位のサイトに移動します。
- [サイトの操作] メニューの [サイトの設定] をクリックします。
- [サイト コレクションの管理] で、[サイト コレクションの機能] をクリックします。
- 一覧で [ドキュメント セット] を見つけて、[有効にする] をクリックします。
新しいドキュメント セット コンテンツ タイプを作成する
サイト ユーザーがドキュメント セットを使用して複数ドキュメント作業製品の新しいインスタンスを作成できるようにするには、まず、管理する各作業製品のドキュメント セット コンテンツ タイプを作成して構成してから、使用するドキュメント ライブラリに追加する必要があります。 ドキュメント セット コンテンツ タイプの作成および構成が完了したら、ユーザーがドキュメント セットを作成するライブラリに追加する必要があります。
ドキュメント セット コンテンツ タイプを作成または構成するには、サイト コレクションの管理者かサイトの所有者である必要があります。
- [サイトの操作] メニューの [サイトの設定] をクリックします。
- [ ギャラリー] で、[ サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。
- [サイト コンテンツ タイプ] ページで、[作成] をクリックします。
- [ 名前と説明 ] セクションの [ 名前 ] ボックスに、新しいドキュメント セットに付ける名前を入力します。 これは、ユーザーがドキュメント セットの新しいインスタンスを作成するときに表示される名前です。
- [説明] ボックスに、ドキュメント セットの説明を入力します。
- [ 親コンテンツ タイプの選択元] で、[ ドキュメント セット コンテンツ タイプ] をクリックします。 ( ドキュメント セット コンテンツ タイプ がオプションでない場合、ドキュメント セット機能がこのサイト コレクションに対してアクティブ化されない可能性があります)。
- [ グループ ] セクションで、新しいドキュメント セット コンテンツ タイプを新しいグループまたは既存のグループに分類するかどうかを指定します。
- [OK] をクリックします。
新しいドキュメント セット コンテンツ タイプを作成すると、コンテンツ タイプの [サイト コンテンツ タイプ] 情報ページが表示され、コンテンツ タイプの追加設定を構成できます。
ドキュメント セット コンテンツ タイプを構成またはカスタマイズする
[サイトの操作] メニューの [サイトの設定] をクリックします。
[ ギャラリー] で、[ サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。
[サイト コンテンツ タイプ] ページで、構成するドキュメント セット コンテンツ タイプの名前をクリックします。
[ 設定] で、[ ドキュメント セットの設定] をクリックします。
[ 許可されるコンテンツ タイプ ] セクションの [使用可能なサイト コンテンツ タイプ] で、このドキュメント セット内で許可するコンテンツ タイプを選択し、[ 追加 ] ボタンをクリックして、[ ドキュメント セット] ボックスで許可されているコンテンツ タイプ に移動します。 ドキュメント セットに含めるコンテンツ タイプごとに、この手順を繰り返します。
注
[許可されるコンテンツ タイプ] 設定は、ドキュメント セット内の [新規] メニューを使用して追加されたドキュメントにのみ適用されます。
[既定のコンテンツ] セクションで、既定のコンテンツをアップロードするコンテンツ タイプを選び、[参照] をクリックして、アップロードするファイルを指定します。 ドキュメント セットの新しいインスタンスを作成すると、作成者に対して既定のコンテンツが自動的に作成されます。
たとえば、製品設計プロセスを管理するためのドキュメント セットを作成しているとします。 ここで、文書作成時に入力する必要がある標準の情報の一部があらかじめ入力された製品設計文書用の標準の Microsoft Word 文書テンプレートが組織にある場合は、そのテンプレートを既定のコンテンツとしてアップロードできます。 organizationには、製品設計ドキュメントの標準 Microsoft Word ドキュメント テンプレートがあり、作成者が完了する必要がある標準的な情報の一部が事前に入力されている場合があります。 作成者は、そのコピーを編集して追加の情報を入力できます。 作成者が製品設計ドキュメント セットの新しいインスタンスを作成すると、製品デザイン ドキュメントのコピーが作成され、編集して追加情報を追加できます。
ドキュメント セットにコンテンツ タイプの既定のコンテンツを含めないことを選択した場合、ドキュメント セットの新しいインスタンスを作成すると、作成者に対してファイルは自動的に作成されず、作成者はドキュメント セット内で最初から作成したり、ドキュメント セットにドキュメントをアップロードしたりできます。
このドキュメント セット内に複数のコンテンツ タイプがあり、それぞれの既定のコンテンツをアップロードする場合は、[ 新しい既定のコンテンツの追加] をクリックし、既定のコンテンツを指定する次のコンテンツ タイプを選択し、[ 参照 ] をクリックして、アップロードするファイルを探します。 このドキュメント セットの個々のコンテンツ タイプに目的の既定のコンテンツをすべて指定するまで、この手順を繰り返します。
ドキュメント セットのインスタンス内の個々のファイルの名前にドキュメント セットの名前を追加する場合は、[ドキュメント セットの名前を各ファイル名に追加する] の横にある [チェック] ボックスを選択します。 これにより、ライブラリに複数のドキュメント セットが含まれている場合などに、ユーザーがライブラリでファイルを識別しやすくなります。
[ 共有列] セクションで、ドキュメント セット内の各コンテンツ タイプで共有する列を選択します。
ドキュメント セット内の複数ドキュメントで共有の列は読み取り専用であり、そのドキュメント セットでのみ編集できます。 ドキュメント セットの共有列の値を変更すると、これらの更新はセット内のドキュメントの共有列の値に同期されます。
[ ウェルカム ページ列] セクションで、ドキュメント セットのウェルカム ページに表示する列を指定します。
[ウェルカム ページ] セクションで、[ウェルカム ページのカスタマイズ] をクリックして、ドキュメント セットのインスタンスごとにユーザーに表示されるウェルカム ページの外観をカスタマイズします。
ウェルカム ページに加えた変更を、このドキュメント セットを継承するドキュメント セットに適用する場合は、[このコンテンツ タイプを継承するドキュメント セットのウェルカム ページを更新します] チェック ボックスをオンにします。
[ 更新リストとサイト コンテンツ タイプ] セクションで、このドキュメント セットから継承するコンテンツ タイプを、行った変更で更新するかどうかを指定します。
[OK] をクリックします。
ドキュメント セット コンテンツ タイプの作成および構成が完了したら、ユーザーがドキュメント セットを作成するライブラリに追加する必要があります。