Office 제품군을 사용할 때 표 형식 데이터를 관리하기 위해 Excel을 사용해야 하나요, 아니면 Access를 사용해야 하나요? 이 관련 문서인 Access 또는 Excel을 사용하여 데이터 관리에서는 각 제품의 이점과 제품이 제공하는 기능에 대해 설명합니다. 그런데 왜 둘 중 하나를 선택할까요? Access에 데이터를 저장하고 Excel에서 연결하면 두 가지 이점이 모두 적용됩니다. Excel과 Access를 함께 사용하는 것이 중요한 10가지 이유는 다음과 같습니다.
이유 1: Access는 모든 유형의 사용자를 위해 설계되었습니다.
Excel은 데이터베이스가 아니지만 데이터를 저장하는 데 널리 사용되며 간단한 데이터베이스 문제를 해결하는 데 자주 사용됩니다. 그러나 Excel은 관계형 데이터베이스가 아닌 플랫 파일 데이터베이스입니다. 간단한 테이블에서 여러 개의 관련 데이터 테이블로 발전해야 하는 경우 Access는 정보 근로자가 데이터베이스 응용 프로그램을 신속하게 만들 수 있는 첫 번째 선택입니다. Access는 기업 전체에서 이질적인 데이터를 수집하고 통합하기 위한 훌륭한 "데이터 랜딩 패드"였으며, 그 중 대부분은 Excel 통합 문서 내에 있습니다. Access에 데이터가 있으면 더 많은 테이블을 추가하고 조인하고, 쿼리(또는 데이터 보기)를 만들고, 데이터를 구조화하고, 데이터 무결성을 보장하는 데 도움이 되는 데이터 형식을 정의하고, 많은 사용자 간에 데이터를 공유 및 업데이트하고, 강력한 보고서와 양식을 만들 수 있습니다.
Excel의 단순한 스프레드시트 레이아웃과 달리 Access는 처음에는 어려워 보일 수 있는 여러 상호 관련된 개체를 사용하여 다르게 구성됩니다. 하지만 Access를 사용하기 위해 전문가가 될 필요는 없습니다. Access는 모든 유형의 사용자를 위해 설계되었으며 필요한 만큼만 사용할 수 있습니다.
껍질 찾기 한 번에 하나의 레이어에 액세스합니다.
1. 비정기 사용자, 고급 사용자 또는 개발자의 세 가지 방법으로 Access를 사용합니다.
2. 테이블, 쿼리, 폼 및 보고서는 서로를 기반으로 하며 데이터베이스 응용 프로그램의 핵심을 구성합니다.
3. 가끔 사용하는 사용자는 마법사, 속성 작성기, Office Fluent 사용자 인터페이스 및 Excel과 유사한 기능을 사용하여 작업을 빠르게 완료할 수 있습니다.
4. 고급 사용자는 매크로, 속성 창, 식 및 데이터베이스 디자인 도구를 사용하여 더 깊이 파고들어 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다.
5. 개발자는 모듈을 사용하고 VBA 코드를 개발하여 사용자 지정 데이터베이스 솔루션을 만들고 런타임 응용 프로그램을 배포할 수 있습니다.
이유 2: Excel 워크시트를 Access 데이터시트에 복사
시작하는 좋은 방법은 Excel에서 Access로 데이터를 복사하는 것입니다. Excel 워크시트와 매우 유사한 Access 테이블을 만들고 데이터시트 보기로 표시할 수 있습니다. 데이터 형식, 필드 이름 또는 새 필드 정의와 같은 일반적인 테이블 만들기 작업을 데이터시트 보기에서 바로 수행할 수 있습니다. 예를 들어 빈 필드에 날짜를 입력하면 해당 필드에 날짜/시간 데이터 형식이 설정됩니다. 이름과 같은 텍스트를 입력하면 Access가 필드에 텍스트 데이터 형식을 적용합니다. 필드를 이동하려면 필드를 클릭하고 끌어서 놓으면 됩니다.
Excel에서 데이터를 복사하여 Access에 붙여 넣으면 먼저 테이블을 만들거나 데이터시트 보기에서 테이블을 열 필요가 없습니다. Access에서는 데이터에 머리글이 있는지 자동으로 묻고, 올바른 데이터 형식을 사용할 수 있도록 추측하고, Access 테이블을 만듭니다. 이보다 더 간단할 수는 없습니다.
자세한 내용은 빈 데이터시트 열기를 참조하세요.
이유 3: Access에서 Excel 워크시트에 연결하여 데이터 공유
Excel과 Access의 장점을 모두 활용하는 가장 쉬운 방법 중 하나는 Excel 워크시트를 Access 테이블에 연결하는 것입니다. 데이터를 Excel로 유지하려는 경우 Access 링크를 사용하되, 보고 및 쿼리 등 다양한 Access 기능 중 일부를 정기적으로 활용할 수도 있습니다. Excel이 아닌 Access의 데이터를 연결합니다.
Access에서는 기본적으로 다른 두 가지 방법으로 데이터베이스 테이블을 만들 수 있습니다. 사용자는 새 네이티브 테이블을 만들어 Access 데이터베이스에 데이터를 저장하거나 Access 데이터베이스 외부에 기존 데이터에 대한 링크를 만들 수 있습니다. 연결된 테이블의 데이터는 네이티브 테이블처럼 다양한 방식으로 표시되고 동작합니다. 연결된 테이블 관리자 마법사를 사용하면 Excel 워크시트나 기타 데이터 원본이 이동하거나 링크 끊김이 발생할 경우 이를 추적, 찾기 및 업데이트할 수 있습니다.
Excel 워크시트나 명명된 범위에 연결하면 Access에서 Excel 데이터에 연결된 새 테이블을 만듭니다. 데이터를 추가, 편집 또는 삭제하려면 Excel에서 변경하고 Access 테이블의 데이터를 새로 고치거나 다시 쿼리합니다. 그러나 Access에서 테이블의 내용을 편집할 수는 없습니다. 데이터를 Excel에 연결하면 Access에서 보고서, 쿼리 및 읽기 전용 폼을 만들 수 있습니다.
자세한 내용은 Excel 통합 문서의 데이터 가져오기 또는 연결을 참조하세요.
이유 4: Excel 데이터를 Access로 가져와 데이터 이동
데이터 코드를 자르기로 결정한 경우 데이터를 Access로 가져와 Excel로 데이터를 이동할 수 있습니다. import라는 단어는 Excel과 Access 간에 두 가지 다른 의미를 갖습니다. Excel에서 데이터를 가져오거나 연결할 때 새로 고칠 수 있는 데이터에 영구적으로 연결됩니다. Access에서 가져올 때 데이터를 한 번 Access로 가져오지만 영구적인 데이터 연결은 없습니다. 데이터를 가져오면 Excel의 데이터를 변경하지 않고 새 테이블이나 기존 테이블에 데이터가 저장됩니다. Access에서는 Excel 통합 문서의 워크시트 중 하나 또는 모두를 한 번에 가져올 수 있습니다.
가져오기 마법사는 가져오기 단계를 안내하며 데이터 형식을 변경할지, 머리글을 추가할지에 관한 중요한 결정을 내리는 데 도움을 줍니다. 데이터를 가져올 때 오류가 발생하면 Access에서 오류를 빠르게 찾고 수정할 수 있도록 표에 오류를 저장하고 경고합니다. 예를 들어 숫자만 있다고 생각했던 열 안쪽 깊숙한 곳에 영숫자 우편 번호가 묻혀 있거나, 기본 키 필드에 중복 ID가 검색되었을 수 있습니다. Excel 통합 문서에서 변경 내용을 적용하고 데이터를 다시 가져오거나 새 Access 표에서 변경할 수 있습니다. 작업을 완료하면 사용한 단계를 저장하고 정기적으로 가져오기 작업을 언제 수행해야 하는지 알려주는 Outlook 작업을 만들 수도 있습니다.
데이터를 가져오면 이제 데이터가 Access에 기본으로 제공되며 데이터시트 및 양식을 사용하여 데이터를 추가, 편집 및 삭제할 수 있습니다. 데이터를 가져온 후 Excel에서 데이터를 삭제할지 여부를 결정할 수 있습니다. 일반적으로 데이터를 업데이트할 위치는 한 곳만 하는 것이 좋습니다.
참고
Excel에서 Access로 데이터를 가져오면 수식은 가져오지 않고 해당 수식의 결과만 가져옵니다.
자세한 내용은 다음을 참조하세요.
- Excel 통합 문서의 데이터를 가져오거나 데이터에 연결
- 가져오기 또는 내보내기 작업 정보를 설정으로 저장
- 가져오기/내보내기 작업 예약
- 저장된 가져오기/내보내기 작업 실행
- 데이터 작업 관리
이유 5: Excel에서 Access 데이터에 연결
Access 데이터를 Excel에 다시 연결할 수도 있습니다. 이렇게 하려면 Excel에서 Access 데이터베이스에 연결(종종 Office 데이터 연결 파일(.odc)에 저장하고 테이블 또는 쿼리에서 모든 데이터를 검색합니다. 데이터에 연결한 후 데이터베이스가 새 정보로 업데이트될 때마다 원래 Access 데이터베이스에서 Excel 통합 문서를 자동으로 새로 고치거나 업데이트할 수도 있습니다.
자세한 내용은 다음을 참조하세요.
이유 6: Excel 데이터와 함께 Access 보고서 사용
데이터를 Access에 저장한 후에는 다양한 보고서 만들기 및 사용자 지정 도구를 활용할 수 있습니다. 클릭 몇 번으로 보고서를 만들고 싶으신가요? 보고서 마법사를 사용합니다. 실시간 데이터를 사용하여 실시간으로 보고서 레이아웃을 디자인 및 수정하고, 데이터 블록을 이동 및 크기 조정하고, 필드를 추가 및 제거하고, 작성할 때 변경 내용을 즉시 확인하고 싶으신가요? 레이아웃 보기를 사용합니다. 보고서와 상호 작용하여 라이브 데이터를 검색, 필터링 및 정렬하고 싶으신가요? 보고서 보기를 사용합니다. 명령 단추, 페이지 번호, 그림, 하이퍼링크 및 전문가 수준의 스타일을 직접 추가하고 싶으신가요? 리본 메뉴의 디자인 탭에 있는 컨트롤 및 레이아웃 그룹의 여러 컨트롤 마법사와 갤러리를 사용합니다. Access를 사용하여 간단한 보고서, 그룹 및 요약 보고서, 우편물 레이블, 그래픽 보고서 및 하위 보고서를 쉽게 만들 수 있습니다.
보고서가 만들어지면 Access를 사용하여 보고서를 전자적으로 배포합니다. 예를 들어 보고서를 전자 메일 메시지를 사용하여 보내거나 Access 스냅샷 또는 PDF 파일과 같은 다른 형식으로 저장하여 웹 페이지 또는 SharePoint 사이트에 추가할 수 있습니다.
자세한 내용은 다음을 참조하세요.
이유 7: Excel 데이터와 함께 Access 양식 사용
Access에 데이터가 있으면 다양한 폼 만들기 및 사용자 지정 도구를 활용할 수 있습니다. 클릭 몇 번으로 양식을 만들고 싶으신가요? 폼 마법사를 사용합니다. 실시간 데이터를 사용하여 실시간으로 양식 레이아웃을 디자인 및 수정하고, 데이터 블록을 이동 및 크기를 조정하고, 필드를 추가 및 제거하고, 빌드할 때 변경 내용을 즉시 확인하고 싶으신가요? 레이아웃 보기를 사용합니다. 명령 단추, 목록 상자, 콤보 상자, 옵션 그룹, 그림, 입력 마스크, 차트, 하이퍼링크 및 전문가 수준의 스타일을 직접 추가하고 싶으세요? 리본 메뉴의 디자인 탭에 있는 컨트롤 및 레이아웃 그룹의 여러 컨트롤 마법사와 갤러리를 사용합니다. Access를 사용하여 간단한 폼, 탭 폼, 연속 폼, 팝업 폼, 모달 대화 상자 및 하위 폼을 쉽게 만들 수 있습니다.
Access에서는 동기화된 데이터시트와 폼 보기를 표시하는 분할 표시 폼을 쉽게 만들 수 있으므로 둘 다 장점을 활용할 수 있습니다. 세련된 폼을 만든 후에는 폼 아래쪽에 있는 표준 탐색 단추와 검색 상자를 사용하여 폼 뒤에 있는 데이터를 쉽게 스크롤하고 필터링하고 검색할 수도 있습니다.
자세한 내용은 다음을 참조하세요.
- 폼 도구를 사용하여 폼 만들기
- 분할 폼 만들기
- 목록 상자 또는 콤보 상자를 사용하여 선택 항목 목록 만들기
- 사용자가 목록에서 값을 선택하여 레코드를 찾을 수 있도록 설정
- 레코드 찾기
이유 8: Access에서 필터링, 정렬 및 쿼리하는 기능은 Excel과 유사합니다.
어떤 제품을 사용하든 데이터의 하위 집합으로 작업하도록 데이터를 필터링하고 데이터를 정렬하여 원하는 방식으로 정렬할 수 있습니다. Access에서 Excel 사용자는 완전히 새로운 사용자 인터페이스를 다시 학습하지 않고도 데이터시트 보기에서 데이터를 필터링하고 정렬할 수 있습니다. 텍스트, 숫자, 날짜 또는 공백으로 작업하는 경우에 관계없이 아이콘, 명령 메뉴, 명령, 조건 및 대화 상자는 매우 유사합니다. 데이터시트 보기와 함께 필터 및 정렬을 저장할 수도 있습니다.
Access에서 쿼리를 만들 수 있으며 SQL이 무엇을 의미하는지조차 모를 수 있습니다. 네 가지 쿼리 마법사를 사용하여 간단한 쿼리를 만들고, 중복 항목을 찾고, 일치하지 않는 레코드를 찾고, 크로스탭 쿼리를 만들 수 있습니다. 쿼리를 만들 필요도 없습니다. 원하는 방식으로 데이터를 필터링하고 정렬하기만 하면 데이터시트와 함께 저장됩니다.
자세한 내용은 다음을 참조하세요.
이유 9: 편지 병합을 수행하거나 레이블을 만듭니다.
이제 가족이 늘어났으니 명절 카드 목록이 갑자기 커졌고 더 많은 생일과 기념일을 추적해야 합니다. 문제없습니다. Access 테이블 또는 쿼리를 편지 병합 데이터 원본으로 사용하고 편지, 카드, 전자 메일 메시지 및 봉투에 대해 Word 편지 병합 마법사를 사용하여 편지 병합 작업을 만들 수 있습니다. 우편물 레이블만 만들어야 하는 경우 Access의 레이블 마법사를 사용하여 만든 보고서에서 레이블을 만들고 인쇄합니다. 각 고객 주소에 해당하는 바코드를 자동으로 추가할 수도 있습니다.
자세한 내용은 다음을 참조하세요.
이유 10: Excel 및 Access를 SharePoint 기술과 결합
Access와 Excel은 모두 SharePoint 목록의 데이터에 연결하는 명령을 제공합니다. Excel은 연결된 SharePoint 목록에 대한 읽기 전용(단방향) 연결을 제공합니다. 반면 Access에서는 연결된 SharePoint 목록에서 데이터를 읽고 쓸 수 있습니다(양방향). Access 및 SharePoint 목록은 매우 잘 함께 작동합니다. 서식 있는 텍스트, 추가만(메모 필드의 수정 기록 추적 지원 목적), 첨부 파일, 일련 번호, 조회 및 다중값 필드와 같은 Access 및 SharePoint 데이터 형식은 원활한 통합을 가능하게 하며 데이터 불일치가 거의 발생하지 않습니다.
SharePoint 목록 데이터를 Access 데이터베이스에 연결하면 로컬 Access 데이터베이스에서 SharePoint 목록 데이터를 오프라인으로 전환하고 로컬에서 데이터를 작업한 다음 SharePoint 사이트에 다시 연결하여 변경 내용을 업로드할 수도 있습니다. 다른 사용자가 변경한 충돌하는 데이터 변경은 충돌 해결 마법사에서 처리합니다. Access에서 만든 양식과 보고서는 동일한 데이터를 기반으로 하지만 SharePoint 목록에 연결됩니다.
Excel은 SharePoint Server와 다음과 같은 통합 지점을 제공합니다.
1. Excel 워크시트 데이터를 SharePoint 목록으로 일회성 가져오기 또는 Excel 워크시트 데이터를 SharePoint 목록으로 내보내서 영구적인 단방향 데이터 연결을 만듭니다.
2. 영구적인 단방향 데이터 연결을 사용하여 SharePoint 목록에서 Excel 워크시트의 데이터를 새로 고칩합니다.
3. Excel Services에서 Excel 통합 문서를 게시하고 웹 파트 페이지에서 Excel Web Access 웹 파트를 사용하여 데이터를 표시하고 데이터와 상호 작용합니다.
4. OLAP 서버, SQL Server 및 Access 데이터베이스, 플랫 파일에서 Excel 통합 문서로 데이터를 가져오거나 연결합니다.
Access는 다음과 같은 SharePoint Server 통합 지점을 제공합니다.
1. Access 보기와 SharePoint 목록 간에 데이터를 일회성 가져오기 또는 내보내기합니다.
2. 영구적인 양방향 연결을 만들어 Access 테이블과 SharePoint 목록 간에 데이터를 연결합니다. (업데이트된 목록 데이터는 Access 테이블에서 볼 수 있고, 업데이트된 Access 테이블 데이터는 목록에서 볼 수 있습니다.)
3. 목록 데이터를 오프라인으로 전환하고, Access에서 업데이트하고, 다시 온라인으로 전환하고, 업데이트를 동기화하고, 충돌을 resolve합니다.
4. Access 데이터시트, 폼 및 보고서 보기에서 목록 데이터를 표시하고 편집합니다.
자세한 내용은 다음을 참조하세요.
다음 단계: Access 고급 사용자 되기
VBA 코드 줄을 한 줄도 작성하지 않고도 매우 정교한 데스크톱 데이터베이스 응용 프로그램을 만들 수 있습니다. 각 Access 개체에는 솔루션을 사용자 지정하는 데 도움이 되는 속성 시트에서 쉽게 액세스할 수 있는 광범위한 속성 및 이벤트 집합이 있습니다. 각 개체에는 사용 가능한 모든 기능을 보여 주는 자세한 디자이너가 있습니다. Office Online에서 추가 데이터베이스 서식 파일을 사용할 수 있습니다. 필드 및 테이블 서식 파일을 사용하면 새 테이블을 빠르게 만들고 사용자 지정할 수 있습니다. 기본 제공 데이터베이스 디자인 도구를 사용하여 새로운 데이터베이스를 처음부터 디자인할 수 있습니다.
Access 매크로는 VBA 코드를 작성할 필요가 없는 선언적 환경을 사용하므로 개발자가 될 필요가 없습니다. 각 매크로 동작은 폼 열기, 쿼리 실행, 레코드 찾기, 메시지 표시 등의 작업을 수행합니다. 보고서, 폼 또는 컨트롤의 모든 이벤트에 매크로를 포함할 수 있습니다. 대부분의 매크로에는 인수가 있으며 조건부 논리를 추가하여 원하는 작업을 수행하도록 할 수 있습니다. VBA 코드를 작성하지 않고도 변수를 정의하고 오류 검사를 수행할 수도 있습니다.
프로토타입을 디자인하고 IT 부서에서 실행합니다. 팀이 필요할 때 최대한 빨리 솔루션을 만들고, 뼈대가 없는 직원만으로 간단하게 해결할 수 있습니다. 회사 파티에서 판매된 티켓을 추적하거나, 자재 제조 기한을 추적하거나, 부품 수락 태그를 인쇄합니다. 팀 프로젝트에서 작업, 문제, 결과물을 추적합니다. 소규모 영업 전문가 그룹 내에서 잠재 매출을 모니터링하기 위해 영업 파이프라인 데이터베이스를 만듭니다.