ドキュメント セットは、1 つのエンティティとして管理できる関連ドキュメントのグループです。 1 つの手順でドキュメント セットを作成し、その特性とメタデータを定義できます。
ドキュメント セットとは
多くの種類のプロジェクトでは、多くの場合、関連するドキュメントのセット全体が生成されます。 場合によっては、この一連のドキュメントがプロジェクトの結果であるか、"成果物" である可能性があります。 たとえば、プロのサービス会社は、可能なクライアントからの提案の要求に応答するときに、標準的な "ピッチ ブック" を生成する可能性があります。 ピッチブックには常にこれらの作品が含まれている場合があり、各作品は特定のプロジェクトの特定の要件に従ってカスタマイズされます。
- サービス会社の概要
- 強み、弱点、機会、脅威 (SWOT) 分析
- ビジネス プラン
- 同等の会社分析
それ以外の場合、この一連のドキュメントは、より大きなプロジェクトをサポートし、他の何かの作成または配信につながるさまざまな種類の情報のみを表す場合があります。 たとえば、製造会社は、製造する製品ごとに、設計、テスト、製造に関連する標準のドキュメント セットを作成する場合があります。
これらのドキュメントは、同時に作成することも、フェーズで作成することもできます。 ドキュメントは、1 人または多くのユーザーによって生成またはレビューされる場合があります。 すべてのドキュメントが同じ形式 (Word ドキュメントなど) である場合があります。 または、さまざまなファイル形式 (ドキュメント、OneNote ノートブック、Word PowerPoint プレゼンテーション、Visio ダイアグラム、Excel ブックなど) が異なる場合があります。
ドキュメント セットは、組織がこのような状況をより簡単に管理するのに役立ちます。 ドキュメント セットは、複数の関連ドキュメントを 1 つのビューに整理し、1 つのエンティティとして作業および管理できます。 新しいドキュメント セットを作成するときは、実際に新しいコンテンツ タイプを作成します。 コンテンツ タイプはサイト コレクション全体で使用できるようになり、異なる複数ドキュメント作業製品ごとに新しいドキュメント セット コンテンツ タイプを構成できます。
ドキュメント セット コンテンツ タイプをライブラリに追加すると、ユーザーは 1 つのドキュメントを作成するのと同じ方法で、ドキュメント セットの新しいインスタンスを作成できます。
ドキュメント セットでは何ができますか?
ドキュメント セット コンテンツ タイプには、複数のドキュメント作業製品を正常に作成および管理するためのいくつかの特定の機能があります。 ドキュメント セット コンテンツ タイプを構成する場合は、次のいずれかの操作を実行できます。
- ユーザーがセットに関して必要とするすべての情報を含むドキュメント セットのウェルカム ページをカスタマイズします。 ウェルカム ページは、ドキュメント セットで作業しているチーム メンバー (たとえば、プロジェクト タイムライン、リソースへのリンクなど) を支援するために、プロジェクト情報やリソースを表示するように設定できる Web パーツ ページです。 また、セットに追加されたドキュメントの一覧も表示されます。
- ドキュメント セットの新しい各インスタンスに自動的に作成して含める既定のコンテンツを指定します。 特定のドキュメントを自動的に含め、ユーザーが使用するテンプレートを制御できます。 既定のドキュメントが正しいコンテンツ タイプであることを確認できます。 たとえば、organizationに特定の種類の通信に使用するブランド化されたテンプレートがある場合は、ドキュメント セット コンテンツ タイプを構成するときにこれらをアップロードできます。
- ドキュメント セット内で使用できる許可されるコンテンツ タイプ (ドキュメント ファイル、画像、オーディオ、ビデオなど) を指定します。
- セット内のすべてのドキュメントに対して必要な共有メタデータとメタデータ列を指定します。 既定のドキュメントは、ドキュメント セットの作成時にメタデータと共に自動的にプロビジョニングされ、[ようこそ] ページに共有メタデータを表示できます。
- ドキュメント セットに使用するワークフローを割り当てます。 標準のレビューワークフローまたは承認ワークフローはドキュメント セットと共に使用できます。ドキュメント セット全体は、単一のファイルであるかのようにワークフローステップを進めます。 さらに、organizationはドキュメント セットのカスタム ワークフローを開発できます。
- コンテンツ オーガナイザーにドキュメント セットを送信して、対象のフォルダー、サイト、またはライブラリにルーティングします。
ドキュメント セット コンテンツ タイプをライブラリに追加すると、サイト ユーザーは使い慣れたドキュメント管理機能と特別なドキュメント セット機能を使用できます。
ドキュメント セットの作成者は、次のいずれかのタスクを実行できます。
- ドキュメント ライブラリの [新しいドキュメント] コマンドを使用して、 新しいマルチドキュメント 作業製品を迅速かつ簡単に作成します。
- ドキュメント セット内の現在のプロパティとドキュメントのバージョン履歴スナップショットをCaptureします。
- ドキュメント セット全体またはドキュメント セット内の個々のアイテムでワークフローを開始し、レビューや承認などの一般的なタスクを管理します。
- ドキュメント セットへのリンクを電子メールで送信します。
- [送信先] コマンドを使用して、ドキュメント セットを別の場所に移動またはコピーします (宛先はサーバーの全体管理内で構成する必要があります)。
- ドキュメント セットのアクセス許可を管理します。