프로젝트 관리 목표: 프로젝트 정보 교환

	팀으로부터 상태 정보를 얻거나 임원에게 프로젝트 상태를 전달하는 등 프로젝트 정보를 전달하는 것은 종종 어렵습니다. 프로젝트 정보를 전달하고 보고하는 시기와 방법을 알아보세요. 그렇지 않으면 효과적인 공동 작업이 저하되고 프로젝트의 성공이 위험에 처할 수 있습니다. 이 일련의 프로젝트 관리 교육 가이드에서 더 많은 항목을 확인하려면 프로젝트 관리 로드맵을 참조하세요.

시작하기 전 프로젝트 관리 팁 . . .

• 관련자 나열 프로젝트를 시작하기 전에 이해 관계자가 누구인지 알아보세요. 프로젝트를 지연시키는 확실한 방법 중 하나는 프로젝트에 영향을 미치거나 영향을 미치지 않는 중요한 이해 관계자를 잊어버리는 것입니다.
• 조기에 커뮤니케이션 계획 수립 프로젝트가 시작되기 전에 프로젝트에 커뮤니케이션 전략과 프로세스를 설계합니다. 더 좋은 방법은 커뮤니케이션 프로세스를 프로젝트의 첫 번째 줄에 작업으로 표시하여 협업의 이 중요한 부분이 모든 사람의 헌신이 되도록 하는 것입니다.
• 자주 의사소통 일주일에 한 번 작업 상태 정보를 수집하는 것은 문제가 확대되기 전에 막을 수 있는 권리입니다. 그 이상으로 자주 통신하면 팀 구성원이 업데이트 준비에 시간이 더 걸리기 때문에 업데이트 전송을 중지할 수 있습니다.
• 문제 검색 부정적인 소식을 듣지 않았기 때문에 모든 것이 순조롭게 진행되고 있는 것처럼 보인다면 아마도 문제가 생겼을 것입니다. 가장 잘 운영되는 프로젝트조차도 문제가 있습니다. 당신의 임무는 그들이 더 큰 문제로 커지기 전에 그들을 찾으러 가는 것입니다.
• 적절한 기술 사용 팀 구성원과 이해 관계자의 커뮤니케이션 요구 사항을 이해합니다. 예를 들어 작업 상태에 대해 보고하는 팀 구성원은 전자 메일이나 Project Online을 사용하는 반면 임원은 잘 표현된 차트나 피벗 테이블을 선호할 수 있습니다. 다음은 의사소통을 돕는 데 사용할 수 있는 프로그램 목록입니다.

응용 프로그램	장점	단점
Project	모든 수준의 이해 관계자를 위한 기본 제공 프레젠테이션 도구가 있습니다. 타임라인 및 팀 플래너 보기를 쉽게 이해할 수 있습니다. 복잡한 데이터의 통신을 위해 Excel 및 Visio로 데이터를 내보냅니다.	회사에서 Project를 사용하지 않을 수 있습니다. 회사에서 진행하는 프로젝트가 너무 작아서 강력한 일정 관리 소프트웨어를 활용할 수 없습니다.
Project Online	organization 전체의 고급 커뮤니케이션 및 보고 프로젝트 정보에 가장 적합합니다. 여러 프로젝트 또는 프로젝트 포트폴리오의 상태를 비교할 수 있습니다.	소규모 기업의 경우 Project Online을 설치하고 사용하기 위해 컨설턴트의 도움이 필요할 수 있습니다.
Excel	Project는 ANOVA 및 진척 상황 분석과 같은 고급 분석을 위해 데이터를 Excel로 내보낼 수 있습니다. 프로젝트의 초기 계획 또는 나중에 Project에 추가할 수 있는 높은 수준의 결과물에 이상적입니다.	Excel에는 더 복잡한 프로젝트를 위한 자동화된 일정 관리 기능이 부족합니다.
Word	예산 및 결과물과 같은 계획 문서를 공유해야 하는 시작 단계에 이상적입니다.	경영진 이해 관계자를 위한 시각적 프레젠테이션에는 적합하지 않습니다. Excel, Visio, PowerPoint 또는 Project의 자체 보고서 기능을 대신 사용합니다.
SharePoint	Project Server 없이 동기화 기능을 제공합니다. 한 작업 목록의 변경 내용이 다른 작업 목록에 반영됩니다.	회사 전체에 배포하는 데 비용이 많이 듭니다. SharePoint를 설치할 회사 리소스가 없는 경우 SharePoint Online과 함께 Microsoft 365를 사용할 수 있습니다.
PowerPoint	경영진 이해 관계자에게 영향력 있는 프레젠테이션을 하기에 이상적입니다.	분석가와 엔지니어는 복잡한 예산 분석을 위해 보다 자세한 차트를 원할 수 있습니다.
Visio	비즈니스 및 제조 프로세스를 순서도나 기타 다이어그램으로 전달해야 하는 프로젝트의 초기 단계에 이상적입니다.	경영진 청중에게 너무 많은 정보를 제공할 수 있습니다. 대신 Project의 고유 보고 기능을 사용하세요.
Microsoft Teams	서로 다른 위치에 있는 팀에 이상적입니다. 인스턴트 메시징, 음성, 비디오 또는 온라인 회의 중에 프로젝트 정보를 공유할 수 있습니다.	IT 부서에서 배포해야 할 수 있습니다.

프로젝트 정보 전달

Project Online에서 상태 업데이트 확인	팀에서 Project Online을 사용하는 경우 프로젝트 진행 상황에 대해 팀과 소통하기 전에 서버에서 작업 상태 업데이트를 다운로드합니다.
초보부터 전문가 수준까지 단계별로 살펴보는 일정의 진행 상황 추적	진행률을 추적하는 간단한 방법도 있고 더 복잡한 방법도 있습니다. 프로젝트와 팀에 가장 적합한 방법을 찾으세요.
획득 상황 정보 전달	획득 점수 정보를 캡처하는 것은 프로젝트 성과의 장단점을 파악하기 위한 고급 단계이지만 매우 강력한 단계입니다. 이를 통해 얻는 높은 수준의 사실은 이해 관계자가 보고 싶어하는 것입니다.
프로젝트 보고서 만들기	Project에서는 다른 소프트웨어를 사용하지 않고도 원하는 프로젝트 데이터에 대한 수준 높은 그래픽 보고서를 만들고 사용자 지정할 수 있습니다. 프로젝트를 작업하면서 보고서에 최신 정보가 반영되므로 직접 업데이트할 필요가 없습니다!
SharePoint 작업 목록과 동기화	팀 구성원은 SharePoint에서 일정을 보고 작업을 업데이트할 수 있으며, 변경 내용은 Project에서 볼 수 있으며, 그 반대의 경우도 마찬가지입니다.
Microsoft 365 사용	Microsoft 365를 사용하여 프로젝트 정보를 전달합니다. 인터넷에 연결된 PC에서 작업하는 한 언제 어디서나 주문형으로 전체 버전의 Word, Excel, PowerPoint 또는 OneNote를 사용하여 문서 작업을 할 수 있습니다.
서버에 작업 변경 내용 게시	작업을 변경하는 경우 모든 사용자가 작업을 계속하기 위한 올바른 정보를 갖도록 변경 내용을 Project Online에 게시합니다.
Microsoft Teams와 통신	사람들이 모임에 참석할 수 없는 경우 Teams를 사용하여 프로젝트 정보를 공유합니다. PowerPoint 슬라이드, Excel 시트 또는 OneNote 전자 필기장을 공유하여 프로젝트 계획을 공유합니다. People은 사무실, 집 또는 모바일 장치를 사용하여 온라인 모임에 참여할 수 있습니다.

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