差し込み印刷: 受信者を編集する

[受信者の編集] ダイアログ ボックス

[差し込み文書>受信者の編集] に移動してダイアログ ボックスを開きます。 このダイアログを使用して、メールの送信先の受信者を選択します。

• 宛先のリスト 差し込み印刷で使用されるすべてのレコードを表示します。 既定では、各行が選択されています。 送信しない名前はすべてクリアします。

• データ ソース 個々のフィールドを変更するか、レコードを追加するには [編集] を選択します。 リストを作成または所有している場合は、データ ソースのレコードを削除したり、列をカスタマイズしたりすることもできます。 更新により、必要に応じて受信者リストが更新されます。

• 並べ替え 最大 3 つのレベルのフィールドを選択して、昇順または降順で並べ替えます。 並べ替えを反映して、受信者のリストが再表示されます。 詳細については、「クエリ オプションの並べ替えダイアログ」を参照してください。

• フィルター リストのフィールドを比較し、指定した 1 つ以上の文字列と比較します。 比較例を次に示します。

• 等しい/等しくない

  • 以下またはより大きい
  • 以下または以上
  • 空白または空白ではない
  • 含む、含まない

  比較では大文字と小文字が区別されないため、MEGAN は megan、megan、または mEGAN と一致します。 受信者のリストが再表示され、フィルター結果が反映されます。 詳細については、「 クエリ オプションの [フィルター] ダイアログ」を参照してください。

• 重複を検索する 名と姓に基づいて重複するレコードをスキャンして表示します。 一覧で、メールに含めないボックスをオフにできます。 ボックスをオフにしても、メイン受信者リストからレコードは削除されません。名前に関連付けられているボックスはクリアされます。

• 受信者を検索 する入力したテキストに一致するフィールドを持つレコードをスキャンして強調表示します。 レコードのすべてのフィールドをスキャンすることも、市区町村や州など 1 つだけを指定することもできます。 複数見つかり、最初のものが強調表示された場合。 [ 次を検索 ] を選択して、すべての一致をスクロールします。

• アドレスの検証サード パーティのアドレス検証テクノロジを使用して、データ ソース内のアドレスをチェックします。 設定していない場合は、これを選択すると、サービスを購入できる詳細情報のページに移動するオプションが表示されます。

• OK ダイアログを終了します。 並べ替え、フィルター、またはその他のパラメーターを適用すると、変更は既に保存されています。

メーリング リストを編集する

一覧を並べ替えてグループを検索する

受信者の一覧を並べ替えて、特定の都市など、特定の方法で情報をグループ化できます。

1. [差し込み文書>受信者のフィルター] に移動します。
2. [レコードの並べ替え>並べ替えのキー] を選択し、並べ替えの基準にするフィールド名を選択します。
   
   複数のフィールドを基準にして並べ替えるには (例: 都道府県を基準にして、次に都市を基準にして) には、[ 次に基準] を選び、並べ替えの基準にする追加のフィールドを選びます。
   
3. すべてのフィールドが目的の方法で並べ替えられたら、[ OK] を選択します。
   詳細については、「 クエリ オプションの並べ替えダイアログ」を参照してください。

含める行のみを表示するために一覧をフィルター処理する

たとえば、特定の市区町村または特定の価格の在庫品目のみで一覧をフィルター処理し、差し込む必要のあるユーザーまたは項目のみが表示されるようにできます。

1. [差し込み文書>フィルター受信者] を選択します。
2. レコード のフィルターで、フィルター処理する列を選択します。
   
3. [ 比較] を選択し、比較の種類を選択します。
   
4. [比較対象] ボックスには、フィルター処理する値を入力します。
5. [And] または [Or] を選び、必要に応じて別の条件をフィルターに追加します。 たとえば、[ または] を選択し、[ フィールド] リストで [市区町村] を選択し、[ 等しい] を選択して、2 番目の都市の名前を入力します。
6. [OK] を選択します。 詳細については、「 クエリ オプションの [フィルター] ダイアログ」を参照してください。 これで、Word の差し込み印刷または差し込み印刷に使用している文書に差し込み印刷フィールドを挿入する準備ができました。