差し込み印刷: 受信者を編集する

[受信者の編集] ダイアログ ボックス

このダイアログを使用して、郵送先の受信者を選択します。

• 受信者の一覧 差し込み印刷で使用されるすべてのレコードを表示します。 各行は既定で選択されています。 送信しない名前をクリアします。

• データ ソース [ 編集] を 選択して個々のフィールドを変更するか、レコードを追加します。 リストを作成または所有している場合は、レコードを削除したり、データ ソース内の列をカスタマイズしたりすることもできます。 更新 すると、必要に応じて受信者リストが更新されます。

• 並べ替え 昇順または降順で並べ替えるには、最大 3 レベルのフィールドを選択します。 受信者の一覧が再表示され、並べ替えが反映されます。 詳細については、「 クエリ オプションの並べ替えダイアログ」を参照してください。

• フィルター リストのフィールドを比較し、指定した 1 つ以上の文字列と比較します。 比較対象は次のとおりです。

  • と等しい か 、等しくない
  • より小さい か 、より大きい
  • より小さいか等しいか、またはより大きいか等しい
  • 空白または空白ではない
  • が含まれている か、 含まれていないか

  比較では大文字と小文字が区別されないため、MEGAN は megan、Megan、または mEGAN と一致します。 受信者の一覧が再表示され、フィルター結果が反映されます。 詳細については、「 クエリ オプション フィルター ダイアログ」を参照してください。

• 重複を検索する 姓と名に基づいて重複するレコードをスキャンして表示します。 一覧で、メーリングに含めないすべてのボックスをオフにすることができます。 ボックスをクリアしても、メインの受信者リストからレコードは削除されません。名前に関連付けられているボックスをクリアするだけです。

• 受信者を検索する 入力したテキストと一致するフィールドを含むレコードをスキャンして強調表示します。 レコード内のすべてのフィールドをスキャンすることも、City や State などの 1 つだけを指定することもできます。 複数が見つかり、最初のが強調表示されている場合。 [ 次を検索] を選択して、すべての一致をスクロールします。

• 住所を検証するサード パーティのアドレス検証テクノロジを使用して、データ ソース内のアドレスをチェックします。 設定していない場合は、これを選択すると、サービスを購入できるページに移動するオプションが表示されます。

• わかりました ダイアログを終了します。 並べ替え、フィルター、またはその他のパラメーターを適用すると、変更は既に保存されています。

メーリング リストを編集する

一覧を並べ替えてグループを検索する

受信者の一覧を並べ替えて、特定の都市など、特定の方法で情報をグループ化できます。

1. [メーリング]>[受信者のフィルター] に移動します。
2. [ レコードの並べ替え>[並べ替え] を選択し、並べ替えるフィールド名を選択します。
   
   複数のフィールド (たとえば、都道府県別、都市別など) で並べ替えるには、[ 次に並べ替える] を選択し、並べ替える追加のフィールドを選択します。
   
3. すべてのフィールドが目的の方法で並べ替えられたら、[ OK] を選択します。
   詳細については、「 クエリ オプションの並べ替えダイアログ」を参照してください。

含める行のみを表示するために一覧をフィルター処理する

たとえば、特定の市区町村または特定の価格の在庫品目のみで一覧をフィルター処理し、差し込む必要のあるユーザーまたは項目のみが表示されるようにできます。

1. [メーリング]>[受信者のフィルター] を選択します。
2. [ レコードのフィルター処理] で、フィルター処理する列を選択します。
   
3. [ 比較] を選択し、作成する比較の種類を選択します。
   
4. [比較対象] ボックスには、フィルター処理する値を入力します。
5. [And] または [Or] を選択し、必要に応じてフィルターに別の条件を追加します。 たとえば、[ または] を選択し、[ フィールド] ボックスの一覧で [市区町村] を選択し、[ 等しい] を選択して、2 番目の市区町村の名前を入力します。
6. [OK] を選択します。
7. 詳細については、「 クエリ オプション フィルター ダイアログ」を参照してください。

これで、Wordで差し込み印刷または差し込み印刷に使用している文書に差し込み印刷フィールドを挿入する準備ができました。