Geriausi „Outlook“ praktiniai patarimai

Ieškos aplankai

Ieškos aplankai naudingi renkant informaciją iš skirtingų el. laiškų ir RSS aplankų. Ieškos aplankai gali būti ypač naudingi, kai reikia surinkti informaciją laikomą skirtinguose aplankuose, pvz., rengiantis ketvirčio susitikimui.

Jei gaunate daug el. laiškų (daugiau nei 200 laiškų per dieną), ieškos aplankai gali būti puikus būdas analizuoti iš skirtingų siuntėjų gautus el. laiškus.

Parankiniai (pasirinktinai)

Parankiniai suteikia matomumo aplankams, kurie priešingu atveju būtų palaidoti pašto aplankų sąraše.

Parankiniai, jūsų el. pašto aplankų poaibis, rodomi dalies naršymo sritis viršuje. Kad sistema veiktų, naudoti parankinius nėra būtina, bet jei mažas ekranas, galite minimizuoti naršymo sritį ir vis tiek sėkmingai padėti el. laiškus nuvilkdami juos į sumažintą juostą, atlikti įprastus ieškos veiksmus ir pereiti į dalis Kalendorius, Kontaktai ir Užduotis.

Manoma, kad geriausia praktika yra Parankiniuose turėti šiuos aplankus: Gauta, 1-nuoroda, Išsiųsta ir Panaikinta.

Puslapio viršus

Numatytoji žymė

Manoma, kad geriausia praktika nustatyti sparčiojo spustelėjimo vėliavėlę kaip Šiandien (tai yra numatytasis parametras).

Puslapio viršus

Pasirinktiniai spartieji veiksmai

Atsižvelgdami į savo užduotį ir įprastines kasdienes veiklas, galbūt norėsite sukurti ne tik aukščiau nurodytus sparčiuosius veiksmus, bet ir toliau nurodytų tipų sparčiuosius veiksmus:

Pradėję kurti sparčiuosius veiksmus suvoksite, kad gali būti daugiau būdų sumažinti spustelėjimų skaičių iki ką nors padarysite. Kai tik suprasite, kad vis darote tą patį veiksmą, pabandykite sukurti spartųjį veiksmą. Projektams besikeičiant atnaujinkite sparčiuosius veiksmus, kad jie būtų tokie, kuriuos iš tiesų darote.

Puslapio viršus

Panaikinkite

Panaikinkite el. laiškus, kurių nereikia perskaityti. Jei tai nepageidaujamas el. laiškas, panaikinkite jį.

Jei daugiau niekada nenorėsite gauti el. laiškų kaip šio pokalbio dalies, nepaisykite jo.

Atlikite tai: dviejų minučių detalizavimas

Neįtikėtina, ką galima padaryti per dvi minutes. Pvz., į daugelį el. laiškų galima atsakyti per dvi ar mažiau minučių. Tačiau jei laiškui apdoroti prireiks daugiau nei dviejų minučių, atidėkite jį. Norėdami pajusti, kaip suvokiamos dvi minutės, išbandykite laiko pojūtį patys.

Kai susitvarkysite su el. laišku, atlikite vieną iš toliau nurodytų veiksmų.

• Panaikinkite, jei el. laiškas yra nedidelės svarbos.

• Pasinaudodami sparčiuoju veiksmu padėkite jį į vieną iš nuorodų aplankų (pvz.,1-nuoroda).

Norėdami išsaugoti atliktus darbus, ypač kai apmąstote metinių peržiūrų laiką arba ruošiate ataskaitas, naudokite spartųjį veiksmą Atlikta , kuriame laiškai pažymimi kaip atlikti.

Perduokite

Kartais gaunate el laiškų, kurie iš tikrųjų yra skirti kitam asmeniui. Tokiais atvejais atsakykite ir į eilutę Kam įtraukite asmenį, kuriam persiunčiate laišką. Jei pastebėjote, kad tai darote dažnai, galite sukurti spartųjį veiksmą, kuris atsakys ir įtrauks įgaliotąjį asmenį į eilutę Kam .

Jei norėsite vėliau pasidomėti, prieš siųsdami pasižymėkite. Užduočių juostoje nurodykite užduoties kategoriją @Laukia.

Atidėkite

Atsisakymas

Peržiūrėdami kalendorių ir užduočių sąrašą realiai įvertinkite, ką galite atlikti. Kartais tai reiškia, kad reikia atsisakyti. Toliau pateikiame keletą būdų, kaip laimėti laiko pasakant Ne.

• Atmeskite susitikimus, kuriuose jums nereikia dalyvauti. Taip, jūsų tai galite padaryti.

• Panaikinkite užduotis, kurių nereikia daryti arba žinote, kad jų nedarysite.

• Nusiųskite el. laiškus asmenims ir informuokite, kad rengiate atsakymą (ir siųsdami būtinai pasižymėkite sau skirta žyme). Geriau, kai asmeniui pranešama, kad atsakysite realiai įvertinę datą, nei leisite jam galvoti, kad užmiršote jo užklausą.

Kalendoriaus valdymas

Jei situacija tokia, kad visą dieną dalyvaujate susitikimuose ir turite mažiau laiko užduotims atlikti ir el. laiškams parašyti, perkelkite užduotis į kitas dienas.

Jeigu užduočiai atlikti prireiks daugiau laiko arba ją privalote atlikti (skirtingai nei užduočių, kurių nuspręsite neatlikti, atveju), nuvilkite užduotį iš dienos užduočių sąrašo į kalendorių ir skirkite jai laiko.

Užduočių kūrimo būdai

Peržvelgdami kalendorių ir užduotis, neišvengiamai pradėsite galvoti apie kitus atliktinus darbus. Čia pateikiami keli užduočių kūrimoOutlook būdai:

• Pažymėkite el. laišką.

• Įveskite užduočių sąrašo viršuje esančiame langelyje Naujos užduoties įvedimas.

• Norėdami sukurti naują užduotį naudokite sparčiuosius klavišus Ctrl+Shift+K.

• Jei vairuojate (ir leidžiama bei yra saugu), pasinaudokite mobiliojo įrenginio arba mobiliojo telefono balso atmintinės funkcija ir įrašykite užduotis, vėliau perrašykite jas į užduočių sąrašą.

• Jei esate susitikime, užsirašykite pastabas naudodami OneNote." Pažymėti OneNote elementai rodomi Outlook užduočių sąraše.

Užduočių tvarkymo būdai

Pateikiame būdų, padėsiančių lengviau susitvarkyti su užduotimis.

• Įtraukite užduotis, kai jos ateina jums, įvesdami tekstą lauke Įveskite naują užduotį To-Do juostoje arba užduočių sąrašo viršuje, tuščioje dienos užduočių sąrašo vietoje arba juostelėje pasirinkdami Nauja užduotis .

• Išvalykite užduotis, kurių nereikia atlikti. Užduočių sąrašas yra jūsų šventa vieta – neužterškite jos, priešingu atveju ji nebebus praktiška. Vėliavėle pažymėtiems laiškams, kuriuos norite išsaugoti, pasirinkite Pašalinti iš sąrašo, kitu atveju tiesiog Naikinti.

• Atliktas užduotis pažymėkite kaip įvykdytas, kad jos būtų pašalintos iš užduočių juostos.

• Užduotis padarykite reikalaujančiomis imtis veiksmų: pakeiskite žyme pažymėto el. laiško užduoties temą. Pavyzdžiui, žyme pažymėto el. laiško temos eilutę Negaliu klaviatūra pakeisti grupės narystės reikėtų pakeisti tema Atsakyti Adomui – veiksmu, kurio turėtumėte imtis šiai užduočiai atlikti. Norėdami pakeisti užduoties temą, pasirinkite elementą To-Do juostoje ir įveskite naują temą arba spustelėkite dešiniuoju pelės mygtuku, tada pasirinkite Pervardyti užduotį. Pakeitus užduoties temą el. laiško tema nepakeičiama. Pasikeičia tik užduočių sąraše matoma tema.

• Kurkite ir priskirkite spalvų kategorijas , kad galėtumėte nustatyti, kur reikia atlikti kitą veiksmą, ir kad kai kurios užduotys išsiskirtų.

• Pertvarkykite užduotis sugrupuodami panašias užduotis, pvz., tos pačios kategorijos užduotis. Norėdami perkelti užduotį, užduočių sąraše pasirinkite užduotį ir vilkite ją. Taip galėsite panašias užduotis atlikti kartu.

• Dienos užduočių sąraše ir užduočių juostoje esančias užduotis nuvilkite į dieną, kurią planuojate užduotį atlikti. Užduotis, kurioms atlikti prireiks daugiau laiko, nuvilkite į kalendorių ir skirkite laiko joms atlikti.

Nors susiplanuoti veiklą yra gerai, negaiškite daug laiko nustatinėdami prioritetus ir tvarkydami užduočių sąrašą. Užduočių sąrašo tvarkymas neturėtų užimti viso jūsų laiko!

Kalendoriaus naudojimas: susitikimų kūrimas laikui valdyti

Atminkite: atliktinų darbų visada yra daugiau nei laiko jiems padaryti.

Tinkamai valdant laiką reikia skirti laiko atsakyti į el. laiškus, tvarkyti susitikimus ir užduotis bei pagalvoti apie tai, ką reikia padaryti.

Galite susiplanuoti šį laiką ir kalendoriuje nurodydami įprastinius susitikimus. Kalendorius turi būti laikomos jūsų tikruoju laiko skyrimo planu: jei suplanavote veiklą, vadinasi, esate tuo metu įsipareigoję tai padaryti.

Skirkite laiko nurodytoms veikloms.

• Susitvarkykite su el. laiškais. Jei gaunate daug el. laiškų, skirti laiko susitvarkyti su el. laiškais yra ypač svarbu. Net jei nustatėte taisykles, kad tik svarbūs el. laiškai būtų rodomi aplanke Gauta, vis tiek turite skirti laiko ir susitvarkyti su tais el. laiškais.

• Atlikite kasdienę bei kassavaitinę užduočių ir susitikimų peržiūrą. Peržiūrėkite kalendorių bei užduotis ir įvertinkite susitikimus ir užduotis atsižvelgdami į prioritetus. Jei kalendoriuje daugybė užduočių, tai šis laikas skirtas:

• panaikinti nesuderinamus susitikimus, nes vienu metu dvejose vietose būti negalite,

• suplanuoti laiko darbui,

• pagalvoti apie tai, ką darote: ar tai tikslingas laiko panaudojimas ir ar teisingai nustatote prioritetus.

• Reguliariai susitikite su savo vadovu. Reguliarūs susitikimai su vadovu gali padėti išsiaiškinti ties kuo dirbate ir, jei reikia, iš naujo nustatyti prioritetus. Norėdami nustatyti įprastą arba pasikartojantį susitikimą, pasirinkite Pasikartojimas .

Puslapio viršus

Kassavaitinė peržiūra

Matydami visą savo laiko ir užduočių vaizdą galėsite lengviau nustatyti, kuriems svarbiems darbams suteikti prioritetą, o kurių užduočių nereikia atlikti skubiai. Tai padės kitiems asmenims aiškiai suvokti, ką jūs iš tikrųjų realiai galite atlikti, o ko – ne. Be to, praėjusios ir ateinančios savaitės peržiūra yra naudinga priemonė, padedanti pasirengti susitikimui su vadovu arba parengti pranešimą el. paštu apie būseną.

Darbo atlikimo vieta

Apdorojus el. laiškus, geriausia vieta dirbti programa „Outlook“ (atsakyti į laiškus ir t. t.) yra dalis Užduotys. Persijungus į dalį Užduotys, jūsų netrikdys į aplanką Gauta atėję el. laiškai.

Užduočių apdorojimas vienu ypu

Peržiūrėdami užduočių sąrašą ir kalendorių atlikite panašias užduotis kartu. Pavyzdžiui, jei turite tik kelias minutes, pasikalbėkite su visais reikiamais asmenims telefonu (jei reikia paskambinti tik keliems asmenims). Daug energijos reikalaujančių užduočių (kai kuriems asmenims tai gali būti atsakinėjimas į el. laiškus) imkitės, kai turite daugiau energijos. Užduotis, nereikalaujančias daug energijos (pvz., pranešimų apie būseną skaitymas), atlikite vėliau arba tuomet, kai turite mažiau energijos. Užduotis „apdorodami vienu ypu“ vienu metu pasistūmėsite į priekį su visų projektų užduotimis.

Vienas iš užduočių apdorojimo vienu ypu būdų yra pakeisti išdėstymą iš Išdėstyti pagal: radžios data į Išdėstyti pagal: kategorijos. Norėdami tai padaryti, pasirinkite antraštę Išdėstyti pagal , tada pasirinkite Kategorijos.

Užduočių užbaigimas

Atlikę užduotis pažymėkite jas kaip baigtas. Outlook automatiškai išsaugo jūsų atliktų užduočių sąrašą. Tai gali būti naudinga suvestinė, ką galite padaryti. Jei nereikia turėti užduoties arba el. laiško įrašo, panaikinkite jį arba išvalykite žymę.

Dirbama neprisijungus

Jei turite daug ką nuveikti, apsvarstykite galimybę persijungti į darbo neprisijungus režimą: sustabdysite blaškantį el. laiškų priėmimo srautą.

Kai persijungiate iš darbo prisijungus į darbą neprisijungus režimą, pasikeičia visos jūsų profilyje esančios „Outlook“ el. pašto paskyros.

• Skirtuko Siųsti / gauti grupėje Nuostatos pasirinkite Dirbti neprisijungus.

  

Kai dirbate neprisijungę, paryškinama komanda Dirbti neprisijungus .

Pasirinkite pažymėtą dirbti neprisijungus , kad grįžtumėte į prisijungimo režimą.

Puslapio viršus

Konkretaus asmens el. laiško paieška

• Jei norite rasti konkretaus asmens laišką, pasirinkite lauką Ieška bet kuriame aplanke, tada skirtuke Ieška pasirinkite Nuo.

  

• Įveskite to asmens vardą.

  

Arba pradėkite įvesdami pavadinimą lauke Ieška , tada paspauskite rodyklės žemyn klavišą, kad pasirinktumėte Nuo , kad susiaurintumėte rezultatus.

Laiško su priedu paieška

Norėdami rasti laišką su priedu, pasirinkite ieškos lauką ir skirtuke Ieška pasirinkite Turi priedų.

Visi ieškos terminai yra priedas, todėl jei norite rasti laišką iš asmens su priedais, pasirinkite komandas juostelėje (Nuo, Yra priedų), kad sukurtumėte iešką.

El. laiškų paieška visoje el. pašto dėžutėje

Kartais rasti el. laiško ieškant tik nuorodų aplanke nepavyksta: tai gali būti jūsų išsiųstas el. laiškas arba padėtas ne į tą vietą el. laiškas. Tokiais atvejais pirmiausia ieškokite bet kuriame aplanke (Gauta, 1-nuoroda ir t. t.), tada ieškos lauke pasirinkite išplečiamąjį meniu, tada pasirinkite Dabartinė pašto dėžutė.

Taip pat skirtuke Ieška galite pasirinkti Dabartinė pašto dėžutė.

Jei įtariate, kad tai, ko ieškote, gali būti priimtame susitikimo užklausoje (todėl yra kalendoriuje), pabandykite pasirinkti Visi "Outlook" elementai.

Jei pastebėsite, kad dažnai ieškote visoje el. pašto dėžutėje, galite nustatyti numatytąją ieškos aprėptį taip, kad būtų visada ieškoma visuose aplankuose: įjunkite rodinį „Backstage“.

1. Pasirinkite skirtuką Failas , tada pasirinkite Parinktys.

2. Pasirinkite Ieškoti.

3. Dalyje Rezultatai pasirinkite Dabartinė pašto dėžutė.

   

Ieškos užbaigimas

Radę ieškomą elementą ir pasirengę pereiti prie kitos užduoties, pasirinkite uždarymo piktogramą šalia lauko Sparčioji ieška arba skirtuko Ieška grupėje Uždaryti pasirinkite Uždaryti iešką.

Pagrindinės puikių el. laiškų taisyklės: ką daryti

• Perskaitykite el. laišką prieš jį išsiųsdami.

• Tema turėtų būti aprašomojo pobūdžio ir nukreipta į veiksmą. Pavyzdžiui: Pardavimo komanda: siųskite siūlomas valdybos pasitraukimo datas, kur pardavimo komanda yra grupės pavadinimas, o siųskite – veiksmas. Kiti naudingi priešdėliai yra Informacija jums irBūtinas veiksmas.

• Jeigu būtina imtis veiksmų, langelyje Tema nurodykite pageidaujamą veiksmą.

• Jei pokalbio tema pasikeičia, pakeiskite el. laiško temą.

• Visi el. laiškai turi būti trumpi ir aiškūs.

• El. laiško turinį sudėliokite svarbos tvarka: svarbiausi dalykai turi būti priekyje.

• Apsvarstykite galimybę svarbią informaciją paryškinti.

• Veiksmų reikalaujantys elementai arba klausimai turi būti atskirose eilutėse, kad jie išsiskirtų ir būti pastebimi.

• Paryškinkite asmenų vardus, jei pateikiate klausimus. Pavyzdžiui: Adomai: kokia projekto būsena?

• El. laišką siųskite tik tiems žmonės, kurie turi jį perskaityti.

• Žmones, kurie turi būti informuoti, įrašykite eilutėje Kopija.

• Žmones, kurie turi atsakyti arba imtis veiksmų, įrašykite eilutėje Kam.

• Jei reikia, naudokite parašą, bet jis turi būti paprastas, trumpas, profesionalus ir, jei įmanoma, be grafinių elementų.

• Jei norite gauti atsakymą iškart, el. laiško nesiųskite. Paskambinkite arba išsiųskite tiesioginį pranešimą.

• Jei dalyvaujate el. pašto pokalbyje, kuriame yra daugiau nei dešimt laiškų be sprendimo, apsvarstykite galimybę nustatyti susitikimą ir aptarti problemą. El. paštas ne visada yra efektyvi sudėtingų problemų sprendimo priemonė. Pažymėję pranešimą skirtuko Pagrindinis grupėje Atsakymas pasirinkite Susitikimas.

  

• Patvirtinkite el laiškus, reikalaujančius išsamesnio atsakymo. Jei esate per daug užsiėmęs ir negalite iškart pateikti išsamaus atsakymo, informuokite siuntėją, kad nagrinėjate problemą ir atsakysite per konkretų laiko tarpą arba iki tam tikros datos. Žyme pasižymėkite, kad turėsite tai padaryti vėliau.

• Naudokite didelės svarbos saiingai.

  

• Jei užduodate klausimą ir yra keli galintys atsakyti žmonės, verčiau pasirinkite tik vieną asmenį, o ne siųskite klausimą grupei.

Vykdymas: pažymėjimas siunčiant

Siųsdami el. laišką asmeniui, kurio atsakymo jums reikia, atlikite nurodytus veiksmus.

• Siuntimo metu pasižymėkite žyme.

• Užduočių juostoje pakeiskite žyme pažymėtos el. laiško užduoties pavadinimą, kad jis prasidėtų Vykdymas.

• Pažymėkite ją kategorija @Laukia.

• Atlikę šiuos tris veiksmus žinosite, kad kitas jūsų veiksmas bus nusiųsti kitą el. laišką arba laukti atsakymo.

Pagrindinės puikių el. laiškų taisyklės: ko nedaryti

• Nenaudokite blankų.

• Neįtraukite vadovo į kiekvieną siunčiamą el. laišką.

• Nesiųskite el. laiško, kai esate piktas. Geriau parašykite el. laišką, įrašykite jį į juodraščių aplanką ir sugrįžkite vėliau.

• Nesitikėkite greito atsakymo, kai siunčiate ilgus el. laiškus (daugiau nei dviejų pastraipų).

• Vykdymo el. laiško nesiųskite nepraėjus nei dienai nuo pirmojo el. laiško išsiuntimo. Jei laiku negirdite, pabandykite naudoti telefoną arba pranešimų programėlę, pvz., „Microsoft Teams“.

• Nenaudokite perskaitymo arba pristatymo pažymų su kiekvienu siunčiamu el. laišku. Jas naudoti tik tada, jei nesate tikri, ar gavėjai gaus el. laišką.

• Nepridėkite žymių arba didelės svarbos prie kiekvieno siunčiamo laiško. Gavėjai pradės jų nepaisyti.

• Nenaudokite VISŲ DIDŽIŲJŲ RAIDŽIŲ.

• Nesiųskite priedų, verčiau siųskite saitus. Ši taisyklė ypač taikoma susitikimų užklausoms, kai priedai gali labai prisidėti prie serverio kvotų.

• Neišplėskite siuntimo sąrašų. Išplėtus siuntimo sąrašus el. laiškus sunkiau skaityti ir jie patenka į neteisingus el. pašto aplankus, jei asmenys naudoja taisykles.

• Nenaudokite sarkazmo. Jūsų humoras gali būti neteisingai suprastas.

• Nerašykite to, ko nenorėtumėte, kad perskaitytų visi įmonės darbuotojai. Niekad nežinote, kam gali patekti jūsų el. laiškas.

• Nenaudokite rankraštinio arba „keistų“ šriftų, kuriuos būtų sunku skaityti.

• Nenaudokite raudonų šriftų, nes juos sunku skaityti ir el. laiškas gali būti interpretuojamos kaip kritiško pobūdžio.

• Kontaktų grupės atveju nenaudokite Atsakyti visiems, kai prašoma pašalinti. Niekada.

Kontaktų grupėms (anksčiau vadintoms siuntimo sąrašais) skirti patarimai

Jei atsakote didelei kontaktų grupei, laikykitės visų el. laiškams skirtų patarimų ką daryti ir ko nedaryti.

Jei reikia daugiau informacijos arba nagrinėjate klausimą atskirai, atsakykite visai kontaktų grupei ir taip informuokite visus, kad atsakote, po to atsakykite kiekvienam asmeniui atskirai. Išsprendę problemą, būtinai atsakykite kontaktų grupei ir nurodykite sprendimą. Tokiu būdu sprendimą gali nurodyti kiti kontaktų grupės asmenys.

Įdėtųjų komentarų naudojimas

Į gautą el. laišką įtraukti įdėtuosius komentarus yra patogus būdas atsakyti į klausimus ir tiesiogiai reaguoti į problemas. Manoma, kad geriausia praktika yra atlikti nurodytus veiksmus.

1. Pranešime paminėkite, kad komentuojate įterpimuose. Pavyzdžiui, įtraukite "Žr. papildomus komentarus toliau".

2. Išskirkite tekstą pradiniame el. laiške. Pateikiame kelis pasiūlymus.

   • Pakeiskite šrifto spalvą.

   • Skliausteliuose iš anksto pridėkite vardą ir pavardę arba inicialus, pvz., [Augustinas Petrauskas].

     

   • Pakeisti šriftą pasviruoju ar paryškintuoju arba pritaikykite abu.

3. Nepanaikinti nieko, ko neparašėte.

Jei norite pakomentuoti tik nedidelę ilgesnio el. laiško dalį, nukopijuokite tą el. laiško dalį į atsakymą: naudokite kitą spalvą ir citatą pateikite kabutėse, po to įveskite savo atsakymą.

Nematomos kopijos naudojimas

Įtraukus gavėjo vardą į el. laiško lauką Nematoma kopija, šiam gavėjui siunčiama laiško kopija, bet gavėjo vardas nematomas kitiems el. laiško gavėjams.

Nematomos kopijos funkciją naudokite norėdami pašalinti papildomus asmenis iš el. pašto pokalbio, kai jums atrodo, kad jiems nebereikia siųsti papildomų el. laiškų arba jei pasikeitė pokalbio tema.

Pavyzdžiui, jei esate vienas iš penkių klausimą gavusių asmenų ir norite į jį atsakyti, perkelkite kitus keturis asmenis į eilutę Nematoma kopija ir parašykite kažką panašaus į „siunčiu nematomą kopiją Jonui, Jurgiui, Dariui ir Agnei. Štai atsakymas: ..“ Būsimi el. laiškai bus tik tarp jūsų ir pirminio siuntėjo.

Nematomos kopijos nenaudokite, jei nenorite, kad trečioji šalis (pvz., jūsų vadovas) sužinotų apie slaptą el. laišką. Nematomos kopijos gavėjas gali nesuprasti, kad jis arba ji gavo nematomą kopiją ir gali atsakyti visiems asmenims ir taip atskleisti, kad gavo nematomą el. laiško kopiją. Tai gali būti suprasta kaip pasalūniškas jūsų elgesys.

Geriau būtų, jei norėdami informuoti trečiąją su klausimu susijusią šalį ne naudotumėte nematomą kopiją, o persiųstumėte nusiųstą el. laišką.

Puslapio viršus

Kada dera kviesti į susitikimą?

Į susitikimą kvieskite, kai:

• pirmą kartą dirba nauja grupė žmonių,

• keli asmenys pasikeitė daugiau nei 10 gan ilgų el. aiškų,

• reikia diskusijos, idėjų telkimo ar bendradarbiavimo,

• į susitikimą pakvieskite, jei susitikimas yra efektyviausias būdas pasistūmėti į priekį ir prieš kviečiant į susitikimą aišku, koks yra susitikimo tikslas.

Ką pakviesti

Pakvieskite tik tuos asmenis, kurie turi dalyvauti. Dėl kiekvieno papildomo į susitikimą pakviesto asmens susitikimas tampa sudėtingesnis ir todėl susitikimą sudėtingiau valdyti. Kita vertus, jei reikia priimti sprendimą, įsitikinkite, kad susitikime dalyvaus visi pagrindiniai suinteresuotieji asmenys, priešingu atveju susitikimas bus laiko ir išteklių švaistymas.

Kaip pasirinkti laiką susitikti

Pasirinkite laiką, kada kiekvienas gali susitikti: peržiūrėkite kviečiamųjų užimtumo informaciją kalendoriuje. Naudokite Planavimo pagalbinę priemonę ir peržiūrėkite visų susitikimo dalyvių galimybę dalyvauti.

Tinklelyje„laisvas / užimtas“ rodoma, ar dalyviai gali dalyvauti. Eilučių pora ir paryškinimas rodo siūlomą susitikimo pradžią ir pabaigą.

Norėdami peržiūrėti planavimo pagalbinę priemonę rašydami susitikimo užklausą, skirtuko Susitikimas grupėje Rodyti pasirinkite Planavimo pagalbinė priemonė.

Srityje Patalpų ieškiklis siūlomas tinkamiausias susitikimo laikas (kai pasiekiama daugiausiai dalyvių). Norėdami pasirinkti susitikimo laiką, pasirinkite laiko pasiūlymą srityje Patalpų ieškiklis , sekcijoje Rekomenduojami laikai , arba pasirinkite laiką tinklelyje Laisvas / užimtas.

Pastaba: Jei sritis Patalpų ieškiklis nerodoma, skirtuko Susitikimas grupėje Parinktys pasirinkite Kambarių ieškiklis.

Jei pastebėjote, kad reguliariai kuriate susitikimus su ta pačia žmonių grupe, sukurkite grupę naršymo srityje, kad galėtumėte lengviau matyti žmonių užimtumo informaciją. Kad būtų lengviau surasti kambarį susitikti, į tas grupės taip pat galima įtraukti kambarius.

Norėdami sukurti kalendoriaus grupę, atlikite nurodytus veiksmus.

• Programos Kalendorius naršymo srityje slinkite žemyn iki kalendorių sąrašo ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkiteMano kalendoriai.

• Įveskite naujos kalendorių grupės pavadinimą ir pasirinkite Įvesti.

• Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite naują kalendorių grupę ir pasirinkite Įtraukti kalendorių.

• Pasirinkite šaltinį, tada pasirinkite kalendorius, kuriuos norite įtraukti.

Kada susitikti asmeniškai, o kada – nuotoliniu būdu

Susitikite asmeniškai, jei:

• tai pirmas kartas, kai ši grupė dirbs kartu,

• bus rodomi arba dalinami neelektroniniai elementai,

• tai bus idėjų telkimo susitikimas,

• tai susitikimas, kurio metu daug bendradarbiaujama,

• Ne visi turi telefoną, internetinę konferencijų programėlę arba tinkamą elektroninę susitikimų programinę įrangą ir įrangą.

Kitu atveju apsvarstykite galimybę naudoti susitikimo internetu programėlę, pvz., „Microsoft Teams“ arba susitikimą telefonu.

Susijusių dokumentų tvarkymas

Ruošiantis susitikimui dažnai prieš arba susitikimo metu padalinami dokumentai.

Jei visi dalyviai yra prisijungę prie įmonės tinklo, padėkite dokumentus į "SharePoint" svetainę arba bendrinamą tinklo diską.

Jei kuris nors dalyvis nepriklauso jūsų įmonei (pvz., tiekėjas, neturintis prieigos prie jūsų intraneto), apsvarstykite galimybę naudoti "SharePoint Workspace".

Susitikimo užklausose priedų nesiųskite.

Dienotvarkės rengimas: lai padeda užduotys

• @Susitikimas yra centrinė dienotvarkės elementų vieta   .

Sukurkite vieną užduotį, pažymėkite ją kategorijos @Susitikimas žyme ir nustatykite jos pradžios datą arba terminą, kuri būtų susitikimo datą. Artėjant susitikimo datai ir iškylant diskusijų objektams, prie užduoties pridėkite komentarus, ženklelius ir mintis. Ši užduotis taps susitikimo dienotvarke.

Po susitikimo pažymėkite užduotį kaip atliktą ir sukurkite naujas veiksmų elementų užduotis.

• Jei norite aptarti kelis el. laiškus arba tik vieną el. laišką...   

Jei gavote el. laišką, kurį norite aptarti susitikime, pažymėkite tą el. laišką kaip atliktiną susitikimo dieną ir pažymėti jį kategorijos @Susitikimas žyme.

Jei turite aptarti daugiau nei tris el. laiškus, nežymėkite kiekvieno iš jų, nes užteršite užduočių sąrašą. Verčiau sukurkite naują užduotį susitikimo pavadinimu; spustelėkite dešinįjį pelės klavišą ir nuvilkite el. laiškus į užduotį (tai darydami nukopijuokite). Pažymėkite šią užduotį kategorijos @Susitikimas žyme.

• Jei mintims išdėstyti reikia daugiau vietos...   

Jei bendradarbiaujate su kitais žmonėmis arba tiesiog reikia daugiau vietos mintims, apsvarstykite galimybę naudoti OneNote bloknotą, kurį galima bendrinti "SharePoint" svetainėje arba vietiniame serveryje. OneNote suteikia daugiau pastabų nei Outlook užduočių.

Susitikimo metu: bendradarbiavimas

Įrankis, kurį galite naudoti bendradarbiaudami susitikimo metu, priklauso nuo vietos ir dalyvių prieigos.

Jei bendradarbiaudami dirbate su dokumentu ir visi dalyviai yra tame pačiame kambaryje, naudokite „Word“ keitimų sekimo ir komentarų funkcijas.

Jei pateikiate pateiktį ir kai kurie žmonės yra nuotoliniai, naudokite internetinį susitikimą ir „Microsoft Teams“ pokalbių funkcijas arba mažiau oficialiems susitikimams, prisijunkite prie visų naudodami „Microsoft Teams“ grupės pokalbį ir bendrinkite savo darbalaukį arba antrą monitorių.

Jei norite bendradarbiauti specialiuoju būdu, galite naudoti OneNote norėdami kartu rašyti pastabas viename bloknote. Jei bloknotas nėra bendrinamas bloknotas, po susitikimo nusiųskite el. laišką su pastabomis.

Jei užsirašote pastabas arba protokoluojate susitikimą, taip pat galite naudoti OneNote susitikimo informacijai iš "Outlook" įterpti į pastabas. Po susitikimo galite nusiųsti pastabas susitikimo dalyviams kaip el. laišką.

Pasikartojančio susitikimo užbaigimas

Kai įvyksta susitikimų seka, ne atšaukite susitikimą, nes taip pašalinami visi retrospektyviniai susitikimo atvejai, o pakeiskite kartojimo šabloną, kad jis pasibaigtų paskutinio susitikimo dieną. Norėdami tai padaryti, pasirinkite mygtuką Pasikartojimas ir pakeiskite pabaigos datą.

Kalendoriaus bendrinimo būdai

Jums gali nereikėti bendrinti savo kalendoriaus, nes visi organizacijos darbuotojai mato, kada esate užsiėmęs, o kada laisvas, bet jie nebūtinai mato susitikimų turinį arba temas. Tačiau galite lengvai bendrinti kalendorių su savo komanda, jei norite, kad jos nariai matytų visus jūsų susitikimus.

Galbūt pageidausite, kad kitas asmuo tvarkytų kalendorių jūsų vardu, pvz., asistentas, galintis priimti arba atmesti susitikimus. Tokiu atveju galite įpareigoti tvarkyti savo kalendorių. Jei įpareigojate tvarkyti savo kalendorių, pasirinkite tik vieną asmenį: nepadarykite taip, kad visi asmenys būtų jūsų kalendoriaus atstovai. Turint daugiau nei vieną kalendoriaus atstovą, kalendoriuje gali kilti klaidų.

Kurkite "SharePoint" kalendorių grupės veiklai, prie kurios visi turi prieigą, o ne bendrinkite kalendorių. Pavyzdžiui, sukurkite kalendorių „SharePoint“ svetainėje ir stebėkite grupės atostogų tvarkaraščius.

Nusiųskite kalendorių el. laišku, jei nustatote susitikimus su žmonėmis, kurie negali matyti jūsų užimtumo informacijos, pvz., žmonėms ne iš jūsų įmonės.

Puslapio viršus

Kada naudoti Outlook kontaktus įmonės aplinkoje

Net jei dirbate įmonėje, kuri turi visuotinį adresų sąrašą, bus atvejų, kai norėsite išsaugoti kontaktą Outlook. Sukurkite kontaktus:

• asmenų nedirbančių jūsų įmonėje,

• asmenų, apie kuriuos norite kažką prisiminti, arba jei į kontaktus norite įtraukti informaciją, pvz., apie gimtadienius,

• asmenų, kuriuos norite sinchronizuoti su savo mobiliuoju telefonu, ypač, jei telefonas nėra prijungtas prie įmonės adresų knygos arba tais atvejais, kai neturite ryšio.

Kada kurti kontaktų grupę programoje Outlook

Kurkite kontaktų grupes (anksčiau vadintus asmeniniais siuntimo sąrašais) programoje Outlook, jei norite, kad būtų lengviau siųsti laiškus grupei žmonių, nepriklausančių jūsų korporacijai. Visų grupių įmonės viduje atveju sukurkite viešą kontaktų grupę (kaip tai padaryti, paklauskite IT administratoriaus).

Puslapio viršus

Kas yra spartieji veiksmai?

Spartieji veiksmai suteikia galimybę vienu spustelėjimu atlikti kelis veiksmus. Tai yra naudingas įrankis, padedantis išlaikyti švarų aplanką Gauta ir apskritai efektyviau naudoti Outlook " . Kai tik rasite kelis kartus, atlikite tuos pačius veiksmus Outlook " , pabandykite sukurti spartųjį veiksmą.

Kodėl skaitymo sritį rodyti dešinėje, o ne apačioje (arba išjungti)?

Skaityti ilgesnį siaurą teksto stulpelį yra lengviau nei skaityti trumpesnę platesnę teksto dalį. Taip yra todėl, kad lengviau nukreipti akis žemyn nei iš kairės į dešinę dideliu atstumu: gali tekti pajudinti galvą ir kaklą, o tai gali sukelti nuovargį. Geriau turėti skaitymo sritį įjungtą, kad norint perskaityti el. laišką nereikėtų atidaryti kiekvieno el. laiško.

Ką daryti su nebereikalingais aplankais?

Naršymo srities aplankų sąrašas turėtų būti skirtas dažnai naudojamiems aplankams. Jei jame daug aplankų, kurių net neatpažįstate, perkelkite visus el. laiškus į nuorodų aplanką ir panaikinkite esamus aplankus.

Kaip padaryti visus tik man atsiųstus laiškus mėlynos spalvos?

1. Skirtuko Rodymas grupėje Dabartinis rodinys pasirinkite Rodinio parametrai.

   

2. Dialogo lange Išplėstiniai rodinio parametrai pasirinkite Sąlyginis formatavimas.

   

3. Dialogo lange Sąlyginis formatavimas pasirinkite Įtraukti.

4. Lauke Pavadinimas įveskite Aš, tada pasirinkite Šriftas.

5. Dialogo lango Šriftas dalyje Spalva pasirinkite Mėlyna, tada pasirinkite Gerai.

6. Dialogo lange Sąlyginis formatavimas pasirinkite Sąlyga.

7. Dialogo lange Filtras pažymėkite žymės langelį Kur aš esu , esantį šalia Eilutėje Kam tik vienas asmuo, tada kiekviename atidarytame dialogo lange pasirinkite Gerai .

   Pastaba: Galite naudoti išplečiamąjį meniu norėdami pakeisti sąlygą Kur aš esu.

Kada turėčiau naudoti pokalbių rodinį?

Pokalbio rodinys naudingas nurodytais atvejais.

• Kai rečiau tikrinate el. laiškus ir todėl vienu metu matote daugiau el. laiškų.

• Kai turite daug pranešimų gijų, kuriose yra daug intensyvių diskusijų.

• Kai reikia peržiūrėti kontekstą kas kam atsakė.

• Kai gaunate daug el. laiškų.

Peržiūrėdami el. laiškus pokalbių rodinyje galite greitai pamatyti, kuriuose pokalbiuose buvo intensyviausios diskusijos. Tais atvejais galbūt norėsite perskaityti ir atsakyti tik į naujausią pokalbio el. laišką. Taip pat galite pasirinkti visą pokalbį ir dirbti su juo. Pavyzdžiui, gali būti ilga laiškų seka ir paskutiniame tiesiog konstatuojama „Ačiū, gavau atsakymą į savo klausimą“, tad galite tiesiog panaikinti visą pokalbį.

Taip pat pokalbio rodinyje galite matyti el. laiškus iš kitų aplankų. Tai naudinga, kai gaunate su ilgu pokalbiu susijusį naują el. laišką: galite peržiūrėti visą retrospektyvą, įskaitant savo atsakymus.

Ar laikyti asmeninius ir verslo el. laiškus kartu?

Vietų, kur skaitote el. laiškus sumažinimas nereiškia, kad galite maišyti darbinius ir asmeninius el. laiškus. Geriausia turėti atskiras el. pašto paskyras darbo ir asmeniniams susirašinėjimams. Tačiau turėtumėte sumažinti naudojamų el. pašto adresų skaičių. Laimei, naudodami Outlook galite peržiūrėti kelias paskyras vienu metu. Be darbo el. pašto paskyros (Exchange Server), galite įtraukti kitų paskyrų, pvz., Outlook.com arba "Gmail", į tą patį profilį programoje " Outlook ".

Kuo naudingos būsenos „skaityta“ ir „neskaityta“?

būsenos "skaityta" ir "neskaityta" Outlook žinyne: greitai parodoma, kurie laiškai buvo bent kartą perskaityti, o kurie ne. Tačiau el. laiškų būsenos „skaityta“ ir „neskaityta“ galima lengvai pakeisti spustelint aplink el. laišką, tad jos nėra puiki registravimo priemonė – tiesiog įrankis.

Norėdami greitai pažymėti pranešimą kaip perskaitytą, paspauskite sparčiuosius klavišus Ctrl + Q. Norėdami pažymėti kaip neskaitytą, paspauskite Klavišus "Ctrl" + U.

Kodėl nepakanka būsenos „skaityta“ / „neskaityta“?

Kai kuriems žmonės bando naudoti būsenas „skaityta“ ir „neskaityta“ norėdami nurodyti, ar el. laiškas yra naujas, ar nuorodos elementas. Tačiau būsena "neskaityta" yra nepatikima, nes kai tik pranešimas praranda įvesties vietą (kai pasirenkate kitą pranešimą), jis automatiškai pažymimas kaip perskaitytas ir per dažnai kiti įrenginiai (pvz., telefonai) pažymi pranešimus kaip skaitytus. Neišvengiamai el. laiškus dar kartą perskaitysite ir vėl teks skirti laiko ir pagalvoti, ką turite daryti. Naudoti būseną „skaityta“ / „neskaityta“ kaip „eilutę“ tarp tų elementų aplanke Gauta, kurie yra „užduotys“, ir tų, kurie tiesiog dar nebuvo apdoroti, paprastai nepasiteisina kai gaunate daug el. laiškų: dalies jų tiesiog niekada neskaitysite, nes vos žvilgterėję į temą, suprasite, kad jums el. laiško skaityti nereikia. Gerokai efektyvesnis aplanko Gauta tvarkymo būdas yra peržiūrėti el. laiškus ir nuspręsti, ką su kiekvienu daryti. Tuomet jis turėtų pradingti iš aplanko Gauta, o ne pasilikti „neskaitytas“.

Kodėl turėčiau padėti el. laiškus?

Geriausia praktika turėti pagrindinę el. laiškų saugyklą, kad galėtumėte skirti dėmesį el laiškams su kuriais jau „susitvarkėte“. Turint nedidelį darbinių aplankų kiekį (1-nuoroda ir 2-asmeninis), nereikia nerimauti, kad el. laišką padėsite ne ten kur reikia, ir el. laiško nereikia nukopijuoti į kelis aplankus, jei jis taikomas daugiau nei vienai temai ar projektui.

Tai nereiškia, kad nėra būtinybės naršyti konkrečios temos ar projekto el. laiškų. Outlook suteikia geresnių įrankių, pvz., kategorijų ir ieškos aplankų, kad galėtumėte efektyviai ieškoti.

Kodėl turėčiau turėti tik vieną nuorodų aplanką?

Turint vieną aplanką, nereikia galvoti kuriame aplanke yra kuris nors el. laiškas, be to, žinote, kad viskas, kas yra tame aplanke, jau buvo peržiūrėta anksčiau ir yra tai, ką norėjote pasilikti.

Jei turite kelis aplankus, kiekvieną kartą padėdami el. laišką esate priversti nuspręsti, kurį aplanką naudoti. Tai tampa dar labiau sudėtinga, jei yra daugiau nei vienas el. laiškui tinkamas aplankas. Kai yra keli pasirinkimai, daug aplankų tampa nenaudojami, todėl sukuriama netvarka.

Nors gali atrodyti, kad labai svarbu visus laiškus palikti aplanke Gauta, už kiekvieną kartą, kai žiūrite į pranešimą, yra paslėpta kaina. "Ar tai yra kažkas, su kuo turėčiau elgtis, ar tai tik nuoroda?" Taip pat yra ramybė, įgyta turint aplanką Gauta, užpildytą tik naujais dalykais. Jūsų aplankas Gauta yra vieta, kurią gali manipuliuoti kiti žmonės; tai, ką įdėjote į nuorodų aplanką, yra griežtai tik jūs.

Kodėl kontaktų grupėms reikia skirtingų aplankų?

• Skirtingas archyvavimo dažnumas    Turėtumėte turėti skirtingus aplankus skirtingoms kontaktų grupėms pagal automatinio archyvavimo temą ir dažnumą. Pavyzdžiui, jei esate pakeleivių ieškojimo kelionei automobiliu kontaktų grupėje, el. laiškus aplanke Pakeleiviai reikėtų naikinti kasdien. Kontaktų grupę, skirtą darbinėms temoms, reikėtų archyvuoti rečiau, pvz., kartą per metus.

• Efektyvus pokalbių grupavimas    Jei turite atskirus aplankus skirtus pagal temas suskirstytoms kontaktų grupėms, vienoje vietoje matote visus sugrupuotus pokalbius. Jei prireiktų, galėtumėte efektyviai ieškoti aplanke.

Kodėl kontaktų grupėms ir RSS reikia skirtingų aplankų?

Dideliems siuntimo sąrašams ir RSS informacijos santraukoms siunčiami el. laiškai gali lengvai pripildyti jūsų aplanką Gauta. Šiuos informacijos srautus traktuokite panašiai kaip didelį laikraštį: jame gali būti naudingas ar įdomus straipsnis, tačiau perskaityti visą laikraštį prireiktų daug laiko. Leiskite taisyklėms padėti jums skaityti įdomiausią ir tinkamiausią informaciją.

Kurios kontaktų grupės turėtų patekti į aplanką, o ne aplanką Gauta?

Siuntimo sąrašo taisyklę ir aplanką geriausia pritaikyti siuntimo sąrašams, kurie:

• gauna daug el. laiškų,

• skirti dideliam žmonių kiekiui.

Įmonės lygio pranešimai su svarbiomis naujimis (pvz., iš vadovės) ir pranešimai iš jūsų IT skyriaus apie serverio prastovas neturėtų patekti į aplanką. Laiškuose kontaktų grupei, kuriuose tik retkarčiais yra naudingo ar įdomaus turinio, neatsižvelgiant į dažnumą, turėtų būti taisyklė ir aplankas.

Kaip nustatyti RSS skirtas taisykles?

Jei prenumeruojate kelias RSS informacijos santraukas, jas traktuokite kaip dar vieną paskirstymo sąrašą. Įdomius RSS elementus (remdamiesi raktažodžiais) perkelkite į aplanką Gauta; priešingu atveju leiskite juos automatiškai padėti į RSS aplankus.

O jeigu turiu išsaugojimo strategijas arba „Exchange Server“ interneto archyvą?

Vietoj automatinio archyvavimo naudokite organizacijoje galiojantį sprendimą ir, kaip įprasta, vadovaukitės įmonės strategija. Jei jūsų įmonės strategijoje nurodyta, kad turite turėti kelis aplankus kiekvienam elemento tipui, vadovaukitės šia strategija.

Kodėl turėčiau naudoti taisykles?

Bėgant laikui, tikriausiai gausite vis daugiau el. laiškų. Negalite perskaityti kiekvieno gauto el. laiško – o ir neturėtumėte bandyti. Verčiau perskaitykite el. laiškus, kuriuos svarbu perskaityti. Taisyklės padės suteikti prioritetą svarbiems el. laiškams ir minimizuoti dėmesį blaškančių el. laiškų skaičių.

Kokias datas nustato žymės?

Ką turėčiau daryti su metų senumo užduotimis ir pažymėtais el. laiškais savo užduočių juostoje?

Jei jokiais tikslais aktyviai nenaudojate užduočių arba žymių, pažymėkite visus elementus, spustelėkite dešiniuoju pelės klavišu ir pasirinkite Naikinti. Šis veiksmas panaikina senas užduotis ir pašalina žymes nuo žymėmis pažymėtų el. laiškų ir kontaktų, bet elementų nepanaikina.

Ką turėčiau daryti su nenaudojamomis kategorijomis?

Panaikinkite visas kategorijas, kurių neplanuojate naudoti. Tas pats kategorijų rinkinys taikomas visiems elementams, tad jei naudojate kontaktų kategoriją, palikite ją.

Koks geriausias būdas pasirinkti spalvas?

Kurdami spalvų kategorijas būkite dėmesingi rinkdamiesi spalvas. Pavyzdžiui, nesirinkite tos pačios spalvos @phone kaip @email, bet pasirinkite panašias spalvas (pvz., žalios spalvos atspalvius) visoms 1:1 kategorijoms. Laikui bėgant galėsite peržiūrėti savo užduočių sąrašą ir pagal spalvą nustatyti, ar užduotis šiuo metu veikia. Pavyzdžiui, jei @Home yra violetinės spalvos, o jūs esate darbe, negalite atlikti jokių violetinės spalvos užduočių.

Kodėl reikia suplanuoti sau skirtą laiką?

Kalendoriuje susiplanavus laiką sau, atnaujinama jūsų užimtumo informacija ir bus mažiau tikėtina, kad žmonės planuos tą laiką susitikti su jumis. Jei jūsų kalendorius labai įtemptas, tai gali būti vienintelis būdas skirti laiko savo darbui atlikti.

Tai padeda įsipareigoti atlikti savo darbą: jei įtraukėte jį į savo kalendorių, turėtumėte būti įsipareigoję tuo metu daryti tą darbą. Jei kas nors suplanuoja susitikimą jūsų darbui skirtu metu, būtinai suplanuokite savo laiką iš naujo. Neapgaudinėkite savęs!

Kaip susitvarkyti su 10 000 el. laiškų aplanke Gauta?

Jei aplanke Gauta turite daugiau nei 20 elementų, apdorokite pastarosios savaitės el. laiškus, pažymėkite likusius laiškus ir perkelkite juos į aplanką 1-nuoroda. Taip, jūs tai galite, o tai padarę jausitės puikiai.

Kodėl gaunu tiek daug el. laiškų?

Jei jaučiatės užversti el. laiškais, greičiausia, gaunate daugiau el. laiškų nei galite perskaityti ir todėl gali tekti nustatyti griežtesnes taisykles. Pabandykite išanalizuoti, iš kur ateina el. laiškai: surūšiuokite el. laiškus pagal elementą Nuo ir sutraukite visas antraštes. Ar skaitote kontaktų grupes, kurių jums skaityti nereikia? Jei taip – sukurkite taisyklę. Jei pakeitėte rodinį, nepamirškite pakeisti jį vėl!

Turiu 10 minučių: ką turėčiau pirmiausia perskaityti aplanke Gauta?

Jei turite nedaug laiko, pvz., tarp susitikimų, galite perskaityti mėlyna spalva pažymėtus el. laiškus: tiesiogiai jums atsiųstus laiškus. Dažnai šiais el. laiškais laukiama kito jūsų žingsnio ir šie el laiškai yra patys svarbiausi.

Ar dažnai reikėtų skaityti el. laiškus?

Daugumai mūsų el. laiškų skaitymas yra beveik priklausomybė. Ryte skirkite 20 minučių el. laiškams peržiūrėti, po to nukreipkite savo dėmesį kasdienei užduočių sąrašo peržiūrai. Tada pereikite prie dienos darbų! Apribojus el. laiškų skaitymui skirtą laiką iki karto ryte ir karto dienos pabaigoje, galima gerokai padidinti našumą. Pabandykite tai daryti visą savaitę ir pamatysite patys.

Kaip susitvarkyti su sudėtingomis užduotimis?

Kai kurioms užduotims reikia daugiau vietos planavimui. Šių užduočių atveju naudokite „OneNote“. Pavyzdžiui, jei planuojate projektą, kurį sudaro keli etapai, įdėtosios užduotys ir t. t., „OneNote“ yra tinkamesnis įrankis.

Jei tiesiog norite prisiminti kelias susijusias užduotis, išvardykite jas užduoties tekste. Jei yra susijusių el. laiškų, nuvilkite juos į užduotį.

Ar laikyti asmenines ir darbo užduotis kartu?

Jei įmanoma, savo asmenines ir darbo užduotis laikykite vienoje vietoje. Turint vieną sąrašą, sumažinamas vietų, kuriose reikia peržiūrėti atliktinus darbus, skaičius. Net jei jau turite tik vieną sąrašą, naudokite kategorijas: atskirkite asmenines ir darbo užduotis bei efektyviai tvarkykite sąrašą. Jūsų asmeninės užduotys bus saugomos įmonės „Exchange“ serveryje ir jas galės matyti jūsų IT skyrius, tad į sąrašą įtraukite tik atitinkamas asmenines užduotis.

Negi negerai laikyti visas užduotis galvoje?

Užduočių išlaikymas jūsų galvoje neveikia. Jis išlaisvina nuo Outlook, o ne nuo per daug sulaikytų smegenų, kad sektų jūsų užduotis. Galite nebeleisti smegenų galios, primindami sau apie savo užduotis ("Gerai, nepamirškite Siųsti Jonui pranešimą apie šablonus, siųsti Jonui pranešimą apie šablonus...") ir sutelkti dėmesį į šiuo metu atliekamą veiklą.

Kodėl mano užduotys turi būti Outlook ?

Kodėl užduočių sąrašas Outlook veikia geriau nei popierinis sąrašas:

• popierinių sąrašų neįmanoma automatiškai atnaujinami,

• popierinių sąrašų negalima paprastai pertvarkyti,

• Naudodami Internetinė „Outlook“ galite peržiūrėti užduočių sąrašą iš bet kurios vietos.

• Outlook integruojama su OneNote, Microsoft SharePoint Server ir mobiliuoju įrenginiu.

• popierinius sąrašus galima lengvai prarasti.

Išplėstinė funkcija: kaip sukurti el. laiškų ieškos aplanką?

Galite lengvai pasiekti el. laiškų rinkinį tam tikra susitikimo tema. Sukurkite susitikimo kategoriją, po to sukurkite ieškos aplanką su šiais kriterijais: kategorija < pavadinimas > ir „neatlikta“, taip pat nurodykite laikotarpį. Kai gausite el. laiškus ta tema, pažymėkite juos šios kategorijos žyme. Susitikimo meti aptartus el. laiškus pažymėkite žyme „atlikta“.

Puslapio viršus

Knygos ir kiti ištekliai

• Sistema „Getting Things Done“ (GTD), kurią galima įsigyti iš David Allen & Company

• Total Workday Control Using Microsoft Outlook, kurios autorius Michael Linenberger

• Lifehacker Patarimai ir atsisiuntimai, kaip atlikti užduotis

• How Bill Gates Works, žurnalas „Fortune 500“, patalpintas CNNMoney.com

Puslapio viršus