Access に含まれるすべてのテンプレートは、定義済みのテーブル、フォーム、レポート、クエリ、マクロ、リレーションシップを含む完全な追跡アプリケーションです。 これらのテンプレートは、テンプレートに基づいて新しいデータベースを作成し、すぐに起動して実行できるように、すぐに役立つよう設計されています。 ただし、フィールドの追加や名前の変更、レポートの変更など、新しいデータベースを変更したい場合があります。
この記事では、テンプレートから作成されたデータベースに適用する可能性がある最も一般的な変更を実行する方法について説明します。 特定の領域の詳細については、記事へのリンクを参照してください。
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テーブルとフィールドの基本を学習する
データベースを作成するときは、テーブル (行と列のサブジェクト ベースのリスト) にデータを格納します。 追跡する情報項目は、フィールド (列とも呼ばれます) に格納します。 たとえば、連絡先テーブルでは、姓、名、電話番号、住所のフィールドを作成できます。 製品テーブルの場合、製品名、製品 ID、および価格のフィールドを作成できます。
フィールドを慎重に選択することが重要です。 たとえば、通常、計算値を格納するフィールドを作成することは不適切な考えです。 ほとんどの場合、必要に応じて値 Access 計算できます。 フィールドを選択するときは、その最小の役に立つ部分に情報を格納してみてください。 たとえば、1 つのフィールドに完全な名前を付ける代わりに、姓と名を個別に格納することを検討してください。 一般に、情報の項目に対してレポート、並べ替え、検索、または計算を実行する必要がある場合は、それ自体でフィールドに配置します。
データベースの設計およびフィールドの選択の詳細については、「データベース設計の基本」を参照してください。
フィールドには、特定の定義特性があります。 たとえば、すべてのフィールドには、テーブル内のフィールドを一意に識別する名前があります。 フィールドには、格納する情報と一致するように選択されたデータ型もあります。 データ型は、格納できる値と、それらの値に対して実行できる操作、および各値に確保するストレージ領域の量を決定します。 すべてのフィールドには、フィールドの外観または動作の特性を定義するプロパティと呼ばれる設定のグループも関連付けられています。 たとえば、 Format プロパティは、フィールドの表示レイアウト (つまり、表示時の表示方法) を定義します。
テーブルに新しいフィールドを挿入、追加、作成する
データシート ビューのテーブルにフィールドを簡単に追加できます。 ただし、デザイン ビューのテーブルにフィールドを追加することもできます。 データシート ビューでは、[クリックして列を追加] 見出しの下のセルにデータを入力して、フィールド を追加 します。 デザイン ビューでテーブルにフィールドを追加することもできます。
データシート ビューでテーブルにフィールドを追加する方法の詳細については、データシートの列の 追加または削除に関する記事を参照してください。
デザイン ビューでテーブルにフィールドを追加する方法の詳細については、テーブルの 作成とフィールドの追加に関する記事を参照してください。
注: テーブルに新しいフィールドを追加しても、フィールドは既存のフォームとレポートに自動的に追加されません。 フィールドが表示されるようにするには、これらのフォームとレポートにフィールドを手動で追加する必要があります。
テーブルからフィールドを削除する
可能であれば、指定されたテンプレートの 1 つから生成されたデータベースからフィールドを削除しないようにする必要があります。フィールドは、フォームやレポートなどの他のデータベース オブジェクトで使用されている可能性があります。 したがって、フィールドを削除すると、フィールドを使用する他のデータベース オブジェクトを使用しようとすると結果が生じ、データベース オブジェクトは期待どおりに機能しません。 他のオブジェクトが正しく動作するためには、フィールドへの参照を使用するすべてのオブジェクトから削除する必要があります。
テンプレートから生成されたデータベースからフィールドを削除する必要があると判断した場合は、データシート ビューまたはデザイン ビューで削除できます。 他のデータベース オブジェクトが削除されたフィールドを参照している場合は、その他のオブジェクトを変更して参照を削除する必要があります。 たとえば、削除されたフィールドにバインドされているコントロールがレポートに含まれており、レポートを実行すると、そのフィールドのデータが見つからないため、エラー メッセージが表示されます。
フィールドを削除すると、そのフィールドに格納されているすべての情報が完全に削除されます。 そのため、フィールドを削除するときは注意が必要です。また、フィールドを削除する前にデータベースのバックアップ コピーを作成する必要があります。
フィールドを削除する前に、テーブルリレーションシップに含まれていないことを確認する必要があります。 リレーションシップが存在するフィールドを削除しようとすると、最初にリレーションシップを削除する必要があることを警告します。
テーブルリレーションシップを削除する手順については、リレーションシップの 作成、編集、または削除に関する記事を参照してください。
テーブルからフィールドを削除する方法の詳細な手順については、「フィールドを削除する」の記事 を参照してください。
フィールドまたはテーブルの名前を変更する
可能であれば、指定されたテンプレートの 1 つから生成されたデータベース内のフィールドまたはテーブルの名前を変更しないようにする必要があります。フィールドまたはテーブルは、フォームやレポートなどの他のデータベース オブジェクトで使用されている可能性があります。 したがって、フィールドまたはテーブルの名前を変更すると、フィールドまたはテーブルを使用する他のデータベース オブジェクトを使用しようとすると、結果が生じることがあります。 他のオブジェクトは、引き続き古い名前を参照している場合、期待どおりに動作しない可能性があります。 他のオブジェクトが正しく機能するためには、古い名前を新しい名前に変更する必要があります。 [アクセス オプション] ダイアログ ボックスの [現在のデータベース] カテゴリで [名前のオートコレクトの実行] チェック ボックスをオンにすると、この作業の大部分が自動的に実行されます。
データシート ビューの列見出しに表示されるテキストを変更したい場合があります。 これを行うには、フィールドの名前を変更する必要はありません。 列見出しのテキストのみを変更し、フィールドの名前を変更しない場合は、「 列見出しに表示されるテキストを変更する」セクションを参照してください。
必要に応じて、ナビゲーション ウィンドウのテーブルの名前を変更したり、データシート ビューまたはデザイン ビューのフィールドの名前を変更したりできます。 これを行う前に、[ オートコレクトの名前 ] オプションがまだオンになっていない場合は、オンにすることを検討してください。
[名前のオートコレクト] オプションをオンにする
フィールド、テーブル、フォーム、レポートなどのデータベース オブジェクトの名前を変更する場合は、通常、名前の変更をデータベース全体に反映する必要があります。 それ以外の場合、古い名前を参照するオブジェクトは期待どおりに機能しません。 Access は、名前の変更を反映するのに役立つ Name AutoCorrect 機能を提供します。 既定では、 Access内のすべての新しいデータベースに対して Name AutoCorrect が有効になります。 ただし、オフになっている場合は、次の操作を実行してオンにすることができます。
[名前のオートコレクト] オプションをオンにする
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[ファイル] メニューの [オプション] をクリックします。
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[ アクセス オプション] ダイアログ ボックスの左側のウィンドウで、[ 現在のデータベース] をクリックします。
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[ 名前のオートコレクト オプション] で、[ トラック名のオートコレクト情報 ] チェック ボックスをオンにし、[ オートコレクトの名前を実行 する] チェック ボックスをオンにします。
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名前オートコレクトによって実行される各変更をログに記録するテーブルを保持する場合は、[ AutoCorrect の変更のログ名 ] チェック ボックスをオンにします。
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[OK] をクリックします。
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変更を保存するには、クイック アクセス ツール バーの [保存] をクリックします。
注: オートコレクトの名前機能は、オートコレクト機能と同じではありません。 名前オートコレクト機能は、オブジェクト間の参照を修正します。 オートコレクト機能は、スペルミスの多い単語や語句を修正します。
データシート ビューのフィールドの名前を変更する
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ナビゲーション ウィンドウで、フィールドの名前を変更するテーブルをダブルクリックします。
テーブルがデータシート ビューで開きます。
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名前を変更するフィールドの列見出しを右クリックし、ショートカット メニューの [ フィールドの名前変更 ] をクリックします。
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フィールドの新しい名前を入力し、Enter キーを押します。
デザイン ビューでフィールドの名前を変更する
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ナビゲーション ウィンドウで、フィールドの名前を変更するテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [ デザイン ビュー ] をクリックします。
テーブルがデザイン ビューで開きます。
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名前を変更するフィールドの [ フィールド名] 列のセルをクリックします。
ヒント: フィールド名全体を選択するには、ポインターが矢印に変わるまで、名前の最初の文字の左側をポイントし、 をクリックします。
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テキストを編集してフィールドの名前を変更します。
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変更を保存するには、クイック アクセス ツール バーの [保存] をクリックします。
テーブルの名前を変更する
テーブルとその他のほとんどのデータベース オブジェクトの名前は、ナビゲーション ウィンドウから直接変更できます。
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ナビゲーション ウィンドウで、名前を変更するテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [名前の変更 ] をクリックします。
注: テーブルの名前を変更するには、テーブルを参照するすべての開いているオブジェクトを閉じる必要があります。
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新しい名前を入力し、Enter キーを押します。
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変更を保存するには、クイック アクセス ツール バーの [保存] をクリックします。
列見出しに表示されるテキストを変更する
キャプションは、フィールドの Caption プロパティを設定してフィールドに割り当てることができるタイトルまたは見出しです。 キャプションはフィールド名に依存しません。すべてのフィールドにはフィールド名があり、キャプションを付けることもできます。 たとえば、フィールド名をスペースを埋め込まない 1 つの単語にする場合があります。 その後、 Caption プロパティを使用して、スペースを含むわかりやすい名前を作成できます。 Access では、データシート ビューのフィールド名の代わりにキャプションが表示され、クエリ、フォーム、レポートのラベルと見出しにキャプションが表示されます。
Caption プロパティのテキストを指定しない場合、フィールド名は既定で使用されます。
データシート ビューの列の見出しに表示される名前を変更する場合は、フィールドの Caption プロパティを設定することで、フィールド名を変更せずに変更できます。 フィールドの Caption プロパティを変更するには、次の操作を行います。
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ナビゲーション ウィンドウで、キャプションを変更するテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [ デザイン ビュー ] をクリックします。
テーブルがデザイン ビューで開きます。
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Caption プロパティを設定するフィールドの [フィールド名] 列のセルをクリックします。
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下部のセクションの [フィールドのプロパティ] の [ 全般 ] タブで、[ キャプション] をクリックします。
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フィールドの新しいキャプションを入力します。
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変更を保存するには、クイック アクセス ツール バーの [保存] をクリックします。
次にデータシート ビューでテーブルを開くと、フィールド名ではなくキャプションが列見出しに表示されます。
フォームまたはレポートにフィールドを追加する
テンプレートに基づいてデータベースを作成すると、すぐに操作できる多数の組み込みの事前設計済みフォームとレポートがデータベースに含まれます。 ただし、フォームまたはレポートにフィールドを追加する必要がある場合があります。 フォームまたはレポートにフィールドを追加すると、コントロールと呼ばれるものを作成 します。
コントロールは、データの表示、アクションの実行、ユーザー インターフェイス (ラベル、画像など) を強化する情報の表示と操作を行うためのオブジェクトです。 コントロールは、バインド、バインド解除、および計算できます。
フォームとレポートで使用できるコントロールの種類の完全な一覧については、 コントロールの概要に関する記事を参照してください。
レイアウト ビューでフォームまたはレポートにフィールドを追加する
フォームまたはレポートを作成した後は、レイアウト ビューで作業することで、デザインを簡単に微調整できます。 実際のライブ データをガイドとして使用すると、フィールドの幅を調整したり、フィールドを並べ替えたりできます。 フォームまたはレポートに新しいフィールドを配置し、フォームまたはレポートとそのコントロールのプロパティを設定できます。
レイアウト ビューに切り替えるには、ナビゲーション ウィンドウでフォームまたはレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [レイアウト ビュー ] をクリックします。 または、Access ステータス バーの [レイアウト ビュー ] ボタンをクリックするか、フォームまたはレポートの [ドキュメント] タブを右クリックし、ショートカット メニューの [ レイアウト ビュー ] をクリックします。
プロパティ シートを開く
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[デザイン] タブの [ツール] で [プロパティ シート] をクリックします。
キーボード ショートカット F4 キーを押します。
[フィールド リスト] ウィンドウを使用して、基になるテーブルまたはクエリのフィールドをデザインに追加できます。 [フィールド リスト] ウィンドウを表示するには、[書式] タブの [コントロール] グループで [既存のフィールドの追加] をクリックします。 その後、[フィールド 一覧 ] ウィンドウからデザインにフィールドを直接ドラッグできます。
[フィールド リスト] ウィンドウを表示する
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[デザイン] タブの [ツール] グループで [既存のフィールドの追加] をクリックします。
[フィールド 一覧] ウィンドウからフィールドを追加する
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1 つのフィールドを追加するには、[ フィールドリスト ] ペインからフォームまたはレポートに表示するセクションにフィールドをドラッグします。
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複数のフィールドを同時に追加するには、Ctrl キーを押しながら、目的のフィールドをクリックします。 選択したフィールドをフォームまたはレポートにドラッグします。
フィールドをセクションにドロップすると、各フィールドのバインドされたテキスト ボックス コントロールが作成され、各フィールドの横にラベル コントロールが自動的に配置されます。
フォームとレポートの詳細については、「フォーム またはレポートにフィールドを追加する」、 「Access でフォームを作成する」、および「 単純なレポートを作成する」を参照してください。
ドキュメント、ファイル、またはイメージを格納するフィールドを追加する
Access を使用して、[添付ファイル] データ型のフィールドを追加して、1 つ以上のドキュメント、ファイル、または画像を格納できます。 添付ファイル フィールドを使用して、複数のファイルを 1 つのフィールドに格納できます。 そのフィールドに複数の種類のファイルを格納することもできます。 たとえば、雇用候補データベースでは、写真に加えて 1 つ以上の履歴書を各連絡先のレコードに添付できます。
テーブルに添付ファイル フィールドを追加する
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ナビゲーション ウィンドウで、フィールドを追加するテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [ デザイン ビュー ] をクリックします。
テーブルがデザイン ビューで開きます。
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[ フィールド名] 列で、最初の空白行をクリックし、新しいフィールドの名前を入力します。
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[ データ型 ] 列で隣接するセルをクリックし、一覧で [添付ファイル ] を選択します。
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変更を保存するには、クイック アクセス ツール バーの [保存] をクリックします。
Access には、テーブルを保存した後に変更を元に戻すことができないというメッセージが表示される場合があります。 つまり、フィールドを別のデータ型に変換することはできませんが、エラーが発生したと思われる場合は、フィールドを削除できます。
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[ はい ] をクリックして変更を確定します。
[添付ファイル] フィールドをテーブルに追加した後、[ 添付ファイル ] ダイアログ ボックスを使用して、ドキュメント、ファイル、または画像をレコードに追加できます。
フィールドに添付ファイルを追加する
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ナビゲーション ウィンドウで、添付ファイルを追加するテーブルをダブルクリックします。
テーブルがデータシート ビューで開きます。
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テーブルで、添付ファイル フィールドをダブルクリックします。
[添付ファイル] ダイアログ ボックスが表示されます。
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[追加] をクリックします。
[ファイルの選択] ダイアログ ボックスが表示されます。
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[検索先] ボックスの一覧を使用して、レコードに添付するファイルを参照し、ファイルまたはファイルを選択して、[開く] をクリックします。
サポートされているデータ型の複数のファイルを選択できることに注意してください。
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[添付ファイル] ダイアログ ボックスの [OK] をクリックして、ファイルをテーブルに追加します。
Access によってフィールドにファイルが追加され、添付ファイルを示す番号がインクリメントされます。
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必要に応じてここまでの手順を繰り返して、テーブル内のカレント フィールドまたはその他のフィールドにファイルを追加します。
添付ファイル フィールドの詳細については、「 データベース内のレコードにファイルとグラフィックスを添付する」を参照してください。
フィールドの表示方法を変更する
フィールドの表示方法はカスタマイズできます。 たとえば、フォームやレポート、データシート ビューでテーブルを開くときなど、データベース全体で使用する表示形式を設定できます。 表示形式を設定するには、フィールドの Format プロパティを設定します。 フィールドの Format プロパティは、作成した新しいフォームとレポートによって自動的に継承されます。
データシート ビューで表示形式を設定する
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ナビゲーション ウィンドウで、書式を設定するフィールドを含むテーブルをダブルクリックします。テーブルがデータシート ビューで開きます。
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表示形式を設定するフィールドをクリックします。
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[ フィールド ] タブの [ 書式設定 ] グループで、[ 書式] の横にあるドロップダウン リストの矢印をクリックし、書式を選択します。
フィールドは、新しい表示形式で表示されます。
デザイン ビューで表示形式を設定する
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ナビゲーション ウィンドウで、表示形式を変更するフィールドを含むテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [ デザイン ビュー ] をクリックします。
テーブルがデザイン ビューで開きます。
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表示形式を設定するフィールドをクリックします。
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[ フィールドのプロパティ] の [ 全般 ] タブで、[ 書式 ] ボックスをクリックします。
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ドロップダウン リストをクリックし、表示形式を選択します。
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変更を保存するには、クイック アクセス ツール バーの [保存] をクリックします。
