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Microsoft Project를 열기 전에 계획을 시작하는 것이 좋습니다. 프로젝트의 목표에 대한 초기 아이디어를 수집할 때는 Word, Excel, OneNote 또는 Outlook 등의 응용 프로그램을 사용합니다. 모두가 아이디어에 동의한 경우 Project를 사용하여 일정 계획을 시작할 수 있습니다. 프로젝트 관리에 대해 설명하는 더 많은 문서를 보려면 Project 로드맵으로 돌아가세요. |
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시작하기 전 프로젝트 관리 팁 . . .
프로젝트가 있는지 확인 생각하고 있는 것이 실제 프로젝트인지 확인합니다. 프로젝트에는 세 가지 특성이 있습니다.
- 이는 일시적이고 고유한 기능입니다. 자동차 제조 공장을 설계하는 것은 일회성 활동이기 때문에 프로젝트입니다. 공장에서 자동차 제조는 반복되는 일련의 활동이므로 프로젝트가 아닙니다.
- 명확하게 정의된 결과물이 있습니다. 결과물은 프로젝트에 초점과 목적을 부여합니다. 이해 관계자는 결과물이 명확하게 명시되지 않으면 프로젝트 투자가 가치가 있다고 느끼지 못할 것입니다.
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시작과 끝이 있습니다 프로젝트 종료 날짜가 없으면 이해관계자와 투자자는 프로젝트의 결과와 투자로 인한 이점을 누리지 못할 것입니다.
다음은 프로젝트인지 여부를 결정하는 데 도움이 되는 몇 가지 예입니다.
| 프로젝트가 아닌 활동 | 명확하게 정의된 프로젝트 |
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| 자동차 제조 |
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| 경쟁의 위험 줄이기 |
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프로젝트 제약 조건 식별 제약 조건은 프로젝트를 설계하고 관리할 때 프로젝트 관리자의 옵션을 제한하는 요소입니다. 대부분의 프로젝트에는 다음 세 가지 제약이 있습니다.
- 제한된 시간 범위 주요 결과물의 종료 날짜는 일반적으로 프로젝트의 전체 길이를 정합니다.
- 제한된 사용자 및 기타 리소스 프로젝트 관리자는 일반적으로 프로젝트에서 작업을 수행할 인력이 제한되어 있거나 예산이 제한되어 있습니다.
- Small scope 프로젝트는 일반적으로 팀이 성취할 수 있는 양에 따라 제한됩니다. 프로젝트에 결과물이나 기능이 너무 많으면 일정에 모두 완료할 시간이 충분하지 않을 수 있습니다.
일반적으로 하나의 제한이 변경되면 다른 제한뿐 아니라 전반적인 품질에까지 영향을 미칩니다. 예를 들어 프로젝트의 기간이 짧아지면 프로젝트 관리자는 프로젝트 결과물을 완료하기 위해 필요한 작업자의 수에 대해 결정을 내려야 합니다. 작업자가 충분하지 않은 경우 프로젝트 기간 단축은 프로젝트 범위 축소와 같이 다른 부분에서의 절충으로 이어질 수 있습니다.
- 이해 관계자를 조기에 식별합니다. 중요한 이해 관계자가 누구인지, 그들과 가장 잘 소통하는 방법을 식별하지 못하는 것보다 프로젝트에 더 큰 해를 끼치는 것은 없습니다. 프로젝트가 시작된 후 중요한 이해관계자를 식별하지 못하면 프로젝트가 중단되거나 새로운 프로젝트 목표와 방법이 제안됨에 따라 예산을 초과할 수 있습니다.
1단계: 초기 아이디어 수집
| OneNote에서 초기 생각 Capture | 프로젝트 및 프로젝트를 통해 성취하려는 바에 대해 구상하는 동안 OneNote를 사용하여 노트를 기록합니다. 메모에는 전자 메일, 웹 사이트 링크, 비디오 또는 초기 사양이 포함될 수 있습니다. |
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| Project로 Excel 데이터 가져오기 | 프로젝트가 간단한 Excel 목록에서 시작되는 경우도 있습니다. 하지만 프로젝트가 커지면 작업을 보다 효율적으로 구성하고 일정을 잡을 수 있는 Project로 가져옵니다. |
| 모든 PC에서 Microsoft 365를 사용하여 어디서나 프로젝트 노트 캡처 | Microsoft 365를 사용하여 초기 프로젝트 사양으로 작업합니다. 인터넷이 연결되어 있는 PC에서 작업하는 경우 어디서나 정식 버전의 Word, Excel, PowerPoint 또는 OneNote를 사용하여 문서 작업을 수행할 수 있습니다. |
| 웹 브라우저에서 Office Online 사용 | Microsoft 365 없이 웹용 Office로 작업합니다. Microsoft 계정이 있는 경우 웹 버전의 Word, Excel, PowerPoint 또는 OneNote를 사용하여 초기 프로젝트 아이디어를 수집할 수 있습니다. |
2단계: 이해 관계자와 의사소통
| 초기 진행 상황 보고 | 프로젝트를 계획하는 동안 훌륭한 보고서를 통해 프로젝트 결과물에 대한 관계자의 승인을 받을 수 있습니다. |
|---|---|
| 온라인 모임 참가 | 관계자에게 발표할 수 없는 경우에는 온라인 모임을 통해 연결합니다. PowerPoint 슬라이드, Excel 시트 또는 OneNote 노트를 공유하여 초기 프로젝트 계획에 대해 논의합니다. People은 사무실, 이동 중 또는 모바일 장치에서 Microsoft Teams 온라인 모임에 참여할 수 있습니다. |
| 프로젝트 팀 구성원과 Chat | 프로젝트 일정 작업을 하는 동안 질문이 생기면 Teams를 사용하여 온라인으로 채팅하세요. |
3단계: 프로젝트 시작
| Word, Outlook이나 PowerPoint에서 Project로 복사하여 붙여넣기 | Word, Outlook 또는 PowerPoint에서 작업 목록을 복사하여 Project에 붙여넣어 일정을 빠르게 시작할 수 있습니다. Project에서는 개요 구조와 서식이 유지됩니다. |
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| 다른 프로젝트 또는 서식 파일에서 새 프로젝트 만들기 | 사용자의 프로젝트와 비슷한 작업으로 미리 채워진 템플릿을 기반으로 새 프로젝트를 만듭니다. 이러한 프로젝트 중 상당수는 사용자의 빠른 시작을 돕기 위해 업계 전문가가 만든 것입니다. |
| Project로 Excel 데이터 가져오기 | Excel에서 시작한 작업 목록을 Project로 옮깁니다. Project에서는 개요 구조와 서식이 유지됩니다. |
| SharePoint 작업 목록을 초기 프로젝트로 가져오기 | 프로젝트는 프로젝트가 없는 사용자와 공유하기 위해 SharePoint에서 작업 목록으로 시작되는 경우가 있습니다. 작업 목록이 일정 크기 이상 커지면 Project로 옮겨 계속 작업합니다. |
| 프로젝트 관리 목표: 새 프로젝트 일정 만들기 | Project에서 프로젝트를 시작한 후에는 작업 추가, 구성 및 연결, 사용자 추가 등의 작업을 시작할 수 있습니다. |
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